SZ-Benchmark im Amt für Soziale Dienste Bremen

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1 1 SZ-Benchmark im Amt für Soziale Dienste Bremen - Leistungsdatenvergleich im Bereich der Hilfen zur Erziehung Oktober 2006

2 2 Inhalt 1. Das Amt für Soziale Dienste Bremen Sozialräumliche Organisation Steuerung und Controlling 2. Sozialzentrumsbezogenes Benchmark im Bereich der Hilfen zur Erziehung Das Benchmarkkonzept Ziele und Anforderungen Einführungsphasen 3. Musterbenchmark aus dem Bereich HzE im AfSD Bremen

3 3 Sozialräumliche Organisation des AfSD Bremen Zentrales Controlling Ideen- und Beschwerdemanagement Amtsleiter Innenprüfung Gesamtstädt. Jugendhilfe- und Sozialplanung Fachabteilung 1 Zentrale Dienste Fachabteilung 2 Junge Menschen Fachabteilung 3 Erwachsene Fachabteilung 4 Wirtschaftl. Hilfen Geschäftsstellen / Sozialzentren Sozialzentrum Nord Sozialzentrum Gröpelingen/ Walle Sozialzentrum Mitte/östl. Vorstadt/Find. Sozialzentrum Süd Sozialzentrum Vahr/Horn-L/ Schwach. Sozialzentrum Hemelingen

4 4 Steuerung und Controlling im AfSD Die operative Steuerung erfolgt in sechs Sozialzentren (SZ) Die Fachabteilungen unterstützen die SZ durch die Erbringung notwendiger Rahmenbedingungen zur Erhaltung der Steuerungsfähigkeit und leisten die fachliche Beratung Im Amt bestehen eindeutige Strukturen, Vorgaben und Verantwortlichkeiten, die in Kontrakten mit klar definierten Zielen fest geschrieben sind Es erfolgt ein zielorientiertes Controlling, mit einem abgestimmten Berichtswesen und meßbaren Kennzahlen Die Zielerreichung wird in vierteljährlichen Controllinggesprächen festgestellt.

5 5 Controllingkreislauf im AfSD Die Steuerung mit Kontrakten Controlling -gespräche I Planung Kontrakte III Kontrolle II Steuerung Berichte

6 6 Das Benchmark [1] Quelle: Schmidt/ Igerl / Hackbarth (Horváth & Partner GmbH): Prozessbenchmarking in der öffentlichen Verwaltung. In: Neues Verwaltungsmanagement, August 2001

7 7 Das Benchmark [2] Ergebnis Benchmark - Zielorientierte Kennzahlengenerierung - Entwicklung des Indikatorensystems - Die Kennzahlen bilden dabei den Grad der Zielerreichung ab - Mehr als ein bloßer Vergleich von Zahlen. - Kennzahlen sind zunächst nur Hilfsmittel und Anhaltspunkte für die Ursachenanalyse - Ein Lernen vom Besten ist nur durch Ursachenanalyse in einem Austausch über quantitative und qualitative Aspekte möglich Qualitativ Prozess Benchmark Ablauf: - Vergleichshauptprozesse definieren - Hauptprozesse in Teilprozesse aufgliedern - Teilprozesse vergleichen (Konzept, Datenerhebung und validierung) - Bestenwerte identifizieren - Abweichungen analysieren - Empfehlungen für die Umsetzung der Best Practices erarbeiten - BestPractices Empfehlungen umsetzen Quantitativ

8 8 Das Ganzheitliche Benchmark Prozess Benchmarking Ergebnis Benchmarking Identifizieren: - Arbeitsprozesse -Outputs - Kritische Aufgaben Organisations-. Verbesserung Organisations- Verbesserung Identifizieren: - Prioritäten - Ergebnisse - Leistungen Quelle: Dr. Sylvie Trosa: Benchmarking and Evaluation: Necessary Tools for Decision-Making and Resource Allocation. in BENCHMARKING,EVALUATION... IN THE PUBLIC SECTOR

9 9 Ziele und Anforderungen Ziele: Beitrag zu der (pro)aktiven Sozialzentrensteuerung Erhöhung der Transparenz unter den Sozialzentren Findung (und Umsetzung) von Best Practice Lösungen Anforderungen an Sozialzentrumsleitung: Reaktiv - Handeln erst/nur auf Anstoß von außen, aufgrund von Fehlern, Mängeln, Forderungen Aktiv - tätig mit der Absicht, die Entwicklung bewusst zu beeinflussen, die Führung, Initiative zu übernehmen, Mängel/ Fehlentwicklungen zu vermeiden Proaktiv - frühzeitiges und differenziertes Vorbereiten auf mindestens 2 unterschiedliche Umweltkonstellationen oder bewusstes Gestalten ausgewählter strategischer Tatbestände in eine Richtung (Szenarienbildung)

10 10 Einführungsphasen Quantitativ Generierung der aussagekräftigen Kennzahlen Feststellung der Ergebnisse Ursachenanalyse und Lernen Prozessbenchmarking Qualitativ

11 11 Musterbenchmark [1] Das Deckblatt: Amt für Soziale Dienste SZ Benchmark im Bereich der Hilfen zur Erziehung per 31. August 2006

12 12 Musterbenchmark [2] Der Leistungsdatenvergleich: AfSD / Sozialzentren Kennzahlen/Einheiten: Stand SZ 1 SZ 2 SZ 3 SZ 4 SZ 5 SZ 6 Stadt Beispieldaten Hilfeempfänger in Heimen je EW < 21 Jahre Ø ,9 7,6 2,6 3,7 3,6 5,7 4,5 Ø-Anzahl Hilfeempfänger in Heimen absolut Ø Ziel Ø-Anzahl Hilfeempfänger in Heimen absolut Ø Differenz Ziel / Ist Ø-Anzahl Hilfeempf. in Heimen absolut 5,0-1,0 0,0 1,0 4,0-5,0 4,0 Anteil Volljähriger in Heimen in % ,0 15,0 20,0 25,0 17,0 15,0 15,0 Belegtage "Inobhutnahme" je EW < 21 Jahre Fälle Vollzeitpflege je EW < 21 Jahre Ø ,37 9,03 4,42 4,12 1,88 4,65 4,69 SpFH Anz. Familien je EW < 21 Jahre Ø ,75 6,92 2,72 3,33 2,31 3,98 3,92 SpFH Fallverteilung FPI / FPII in % Ø / / / / / / / 27 SpFH Anz. Familien insgesamt Ø Ziel SpFH Anz. Familien insgesamt Differenz Ziel / Ist SpFH Anz. Familien insgesamt

13 . 13 Musterbenchmark [3] Die grafische Aufbereitung: 8,0 7,0 6,0 Anzahl 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Hilfeempfänger in Heimen je EW < 21 Jahre 7,6 5,7 4,9 3,7 3,6 2, Hilfeempfänger in Heimen je EW < 21 Jahre Ø-Stadt Tage Belegtage "Inobhutnahme" je EW < 21 Jahre Belegtage "Inobhutnahme" je EW < 21 Jahre Ø-Stadt 190 Anzahl Ø-Anzahl Hilfeempfänger in Heimen absolut Ø-Anzahl Hilfeempfänger in Heimen absolut Ø-Stadt Anzahl 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 Fälle Vollzeitpflege je EW < 21 Jahre 9,03 5,37 4,42 4,12 4,65 1, Fälle Vollzeitpflege je EW < 21 Jahre Ø-Stadt Anteil in % 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 10,0 15,0 Anteil Volljähriger 25,0 20,0 17,0 15,0 Fam. 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 4,75 SpFH Anz. Familien je EW < 21 Jahre 6,92 3,33 2,72 2,31 3,98 0, Anteil Volljähriger in Heimen in % Ø-Stadt 0, SpFH Anz. Familien je EW < 21 Jahre Ø-Stadt

14 14 Musterbenchmark [4] Die Sozialindikatoren: Hinweise zu nachstehenden Darstellungen: SZ Sozialzentrum Rang nach Sozialindikatoren-Quote Nord Gröpelingen/Walle Mitte/Östl. Vorstadt/Findorff Süd Vahr/Schwachhausen/Horn-Lehe Hemelingen/Osterholz (Berechnungsgrundlager siehe unten) = geringster Benachteiligungsgrad 6 = höchster Benachteiligungsgrad Berechnung der Sozialindiaktoren anhand folgender Indikatoren: a. Bildungsbeteiligung c) Identifikation - Anteil Hauptschüler 13-<16 Jahre - Wahlbeteiligung Bürgerschaftswahl Anteil Realschüler 13-<17 Jahre - Wahlbeteiligung Bundestagswahl Anteil Sek.I-Schüler 13-<17 Jahre - Fortzüge pro 1000 Einwohner Mittelwert Anteil Sek.II-Schüler 17-<20 Jahre - Anteil Ausländer an Bevölkerung - Anteil Sonderschüler 7-<16 Jahre d) Entmischung und Konfliktpotential b) Erwerbs- und Einkommensverhältnisse - Falldichte Sozialdienst Erwachsene Jahre Arbeitlosenziffer - Falldichte Sozialdienst Erwachsene Jahre Arbeitlosenziffer für Ausländer - Falldichte Sozialdienst Erwachsene über 60 Jahre Wohngeldfälle pro 1000 Einwohner - Falldichte Jugendgerichtshilfe - Sozialhilfebezieher pro 100 Einwohner - Anteil Alleinerziehende im Kindergarten - Ausl.Sozialhilfebezieher pro 100 Ausländern - Zahl d.<1-jährigen Kinder pro 100 Frauen 15-<45 Jahre - Anteil Jugendlicher 12-<18 Jahre an Bevölkerung - Personen >= 65 Jahre pro 100 Personen < 15 Jahre - Männer pro 100 Frauen >= 65 Jahre - Anteil Ausländer <18 Jahre an Bevölkerung <18 Jahre

15 15 Ende Vielen Dank!