Das neue Beschaffungskonzept der OGE Optimierung und Überwachung der Lieferprozesse schafft Sicherheit beim Bau

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1 Das neue Beschaffungskonzept der OGE Optimierung und Überwachung der Lieferprozesse schafft Sicherheit beim Bau 10. Internationales Symposium Pipelinetechnik in Bochum Klaus Link Agenda 2 Kurzüberblick 1. Die Open Grid Europe in Kürze 2. Beschaffung im Überblick 3. Herausforderung NEP 4. Erfahrungen/Ausblick

2 Agenda 3 1. Die Open Grid Europe in Kürze 1.1 Kennzahlen 1.2 Shareholder 1.3 Beteiligungen 1.4 Das Leitungsnetz 2. Beschaffung 2.1 Der Einkauf als Partner der Technik und Dienstleister innerhalb der OGE 2.2 Wesentliche Instrumente des Einkaufs bei der OGE 3. Herausforderung NEP 3.1 Netzentwicklungsplan (NEP 2016) 3.2 NEP-Projekte im Leitungs- und Anlagenbau 3.4 Ziele 3.5 Maßnahmen 3.6 Besondere vertragliche Maßnahmen zur Arbeitssicherheit 3.7 Neuer Standardprozess Bieterlisten / Vergabevorschläge 3.8 Neuer Standardprozess Claim Management 3.9 Einführung/Entwicklung der Funktion Projektsteuerung und -koordination 3.10 Neustrukturierung Expediting 4. Erfahrungen/Ausblick 4.1 Erfahrungen bei der Umsetzung des neuen Beschaffungskonzeptes bei OGE 4.2 Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP) 3.3 Herausforderungen der NEP-Projekte 4 1. Die Open Grid Europe in Kürze

3 1.1 Kennzahlen Gründung als E.ON Gastransport & Umfirmierung in Open Grid Europe Einer Deutschlands führender Erdgastransporteure Alleinige Verantwortung für Betrieb, Steuerung, Ausbau und Vermarktung des Leitungsnetzes Ca Mitarbeiter; Sitz: Kallenbergstraße 5, Essen Kunden: Mehr als 450 nationale und internationale Ferngasgesellschaften, Regionalgesellschaften, Stadtwerke, Industriekunden, Gashändler 1.2 Shareholder 6 MACQUARIE EUROPEAN INFRASTRUCTURE FUND 4 BRITISH COLUMBIA INVESTMENT MANAGEMENT CORPORATION ABU DHABI INVESTMENT AUTHORITY MEAG MUNICH ERGO ASSET MANAGEMENT

4 1.3 Beteiligungen Das Leitungsnetz 8 Rund km Leitungsnetz 26 Verdichter Stationen mit 88 Einheiten, mit einer Leistung von insgesamt ca MW 17 Grenzübergangspunkte Rund Ausspeisepunkte Jahresausspeisemenge: Rund 703* Mrd. kwh Zwei transportierte Gasarten H-Gas L-Gas * Stichtag Das neue Beschaffungskonzept der OGE 10. Internationales Symposium Pipelinetechnik

5 9 2. Beschaffung 2.1 Der Einkauf als Partner der Technik und Dienstleister innerhalb der OGE 10 Zentraler Einkauf für die OGE am Standort Essen Funktion der Einkaufsbereiche: Bauleistungen, Rohrleitungen und -komponenten Maschinelle Anlagen & Verfahrenstechnik Elektrotechnik & Ingenieurleistungen Betriebsbedarfe & Facility-Management IT Kommunikation & Fleet Zusätzliche Bereichsfunktionen: Versicherungen Projektsteuerung/-koordination auf Einkaufsebene & Expediting Logistik Prozesse & Systeme

6 2.2 Wesentliche Instrumente des Einkaufs bei der OGE 1/3 11 Qualität Lieferantenmanagement: Kaufmännische und techn. Präqualifikation Kosten Zeit HSE-Präqualifikation Lieferantenleistungsbewertung 2.2 Wesentliche Instrumente des Einkaufs bei der OGE 2/3 12 Qualität Beschaffung: Definition der Vergabestrategie Kosten Zeit Sicherung von Kapazitäten und Preisen durch Wettbewerbsgenerierung Bedarfsbündelung Vertragsgestaltung und Vertragsbetreuung Das neue Beschaffungskonzept der OGE 10. Internationales Symposium Pipelinetechnik

7 2.2 Wesentliche Instrumente des Einkaufs bei der OGE 3/3 13 Qualität Projektsteuerung/-koordination Kosten Zeit Funktion der Projektsteuerung und koordination als Schnittstelle zwischen Technik und Einkauf Liefertermin- und Qualitätsüberwachung durch Expediting Das neue Beschaffungskonzept der OGE 10. Internationales Symposium Pipelinetechnik Herausforderung NEP Das neue Beschaffungskonzept der OGE 10. Internationales Symposium Pipelinetechnik

8 3.1 Netzentwicklungsplan (NEP 2016): Ein erheblicher Anteil wird durch OGE umgesetzt 15 Gesamtinvest NEP: 4,3 Mrd. OGE-Anteil NEP: 51% (2,2 Mrd. ) NEL Gt 6% GRTgazD 6% Weitere 5% Gesamtanzahl NEP Projekte: 119 Gesamtanzahl OGE Group* NEP Projekte: 75 terranets bw 7% Fluxys 2% bayernets 8% OGE 51% 39 Thyssengas 9% GUD 6% 10 Leitungsbauprojekte 17 Erweiterungen/ Neubauten VD Anlagen GDRM Anlagen 11 Armaturenstationen Quelle: *OGE und OGE Beteiligungen Das neue Beschaffungskonzept der OGE 10. Internationales Symposium Pipelinetechnik NEP-Projekte im Leitungs- und Anlagenbau 16 Rohrleitungsprojekte Anlagenprojekte Rohrleitung Epe - Legden Länge 15 km (DN 1100) Inbetriebnahme 2018 Investm. 41 Mio. PFV Verdichterstation Werne 1 x 25 MW + 2 x 12 MW Inbetriebnahme 2018 Investm. 170 Mio. im Bau. Rohrleit. Schwandorf Forchheim Länge 62 km (DN 1000) im Bau. Inbetriebnahme 2017 Investm. 124 Mio. Verdichterstation Herbstein (2+1) x 13 MW Inbetriebnahme 2018 Investm. 170 Mio. im Bau Rohrleit. Forchheim - Finsing Länge 79 km (DN 1000) Inbetriebnahme 2018 PFV Investm. 173 Mio. Verdichterstation Rothenstadt (2+1) x 15 MW im Bau Inbetriebnahme 2018 Investm.145 Mio. *PFV= Planfeststellungsverfahren

9 3.3 Herausforderungen der NEP-Projekte Größtes Beschaffungsvolumen seit Bestehen der OGE Beispiel Stahl: 3 Leitungsbauprojekte Tonnen VW Golf 3 Anlagenbauprojekte Tonnen VW Golf Ambitionierte Budgetziele erreichen Zeitlich und inhaltlich nicht synchronisierte Bedarfsstrukturen Begrenzte Kapazitäten auf der Lieferantenseite Begrenzte interne Ressourcen zur Liefertermin- und Qualitätssicherung Herausforderung Mensch Projektübergreifende Steuerung der Beschaffung erforderlich Ziele: Kosten Qualität Maßnahmen: Zeit Ziele Qualität 18 Budgeteinhaltung Synchronisation der Bedarfsstrukturen inhaltlich und zeitlich Kosten Zeit Identifizierung geeigneter, projektübergreifender Anbieter Projektübergreifende Steuerung der Beschaffung Enge Kommunikation und kooperative Zusammenarbeit zwischen Technik und Einkauf Aufbau und Optimierung des externen Expeditings

10 3.5 Maßnahmen 1/2 Qualität 19 Zeitlich und inhaltlich synchronisierte Bedarfsbündelung bei gleichzeitiger Steuerung der Ingenieurkontraktoren Kosten Zeit Analyse/Anpassung vorhandener Bieterstrukturen Entwicklung einer NEP-Vergabe-/Beschaffungsstrategie Einführung eines Standardprozesses für Bieterlisten und Vergabevorschläge Einführung eines einheitlichen Claim Management Prozesses Aufbau eines verstärkten Projektcontrollings 3.5 Maßnahmen 2/2 Qualität 20 Regelmäßige projektübergreifende Statusmeetings Kosten Zeit Einführung von zentralen Projektfunktionen Procurement Manager Entwicklung eines neuen Rollenverständnisses für die Funktion Projektsteuerung und -koordination Neue durch Technik und Einkauf gemeinsam erarbeitete Expediting-Standards Aufbau und Abschluss von Rahmenverträgen mit geeigneten, qualifizierten Expeditern

11 3.6 Besondere vertragliche Maßnahmen 1/2 zur Arbeitssicherheit 21 Grundsätzlich kommt Sicherheit bei der OGE und insbesondere auf Baustellen der OGE eine wesentliche Bedeutung zu: Für uns sind Sicherheit, Gesundheitsschutz und Umweltschutz Eckpfeiler guter Unternehmensführung. Arbeitsbedingte Erkrankungen, Personenschäden und Unfälle sowie Umweltschäden sind nicht akzeptabel. Keine Arbeit ist so dringend, dass diese nicht sicher ausgeführt werden kann - im Zweifel für die Sicherheit. (Auszug aus dem Leitbild der OGE) Vertragliche Basis mit den Dienstleistern der OGE 3.6 Besondere vertragliche Maßnahmen 2/2 zur Arbeitssicherheit 22 Vertragsinhalte ggü. Auftragnehmern zur Sicherstellung der Arbeitssicherheit beim Bau: Älterer Ansatz: Beauftragung von Leistungen beispielsweise im Rohrbau z.b. über den Einheitsverlegepreis pro Meter mit Integration sicherheitsrelevanter Aspekte Neuer Ansatz: Gezielte Berücksichtigung von besonderen HSE-Anforderungen in separaten Leistungen (nicht mehr im Einheitsverlegepreis!) wie z.b. Wasserhaltung Baustrasse Spundung Bauvorbereitung Unterweisung Höchste Aufmerksamkeit + zielgerichtete Beauftragung

12 3.7 Neuer Standardprozess Bieterlisten/Vergabevorschläge 23 Fachbereich Techn. Fachbereich + Einkauf Einkauf BANF BANF- Freigabe Anfrage Angebotsauswertung Bestellung Infos zur BANF Bieterliste Vergabevorschlag Formular- gesteuerter Workflow BANF Bieterliste Vergabevorschlag 3.8 Neuer Standardprozess Claim Management Prozessschritt Zu erzeugendes Dokument Wer An wen / Weitergabe 1. Anmeldung OGE-Formular Auftragnehmer Planung: Engineering-Manager, Bau: Baumanager 2. Technische Freigabe OGE-Formular Planung: Engineering-Manager Bau: Baumanager 3. Beschreibung der Mehrleistungen Prüfbares Nachtragsangebot 4. Beurteilung Claim OGE-Nachtragsprüfung ( Checkliste ) Auftragnehmer Facheinkäufer - Kaufm. Prüfung: Einkauf (ggfs. Jurist) - Technische Prüfung: Baumanager (ggfs. Fachabteilung) Facheinkäufer, Procurement-Manager, Projektcontroller Facheinkäufer leitet weiter an: Procurement-Manager, Projektcontroller, Planung: Engineering-Manager Bau: Baumanager Procurement-Manager, Projektmanager Engineering-Manager, Baumanager, Projektcontroller Strategiefestlegung OGE Protokoll / Aktenvermerk 6. Vergabeverhandlung / Bestellungserweiterung Vergabeverhandlungsprotokoll / Bestellerweiterung 7. Ausführung der Arbeiten Aufmaß / Leistungsnachweis 8. Abrechnung Aufmaß / Leistungsnachweis und Rechnung Facheinkäufer Facheinkäufer Auftragnehmer Auftragnehmer Auftragnehmer Procurement-Manager, Projektmanager, Engineering-Manager, Baumanager, Projektcontroller, Ggfs. Jurist, Ggfs. Fachabteilung Procurement-Manager, Projektmanager, Engineering-Manager, Baumanager, Projektcontroller Planung: Engineering-Manager, Bau: Baumanager Planung: Engineering-Manager, Bau: Baumanager

13 3.9 Einführung/Entwicklung der Funktion Projektsteuerung und -koordination 25 Entwicklung der Funktion Projektsteuerung und -koordination Teamaufbau Interne Aufgaben u.a.: Projektschnittstelle zwischen Einkauf und Technik Steuerung und Zusammenführung der Informationen zentraler Ansprechpartner im Einkauf Definition und Steuerung des projektspezifischen Expeditingprozesses sowie Bindeglied zwischen den beteiligten OGE Fachbereichen (Einkauf, diverse technische Ansprechpartner) Externe Aufgaben u.a.: Beauftragung und Steuerung des Expeditors Koordination/Abstimmung u.a. zwischen Expeditor und Auftragnehmern (Materiallieferanten, Bauunternehmen, Ingenieurkontraktor) und OGE-Fachbereichen (Einkauf, Technik etc.) 3.10 Neustrukturierung Expediting 1/4 26 Ausgangslage: Kein einheitliches Grundverständnis zum Expediting Keine klare Abgrenzung der Prozesse/Verantwortlichkeiten Begrenzte interne Ressourcen zur Liefertermin- und Qualitätssicherung externes qualifiziertes Expediting Zielsetzung: Entwicklung einer übergreifenden Expediting Strategie Einsatz von externen Expediting Unternehmen für die NEP Großprojekte Festlegung des Expeditingbudgets Festlegung projektübergreifender Expediting Standards für wesentliche Materialien Abschluss von Rahmenverträgen mit externen Expediting-Anbietern auf Grundlage der Expediting-Standards für wesentliche Materialkomponenten wie z.b. Rohre Rohrleitungsmaterial und Armaturen Verfahrenstechnische Komponenten

14 3.10 Neustrukturierung Expediting 2/4 27 Ersteller: PS/PK Expeditor (ext./int.) PS/PK PS/PK* Management Summary Kurzübersicht Expeditingreports Kommunikationsmittel für den Expeditor Expeditingplan Informations- und Planungsinstrument Empfänger: PL; Planer; Projektcontrolling, Einkauf IK, TPL, PL, Projektcontrolling, Einkauf, IK Projektteam und IK PS/PK* Expeditingstrategie Internes Basisinstrument für die Termin- und Qualitätssteuerung Projektteam PS/PK: Projektsteuerung/-koordination PL: Projektleiter TPL: Teilprojektleiter IK: Ingenieurkontraktor * In Zusammenarbeit mit TPL; PL 3.10 Neustrukturierung Expediting 3/4 Qualität 28 Kosten Zeit

15 3.10 Neustrukturierung Expediting 4/ Erfahrungen/Ausblick Das neue Beschaffungskonzept der OGE 10. Internationales Symposium Pipelinetechnik

16 4.1 Erfahrungen bei der Umsetzung des neuen Beschaffungskonzeptes bei OGE Kommunikationsprobleme Soll-/Ist- Welten Qualität Act Kostensteuerung über Budgetziele im Soll Verträge optimieren 31 Deutlicher Zugewinn an Qualitätsinformation Expediting sichert nicht Liefertermine sondern reduziert Risiken erheblich Einfordern Standardprozess Check Kosten Steuerungs-/ Koordinationsaufwand Do Plan Qualitätsprobleme Zeit Lieferprobleme Dienstleister zusammenbringen / trennen Prozesssicherheit 4.2 Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP) 32 Projectreviews / lessons learnt Kommunikation direkt/offen Neue Wege ausprobieren Regelmäßiges Feedback Einkauf/ Technik Projekterfolg nur über kontinuierliche, enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit/Abstimmung zwischen Einkauf und Technik

17 33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Backup 34

18 Standardprozess für Bieterlisten und Vergabevorschläge 35 Fachbereich Techn. Fachbereich + Einkauf Einkauf Formular 117 BANF Infos zur BANF BANF- Freigabe Bieterliste Anfrage Angebotsauswertung Vergabevorschlag Formular- gesteuerter Workflow BANF Bieterliste Vergabevorschlag Bestellung Formularanhang an BANF: Informationen f. Freigebenden zu Projekt, Leistung und Budgetsituation im Formularkopf BANF-Freigabe Wert 500T d. PL1 (Projektleiter) Wert > 500T d. PL2 (GF) gemäß Zeichnungsbefugnis- Richtlinie P-01 Freigabestrategie einschließlich Budgetprüfung im SAP hinterlegt Nach Vier-Augen-Prinzip freigegebene BANF Auftrag für den Einkauf Formular stellt sicher: 1. Abstimmung von Bieterliste u. Vergabe v. Fachbereich und Einkauf durch Unterschrift. 2. Frühzeitige Festlegung der Vergabekriterien kaufm. und technisch auf Bieterliste Bestellungen 50T : Unterschriftenregelung gemäß Zeichnungsbefugnis-Richtlinie P-01: 1. Unterschrift Einkäufer 2. Unterschrift: nächster Vorgesetzter oder MA d. gleichen Orga-Einheit (Voraussetzung ist immer entsprechende Wertgrenzenbefugnis) Expediting 36 Qualitäts- und Terminsicherung = > Expediting beim Hersteller bzw. Materiallieferanten Stichprobenhafte Prüfung unter kaufmännischen/technischen Gesichtspunkten zur Fortschritts- und Qualitätskontrolle der Materialien Kontrolle der Abwicklungsprozesse anhand z.b. den Fertigungsablaufplänen (SOLL - IST Vergleich) Die Kontrollen umfassen u.a.: Prüfung der Dokumente, Zeugnisse und Protokolle Prüfung des Vormaterials (Menge und Sichtprüfung der Qualität) Prüfung der Fertigung und des Bauteils (Maße, Oberflächenbeschaffenheit, Stempelungen, Schweißnähte...) Prüfung der Beschichtung (ggfs. durch einen speziell ausgebildeten Coating Inspector) Begleitung von Funktions- oder TÜV Prüfungen bzw. Durchführung von Werksabnahmen oder finalen Inspektionen nach Absprache Kontrolle der Verpackung und der Versanddokumentation Expeditingbericht durch den Expeditor, Eskalation durch OGE