ECM-Produkt von IT SOLUTIONS. Dokumente und Prozesse im Blick

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1 ECM-Produkt von IT SOLUTIONS Dokumente und Prozesse im Blick

2 Erfassung Die klassische Eingangspost, Faxe und eingehende s müssen üblicherweise in einem ersten Schritt gelesen, erfasst und zugeordnet werden, bevor sie durch den zuständigen Mitarbeiter weiterverarbeitet werden. Der Einsatz von scanview spart bei der Belegerfassung Zeit und legt alle Dateien zentral und strukturiert ab. Die Ablage der digitalen bzw. digitalisierten Dokumente erfolgt nach einer manuellen oder automatischen Indexierung und Klassifizierung. Durch die integrierte Barcodeerkennung sowie eine optionale, automatisierte Freiformerkennung werden die Dokumenten- Informationen automatisch ausgelesen und zur Klassifizierung des Dokumentes verwendet. Zeit sparen bei der Belegerfassung Leistungsfähige Texterkennung durch integrierbare OCR, ICR-Lösung Automatische und manuelle Klassifizierung von Dokumenten Optionale Freiformerkennung Integrierte Volltextdatenbank -Archivierung Immer häufiger werden Verträge über abgeschlossen und/oder wichtige Daten per übermittelt. Entsprechend der rechtlichen Aufbewahrungspflichten und Compliance- Richtlinien archiviert scanview alle s revisionssicher. Die Archivierung kann sowohl automatisch vom Server als auch manuell vom Client aus erfolgen. Bei der serverseitigen Archivierung erfolgt eine automatische Indexierung aller eingehenden s anhand der Absender-/ Empfänger- und Betreffinformationen. Eine moderne Verschlüsselungstechnologie und eine digitale Signatur schützen darüber hinaus alle ein- und ausgehenden s und prüfen die Identität des Absenders. Geschützte und revisionssicher archivierte s Revisionssichere -Archivierung Sicherheit durch Verschlüsselung Authentifizierung durch digitale Signatur Automatische Indexierung Office-Integration Heute gibt es fast niemanden mehr, der nicht täglich mit Microsoft Office arbeitet. Auch scanview verfügt daher selbstverständlich über eine Office-Integration, womit der Benutzer direkt aus der Office-Anwendung archivieren und recherchieren kann. Bei der Archivierung werden die Dokumente zentral und revisionssicher abgelegt und sind damit jederzeit für jeden Berechtigten zugänglich. Da jedes bearbeitete Dokument als neue Version gespeichert wird, erkennt der Anwender bei anschließender Recherche schnell die aktuellste Version. Die Recherche mit scanview führt darüber hinaus zu exakteren Ergebnissen als die einfache Suche nach Dateinamen, da die Dokumente klassifiziert werden können. Komfortable Recherche und Archivierung aus Office Recherche und Archivierung direkt aus Office heraus Zentrale und revisionssichere Archivierung aller Office-Dokumente Keine lokale Datenablage notwendig Schnelleres Auffinden von Dateien durch Indexierung

3 Enterprise Content Management Langzeitarchivierung Für die Langzeitarchivierung wichtiger Dokumente werden zunehmend digitale Archive eingesetzt. Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten spart nicht nur Lagerraum ein und befreit von Altakten. Sie archiviert auch alle digitalen bzw. digitalisierten Dokumente revisionssicher und erfüllt damit die Anforderungen der Wirtschaftsprüfer. Darüber hinaus bietet die Langzeitarchivierung mit scanview erweiterte Ablagefunktionen zur Optimierung der Storage-Kapazitäten wie z.b. Zusammenfassung kleiner Dateien in Containern und Ablage im Single Instance Storage Verfahren (identische Dateien werden nur ein einziges Mal abgelegt). Lagerplatz einsparen, Dokumente strukturiert archivieren Einsparung von Lagerhaltungskosten Revisionssichere Langzeitarchivierung Keine Mehrfachablagen, Unterscheidung von Versionen Reduzierung von Fehlablagen Optimierung der Storage-Kapazitäten Dokumenten-Management scanview findet in sekundenschnelle jedes Dokument, das zuvor zentral auf dem Server abgelegt wurde. Dabei kann die Recherche entweder durch eine Volltextsuche oder durch eine indexierte Suche erfolgen. Insbesondere die indexierte Suche führt zu einer sehr exakten Trefferliste, weil die Suche nach zuvor definierten Parametern erfolgt. Die Recherche kann auch entlang einer festen oder dynamischen Baumstruktur (Aktenplan, Kunden-Auftragsakte, Schrank/Ordner/Register) erfolgen. scanview regelt darüber hinaus den gleichzeitigen Dokumentenzugriff durch mehrere Personen und vermeidet Mehrfachbzw. Wiederholungsarbeiten. Auch Zugriffsberechtigungen können definiert werden. Schnell suchen & finden, sicher archivieren Verkürzte Suchzeiten dank Volltext- und Indexsuche Strukturierte Ablage in einer Baumstruktur Regelung von gleichzeitigen Dokumentenzugriffen Vermeidung von Wiederholungs- und Mehrfacharbeiten Regulierung durch Zugriffsberechtigung Workflow (metasonic inside) scanview zeichnet sich durch einen innovativen, subjektorientierten Dokumenten-Workflow aus. Hierbei steht das Subjekt als Akteur im Vordergrund und erlaubt es den Fachabteilung aktiv und kontinuierlich an der (Weiter-) Entwicklung ihrer Workflows mitzuwirken. Durch den digitalen Workflow werden Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt und zuverlässig alle notwendigen Genehmigungs- und Freigabeprozesse durchlaufen. Der Workflow lässt sich an vorhandene Fremdsysteme problemlos anschließen. Dadurch wird beispielsweise die Rechnungseingangsverarbeitung direkt mit der Finanzbuchhaltung verknüpfen. Flexibler und anwenderfreundlicher Workflow Subjektorientierter Dokumenten-Workflow, angelehnt an die natürliche Sprache Einfache Einbindung der Fachabteilungen auch ohne IT-Background Leicht anwendbarer, grafischer Workflow-Designer Webinterface zur schnellen Teilnahme am Workflow z.b. aus dem -Client Kommunikation mit Fremdsystemen

4 ERP-/ CRM-Integration Die kaufmännischen Prozesse werden in den Abteilungen Einkauf, Verkauf, Rechnungswesen, Personalabrechnung und Kundenmanagement überwiegend mittels ERP- und CRM-Systemen abgewickelt. Um den Informationsfluss zu optimieren, verfügt scanview über eine durchweg offene und höchst skalierbare Architektur, die mit sämtlichen Systemen kommunizieren kann. Langjährige und intensive Partnerschaften mit anderen IT- Unternehmen, wie z.b. mit Microsoft, gewährleisten eine vollständige und qualitativ hochwertige Integration in weitere Applikationen. scanview wurde von Microsoft sowie SAP erfolgreich geprüft und zertifiziert. Durchgängige Prozesse, einheitliche Informationen Integration zentraler DMS-Funktionen in ERP- und CRM-Systeme Zertifizierte Schnittstellen Unabhängiger Zugriff auf komplette Dokumentenbestände und Stammdaten Anbindung an einen Workflow Anbindung an Microsoft SharePoint CAD-/ CAB-/ PDM-Integration Durch eine Integration in CAD-, CAM und/oder PDM-Systeme ist scanview nicht nur ein leistungsfähiges ECM-System für kaufmännische, sondern auch für technische Dokumente. So werden beispielsweise technische Dokumente durch den in scanview integrierten Viewer auch ohne Installation der entsprechenden Softwareanwendung angezeigt. Weiterhin können die technischen Dokumente mit Kommentaren versehen, in den Workflow integriert oder mit kaufmännischen Dokumenten in einer Mappe zusammengefasst werden. Zusammenführung von kaufmännischen und technischen Dokumenten Integration zentraler DMS-Funktionen in CAD-/CAM-Systeme Leistungsfähiger Viewer ermöglicht Dokumenten-Ansicht ohne entsprechende Softwareanwendung Zusammenführung techn. und kaufm. Dokumente in einer Akte bzw. Mappe Integration der techn. Dokumente in den Workflow Mobiler Zugriff Durch unsere Mobil Lösung stehen Ihnen auch außerhalb des Büros alle Funktionen des ECM-Systems scanview zur Verfügung. Egal ob Sie zu Hause, beim Lieferanten oder beim Kunden sind - Sie haben durch den Mobil-Connector auf alle Dokumente Zugriff und können wie gewohnt recherchieren und archivieren. Um das Dokument während der Bearbeitung zu sperren, stehen Ihnen Check-In- und Check-Out-Mechanismen zur Verfügung. Definierte Zugriffsrechte regeln den Dokumentenzugriff auch für unterwegs. scanview mobil bietet zusätzlich zum klassischen Web-Zugriff auch die Möglichkeit eines problemlosen Zugangs auf Ihre Daten über mobile Endgeräte, wie Smartphone und Tablets. Arbeiten über Internet, Extranet oder Intranet Weltweite Verfügbarkeit der Unternehmensdokumente Erfassung und Archivierung über das Web Definition von Zugriffsrechten Flexible Gestaltung der Benutzeroberfläche Check-In-/Check-Out-Mechanismen Mobiler Zugriff per Web-App

5 Die neue Generation scanview 6 Tiefe Integration, hohe Sicherheit, mehr Komfort. Benutzerfreundlich und zuverlässig Erhöhter Benutzer-Komfort durch modernisierte und individuell anpassbare Oberfläche Tiefe Integration in Windows und Office Erweiterte Möglichkeiten der Rechte-Vergabe direkt vom Client Sichere Geschäftskommunikation per dank digitaler Signatur, Verschlüsselung und revisionssicherer Archivierung Übersichtlich und individuell anpassbar Schnelle Übersicht dank neuer Viewer-Technologie, die Vorschaubilder zur Orientierung nutzt Bedarfsgerechte Anpassung der Index-Dialoge durch verbesserten Maskendesigner Reduzierte Suchzeiten durch hochfunktionale Trefferlisten in tabellarischer oder hierarchischer Ansicht mit Filterund Gruppierungsmöglichkeiten Integrierte Standards Intelligente Freiformsuche und erkennung für eine optimierte Rechnungseingangsverarbeitung Komplett integrierte Volltextfunktion mit kombinierbarer Indexsuche SQL-basierte Auswahlliste zur Datenübernahme Mögliche Integration einer intelligenten Freiformsuche und erkennung für eine optimierte Rechnungseingangsverarbeitung Optionale vollständige Integration des 3D CAD-Viewers Erweiterte Scan-Funktionalitäten Office- Lotus Notes Integration und LDAP Anbindung Erfüllen der Kriterien für GoBS, GDPdU und PK-DML Unterstützung alle Standard-Dateiformate und Metadaten sowie Anbindung an Speichersysteme, PKI SOA-fähig durch Webservices-Schnittstelle Neue Viewertechnologie

6 Follow us on Allgeier IT Solutions GmbH Hans-Bredow-Straße 60 D Bremen Telefon: Telefax:

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