LOHN Basis III Besonderheiten in der Lohnabrechnung

LOHN Basis III Besonderheiten in der Lohnabrechnung Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Fehlzeiten 3 2.1. Steuertage/Sozialversicherungstage 4 2.2. Antrag auf Erstattung nach dem AAG (Umlage-Erstattungsverfahren) 5 2.2.1. Rückmeldeverfahren für AAG 6 2.3. Erfassen einer Fehlzeit 7 2.4. Rückwirkende Erfassung einer Fehlzeit 16 2.5. Fehlzeitendatum ändern 17 2.6. Fehlzeitenart ändern 18 2.7. Fehlzeit stornieren 19 3. Nachberechnung 20 3.1. Nachberechnung Bezüge 20 3.2. Nachberechnung Personaldaten 24 4. Vortragswerte 26 4.1. Lohnkontowerte 26 4.2. SV-Vorjahreswerte 28 4.3. Lohnkonto-Vortragswerte: BG-Brutto und BG-Stunden 31 4.3.1. Auswirkungen beim Systemwechsel aufgrund der Meldung 92 (UV-Jahresmeldung) 31 4.3.2. Erfassung der BG-Vorträge 32 4.4. Vorverdienst bei Neueintritt 33 5. Schlusswort 36

Seite 2 1. Ziel Sehr geehrte Anwenderin, sehr geehrter Anwender, im Kompaktseminar Lohn Basis III möchten wir Ihnen das notwendige Know-how vermitteln, um möglichst effizient mit der Fachanwendung Agenda LOHN arbeiten zu können. Wir werden in diesem Seminar folgende Themen behandeln: Fehlzeiten Nachberechnung Vortragswerte Konzentrieren Sie sich während des Online-Seminars ganz auf die vermittelten Inhalte. Diese Seminarunterlage fasst alle Informationen zusammen. Sie beinhaltet auch alle Beispiele zum Nachlesen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und eine nutzenbringende Teilnahme! Ihr Agenda-Team

Seite 3 2. Fehlzeiten Die Fehlzeiten eines Arbeitnehmers erfassen und verwalten Sie im Register»Kalender«:»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Die Art der Fehlzeit steuern Sie über den Kalenderschlüssel. Folgende Kalenderschlüssel sind in LOHN für die Erfassung einer Fehlzeit enthalten: Werden Fehlzeiten erfasst, die eine Gehaltskürzung zur Folge haben, werden alle im Register»Festbezüge«hinterlegten Bezüge ebenfalls von LOHN gekürzt. Fehlzeiten können sowohl monatsübergreifend als auch rückwirkend erfasst werden.

Seite 4 2.1. Steuertage/Sozialversicherungstage Fehlzeiten haben im Gegensatz zum Ein-/Austritt des Mitarbeiters keine Auswirkung auf die Anzahl der Steuertage. Die Steuertage sind nur zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte für den Zeitraum der Fehlzeit ausgehändigt wurde. Erfassen Sie in diesem Fall ein Austrittsdatum. Die Sozialversicherungstage werden abhängig von der Fehlzeitenart gekürzt, wenn der Arbeitnehmer eine Lohnersatzleistung bekommt. Achtung Durch das Kürzen der Sozialversicherungstage wird die Beitragsbemessungsgrenze anteilig verringert. Beispiele, in denen Sozialversicherungstage gekürzt werden Krankengeld, Krankentagegeld, Mutterschaftsgeld Erziehungsurlaub Beispiele, in denen Sozialversicherungstage erst ab dem 31. Tag gekürzt werden Unbezahlter Urlaub, unentschuldigtes Fehlen Rechtmäßiger Streik, Arbeitskampf, Aussperrung Beispiele, in denen Sozialversicherungstage nicht gekürzt werden Krankheit mit Lohnfortzahlung Beschäftigungsverbot

Seite 5 2.2. Antrag auf Erstattung nach dem AAG (Umlage-Erstattungsverfahren) Erstattungsanträge nach dem AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz) im Umlage-Erstattungsverfahren (U1 und U2) sind seit 2011 elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Betroffen sind Anträge auf Erstattung von Aufwendungen für: Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall (U1-Verfahren Arbeitgeber mit max. 30 Arbeitnehmern) Mutterschaftsgeld (U2-Verfahren alle Arbeitgeber) Lohnfortzahlung bei Beschäftigungsverbot (U2-Verfahren alle Arbeitgeber) Für die Erstellung eines Erstattungsantrags benötigen Sie das Zusatzmodul»Kurzarbeit«(siehe Info Nr. 1610). Bei Fragen zu Preisen und Informationen zum Zusatzmodul steht Ihnen unsere Infoline zur Verfügung: Telefonnummer 08031 2561 410 oder E-Mail-Adresse info@agenda-software.de. Voraussetzung für die Erstellung eines elektronischen Erstattungsantrags ist, dass Sie eine Fehlzeit erfassen. Mit der Fehlzeit legen Sie die Art des Erstattungsantrags fest. Sie öffnen den Assistenten zur Erfassung des Erstattungsantrags ganz einfach im betroffenen Mitarbeiter. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Erstatt. AAG Krank u. Mutterschaft>. Alternativ rufen Sie den Assistenten im Bescheinigungswesen auf.

Seite 6 2.2.1. Rückmeldeverfahren für AAG Wenn die Krankenkasse einen anderen Erstattungsbetrag für AAG ermittelt hat als Sie über den AAGAssistenten, wurden Ihnen diese Abweichungen bisher auf Papier mitgeteilt. Ab 2016 stellen die Krankenkassen auf ein elektronisches Rückmeldeverfahren um. Gründe für eine Abweichung zu Ihrem AAG-Antrag können sein: Erstattungssatz nicht korrekt. Erstattungszeitraum abweichend vom Beschäftigungszeitraum. Erstattung U1 über RV-Beitragsbemessungsgrenze Ost. Erstattung U1 über RV-Beitragsbemessungsgrenze West. Kürzung wegen des Bezugs einer Entgeltersatzleistung. Erstattungszeitraum fällt in die Wartezeit (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung). Erstattungszeitraum abweichend zum bestehenden Entgeltfortzahlungs-Anspruch (z.b. Höchstdauer überschritten). Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde. Erstattungszeitraum abweichend zur Mutterschutzfrist. Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt. Gesamtsozialversicherungsbeitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt. Gesamtsozialversicherungsbeitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt. Antrag umfasst bereits erstattete Zeiträume. Agenda stellt Ihnen diese Rückmeldungen über das Agenda-Rechenzentrum zur Verfügung. Wie bei allen anderen Rückmeldungen werden Sie per Agenda-Mitteilung darauf aufmerksam gemacht, wenn Daten zum Abruf bereitstehen. Der Abruf erfolgt über»transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abrufen«. Eine Übersicht aller Abrufvorgänge erhalten Sie unter»transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse drucken«. Lohn erstellt über die Rückmeldung ein ausführliches Protokoll und legt dieses zum ursprünglichen AAG-Antrag ab.»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner AAG-Erstattungsanträge Personalnummer: xxxxx«

Seite 7 2.3. Erfassen einer Fehlzeit Beispiel 1 Monat: Aktueller Abrechnungsmonat ist März 2015. Fehlzeit: Sie erhalten von Ihrem Mitarbeiter eine Krankschreibung. Die Krankheit liegt noch innerhalb der Lohnfortzahlung. Beginn: 02.03.2015 Ende: 31.03.2015 1. Fehlzeit erfassen 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«Wählen Sie im Kalender am 02.03.2015 den Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«. 2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben>. Erfassen Sie das Ende des aktuellen Monats 31.03.2015.

Seite 8 3. Erfassen Sie nun den Erstattungsantrag für die Lohnfortzahlung über den Ihnen zur Verfügung stehenden Assistenten. Umfasst die Fehlzeit mehrere Monate, muss für jeden Monat einzeln ein Antrag erstellt werden. 4. Wird für den aktuellen Monat ein Erstattungsantrag gestellt, muss eine Vorabberechnung durchgeführt werden. LOHN weist Sie mit einer Meldung darauf hin.

Seite 9 5. In den nachfolgenden Fenstern werden die Krankenkasse und der Fehlzeiten-Zeitraum des Mitarbeiters angezeigt. 6. Im Anschluss erhalten Sie eine Übersicht der Berechnungsgrundlagen. Hier kann ersatzweise ein selbst ermittelter Betrag eingesetzt werden.

Seite 10 7. Über <Weiter> werden der Erstattungsbetrag sowie die Erstattung der AG-Anteile berechnet. 8. Zum Schluss werden die Zusatzangaben zum Antrag aufgeführt. Diese können individuell geändert werden.

Seite 11 9. Legen Sie noch fest, wie der ermittelte Betrag erstattet werden soll und speichern Sie den Antrag. 10.Versenden Sie den Antrag über Transfer / DEÜV-Dateien senden. 11.Der AAG-Antrag in Papierform wird in den allgemeinen Auswertungen abgelegt.

Seite 12 Weiter im Beispiel 1 Der Mitarbeiter bringt im März nun eine weitere Krankschreibung: Beginn: 01.04.2015 Ende: 30.04.2015 3. Fehlzeit erfassen 1. Klicken Sie im Kalender auf den 01.04.2015. Hinterlegen Sie den Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«. Highlight Agenda LOHN stellt fest, dass in den letzten 6 Monaten bereits eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall stattgefunden hat und weist mit einer Meldung auf Folgendes hin: 2. Bestätigen Sie diese Meldung mit <OK> und schreiben Sie den Kalendereintrag bis zum 30.04.2015 fort. 3. Beim Speichern des Kalendereintrags erhalten Sie folgenden Hinweis:

Seite 13 4. Der April sieht wie folgt aus:

Seite 14 Das heißt, am 12.04.2015 endet die sechswöchige Lohnfortzahlung. Ab dem 13.04.2015 erhält der Mitarbeiter Krankengeld. Ab diesem Zeitraum muss nun der Kalenderschlüssel 002»Fehlzeit nach Ende der Lohnfortzahlung«verwendet werden. Schreiben Sie ihn wie gewohnt bis zum 30.04.2015 fort. 5. Bezüge, die im Register»Festbezüge«mit Gültigkeit für diesen Zeitraum hinterlegt wurden, werden nun automatisch gekürzt.

Seite 15 6. Erfassen Sie den Erstattungsantrag bis zum 12.04.2015. 7. Die Unterbrechungsmeldung mit Grund 51 wird im Monat April noch nicht erzeugt. Sie ist erst dann zu übermitteln, wenn der Arbeitnehmer einen kompletten Kalendermonat oder sechs Wochen keine Bezüge vom Arbeitgeber erhält. Exkurs zu Bezügen in Unterbrechungszeiträumen Unter bestimmten Voraussetzungen kann es aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Bestimmungen vorkommen, dass Bezüge während einer Fehlzeit weitergezahlt werden (z. B. VWL, Direktversicherung etc.). Die Steuerung, ob ein Bezug während Fehlzeiten weitergezahlt wird, erfolgt in der verwendeten Lohnart.»Stammdaten Lohnarten Auswahl der entsprechenden Lohnart«. Hier muss unter»sonstiges«die Option <Erzeugen, wenn Mitarbeiter in Fehlzeit> aktiviert sein.

Seite 16 2.4. Rückwirkende Erfassung einer Fehlzeit Beispiel Monat: Aktueller Monat ist März 2015. Fehlzeit:»Krankheit nach Ende der Lohnfortzahlung«muss nachgetragen werden. Beginn: 12.02.2015 Ende: 31.03.2015 Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Erfassen Sie am 12.02.2015 den Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«. 3. Schreiben Sie den Kalenderschlüssel bis zum 31.03.2015 fort. Wurden in den Monaten, in denen der Kalendereintrag fortgeschrieben wird, bereits Einträge im Kalender vorgenommen, erhalten Sie beim Fortschreiben eine entsprechende Hinweismeldung. Bestätigen Sie diese mit <Ja>. 4. Für den Februar wird nun automatisch eine Nachberechnung vorgenommen. 5. Des Weiteren erhalten Sie im März nach der Monatsberechnung eine Unterbrechungsmeldung. Sie wird von LOHN zur Übermittlung bereitgestellt.

Seite 17 2.5. Fehlzeitendatum ändern Beispiel Beispiel: Aktueller Monat März 2015. Fehlzeit: 002»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«Beginn: 12.02.2015 Ende alt: 31.03.2015 Ende neu: 17.02.2015 Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Markieren Sie den 18.02.2015. Klicken Sie auf das Symbol für das Löschen eines Kalendereintrags. Löschen Sie alle Einträge vom 18.02.2015 31.03.2015. 2. Wurden die Bezüge im Register»Festbezüge«hinterlegt, werden die Bezüge jetzt automatisch wieder für den entsprechenden Zeitraum aktiviert. 3. Ist der Mitarbeiter Stundenlohnempfänger, hinterlegen Sie im Februar die geleisteten Stunden entweder im Kalender oder erfassen diese über die Funktion»Nachberechnung Bezüge«.

Seite 18 2.6. Fehlzeitenart ändern Beispiel Monat: Aktueller Monat ist März 2015. Fehlzeit: Fehlzeit 23»unbezahlte Fehlzeit«soll in die Fehlzeit 01»Krankheit mit Lohnfortzahlung«geändert werden. Beginn: 02.02.2015 Ende: 06.02.2015 Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Überschreiben Sie am 02.02.2015 den alten Eintrag mit dem neuen Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«. 3. Schreiben Sie diesen Eintrag anschließend bis zum 06.02.2015 fort. Die Abfrage, ob die bestehenden Einträge überschrieben werden sollen, bestätigen Sie mit <Ja>. 4. Wurden die Bezüge im Register»Festbezüge«hinterlegt, werden diese Bezüge nun automatisch wieder aktiviert. Sie erhalten eine Nachberechnung. 5. Für Stundenlohnempfänger erfassen Sie bitte zu dem Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«die entsprechende Stundenlohnart.

Seite 19 2.7. Fehlzeit stornieren Beispiel Monat: Aktueller Monat ist März 2015. Fehlzeit: Die Fehlzeit»Unbezahlte Fehlzeit«muss gelöscht werden. Beginn: 02.02.2015 Ende: 06.02.2015 Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Markieren Sie den 02.02.2015 mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü»Löschen«. 3. Markieren Sie die Option <Alle Kalendereinträge löschen vom>. Erfassen Sie den Zeitraum 02.02.2015 bis 06.02.2015. 4. Die Bezüge für den Monat Februar werden nun automatisch wieder aktiviert. Dementsprechend erhalten Sie eine Nachberechnung für Februar, sofern die Bezüge auch im Register»Festbezüge«hinterlegt wurden. Bei Stundenlohnempfänger erfassen Sie im Kalender die tatsächlich geleisteten Stunden. Exkurs Werden Fehlzeiten gelöscht, in denen eine Unterbrechungsmeldung oder Erstattungsanträge für die Lohnfortzahlung verschickt wurden, dann werden sie von LOHN storniert.

Seite 20 3. Nachberechnung 3.1. Nachberechnung Bezüge Müssen steuer- und sozialversicherungspflichtige Bezüge geändert werden, weil zu viel oder zu wenig ausbezahlt wurde, so dürfen nur die Differenzen über die Nachberechnung erfasst werden Steuer- und sozialversicherungsfreie Bezüge müssen nicht über die Nachberechnung erfasst werden. Diese können im aktuellen Monat hinterlegt werden. Mit einem entsprechenden Abrechnungstext kann auf die Nachzahlung hingewiesen werden. Beispiel 1 Der Mitarbeiter Nr. 4 soll ab Februar nachträglich eine Gehaltserhöhung bekommen. Monat Aktueller Monat ist März. Gehalt alt: 3.400,00 Euro Gehalt neu: 4.000,00 Euro Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Festbezüge«. 2. Wenn im Register»Festbezüge«eine historische Übersicht der Gehälter angezeigt werden soll, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den»alten«festbezug. Erfassen Sie hier das Ablaufdatum 01/2015. Speichern Sie die Änderung.

Seite 21 3. Erfassen Sie nun einen neuen Festbezug. Als Beginn steht automatisch 03/2015. Ändern Sie dies auf 02/2015 ab. Hinterlegen die entsprechende Lohnart mit Wert 4.000,00 Euro. Achtung Die Änderung des Beginn-Datums führt noch nicht zu einer Nachberechnung. Die Änderung hat rein historische Darstellungsgründe! 4. Erfassen Sie nun über die»nachberechnung Bezüge«für den Monat Februar die Differenz zwischen ursprünglichem Gehalt und neuem Gehalt. 5. Sie erhalten eine Nachberechnung für Februar, auf der die Nachzahlung ausgewiesen wird. Exkurs Die Steuer und Sozialversicherung für den Monat Februar fließt in die Lohnsteuer-Anmeldung und in die Beitragsnachweise des aktuellen Monats ein. Ebenso fließen alle Korrekturen in die Buchungsliste des aktuellen Monats mit ein.

Seite 22 Beispiel 2 Nachträgliches Anlegen eines Mitarbeiters Monat: Aktueller Monat ist März. Ein neuer Mitarbeiter muss nachträglich zum 16.02.2015 angelegt werden. Gehalt: 3.000 Euro Lösung 1. Legen Sie den Mitarbeiter im aktuellen Monat mit entsprechendem Eintrittsdatum und Festbezug an. Auch hier ändern Sie die Gültigkeit des Festbezugs auf 02/2015. 2. Gehen Sie auf»nachberechnung Bezüge«. Erfassen Sie den gesamten Festbezug von 3.000 Euro. 3. Setzen Sie das Häkchen bei <Teillohnberechnung>. Dies hat zur Folge, dass der Festbezug automatisch auf die tatsächlichen Arbeitstage im Februar umgerechnet wird. Achtung: Voraussetzung hierfür ist, dass Sie in den Mandanten-Programmdaten eine entsprechende Teillohnformel hinterlegt haben. Möchten Sie keine Teillohnformel hinterlegen, müssen Sie den Festbezug manuell umrechnen und entsprechend in der Nachberechnung erfassen.

Seite 23 4. Erfassen Sie über»nachberechnung Bezüge«zusätzlich die tatsächlichen geleisteten Arbeitsstunden. Verwenden Sie hierzu die Lohnart ZGEL»geleistete Stunden«. Dies ist wichtig, damit am Jahresende der richtige Wert auf der Berufsgenossenschaftsliste steht. 5. Sie erhalten nun für Februar eine Nachberechnung und eine Anmeldung zum 16.02.2015.

Seite 24 3.2. Nachberechnung Personaldaten Ändern sich abrechnungsrelevante Daten (wie z. B. die Steuerklasse, die Krankenkasse oder die Beitragsgruppe), sind diese Änderungen über die Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten> direkt im Mitarbeiter zu erfassen:»stammdaten Personaldaten <Nachberechnung Personaldaten öffnen>«. Beispiel Der Mitarbeiter ist seit Februar in einer anderen Krankenkasse. Monat: Aktueller Monat ist März 2015 Kasse alt: BKK ProVita Kasse neu: AOK Bayern Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register»SV«. Öffnen Sie die Auswahl der Mandanten-Krankenkassen. Wenn die Krankenkasse nicht in der Auswahl enthalten ist, muss sie zuerst neu in den MandantenKrankenkassen angelegt werden: Klicken Sie für die Neuanlage auf das weiße Blatt Krankenkassen zu gelangen., um in die Auswahl der zentralen Übernehmen Sie die neue Krankenkasse in die Mandanten-Daten und erfassen Sie die notwendigen Daten. 2. Öffnen Sie anschließend die Nachberechnung über die Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten>.

Seite 25 3. Legen Sie einen Nachberechnungssatz ab 02/2015 an. Hinterlegen Sie für»gültig ab 01.02.2015«die neue Krankenkasse. Speichern Sie die Änderung. Die Abfrage, ob die Änderung in die Folgemonate übernommen werden soll, bestätigen Sie mit <Ja>. 4. Sie erhalten nun eine Korrektur-Abrechnung Februar für den Arbeitnehmer, auf der die neue Krankenkasse ausgewiesen ist. Je nach Zusatzbeitrag der Krankenkasse ändert sich auch der SV-Abzug des Mitarbeiters. Des Weiteren erhalten Sie nach der Monatsberechnung eine Ab- und Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel zum 31.01.2015 und 01.02.2015. Eventuell zu viel abgeführte Umlagen (U1 und U2) fließen in den Beitragsnachweis des aktuellen Monats. Exkurs In der Nachberechnung Personaldaten können nur die»blau«gekennzeichneten Felder geändert werden, da nur diese für die Berechnung relevant sind. Eventuell zu viel abgeführte U1- und U2Umlagen fließen in den Beitragsnachweis des aktuellen Monats.

4. Vortragswerte 4.1. Lohnkontowerte Seite 26 Unter den Lohnkontowerten versteht man die während eines Jahres aufgelaufenen Abrechnungswerte eines Arbeitnehmers. Abrechnungswerte sind beispielsweise Gesamtbrutto Steuerbrutto Lohnsteuer Kirchensteuer Solidaritätszuschlag Steuertage Sozialversicherungsbrutto Sozialversicherungstage usw. Hinweis Erfassen Sie die Lohnkontowerte immer dann, wenn das Abrechnungssystem während eines Jahres gewechselt wird. Ein Wechsel des Abrechnungssystems liegt beispielsweise vor, wenn Sie während eines Jahres auf Agenda LOHN umstellen oder ein neues Mandat übernehmen und der Vorberater ein Fremdsystem einsetzte. Die Eingabe der Lohnkontowerte ermöglicht Folgendes: Erstellung eines vollständigen Lohnkontos am Jahresende Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerkarte) bei Austritt bzw. am Jahresende Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs Versteuerung von sonstigen Bezügen über die Jahrestabelle Abrechnung von einmalig gezahltem Entgelt in der Sozialversicherung Korrekter Ausweis der aufgelaufenen Werte im Bereich der Verdienstbescheinigung auf der Brutto-Netto-Abrechnung

Seite 27 Beispiel Wir übernehmen ab Februar 2015 ein neues Lohnmandat. Der Mitarbeiter ist bereits zum 01.01.2015 eingetreten. Lösung 1. Legen Sie den Mandanten mit»beginn der Lohnperiode«02/2015 an. 2. Legen Sie die Mitarbeiter in den Personaldaten mit ihrem tatsächlichem Eintrittsdatum an. 3. Die Erfassung der Lohnkontowerte erfolgt im Register»Dialog«mit Klick auf die Schaltfläche <Lohnkontovorträge>. 4. Nach der Monatsberechnung sehen Sie im aktuellen Lohnkonto, dass die Vortragswerte berücksichtigt wurden. Achtung Bei einer Sozialversicherungsmeldung werden nur die Sozialversicherungswerte ausgewiesen, die mit dem neuen Abrechnungssystem berechnet wurden. Die Sozialversicherungswerte vom alten Abrechnungssystem«wurden bereits mit der»abmeldung wegen Systemwechsel«gemeldet.

Seite 28 4.2. SV-Vorjahreswerte SV-Vorjahreswerte müssen eingetragen werden, wenn eine Einmalzahlung in den Monaten Januar bis März des laufenden Jahres anfällt und die Märzklausel durch Überschreiten der anteiligen Jahresbemessungsgrenze in der Kranken- oder Rentenversicherung des laufenden Jahres anzuwenden ist. Die Werte der Sozialversicherung des Vorjahres wirken sich auf die anfallenden Beiträge zur Kranken -, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung dieses Einmalbezugs aus. Haben Sie LOHN bereits im Vorjahr eingesetzt, müssen diese Werte nicht manuell erfasst werden. Die SV-Vorjahreswerte können nur für Mitarbeiter erfasst werden, die bereits im Vorjahr beschäftigt waren. Beispiel Wir übernehmen ab Februar 2015 ein neues Lohnmandat. Der Mitarbeiter ist bereits zum 01.01.2014 eingetreten. Zusätzlich soll der Mitarbeiter im Februar eine Einmalzahlung in Höhe von 5.000 Euro erhalten. Lösung 1. Legen Sie den Mandanten mit»beginn der Lohnperiode«02/2015 an. 2. Legen Sie die Mitarbeiter in den Personaldaten mit ihrem tatsächlichem Eintrittsdatum 01.01.2014 an. 3. Die Erfassung der Lohnkontowerte von 2015 erfolgt im Register»Dialog«mit Klick auf die Schaltfläche <Lohnkontovorträge>. Hier erfassen Sie die Lohnkontowerte für Januar und die SV-Vorjahreswerte.

Seite 29 Hinterlegen Sie die kumulierten Werte der Vormonate! Nehmen Sie sich dazu am besten das Lohnkonto vom vorherigen Abrechnungssystem zur Hand.

Seite 30 4. Der Einmalbezug in Höhe von 5.000 Euro überschreitet im aktuellen Jahr die Beitragsbemessungsgrenze. Deshalb muss das Vorjahr zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden è Märzklausel. Des Weiteren erhalten Sie für den Mitarbeiter eine Meldung mit Grund 54»Sondermeldung«für den Zeitraum Dezember 2014 mit dem Entgelt der Einmalzahlung.

Seite 31 4.3. Lohnkonto-Vortragswerte: BG-Brutto und BG-Stunden Eingetragene Lohnkonto-Vortragswerte für das BG-Brutto und die BG-Stunden fließen in die Auswertung»BG-Gemeldete Jahreswerte«ein. Wenn Sie ein Mandat unterjährig übernehmen, ist die Auswertung»BG-Gemeldete Jahreswerte«für den Entgeltnachweis bei der Berufsgenossenschaft zugrunde zu legen. 4.3.1. Auswirkungen beim Systemwechsel aufgrund der Meldung 92 (UV-Jahresmeldung) Wenn Sie während des Jahres 2015 auf Agenda umgestiegen sind und den Monat Januar 2015 nicht mit Agenda LOHN abgerechnet haben, müssen BG-Brutto und BG-Stunden für die einzelnen Arbeitnehmer je Gefahrentarifstelle in den Lohnkontovorträgen vorgetragen werden. Hinweis Obwohl die BG-Stunden nicht mehr an die SV gemeldet werden, müssen sie beim Lohnkontovortrag vorgetragen werden, da sie weiterhin im Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft meldepflichtig sind! Folgende Arbeitnehmer sind davon betroffen, wenn nach einem Systemwechsel der erste Abrechnungsmonat in Agenda LOHN nach dem Monat Januar 2015 liegt und: 1. Der Arbeitnehmer vor dem Systemwechsel bereits bei diesem Arbeitgeber beschäftigt war Beispiel Erster Abrechnungsmonat Agenda LOHN März 2015 Eintritt Arbeitnehmer: 01.10.2014 Austritt des Arbeitnehmers: nein Die Werte aus dem vorhergehenden Abrechnungssystem müssen für die Monate Januar 2015 und Februar 2015 in einer Summe vorgetragen werden. oder 2. Der Arbeitnehmer im Systemwechseljahr vor dem ersten Abrechnungsmonat in Agenda LOHN austritt Beispiel Erster Abrechnungsmonat Agenda LOHN: März 2015 Eintritt Arbeitnehmer: 01.10.2014 Austritt des Arbeitnehmers: 31.01.2015 Die Werte aus dem vorhergehenden Abrechnungssystem müssen für den Monat Januar 2015 in einer Summe vorgetragen werden. Hinweis Wenn Sie diese Arbeitnehmer beim Umstieg auf Agenda LOHN nicht angelegt haben, müssen diese nachträglich in den Personaldaten angelegt und unter den Lohnkontovorträgen nur die BG-Vorträge erfasst werden.

4.3.2. Seite 32 Erfassung der BG-Vorträge Beim Öffnen des Mandanten analysiert Agenda LOHN automatisch den Datenbestand des aktuellen Mandanten und weist Sie in einer Meldung darauf hin, bei welchen Arbeitnehmern die BG-Vorträge zu erfassen sind. Über»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register»Dialog«Schaltfläche: <Lohnkontovorträge> Register: BG«tragen Sie die BG-Werte je Gefahrentarifstelle vor. Die Werte erhalten Sie aus den Auswertungen (z.b. Lohnkonto oder BG-Liste) des vorhergehenden Abrechnungssystems. Exkurs Trotz Einführung der Meldung 92 ist der manuelle Lohnnachweis bis einschließlich dem Veranlagungsjahr 2017 weiterhin abzugeben. Dieser wird voraussichtlich ab dem Veranlagungsjahr 2018 durch ein elektronisches Verfahren abgelöst

Seite 33 4.4. Vorverdienst bei Neueintritt Das Steuerbrutto aus Vorverdiensten muss eingetragen werden, wenn der Mitarbeiter während des laufenden Jahres in das Unternehmen eingetreten ist und einen Einmalbezug erhält. Der voraussichtliche Jahresverdienst für die Berechnung der Lohnsteuer von sonstigen Bezügen wird aus den laufenden Bezügen und dem hier eingegebenen Steuerbrutto aus Vorfirmen ermittelt. Haben Sie diese Fälle, weisen wir Sie in der Auswertung»Hinweise zur Abrechnung«gesondert darauf hin. Vorverdienst ist bekannt Legt der Arbeitnehmer seinem neuen Arbeitgeber den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus vorangegangenen Dienstverhältnissen vor, so ist das Steuerbrutto aus dem Vorverdienst in den Personaldaten zu hinterlegen:»stammdaten Personaldaten Register Adresse Vorverdienst bei Neueintritt«. Vorverdienst ist nicht bekannt Der Arbeitnehmer ist beim Wechsel des Arbeitgebers nicht dazu verpflichtet, seinem neuen Arbeitgeber den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung von vorangegangenen Dienstverhältnissen vorzulegen. Aus Vereinfachungsgründen kann deshalb der neue Arbeitgeber für die Zahlung von sonstigen Bezügen den laufenden Monatslohn auf 12 Monate hochrechnen, um somit einen voraussichtlichen Jahresarbeitslohn zu ermitteln. Dieser ist in den»personaldaten Register Steuer Besonderheiten voraussichtlicher Jahresverdienst«einzutragen. Die Erfassung des voraussichtlichen Jahresarbeitslohns vermeidet aber nicht den Ausweis des Großbuchstabens S auf der Lohnsteuerbescheinigung.

Seite 34 Beispiel 1 Am 01.02.2015 tritt eine neue Arbeitnehmerin in unser Unternehmen ein. Vorher hat sie bei einem anderen Arbeitgeber gearbeitet. Die Arbeitnehmerin legt den Vorverdienst vom anderen Arbeitgeber vor. Lösung 1. Legen Sie die Mitarbeiterin wie gewohnt im aktuellen Monat an (mit Eintritt 01.02.2015). 2. Erfassen Sie die Werte vom vorherigen Arbeitgeber anhand der Lohnsteuer-Bescheinigung, die Ihnen die Arbeitnehmerin vorgelegt hat.

Seite 35 Beispiel 2 Am 01.02.2015 tritt eine neue Arbeitnehmerin in unser Unternehmen ein. Die Arbeitnehmerin legt den Vorverdienst vom anderen Arbeitgeber nicht vor. Ihr aktuelles Gehalt beträgt 3.000 Euro. Lösung 1. Legen Sie die Mitarbeiterin wie gewohnt im aktuellen Monat an. 2. Im Register»Steuer«hinterlegen Sie unter»besonderheiten«den voraussichtlichen Jahresverdienst. Er ermittelt sich aus dem laufendes Gehalt im aktuellen Monat multipliziert mit dem Faktor 12 (ohne eventuelle Einmalbezüge).

Seite 36 5. Schlusswort Wir hoffen, dass Ihnen das Online-Seminar gefallen hat und die neu gewonnenen Informationen Ihnen Ihre tägliche Arbeit erleichtern. Weitere Online-Seminare Nutzen Sie auch zukünftig die Vorteile unserer Online-Seminare. Werfen Sie einen Blick in unsere Seminarübersicht. Dort finden Sie neben den Basisseminaren auch Seminare zu speziellen Themenbereichen, die Sie ebenfalls interessieren könnten. In der Seminarübersicht können Sie gleich den Seminar-Videolink bestellen, der Ihnen dann uneingeschränkt zur Vergütung steht. Die Übersicht öffnen Sie über»hilfe I Online-Seminar«. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme! Anwendungsberatung Bei Fragen zu den Agenda-Anwendungen stehen Ihnen die Mitarbeiter der Anwendungsberatung gerne zur Verfügung. Die Hotline-Zeiten und Hotline-Nummern finden Sie im ARBEITSPLATZ über den Menüpunkt»Hilfe Hotline«. Klicken Sie anschließend auf die entsprechende Anwendung. Im rechten Bereich finden Sie die gewünschten Informationen. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag! Ihr Agenda-Team