Multiprojektmanagement als zentrales Steuerungsinstrument in Projektorientierten Organisationen im kontext Projektmanagement Innsbruck

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1 Multiprojektmanagement als zentrales Steuerungsinstrument in Projektorientierten Organisationen im kontext Projektmanagement 2006 Innsbruck Christian Sterrer next level consulting 2

2 Kurzportrait / Überblick» Marktführer zum Projektmanagement in deutschsprachigen Raum» Büros in Wien, Salzburg, Bonn und Graz» Projektmanagement, Prozessmanagement und Management Projekt und Prozessorientierter Organisationen» Training, Beratung, Coaching, Management auf Zeit, Vorträge, PMProdukte» 56 Mitarbeiter, Netzwerk mit Kooperationspartnern» Beratungstage, 7 Mio. Umsatz 3 Österreich, 7 International» Tätig in allen Branchen FullSize Begleitung Training Coaching Beratung Management auf Zeit PMTools 4

3 Überblick Einzel und Multiprojektmanagement Ebenen des POU MPM Multiprojekt Management UNM Unternehmens Management Strategische Ausrichtung Budgetplanung und Finanzcontrolling Ressourcenmanagement Beauftragung, Statusfreigaben, Abnahmen Prüfung Strategiekonformität, Wirtschaftlichkeit, etc. Optimierung Projektportfolio Organisatorisches Lernen aus Projekten EPM Einzelprojekt Management Planung, Kontrolle, Steuerung Ziele, Projektkontext Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten Projektorganisation, Projektkommunikation Projektdokumentation 6

4 Prozesse im PM Unternehmensmanagement (z.b.: Budgetierung) Projektabschluss Projektbeauftragung Begleitenden MPMProzesse (z.b.: Qualifizierung) Projektabnahme und evaluierung Projektkoordination Projektmarketing Multiprojektcontrolling Projektstart Projektcontrolling Leistungserbringung Rollen im Projektmanagement PS PMA PMA Multiprojektorganisation PSK PAG PLAM PLAM Projektlenkungsausschuss PL Projektteam PTM PTM PTM PMA PMA PMA Subteam PMCC PMA PMA MPM EPM Permanente Rollen im PM» Projektesteuerkreis (PSK)» Projekteservice (PS)» Projektmanagement Competence Center (PMCC) Temporäre Rollen im PM» Projektauftraggeber (PAG)» Projektleiter (PL)» Projektteammitglied (PTM)» Projektmitarbeiter (PMA)» Projektassistent» Projektcoach (PC)» Projektlenkungsausschuss, Projektteam, Subteam Projektorganisation 8

5 Verantwortungsebenen PS PS PMA PMA PMA PMA PLAM PTM PMA PMA GF GF Multiprojektorganisation PSK PSK PAG Projektteam PTM PTM PLAM Projektlenkungsausschuss PL PL PMA Subteam Projektorganisation RV RV Ressourcenpool PTM PMA PMCC PMA PMA PMA PMA Geschäftsführung führt strategische Planung durch und erstellt Jahresbudget und definiert auch ein Jahresbudget für Projekte Projektesteuerkreis verwaltet das Projektebudget, beauftragt Projekte und koordiniert diese untereinander Der Projektesteuerkreis reserviert Projektressourcen und stellt Ressourcen und ein Budget für Projekte zur Verfügung Der Projektauftraggeber steuert das Projekt gemeinsam mit dem Lenkungsausschuss auf strategischer Ebene Der Projektauftraggeber legt die Projektziele fest und entscheidet grundsätzlich über Veränderung des Projektrahmens Der Projektleiter übernimmt die Verantwortung über das Projekt und plant und controlled das Projekt im Detail Der Projektleiter teilt sich die Verantwortlichkeit im Projektteam durch die Definition von AP Verantwortlichen Die APVerantwortlichen grenzen ebenfalls Ihre Arbeitspakete hinsichtlich Inhalt, Terminen und Aufwänden ab und ist für die Einhaltung der vereinbarten Planwerte verantwortlich Die Projektmitarbeiter werden von den APVerantwortlichen angesteuert und sind für die Erbringen der vereinbarten Tätigkeiten verantwortlich UNEbene MPMEbene EPMEbeneEbene APEbene Operative Ebene Strategische Planung Business Plan Jahresbudgets Personalpolitik Personalentwicklung Rechnungswesen Koordination UNStrategie und Projekte untereinander Business Cases Jahresbudget für Projekte Ressourcenbudget Projekte Projektziele Projektdurchlaufzeit Projektbudget Projektorganisation Inhalte und Ergebnisse APDauer APAufwände und kosten TODOs Aufwände, Rechnungen Multiprojektmanagement» Projektedatenbank mit allen Projekten der Organisation» Überblick über alle laufenden Projekte» Datenbank mit alten Projekten als Wissensdatenbank» Basis für das Management von Synergien und Abhängigkeiten zwischen Projekten» Basis für eine übergeordnete Steuerung des Projekteportfolios

6 Beispiel nlc projektportfolio xs nlc projektportfolio xs Stichtag: Navigation Sprache: germ alle Projekte vorselektiert alle Projekte keine weitere Filte keine weitere Filte Termine Alle Spalten alle Projekte keine weitere Filte keine weitere Filte Werte 0 x Risiko Freie Formeln Nutzen/Risiko Status alle Projekte alle Projekte Ressourcen alle Projekte alle Projekte keine weitere Filte keine weitere Filte Ressourcen Projektart alle Projekte keine weitere Filte keine weitere Filte Werte 0 x Beitrag zum UNEr Werte 0 x Risiko Kosten Aktuell Priorität Portfolio Chart 5 LOAD SAVE LOCK / UNLOCK 10 (c) by next level holding password DemoVersion 1.0, 2003 nlc ppf xs projects licenced locked Einführung in das Multiprojektmanagement

7 Projektedatenbank» 2 Möglichkeiten:» Trennung zwischen EPM und MPMITLösung» Voll Integrative ITLösung (inkludiert sowohl EPM als auch MPM, sowie Ressourcenmanagement)» ITLösung versus organisatorische Disziplin» Differenzierung in:» Daten» Ansichten» Auswertungen» Reports Grundsätzlich» Projektedatenbank immer nur als Unterstützung der» MPMOrganisation» MPMProzesse» die Projektedatenbank und die MPMITLösung ergeben sich aus den Bedürfnissen des MPM und nicht umgekehrt!

8 Daten des Projektportfolios» ProjekteNummer» Projektname» Projekte, Kleinprojekte, Aktivitäten» Projektart (Investition,...)» Reifegrad (Konzeption, Realisierung)» Priorität» PAG, PM, PTM» Projekteampel» Termine: Start, Ende, geplanter Start, Ende» Meilensteine» Ressourcen: Plan und IstRessourcen, Abweichung» Ev. Personalzuordnung/Zuordnung der Abteilung (welcher Mitarbeiter arbeitet wo mit, oder welcher Bereich ist wo involviert?)» Kosten: Plan und IstKosten, Abweichung» Erträge (Marktpotential, BC)» Risiko?» Zusammenhang zu anderen Projekten» Projektfortschritt» Projektbeschreibung» Beitrag zum Unternehmenserfolg, Strategischer Partner» Letztmalig aktualisiert Ansichten des Projektportfolios» Ansichten» Projekttabelle» Projektbalkenplan» Portfolio» Beitrag zum Unternehmenserfolg/Risiko» Priorität/Risiko» Kosten/Erträge» Abhängigkeiten» Ressourcen» ProjektePipeline

9 30.12./ KW53 Maßnahm e 75% 5 PEIT 49% / KW2 Program m ORG INF MKT SON PEÜA / KW / KW4 Projekt PEIN PEWE / KW5 Ressourcenarten (Projekte der Periode) BO PAT KOP12% 12% BER NLI 63% / KW / KW7 Projekt abgeschl ossen 24% Projektab schluß klein 5 29% / KW8 29% / KW / KW / KW11 Projektbe auftragun abgebroc Projektsta hen g rt 75% 24% kleinst groß 5 mittel ++ 28% + 14% Kostenarten (Projekte der Periode) FLK 35% SON INT 65% / KW / KW / KW14 gelb 5 mittel 62% 29% / KW / KW16 rot niedrig / KW % / KW18 grün 5 hoch 38% / KW / KW / KW / KW / KW / KW / KW25 1 nlc it guide und leitfaden V2.0 it guide 5 1,00 40, nlc projektportfolio xs V1.0 nlc ppf xs 6 3,00 30, Kompetenz "Projektmarketing" PMarket. 5 2,00 25, nlc projekthandbuch xl V1.0 nlc phb xl 2 3,00 23, next motion nxt motn 3 4,00 22, nlc projektaudit V1.0 PAudit 4 3,00 16, ,00 8 0,00 9 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 31 Beispiel Ansichten & Auswertungen Balkendiagramm Termine Jan Feb Mrz Apr Mai Jun 6 Nr. Name Systemname PMPhase Risiko Nutzen/Risiko Status Projektbezeichnung Start Ende nlc web pm prozesse V nlc projektportfolio xs V1.0 nlc projekthandbuch xs V nxt motn Kompetenz "Projektmarketing" nlc projektaudit V Risiko 3 nlc phb xl PAudit nlc ppf xs nlc it guide und leitfaden V2.0 next motion PMarket. nlc projekthandbuch xl V it guide Komplexität PMPhase Status 0 Projektbeauftragung Projektstart 5 75% Projektabschluß Projektart Kategorie Priorität Zeitabweichung Ressourcenabweichung Kostenabweichung 14% + Portfolio Diagramm (alle Projekte, keine weitere Filterung: keine weitere Filterung) 6 5 Beitrag zum UNErfolg Nr. Name Systemname 0 Beitrag zum UNErfolg Aktuell Priorität 1 next motion nxt motn 4 5, , nlc projektportfolio xsnlc ppf xs 3 5, , next level solution Konls K 3 1, , Kompetenz "ProjektmPMarket. 2 2, , nlc projekthandbuch nlc phb xl 3 4, ,00 2 nlc ppf xs nxt motn 6 nlc projektaudit V1.0 PAudit 3 2, , nlc web pm prozesseweb pmp 1 3, , nlc projekthandbuch nlc phb xs 2 3, , nlc it guide und leitfadit guide 1 2,00 573, , ,00 12 nlc phb xl 0, , , , ,00 17 web pmp nlc phb xs 0, , , , ,00 22 it guide PMarket. PAudit 0, , , , , , ,00 nls K 29 0, , Risiko Auswertungen des Projektportfolios» Auswertungsdarstellungen» PieChart» BarChart» Portfolio Chart» Histogramme (Ressourcen, Kosten)» Auswertungen» Projektstatus (0/25/50/75/100)» Projektampel (grün, gelb, rot) klare Definition für grün, gelb rot erforderlich!» Anzahl PM, PAG, durchschnittliche, max Projekte pro PAG, PM, Topkunden» Komplexität (Anzahl Projekte, Kleinprojekte, Aktivitäten??**)» Priorität» Abweichung» Termine» Ressourcen» Kosten» Projekthandbuch JA/NEIN

10 Beispiel (Portfoliodarstellung und PPFAuswertungen) Portfolio Diagramm (alle Projekte, keine weitere Filterung: keine weitere Filterung) 6 5 Beitrag zum UNErfolg Nr. Name Systemname 0 Beitrag zum UNErfol Aktuell Priorität motion motn 4 5, ,00 1 next nxt 1 2 nlc projektportfolio xsnlc ppf xs 3 5, , next level solution Ko nls K 3 1, , Kompetenz "ProjektmPMarket. 2 2, , nlc projekthandbuch nlc phb xl 3 4, , nlc projektaudit V1.0 PAudit nlc 3ppf xs 2, ,00 2 nxt motn 7 nlc web pm prozesseweb pmp 1 3, , nlc projekthandbuch nlc phb xs 2 3, , nlc it guide und leitfa it guide 1 2,00 573, , ,00 12 nlc phb xl 0, , , , ,00 17 web pmp nlc phb xs 0, , , , , ,00 23 it guide PMarket. PAudit 0, , , , , ,00 nls K 29 0, ,00 31 Komplexität PMPhase Status Projektbe Program auftragun abgebroc Projektsta Projekt hen g rot m rt abgeschl Projekt ossen 24% gelb grün 5 5 Projektab 5 schluß Maßnahm e 75% 75% 24% Projektart Kategorie Priorität PEÜA MKT ORG SON INF kleinst niedrig PEIN groß hoch 38% klein 5 PEWE mittel 62% PEIT mittel 49% Zeitabweichung Ressourcenabweichung Kostenabweichung % + 29% 28% 29% % 29% 57% Risiko Ressourcenarten (Projekte der Periode) BO PAT KOP 12% 12% BER Kostenarten (Projekte der Periode) SON FLK 35% INT 65% NLI 63% Reports des Projektportfolios» Zielsetzung» Zusammenfassung des Status des Projektportfolios» Inhalte und Strukturierung» Gesamtstatus» Projektbeauftragungen» Status laufende Projekte (Multiprojektcontrolling und Priorisierung» Projektabnahmen» Portfolioauswertungen» Vereinbarte Maßnahmen» Nach jeder Projektsteuerkreissitzung

11 Multiprojektmanagement als zentrales Steuerungsinstrument Projektorientierter Organisationen MPM zur Steuerung des Projektportfolios» Projektportfolio = Überblick über alle laufenden Projekte» Projekte:» Kundenaufträge?» Innovationen» Veränderungen, Umsetzung von Strategien» besondere Bedeutung» Basis für Entscheidungen» neue Projektbeauftragungen» Priorisierung von Projekten» Abbruch von Projekten» notwendige steuernde Handlungen

12 Kennzahlen des Projektportfolios» Gesamtkosten aller laufenden Projekte» Gebundene Ressourcen in Projekten, Ressourcenengpässe, wer hat noch Ressourcen» Welche Projekte stehen auf Rot und benötigen rasche Entscheidungen / Maßnahmen» Wieviel % haben sauberes PHB, gibt es Verbesserungen im PM» Aufteilung von Projekten und Kleinprojekten» Anzahl PAG, PL» ProjektePipeline 6 Nr. Name Systemname PMPhase Risiko Nutzen/Risiko Status 1 nlc it guide und leitfaden V2.0 it guide 5 1,00 40, nlc projektportfolio xs V1.0 nlc ppf xs 6 3,00 30, Kompetenz "Projektmarketing" PMarket. 5 2,00 25, nlc projekthandbuch xl V1.0 nlc phb xl 2 3,00 23, next motion nxt motn 3 4,00 22, nlc projektaudit V1.0 PAudit 4 3,00 16, ,00 8 0,00 9 0, , ,00 12 nxt motn 0, , , ,00 Risiko ,00 17 nlc phb xl PAudit 0, ,00 nlc ppf xs 19 0, , , PMarket. 0, , , , , ,00 it guide 28 0, , , Projektbeauftragung Projektstart 5 75% Projektabschluß

13 Ressourcenmanagement Ressourcenmanagement» Entscheidung Ressourcenmanagement:» Nur für Engpassressourcen» Für alle oder ausgewählte Abteilungen» Für alle oder ausgewählte Mitarbeiter» Nur für Projektressourcen oder für Gesamtunternehmensressourcen» Schrittweise Implementierung» EPM, MPM, Ressourcenmanagement» Auswahl adäquates ITTool» Betrifft PL, PTM, PAG und Ress.verantwortliche

14 Beispiel (Projektetabelle und Ressourcenauslastung) Name Fixe Kategorien Rollen Projektcode Projektbezeichnung System Name Komplexität PMPhase Status PAG PL PAS nli next level solution Konzeption nls K Projekt Projekt abgeschlossen grün CSR APE nli nlc web pm prozesse V1.0 web pmp Maßnahme Projekt abgeschlossen grün CSR APE nli nlc projektportfolio xs V1.0 nlc ppf xs Maßnahme Projektabschluß gelb CSR APE nli nlc projekthandbuch xs V2.0 nlc phb xs Maßnahme Projekt abgeschlossen grün CSR APE nli Kompetenz "Projektmarketing" PMarket. Projekt 75% grün BWR TMR nli nlc projektaudit V1.0 PAudit Maßnahme 5 gelb BWR APE nli nlc it guide und leitfaden V2.0 it guide Maßnahme 75% gelb APE APE nli next motion nxt motn Projekt gelb CSR APE nli nlc projekthandbuch xl V1.0 nlc phb xl Maßnahme Projektstart grün CSR APE (alle Projekte, alle Projekte: ) Ressourcen (Aktuell) 35 Nr. Kategorie 4Q/02 1Q/03 2Q/03 3Q/03 4Q/03 1Q/ Partner next level innovation Berater Kooperationspartner Back Office Ressourcen (Aktuell) 10 Partner next level innovation Berater Kooperationspartner Back Office Empfehlung Ressourcenmanagement» Erstellung RessourcenmanagementKonzept» Erstellung Lastenheft für ITLösung» Pilotanwendung, dann Rollout» Ressourcenmanagement:» Zunächst für ausgewählte Abteilungen» Für alle oder ausgewählte Mitarbeiter dieser Abt.» Nur für Projektressourcen» Konsequenz: Aufteilung % für Linien und Projektarbeit

15 Tipps & Tricks, Zusammenfassung Tipps & Tricks» Schrittweise Implementierung» EPM MPM RM» Aktualisierung des Projektportfolios erfolgt über Projektfortschrittsberichte» Kritische Auswahl der Daten, Kennzahlen und Auswertungen für die ProjekteDB» MPM = MPMOrga + MPMProzesse + PPF» PMProf. immer durch PE+OEMaßnahmen» E = Q x A

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