Zentraler Rechnungseingang

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1 Workshop 4: Zentraler Rechnungseingang und seine Folgen Referentin: Brunhilde Frye-Grunwald, Eigenbetrieb Gebäudemanagement, Einkauf und Logistik der Stadt Salzgitter (SZ-G.E.L.) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 1

2 Kurzportrait des Eigenbetriebs i b SZ-G G.E.L. EL Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 2

3 Gebäude des EB SZ-G.E.L. (gegründet am ) 20 Kindertagesstätten 37 Schulen mit rd. 150 Einzelgebäuden und Sporthallen 12 Kinder- und djugendtreffs 17 Verwaltungs- und Bürogebäude drei Bibliotheken ein Museum ein Stadion eine Eissporthalle 25 Baudenkmäler 10 Dorfgemeinschaftshäuser Fachhochschule Calbecht Sonstige Liegenschaften (Wohnungen, Garagen, Werkshallen) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 3

4 Bilanz des EB SZ-G.E.L. ( ) Bilanzsumme: T Sachanlagevermögen: T Eigenkapital: T Rückstellungen: T (davon T Sanierungsstau) Größter Ertragsposten: Mieten und Pachten: T (davon intern intern T ) Größte Aufwandsposten: Personalaufwand: T (Personalbestand: 227 Personen) Instandhaltung, Sanierung: T Abschreibungen: T Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 4

5 EB SZ-G.E.L. WL, Pers.-vertretung, Arbeitssicherheit, Controlling (5 Pers.) Technisches Kaufmännisches Infrastrukturelles Gebäudemanagemenmanagement Gebäude- Gebäudemanagement 24 Personen 16 Personen 176 Personen Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 5

6 Inhaltsverzeichnis 1. Ausgangssituation 2. Gründe für die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung b 3. Umsetzung der elektronischen Rechnungsbearbeitung 31Ablauf 3.1 vom Rechnungseingang bis zur Buchung 3.2 Erforderliche Eingaben 3.3 Mögliche Auswertungen 4. Probleme, Lösungen, Grenzen 4.1 Vorhalten der Rechnung zur weiteren Bearbeitung Anmerkungen auf fder Rechnung anbringen 4.3 Abgrenzung von DMS zu Finanzwesenverfahren 5. Ausblick auf das weitere Vorgehen Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 6

7 1. Ausgangssituation Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 7

8 Bisheriger Ablauf Fremdbeleg Eigenbeleg Post Fachlich Verantwortliche/r Anordnungsbefugte/r Eingangsstempel g Feststellungsvermerk Anordnung Eingang der begründenden Unterlagen Sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen begründende Unterlagen beifügen Anordnung vorbereiten Formelle Richtigkeit prüfen Unterschrift im Rahmen der Anordnungsbefugnis Dezentrale OE Archivierung/ Ablage Prüfung auf Vollständigkeit Ablage nach zeitlicher und sachlicher Ordnung Quelle: KGSt-Bericht 6/2007 $ Einzahlung/Auszahlung $ Buchhaltung Buchung und Dokumentation der Zahlungsvorgänge Sonstiges Buchungsgeschäft Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 8 Zahlungs- abwicklung Stadtkasse

9 Ausgangssituation beim EB SZ-G.E.L. Durchlaufzeiten: Aufnahmezeitraum: Anzahl Rechnungen, gesamt: 734, Anzahl Rückläufer: 686 (93%) Verweilzeit in G.E.L. Ausgang GEL bis Buchun g Anzahl Anteil Durchschnitt, gesamt 8,16 4, Durchschnitt 85.1 Techn. GM 9, ,58% Durchschnitt h itt852kf 85.2 Kfm. GM 627 6, ,13% Durchschnitt 85.3 Infrastruktur 5,50 2 0,29% Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 9

10 1. Ausgangssituation beim EB SZ-G.E.L. (2) Durchlaufzeiten: Die durchschnittliche Gesamtdurchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur abschließenden Buchung in der Stadtkasse beträgt Probleme: 12,5 Tage (ohne Bau: 5,9 Tage) Transportwege benötigen zusätzliche Zeit Auskunftsmöglichkeit über Bearbeitungsstand schwer möglich Eingangsrechnungen werden erst erfasst, wenn sie der Stadtkasse vorliegen Doppelarbeit bei der Kontierung (EB und Stadtkasse) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 10

11 2. Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung Durchschnittliche Verweildauer der abgeschlossenen Prozesse aus dem OS-Workflow des EB 85 Month Duration Durchschnittl. Tage 2008/ , / , / , / , / , / , / , / ,49 Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 11

12 2. Gründe für die Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 12

13 2. Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung EB SZ-G.E.L. Stadtkasse Reduzierung der Durchlaufzeiten auf Ø 2,49 Tage größere Unabhängigkeit g von der zentralen Buchhaltung Überblick über in Bearbeitung bfidlih befindliche Rechnungen Auskunftsmöglichkeiten über den Bearbeitungsstatus gegenüber Lieferanten Reduzierung Eingabeaufwand von Kontierungsdaten Reduzierung der Fehlerquellen Schaffung höherer Eigenverantwortung der dezentralen OEs Erster Schritt auf dem Weg zur papierlosen Ablage von Rechnungen (DMS) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 13

14 Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung Keine direkte Eingabe in das Finanzwesenverfahren newsystem kommunal zusätzliche Lizenzgebühren ggf. Belastung des Laufzeitverhaltens Buchungsqualität soll weiterhin zentral sichergestellt werden Elektronischer Rechnungseingang in Verbindung mit einem Archivierungs- i bzw. workflowfähigen Dokumenten- managementsystem t (hier: OS.5 ECM) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 14

15 Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung Projektgruppe Gesamtstäditsiches tädit i Forderungsmanagement/Kasse Beschlussfassung zur Einführung am Pilotanwender ist der EB SZ-G.E.L Ausrollen auf die Gesamtverwaltung bis Ende 2009 Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 15

16 3. Umsetzung der elektronischen Rechnungsbearbeitung Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 16

17 Poststelle Teamkoordinator Prüfer AO Berechtigter Kasse/FIBU Scannen x-mal Verteilen Kontieren + Prüfen (sachl. und rechn. Richtigkeit) x-mal Anordnen Storno Buchen und Sollstellung Erneutes Einscannen Zurück an Absender RPA Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 17 Übergabe der Daten an Fachverfahren

18 Erforderliche Eingaben (1) 1. Scanstelle Lieferant Betrag 2. Verteiler Zuordnung zu dem richtigen Sachbearbeiter 3K 3. Kontierungsstelle tll Eingabe der Kontierungsdaten, t die später in das Finanzwesenverfahren übernommen werden. Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 18

19 Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 19

20 Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 20

21 Mögliche Auswertungen (1) Rechnungssuche anhand vom Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 21

22 Mögliche Auswertungen (2) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 22

23 Mögliche Auswertungen (3) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 23

24 Mögliche Auswertungen (4) In welchem Prozessschritt befindet sich die Rechnung? Wann ist Sie an das Fremdverfahren übergeben worden? Wie lang war die Durchlaufzeit? Welche Kontierungsdaten wurden hinterlegt? Detaillierte Aufzeichnungen pro Rechnung im Protokoll! Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 24

25 Mögliche Auswertungen: Protokoll - Seite 1 Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 25

26 Mögliche Auswertungen: Protokoll Seite 2 Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 26

27 Echtbetrieb beim EB SZ-G.E.L. Start Pilotphase: 5. Mai 2008 Baubereich 8. Sept Lizenzen Start Produktivbetrieb und Beginn Einführung in anderen Fachdiensten: 16. Okt weitere 300 Lizenzen (laut Umfrage: 590 Arbeitsplätze) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 27

28 4. Probleme, Lösungen, Grenzen?! - Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 28

29 4.1 Vorhalten der Rechnung zur weiteren Bearbeitung (Bildschirmausdruck Weiterberechnung) Weiterberechnung von Forderungen Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 29

30 Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 30

31 4.2 Anmerkungen auf der Rechnung anbringen (Bildschirmausdruck Folien) Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 31

32 Spezialthema: Baurechnungen viele Seiten inkl. Aufmaß hoher h Korrekturbedarf separates Führen eines Baukostencontrolling-Tools auf Seiten der Ingenieure wenig Kenntnis von Kontierungsdaten t Übergangslösung bei der Stadt Salzgitter: Manuelle Bearbeitung im Bereich Hochbau; nachträgliches Einscannen! Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 32

33 Abgrenzung von DMS zu Finanzwesenverfahren OS wird benötigt t für Rechnungen elektronisch Erfassen, zusätzlichen Daten, z.b. Kontierungsdaten t komfortabel pflegen Massenhaft Belege archivieren Auffinden der Belege erleichtern OS wird nicht benötigt für Funktionen eines Finanzwesenverfahren, z.b. Auswertungen zum Mittelverbrauch Addition von Rechnungsbeträgen Ablih Abgleich mit iaf Auftragssummen Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 33

34 5. Ausblick auf das weitere Vorgehen Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 34

35 Ausblick auf das weitere Vorgehen Ausgang: Echtbetrieb in EB 85, FG 10.2 und 10.3, FD 20, FD 40 Test in FD 50,51 und 66 (Echtbetrieb ab Anfang Mai 09) Einbeziehung aller Fachdienste der Kernverwaltung in das elektronische Rechnungsbearbeitungsverfahren bis ca. Ende 2009 Ausweitung der elektronischen Rechnungsbearbeitung auch auf Ausgangsrechnungen Archivierung i in der Stadtkasse Archivierung in der Steuer Dokumentenmanagement in weiteren belegintensiven Fachdiensten Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 35

36 Eigenbetrieb SZ-G.E.L. Gemeinsames Motto der Stadt Salzgitter und OS: Und Tschüss Anschrift: Eigenbetrieb Gebäudemanagement, Einkauf und Logistik Joachim-Campe-Str Salzgitter Tel: 05341/ Brunhilde Frye-Grunwald 30. April 2009 Seite 36