Digitale Betriebsprüfungen sind Normalität. von Peter Rösch CMC/BDU, Haar bei München

Transkript

1 von Peter Rösch CMC/BDU, Haar bei München Die überwiegende Anzahl der Betriebsprüfungen in mittelständischen und größeren Unternehmen erfolgt heute bereits digital. So können die Betriebsprüfer direkt auf steuerrelevante Daten aus der Informationstechnologie des steuerpflichtigen Unternehmens nutzen. Für die Unternehmen besteht die Verpflichtung, diese Zugriffe im Rahmen der Vorbereitung der Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen systematisch vorzubereiten. Bereits seit 2002 können die Prüfungsaufträge durch die Finanzbehörden digital begleitet werden. Die weiterhin gültige Prüfungspraxis wurde dabei um die maschinelle Auswertung betriebswirtschaftlicher Daten und Dokumente erweitert. Jedes Unternehmen hat hierfür die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. Wenn dies heute noch nicht erfolgt ist, akzeptieren dies die Prüfer immer seltener, zumal mit dem Jahressteuergesetz 2009 zum ersten Mal die Möglichkeit eines Verzögerungsgeldes gegeben ist. Dies greift dann, wenn ein Unternehmen seiner Verpflichtung zur Vorbereitung der Unterstützung einer digitalen Betriebsprüfung nicht nachkommt. Die Regelungen zur digitalen Betriebprüfung gelten für alle Rechtsformen von Unternehmen (Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Einzelkaufleute) und unabhängig von der Form der Buchführung (Bilanzierung, Einnahmeüberschussrechnung). Auch wenn die Buchführung bei einem Dienstleister oder Steuerberater erfolgt, bleibt die Verantwortung für die Durchführbarkeit der Prüfung beim Steuerpflichtigen. Die gültigen Regelwerke Grundlagen für Betriebsprüfungen und Aufbewahrungsfristen bilden die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch. Die immer wieder angeführten "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" GDPdU mit den zugehörigen "Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung" sind eine interne Anordnung der Finanzbehörden an ihre Prüfer zur Durchführung digitaler Betriebsprüfungen. Obwohl sie weder Gesetz noch gesetzlichen Verordnungscharakter haben, werden sie immer wieder in Streitfällen als Lösung herangezogen. Dabei wird jedoch oftmals vergessen, dass in den GDPdU das Gebot der Verhältnismäßigkeit, ein Grundprinzip des Steuerrechtes, häufig außer Acht gelassen ist. Es liegt damit beim steuerpflichtigen Unternehmen selbst, eigene Festlegungen und Entscheidungen zu treffen, wie die Organisation einer digitalen Betriebsprüfung vorbereitet wird. Erste Rechtssprechungen unterstützen diese Einschätzung. So wurde von einem Gericht festgestellt, dass freiwillig erstellte betriebswirtschaftliche Aufzeichnungen nicht der Vorlagepflicht einer digitalen Betriebsprüfung unterliegen. Es gilt hier die weitere Entwicklung zu verfolgen. Inhalte digitaler Prüfungen Im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung stehen maschinelle betriebswirtschaftliche Analysen von Daten im Vordergrund. Damit werden die Prüfer vergleichbare Möglichkeiten der Recherche und Auswertung haben, wie das steuerpflichtige Unternehmen selbst. Als beispielhaft können diese Punkte angesehen werden: Fortlaufende Nummerierung aller Ausgangsrechnungen Prüfung von Bewirtungsbelegen gegen Sonn- und Feiertage Aufdecken negativer Kassenbestände Mehrfachbeschäftigung von Mini-Jobbern Dem Prüfer müssen zur maschinellen Auswertung unverdichtete Ursprungsdaten bereitgestellt werden. Damit fallen nicht nur die Buchungssätze einer Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung unter den Prüfungsumfang, sondern auch Daten, die in vorgelagerten Systemen erzeugt und eventuell nur verdichtet in die Buchhaltung weitergegeben werden. Dies ist bei einer Betriebstankstelle oder in Kassensystemen des Einzelhandels gegeben. Zusätzlich unterliegen alle elektronisch Handelsbriefe und Belege der Prüfung. Diese nicht strukturierten Daten sind mit einem Querverweis auf den zugehörigen Buchungssatz zu versehen. Was ist aufzubewahren? Für digitale Unterlagen gelten die gleichen Aufbewahrungsregelungen wie für konventionelle Unterlagen. Die entscheidende Frage für alle steuerpflichtigen Unternehmen ist, welche Dokumente und Daten steuerrechtlich relevant sind. Diese sind dann rechtssicher aufzubewahren und im Rahmen einer Betriebsprüfung vorzulegen sind. Eine eindeutige Regelung ist in Gesetzen und Verordnungen nicht vorgesehen. Somit liegt es beim steuerpflichtigen Unternehmen selbst, diese steuerrelevanten Daten 2009 Dipl.Ing. Peter Rösch CMC/BDU Seite 1 von 6 vom

2 und Dokumente zu identifizieren. In einer Übersicht können diese in drei Kategorien einsortiert werden: 1. In der elektronischen Buchhaltung automatisch erzeugte oder weiterverarbeitete Buchungsdatensätze. 2. Handelsbriefe, das sind alle Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Reklamationen und Ausgangsrechnungen, die zur "Anbahnung oder Abwicklung eines Geschäfts" zwischen den Vertragspartnern ausgetauscht werden. 3. Auswertungen aus Buchungssätzen, die zur internen Verrechnung oder Bewertung von Lieferungen und Leistungen herangezogen werden. Handelsbriefe und Belege, die im Original als Papier vorliegen, müssen nicht gescannt und elektronisch archiviert werden. Erfolgt das freiwillige Scannen von Handelsbriefen, so besteht der Anspruch der Prüfer, diese elektronisch recherchieren zu können. Handelsbriefe Früher konnte der Standpunkt vertreten werden, dass Handelsbriefe, auch wenn sie elektronisch empfangen wurden, ausgedruckt und archiviert werden können. Diese Handhabung kann heute nicht mehr aufrecht erhalten werden. So sollen alle Informationen der elektronisch übermittelten Dokumente, unabhängig davon, ob es s oder automatische Telefaxe sind, sichtbar gemacht werden können. Gerade aus den Übermittlungsdetails können Termine und Zeitabfolgen rekonstruiert werden. Unter diesen Gesichtspunkten bekommt die Archivierung von s einen besonderen Stellenwert. Unabhängig davon, ob Inhalte der s elektronisch in Buchungssätze übergeführt werden, sind alle als Handelsbrief identifizierte s zu archivieren. Für die Einrichtung einer -Archivierung gibt es unterschiedliche Wege. Dabei sollte die Optimierung des Geschäftsprozesses im Vordergrund stehen. Gerade das Zusammenführen von Informationen innerhalb einer Projekt- oder Kundenakte stellt eine große Herausforderung dar und kann im Rahmen der Einführung einer Archivierung angegangen werden Elektronische Eingangsrechnung Elektronisch eingehende Eingangsrechnungen sind unter unterschiedlichen Gesichtspunkten zu betrachten: Anerkennung als Betriebsausgaben Zulassung als Beleg zum Vorsteuerabzug Für die Anerkennung als Betriebsausgabe gibt es keine Hinweise, dass besondere zusätzliche formale Anforderungen an Eingangsrechnungen, die elektronisch übermittelt werden, gestellt sind. Anders stellt sich dies dar, wenn der Beleg zum Vorsteuerabzug herangezogen werden soll. Aktuell gilt nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz das Erfordernis einer qualifizierten Signatur. In wie weit diese Regelung dauerhaft Bestand hat, wird eine Initiative der Europäischen Gemeinschaft mit dem Ziel der Entbürokratisierung zeigen. Hier ist vorgesehen, in einer eigenen, standardisierten Form elektronische Rechnungen zuzulassen. Ob und wann eine Entscheidung darüber getroffen wird, ist nicht abzusehen. Die aktuell in Deutschland gültigen Besonderheiten für Rechnungen sind in den "Rechnungsrichtlinien" des Finanzministeriums beschrieben. Darin sind auch Ausnahmeregelungen für Formvorschriften der Signatur für Reisedokumente und Fahrkarten aufgeführt. Form der Aufbewahrung Eine rechtssichere Archivierung elektronischer Daten hat sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten, Bilder und Texte gegen Ändern, Löschen und Vernichtung geschützt sind. Die Wahl des Speichermediums und des Speicherortes bleibt dem Unternehmen überlassen Dipl.Ing. Peter Rösch CMC/BDU Seite 2 von 6 vom

3 Die folgende Tabelle zeigt exemplarisch steuerrelevante Unterlagen und ihre Behandlung zur Aufbewahrung und Vorlage im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung auf: Daten, Dokument Urkunde Papier-Beleg (wenn kein Scan erfolgt) Gescannter Beleg Beispiele Gesellschaftsvertrag Jahresabschluss Notarieller Kaufvertrag Eingangsrechnung Buchungsanweisung Kassenbeleg Eingangsrechnung Buchungsanweisung Kassenbeleg Papier Bild Original Ursprung Export kann Buchungssatz aus dem Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Elektronisch signiertes Dokument (nur dann ist der Vorsteuer-Abzug zugelassen) Eingangsrechnung EDI-Datensatz mit nachfolgender Sammelrechnung Verschlüsselte XML-Rechnung Vorgeschaltete Software oder Subsysteme (wenn deren Ergebnisse nur verdichtet in die steuerliche Bewertung einfließen) Interne Leistungsverrechnung Konzernverrechnung Reisekostenabrechnung Tanksstellen, Kassen Lagerbuchhaltung Warenwirtschaftssystem Ausgelagerter Buchungssatz Zur Entlastung des Produktivsystems oder der Subsysteme Tabellenkalkulation (die letzte Version, wenn deren Ergebnisse nur verdichtet in die steuerliche Bewertung einfließen) Gemeinkostenermittlung Reisekostenabrechnung Verrechnungspreisermittlung Erläuterungen zur Tabelle: Papier Belege und Urkunden (Zolldokumente, notarielle Urkunden und Jahresabschlüsse), die als Papier eingehen und archiviert werden, können immer als Papier vorgelegt werden. Bei verschiedenen Urkunden und Abschlüssen gilt sogar die Pflicht zur Vorlage des Originals. Bild Die bildliche Speicherung von Belegen durch Scannen kann digital und/oder optisch als Mikrofiche erfolgen. Bei der digitalen Speicherung werden meist Tiff- oder PDF-Formate verwendet, wie sie bei der Übertragung von Telefaxen oder gescannten Dokumenten verwendet werden. Wenn die Belege bildlich gespeichert werden, sind sie auch dem Prüfer elektronisch vorzulegen. Dabei sind sie in einem Index mit dem Buchungssatz zu verknüpfen. In handelsüblicher Buchhaltungssoftware besteht diese Verlinkung heute bereits über einen Klick auf ein Belegsymbol. Gescannte. Originaldokumente und -belege können, bis auf wenige Ausnahmen, vernichtet werden. Dies bestätigt die schleswig-holsteinische Finanzbehörde. Original Alle Daten und Dokumente sind unverändert in dem Originalformat vorzulegen, mit dem sie in den hausinternen Programmen zur Verfügung stehen. Technisch gesprochen, sollen die Daten binär identisch sein. Besonderheit: Daten und Dateien, die zur Bearbeitung oder Prüfung erst aus einem speziellen Ursprungsformat lesbar gemacht werden müssen, sind zusätzlich auch im dann erzeugten Originalformat vorzulegen Dipl.Ing. Peter Rösch CMC/BDU Seite 3 von 6 vom

4 Beispiel 1: Eine signierte und verschlüsselte Eingangsrechnung ist nicht lesbar. Sie somit entschlüsselt werden, damit sie lesbar ist. Dieses vom Rechnungsempfänger selbst erzeugte Format und das unveränderte Originalformat sind aufzubewahren, damit der steuerliche Nachweis geführt werden kann. Beispiel 2: Werden Daten zur Verringerung des Datenvolumens aus dem Produktivsystem (Buchführung, Warenwirtschaft) ausgelagert, so müssen diese zur Wiedereinspielung im unveränderten Originalformat aufbewahrt werden. Ursprung Daten und Dateien sind zusätzlich zum Original im digitalen Ursprungsformat vorzulegen, wenn sie nur mit spezieller Software lesbar oder auswertbar gemacht werden können. Daten im eigenen Buchführungssystem, die nur mit der hausinternen Software auswertbar sind Daten aus eigenen Vorsystemen Digitale Texte oder Tabellenkalkulationen Eingehende Daten und Dokumente von fremden Dritten Bei signierten und verschlüsselten Daten und Dokumenten, die zugehörigen Schlüssel zur Entschlüsselung und Überprüfung der Signaturen Export Daten und Dateien sind im Zuge der Datenüberlassung per Datenträger in vorgegebenen Formaten bereitzustellen, damit eine betriebswirtschaftliche Auswertung durch die Prüfprogramme der Finanzbehörden erfolgen kann. Vorbereiten der Prüfung Betriebsprüfungen können kurzfristig anberaumt werden. Dies gilt besonders für Zwischen- und Sonderprüfungen der Lohn- und Umsatzsteuer. Die geringen Vorlaufzeiten sollten Anlass sein, die Prüfungsvorbereitung und Organisation jederzeit aktuell bereit stellen zu können. Das bezieht auch die Vorgangsbeschreibung für den Umgang mit den Daten in dem Unternehmen ein. Diese Verfahrensbeschreibung stellt eine Bringschuld des steuerpflichtigen Unternehmens dar. Fehlt die Verfahrensbeschreibung zum Umgang mit allen steuerrelevanten elektronischen Daten, deren Archivierung und Vorlage bei den Prüfern, so wird dies vom Prüfer zu Recht bemängelt. Mit der Verfahrensbeschreibung besteht andererseits eine gute Gelegenheit, ein klares Vorgehen mit dem Prüfer zu Beginn der Prüfung abzustimmen. Datenzugriff für den Prüfer Alle Daten sind in unveränderter Form und Inhalt zur Prüfung bereit zu stellen. Dazu ist es ausreichend, wenn die Daten nach der Erstellung in der Buchhaltungssoftware gegen Änderungen und Löschen geschützt sind. Buchhaltungssysteme, die den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme) entsprechen, erfüllen diese Voraussetzungen. Für den Datenzugriff sind 3 Verfahren bereitzustellen: Z1 Unmittelbarer Zugriff direkt am IT-System vor Ort durch den Prüfer selbst. Z2 Mittelbarer Zugriff als Auswertungen durch einen Mitarbeiter des Unternehmens auf Weisung des Prüfers. Z3 Datenüberlassung per Datenträger zur Prüfung durch den Prüfer mit der Prüfsoftware WinIDEA. Es liegt im Interesse des steuerpflichtigen Unternehmens, dass die Zugriffsformen so gestaltet sind, dass nur die steuerrelevanten Daten bereitgestellt werden, die für den Prüfungszeitraum relevant sind. Werden dem Prüfer andere Daten zur Verfügung gestellt, kann er daraus gewonnene Erkenntnisse für weitergehende Nachforschungen gegen das steuerpflichtige Unternehmen verwenden. Bei der Einrichtung von Prüferarbeitsplätzen für die Zugriffsformen Z1 und Z2 sind die Regelungen des Datenschutzes für personenbezogene Daten zu berücksichtigen. Dabei sind die Nur-Lese- Zugriffsrechte für den Prüfer auf den Zugang auf die einzelnen Wirtschaftsjahre und Mandanten vorzunehmen. Dies kann bei einigen Finanzbuchhaltungsprogrammen zu Schwierigkeiten führen. Deshalb haben sich dafür gespiegelte Datenbanken, die jeweils nur die Daten eines Prüfungszeitraumes beinhalten, in der Praxis bewährt. Diese gespiegelten Datenbanken werden über die bestehenden Programme in der aktuellen Version zur Verfügung gestellt. Zur Vorbereitung der Prüfung kann es hilfreich sein, wenn das Unternehmen zusammen mit dem Steuerberater die Auswertungen der Zugriffs Dipl.Ing. Peter Rösch CMC/BDU Seite 4 von 6 vom

5 art Z3 mit der Prüfsoftware der Finanzämter vornimmt. Dies führt häufig zu einer Erhöhung der Qualität der eigenen Buchhaltungsdaten und zeigt Schwachstellen nicht nur organisatorischer Art, sondern auch in der betriebswirtschaftlichen Analyse auf. Elemente der Verfahrensbeschreibung für steuerrelevante Daten 1. Ziele und Inhalte der Verfahrensbeschreibung 2. Tabelle der als steuerrelevant eingestuften Daten, s und Dokumente. 3. Beschreibung der Geschäftsprozesse mit Zuordnung der steuerrelevanten Daten, s und Dokumente, der Medien (Papier, Datensatz, Scann, ) in denen sie verkommen können und wie mit ihnen verfahren wird. 4. Beschreibung der in den Geschäftsprozessen eingesetzten Anwendungsprogramme (Software und Archivsysteme mit Hinweis, dass Daten hierin nicht verändert oder gelöscht werden können. 5. Darstellung (Systemskizze) der gesamten IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Datensicherung, ) und Beschreibung der Maßnahmen zur Datensicherung und Archivierung. 6. Beschreibung der Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. 7. Beschreibung der Umsetzung für die drei Zugriffsformen Z1, Z2, Z3 und der Abgrenzung, dass nur prüfungsrelevante Daten, s und Dokumente im Zugriff sind. 8. Verweis auf weitere Organisationsanweisungen (QM Qualitätsmanagement, Kontierungshandbuch, IKS Internes Kontrollsystem für das Rechnungswesen oder IT-Systembeschreibung bei größeren Unternehmen mit Wirtschaftsprüfertestat), sofern diese vorhanden sind. 9. Verweis auf die Organisationsanweisung Betriebsprüfung: - Wie wird eine Betriebsprüfung vorbereitet? - Welche Organisationsanweisungen und Verfahrensbeschreibungen gelten? - Welcher Prüfungsablauf wird vorgeschlagen? - Wer nimmt an einer Betriebsprüfung teil? - Welche Auskünfte werden erteilt? - Welche Schritte werden wie dokumentiert? - Wie ist das Verhalten in Ausnahmensituationen? Durchführung der Prüfung Der Prüfer kann nach eigener Wahl und ohne vorherige Festlegung zusätzlich zur konventionellen Prüfung mit den drei Zugriffsformen Z1, Z2 und Z3 auf digitale Daten zugreifen. Entscheidet sich der Prüfer für die Datenüberlassung nach Z3 und ist damit ein umfangreiches Archiv von elektronischen Dokumenten verbunden, so sollte gemeinsam mit dem Prüfer festgelegt werden, ob er nur die Daten oder auch zusätzlich die Dokumente auf Datenträger haben möchte. Der Prüfer hat nicht das Recht, Daten nach Zugriffsart Z3 vor Beginn der Prüfungshandlung anzufordern. Altsysteme Sowohl bei der Umstellung von alten Buchführungssystemen als auch bei einer neuen Organisation der digitalen Betriebsprüfung ist es schwer, alle Anforderungen, die erfüllt werden sollten, im Nachgang darzustellen. Die Erfahrung zeigt, dass eine klare Dokumentation dieses Zustands und eine offene Kommunikation mit dem Betriebsprüfer zu Beginn der Prüfungshandlung hier ein angebrachtes Vorgehen darstellt. Das steuerpflichtige Unternehmen zeigt, dass es die Defizite der Vergangenheit erkannt hat und mit der neuen Vorgehensweise, die in einer Verfahrensanweisung dokumentiert ist, die Zeichen der Zeit erkannt hat. Damit sollte die Voraussetzung gegeben sein, dass ein mögliches Verzögerungsgeld nicht ausgesprochen wird. Konsequenzen für steuerpflichtige Unternehmen Eine erstmalige digitale Betriebsprüfung kann für das steuerpflichtige Unternehmen Neuland darstellen. Eine klare Verfahrensbeschreibung zum Umgang mit papiergestützten und digitalen steuerrelevanten Daten und Dokumenten ist deshalb hilfreich. Ein besonderes Augenmerk liegt auf den notwendigen Entscheidungen der Geschäftsleitung über die Steuerrelevanz und den Umgang im Rahmen der zukünftig gültigen Geschäftsprozesse und Archivierung. Diese Verantwortung kann die Geschäftslei Dipl.Ing. Peter Rösch CMC/BDU Seite 5 von 6 vom

6 tung nicht delegieren, sondern vielmehr deren Umsetzung in einzelnen Fachbereichen des Unternehmens gewährleisten. Dieser Fahrplan zur Vorbereitung einer digitalen Betriebsprüfung hilft Ihnen weiter: 1. Steuerrelevante Dokumente und Daten mit dem Steuerberater definieren. 2. Geschäftsprozesse für alle Daten, Dokumente und s verbindlich festlegen. 3. Unveränderbare Sicherung von Daten und Dokumenten einrichten. 4. IDEA-geeignete Exportschnittstelle aus Anwendungsprogrammen bereitstellen. 5. Nur-Lese-Zugriffe für den Prüfer im IT-System einrichten. 6. Organisationsanweisung zur Kennzeichnung aller steuerrelevanten Dokumente und Daten erstellen. 7. Verfahrensanweisung zur elektronischen Archivierung und Betriebsprüfung erstellen. 8. Keine Daten vor Beginn der Betriebsprüfung dem Prüfer übersenden. Peter Rösch CMC/BDU Dipl.Ing. Peter Rösch CMC/BDU Seite 6 von 6 vom