INTERVIEW. Wissensmanagement bei Helmut Beyers GmbH. Ein erfolgreiches Praxisbeispiel aus dem Mittelstand

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1 INTERVIEW Wissensmanagement bei Ein erfolgreiches Praxisbeispiel aus dem Mittelstand

2 Unter Wissensmanagement versteht man das Erzeugen, Speichern, Verteilen und Anwenden von Wissen. Die Aufgabe von Wissensmanagement in Unternehmen ist, relevantes externes und internes Wissen systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Es unterstützt die Erreichung der Unternehmensziele und bezieht den einzelnen Mitarbeiter als Träger des organisationalen Wissens mit ein. Dadurch kann die Wertschöpfung erhöht und die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessert werden. Wissensmanagement sollte immer anwendungs- orientiert und auf die bestehenden Prozesse ausgerichtet sein. Die mit Sitz in Mönchengladbach ist ein Elektronik-Dienstleister mit ca. 160 Mitarbeitern. Zu seinen Dienstleistungen zählen die Produktion von Elektronikbaugruppen und -geräten sowie begleitende Dienstleistungen von der Entwicklung bis zum Versand an den Endkunden. Im Rahmen des Projekts Prozessorientiertes und -integriertes Wissensmanagement in KMU (ProWis) des Fraunhofer IFF und Fraunhofer IPK hat die 2009 Methoden des Wissensmanagements eingeführt. Ich habe mit Jan Renker und Sabine Salgado über ihre Erfahrungen gesprochen. ebl: Welche Gründe/Motivation hatte Ihr Unternehmen bei der Einführung von Wissensmanagement? Sabine Salgado: Wir sind ein Dienstleister, auch wenn wir für unsere Kunden Elektronik produzieren. Um Kunden maßgeschneiderte Dienstleistungsfertigung in Deutschland anzubieten, müssen wir unsere Kunden gut beraten und uns durch Wissen im Wettbewerb differenzieren. Unser Auditor im Qualitätswesen machte uns dann auf ein EU-Projekt zum Thema Wissensmanagement aufmerksam. Das fanden wir interessant und wir haben mitgemacht. ebl: Welche Werkzeuge oder Methoden setzen Sie im Wissensmanagement ein? Sabine Salgado: Ein wichtiges Instrument für das Wissensmanagement ist die Wissensbilanz. Die ist ein breites Instrument zur Dokumentation und Verbesserung des Intellektuellen Kapitals von Unternehmen. Sie ist aber auch für das Wissensmanagement sehr praktisch. Die Wissensbilanz zeigt uns, wo wir bereits fit im Wissensmanagement sind und wo wir noch besser werden müssen, um unsere Strategie gut umzusetzen und langfristig erfolgreich zu sein. Aus den Bedarfen, wie sie aus der Wissensbilanz deutlich wurden, haben wir weitere Instrumente des Wissensmanagements abgeleitet: die Einführung eines Unternehmensleitbildes etwa, die Einführung schwarzer Bretter in der Cafeteria zur Information aller Mitarbeiter und die Etablierung einer Mitarbeiterzeitung, die drei Mal jährlich erscheint. 2

3 Auch ein Ideenmanagement wurde als Konsequenz aus der Wissensbilanz eingeführt: Zunächst in Form eines Ideenwettbewerbs, später als ständiges Vorschlagswesen mit Prämien für besonders gute Ideen. Aber auch so einfache Maßnahmen wie lessons learned -Sitzungen nach größeren Projekten gehören für uns zum Wissensmanagement. ebl: In welchen Bereichen Ihres Unternehmens und zu welchen Themen werden diese Werkzeuge bzw. Methoden genutzt? Jan Renker: Die Methoden des Wissensmanagements wurden zunächst auf die Prozesse in der Produktionsabteilung angewandt, um diese zu optimieren. Inzwischen werden diese Werkzeuge und Methoden des Wissensmanagements im gesamten Unternehmen genutzt, insbesondere in der Produktion, aber auch in der Unternehmensführung und Strategie. So wird beispielsweise der Stand wichtiger oder strategischer Projekte im Unternehmen an Whiteboards in unserer Caféteria veröffentlicht; die sind übrigens auch ein Ergebnis aus der Wissensbilanz. Sabine Salgado: Die Whiteboards benutzen wir anstatt elektronischer Kommunikation. Nur etwa 20 Prozent der Belegschaft besitzen einen eigenen Rechner. Über die Whiteboards kommuniziert die Geschäftsführung beispielsweise Gewinnbeteiligungen, Umsatzzahlen etc. ebl: Wie hat sich das Wissensmanagement inzwischen etabliert? Jan Renker: Alle 2 bis 3 Jahren führen wir eine Wissensbilanz durch. Daraus erhalten wir wertvolle Impulse für das Wissensmanagement. Aber auch die Mitarbeiterzeitung und Whiteboards sind mittlerweile fest etabliert. Die überwiegende Zahl der Mitarbeiter informiert sich hier regelmäßig. Die hier angebotenen abteilungsübergreifenden Themen werden als sehr hilfreich und sinnvoll empfunden. ebl: Welche Pläne haben Sie für die Zukunft? Jan Renker: Innerhalb der Strategie BEYERS 2015 ist ein wichtiges Projekt auch eine weitere Systematisierung des Wissensmanagements: wir möchten schauen, ob alle Methoden des Wissensmanagements bzw. alle in diesem Rahmen etablierten Kommunikationskanäle passend und effizient sind. Auch möchten wir einmal gefundene Lösungen für Probleme besser dokumentieren und wieder abrufbar machen, um das Rad nicht immer wieder neu zu erfinden. Denn das passiert in einigen Bereichen des Unternehmens noch, weil Wissensmanagement noch nicht systematisch genug angewandt wird und noch nicht überall im Unternehmen zur Arbeitsphilosophie geworden ist. ebl: Welches waren aus Ihrer Sicht die wichtigsten Erfolgsfaktoren, die zu einer Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter geführt haben? Sabine Salgado: Für uns war entscheidend, dass der Geschäftsführer voll hinter der Idee eines systematischen Wissensmanagements stand. Auch war wichtig, dass Ressourcen zur Verfügung standen, die nicht im Tagesgeschäft eingebunden waren. Ich war damals für die Arbeit an den zwei Projekten Wissensbilanz und Wissensmanagement im Rahmen einer halben Stelle verantwortlich. Wichtig war auch, dass die gesamte Belegschaft in das Wissensmanagement eingebunden wird. Beispielsweise waren die Mitarbeiter dadurch eingebunden, dass sie in dem Wissensbilanz-Workshop Vorschläge machen konnten. Beim Wissensmanagement muss man beharrlich bleiben, d.h. es ist eine langfristige Aufgabe und zeigt nicht sofort Erfolge. 3

4 ebl: Worauf sollten KMU Ihrer Meinung bei der Einführung von Wissensmanagement achten? Welche Erfahrungen haben Sie hierzu gemacht? Jan Renker: Wie bereits erwähnt, ist es gut, wenn das Wissensmanagement durch die Geschäftsführung gewünscht ist und gefördert wird und wenn vor allem personelle Ressourcen zur Verfügung stehen. Das Wissensmanagement sollte die Ziele des Unternehmens, d.h. seine Strategie unterstützen Unternehmen sollten sich deshalb folgende grundlegende Fragen stellen: Wie kann Wissensmanagement unsere Strategie und unsere Prozesse optimal unterstützen? Wenn man das geklärt hat, also die Frage nach dem Warum, kann man weitere Fragen nach den Dimensionen des Wissensmanagements, Erzeugen, Speichern, Verteilen und Anwenden von Wissen klären. Sabine Salgado: Für den Start lässt sich das Forum ProWis empfehlen. Hier können sich Mittelständler über Methoden des Wissensmanagements informieren und auch darüber austauschen, welche Methoden in der Praxis funktioniert haben. Zuletzt war für uns auch immer die Kooperation mit externen Partnern wichtig: so etwa mit der Hochschule Niederrhein. In Form von Werkstudenten oder durch Projekte kam immer wieder frisches Wissen ins Unternehmen. Davon haben wir immer sehr profitiert. 4

5 Impressum Herausgeber ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg Interviewpartner Dr. Jan Renker () Sabine Salgado () Lena Després (ebusiness Lotse) Bildnachweis Kontakt ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg 5