CHANGE KOMMUNIKATION. fotolia.com

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1 CHANGE KOMMUNIKATION fotolia.com Die beste Idee ist nichts wert, wenn niemand davon weiß... Auch jeder Change braucht die passende Kommunikation, um erfolgreich zu sein!

2 DIE NEUE STRATEGIE SOLL KOMMUNIZIERT WERDEN Die neue Strategie läuft Gefahr belächelt zu werden, wenn sie nur zur Hälfte oder einseitig kommuniziert wird 2

3 DIE NEUE STRATEGIE SOLL KOMMUNIZIERT WERDEN SITUATION: Das Top Team hat eine neue Strategie entwickelt. Folgende Punkte gelten nun als Grundpfeiler der Firma: Schlanke Prozesse (Lean), Neue Märkte, Kundenbindung, Führung. Im mittleren Management ist sie je nach Kommunikationsstärke der individuellen Führungskraft auch schon angekommen. Im Rest des Unternehmens hat noch niemand davon gehört. Die Kommunikationsabteilung hat Plakate mit den Schlüsselbegriffen der Strategie an die verschiedenen Geschäftsbereiche versendet. Die einzige Reaktion: Kommt Besuch? Oder warum werden wieder Plakate aufgehängt? Daraufhin werden wir gerufen, um gemeinsam mit Verantwortlichen von Corporate Communication und HR eine Kommunikationsstrategie aufzusetzen, die Sinn macht. Ziel ist es, die Mitarbeitenden stärker zu beteiligen und sie dadurch aus der Haltung konsumierender Zuschauer heraus zu holen. 3

4 WAS HEISST EIGENTLICH SCHLANKER PROZESS? Das Wort Verschlankung wurde In der Vergangenheit schon so strapaziert, dass die Mitarbeiter zunehmend zynisch werden. 4

5 WAS HEISST EIGENTLICH SCHLANKER PROZESS? HERAUSFORDERUNG:! Schlanke (Lean-) Prozesse diese Aufforderung trieb der Geschäftsführer in den vergangenen Jahren bereits mehrfach durch s Unternehmen. Dadurch hat sich eine gewisse Abstumpfung ergeben.! Gleichzeitig gibt es kein einheitliches Verständnis, was schlank oder Lean bedeuten.! Niemand weiß, warum eigentlich eine neue Strategie gebraucht wird.! Das Vertrauen in die Führung ist stark angeschlagen. 5

6 WAS HEISST EIGENTLICH SCHLANKER PROZESS? HERAUSFORDERUNG: In den folgenden 9 Schritten kommen im allgemeinen wir zu einem abgestimmten Kommunikationskonzept: 1. Kommunikationsteam benennen 2. Auftragsklärung/Stakeholder Analyse 3. Entscheidung ob expliziter oder impliziter Change. Wenn explizit: Branding des Projektes. 4. Kommunikationsziele definieren. 5. Kommunikationsstrategie entwickeln. 6. Bestehende Kommunikationsmaßnahmen bewerten 7. Kommunikationsmaßnahmen auswählen und takten 8. Kommunikationsplan ggf. mit Management abstimmen 9. Kommunikationsplan in den Projektplan integrieren. 6

7 WIR GLAUBEN: OHNE REDEN GEHT HIER NICHTS... Vertrauen und Einsicht für die Notwendigkeit durch Dialog herstellen. 7

8 WIR GLAUBEN: OHNE REDEN GEHT HIER NICHTS... LÖSUNG: Neben den bestehenden corporate communication Maßnahmen haben wir Dialogformate entwickelt und in den Plan eingebaut. VORBEREITUNG:! Erarbeitung und Abstimmung der Change Story, als Grundlage konsistenter Kommunikation.! Entwickeln eines Workshop-Formats, das in der gesamten Firma zum Thema Lean ausgerollt wird. 8

9 WAS HEISST EIGENTLICH SCHLANKER PROZESS? KONKRET:! Out of the box: Die Dialogbox Lean ist ein eng gesteuertes Workshop-Format, das die Führungskräfte weltweit befähigt, vorgegebene Inhalte zu transportieren und diskutieren. Wir planen die Kaskade und geben den Führungskräften Material an die Hand, um in 5 Schritten das Thema Lean/schlanke Prozesse mit ihren Teams zu reflektieren. Dabei werden die übergeordneten Themen in den eigenen Arbeitsalltag übersetzt und gemeinsam ein Verständnis für das Warum und Was geht mich das an? erarbeitet.! Frühstücksgespräche mit GF: Im Losverfahren nehmen Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen an einem Frühstück mit der Geschäftsführung teil.! Open Space bei einer Betriebsversammlung: Bei einer Betriebsversammlung wird in Abstimmung mit dem Betriebsrat in verschiedenen Sessions zu den aufkommenden Themen in offenen Gruppen diskutiert.! Chatroom: Von Corporate Communication wird ein Chatroom eingerichtet, der rotierend von einzelnen Mitgliedern des Change Boards beantwortet wird. 9

10 IMPACT EINER DIALOGBOX Im Folgenden noch ein paar Infos zu unserer Dialogbox... KONZEPT: Die Workshop-Materialien sind eher spielerisch. Mit Halma-Kegeln, Knete und Kärtchen entspricht die Dialogbox weniger der gewohnten Arbeit sondern mutet wie ein Spiel an. In 5 Schritten wird der Teilnehmer über eine erste spielerische Öffnung einen ersten Abgleich der Deutung des Begriffs Lean über die Überlegung, welche Voraussetzung es braucht Bewertung des Teams bis zu was kann das Team und jeder einzelne eigenverantwortlich ab morgen anders machen. 10

11 IMPACT EINER DIALOGBOX Im Folgenden noch ein paar Infos zu unserer Dialogbox... IMPACT:! Durch Rückmeldung der Ergebnisse an HR, profitiert das Unternehmen davon zu wissen, welcher Bereich worin Unterstützung braucht.! Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses von der Wichtigkeit zum Thema Lean.! Abgleich der unterschiedlichen Sichtweisen im Unternehmen.! Bessere Zusammenarbeit über Schnittstellen hinaus.! Verankerung eines gemeinsamen Ziels weltweite Kaskade in annähernd gleicher Qualität.! Führung wird an die Steuerung eines echten Dialoges zum einem nicht-fachlichen Thema herangeführt.! nimmt die Führungsaufgabe wahr.! Zurück zur direkten Kommunikationskultur (vs. Einseitigem verkehr). 11

12 IMPACT EINER DIALOGBOX Im Folgenden noch ein paar Infos zu unserer Dialogbox... TEILNEHMERSTIMMEN: Ich war beeindruckt, dass der Geschäftsführung die Fortbildung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter so wichtig zu sein scheint und fühlt Mich dadurch wertgeschätzt. Die strukturierte und gut geführte Konzept der Dialogbox ist für mich überzeugend. So gelingt es einem Team auch über kritische Themen sachlich in einen Meinungsaustausch und dadurch zu einer Lösungsfindung zu kommen. Diese Struktur werde ich zukünftig auf jeden Fall auch mit anderen Themen berücksichtigen. 12

13 KOMMUNIKATION UNTERSTÜTZT DIE 4 PHASEN DES CHANGE CHANGE COMMUNICATION WANDEL WIRKSAM UNTERSTÜTZEN! KOMMUNIKATION AUSRICHTEN was ist es? wozu ist es? nutzt es mir? ist es ernst? will ich das? Typische Maßnahmen: Reden, Sketch Cinemas Top-Team-Aligement-Workshop Kick-offs Roadshows was hat sich verändert? wie ist das Ergebnis? wie geht es uns damit? welche Chancen ergeben sich daraus? worauf sind wir stolz? Typische Maßnahmen: Trainings KVP-Runden und -Wettbewerbe Kernbotschaften Kommunikationsrollen Kommunikationsinstrumente Kommunikationswellen AKZEPTANZ Sinn stiften & Neugier schaffen! Sehnsucht wecken (Change Story)! Kernbotschaft bekannt machen! Vision verankern! Informationskaskade auslösen NACHHALTIGES COMMITMENT Veränderung verfestigen & wertschätzen! Erfolge kommunizieren! Kernbotschaften auffrischen! Problemlösungen verbreiten! Neue Handlungsideen vermitteln MOBILISIERUNG Betroffene zu Beteiligten machen! Meinungsführer gewinnen! Vorbilder installieren! Flächendeckend Dialoge sicherstellen! Mitarbeiter in Planung einbeziehen GRUNDLAGEN PHASEN-GERECHTER KOMMUNIKATION VERBESSERUNG Zum Lernen animieren & optimieren! Veröffentlichung der Trainingspläne! Handlungsvoraussetzungen deutlich machen! Strategiegemäßes Handeln bestärken! Ergebnisse transparent! kommunizieren CHANGE wie geht das? womit muss ich rechnen? wo bekomme ich Hilfe? kann ich mich einbringen? soll ich das? Typische Maßnahmen: Workshops Wettbewerbe Marktplätze habe ich die erforderlichen Mittel? wie kann ich es verbessern? wie kann ich es anders probieren? kann ich das? soll ich das? Typische Maßnahmen: Feedback-Schleifen Erfolge feiern Best-Practice-Darstellung 13