Dr.Christian_Schall/Modernes Projektmanagement_SS07_UniSB

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis 0 Einführung 1 Projektabwicklung 2 Projektinstitution 3 Projektdurchführung 4 Projektdurchführung 5 Projektportfoliomanagement 6 Risikomanagement 7 Qualitätsmanagement 8 Teammanagement 9 Konfigurationsmanagement 10 Chancenmanagement 2

3 1.1 Projektdefinition 1 Projektabwicklung Klare Zielvorgabe: Ziele müssen überprüfbar sein!! Eindeutig bzgl. - Projektinhalt (was soll wie erreicht werden) - Projektdauer - Projektkosten 3

4 1.1 Projektdefinition 1 Projektabwicklung Projektauftrag Konkrete Inhalte: 1. Projekttitel 2. Projektleiter 3. Zielsetzung 4. Aufgabenstellung 5. Budget 6. Randbedingungen 7. Termine, Meilensteine 8. Auftraggeber 4

5 1.1 Projektdefinition 1 Projektabwicklung Klare Zielvorgabe - Auftrag Begrenzung - zeitlich - inhaltlich - finanziell - personell Abgrenzung - neuartig - komplex - risikoreich Projektspezifische Organisation 5

6 1.1 Projektdefinition 1 Projektabwicklung 3 Zielvorgaben Sachziel Was soll erreicht werden? Welches Qualitätsziel ist zu realisieren? Kostenziel Was darf das Projekt kosten? Terminziel Bis wann soll das Projekt Abgeschlossen sein? 6

7 7

8 Aufmerksamkeit des Managementes 8

9 Projektportfoliomanagement Projektinstitution Projektführung Projektabwicklung Projektdurchführung Teammanagement 9

10 Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Elemente der Projektabwicklung Projektdefinition Kernelemente Grundwerte Projektarten 10

11 1.2 Kernelemente der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Projektleiter Projektführung Auftraggeber Projektauftrag Projektleiter Projektsteuerung Projektleiter Projektkontrolle Input Projektteam Projektdurchführung Output 11

12 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Grundwerte der Projektführung Projekteinflussgrößen Projektziele Grundwerte der Projektdurchführung Phasenmodell Vorgehensmodell Gestaltungsprinzipien 12

13 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Projektziele Abwicklungsziele Systemziele Leistung Qualität Zeit Firma (Wirtschaftlichkeit) Kunden (Akzeptanz) Kosten 13

14 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Phasenmodell Definition: Das Phasenmodell teilt die Projektabwicklung in eine sequentielle Folge von Phasen und Entscheidungen ein Impuls Initialisierungsphase Konzeptionsphase Realisierungsphase Einführungsphase Nutzung 14

15 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Phasenmodell Initialisierungsphase - Problemanalyse - Potentialanalyse - Durchführbarkeitsprüfung - Wirtschaftlichkeit - Projektauftrag Was wollen wir tun?? 15

16 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Phasenmodell Konzeptionsphase - Definition der Arbeitspakete - Feinplanung - Risikoanalyse - Schnittstellendefinition Wie wollen wir es tun?? 16

17 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Phasenmodell Realisierungsphase - Umsetzung der Arbeitspakete - Planung aktualisieren - Steuerung bei Abweichungen - Meilensteine abarbeiten Wollen wir das Umgesetzte so einführen?? 17

18 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Phasenmodell Einführungsphase - Freigabe des Produktes - Reintegration der Mitarbeiter - Projektabschluss Hat das Projekt den Leistungsauftrag erfüllt?? 18

19 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Vorgehensmodelle Hosensackmethode - ohne Plan - es wird schon irgendwie klappen - ohne klar ersichtliches Phasenmodell 19

20 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Vorgehensmodelle Sequentielles Vorgehen - Vom Groben ins Detail - Konstruktivistisches Vorgehen - Analyse, Strukturierung, Planung immer von der obersten auf die nächst tiefere Stufe 20

21 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Vorgehensmodelle Sequentielles Vorgehen Vorteil: Ganzheitlicher Lösungsansatz Es wird gezielt zur Lösung gearbeitet Nachteil: Ergebnisse auf niedrigeren Ebenen können nicht ohne größeren Aufwand berücksichtigt werden 21

22 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Vorgehensmodelle Inkrementelles Vorgehen - Gesamtlösung wird in sich geschlossene eigenständige Etappen aufgeteilt - Abwicklung nacheinander oder zeitversetzt überlappend - Vorteil: Zeitersparnis 22

23 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Vorgehensmodelle Evolutionäres Vorgehen - Gesamtkonzept am Anfang - Ziele werden immer den veränderten Bedürfnissen angepasst - Vorteil: Bewusstes Umsetzen der inneren und äußeren Evolution 23

24 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Vorgehensmodelle Evolutionäres Vorgehen Vorteile: - Erkenntnisse einer Etappe und zusätzliche oder veränderte Anforderungen werden in neue Detailplanung mitaufgenommen 24

25 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Gestaltungsprinzipien Top-Down-Prinzip Bottom Up - Prinzip 80/20 - Prinzip 25

26 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Gestaltungsprinzipien Top-Down-Prinzip - Konzeptionelle Bearbeitung vom Groben ins Feine - Betrachtungsfeld wird zunächst weit gefasst und dann eingeengt - Detaillierungs- und Vertiefungsgrad wird schrittweise vertieft - Dieses strukturierte von Ebene zu Ebene zerlegende Vorgehen kann solange wiederholt werden, bis die notwendige Transparenz erreicht ist. 26

27 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Gestaltungsprinzipien Bottom Up - Prinzip - Bei Verbesserungen vorhandener Lösungen - Bei schneller Suche nach punktueller Verbesserung - meist in Mischform mit Top-Down-Prinzip 27

28 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Gestaltungsprinzipien 80/20 - Prinzip - 80% der Ergebnisse sind auf 20 % des Aufwandes zurückzuführen - 80% der Wirkungen sind durch 20% der Ursachen bedingt 28

29 1.3 Grundwerte der Projektabwicklung 1 Projektabwicklung Projektarten Sanierungsprojekte Logistikprojekte Wartungsprojekte Bauprojekte Informatikprojekte Marketingprojekte Ausbildungsprojekte Entwicklungsprojekte 29

30 2.1 Die Projektorganisation 2 Projektinstitution Linienorganisation 30

31 2.1 Die Projektorganisation 2 Projektinstitution Linienorganisation Vorteile Uneingeschränkte Konzentration der Projektmitarbeiter auf das Projekt Konfliktarm, da klare Kompetenzzuordnung Hoher Flexibilitätsgrad Uneingeschränkte Führungs- und Leitungskompetenz des Projektleiters Nachteile Aus- und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter aus und in die Firmenhierarchie Neue Institutionalisierung erzeugt Umstellungskosten Gefahr für die Mitarbeiter durch Aufgabenspezialisierung 31

32 2.1 Die Projektorganisation 2 Projektinstitution Stab - Linienorganisation 32

33 2.1 Die Projektorganisation 2 Projektinstitution Stab - Linienorganisation Vorteile Geringe organisatorische Umstellungen, daher kostengünstig große Einsatzflexibilität der Projektmitarbeiter Keine Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter notwendig Nachteile Kompetenzschwierigkeiten Geringe Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projekt Aufgabenorientierte Dezentralisierung erhöht Gesamtrisiko und erfordert ausführliche Kontrolle In der Praxis haben Linienaufgaben immer Vorrang vor Projektaufgaben 33

34 2.1 Die Projektorganisation 2 Projektinstitution Matrix -Organisation Auftraggeber Projektleiter 34

35 2.1 Die Projektorganisation 2 Projektinstitution Matrix -Organisation Vorteile Optimale Kapazitätsauslastung infolge Ressourcenverteilung Geringe Umstellungskosten aufgrund unveränderter Grundstruktur Projektmitarbeiter verlieren aktuelles Fachwissen nicht Nachteile Konfliktgefahr durch Kompetenzgerangel Doppelunterstellung erfordert von den PM erhöhte Selbstständigkeit Hohe Anforderungen an Projektleiter und Linieninstanzen in Bezug auf Kommunikation und Informationsbereitschaft 35

36 2.2 Rollen und Gremien 2 Projektinstitution Auftraggeber Aufgaben Ernennt Projektleiter Definiert Projektvorgaben Bestimmt Projektorganisation und schließt Projektauftrag mit Projektleiter ab Kompetenzen Fällt Go/No-Go Entscheidung für jede Projektphase Hat alle Projektkompetenzen Verantwortung Volle Projektverantwortung Stellt Projektfinanzierung sicher Verantwortlich für Wirtschaftlichkeit des Projektes 36

37 2.2 Rollen und Gremien 2 Projektinstitution Projektsteuerungsgremium Aufgaben Prüft und entscheidet mit Auftraggeber über die Lieferobjekte des Projektleiters Nimmt Einfluss auf übergeordnete Belange des Projektes Kompetenzen Entscheidet zus. mit dem Auftraggeber über Phasenfreigabe und Projektinhalte Kann Projekt stoppen Kann Anforderungen oder Meilensteine verändern Verantwortung Ist für optimale abteilungsübergreifende Koordination verantwortlich Steht neben Auftraggeber für Erfolg oder Misserfolg des Projektes ein 37

38 2.2 Rollen und Gremien 2 Projektinstitution Projektleiter Aufgaben Erstellt und überarbeitet Projektauftrag Schlägt dem Auftraggeber das Projektteam vor Führt das Projektteam Plant, steuert und kontrolliert zur Erreichung der definierten Projektziele Informiert und koordiniert termingerecht Berichtet Projektträgerinstanzen über aktuelle Projektrisiken Plant Projektabschluss mit den entsprechenden Linienvorgesetzten Schließt das Projekt ab (Projektabschlussbericht) Kompetenzen Unterzeichnet alle Dokumente Leitet Vertragsverhandlungen mit allen internen und externen Partnern Verfügt über delegierte Aufgabenkompetenz im Rahmen des Projektes 38

39 2.2 Rollen und Gremien 2 Projektinstitution Projektleiter Aufgabenverteilung des Projektleiters Steuerung 14 % Planung 25 % Koordination Lösungsfindung 21 % Administration 12 % Diverses 3 % Kontrolle 25 % 39

40 2.2 Rollen und Gremien 2 Projektinstitution Fachgremium Aufgaben Berät den Projektleiter und das Projektteam bei der Lösungsfindung Beurteilt Wünsche und Vorschläge fachlich Stellt Kommunikationen in seinen Bereichen sicher Kompetenzen Beurteilt beratend die Projektdurchführungslieferobjekte Hat übergeordnetes Recht bzgl. fachlicher Belange Verantwortung Verpflichtet sich zur fachlichen Unterstützung des Projektleiters Trägt Fachentscheide mit 40

41 2.3 Dokumentationssystem 2 Projektinstitution Definition Als Projektdokumentation gilt die Zusammenstellung von ausgewählten Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele innerhalb eines Projektes (DIN 69901) 41

42 2.3 Dokumentationssystem 2 Projektinstitution Lieferobjekte der Projektführung Projektplan - vom Projektleiter erstellt - Portefeuille von Organisationsplan, Projektkostenplan, etc. Projektstatusbericht - kurz und standardisiert, regelmäßig - Vergleich Soll/Ist Zustand des Projektes - Erzielte Erfolge - Drohende Risiken oder Probleme - Personalsituation und zukünftiger personeller Aufwand Projektauftrag - Projektvertrag zwischen Projektleiter und Auftraggeber - Problemabgrenzung, messbare Projektziele, Projektrisiken, - Projektkosten, Projektorganisation 42

43 2.3 Dokumentationssystem 2 Projektinstitution Realisierungsantrag - Beinhaltet wesentliche Entscheidungsgrundlagen und Lösungsdokumente der Konzeptionsphase - Freigabe des Berichtes ist die Erteilung zur Auftragsrealisierung (eher nur bei sehr umfangreichen Projekten) Einführungsantrag Lieferobjekte der Projektführung - Beschreibt wie die Einführung erfolgen soll - anhand dieses Berichtes fällt die Entscheidung, ob das realisierte Produkt fachlich, technisch und organisatorisch in Betrieb genommen werden kann. Projektabschlussbericht - Basis der Projektauflösung - Beinhaltet kurzen Rückblick über die gesamte Projektabwicklung 43

44 2.3 Dokumentationssystem 2 Projektinstitution Lieferobjekte der Projektdurchführung Business Case - Grundlagendokument, das dem Business (der Geschäftsführung) erlaubt, über die Durchführung des Projektes zu entscheiden - Nachweis, dass Produkt technisch realisierbar und wirtschaftlich ist - Nachweis, dass das angestrebtes Projekt der Firmenstrategie entspricht Pflichtenheft - Zentrales Dokument - Beschreibt die Ausgangslage, die Ziele und die Anforderungen konkret 44

45 2.3 Dokumentationssystem 2 Projektinstitution Lieferobjekte der Projektdurchführung Anforderungskatalog - Spezifiziert die Wünsche und Anforderungen des Antragsstellers - Enthält technische und wirtschaftliche Überlegungen - Kann ein Teil des Business Case oder des Pflichtenheftes sein - Beschreibt konkret das Was Konzept - Ist das wichtigste Dokument, wenn es um das Wie geht - Damit wird in der Realisierungsphase das Projekt in die Tat umgesetzt - Bei einem Marketingkonzept enthält dieses Dokument die Marketingstrategie 45

46 2.3 Dokumentationssystem 2 Projektinstitution Impuls Initialisierungsphase Konzeptionsphase Realisierungsphase Einführungsphase Nutzung Projektführung Projektauftrag Projektplan Projektstatusberichte Realisierungsantrag Aktualisierter Projektplan Projektstatus berichte Einführungsantrag Aktualisierter Projektplan Projektstatus berichte Projektabschlußbericht Projektdurchführung Business Case Anforderungskatalog Pflichtenheft Konzept - Organisation - Informatik Lieferergebnisse - Produkt - Software - Marketingaktion Freigegebene Lieferergebnisse 46

47 2.4 Sachmittelsystem 2 Projektinstitution Sachmittelsystem Definition Projektinfrastruktur sind alle materiellen und immateriellen Einrichtungen und Hilfsmittel, die zur Durchführung eines Projektes notwendig sind. Beispiel Arbeitsplätze Hardware Büromaterial Software 47

48 Projektführung 3 Projektführung Definition Die Projektführung beinhaltet alle leitenden Führungsaufgaben, welche von einem Projektleiter in einem Projekt wahrgenommen werden müssen, um Abwicklungsziele zu erreichen. Projektführung Projektstart Projektplanung Projektsteuerung Projektkontrolle Projektabschluss Projektführungstechniken 48

49 3.1 Projektstart 3 Projektführung Der Projektstart ist ein 4 Phasen Prozess 2 Antragsprüfung 4 Projektfreigabe Antragsprüfer Nein Auftragsprüfung Nein Projektantrag Initialauftrag Ja Projektauftrag Ja 1 Projektimpuls 3 Initialisierung Konzeption Zeit 49

50 3.1 Projektstart 3 Projektführung 1 Projektimpuls Extern Erhöhung der Produktqualität Neue Richtlinien Kundenwünsche Intern Unternehmungsplanung (Erhöhung der Kapazität) Systemfehler Überalterung 50

51 3.1 Projektstart 3 Projektführung 2 Antragsprüfung Prüfung durch Portfoliocontroller oder (meist) von Linienverantwortlichen Aufgaben: Prüfen auf Vollständigkeit Bewertung bzgl. Geschäftsstrategie Bewertung der benötigten Ressourcen Bewertung der Projektdauer Prioritätsfestlegung Festlegung, wer Projektleiter ist 51

52 3.1 Projektstart 3 Projektführung 3 Initialisierung ZIEL Beurteilung der Projektziele, des Projektnutzens, der Wirtschaftlichkeit, Realisierbarkeit Konkrete Definition der Abwicklungsziele (Lieferobjekte, Zeit, Kosten) Zusammenstellung des Projektteams Konkrete Analyse der Risiken Start- und Abschlusstermin sind planerisch festzulegen Schätzung des Projektaufwandes ERGEBNIS Anforderungskatalog Projektplan Projektauftrag 52

53 3.1 Projektstart 3 Projektführung 4 Projektfreigabe Projektauftrag geht wiederum an das Portfoliomanagement oder den Linienverantwortlichen ZIEL Prüfung des Projektauftrages, ggf. Ergänzung oder Rückweisung Prüfung der Eignung der vorgeschlagenen Beteiligten Überprüfung der festgelegten Projektpriorität Prüfung der Systemziele ERGEBNIS Projektfreigabe durch Unterzeichnung des Projektvertrages Endgültige Ablehnung 53

54 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Abwicklungszielplan Projektverlauf ohne Meilensteine Motivation Projektbeginn Projekt versandet Projektabschluss 54

55 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Abwicklungszielplan Projektverlauf mit Meilensteinen Motivation Projektbeginn Projektabschluss 55

56 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Projektstrukturplan Gliedert die bevorstehenden Gesamtaufgaben in einzelne plan- und kontrollierbare Arbeitspakete, um die kontinuierliche Überschaubarkeit der Projektabwicklung gewährleisten zu können. Aufbaumöglichkeiten des Projektstrukturplanes 1. Objektorientiert 2. Vorgehensorientiert 56

57 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Ressourcenplan Wochen Anzahl Personen AP 02 AP 01 AP12 AP13 AP 22 AP21 Ist Soll Kapazitätsauslastungsdiagramm 57

58 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Organisationsplan Basis bildet das Kapazitätsauslastungsdiagramm, bzw. der gesamte Ressourcenplan, der aufzeigt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten benötigt werden. Diese Kapazitäten müssen zu gegebener Zeit aus der Linie abgezogen und dem Projekt teilweise oder ganz zugeordnet werden. 58

59 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Kostenplan Der Projektkostenplan beinhaltet die Berechnung und Zuordnung der voraussichtlichen Kosten für die Arbeitspakete unter Berücksichtigung der entsprechenden Einflussgrößen und Ziele. Ziele Ermittlung der Sach- und Personalkosten Gesamtprojektkostenermittlung Grundlage für Wirtschaftlichkeitsberechnung schaffen 59

60 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Terminplan In diesem Schritt werden die Zwischentermine (für Meilensteine) und die genauen Start- und Endtermine pro Arbeitspaket festgelegt. Ziele Ermittlung der Sach- und Personalkosten Gesamtprojektkostenermittlung Grundlage für Wirtschaftlichkeitsberechnung schaffen 60

61 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Budgetplan Innerhalb des Budgetplanes wird das Projektbudget auf ein Jahresziel (verfügbare Sach- und Personalmittel) hin ausgerichtet. Ziel Der Budgetplan erlaubt gute gegenseitige Kommunikation (Projektleitung Finanzabteilung) Er bildet die Grundlage für die Finanzplanung des Unternehmens Der Budgetplan ist ein geeignetes Mittel zur aktiven Projektsteuerung und kontrolle durch den Auftraggeber. Aus dem Budgetplan wird der Budgetantrag abgeleitet. 61

62 3.2 Projektplanung 3 Projektführung Informationsplan Dieser dient der Sicherstellung der Versorgung aller am Projekt beteiligten mit Informationen über den aktuellen Stand und die wichtigsten Veränderungen im Projekt. Die Informationsweitergabe unterscheidet sich nach Empfänger - wer hat welche Informationsbedürfnisse Informationszeitpunkt - Ergebnisorientierte Information (nach erreichen eines MS) oder - Zeitorientierte Information (z. B. immer am 1. Montag im Monat) Kommunikationskanäle - Schriftliche Information - mündliche Information 62

63 3.3 Projektsteuerung 3 Projektführung Voraussetzungen für eine effektive Projektsteuerung Klare Projektabwicklungsziele Genau definierte Projekteinflussgrößen Entsprechende Qualifikation des Projektleiters und des Teams Genaue und umfassende Kontrolle Möglichst detaillierte Planung 63

64 3.3 Projektsteuerung 3 Projektführung Projektkoordination: Direkt wirksame Steuerung (schnell und kurzfristig) - Drittgrößter Aufgabenblock des Projektleiters - Abstimmung von Einzelaktivitäten auf Projektziele - Direkte Motivation von Mitarbeitern (Motivieren, Belohnen, Fördern) Risikoverfolgung - Nochmalige Überprüfung aller Projektrisiken (in periodischen Intervallen) - Tranparenzerhöhung durch weiteren Statusbericht 64

65 3.3 Projektsteuerung 3 Projektführung Projektmarketing: Indirekt wirksame Steuerung (langfristig) - Information aller Kunden - Positive Haltung zum Projekt erreichen - Projekt positiv vermarkten Qualitätslenkung - Ergreifen spezieller Maßnahmen, um gewünschtes (Qualitätsziel zu erreichen - Ergreifen organisatorischer Maßnahmen 65

66 3.4 Projektkontrolle 3 Projektführung Die Projektkontrolle umfasst alle Aktivitäten, um projektbezogene Abweichungen zwischen Soll und Ist Zustand aufzudecken und zu beseitigen. Hauptelemente der Projektkontrolle Kontrollzweck Kontrollbereiche Kontrollverfahren Kontrollzeitpunkt 66

67 3.4 Projektkontrolle 3 Projektführung Kontrollzweck Entdeckungszeitpunkt eines Fehlers Kosten der Fehlerbehebung Zeitpunkt des Fehlers Impuls Initialisierung Konzeption Realisierung Einführung 67

68 3.4 Projektkontrolle 3 Projektführung Kontrollzweck Vorteile - Änderungsvorschläge können auf Anwendbarkeit geprüft werden - Definierte Projektziele werden auf Erreichbarkeit überprüft - Teambewusstsein wird gestärkt - Frühzeitiges Erkennen von Tendenzen bzgl. Kosten und Zeit Fehler sollen effizient und frühzeitig erkannt werden, um kostengünstig behoben werden zu können! 68

69 3.4 Projektkontrolle 3 Projektführung Kontrollbereiche Projektkontrolle Planungskontrolle Realisierungskontrolle Kosten Termin Fortschritt Qualität Dokumentation Information 69

70 3.4 Projektkontrolle 3 Projektführung Kontrollverfahren Als Werkzeuge für die Projektkontrolle kommen in Frage - Review Ein formal geplanter Analyse- und Bewertungsprozess, in dem Lieferobjekte einer Gruppe von Gutachtern präsentiert werden. Diese Gruppe kommentiert oder genehmigt die Lieferobjekte. - Test Ein Produkt wird durch Hilfsmittel bewertet und so die spezielle Funktionsfähigkeit nachgewiesen. - Audit Angemessenheit und Einhaltung vorgegebener Vorgehensweisen, Anweisungen und Standards werden auf Wirksamkeit und Sinnhaltigkeit geprüft. 70

71 3.5 Projektabschluß 3 Projektführung Vorgehensweise beim Projektabschluß Auftraggeber Nein Auftraggeber Freigabe Lieferobjekte Ja Projektabschlußbericht Abschluß Einführung Auflösung Nutzung 71

72 3.5 Projektabschluß 3 Projektführung Wichtigste Projektabschlusstätigkeiten Offizielle Produktabnahme und definitive Freigabe Projektabschlussbeurteilung mit den einzelnen Mitarbeitern Projektabschlussbericht erstellen Einführungs Nachbearbeitung Projektteamauflösung 72

73 3.5 Projektabschluß 3 Projektführung Wichtigste Fragen zum Projektabschluß Ist der Benutzer mit dem Produkt zufrieden? Stimmen gesetzte Ziele und realisierte Lösung überein? Wurden die geplanten Termine gehalten? Wurden die veranschlagten Kosten eingehalten? Wurde der angestrebte Nutzen erreicht? 73

74 Projektdurchführung 4 Projektdurchführung Die Projektdurchführung beinhaltet alle Aufgaben, die unmittelbar für eine effiziente Erstellung der Lieferobjekte vom Projektteam durchgeführt werden müssen. 74

75 4.1 Projektimpuls 4 Projektdurchführung Ist keine der eigentlichen Projektphasen, da das Projekt noch nicht begonnen hat Formulierung des Projektantrages, der enthält: Projektidee und die Beschreibung des Problems Projektdauer Projektkosten Projektnutzen Sach- und Personalmittel 75

76 4.2 Initialisierung 4 Projektdurchführung Erste offizielle Phase des Projektes Wirtschaftlichkeit und Bedarf müssen geklärt werden Klare Problemabgrenzung und Zielsetzung (Meist durch Vergleich Ist-. Soll-Zustand) Schnittstellenanalyse Risikoanalyse Nochmalige Prüfung des Projektantrages durch Portfoliomanagement oder Linienmanagement 76

77 4.3 Konzeption 4 Projektdurchführung Ziel: Detaillierte Beschreibung einer realisierbaren Lösung gemäß Projektauftrag Detaillierte Ausarbeitung von Zielsetzung und Anforderung Chancen und Risiken abwägen Ausarbeitung von konkreten Lösungsvorschlägen Lösungsvorschläge bewerten Umsetzungspläne erstellen Mögliche Lieferanten festlegen Personalplan für Realisierung erstellen Testplan, Schulungsplan, Einführungsplan erstellen 77

78 4.3 Konzeption 4 Projektdurchführung Der Problemlösungsprozess Idee Zieldefinition Auswahl der Lösung Erhebung und Analyse Bewertung der Lösung Lösungsentwürfe 78

79 4.4 Realisierung 4 Projektdurchführung Jetzt wird es ernst! Denk- und Planungsphase ist zu Ende Erstellen der notwendigen Lösungskomponenten Schaffen der organisatorischen Voraussetzungen 79

80 4.5 Einführung 4 Projektdurchführung Voraussetzung ist die Dokumentation des Produktes 3 unterschiedliche Einführungsvarianten - Schlagartige Einführung - Stufenweise Einführung - Parallele Einführung 80

81 4.6 Nutzung 4 Projektdurchführung To do Schulung der zukünftigen Kunden Übergabe des Produktes an den Auftraggeber Umstellung der Organisation (falls notwendig) Einsetzen einer Hotline Durchführung kleinerer Änderungen oder Anpassungen 81