Zusammenfassende Meldung elektronisch versenden (ELSTER) Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 4. Details 4.1. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen 4.2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachträglich korrigieren 4.3. Maximale Zeichenanzahl bei Absenderangaben 4.4. Rechtliche Einstellungen 4.5. Zusammenfassende Meldung bei Rumpfwirtschaftsjahr oder abweichendem Wirtschaftsjahr 4.6. Aufstellung der ZM relevanten Konten 4.7. Zusammenfassende Meldung korrigieren 5. Wichtige Informationen 2 2 3 6 6 6 7 7 8 9 10 11
Seite 2 1. Ziel In diesem Info erfahren Sie, wie man eine Zusammenfassende Meldung (ZM) an die Finanzverwaltung versendet. 2. Voraussetzungen Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind an die Finanzverwaltung per ELSTER elektronisch und authentifiziert zu übermitteln (gemäß 18a Abs. 1 UStG und der StDÜV). In Agenda-Software können Sie die ZM auf zwei Wegen versenden: Agenda ZDÜ Sofortversand in Agenda FIBU Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Für jeden Mandanten wird eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) benötigt. Diese beantragen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern: www.bzst.de. Software-Zertifikat Per ELSTER können Sie die ZM nur im authentifizierten Verfahren an die Finanzverwaltung übermitteln. Dazu benötigen Sie ein ELSTER-Software-Zertifikat. Registrieren Sie sich bei Mein ELSTER (Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung) als Datenübermittler: Nr. 0908 Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten. Pflicht zur Abgabe Eine ZM müssen Sie nur abgeben, wenn im Meldezeitraum Folgendes vorliegt: innergemeinschaftliche Warenlieferungen und/oder innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und/oder innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte Nullmeldungen sind nicht abzugeben. Weitere Informationen entnehmen Sie der»zm-ausfüllanleitung«des Bundeszentralamts für Steuern. Nr. 1192 Zusammenfassende Meldung Meldezeiträume
Seite 3 3. Vorgehensweise 1. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen»arbeitsplatz: Mandant Anwendungen & Favoriten FIBU Jahr«mit Doppelklick öffnen. 2. Buchungen erfassen 1.»Bearbeitung Buchungserfassung«. 2. Alle Buchungen mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfassen, die in die ZM einfließen sollen. Hinweis Falls Sie mit Debitoren buchen, können Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Stammdaten der Debitoren hinterlegen:»stammdaten Offene Posten/Mahnwesen Debitoren-Erfassung«. Sie wird dann automatisch in die Buchungen übernommen. 3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegen 1. In den ARBEITSPLATZ wechseln. 2.»Mandant Neuanlage & Bearbeiten«. 3. Register»Institute«: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mandanten erfassen. 4.» Datei Speichern«.
Seite 4 4. Meldezeitraum und Abgabezeitraum wählen 1. Wieder nach Agenda FIBU wechseln. 2.»Transfer Bereitstellen Zusammenfassende Meldung«. 3. Meldezeitraum und Abgabezeitraum wählen. Hinweis Prüfung auf monatliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung: Nr. 1192 Zusammenfassende Meldung Meldezeiträume 5. Rechtliche Einstellungen bearbeiten 1.»Transfer Bereitstellen Zusammenfassende Meldung«. 2. <Einstellungen öffnen>. 3. Rechtliche Einstellungen: Option wählen und <Schließen>. 6. Handelt es sich um eine berichtigte Zusammenfassende Meldung? Berichtigte Anmeldung: Option aktivieren. Zusammenfassende Meldung korrigieren
Seite 5 7. Zusammenfassende Meldung bereitstellen bzw. sofort versenden Hinweis Laut GoBD darf eine ZM nur für bereits festgeschriebene Abrechnungsnummern erstellt werden: Nr. 1251 Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern Bereitstellung für Agenda ZDÜ <ZM bereitstellen für ZDÜ>. Der Versand erfolgt in ZDÜ über:»bearbeitung Anmeldesteuern Bereitgestellte Anmeldesteuern«. Sofortversand in Agenda FIBU <ZM sofort versenden>. Nach dem Sofortversand erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie das Übertragungsprotokoll drucken möchten.
Seite 6 4. 4.1. Details Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen Die Online-Beantragung erfolgt beim Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis. Vorgehensweise 1. Im Browser eingeben: www.bzst.de 2. Auf der rechten Seite im Bereich»Online Dienste«auf»Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer- Identifikationsnummer«klicken. 3. Antrag ausfüllen und über <Beenden> versenden. 4.2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachträglich korrigieren Ändern oder erfassen Sie diese in der Buchungserfassung: Vorgehensweise 1.»Bearbeitung Buchungserfassung«. 2. Buchung mit Doppelklick öffnen. 3. In Feld»BUGkto«wechseln. 4. Tastenkürzel <F6> drücken. 5. USt-IdNr. erfassen.
Seite 7 4.3. Maximale Zeichenanzahl bei Absenderangaben Beachten Sie die maximal vorgesehene Zeichenanzahl in den Mandanten-Adressdaten. Hinweis Überzählige Zeichen werden abgeschnitten. Feld Name Straße Ort Telefon Maximale Zeichenanzahl 30 Zeichen 30 Zeichen 30 Zeichen 20 Zeichen 4.4. Rechtliche Einstellungen»Transfer Bereitstellen Zusammenfassende Meldung Schaltfläche: Einstellungen öffnen«.
Seite 8 Freiwillige monatliche Abgabe Die Regelung lautet: Werden die Grenzen für die monatliche Abgabe der ZM nicht überschritten, kann sie bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres übermittelt werden. Wird diese Regelung nicht in Anspruch genommen, ist dies in der ZM anzuzeigen. Option Keine Anzeige nach 18a Abs. 1 UStG Ich gebe die ZM künftig freiwillig monatlich ab Die Anzeige nach 18a Abs. 1 UStG wird widerrufen Beschreibung Die ZM wird abgegeben für den Meldezeitraum: Kalenderjahr Quartal Bereits für Monat Wahlrecht wird mitgeteilt. Die freiwillig monatlich abgegebene ZM soll künftig wieder vierteljährlich abgegeben werden. Sonstige Leistungen ab 01.07.2010 Sonstige Leistungen im Sinne 3a Abs. 2 UStG (Kennziffer 21 in der Umsatzsteuer-Voranmeldung) sind bei monatlicher Übermittlung der ZM für den letzten Monat des Kalendervierteljahres zu melden ( 18a Abs. 2 Satz 2 UStG n. F.). Gemäß 18a Abs. 3 Satz 1 können Sie diese jedoch auch im Entstehungsmonat übermitteln. Option Sonstige Leistungen monatlich Erläuterung Die sonstigen Leistungen werden monatlich gemeldet. Empfehlung Melden Sie bei monatlicher Abgabe der ZM die sonstigen Leistungen ebenfalls monatlich. 4.5. Zusammenfassende Meldung bei Rumpfwirtschaftsjahr oder abweichendem Wirtschaftsjahr Beginnt das Wirtschaftsjahr nicht zum ersten eines Monats bzw. eines Quartals oder endet das Wirtschaftsjahr nicht zum letzten Tag des Monats bzw. Quartals, ist die korrekte Ermittlung der für die ZM relevanten Buchungen nicht möglich. Übermitteln Sie die Zusammenfassende Meldung in diesem Fall über Mein ELSTER. Vorgehensweise 1. Mit Software-Zertifikat anmelden: Mein ELSTER. 2. <Formulare & Leistungen> klicken. 3.»Umsatzsteuer«: Formular ZM aufrufen. 4. Werte manuell erfassen.
Seite 9 4.6. Aufstellung der ZM relevanten Konten Automatikkonten Konto (SKR 04/03) Bezeichnung Kontenfunktion 4125/8125 Steuerfreie EU-Lieferungen 4 Nr. 1b UStG 74000 4724/8724 Erlösschmälerungen steuerfr. EU-Lief. 74000 4848/8828 Erlöse Verk. Sachanl. stf. 4 Nr.1b UStG/BG 74000 6888/8808 Erlöse Verk. Sachanl. stf. 4 Nr. 1b UStG/BV 74000 6932/2402 Forder.verluste aus stfr. EU-Lieferungen 74000 4336/8336 Nicht steuerbare s. Leistung 18b UStG 45000 4742/8742 Gewährte Skonti s. Leistung 18b UStG 44000 4743/8743 Gew. Skonti steuerfreie EU-Lieferungen 65000 4130/8130 Innergemeinschaftl. Dreiecksgeschäft 68000 Steuerschlüssel mit Konto Steuerschlüssel Bezeichnung Generalumkehr zu Steuerschlüssel 47 Nicht steuerbare sonstige Leistungen 87 11 Steuerfreie EU-Lief. an Abn. mit UStIdNr 61
Seite 10 4.7. Zusammenfassende Meldung korrigieren Wird erkannt, dass eine abgegebene Zusammenfassende Meldung (ZM) unrichtig ist, muss diese innerhalb eines Monats berichtigt werden. Angaben, die in der ursprünglichen ZM mit einer falschen USt-IdNr. gemeldet wurden, sind in der Berichtigungsmeldung mit dem ursprünglichen Meldezeitraum mit Bemessungsgrundlage»0«zu melden (zu stornieren). Beispiel Es wird festgestellt, dass in der Zusammenfassenden Meldung für eine innergemeinschaftliche Lieferung eine falsche USt-IdNr. angegeben wurde. Falsche USt-IdNr.: FR11111111111 Richtige USt-IdNr.: FR22222222222 In der berichtigten ZM muss dieser Sachverhalt wie folgt gemeldet werden: Den Ausweis erreichen Sie, indem Sie die ursprünglich falsch erfasste Buchung stornieren und die Buchung dann mit der korrekten USt-IdNr. erfassen. Vorgehensweise 1. Buchungserfassung mit Abrechnungsnummer und Buchungskreis öffnen, in dem die Stornobuchung erzeugt werden soll. Ist die Abrechnungsnummer festgeschrieben, erfassen Sie die Stornobuchung in einer neuen Abrechnungsnummer. Nr. 1251 Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern 2. Ggf. Kontenansicht aktivieren über»darstellung Kontenansicht«. 3. Im Feld»Konto«das betroffene Konto erfassen. 4. Zu stornierende Buchung mit rechter Maustaste anklicken (Kontextmenü öffnen).
Seite 11 5.»Für die markierte Buchung eine Stornobuchung vorschlagen«wählen. 6. Neue Buchung mit korrekter USt-IdNr. erfassen. 7.»Transfer Zusammenfassende Meldung Berichtigte Anmeldung«aktivieren. 8. Senden oder bereitstellen und ggf. Übermittlung mit ZDÜ durchführen. Hinweis In der Berichtigungsmeldung sind alle Angaben des gewählten Zeitraums enthalten. Auch die in der ursprünglichen ZM korrekt gemeldeten Angaben werden bei einer berichtigten ZM noch einmal wiederholt. 5. Wichtige Informationen Nr. 1192 Zusammenfassende Meldung Meldezeiträume Nr. 1202 13b UStG Leistungsempfänger als Steuerschuldner Nr. 1251 Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern