Erfassung von Schließanlagen Abbildung von Schließsystemen Verwaltung von Buchungsvorgängen Dynamischer Schließplan. Schlüsselmanagement

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1 Erfassung von Schließanlagen Abbildung von Schließsystemen Verwaltung von Buchungsvorgängen Dynamischer Schließplan Schlüsselmanagement

2 Wer hat Zugang zu Ihrer Immobilie? Zugangsberechtigungen, Buchungsvorgänge und Bestandsvorgänge. Haben Sie alles im Griff? Immobilien werden täglich von vielen Personen frequentiert, z. B. Mitarbeiter, Handwerker oder Besucher. Der Zugang zum Gebäude und den entsprechenden Anlagen wird dabei umso kritischer betrachtet, je sicherheitsrelevanter deren Inhalt ist. Unabhängig davon, wie groß ein Immobilienkomplex ist und wie unterschiedlich die Nutzerprofile vorhanden sind, ist eine detaillierte und durchgängige Dokumentation der Zugänge und Schließprozesse nicht nur aus haftungsrelevanten Gründen eine zentrale Aufgabe im Immobilienmanagement. Umfassende und durchgängige Abbildung von Schlüssel-Prozessen Die Bereitstellung, Wartung und Bewirtschaftung der Schließanlagen sowie die detaillierte Verwaltung von Schlüsseln, Karten und Schließzylindern ist ein äußerst anspruchsvoller und aufwendiger Prozess, der durchgängig dokumentiert werden muss. Die Prozesse, wie Ausgabe, Rückgabe oder den Verlust von Schlüsseln durchgängig und rund um die Uhr abzubilden, gehört dabei auch zu den zentralen Aufgaben. Bereits ein verlorener, nicht dokumentierter Schlüssel kann die Sicherheit ganzer Gebäude gefährden und hat relevante Auswirkungen auf den Versicherungsschutz. 2

3 Abbildung der typischen Schließanlagenprozesse im System Ein voll integriertes Schließanlagen- und Schlüsselmanagement inklusive der graphischen Abbildung der Einbauorte, der durchgängigen Prozessdokumentation und der Darstellung des Schließplans gibt Ihnen die notwendige Sicherheit bei der Verwaltung von Schlüsseln, Karten, Schlüsselinhabern und Schließzylindern. Schlüsselobjekt und Person Schlüsselschließung Schließung Schließplan Zylinderobjekt und Einbauort Zylinderschließung 3

4 Schließanlagenverwaltung und Schlüsselmanagement Stammdaten und Prozesse in einem Modul vereint Verwaltung von mechanischen und elektronischen Schließsystemen Orientierung an der Hierarchie der jeweiligen Schließanlage Im wave Facilties Modul Schließanlagenverwaltung und Schlüsselmanagement können mechanische und elektronische Schließsysteme mit den jeweiligen Einbauorten, Schlüsselinhabern und den Schließ- bzw. Zugangsberechtigungen systematisch erfasst und verwaltet werden. Schlüsselausgabe und Verleihprozesse sowie die Abbildung des Schließplanes gehören dabei selbstverständlich zum Standardleistungsumfang des Paketes. Voraussetzung für die Abbildung dieser Prozesse und Funktionalitäten ist eine speziell auf die Anforderungen von Schließanlagen ausgerichtete Datenstruktur und Systematik in wave Facilities. Diese orientiert sich an der Hierarchie der jeweiligen Schließanlage. Über die Standard Ex- und Importfunktionalitäten können so auch komplexe Schließanlagen aus bestehenden Systemen bzw. Fremdsystemen schnell in wave Facilities importiert werden. Zylinder mit Einzelschlüssel Hauptgruppenschlüssel Generalhauptschlüssel Gruppenschlüssel 4

5 Das Schlüsselobjekt Die objektorientierte und zugleich flexibel anpassbare Oberfläche von wave Facilities ermöglicht in einer übersichtlichen Darstellung die Verknüpfung von objekt-spezifischen Stammdaten und Prozessen. Das sieht man insbesondere am Standard-Objekt Schlüssel in wave Facilities. Neben der Schlüsselbezeichnung im unten abgebildeten Fall werden mehrere Schlüssel für die Reinigungsfirma mit beschränktem Zugang bestellt und angeliefert der Zuordnung zur Schließanlage und Schließstufe, den zugehörigen Dokumenten und dem Lagerort, ist in der Bestandsführung auf einen Blick sichtbar, wie viele Schlüssel bereits ausgegeben oder defekt sind. Die typischen Prozessschritte wie Anlieferung von neuen Schlüsseln, neuer Verleih oder auch das Auffinden eines Schlüssels lassen sich schnell und einfach über die Funktionsleiste aufrufen. Schnell-Zugriff auf die typischen Arbeitsschritte wie Anlieferung, Verleih... Modul-Prozesse beliebig erweiterbar Stammdaten und Dokumente zum Schlüsselobjekt Übersichtliche Darstellung des Schlüsselobjektes auf einer Seite 5

6 Buchungssystem und Verleihvorgänge Ausgabe, Rückgabe und Verleih Automatische Unterstützung des Anwenders durch hinterlegte Regeln In wave Facilities ist ein leistungsfähiges und hoch standardisiertes Schlüssel-Buchungssystem integriert. Mit diesem werden die unterschiedlichen Standard-Prozesse um alle personenbezogenen Vorgänge im Umgang mit Schlüsseln abgebildet wie bspw. die Ausleihe, Rückgabe, Defektmeldung und natürlich auch die Verlustmeldung. Dabei prüft das System aufgrund hinterlegter Regeln, bei welchem Prozessschritt der Anwender durch das System automatisch unterstützt werden soll. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Schlüssel im Verleihvorgang als defekt zurückgemeldet wird. Hierzu wird der Schlüssel zuerst als zurückgegeben gebucht und anschließend wird automatisch eine Buchung als defekt durch das System durchgeführt. Dabei werden die geplanten und tatsächlichen Rückgabezeiten vom System erfasst und ausgewertet. Durch die eindeutigen Schlüsselnummern und den Status des jeweiligen Schlüssels kann die Zuordnung im Buchungsvorgang gewährleistet werden. 6

7 Lagerverwaltung integriert Das integrierte Schlüssellager wird über den vorhandenen Buchungsprozess Zubuchungen gefüllt alternativ natürlich bei Massendaten über die integrierte Im- und Exportfunktion wobei mit dem Buchungsprozess die jeweiligen Vorgangsdaten, Termine und Anwender in die Datenbank geschrieben werden. Dabei können ganze Gruppen bzw. Serien von Schlüsseln mit der jeweiligen eindeutigen einzelnen Schlüsselbezeichnung bei der Ersterfassung bzw. Einlagerung im System erfasst und zugeordnet werden. Ein Beispiel zeigt diese Graphik. Füllung des Schlüssellagers durch Zubuchung oder Import Automatische Abbildung der Schlüsselnummern über Serienfunktionen Durch die in wave Facilities vorhandene flexible Zuordnung verschiedener Objekte untereinander, lässt sich schnell und einfach im Standardleistungsumfang auch das Objekt Schlüsselbund abbilden mit den relevanten Daten der jeweiligen Einzelschlüssel. 7

8 Zylinderverwaltung Dynamischer Schließplan und Dokumentation der Einbauorte Verknüpfung von Stammdaten und Prozessen Das Zylinderobjekt wird in vergleichbarer Form wie das Schlüsselobjekt in wave Facilities abgebildet auch hier sind die Stammdaten und Prozesse miteinander verknüpft. Im Unterschied zur Schlüsselverwaltung mit den vergleichbaren nachgelagerten Prozessen, wie Zubuchung, Reservierung und Bestandsführung sind hier die wesentlichen Prozesse der Einbau des Zylinders und der zugehörige Schließplan. Zugriff auf Schließplan, Bestandserfassung und Einbau 8

9 Einbau, Ausbau Reservierung von Zylinderobjekten Zugriff auf Schließplan, Bestandserfassung und Einbau Die Zuordnung des Zylinders zum Einbauort/Raum erfolgt in einem separaten Dialog, wie oben abgebildet. Hier werden die Einbau-Vorgangsdaten, wie bspw. Einbaudatum, der genaue Ort mit Bezug auf die Liegenschaftsstruktur sowie wer den Zylinder eingebaut hat, spezifisch erfasst. Erst durch diese Verbindung zwischen Zylinder und Raum, die auch durch ein graphisches Symbol im CAD Plan dargestellt werden kann, entwickelt der Schließplan seine volle Funktionalität und kann Zugangsberechtigungen graphisch richtig darstellen. Graphische Darstellung von Zugangsberechtigungen 9

10 Schließplan Dynamischer Schließplan ersetzt Reporting Die gesamte Schließanlage kann mit den jeweiligen Schließstufen und den zugeordneten Schlüsseln mit Einbauort in einem Schließplan dargestellt werden. Die Zugangsmöglichkeit der einzelnen Personen zum jeweiligen Raum wird ebenfalls einfach und schnell in dem dynamischen Schließplan dargestellt. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Schließplan in wave Facilities nicht nur ein Anzeige- und Reportinginstrument ist, sondern dass die Daten auch direkt bearbeitet werden können. Umschalten in den Bearbeitungsmodus Bearbeiten von Daten und Zuordnungen innerhalb des Schließplans 10

11 Darstellung und Funktionsinhalt sind flexibel Die typischen Prozesse wie bspw. Verleih oder Einbau lassen sich direkt aus der Graphik aufrufen. Je nach ausgewählter Information verändert der Schließplan dabei dynamisch seine Symbole und Anzeige. Die Darstellung der Symbole und Inhalte ändert sich je nach Schließplanansicht 11

12 Auswertungen, Reports und Formulare Excel, PDF oder Dashboard Auswertungen können schnell und einfach durchgeführt werden Durch die beiden Systempakete Auswertung und Dashboard können die in der Verwaltung von Schließanlagen erforderlichen Auswertungen wie bspw. der aktuelle Bestand von Schlüsseln und Zylindern der jeweiligen Schließungsstufe schnell und einfach durch den Anwender selbst erstellt und verändert werden. Weiterhin kann zu allen Buchungsvorgängen wie bspw. Ausgabe und Rückgabe schnell und einfach eine Übersicht der Vorgänge in Form eines Schlüsseljournals aufgerufen und ausgewertet werden. Dieser jederzeit abrufbare Report der auch bei Bedarf in Excel ausgegeben werden kann erstellt eine komplette Dokumentation über sämtliche Vorgänge innerhalb der Schließanlage Schlüsseljournal mit allen Vorgängen hier in der Excel-Darstellung Zahlreiche modulspezifische Standardauswertungen garantieren einen schnellen Start und die notwendige Transparenz in der täglichen Arbeitsweise mit dem Modul. Bereits am Objekt werden aufgrund der berechneten Felder, der jeweilige aktuelle Bestand sowie die noch verfügbaren Schlüssel bzw. Zylinder angezeigt. 12

13 Zur Unterstützung des Buchungsprozesses können durch den integrierten Formulargenerator kundenspezifische Vorlagen für den Schlüsselinhaber wie bspw. Schlüsselausgabe, Rückgabe oder auch Bestellformulare erstellt und ausgegeben werden. Diese Formulare können selbstverständlich dann, durch das verfügbare Modul «Dokumentenmanagement», am jeweiligen Objekt bzw. Vorgang abgespeichert und zugeordnet werden. Die Versionierung und Historisierung der Dokumente gehört zum Standardleistungsumfang. 13

14 Die waveware Programmwelt und der Systembaukasten Programmstruktur In einem modularen Paketsystem (Paket = Programmteil) können die benötigten Programme exakt gemäß Ihrem Bedarf zusammengestellt werden. System-, Basis- und Aufbaupakete arbeiten zielführend zusammen, egal in welcher Kombination sie verwendet werden. Sie als Kunde entscheiden, welche Pakete Sie benötigen. Ihre Geschäftsprozesse ändern sich? Kein Problem: Die Programmstruktur können Sie parallel live anpassen. Entstehen dagegen völlig neue Anforderungen, werden einfach neue Pakete in Ihre waveware integriert, die problemlos mit den bereits vorhandenen Paketen zusammenarbeiten. Schlüsselmanagement kann zum Beispiel mit folgenden waveware Paketen betrieben werden: FM-Basis Vertragsmanagement CAD-Viewer Personalverwaltung Verwaltung von Flächen, Räumen, Geschossen, Gebäuden und Liegenschaften. Unterstützung von z. B. DIN 276 und DIN 277. Vollständige Vertragsverwaltung mit Gültigkeitsüberwachung und Abbildung von Liefer- und Wartungsverträgen der Schließanlage Abbildung und Verwaltung von CAD-Gebäudeplänen, Lokalisierung von Schließzylindern und Schlüsselinformationen im Plan und Verlinkung zur Schlüsselverwaltung Das Systempaket kann mit allen seinen Personalfunktionen (Schlüsselinhaber, Schlüsselverleih an ) in die Schlüsselverwaltung integriert werden. 14

15 Systembaukasten Alle Vorgänge sind vollständig transparent. Der Programmcode wird visualisiert. Interessierte Laien können nachvollziehen, wie die Software arbeitet und mit dem einzigartigen Systembaukasten selbst Änderungen vornehmen. Selbstverständlich wurde auch das Paket «Schlüsselmanagement» auf Grundlage des waveware Systembaukastens erstellt. 15

16 Loy & Hutz Solutions AG Emmy-Noether-Str Freiburg T W E zentrale@loyhutz.de 3. 03/15