Teilprojektmanagersitzung. Projekt Geschäftsprozessoptimierung (GPO)

Transkript

1 Teilprojektmanagersitzung Projekt Geschäftsprozessoptimierung (GPO)

2 Prozessmodell für GB2/GB3/SIP, 2

3 Schwachstellenanalyse unverstandene Regel; 35 Überlastung; 9 sonstiges; 11 Schattenbuchhaltung; 15 Ablauf; 7 Aufgabenzuordnung, Verantwortung; 54 Ausstattung; 4 EDV; 39 SAP; 61 Rechtssicherheit; 14 Medienbruch; 9 lange Bearbeitungszeit / Termineinhaltung; 31 Information/Daten; 82 Formulare; 11 hoher Zeitdruck; 12 Workshops zu den Prozessen und Schwachstellen mit Mitarbeitern, Abteilungsleitern und Vertretern der Institute Workshopinhalte: Analyse der Ursachen für die Schwachstellen Entwicklung von Maßnahmen und Soll-Prozessen 3

4 Aktueller Stand und weitere Schritte Restliche Freigabe von Ist- bzw. Soll-Prozessen Optimierungs-Maßnahmen liegen als Vorschläge vor Prüfung und Abstimmung des Maßnahmenplans (HVP, Prozessverantwortliche PV) Vorlage des Maßnahmenplans (LA) Entscheidung über Maßnahmenpakete (HVP, GBL, AL ggf. Präsidium) Festlegung von Terminen (Präsidium, HVP, GBL, AL) Erteilung von Aufträgen zur Umsetzung Umsetzung der Maßnahmen Anfang Juli

5 Ergebnisse aus Prozesssicht Definition Handlungsbedarf Aus den analysierten Prozessen ergeben sich unterschiedliche Handlungsbedarfe zur Optimierung. Der Handlungsbedarf bezieht sich nicht zwangsläufig auf den Prozess (sondern z. B. auf vorgelagerte Prozesse, technische Ausstattung oder grundsätzliche, prozessunabhängige Schwachstellen der TU Braunschweig). Großer Handlungsbedarf bedeutet also nicht, dass in dem Prozess durch die verantwortlichen Abteilungen schlechte Arbeit geleistet wird. 5

6 Ergebnisse aus Prozesssicht Handlungsbedarf aus Prozessen Aus den 83 aufgenommene Prozessen (Haupt- und Teilprozesse) ergeben sich folgende Handlungsbedarfe: Rechtssicherheit verbessern Leistungsfähigkeit, Abläufe beschleunigen Bindung von Kapazitäten durch Blindleistung vermeiden Häufige Ursachen sind ein gestörter Informationsfluss, unklare Schnittstellen oder Verantwortungen oder nicht sinnvolle Zuordnung von Aufgaben Deutliche Optimierungspotenziale erkennbar, aber kein akuter Handlungsbedarf 42 Nur geringe Optimierungspotenziale erkennbar Großer Handlungsbedarf Mittlerer Handlungsbedarf Geringer Handlungsbedarf 6

7 Ergebnisse aus Prozesssicht Großer Handlungsbedarf 26 Großer Handlungsbedarf Bearbeitung Ausgangsrechnungen Bearbeitung Eingangsrechnungen Anlagenbuchhaltung Buchführung Kasse Innenaufträge Verwaltung von Drittmitteln aus Aufträgen der öffentlichen Hand Spendenbescheinigungen Beschaffung (mehrere Teilprozesse) Bearbeitung vom Umwidmungsanträgen Masterplan Planung von Baumaßnahmen (mehrere Teilprozesse) Durchführung von Baumaßnahmen (mehrere Teilprozesse) Bearbeitung von Raumanträgen Schließdienste für andere Abteilungen Schlüsselausgabe Bearbeitung von Telefonrechnungen 7

8 Ergebnisse aus prozessunabhängiger Sicht Workshops & Arbeitsgruppen 1. Personalentwicklung 2. EDV Ausstattung der Verwaltung 3. Prozessorientiertes Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung 4. Kommunikation und Information 5. Formularwesen 6. Fachaufsicht 7. Corporate Identity 8

9 Maßnahmen Personalentwicklung Laufende Maßnahmen: Begrüßungsbroschüre für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schulungskonzept zur Vermittlung von Verwaltungsabläufen Zukunftswerkstatt strategische Personalentwicklung (1. Schritte: Interviews Abteilungsleiter/-innen, Mitarbeiterbefragung, Workshops) Familiengerechte Hochschule Geplante Maßnahmen: Qualifizierungsgespräch Leitfaden für Kritikgespräch begleitende Schulungen zum Beurteilungssystem => Weitere Maßnahmen gemäß der Bedarfermittlung 9

10 Begrüßungsbroschüre Ziele: Information für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verbesserung der Zusammenarbeit Förderung der Identifikation mit der TU Imagebildung Zielgruppe: Mitarbeiter der zentralen Verwaltung. (Kann als Vorlage für die übrigen Bereiche genutzt werden.) 10

11 Begrüßungsbroschüre 11

12 Befragung zum Thema Personalentwicklung Ziele: Aktive Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die PE- Aktivitäten Erfassung der Bedarfe im Bereich Personalenwicklung Erhalt einer Bewertung des Arbeitsumfelds um eine bedarfsgerechte Personalentwicklung auf zu bauen. als ein erster Schritt hin zu einer strategischen Personalentwicklung. 12

13 Befragung zum Thema Personalentwicklung Inhalt: 1. Soziodemographische Angaben z.b. Alter, Geschlecht, Organisationsbereich 2. Prioritäten in Bezug auf die berufliche Entwicklung z.b. höhere Position, mehr Freizeit, Einfluss auf die Arbeitsaufgabe, abwechslungsreiche Tätigkeit 3. Möglichkeit zur Umsetzung von Leistungsfähigkeit und bereitschaft z.b. Herausforderung durch die Arbeitsaufgaben, Transparenz der Nachfolgeplanung 4. Weiterbildungsmöglichkeiten z.b. Vorhandensein arbeitsnotwendiger Qualifikationen, Qualität des Weiterbildungsangebots 5. Anerkennung der Leistung z.b. Anerkennung durch die Vorgesetzten, Angemessenheit der Gehaltshöhe 6. Beziehung zur bzw. zum Vorgesetzten/Führung z.b. Umgang mit Problemen, Handlungsfreiheit, Kontrollverhalten 13

14 Befragung zum Thema Personalentwicklung Inhalt: 7. Information z.b. über Entwicklungen an der TU BS, Sinn und Zweck der Tätigkeit 8. Zusammenarbeit z.b. mit den Kolleginnen und Kollegen, zwischen den unterschiedlichen Bereichen der TU 9. Arbeitsbedingungen z.b. Einhaltung der Arbeitszeit, Stress, Arbeitsunterbrechungen 10. Arbeitszeit und ort z.b. Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeitkonten, Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten 11. Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben z.b. Belastung durch Pflege von Angehörigen oder Kindern, Rücksichtsnahme auf private Belange 12. Universität z.b. Beurteilung des Ansehens, Einschätzung von Veränderungen 13. Gesamturteil z.b. Arbeitszufriedenheit, weitere Wünsche 14

15 Befragung zum Thema Personalentwicklung Eckdaten: GB1 bis 2 und Stabsstellen im Ressort des Hauptamtlichen Vizepräsidenten und die Mitarbeiter aus Technik und Verwaltung der Fakultät Maschinenbau werden befragt. Versendung Ende der Woche und Rücklauf bis zum (geplant). Versendung per Post mit anonymem Rückumschlag. Ergebnisveröffentlichung spätestens im Juli. Es wird nur mit Durchschnittswerten gearbeitet, die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. 15

16 Zukunftswerkstatt Workshops zur Entwicklung von Grundsätzen zur Führung & Zusammenarbeit 1. Klärung der gegenseitigen Erwartungen und Bedürfnisse. 2. Fokussierung und Sensibilisierung auf das Thema Zusammenarbeit. 3. Schaffung eines verbindlichen Rahmens für Führung und Zusammenarbeit durch das Treffen von Verabredungen. 4. Akzeptanz von und Identifikation mit Personalentwicklungsmaßnahmen. 16

17 Zukunftswerkstatt Exkurs: Teilnehmergruppen Gruppen-Führungskräfte: 1. Führungsebene: HVP, GB-Leiter/-in; Leiter/-in Stabsstellen, AHVP Gruppen-Mitarbeiter: 1. Gruppe: Je eine gewählte Vertretung pro Abteilung. 2. Führungsebene: Abteilungenleiter/-innen 3. Führungsebene: Gruppenleiter/-innen, Gewerkeleiter/- innen 2. Gruppe Vertretung Reinigungskräfte, Hausverwalter, Handwerker, Poststelle 3. Evtl. Bedarfsgruppe 17

18 SAP-Führerschein Ziele: Vermittlung des zur Ausführung der SAP-Anwendungen notwendigen Fachwissens an die dezentralen Nutzer zur Vermeidung von Fehlern zur Reduzierung der Nachfragen zur Verbesserung der Zusammenarbeit 18

19 Ergebnisse aus prozessunabhängiger Sicht EDV Ausstattung der Verwaltung Maßnahmen: Grundsätzliche Klärung der Problematik über den Aufbau des Verwaltungsnetzes Initiierung eins Projektplans über die Migration der MA-PC s und Daten in das Verwaltungsnetz. Ergebnis: Ende der Migration Dezember 2009 Vorstellung des Zwischenergebnisses an die Hochschulleitung Ergebnis: Beauftragung einer externe Dienstleistung Zieltermin: Mitte

20 Ergebnisse aus prozessunabhängiger Sicht Prozessorientiertes Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung Programmausschreibung für den Auf- und Ausbau eines Qualitätsmanagements an Hochschulen von der Heinz Nixdorf Stiftung und des Stifterverbandes für die Deutsche Wissenschaft Gesamtförderung 1,2 Mio Euro für 4 Hochschulen Insgesamt 68 teilnehmende Hochschulen Gewinner: TU Braunschweig, Hochschule Fulda, Universität Mainz, Fachhochschule Münster Förderung bis 2010 je Hochschule mit Euro, davon Verwaltung

21 Von der GPO zum prozessorientierten QM-System Einführung eines QM-Systems TU Braunschweig Organisatorische Verankerung des QM Prozessebene (aus Antrag an den Stifterverband, Prof. Dr. Jürgens) Leitungsprozesse QM-Prozesse Verwaltung QM-Prozesse Lehre und Studium QM-Prozesse Forschung Steuerung/Kommunikation GdP Prozesse in Fakultäten 21

22 Von der GPO zum prozessorientierten QM-System Integration der GPO-Ergebnisse Aufbau eines QM-Systems in der Verwaltung Ggf. Zertifizierungsverfahren Projekt- Definition Q-Politik Q-Ziele Einführungsplanung Einführung Schulungen Informationsveranstaltung Ist-Analyse Prozess-Analyse Schwachstellen- Analyse Soll-Analyse QM-Handbuch Soll/Ist Vergleich Normungsabgleich Maßnahmenplanung & Umsetzung QM-Dokumentationserstellung Dokumentenlenkung Audit Internes Audit Management- Review ISO 9001 GPO GB2, GB3, SIP Ist/Soll-Analyse Maßnahmenplanung Dokumentation 22

23 Ergebnisse aus prozessunabhängiger Sicht Kommunikation und Information Anforderungen aus den Workshops: Überarbeitung von Informationen des Verwaltungsportals bzw. Zusammenlegung Internet/Intranet/Verwaltungsportal in eine Prozessdatenbank Regelmäßige und bedarfsorientierte Gesprächskreise (Institute & Verwaltung, insb. Finanzen) Verbesserte Informationspolitik der Führungsebenen, Einführung von Jours Fixes, zielorientierte Besprechungen, gesprächsorientierte Moderationstechniken (PE) Bildung einer Arbeitsgruppe Verbesserte Informationspolitik der Hochschulleitung (GdP) 23

24 Ergebnisse aus prozessunabhängiger Sicht Formularwesen Anforderungen: Verbesserung des Formularwesens Zentrales Formularwesen Elektronische Ausfüllbarkeit Elektronische Signatur Maßnahmen: Entwicklung eines Musterprozesses Abstimmung mit der Formularservicestelle des Informatikzentrums Niedersachsen (IZN) und der Rechtsabteilung der TU Braunschweig Zwischenergebnis: Änderungen von Landesformularen ist möglich IZN stellt Formularserver und Unterstützung bei der Entwicklung elektronischer Formulare zur Verfügung Klärung der Entscheidung Workflow IZN oder Prozessdatenbank Arbeitsgruppe 24

25 Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung. Projektleiter: Martin Mahnkopf Assistent HVP Tel.: