Methoden der Unternehmensführung

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1 Methoden der Unternehmensführung WS 2010/11 - Projektmanagement - Prof. Dr. h.c. mult. Hartmut Raffler raffler@tum.de, Januar 2011

2 Merkmale eines Projekts Vorgegebenes Ziel Projekt Begrenzte Ressourcen Definierter Endtermin Projekt Einmalig Komplex Produkt Risikoreich Dynamisch Interdisziplinär HW- Produkte SW- Produkte Page 2 WS 10/11

3 Komponenten eines Projekts Aufbauorganisation Projektfunktionen Projektorganisation Ablauforganisation/ Meilenstein und Phasen Phasenorganisation Meilenstein- Trendanalyse Projektzielsetzung Projektziele Requirements Projektplanung Strukturplanung Aufwandsschätzung Ablaufplanung Terminplanung Projektsteuerung und -überwachung Berichtswesen Steuerungsmaßnahmen Projektplanung Aufbauorganisation Projektsteuerung Projektziel Ablauforganisation Page 3 WS 10/11

4 Projektfunktionen 1. Projektspezifische Definition der Projektfunktionen 2. Übertragung der Projektfunktionen inkl. Kompetenz und Verantwortung auf die Aufgabenträger 3. Einbettung des Projekts in die vorhandene Organisation Projektfunktionen Aufgabenträger Organisationsformen Projektleitung Projektplanung und - überwachung Systemplanung und - überwachung Systementwicklung Systemintegration und -test Konfigurationsmanagement Qualitätssicherung Personen Projektstellen - Linienstellen - Stabsstellen - Temporäre Stellen Gremien Linien- Projektorganisationen Matrix- Projektorganisationen Reine Projektorganisation Page 4 WS 10/11

5 Projektorganisation Organisationsformen Bereichsleitung Bereichsleitung PL E F V PL PL E F V PL Projekte in reiner Projektorganisation Bereichsleitung E F V Projekte in Matrixorganisation PL PL Projekte in reiner Linienorganisation Page 5 WS 10/11

6 Projektfunktionen Checkliste Projektleitung Klärung der Zielvorgaben und Randbedingungen des Projektes; Festlegung projektinterner Zielvorgaben Steuerung der Zielerreichung Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation Delegation von Aufgaben; Vergabe von Teilaufträgen Koordinierung aller am Projekt beteiligten Stellen Ressourcen- und Personalbeschaffung Personalführung Entscheidung über Lösungsalternativen Festlegung von Entwicklungsprioritäten Entscheidung über Freigabe von Planungen und Entwicklungsergebnissen Information des Managements Kommunikation mit dem Auftraggeber Aussenvertretung des Projektes Page 6 WS 10/11

7 Komponenten der Phasenorganisation Phasen Teilprozesse Problemanalyse, Zieldefinition Projektierung und Entwurf Implementierung Integration und Test Abnahme und Transfer Projektplanung, -Überwachung und Steuerung Systemplanung, -Entwicklung und Test Dokumentation Qualitätssicherung Konfigurationsmanagement Meilensteine Quelle: J. Platz, H. Schmelzer; Projektmanagement in der industriellen Forschung und Entwicklung Page 7 WS 10/11 Zeit

8 Projektplanung Allgemein Strukturplanung Produktstruktur Objektstruktur Projektstruktur Operative Planung Aufwände Dauer Termine Kapazitäten Kosten Page 8 WS 10/11

9 Schritte der Projektplanung Produktstruktur Aus welchen Komponenten besteht das Produkt? Objektstruktur Projektstruktur Welche generellen Untersuchungen? Welche Zwischenergebnisse (Prototypen)? Welche Entwicklungsdokumente? Welche Hilfsmittel, Tools, Vorrichtungen, Messgeräte? Welche Steuerungsergebnisse (Planungen, Berichte)? Welche Arbeitspakete zur Erstellung der Objekte? Page 9 WS 10/11

10 Definition des Meilensteins Meilensteine bezeichnen Definierte Sachergebnisse (Meilenstein- Inhalt) Fertigstellungstermin (Meilenstein- Termin) Meilenstein- Inhalte sind wesentlich überprüfbar übergebbar eindeutig festgelegt voraus definiert (Phasenorganisation) Meilenstein- Termine werden in der Projektplanung ermittelt Page 10 WS 10/11

11 Typische Situation bei FuE- Projekten Ziel bei Projektbeginn nicht genau bekannt Lösungsweg muß erarbeitet werden Hoher Innovationsgrad Hohe Änderungsintensität Termindruck Vorgegebene Bearbeitungskapazität Zusammenarbeit verschiedener Disziplinen Notwendigkeit für kreativen Freiraum Page 11 WS 10/11

12 Standort eines Projektmanagements Projektstart Projektabschluss Projektideen Projektmanagement Projektvorfeld Projektdurchführung Systemnutzung Lebenszeit des Projekts Lebenszeit des Systems Page 12 WS 10/11

13 Ziele der Projektabwicklung Projektziel erreichen Risiken einengen Geforderte Qualität erreichen Durchlaufzeit verkürzen Wirtschaftliche Abwicklung Laufende Transparenz Zuverlässige Aussagen durch Projektmanagement Page 13 WS 10/11

14 Definition Projektmanagement (DIN ) Für die Abwicklung eines Projekts die Gesamtheit von Führungsaufgaben Zielsetzung Zieleinhaltung Entscheidung Führungsorganisation Führungstechniken Führungsmitteln Projektorganisation Projektabwicklung Motivationstechnik Besprechungstechnik Präsentationstechnik Entscheidungsfindungstechnik Produkt- und Projektstrukturplanungssysteme Termin-/ Kapazitäts-/ Kosten-/ Planungs- und Steuerungssysteme Page 14 WS 10/11

15 Verlauf der Projektkosten (Prinzipdarstellung nach Hirzel) 100% Kostenbindung 75% Kostenverursachung 50% 25% 12,5% Zeit Projektende Entscheidungszäsuren nach Kostenbindung Entscheidungszäsuren nach Kostenverursachung Page 15 WS 10/11 Quelle: J. Platz, H. Schmelzer; Projektmanagement in der industriellen Forschung und Entwicklung

16 Example Costs per error ( ) Page 16 WS 10/11

17 Requirements... sind die einzelnen Anforderungen an Produkt, Projekt, Prozess aus der Sicht des Anwenders.... sind die Grundlage der Vereinbarungen mit dem Auftraggeber.... werden vom Auftraggeber und der Entwicklung verantwortet.... werden inhaltlich vom Auftraggeber und der Entwicklung akzeptiert.... werden in den ersten Phasen des Projektes erarbeitet.... sind die Ausgangsbasis für die Entwicklung. Page 17 WS 10/11

18 Change Request (CR) Änderungen an Entwicklungsergebnissen sind unvermeidlich - Änderungen der Aufgabenstellung - Neue Erkenntnisse bei der Produktentwicklung - Fehler bei der Produktentwicklung Ziel der formalisierten Behandlung von Änderungen (CR) ist es, die Konsistenz der Entwicklungsergebnisse zu erhalten Änderungen beziehen sich auf definierte Entwicklungsergebnisse (Baselines) und haben Auswirkungen auf - Teilprozesse (Meilensteine) - Davorliegende Entwicklungsergebnisse (Backtracking) - Nachgelagerte Entwicklungsergebnisse Änderungen werden einzeln oder als "Versionsentwicklung" durchgeführt. Page 18 WS 10/11

19 Change Request Prozedur Antragsteller Entwicklung Change Control Board Angenommen Entwicklung Änderung betroffener Dokumente Change Request Technische Untersuchung Entscheidung Information an Antragsteller Abgelehnt Projektnotiz Verfolgung des Change Request Systemplanung Page 19 WS 10/11

20 Meilenstein- Trendanalyse Berichtszeitpunkte Meilenstein- Termine x x x x x IV III II I IV III II I IV III II I IV III II I IV III II I 199x 199x 199x 200x 200x I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Projekt: xxx Projektleiter: xxx Page 20 WS 10/11

21 Meilenstein- Trendanalyse Berichtszeitpunkte Berichtszeitpunkte 1 Ausgangssituation nach Planung Meilenstein- Termine 1 Berichtszeitpunkte Meilenstein- Termine 2 Berichtszeitpunkte 2 3 Erste Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach einem Monat Zweite Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach zwei Monaten Meilenstein- Termine Meilenstein- Termine Dritte Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach drei Monaten Page 21 WS 10/11

22 Ablaufplan Komponentenspezifikation Komponentencode Der Ablaufplan stellt die sachlogische Verknüpfung (Input/ Output) der Arbeitspakete des Projektstrukturplans dar. Designspezifikation Komponentenbeschreibung Der Ablaufplan bildet die Grundlage für die Erstellung des Netzplans. Komponententest Testspezifikation Testdaten Der Ablaufplan fasst Arbeitspakete des Projektstrukturplans sinnvoll zusammen. Der Ablaufplan wird grafisch dargestellt. Page 22 WS 10/11

23 Netzplan (NP) Der Netzplan zeigt die grafische Darstellung aller Arbeitspakete mit ihren Abhängigkeiten untereinander. Er stellt übersichtlich und kontrollierbar den geplanten Projektverlauf dar. Er zeigt nach erfolgter Terminberechnung - Anfangs- und Endtermine der Arbeitspakete und deren zeitliche Dauer - den "kritischen Weg" und die Pufferzeiten. Der Netzplan ist ein Hilfsmittel zur Planung und Überwachung der Projekttermine. Page 23 WS 10/11

24 Beispiel: MPM *) -Netzplan (Beispiel) MPM *) Metrapotenzialmethode Page 24 WS 10/11 Quelle: Siemens AG, Burghardt, Projektmanagement

25 Steuerungsmaßnahmen Ziel: Termin einhalten! Leistung Aufwand Kapazität Produktivität Reduzieren Versionsbildung Produktkauf Technische Alternativen Entwicklungsprozess Nutzen von Vorhandenem Vergrößern Umverteilen Zukaufen Ausbildung Abschirmen Information, Kommunikation Motivation Page 25 WS 10/11

26 Häufigste Ursachen für Abweichungen Komplexität überfordert den Entwickler; Kein Überblick über die Zusammenhänge Unterschätzung des Aufwandes an Zeit und Manpower für die Restarbeiten Fehlen einer realistischen Planung bzw. zu optimistische Planung Page 26 WS 10/11

27 Berichtswesen Ziel: Stets aktueller Überblick Was wird berichtet? Termine Kosten Leistung, Qualität Kapazität Harte Daten Probleme Motivation Risikoerwartung Verhalten des Auftraggebers Weiche Daten Wie wird berichtet? MTA Projektberichterstattung Meilensteine, Arbeitspakete, Laborberichte, QS- Berichte, KM- Control Monatsbericht TOP Bericht Verbal Page 27 WS 10/11