[Q]Mail elektronisches Fulfillment. Seite: 1. [Q]Mail ist ein Produkt der Kubeos GmbH

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1 [Q]Mail elektronisches Fulfillment Seite: 1

2 [Q]Mail elektronisches Fulfillment * der alternative Weg externe Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, ohne dabei den Draht zum Kunden zu verlieren. * HANDBUCH Revision 1.6 * Seite: 2

3 Inhaltsverzeichnis Revision Inhaltsverzeichnis...3 Wie funktioniert das Prinzip [Q]Mail?...4 Wie funktioniert die Integration in Ihr System?...5 Wie stelle ich eine Sendung zusammen?...6 Wie stelle ich gleichbleibende Sendungen zusammen?...8 Wie kann ich feststellen, dass eine Sendung angekommen ist?...9 Wie kommt eine neue Beilage ins System?...13 Gedruckte Beilagen (Prospekte, Broschüren etc.):...13 Elektronisch erstellte Beilagen:...13 Wie kann ich einen Auftrag stornieren?...14 Statistiken:...15 Kann ich meinen Kunden informieren, dass das Infomaterial unterwegs ist?...15 Wie kann ich andere Versandarten auswählen?...16 Kann ich auch Postwurfsendungen (IMOA) verschicken?...17 Was passiert, wenn ich bereits eine Prospektverwaltung habe?...18 Kann ich die Anzahl der Prospekte verändern?...19 Zusatzfunktionalität:...21 Infos via Internetportal :...22 Sendungsverfolgung:...22 Diverse Statistiken (Tagesmengen):...23 Diverse Statistiken (Mengen pro Destination):...24 Lagerinfos:...25 Supportinfo:...26 Document History...27 Seite: 3

4 Wie funktioniert das Prinzip [Q]Mail? Sie erhalten von uns ein abgeschlossenes System, dass aus einem Druckertreiber und einer Übertragungssoftware besteht; mit dem Druckertreiber wird ein grafisches Format erstellt, das zusammen mit anderen Informationen (Codierungen) via Internetprotokoll an den [Q]Mail Server geschickt wird. Am Server angelangt wird die Codierung ausgewertet und als Bestätigung eine Retour generiert, die ihre Zusammenstellung mit den gewählten Details bestätigt. Ihre gewählte Zusammenstellung wird konfektioniert und dem Postbetreiber übergeben. Seite: 4

5 Wie funktioniert die Integration in Ihr System? Das Modul Code Tool (QMCT) wird als Druckertreiber in Windows integriert und ist somit applikationsunabhängig; d.h. es gibt keine Schnittstellenprobleme und anpassungen. Aufruf über Datei-Drucken-Tele Briefing aus jedem Programm heraus möglich (Word,Excel etc. und auch firmenspezifische Programme) Seite: 5

6 Wie stelle ich eine Sendung zusammen? Bild 1: Auswahl eines Packages = Konfigurierbare Zusammenstellung von Drucksorten, Beilagen und Briefen durch den Benutzer (siehe auch Bild 3): z.b.: Wählen Sie ein Package Ihrer Wahl mit einem Linksklick aus, bestätigen Sie mit OK und Ihre Sendung wurde mit der gewünschten Zusammenstellung verschickt. Seite: 6

7 Bild 2: Individuelles Package = ad hoc Zusammenstellung, z.b. während eines Kundengespräches z.b.: Unter individuelle Auswahl können Sie unkompliziert eine Sendung aus den erhältlichen Beilagen, Drucksorten, Kuvert,usw... zusammenstellen und mit OK verschicken. Die individuelle Auswahl zeigt immer Ihre zuletzt verwendete individuelle Auswahl an. Seite: 7

8 Wie stelle ich gleichbleibende Sendungen zusammen? Bild 3: Änderung eines Packages z.b.: Sie wählen ein selbst erstelltes Package (z.b. Info Mail) und fügen mit Doppelklick unter der Schaltfläche Mehr>>> verfügbare Auswahlmöglichkeiten zu Ihrer eigenen Zusammenstellung hinzu oder entfernen diese. Dieses Package (Zusammenstellung) wird gespeichert und steht Ihnen nun nach Ihren Bedürfnissen geändert zur Verfügung. Seite: 8

9 Wie kann ich feststellen, dass eine Sendung angekommen ist? Nach der OK-Quittung wird im Hintergrund die Datei + Info verschickt; auf dem Kubeos Server wird eine generiert (eindeutige Auftragsnummer, Anzahl Seiten etc.) und sofort an Sie zurückg t: Beispiel einer retour- Seite: 9

10 Beispiel einer Tagesabschluss- Seite: 10

11 Beispiel einer Materialanforderungs Seite: 11

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13 Wie kommt eine neue Beilage ins System? Gedruckte Beilagen (Prospekte, Broschüren etc.): Sie schicken uns die Beilage... den Rest machen wir. Beim nächsten Start des Tele Briefing Systems ist die Beilage sofort als Bild in der Beilagenübersicht zur Auswahl verfügbar. (keine weiteren Absprachen notwendig) Elektronisch erstellte Beilagen: Mit dem Tool sind Sie in der Lage Beilage selbst ins System zu bringen; d.h. Sie kreieren über versch. Applikationen ihre Beilage (Preisliste, Teileliste etc.) Und drucken Angabe der Gültigkeitsdauer, Lagerbestand etc. die Beilage; somit ist die Beilage im System. Seite: 13

14 Wie kann ich einen Auftrag stornieren? Nach dem Erhalt der retour- klicken Sie in Ihrem Programm auf Reply oder Antworten, tippen in Betreff: STORNO ein und schicken das an uns zurück; das Mail wird automatisiert verarbeitet und nimmt den Auftrag aus dem Versand Beispiel eines Stornos: Seite: 14

15 Statistiken: Sie werden am Ende einer Abrechnungsperiode automatisch generiert und zur Verfügung gestellt. Sonderwünsche können jederzeit entwickelt werden, da die Basisdaten zur Verfügung stehen (Plz-Häufigkeiten, Porto nach Plz-Bereichen etc.) Kann ich meinen Kunden informieren, dass das Infomaterial unterwegs ist? Optional können Sie über ein kaum sichtbares Schlüsselwort im Brief eine Info anstossen, die bei Postaufgabe versandt wird der Text wird von Ihnen vorgegeben z.b. Seite: 15

16 Wie kann ich andere Versandarten auswählen? Unter Versandart haben Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Arten des Versandes aufgelistet; es muss mindestens eine davon ausgewählt werden. Seite: 16

17 Kann ich auch Postwurfsendungen (IMOA) verschicken? Unter Versandart haben Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Arten des Versandes aufgelistet; (in diesem Fall IMOA) - als Auswahlmöglichkeit bekommen Sie zusätzlich noch den Streuplan eingeblendet. Seite: 17

18 Was passiert, wenn ich bereits eine Prospektverwaltung habe? Sollte bereits eine Prospektverwaltung vorhanden sein, dann ist es möglich im Feld Fremdschlüssel eine Referenz zur anderen Anwendung aufzubauen. Diese Synchronisation muss nur einmal gemacht werden. Kubeosseitig wird der Text auf dem Brief mit Fremdschlüssel verglichen und die richtigen Prospekte zugeordnet Seite: 18

19 Kann ich die Anzahl der Prospekte verändern? Sie können jederzeit die Anzahl der Prospekte eingeben; bei Versandart Paketversand erscheint noch eine zusätzliche Dialogbox, in der Sie die Details verändern können. Seite: 19

20 Folgende Einträge müssen in der Registry gesetzt sein: EnableCustomAmount = 1 für Eingabemöglichkeit der Anzahl SupressCustomAmountDlg=1 für Ünterdrückung der zus. Dialogbox. Seite: 20

21 Zusatzfunktionalität: Das Code Tools kann jederzeit dazu verwendet werden, um Zusatzinfos über den Kunden zu erfassen; diese Masken können in Absprache mit Ihnen erzeugt und die daraus gewonnenen Infos als Importdatei in Ihr Edv-System zurückgespielt werden. Seite: 21

22 Infos via Internetportal : Jeder User erhält Zugang zu einer Website über die Infos auf Adressbasis aufgerufen werden können. Sendungsverfolgung: Seite: 22

23 Diverse Statistiken (Tagesmengen): Seite: 23

24 Diverse Statistiken (Mengen pro Destination): Seite: 24

25 Lagerinfos: Seite: 25

26 Supportinfo: Seite: 26

27 Document History Revision SR Integration Streuplan für IMOA Revision SR Integration Ablauf Wasserzählerkarte Seite: 27