anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren

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1 Status nach Steuervereinfachungsgesetz 2011 Handwerkskammer Lübeck 18. Juni 2013 Referenten: Wolfgang Bröker, Steuerberater, Vorstandsmitglied des Steuerberaterverbandes Schleswig-Holstein e.v. Uwe Bürst, DATEV eg, Niederlassung Hannover Themen des Vortrags im Überblick 1. Vorstellung des Unternehmens DATEV 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) 4. Prozesskosten der Rechnungserstellung 5. Praxisbeispiel erechnung 2 1

2 Vorstellung des Unternehmens DATEV DATEV Die Genossenschaft DATEV eg Hauptsitz: Nürnberg Gründung: 1966 ca. 6 Tsd Mitarbeiter 3 Vorstellung des Unternehmens DATEV Auftrag und Unterstützung Mitglieder: Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Unser Auftrag: Gesellschaften der Berufsangehörigen Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit unserer Mitglieder Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder Mitglied Unternehmen Grundsatz: DATEV spricht Unternehmen von sich aus nicht direkt an es sei denn, der Steuerberater gibt sein Einverständnis. 4 2

3 Vorstellung des Unternehmens DATEV DATEV in Zahlen DATEV bedeutet über 11 Mio. Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software abgewickelt die Finanzbuchführung von 2,5 Mio. Unternehmen wird über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software erstellt rund Teilnehmer besuchen die DATEV-Seminare das DATEV-Rechenzentrum tauscht Informationen zwischen Unternehmen und deren Steuerberatern und rund 200 Institutionen aus z.b. Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträgern,Krankenkassen, Banken, Berufsgenossenschaften oder statistische Ämter rund Mitarbeiter wickeln rund 2,4 Mio. Servicekontakte ab 5 Vorstellung des Unternehmens DATEV Partnerschaft von Unternehmen, Steuerberatern und DATEV Unternehmer Steuerberater DATEV unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten mit passenden Softwarelösungen und Services. 6 3

4 Themen des Vortrags im Überblick 1. Vorstellung des Unternehmens DATEV 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) 4. Prozesskosten der Rechnungserstellung 5. Praxisbeispiel erechnung 7 Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel 8 4

5 Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? Digitalisierung der Geschäftsprozesse elektronischer Rechnungsverkehr GDPdU elektronische Betriebsprüfung ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz 9 Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? Der Druck steigt elektronische Rechnungen/ elektronisch signierte Dokumente Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne Telekommunikationsanbieter für Kunden und Lieferanten! 10 5

6 Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 11 Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? Entwicklung der Informationsmenge insbesondere bei Volumen elektronische Dokumente Papier exponentiell steigende Informationsflut von elektronischen Dokumenten Quelle: alpin 12 6

7 Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger 13 Themen des Vortrags im Überblick 1. Vorstellung des Unternehmens DATEV 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) 4. Prozesskosten der Rechnungserstellung 5. Praxisbeispiel erechnung 14 7

8 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Grundlagen Für jede Rechnung - Papier und digital - gilt Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten Während Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung s.a. BMF-Schreiben vom : IV D 2 - S 7287-a/09/10004 : Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h. verwendet der Unternehmer keine QES (qualifizierte Elektronische Signatur) oder EDI-Verfahren (elektronischen Datenaustausch), so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung 16 8

9 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden! 17 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. 18 9

10 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Lieferschein Ist der Zahlungsanspruch korrekt? erechnung Als Prüfpfade eignen sich u.a.: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot Auftragsbestätigung 19 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG Vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit 20 10

11 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z.b. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o.ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. 21 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Dokumentationspflicht Nicht erforderlich Aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast 22 11

12 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. 23 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen 10 Jahre empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre Buchungsbelege 10 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 6 Jahre Generell gilt: Die Zehnjahrespflicht beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung 24 12

13 Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) Fazit Ausgestaltung des dritten Wegs (z. B. entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen) wurde durch das BMF klarstellend konkretisiert Notwendigkeit der Archivierung bleibt bestehen (GoBS und GDPdU) Vorsteuerabzug ist nicht an die Anforderungen der Aufbewahrungsvorschriften gebunden Verletzung der Aufbewahrungspflichten ist eine Ordnungswidrigkeit ( 26a Abs.1 Nr.2 UStG) Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung, etc.) trägt der Rechnungsempfänger DATEV: Archivierung, z. B. in DATEV Belegverwaltung online, ist gesetzeskonform und komfortabel qualifizierte elektronische Signatur ist für den Rechnungsempfänger (rechts-)sicher Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchführung (Steuerkanzlei)? 25 Themen des Vortrags im Überblick 1. Vorstellung des Unternehmens DATEV 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) 4. Prozesskosten der Rechnungserstellung 5. Praxisbeispiel erechnung 26 13

14 Prozesskosten der Rechnungserstellung (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 Elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,20 * Einsparung pro Rechnung 6,90 = 62% Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld Quelle: Billentis 27 Prozesskosten der Rechnungserstellung (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 Elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,00 * Einsparung pro Rechnung 11,60 = 66% Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld Quelle: Billentis 28 14

15 Prozesskosten der Rechnungserstellung Standard bei KMUs heute: Informationsverlust durch Medienbruch Informationsgehalt Warenwirtschaftliche Verarbeitung Buchhaltung und Zahlungsverkehr Schreiben der Rechnung Versand der Rechnung Transport der Rechnung Empfang der Rechnung Voll elektronische Prozesse (EDIFACT, VeR Roaming, DATEV XML Schnittstelle) Verarbeiten der Rechnung Aufwand für manuelle Indizierung; ggf. unterstützt durch OCR Auch für Ausgangsrechnungen des Unternehmens relevant, die beim Steuerberater gebucht werden!!! Papierrechnung Rechnungsausgang Organisationsgrenzen Rechnungseingang (Quelle: in Anlehnung an 1stBusiness Post) 29 Themen des Vortrags im Überblick 1. Vorstellung des Unternehmens DATEV 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen elektronische Rechnung (erechnungen) 4. Prozesskosten der Rechnungserstellung 5. Praxisbeispiel erechnung 30 15

16 Praxisbeispiel erechnung Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder? 31 Praxisbeispiel erechnung Austausch digital ohne Zeitverzug Unternehmen DATEV Kanzlei Belege senden DATEV Belegverwaltung online (Buchungsvorschlag) Buchführung Rechnungserkennung Buchung Belegtransfer Geschäftspartner Sachkonto Programmverbindung (Buchungsinfo) 32 16

17 Praxisbeispiel erechnung Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg 33 Praxisbeispiel erechnung Zahlungsverkehr mit erechnung Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich. Rechnungsbetrag: 700,

18 Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? 35 Kontakt Uwe Bürst DATEV eg Niederlassung Hannover Vahrenwalder Straße Hannover Telefon: Fax: Internet: Wolfgang Bröker, Steuerberater Wolfgang Bröker & Partner StBG mbh Bahnhofstraße 5a Postfach Bargteheide Telefon: Fax: Internet:

19 37 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) 38 19

20 Wie verfahren bei elektronischen Rechnungen? Eingangsbearbeitung Inhaltliche Prüfung Formelle Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Was und Warum Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungs-verpflichtung begründet. Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und rechnerisch richtig ist Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und mindestens 10 Jahre lesbar sein. Durch die Zahlung wird abschließend dokumentiert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat. Tipps & Tricks Richten Sie eine spezielle E- Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein. Schauen sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF- Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Kennzeichnen Sie die Rechnung als Eingegangen, z.b. in dem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben. Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein. Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen. Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden. Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in ihrem Unternehmen verfahren werden soll. Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schon mal geschickt wurde (doppelte Rechnung). Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (siehe andere Seite). Prüfen Sie dabei insbesondere, dass die Bezeichnung ihres Unternehmens korrekt ist ein Liefer- oder Leistungsdatum angegeben wurde. Prüfen Sie, ob der Rechnungsgesamtbetrag richtig berechnet wurde. Kennzeichnen Sie die Rechnung als Geprüft, z.b. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an ihre Steuerkanzlei oder Buchhaltung. Bringen Sie die Kontierung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann. Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige Systematik z.b. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert). Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in 10 Jahren noch lesbar sind. Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto. Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden. Vermeiden Sie Barzahlungen oder fordern Sie eine Quittung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können. Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z.b. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben. Kennzeichnen Sie die Rechnung als Bezahlt, z.b. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Verfahrensdokumentation 39 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro 40 20

21 Anlage Rechnungsformular 1 41 Anlage Rechnungsformular

22 Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG Beispiel Mehrwertsteuer ist der Oberbegriff: Umsatzsteuer./. Vorsteuer = Zahllast Händler kauft für 119 Euro einen CD-Spieler ein. Händler verkauft für 238 das Gerät. Zahllast an das Finanzamt: Vorsteuer: 19 Euro Umsatzsteuer: 38 Euro Zahllast: 19 Euro Der Kleinunternehmer kann keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen