Einführung des elektronischen Rechnungseingangsbuchs bei der Stadt Göttingen

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1 Kommunale Datenverarbeitungszentrale Südniedersachsen / Stadt Göttingen Einführung des elektronischen Rechnungseingangsbuchs bei der Stadt Göttingen - Nutzen, Chancen, Fragen - Rüdiger Franz KDS Göttingen Bereichsleiter Finanzmanagement Jörg Winter Stadt Göttingen Fachbereich Finanzen 20. September Folie 1

2 Kommunale Datenverarbeitungszentrale Südniedersachsen / Stadt Göttingen 20. September Folie 2

3 Inhaltsüberblick Zielsetzung Ausgangslage/Problemlage Bisheriges (manuelles) Verfahren Lösungsvorschlag Workflow Elektronische Belegbearbeitung (Einkauf) Erste Umsetzungsschritte Fragestellungen Softwareunternehmen Kosten/Nutzen Zusammenfassung / Ausblick 20. September Folie 3

4 Zielsetzung Flächendeckende Einführung der elektronischen Rechungsbearbeitung im Jahr 2008 in der Kernverwaltung der Stadt Göttingen: Dabei: - Elektronische Bearbeitung der Rechnungen bis zur Zahlbarmachung - Elektronische Archivierung der Rechnungen - Elektronische Erfassung und Auflistung der Verbindlichkeiten / offene Positionen zum / wenn nötig, auch unterjährig Warum? 20. September Folie 4

5 Ausgangslage / Problemlage Gesetz zur Neuordnung des Gemeindehaushaltsrechtes und zur Änderung der gemeindewirtschaftlichen Vorschriften vom trat zum in Kraft Nieders. Kommunen müssen das NKR (Doppik) bis zum einführen Stadt Göttingen will NKR zum einführen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sind zu beachten Buchführung muss sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Finanzvorfälle und wirtschaftliche Lage geben Bilanz / Bestandskonto auf Passivseite = Verbindlichkeiten der Kommune 20. September Folie 5

6 Deshalb Erfassung der offen Posten und Einstellung in der Bilanz Vergangenheit: - keine Erfassung der offenen Rechnungen - Rechnungen erst mit Sollstellung und Ist-Buchung im Haushaltsverfahren / Buchführung - Keine strukturierte Auswertung möglich 20. September Folie 6

7 Bisheriges (manuelles) Verfahren Rechnungseingang an unterschiedlichen Stellen in der Verwaltung Prüfung durch jeweiligen Sachbearbeiter im Fachbereich auf Richtigkeit Weiterleitung an dezentrale Rechnungsstelle im Fachbereich (in der OE) Erstellung einer manuellen Anordnung Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Anordnungsverfügung durch Berechtigten Weiterleitung an Kasse und Buchung 20. September Folie 7

8 Fazit Fazit: Erfassung der Kreditorenrechnungen erfolgt bisher nicht - Feststellung der offenen Posten nur schwer bzw. kaum möglich. Problemlösung durch manuell geführte dezentrale Rechnungseingangsbücher? Wohl nicht! 20. September Folie 8

9 Lösungsvorschlag (1) Einführung elektronisches Bearbeitungsverfahren im Anordnungswesen, d.h., Erfassen, Prüfen, Kontieren, Buchen, Archivieren und Auswerten von Kreditorenrechnungen auf elektronischem Weg Einführung des NKR = bietet Chancen zu organisatorischen Veränderungen / Chance zur Optimierung der Geschäftsprozesse Prinzipienstreit: Zentrale / Dezentrale Geschäftsbuchhaltung (Anforderungen an das Personal, Schulungsaufwand, Qualität der Buchungen, Buchungsteam Vertretung Krankheit/Urlaub) 20. September Folie 9

10 Lösungsvorschlag (2) Stadt Göttingen Mittelweg: 4 teilzentrale Dezernatsbuchhaltungen Organisatorisch bei FB 20 Buchen für die Fachbereiche auf Dezernatsebene. Aber: Eine zentrale Rechnungseingangsstelle soll eingerichtet werden Problem : Postlaufzeiten Vorteil bei dem elektronischen Verfahren kürzere Wege und Bearbeitungszeiten. 20. September Folie 10

11 Elektronische Belegbearbeitung (Einkauf) Kreditorenrechnung Früher Scan? Nein Ja Scan und Übergabe an den elektronischen Workflow Zuordnung zum Fachbereich im zentralen Posteingang Manuelles Verfahren 20. September Folie 11

12 Kontierung E-Workflow zum FB Vorkontierung in Erfassungsmaske E-Workflow zur Buchhaltung Übernahme der Vorkontierungsdaten per XML nach Newsystem 20. September Folie 12

13 E-Signatur Vervollständigung und Freigabe in Newsystem E-Signatur? Ja Direktarchivierung des Freigabejournals e Nein Druck Freigabejournal Freigabe mit Signaturgerät durch Freigabeberechtigten 20. September Folie 13

14 Prüfung Freigabejournal E-Workflow RPA Ja RPA? Nein E-Workflow zur Kasse Prüfung des Freigabejournals E-Workflow zur Buchhaltung Nein Ja OK? 20. September Folie 14

15 Zahlungsabwicklung Freigabe mit Signaturgerät durch Buchungsberechtigten Buchung Zahlbarmachung 20. September Folie 15

16 Erste Umsetzungsschritte Umsetzung sukzessive Schritt für Schritt, auch wegen der einschneidenden Änderungen in den Geschäfts- bzw. Prozessabläufen Daher Start mit 3 Fachbereichen als Pilotanwendern Geplante Neuorganisation des Anordnungswesen, Begrenzung auf einige wenige Berechtigte im Fachbereich Lizenzkosten minimieren Zur Steuerung des Posteingangs spezielles Postfach durch Deutsche Post AG 20. September Folie 16

17 Offene Fragestellungen Anbindung der Außenstellen hinsichtlich des Rechnungseingangs (Schulen, Kindertagesstätten, aber auch komplette Fachdienste) Behandlung der Rechnungen bei hohem Änderungsbedarf (Kultur) Behandlung von umfangreichen Rechnungen (Baurechnungen) Einrichtung und Funktionalität der elektronischen Signatur für Anordnung und Feststellung (Negativbeispiel Landkreis aus Brandenburg) Steuerung Rechnungseingang bei nur 3 Pilotanwendern 20. September Folie 17

18 Softwareunternehmen Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbh, Hannover System: OS.5 ECM (ehem. Optimal_AS) OS ist Fachanbieter für öffentliche Verwaltungen revisionssichere Archivierung Dokumentenmanagement Workflow DOMEA-zertifiziert Referenzen 20. September Folie 18

19 2001: digitale Archivierung der Kassenunterlagen (Anordnungen, zahlungsbegründende Unterlagen), der Bankbelege, der Sachbücher und der Jahresrechnung etc. Kassenunterlagen werden am Ende der Bearbeitungskette gescannt und archiviert 2005: Elektronische Bearbeitung der Prozessabläufe im Anordnungswesen (Annahme- und Ausgabeanordnungen) in zwei Fachbereichen Dabei werden AO im HKR-Verfahren Infoma erstellt und nach OS.5/ECM übergeben. Es können Rechnungen durch Scannung den Anordnungen hinzugefügt werden. Weiterleitung der digitalen Dokumente im integrierten Workflow mit automatischer Initiierung der nächsten Arbeitsschritte Mittels der elektronischen Signatur (Eingabe individueller persönlicher Zahlencode) werden Feststellung und Anordnung vollzogen 20. September Folie 19

20 System von OS im Einsatz daher Entscheidung für Erweiterung zusätzliches Softwaremodul individuelle Lösungen werden angestrebt Besonderheiten und Probleme sollen berücksichtigt werden 20. September Folie 20

21 Kosten / Nutzen Über Geld spricht man generell nicht! Der finanzielle Aufwand für die Installation ist überschaubar. Kosten für das weitere Softwaremodul und für den ersten Installations- und Schulungsaufwand liegen unter Wirtschaftlicher Nutzen: Schnellere, schlankere Prozessabläufe Effizientere Bearbeitung Vermeidung von Post-/Botengängen Raum- und platzsparende Archivierung Geringere Kosten für Speichermedien DinA4 Papier 10,00 / 1 MB 30 GB-Worm 0,002 / 1 MB 20. September Folie 21

22 Zusammenfassung / Ausblick (1) Einführung des NKR (Doppik) verursachte Handlungszwang - Bilanz Elektronische Erfassung und Bearbeitung der Rechnungen im Laufe des Jahres 2008 Neuorganisation der Geschäftsabläufe, kürzere Postlauf- und Bearbeitungszeiten trotz Einführung der teilzentralen Dezernatsbuchhaltungen Überarbeitung des Anordnungswesens, Begrenzung des Kreises der Feststellungs- und Anordnungsberechtigten Komplette, umfassende Protokollierung der Bearbeitung der Rechnungen 20. September Folie 22

23 Zusammenfassung / Ausblick (2) Verkürzung von Suchzeiten, verbesserte Auskunftsbereitschaft gegenüber dem Bürger Platzsparende elektronische rechtssichere Archivierung Elektronische Rechnungsbearbeitung vom Posteingang bis zur Archivierung Teilbaustein im großen Themenfeld E-Government in der öffentlichen Verwaltung 20. September Folie 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 20. September Folie 24