Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren

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1 Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig Status nach Steuervereinfachungsgesetz 2011 Handwerkskammer Osnabrück Emsland Industrie- und Handelskammer Osnabrück Emsland - Grafschaft Bentheim 7. November 2012 Referenten: Ulrike Arndt, Steuerberaterin, Oldenburg, Steuerberaterkammer Niedersachsen Uwe Bürst, DATEV eg, Niederlassung Hannover

2 Vorstellung des Unternehmens DATEV Auftrag und Unterstützung Mitglieder Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen Unser Auftrag: Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit unserer Mitglieder Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder Mitglied Unternehmen Grundsatz: DATEV spricht Unternehmen von sich aus nicht direkt an es sei denn, der Steuerberater gibt sein Einverständnis. 2

3 Vorstellung des Unternehmens DATEV Partnerschaft von Unternehmen, Steuerberatern und DATEV eine starke Allianz Reibungslose Abläufe durch Systeme, die zueinander passen. der steuerlicher Berater kennt die Software und steht beratend zur Seite. DATEV bietet umfassende Dienstleistungen, die erstklassigen Service, Schulungen und Consulting mit einschließen. Aktualität durch laufende Software-Updates ist das Unternehmen bei gesetzlichen Änderungen immer auf dem neuesten Stand. Steuerberater Unternehmer DATEV unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten mit passenden Softwarelösungen und Services. 3

4 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiel Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 4

5 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) 5

6 3. Grundbegriffe der Rechnung Welche Rechnungsangaben sind Pflicht? 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers 4. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 5. eine einmalig vom Unternehmer vergebene Rechnungsnummer 6. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen: Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. 8. nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts 9. der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen 10. der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen 11. Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen 12. Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach 14b Abs. 1 S. 5 UStG erfolgen: Die Rechnung ist 2 Jahre lang aufzubewahren Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig 6

7 3. Grundbegriffe der Rechnung zusätzliche Angaben in Sonderfällen 13. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmer und des Leistungsempfängers in Fällen des 14a Abs. 1 (sonstige Leistung), Abs. 3 (innergemeinschaftliche Lieferung) und Abs. 7 UStG (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) 14. Hinweis auf Steuerbefreiung mit Bezeichnung des Grundes in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, Krankentransport 15. Angabe der Merkmale in 1b Abs. 2 und 3 UStG bei innergemeinschaftlicher Lieferung neuer Fahrzeuge (motorbetriebene Fahrzeuge, Wasserfahrzeuge, Luftfahrzeuge) 16. Im Fall einer Reiseleistung ( 25 UStG) und der Differenzbesteuerung ( 25a UStG) einen Hinweis auf die Sonderregelung 17. Bei Abschlagsrechnungen muss auf der Schlussrechnung vermerkt sein, wann welcher Abschlag vereinnahmt worden ist Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig 7

8 4. Vereinfachte Abrechnung Kleinbetragsrechnungen (Entgelt zzgl. Steuer 150,00 Euro) 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 3. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 4. Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen. Im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. 5. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer Summe auszuweisen Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig 8

9 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel 9

10 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! elektronischer Rechnungsverkehr GDPdU ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz 10

11 Der Druck steigt elektronische Rechnungen/ elektronisch signierte Dokumente Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne Telekommunikationsanbieter für Kunden und Lieferanten! 11

12 Verbreitung von erechnungen in Deutschland 50% 45% 40% Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) 43 % + 21 % 35% 30% 25% 20% 15% 10% 8 % 22 % aktuell häufig Beibehaltung der Papierrechnung Unsicherheit bei Umgang mit erechnungen 5% 0% Quellen: tns gallup/itella 2008; Uni Hannover, Studie erechnung

13 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 13

14 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro 14

15 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder? 15

16 DATEV Bankkonto online der Prozess Unternehmen Steuerkanzlei prüft die Verknüpfung setzt Status Belegbild Notiz Kontrollstatus DATEV-Rechenzentrum Kontoauszug und Beleg werden verbunden Bank 16

17 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg 17

18 Zahlungsverkehr mit erechnung Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich. Rechnungsbetrag: 700,00 18

19 Kassenbuch (online) Erfassung vom Belegbild (z.b. erechnung) 19

20 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 20

21 erechnung - was galt bisher? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Qualifizierte elektronische Signatur Elektronischer Datenaustausch (EDI) Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung 21

22 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss è Thema: -Archivierung 22

23 Neue geplante (!) Aufbewahrungsfristen ab 2013/2015 Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 8/7 Jahre??? 6 Jahre 8/7 Jahre??? 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss è Thema: -Archivierung 23

24 Entwicklung der Informationsmenge insbesondere bei Volumen elektronische Dokumente Papier exponentiell steigende Informationsflut von elektronischen Dokumenten Quelle: alpin 24

25 erechnung - Rechnungsstellung künftig Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger 25

26 erechnung - Steuervereinfachungsgesetz 2011 Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung 26

27 erechnung - Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 27

28 erechnung - innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden! bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 28

29 erechnung - Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind! Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 29

30 erechnung - Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Lieferschein erechnung Auftragsbestätigung Als Prüfpfade eignen sich u.a.: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot 30

31 erechnung - Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG Vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 31

32 erechnung - Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z.b. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o.ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 32

33 erechnung - Dokumentationspflicht Nicht erforderlich Aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 33

34 erechnung - Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit 34

35 Fazit: Elektronischer Rechnungsverkehr nach Änderung UStG 14 Ausgestaltung des dritten Wegs (z.b. entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen) wurde durch das BMF klarstellend konkretisiert Notwendigkeit der Archivierung bleibt bestehen! (GoBS und GDPdU) Vorsteuerabzug ist nicht gebunden an die Anforderungen der Aufbewahrungsvorschriften Verletzung der Aufbewahrungspflichten ist Ordnungswidrigkeit ( 26a Abs.1 Nr.2 UStG) Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der Rechnungsempfänger) DATEV: Archivierung, z.b. in DATEV Belegverwaltung online, ist gesetzeskonform und komfortabel qualifizierte elektronische Signatur ist für den Rechnungsempfänger (rechts-)sicher Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)? 35

36 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung à BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung 36

37 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf - Auftragsbestätigungen - Auftragsbestätigungen Direkt aus den Daten des Angebots die Auftragsbestätigung und/oder den Lieferschein erstellen. 37

38 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben à BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Einfaches Weiterführen in den Folgebeleg 38

39 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden à BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen IDEAL: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung. 39

40 Rechnung: statt ausdrucken direkt per versenden 40

41 Rechnungsempfang per (Eingangsrechnung) 41

42 DATEV erechnung Konfiguration Programm Belegtransfer 42

43 Belegtransfer mit Scan-Funktion 43

44 Sicht des Steuerberaters beim Buchen der erechnung Alle Voraussetzungen erfüllt, Vorsteuer kann ohne Risiko gebucht werden: ü SignaturprüfungAnsicht der ü Prüfprotokoll Signaturprüfung (positiv/negativ) ü Archivierung 44

45 Buchführung in der Kanzlei Rechtssicherheit bei erechnung Alle Voraussetzungen sind erfüllt: Rechnungsprüfung Signaturprüfung Archivierung ü ü ü 45

46 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen 46

47 Was geschieht im Unternehmen? Zeitachse Prozess im Unternehmen Ablage im Unternehmen für die Steuerberatungskanzlei noch zu bezahlen bereits bezahlt Typische Problemstellung beim Austausch der Belege: Die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr benötigt. 47

48 Aller Anfang ist der Belegaustausch digital ohne Zeitverzug Unternehmen DATEV Kanzlei Belege senden DATEV Belegverwaltung online (Buchungsvorschlag) Buchführung Rechnungserkennung Buchung Belegtransfer Geschäftspartner Sachkonto Programmverbindung (Buchungsinfo) 48

49 DATEV Unternehmen online 49

50 DATEV Belegverwaltung online Belegübersicht 50

51 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU) 51

52 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? 52

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