Erfahrungsbericht zu PBS CPOS ILM-Strategie für Kassenbons mit PBS NAI

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1 Erfahrungsbericht zu PBS CPOS ILM-Strategie für Kassenbons mit PBS NAI Carsten Callies, Betriebswirtschaft Organisation: Clearing-, Kassen- und Forderungsmanagementprozesse Walter Steffen, Senior Software Architect, PBS Software GmbH Juni 2013

2 Agenda 1. Motivation 2. Rechtliche Rahmenbedingungen 3. Vorstellung der Rewe Group 4. Ziele beim Einsatz von PBS CPOS 5. Abstimmung der Kassenbondaten im Prüfungsfall 6. Funktionsüberblick PBS NAI 7. ILM Datenmanagement 8. PBS CPOS Funktionen 9. Ausblick 18. Juni 2013 PBS Infotag

3 Vorstellung SAP ERP 18. Juni 2013 PBS Infotag

4 Gesetzliche Rahmenbedingen (1/2) Optionales Textfeld für Agenda Die einschlägigen Gesetze für den Umgang mit Kassendaten ergeben sich im wesentlichen aus den Paragraphen des BGB, HGB, EStG, UStG, AO und den einzelnen Gesetzen zu den Gesellschaftsformen. Daraus abgeleitete Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit: vollständig richtig chronologisch klar unveränderbar nachvollziehbar und nachprüfbar Der Unternehmer bürgt für die Einhaltung der oben aufgeführten Grundsätze innerhalb der Aufbewahrungsfrist. 18. Juni 2013 PBS Infotag

5 Gesetzliche Rahmenbedingen (2/2) Konkretisiert werden einige der genannten Grundsätze für Kassenbon-Daten mit dem BMF-Schreiben vom zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Konkretisierte Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit: Vollständigkeit konkret => alle steuerlich relevanten Einzeldaten, eine Verdichtung zu Summen ist nicht ausreichend Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit konkret => jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, maschinell auswertbar, mit Strukturinformationen, ein externer Datenträger mit entsprechenden Archivsystem ist jedoch erlaubt. Die einzelnen Kassenbondaten müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit in auswertbarer Form vorgehalten werden. 18. Juni 2013 PBS Infotag

6 Die sechs Geschäftsfelder der Rewe Group und deren Vertriebsmarken Vollsortiment National Vollsortiment International Discount National und International Fachmarkt National Sonstige Touristik Stand: Mai Juni 2013 PBS Infotag

7 Vollsortiment National Das Vollsortiment National umfasst neben den REWE- Märkten auch die toom SB-Warenhäuser und Getränkemärkte, nahkauf und TEMMA. Das Vollsortiment National ist die umsatzstärkste Geschäftseinheit der REWE Group. 15,2 Mrd. Euro Bild-Platzhalter Umsatz Mitarbeiter Juni 2013 PBS Infotag

8 Discount PENNY, der Discounter der REWE Group, ist in sieben Ländern aktiv. In Deutschland präsentiert sich PENNY nach einer strategischen Neuausrichtung mit überarbeiten Sortimenten und in neuem Design. Mit dem Claim Erstmal zu Penny und der Einführung der Eigenmarke PENNY positioniert sich die Vertriebslinie im wettbewerbsintensiven Heimatmarkt. 10,3 Mrd. Euro Bild-Platzhalter Umsatz Mitarbeiter Juni 2013 PBS Infotag

9 Fachmarkt National Das Geschäftsfeld Fachmarkt National umfasst die Aktivitäten in den beiden Bereichen Baumarkt (toom Baumarkt und B1 Discount Baumarkt) und Unterhaltungselektronik (ProMarkt). Für Heimwerker, Bastler, Technik- und Gartenfreunde bieten die Fachmärkte der REWE Group vielfältige Einkaufsmöglichkeiten. 2,5 Mrd. Euro Bild-Platzhalter Umsatz Mitarbeiter Juni 2013 PBS Infotag

10 Größenordnung der zu verarbeitenden Bondaten Über 5000 Märkte Mehr als aktive Kassen Öffnungszeiten zum Teil von über 16 Sunden am Tag, 6 Tage die Woche Das Datenvolumen beträgt pro Jahr rund Bonzeilen 18. Juni 2013 PBS Infotag

11 Ziele beim Einsatz der PBS NAI-Lösung im SAP-Umfeld Hauptziel: Erfüllung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung der Kassendaten mit einem möglichst wirtschaftlichen Verfahren. Nebenziele: Integration in den bestehenden SAP-Standard der Rewe Group Abstimmung mit den in SAP-FI gebuchten Daten. Nutzung der Daten über eine gewohnte Systemumgebung. Anknüpfen an bestehende Berechtigungskonzepte in SAP. Erprobung neuer Technologien, um weitere Verbesserungen in der Systemlandschaft voranzutreiben Direkter Zugriff aus den operativen Systemen auf Massenauswertungen. Steigerung der Performance von zeitkritischen Auswertungen. Verminderung von Datenredundanzen. 18. Juni 2013 PBS Infotag

12 Integration des PBS-Systems in die Kassenabrechnungsprozesse Bondaten Kassen n Marktsystem EC-Terminal- und Bargeldtransaktionen Warenwirtschaft Tagesabschluss Zahlungssysteme Externe / Interne Anreicherung PBS- System SAP Clearing- und Bankeingänge 18. Juni 2013 PBS Infotag

13 Anwendungsfall aus der Prüfungspraxis Anforderung bei einer Umsatzsteuerprüfung: Bitte legen Sie eine Liste (möglichst in elektronischer Form) vor, aus der hervorgeht, mit welchem Steuersatz Ihre Artikel im Jahr 2013 verkauft wurden. 18. Juni 2013 PBS Infotag

14 Funktionsüberblick Merkmale der Nearline Datenbank: Starke Komprimierung der Daten Schneller Datenzugriff Schneller Ladeprozess Analytische Funktionen frei Haus SAP ERP PBS NAI Nearline Analytic Infrastructure PBS NAI Funktionen Indexaufbau PBS archive add ons Integration SAP AS Flexibles Query tool für Daten-Retrieval Integration von DART Replikationsmechanismus SAP-Daten SAP Monitoring für NAI DB/SAP CCMS SAP- Datenbank Nearline Datenbank SAP ADK 18. Juni 2013 PBS Infotag

15 Information Lifecycle Management für Massendaten SAP ERP Im Detail: PBS NAI PBS CPOS Externe Daten SAP Daten NAI Workfile SAP Datenbank Nearline Datenbank Datenbank PBS PBS ContentLink Retentionmanagement Management ArchiveLink WebDav RT10 RT08 RT01 SAP ADK Externe NAI Daten Workfile Externe Externe Daten Daten Storage RT04 NAI Extractfile Bulk load Nearline Datenbank Archivierung/Extraktion NAI Extractfile Schnell Flexibel Skalierbar 18. Juni 2013 PBS Infotag 2013

16 POS-Datenübernahme in SAP-Systeme Markt 1 SAP-System PBS External Data Services Datenextrakt Markt 2 Validierung Datenanalyse Audit Markt 3 Load Nearline Datenbank Markt n Zentrale Archivierung/ Extraktion NON-SAP-Massendaten können die SAP- Infrastruktur nutzen, ohne SAP-Ressourcen zu beanspruchen. NAI Extract File Bulkload Archivsystem 18. Juni 2013 PBS Infotag

17 Ausblick SAP ERP PBS CPOS SAP POS DM SAP BW Analyse Audit Transaktionsdaten anzeigen Kassenbon anzeigen Kassenbon anzeigen PBS CSD, CFI SAP TLOG Delta Transfer Process SAP ADK Nearline Datenbank SAP ADK SAP Datenbank FI SD MM Markt/Kasse/Zeit IDOC /POSDW/TLOGL SAP PIPE POS Inbound Process Engine /POSDW/TL Kasse 18. Juni 2013 PBS Infotag

18 Noch Fragen? 18. Juni 2013 PBS Infotag 2013

19 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! REWE GROUP Carsten Callies Internet: PBS Software GmbH Frank Hoffmann Internet: Juni 2013 PBS Infotag 2013

20 PBS CPOS Importprotokollierung Rollierender Upload-Prozeß Joblog-Statistik 18. Juni 2013 PBS Infotag

21 PBS CPOS Customizing Customizing: Import Quelldatei Customizing: Ablageverwaltung Customizing: Versionsverwaltung 18. Juni 2013 PBS Infotag

22 PBS CPOS Datenmapping I 18. Juni 2013 PBS Infotag

23 PBS CPOS Datenmapping II Regeltypen Vorschaumonitor 18. Juni 2013 PBS Infotag

24 PBS CPOS Query-basierter Datenzugriff AdHoc-Query Generierter Report 18. Juni 2013 PBS Infotag

25 PBS CPOS Query-basierter Datenzugriff Detailsicht Aggregationssicht Positionssicht POS-Datensatz 18. Juni 2013 PBS Infotag 2013

26 SAP POS DM Datentransfer PBS CPOS SAP BW SAP ERP DELTA LOAD 18. Juni 2013 PBS Infotag

27 Datenbereitstellung Einkauf: Uhr Erstellung Kassendatei: 21:19 Uhr Übergabe PBS CPOS: 23:23 Uhr PBS CPOS/SAP ERP Revisionssichere Ablage Digitaler Bon 18. Juni 2013 PBS Infotag