Die Umstellung auf den SEPA- Zahlungsverkehr Informationsveranstaltung für Steuerberater

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1 Bremen, 15. Oktober 2013 Die Umstellung auf den SEPA- Zahlungsverkehr Informationsveranstaltung für Steuerberater

2 Unsere heutigen Themen SEPA was ist das eigentlich? Grundbegriffe IBAN und BIC Das neue SEPA-Datenformat SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Überblick Ablauf Fristen Das SEPA-Lastschriftmandat mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz SEPA und Ihr Unternehmen Checkliste für die Vorbereitung Betroffene Unternehmensbereiche Unterstützung durch die Sparkasse Bremen Ihre Fragen

3 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Definition Einheitlicher Euro- Zahlungsverkehrsraum Inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro werden nach gleichen Regeln behandelt Ziele Ermöglichen des grenzenlosen Bezahlens in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards Bargeldlose Zahlungen sollen in 33 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie die heutigen Inlandszahlungen Partner Ihre Sparkasse Bremen unterstützt Sie als Kunden bei der Umsetzung der SEPA und bietet Ihnen neue, zukunftsorientierte SEPA-Produkte an

4 Teilnehmerländer Single Euro Payments Area! SEPA-Teilnehmerländer Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Kroatien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern 17 -Länder: Verpflichtung zur Erreichbarkeit für SEPA-Überweisungen und SEPA-Basis-Lastschriften seit

5 SEPA wird Wirklichkeit Einheitliche Basisverfahren im EU-Zahlungsverkehr Europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis Einheitlicher Rechtsrahmen für EU-Zahlverfahren 1. Schritt 2. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) am eingeführt SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) am in der Sparkassen-Finanzgruppe eingeführt 3. Schritt Nationale Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt Verlängerte Übergangsfrist für das ELV elektronisches Lastschriftverfahren des Handels (Bezahlen mit Karte und Unterschrift) bis Umstellungszeitpunkt beachten

7 IBAN und BIC IBAN International Bank Account Number / Internationale Bankkontonummer Beispiel Länderkennzeichen 2-stellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer des Kunden (10- stellig aufgefüllt mit Nullen) Beispiel DE Landesabhängig zwischen 14 und max. 34 Stellen lang Angabe IBAN bei inländischen Zahlungen ab ausreichend (bei grenzüberschreitenden ab ) BIC Business Identifier Code / Internationale Bankleitzahl Kundendaten konvertieren IBAN und BIC in Kundenstammdaten erfassen Name Kreditinstitut / Girozentrale Länderkennzeichen Ort (Sitz des Kreditinstituts) Nummer der Filiale oder des angeschlossenes Kreditinstituts Beispiel Beispiel SBRE DE 22 XXX! Neben der IBAN das zweite Identifikationsmerkmal bei SEPA-Zahlungen; besteht aus 8 oder 11 Stellen IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und zukünftig auch auf neuen SparkassenCards zu finden

9 Das neue SEPA-Datenformat Ist der Datensatz für die SEPA-Lastschrift und die SEPA-Überweisung XML als Syntax (ISO-Standard 20022) Finanzbuchhaltungssoftware umstellen Ggf. Anbieter der Bankingsoftwarebzw. das Service-Rechenzentrum kontaktieren Festlegung von erlaubten Sonderzeichen, Pflichtfeldern, Datenfeldlängen usw. Ab dürfen Zahlungen ausschließlich in diesem Datenformat eingereicht und verarbeitet werden Marktgängige Electronic Banking-Produkte unterstützen bereits die SEPA-Zahlungen (z.b. SFirm 2.5) bzw. werden derzeit fit gemacht

11 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick IBAN und ggf. BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Auftragswährung ist immer Euro Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen ausschließliche Nutzung von IBAN und ggf. BIC ab neues Datenformat nutzen Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages (beleghaft ggf. + 1 weiterer Tag) Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS bei belegloser Einreichung Abschaffung beleghafter Sammelüberweisungen

13 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Die SEPA-Lastschriftverfahren im Überblick (I) Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro. Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren kann zum Einzug bei Firmen, Selbständigen und Verbrauchern genutzt werden, das SEPA- Firmen-Lastschriftverfahren darf nicht für den Einzug bei Verbrauchern genutzt werden. Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Das Lastschriftmandat ist eine Ermächtigung für den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen und eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, Lastschriften einzulösen. Ein exaktes Fälligkeitsdatum zur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Festgelegte Vorlagefristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden.

14 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Die SEPA-Lastschriftverfahren im Überblick (II) Basis Basis Vor einem geplanten Einzug ist eine schriftliche Vorabinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich (z. B. durch einen Vertrag oder eine Rechnung) mit Angaben zu Fälligkeitstag, Betrag, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz. Die Einreichung erfolgt ausschließlich beleglos. Das XML-basierte SEPA-Datenformat wird genutzt (statt DTAUS-Format). Der Einreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung (nicht bei SEPA-Firmen- Lastschrift). Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA- Lastschriftmandat, beträgt der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung (nicht bei SEPA-Firmen- Lastschrift).

16 Europaweit bezahlen mit dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Steuerbüro Zahlungsempfänger (ZE) 1 Unterschriebenes Mandat 2 Vorabinformation (z.b. D-14) Zahlungspflichtiger (ZP) 0 Inkassovereinbarung 7 0 Kundenbedingungen Lastschrift Gutschrift an einer bundeseinheitlichen Verkürzung wird 3 Initiierung gearbeitet Inkrafttreten Lastschrift im November 2013 (D-14 bis D-6* bzw. D-3*) [ab Nov.: bis D-2*] 6 D Kontobelastung Zahlungspflichtiger 1. Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 4 Vorlage D-5 bzw. D-2 bei Zahlstelle [ab Nov.: D-1] 5 Zahlungsverrechnung (D) Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift * = Einreichungsfristen Sparkasse Bremen Inkassovereinbarung abschließen Mandate einholen Rechtzeitige Vorabinformation Rechtzeitige Einreichung der Lastschriften

17 Frühe Finalität bei Lastschriftzahlungen: Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Steuerbüro Zahlungsempfänger (ZE) 1 Unterschriebenes Mandat 2 Vorabinformation (z.b. D-14) Zahlungspflichtiger (ZP) 0 Inkassovereinbarung 8 Gutschrift 4 Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-2*) 3 0 Kundenbedingungen Bestätigung Mandat 7 D Kontobelastung Zahlungspflichtiger 1. Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift * = Einreichungsfristen Sparkasse Bremen! Angebot von SEPA-Firmen-Lastschriften nicht verpflichtend für Kreditinstitute 5 Vorlage D-1 bei Zahlstelle 6 Zahlungsverrechnung (D) Analog Basis-Lastschrift Kürzere Fristen beachten Bestätigung Mandat als Zahlungspflichtiger Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP)

19 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Basis-Lastschrift) Informations- und Vorlagefristen Zu beachten vom Einreicher D-6 Arbeitstage (TARGET) [ab Nov.: D-2] Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriften bei Sparkasse Bremen als 1. Inkassostelle D-14 Kalendertage Versand Vorabinformation (Pre-Notification) durch den Zahlungsempfänger an den Zahlungspflichtigen (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) TARGET-Arbeitstage: Montag bis Freitag außer Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Maifeiertag, Weihnachtstag D-3 Arbeitstage (TARGET) [ab Nov.: D-2] Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei Sparkasse Bremen als 1. Inkassostelle Fristen für Vorabinformation und Einreichung bzw. Rückgabe einhalten auf Rücklastschriften einstellen D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbankenverrechnungsdatum Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D+8 Wochen Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen D+5 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle D+13 Monate Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei denen kein gültiges Mandat vorlag

20 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Firmen-Lastschrift) Informations- und Vorlagefristen Zu beachten vom Einreicher D-2 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagezeitpunkt von Firmen- Lastschriften bei Sparkasse Bremen als 1. Inkassostelle Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-14 Kalendertage Versand Vorabinformation (Pre-Notification) durch den Zahlungsempfänger an den Zahlungspflichtigen (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) Fristen für Vorabinformation und Einreichung einhalten auf Rücklastschriften durch Zahlstelle einstellen D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbankenverrechnungsdatum D+2 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle

22 Das SEPA-Lastschriftmandat Name und Adresse ZE Gläubiger-ID Ermächtigung zum Einzug einmalig oder wiederkehrend Mandatsreferenz Weisung an Kreditinstitut Info zu Rückgaberechten Name [ggf. Adresse] ZP IBAN [ggf. BIC] des ZP Unterschrift Datum

23 Die Gläubiger-Identifikationsnummer (engl. Creditor Identifier) Dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung Kann in Deutschland ausschließlich im Internet bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: Ist in Deutschland 18 Stellen lang und setzt sich wie folgt zusammen: DE 02 ZZZ ISO-Ländercode Geschäftsbereichskennung (frei wählbar, Vorbelegung ZZZ) Prüfziffer Nationales Identifikationsmerkmal Quelle: Deutsche Bundesbank Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen In Vorabinformation integrieren Bei Lastschriftziehung in Datensätzen mitliefern

24 Die Mandatsreferenz Dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats Wird vom Lastschrifteinreicher individuell vergeben für jedes SEPA-Mandat Länge und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (max. 35 Zeichen); verwendbar sind: 0-9 A-Z a-z :?,-()+./ Sinnvoll ist z.b. die Verwendung der Kunden- oder Vertragsnummer Aufbau Mandatsreferenz festlegen (Tip: Kundennummer verwenden) In Kundenstammdaten einpflegen In Vorabinformation integrieren Bei Lastschriftziehung in Datensätzen mitliefern

25 Das SEPA-Lastschriftmandat Grundsätzlich Geltung unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen Verfall, wenn binnen 36 Monaten seit letztem Einzug keine Folgelastschrift vom Zahlungsempfänger eingereicht wird Jederzeitige Widerrufsmöglichkeit des Mandats durch den Zahlungspflichtigen gegenüber der Zahlstelle (Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen) bis zum Ende des Geschäftstages vor der Fälligkeit einer vorlegten Lastschrift Verbleib beim Zahlungsempfänger und Aufbewahrung bis 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug Mandatsverwaltung organisieren Mandate einholen 36 Monats-Frist überwachen (Gültigkeit) 14 Monats-Frist überwachen (Aufbewahrungsfrist) Änderungen mitteilen Änderungen erfassen Möglichkeit der Anforderung auf Vorlage durch die Sparkasse Besonderheit SEPA-Firmen-Lastschriftmandat: Erklärung hinsichtlich des Verzichts auf den Erstattungsanspruch des Kunden Grundsätzlich sind Änderungen von Mandatsdaten ohne Vereinbarung und Unterzeichnung eines neuen Mandats möglich; Änderungen müssen jedoch mitgeteilt und bei Änderungen von Seiten des Zahlungsempfängers im Datensatz vermerkt werden; Ausnahme: Person des Zahlungspflichtigen oder des Zahlungsempfängers ändert sich, dann ist Neuausstellung nötig

26 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Mit der Änderung der Bedingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandat gelegt. Zur Weiternutzung von bestehenden Einzugsermächtigungen muss der Lastschrifteinreicher eine Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften mit seinem Kreditinstitut abschließen. Inkassovereinbarung für SEPA-Basis-Lastschrift Mandatsreferenz vergeben Kunden vor Umstellung informieren Einsatz Kombi-Mandat prüfen! eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat vergeben und in die Kundenstammdaten einpflegen. den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren. Tipp für die Übergangszeit (z.b. bei Abschluss neuer Verträge): das Kombimandat Das Kombimandat verbindet die deutsche Einzugsermächtigung und das SEPA- Lastschriftmandat für die SEPA-Basis-Lastschrift. Es erlaubt einen unbürokratischen Wechsel. Der Umstellungszeitpunkt muss auch bei diesem Vorgehen mitgeteilt werden.

27 Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss Inkassovereinbarung für SEPA-Firmen- Lastschrift Neue Mandate einholen Als Zahlungspflichtiger Bestätigung ggü. Sparkasse vornehmen der Zahlungsempfänger eine Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Firmen-Lastschriften mit seinem Kreditinstitut abschließen. der Zahlungsempfänger ein neues SEPA-Firmen-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen einholen. der Zahlungspflichtige die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandats vor dem ersten Einzug bei seinem Institut bestätigen.

29 ausschließliche Nutzung von IBAN und ggf. BIC ab neues Datenformat nutzen Umstellungszeitpunkt beachten Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen Bei Lastschriftziehung in Datensätzen mitliefern In Vorabinformation integrieren Bestätigung Mandat als Zahlungspflichtiger Analog Basis-Lastschrift Kürzere Fristen beachten IBAN und BIC in Kundenstammdaten erfassen Kundendaten konvertieren Inkassovereinbarung für SEPA-Basis-Lastschrift Kunden vor Umstellung informieren Einsatz Kombi-Mandat prüfen Mandatsreferenz vergeben Mandatsverwaltung organisieren Mandate einholen 36 Monats-Frist überwachen (Gültigkeit) 14 Monats-Frist überwachen (Aufbewahrungsfrist) Änderungen mitteilen Änderungen erfassen Finanzbuchhaltungssoftware umstellen auf Rücklastschriften vorbereiten Ggf. Anbieter der Bankingsoftware kontaktieren Fristen für Vorabinformation und Einreichung bzw. Rückgabe einhalten Rechtzeitige Einreichung der Lastschriften Inkassovereinbarung abschließen Mandate einholen Rechtzeitige Vorabinformation Bei Lastschriftziehung in Datensätzen mitliefern In Kundenstammdaten einpflegen Inkassovereinbarung für SEPA-Firmen- Lastschrift Neue Mandate einholen Als Zahlungspflichtiger Bestätigung ggü. Sparkasse vornehmen In Vorabinformation integrieren Aufbau Mandatsreferenz festlegen (Tip: Kundennummer verwenden) auf Rücklastschriften durch Zahlstelle vorbereiten Fristen für Vorabinformation und Einreichung einhalten

30 Checkliste für die Vorbereitung Abschluss der SEPA-Vorbereitungen vor dem Umstellungszeitpunkt Herstellen der technischen Voraussetzungen für die Nutzung der SEPA-Verfahren durch Anpassung der Finanzbuchhaltungssoftware an das SEPA-Datenformat (ISO XML-Standard) Ergänzung der Kundenstammdaten, Verträge und Formulare sowie Rechnungen um IBAN und BIC Entscheidung ob SEPA-Basis- und / oder SEPA-Firmen-Lastschrift genutzt werden soll Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier) bei der Bundesbank Abschluss der Inkassovereinbarungen mit der Sparkasse Bremen Festlegung für Aufbau und Format der Mandatsreferenz und Erfassung im System Nutzung der vorgegebenen Texte für die SEPA-Lastschriftmandate Entscheidung über Einsatz des Kombi-Mandats Einholung der SEPA-Mandate soweit nötig bzw. Informieren der Kunden mit Einzugsermächtigung über Umstellungszeitpunkt Aufsetzen einer Mandatsverwaltung zur Sicherstellung der Gültigkeit (u.a. Überwachen der 36-Monate- Frist, Archivierung der beendeten Lastschriftmandate bis 14 Monate nach letzter Abbuchung) Anpassung der Einreicherprozesse auf die neuen Fristen Anpassung der internen Unternehmensprozesse an die geänderten Rahmenbedingungen der Rücklastschriften im SEPA-Umfeld Rechtzeitige Absendung der Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen Rechtzeitige Einreichung des Lastschrift- bzw. Überweisungsdatensatzes bei der Sparkasse Bestätigung über die Lastschriftmandatserteilung bei der Sparkasse einreichen (als Zahlungspflichtiger im SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahren) = nur relevant bei Lastschriftziehungen

32 Betroffene Unternehmensbereiche in Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld Bankbeziehungen Abschluss neuer Inkassovereinbarungen für SEPA-Lastschriften Kommunikation / Vertragswesen Information der Mandaten und anderer Geschäftspartner Einholung neuer Verträge und / oder SEPA-Mandate Anpassung Geschäftskorrespondenz Externe Anbieter Umstellung der Software, z.b. Electronic Banking oder Service-Rechenzentrum Prozessanpassungen Rechnungsstellung Angabe der eigenen IBAN- und BIC-Daten Anpassung Zahlungsbedingungen bzw. AGB Prozessänderung Lastschrift Eigene Buchhaltung Anpassung Kontoabstimmung Erfassung IBAN und BIC von Mandanten / Geschäftspartnern Aktualisierung Datenbanken Prozessänderung Lastschrift Steuerbüro Eigene Gehaltszahlungen Umstellung auf SEPA- Überweisung Buchhaltung Mandaten Abstimmung mit Mandanten, Service-Rechenzentren, Krankenkassen usw. Informationstechnologie Umsetzung der technischen Änderungen Softwareanpassungen Anpassung von (elektronischen) Formularen / Verträgen

34 Unterstützung durch die Sparkasse Bremen Informationen für Sie: Checkliste für die Umstellung Mandatsmustertexte IBAN-/BIC-Rechner SEPA Account-Converter (für die Konvertierung größerer Datenmengen) Flyer und Broschüren in den Filialen bzw. bei Ihrem Berater SB-Terminals: Umwandlungshilfen (Konto / BLZ auf IBAN / BIC) sind geplant Daueraufträge: Automatische Umstellung auf SEPA ist für November geplant Internetbanking (SMS-TAN bzw. HBCI): Umwandlungshilfen (Konto / BLZ auf IBAN / BIC) sind geplant Gespeicherte Vorlagen werden soweit möglich im November umgewandelt SFirm: In der Version 2.5 bereits SEPA-ready Diverse Unterstützungsmodule für die Umstellung

35 Fazit Durch den gesetzlich vorgeschriebenen Migrations-Endtermin zum stehen insbesondere Sie als Unternehmen vor der Herausforderung, die SEPA-Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. Ihre Sparkasse Bremen begleitet Sie gern als zuverlässiger Partner bei Ihrer SEPA-Migration und hält zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für Sie bereit.! Es gilt: Nur die frühzeitige Ermittlung des erforderlichen Anpassungsbedarfs und die Umsetzung erforderlicher Maßnahmen sichert eine reibungslose SEPA-Migration.

36 Ihre weiteren Fragen zu SEPA beantworte ich gern Ihre Ansprechpartnerin bei der Sparkasse Bremen Maike Siebe Referentin der Leitung Firmenkunden Teilprojektleiterin SEPA- Migration Firmenkunden Am Brill Bremen Telefon