Excel: Datenübernahme LOHN

Excel: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1608 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Export 3.2. Import 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 3.4. Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit 4. Details 4.1. Eintrittsdatum liegt vor dem ersten Abrechnungsmonat 4.2. Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung 5. Wichtige Informationen 2 2 3 3 6 7 7 7 7 8 8

Seite 2 1. Ziel Personaldaten (Adressdaten) können über eine Agenda-Mustervorlage (*.xls) importiert werden. Die importierten Personaldaten sind nachzubearbeiten. Nicht importiert werden können folgende Daten: Fehlzeiten Festbezüge Lohnkontowerte SV-Vorjahreswerte Lohnkontowerte und SV-Vorjahreswerte können manuell in Agenda LOHN eingetragen werden. Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561-433 2. Voraussetzung Mandant muss angelegt sein Der Mandant muss in der Anwendung LOHN angelegt sein. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Info: Nr. 1601 Schnelleinstieg LOHN.

Seite 3 3. 3.1. Vorgehensweise Export 1. Personaldaten aus Fremdsystem exportieren 1. Personaldaten (Adressdaten aus Fremdsystem im Excel-Format exportieren). 2. Exportierte Datei öffnen. 2. Agenda-Mustervorlage öffnen 1. Agenda-Mustervorlage»ImportPersonaldaten.xls«öffnen. Sie finden die Mustervorlage im Agenda-Verzeichnis: z. B.»C:\Agenda\WinLohn\Prog\ImportPersonaldaten.xls«Hinweis Erste Zeile und die Reihenfolge der Spalten nicht verändern! Wenn Sie mit der Maus auf das rote Dreieck zeigen, erhalten Sie eine kurze Erläuterung zur Spalte: 2. Die Werte der Spalten in der Excel-Datei werden in folgendes Feld von Agenda LOHN eingelesen: Excel-Datei Personalnummer (Mussfeld) Anrede Familienname Vorname Namensvorsatz Namenszusatz Titel Straße Hausnummer PLZ Ort Adresszusatz Land Eintrittsdatum Austrittsdatum Geburtsdatum Geburtsname Geburt: Namensvorsatz Geburt: Namenszusatz Geburtsort Geschlecht Konto Bankleitzahl IBAN-Nummer BIC (SWIFT-Code) Bankbezeichnung Abweichender Empfänger Agenda LOHN Register»Adresse Nr. Anrede Nachname Vorname Vorname Zusatz Titel Straße Nummer PLZ Ort Adresszusatz Land Eintritt Austritt Geburtsdatum Geburtsname Vorsatz Zusatz Geburtsort Geschlecht Konto BLZ IBAN-Nummer BIC (SWIFT-Code) Bankbezeichnung Abw. Empfänger

Seite 4 Zahlungsart Zahlungsart Register»Steuer«Art des Arbeitgebers Art des Arbeitgebers Gemeinde: Bezeichnung Stadt/Gemeinde Finanzamt: Nr. Finanzamt Finanzamt: Bezeichnung Finanzamt Steuerklasse Steuerklasse Identifikationsnummer Identifikationsnr. Kinderfreibetrag Kinderfreibetrag Religion Mitarbeiter Religion Mitarbeiter Religion Ehegatte Religion Ehegatte Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag: jährlich Jahresbetrag Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag: monatlich Monatsbetrag Hinzurechnungsbetrag Hinzurechnungsbetrag (Kontrollkästchen) Lohnkonto: Text 1 Text 1 Lohnkonto: Text 2 Text 2 Register»BG«Berufsgenossenschaft: Gefahrentarifstelle 1 Gefahrentarif 1 BG: Gefahrentarifstelle 1 - Prozentanteil 1 Berufsgenossenschaft: Gefahrentarifstelle 2 Gefahrentarif 2 BG: Gefahrentarifstelle 2 - Prozentanteil 2 SV-Nummer Angaben zur Tätigkeit (AzT): Ausgeübte Tätigkeit AzT: Höchster allgemeinbildender Schulabschluss AzT: Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss AzT: Arbeitnehmerüberlassung Personengruppe RV-Befreiung ab Bundesland Rechtskreis Europäische SV-Nummer Europäisches Geburtsland Nationalität Krankenkasse Beitragsgruppenschlüssel Umlage KV-Gesamtbeitrag PV-Gesamtbeitrag KV-Basistarif Register»Meldewesen«SV-Nummer Ausgeübte Tätigkeit Höchster allgemeinbildender Schulabschluss Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss Arbeitnehmerüberlassung Personengruppe Befreiung von der RV-Pflicht liegt vor. Ab Datum Bundesland Rechtskreis Eur. SV-Nummer Eur. Geburtsland Nationalität Register»SV«Vor dem Import sind die verwendeten Krankenkassen in den Mandanten- Krankenkassen zu hinterlegen. In der Import-Datei müssen sowohl die Betriebsnummer als auch die Geschäftsstellennummer entsprechend angegeben werden. Beitragsgruppe 1. Stelle: KV 2. Stelle: RV 3. Stelle: AV 4. Stelle: PV Umlagesteuerung KV-Gesamtbeitrag PV-Gesamtbeitrag KV-Basistarif

Seite 5 PV-Basistarif Versorgungswerk: Betriebsnummer Versorgungswerk: Mitgliedsnummer Mehrfachbeschäftigt Mehrfachbesch. KV-Betrag Mehrfachbesch. RV-Betrag Mehrfachbesch. AV-Betrag Mehrfachbesch. PV-Betrag Monatsstunden h/montag h/dienstag h/mittwoch h/donnerstag h/freitag h/samstag h/sonntag Jahresurlaub Resturlaub Vorjahr PV-Basistarif Betriebsnr. Mitgliedsnr. Mehrfachbeschäftigt (Kontrollkästchen) Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und KV Brutto Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und RV Brutto Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und AV Brutto Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und PV Brutto Register»Arbeitszeit«h/Monat Mo. Di. Mi. Do. Fr. Sa. So. Jahresurlaub Resturlaub Vorjahr Register»Firma«Betriebsstätte: Nr. Nr. Betriebsstätte Abteilung: Nr. Nr. Abteilung Stundenlohn: Faktor/Lohn 1 Faktor/Lohn 1 Stundenlohn: Faktor/Lohn 2 Faktor/Lohn 2 Stundenlohn: Faktor/Lohn 3 Faktor/Lohn 3 Stundenlohn: Faktor/Lohn 4 Faktor/Lohn 4 Wehrdienst/Zivildienst: Beginn Beginn Wehrdienst/Zivildienst: Ende Ende Kostenstelle 1 Kostenstelle 1 5 (1. Zeile) Kostenstelle 1 % (1. Zeile) Kostenstelle 2 Kostenstelle 1 5 (2. Zeile) Kostenstelle 2 % (2. Zeile) Kostenstelle 3 Kostenstelle 1 5 (3. Zeile) Kostenstelle 3 % (3. Zeile) Kostenstelle 4 Kostenstelle 1 5 (4. Zeile) Kostenstelle 4 % (4. Zeile) Kostenstelle 5 Kostenstelle 1 5 (5. Zeile) Kostenstelle 5 % (5. Zeile) Kostenträger 1 Kostenträger 1 Kostenträger 1 % Kostenträger 2 Kostenträger 2 Kostenträger 2 % Kostenträger 3 Kostenträger 3 Kostenträger 3 % Kostenträger 4 Kostenträger 4 Kostenträger 4 % Kostenträger 5 Kostenträger 5 Kostenträger 5 % Arbeitserlaubnis bis Arbeitserlaubnis bis Kontrollkästchen Aufenthaltserlaubnis bis Aufenthaltserlaubnis bis

Seite 6 Telefon 1 Telefon 1 Telefon 2 Telefon 2 Fax Fax E-Mail E-Mail 3. Werte in Agenda-Mustervorlage kopieren 1. Die Werte aus der Datei mit den exportierten Daten (Exportdatei) in die richtige Spalte der Agenda-Mustervorlage kopieren. Achtung Dabei müssen Sie entscheiden, welche Spalten der Exportdatei in welche Spalten der Mustervorlage passen! 2. Mustervorlage speichern. 3.2. Import Daten in Agenda LOHN importieren 1.»LOHN Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogramm Import Excel«. 2. Musterdatei auswählen. 3. Daten über»datei lesen«prüfen. 4. Oben werden die importierbaren Datensätze angezeigt. Darunter befindet sich das Einlese-Protokoll. Geprüft werden die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten. Wenn beispielsweise im Fremdprogramm ein Mitarbeiter ohne Hausnummer angelegt wurde, wird dies als Fehler angezeigt, da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt. 5. Protokoll über drucken (für die Nachbearbeitung der Daten). 6. Import-Optionen festlegen: <Vorhandene überschreiben> <Nur markierte> Bereits angelegte Datensätze mit der gleichen Nummer (Personalnummer) werden komplett überschrieben. Die markierten Datensätze werden importiert. Markieren: Linksklick auf ersten Datensatz, Umschalttaste gedrückt halten, auf den letzten Datensatz klicken. <Keine der beiden Optionen sindalle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit gewählt> gleicher Personalnummer werden nicht überschrieben. <Beide Optionen sind gewählt> Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit gleicher Personalnummer werden überschrieben. 7. Einlesevorgang starten.

Seite 7 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten Daten nachbearbeiten 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Importierte Daten nachbearbeiten. Das heißt, alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen. Angezeigt werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Es sollten die Daten vollständig kontrolliert werden. 3.4. Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in Agenda LOHN im Rahmen der optimierten Lohnberechnung im Kalender nachzubearbeiten:»stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN. 4. 4.1. Details Eintrittsdatum liegt vor dem ersten Abrechnungsmonat Wenn das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN liegt, wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13»Anmeldung wegen sonstiger Gründe«erstellt. Diese Anmeldung ist abzugeben, wenn das bisherige Abrechnungsprogramm eine Abmeldung mit dem Grund 36»Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems«erzeugte. Wenn keine Abmeldung mit Grund 36 erstellt wurde, ist dort als Austrittsdatum der letzte Tag der Abrechnung zu erfassen. In LOHN ist in diesem Fall als Eintrittsdatum der erste Tag der Abrechnung mit Agenda LOHN zu erfassen. Beispiel Abrechnung mit dem bisherigen Lohnprogramm bis Juni 2016. Erster Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN ist Juli 2016. Eine Abmeldung mit Grund 36 wurde durch das bisherige Abrechnungsprogramm nicht erzeugt. In diesem Fall ist im bisherigen Abrechnungspro-gramm im Juni 2016 bei allen Arbeitnehmern als Austrittsdatum der 30.06.2016 zu erfassen. Es wird eine Abmeldung mit Grund 30 erzeugt. In Agenda LOHN muss als Eintrittsdatum der 01.07.2016 in den Personaldaten erfasst werden:»personaldaten Adresse«. Dadurch wird eine Anmeldung mit Grund 10 erzeugt.

Seite 8 4.2. Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung Sollen die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung automatisch berechnet werden, aktivieren Sie die Option <Freiwillige KV/PV> in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten SV Freiwillige KV/PV«. 5. Wichtige Informationen Nr. 1605 DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr. 1606 DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD) Beachten Sie die Randziffern 142 144 im Kapitel 9.4»Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«des Infos Nr. 1269 BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003.