SEPA- Single Euro Payments Area

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1 SEPA- Single Euro Payments Area Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Seite Inhalt Kernaussagen der Sparkasse SEPA-Zahlungsverkehrsraum Abschaltung nationaler Zahlverfahren BIC und IBAN ersetzen Bankleitzahl und Kontonummer Überblick über die SEPA-Zahlverfahren Merkmale einer SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriftverfahren: Neue Lastschriftbedingungen seit SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift SEPA-Lastschrift-Mandat - Grundlagen SEPA-Lastschrift-Mandat: Aufbau Die Gläubiger-ID Die Mandatsreferenz Rücklastschriften Vorbereitungen auf SEPA Seite 2

3 Kernaussagen der Sparkasse zu SEPA Die hohe Qualitätdes Zahlungsverkehrs der Sparkasse wird auch für die SEPA-Zahlverfahren aufrecht erhalten. Die Sparkasse unterstützt und begleitet aktiv ihre Kunden bei der Umstellung von den nationalen auf die SEPA-Zahlverfahren. Kunden können ab dem nur noch die SEPA-Zahlverfahren nutzen. Privatkunden können übergangsweise noch bis zum die alte Kontonummer und Bankleitzahl für nationale Überweisungen verwenden. Die Sparkasse nimmt die Umrechnung in BIC und IBAN vor. Die nationalen Zahlverfahren werden ab dem nicht mehr angeboten. Für Firmenkunden ist die SEPA-Migration aufwändig; daher sollen Firmenkunden jetzt aktivmit der Umstellung beginnen. Seite 3

4 Der europäische SEPA-Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 32 Teilnehmerstaaten Land Belgien Bulgarien Dänemark Land Norwegen Österreich Polen Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Portugal Rumänien Schweden Schweiz Slowakei Slowenien Spanien Tschechische Republik Italien Lettland Ungarn Zypern Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Monaco Niederlande Island, Liechtenstein, Norwegen: kein EU-Mitglied, nur EWR Monaco, Schweiz: kein EWR-Mitglied Seite 4

5 Abschaltung nationaler Zahlverfahren allgemeines Enddatum für nationale Verfahren (Überweisungen und Lastschriften) wurde auf den 01. Februar 2014 festgelegt Kundenaufträge/zwischenbetrieblicher Zahlungsverkehr müssen ab als SEPA-Aufträge abgewickelt werden Weiternutzung der deutschen Einzugsermächtigung im SEPA- Lastschriftverfahren ( Umwidmung/Umdeutung ) IBAN only muss national ab und international ab für Verbraucher angeboten werden Verbraucherkönnen bis zum für Einzelzahlungennoch Kontonummer und Bankleitzahl verwenden Beleghafte Sammelüberweisungen und Lastschriften sind ab nicht mehr möglich kartengenerierte Lastschriften: ELV kann bis zum genutzt werden Seite 5

6 BIC und IBAN ersetzen Bankleitzahl und Kontonummer BIC: Business Identifier Code: BYLADEM1ING ( internationale Bankleitzahl ) (BIC wurde früher als Bank Identifier Code bezeichnet) IBAN: International Bank Account Number (22 Stellen in Deutschland) Bsp.: Konto-Nr. 18 bei der Sparkasse DE DE fester Wert (Länderkennzeichen) Prüfziffer, 2stellig Bankleitzahl, 8stellig Kontonummer, 10stellig, rechtsbündig, führende Nullen IBAN-Rechner mit Anzeige BIC-Code auf Seite 6

7 Überblick über die SEPA-Zahlverfahren SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit SDD) SEPA-Basis Basis-Lastschrift SEPA-Firmen Firmen-Lastschrift - ersetzt nationales Abbuchungs- auftragsverfahren - der Zahlungspflichtige darf kein Verbraucher sein! - business-to to-business-direct-debitdebit (B2B-Lastschrift) Seite 7

8 Merkmale einer SEPA-Überweisung ()( SEPA-Überweisung Überweisungen auf Konten in Deutschland und 31 Teilnehmerländer Kundenkennungen: ausschließlich BIC und IBAN Überweisungen in Euro ohne Betragsgrenzen SEPA-Datenformat für Zahlungen (XML-Format gem. ISO 20022) Verwendungszweck: 140 Zeichen (4 x 35 Zeichen) (national bisher 378 Zeichen) einheitlicher Zeichensatz, Umlaute nicht verwendbar 0-9 A-Z a-z :?, - ( +. ) / Gutschrift beim Empfänger mit Valuta erster Geschäftstag nach Auftragserteilung Rückgaben erfolgen auch grenzüberschreitend nach einheitlichen Regeln anfallende Entgelte der Kreditinstitute trägt der Kunde direkt, die Übernahme von Abwicklungsentgelten des jeweils anderen Kreditinstituts ist nicht möglich Seite 8

9 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit SDD) Neue Lastschriftbedingungen seit Mit den neuen Bedingungen fällt die sog. Genehmigungsfiktion bei der Einzugsermächtigungslastschrift weg, künftig werden diese vorautorisiert. Derzeit erteilt ein Kunde seiner Sparkasse nicht explizit den Auftrag zur Einlösung einer Lastschrift. Die Sparkasse kann aber davon ausgehen, dass die Lastschrift als genehmigt gilt, sofern der Kunde nicht innerhalb der Fristen widerspricht. Künftig wird die Einzugsermächtigung um den Auftrag an das kontoführende Institut des Kunden erweitert. Umwidmung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-LS-Mandate Insolvenzsicherheit bei Einzugsermächtigungslastschriften Rechtssicherheit bei Benachrichtigungsentgelten wegen Nichteinlösung einheitliche Vorgehensweise bei Rückgaben nationaler Lastschriften und SEPA-Lastschriften Seite 9

10 Merkmale der SEPA-Basis Basis-Lastschrift ()( Für die neue SEPA-Basis Basis-Lastschrift(engl.: SEPA Core Direct Debit) benötigt der Zahlungsempfänger (ZE) im Vorfeld eine Ermächtigung des Zahlungspflichtigen/ Zahlers (ZP)- das sogenannte SEPA-Lastschriftmandat Lastschriftmandat. Eines der wichtigsten Merkmale der SEPA-Lastschrift ist die Einführung eines Fälligkeitsdatums (due date). Dieses Datum ist der Tag, an dem das Konto des ZP belastet werden soll und das entscheidende Datum für alle Fristenberechnungen. Vor dem Lastschrifteinzug muss der ZE den ZP über den geplanten Einzug schriftlich mittels einer Vorabinformation(engl.: Pre-Notification) informieren. Dies kann auch durch einen Vertrag oder eine Rechnung erfolgen, die auch mehrere Fälligkeitstermine und die entsprechenden Einzugsbeträge enthalten kann. Bei der Einreichung der Lastschrift sind festgelegte Vorlagefristenbei dem einlösenden Kreditinstitut zu beachten. Der ZP hat das Recht innerhalb von acht Wochennach der Belastung eine Erstattung des Lastschrift-Betrages ohne Angabe von Gründen zu verlangen. Sollte eine Belastung erfolgen, ohne dass der ZP ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat, beträgt der Erstattungsanspruch bis zu 13 Monatenach der Belastungsbuchung auf seinem Konto (unautorisierte Lastschrift). Seite 10

11 Bei der SEPA-Basis Basis-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) D-6 Arbeitstage (TARGET)Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriftenbei Zahlstelle D-3 Arbeitstage (TARGET)Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei Zahlstelle D+5 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbankenverrechnungsdatum D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei dem kein gültiges Mandat vorlag Seite 11

12 Merkmale der SEPA-Firmen Firmen-Lastschrift ()( Für die neue SEPA-Firmen Firmen-Lastschrift(engl.: SEPA Business to Business Direct Debit) benötigt der ZE im Vorfeld eine Ermächtigung des ZP - das sogenannte SEPA- Firmenlastschrift-Mandat Mandat. Darin erklärt der ZP auch den Verzichtauf seinen Erstattungsanspruch nach erfolgter Einlösung. Der Zahlungspflichtige darf jedoch kein Verbraucher/ Privatkunde sein. Nach Erteilung des Mandats, jedoch vor der ersten Einlösung einer SEPA-Firmen- Lastschrift, muss der ZP die Erteilung des Mandats seinem Kreditinstitut bestätigen, indem er wesentliche Daten des Mandats übermittelt und diese Information unterzeichnet. Eines der wichtigsten Merkmale des SEPA-Lastschrift ist die Einführung eines Fälligkeitsdatums. Dieses Datum ist der Tag, an dem das Konto des ZP belastet werden soll und das entscheidende Datum für alle Fristenberechnungen. Vor dem Lastschrifteinzug muss der ZE den ZP über den geplanten Einzug schriftlich mittels einer Vorabinformation(engl.: Pre-Notification Notification) informieren. Dies kann auch durch einen Vertrag oder eine Rechnung erfolgen, die auch mehrere Fälligkeitstermine und die entsprechenden Einzugsbeträge enthalten kann. Bei der Einreichung der Lastschrift sind festgelegte Vorlagefristen bei dem einlösenden Kreditinstitut zu beachten. Seite 12

13 Bei der SEPA-Firmen Firmen-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-2 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagezeitpunkt von Firmenlastschriften bei Zahlstelle D+2 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbankenverrechnungsdatum Seite 13

14 Das SEPA-Lastschriftmandat Der Schlüssel zur europäischen SEPA-Lastschrift (I) Voraussetzung für den Einzug per SEPA-Lastschrift ist ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat des Zahlungspflichtigen (ZP). Der Zahlungspflichtige (ZP) erteilt dem Zahlungsempfänger (ZE) ein schriftlichessepa-lastschriftmandat, damit der Zahlungsempfänger (ZE) fällige Beträge vom Konto des Zahlungspflichtigen (ZP) per SEPA- Lastschrift einziehen kann. Das Mandat enthält weiterhin die Weisung an das einlösende Kreditinstitut, die Belastung vorzunehmen. Einzelne Mandatsdaten können später geändert werden und führen nicht zur Neuerstellung eines Mandats. Seite 14

15 Das SEPA-Lastschriftmandat Der Schlüssel zur europäischen SEPA-Lastschrift (II) Jederzeitige Widerrufsmöglichkeit des Mandats durch den ZP gegenüber Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) bis zum Ende des Geschäftstages vor der Fälligkeit einer vorlegten Lastschrift. Das SEPA-Lastschriftmandat gilt unbefristetbis zum Widerruf durch den ZP. Sollte jedoch binnen 36 Monatenseit letztem Einzug keine Folgelastschrift vom ZE eingereicht werden, verfällt das Lastschriftmandat. Das SEPA-Lastschriftmandat verbleibt dauerhaft beim ZE und muss dort bis zu 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug im Original verwahrt werden. Die Sparkasse verzichtet auf eine tatsächliche Vorlage des schriftlichen SEPA-Lastschriftmandats. Dieses kann jedoch im Bedarfsfall jederzeit von der Sparkasse im Original angefordert werden. Seite 15

16 Das SEPA-Lastschriftmandat: Aufbau (I) Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstextund bestimmten Angaben, die der ZE und der ZP machen müssen. Es ermächtigt den ZE, Zahlungen von Konto des ZP mittels SEPA- Lastschrift einzuziehen und weist gleichzeitig die Sparkasse an, SEPA-Lastschriften einzulösen. Besonderheit beim SEPA-Firmenlastschrift- Mandat: Der Autorisierungstext enthält zusätzlich eine Erklärung hinsichtlich des Verzichts auf den Erstattungsanspruch des Kunden. Dieser ist bei der SEPA-Firmen-Lastschrift, bei der der Kunde kein Verbraucher sein darf, ausgeschlossen. Ausführliche Erläuterungen und Beispiele zu den Mandaten finden Sie in den entsprechenden DSV-Broschüren zu SEPA-Mandaten. Abbildung: SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat Seite 16

17 Das SEPA-Lastschriftmandat: Aufbau (II) Folgende Angaben sind vom Zahlungsempfänger auf jedem SEPA-Mandat anzugeben: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID, auch Creditor Identifier / CI genannt) Mandatsreferenz (individuell vom ZE für jedes SEPA-Mandat festzulegen ) Kennzeichnung, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung erteilt wird Folgende Angaben sind vom Zahlungspflichtigen auf jedem SEPA-Mandat anzugeben: Name des Kontoinhabers und Anschrift IBAN und BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Seite 17

18 Mit Gläubiger ubiger-identifikationsnummer und Mandatsreferenz Abbuchungen von SEPA-Lastschriften besser kontrollieren Die Gläubiger-Identifikationsnummer(kurz Gläubiger-ID, engl. Creditor Identifier) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichersunabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: DE 02 ZZZ ISO-Ländercode Quelle: Deutsche Bundesbank Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal Länge der Gläubiger-ID richtet sich nach den Vorgaben der Ausgabestelle. In Deutschland sind dies immer 18 Stellen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann ausschließlich im Internet bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: Die Mandatsreferenz wird vom Lastschrifteinreicher individuell vergeben für jedes SEPA- Mandat. In Verbindung mit der Gläubiger-ID dient sie der eindeutigenidentifizierung eines SEPA-Mandats. Länge und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (Länge max. 35 Stellen). Seite 18

19 Die Gestaltung der Struktur der Mandatsreferenz ist eine Grundsatzentscheidung Der Aufbau der Mandatsreferenz beim Zahlungsempfänger hat weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen und hängt davon ab, - ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung neue Mandate erforderlich sind, - wie mit Mandatsänderungen und widerrufen umgegangen werden muss. Grundsätzlich bestehen zur Vergabe folgende Möglichkeiten: -Bezug zum Kunden - Bezug zum Vertrag - Bezug zum Zahlerkonto - Fortlaufende, neue Nummer Bei der Entscheidung für eine Variante sind je Anwendungssparte die Vor-und Nachteile der einzelnen Varianten zu bewerten. Seite 19

20 Aspekte zur Entscheidungsfindung (I) Kunden- oder Zahlerkonto-/Geldadresse-Bezug bedeutet Einholung von Rahmenmandaten. Minimierung der Mandatsanzahl (+) Kundenbezug: - es ist nur ein Zahlerkonto (Geldadresse) pro Kunde darstellbar (-) - Widerruf eines Mandats betrifft alle Verträge/Grundgeschäfte des Kunden (-) Zahlerkonto-Bezug (Geldadresse)*) - geringer Pflegeaufwand bei Mandatsänderungen, z.b. bei Änderung Zahlerkontoverbindung (+) - höhere Sorgfalt bei Neuverträgen zur Vermeidung von Doppelungen für eine Geldadresse notwendig (-) - Widerruf eines Mandats betrifft alle Verträge/Grundgeschäfte (-) *) möglicher Aufbau: Mandatsreferenz = IBAN + Datum der Einrichtung des Mandats-Datensatzes Seite 20

21 Aspekte zur Entscheidungsfindung (II) Der Bezug zum Vertrag erfordert die Einholung eines neuen Einzelmandats pro Grundgeschäft. Der Widerruf eines Mandats betrifft hier nur einen Vertrag (+) ABER: - es ist nur ein Zahlerkonto (Geldadresse) pro Vertrag darstellbar (-) - hoher Pflegeaufwand bei Mandatsänderungen, z.b. bei Änderung der Zahlerkontoverbindung (-) Fortlaufende Vergabe von neuen Mandaten(Nummer): je nach Anwendungsfall können pro Kunde/Vertrag/Zahlerkonto ein oder mehrere Mandate eingeholt werden hohe Flexibilität (+) ABER: - hoher technischer Aufwand durch Einführung eines neuen Attributs (-) - Zuordnung des Mandates für Sachbearbeitung nicht sofort ersichtlich (-) Seite 21

22 Aspekte zur Entscheidungsfindung (III) Insgesamt ist am Markt eine Tendenz zu Rahmenmandaten( Globalmandaten ) zu beobachten. Kunden oder Zahlerkontobezug anstelle von Einzelmandaten (Vertragsbezug) Mandatsverwaltung in SAP: im Standard wird für ein Mandat als Mandatsreferenz eine fortlaufende Nummer pro Zahlerkonto oder Vertrag ausgegeben. Die fortlaufende Nummerierung kann jedoch durch eine eigene Logik übersteuert werden. SAP prüft, ob für den Geschäftspartner eine IBAN hinterlegt ist. Falls ja, sucht SAP nach einem Mandat (SAP verwendet das erste zu dieser IBAN gefundene; im Zahllauf wird Mandatsreferenz und aktuelle Mandatsversion gespeichert) Die Anlage und Pflege von Mandaten in SAP erfolgt bei den Bankverbindungen des Geschäftspartners (Voraussetzung: IBAN ist hinterlegt) Mandatsvergabe als Massenaktivität möglich: - Vergabe pro Zahlerkonto (Rahmenmandat) - Vergabe pro Vertrag Seite 22

23 Rücklastschriften v o r Rücklastschriften (sogenannte R -Transaktionen) erfolgen immer mit dem Ursprungsbetrag. Sie können vor oder nach dem Fälligkeitsdatum veranlasst werden. Rückgabe aus technischen Gründen auf Bankenseite Vor Fälligkeitsdatum (D) initiierte Sperre durch Zahler D = Fälligkeitsdatum (due date) Stichtag n a c h Rückgaben durch Bank des ZP nach Interbankenabrechnung Rückgaben durch ZP (autorisierte oder unautorisierte Transaktionen) Rejects Refusals Returns Refunds Seite 23

24 Die Nutzung der SEPA-Lastschrift muss gut vorbereitet werden Lastschrifteinzüge durch Unternehmen Der Zahlungsempfänger muss bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften folgende Punkte beachten bzw. klären: Entscheidung ob SEPA-Basis- und/oder SEPA-Firmen-Lastschrift genutzt werden soll Einholung entsprechender SEPA-Lastschriftmandate Anpassung der Finanzbuchhaltungssoftware an das SEPA-Datenformat (ISO XML-Standard) Beachtung aller relevanten Fristen für den ZE Rechtzeitige Einreichung des Lastschriftdatensatzes Lastschrifteinlösungen durch Unternehmen Lastschrifteinlösungen haben vergleichsweise nur geringe praktische und technische Auswirkungen auf den Zahlungspflichtigen (ZP). Allerdings muss der ZP im Rahmen des SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens seinem Kreditinstitut unverzüglich die Bestätigung über die Lastschrifterteilung mitteilen. Seite 24

25 Checkliste für f r die Vorbereitung auf SEPA Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank Herstellen der IBAN/BIC - Fähigkeit der betroffenen Systeme. Herstellen der technischen Voraussetzungen für die Nutzung der SEPA-Lastschriftverfahren durch Umstellung/ Einführung auf/ des XML-Format/s. Einholung der SEPA-Mandate und Aufsetzen einer Mandatsverwaltung zur Sicherstellungder Gültigkeit (Mandatsformat; Vergeben der Mandatsreferenz; Überwachen der 36-Monate- Frist, Archivierung der Mandatsdaten). Lastschrifteinreichungen: Anpassung der Einreicherprozesse auf neue Fristen (Vorgabe des Fälligkeitsdatums; Einreicherfristen: min. 3 bzw. 6 Tage im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren; min. 2 Tage im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren). Anpassung der internen Unternehmensprozesse an die geänderten Rahmenbedingungen der Rücklastschriften im SEPA-Umfeld. Prüfung ob Auftraggeberreferenz genutzt werden soll; falls ja: Definition der Prozesse und Anpassung der relevanten Systeme. Seite 25