Dokumenten-Management und Enterprise Content Management. Prof. Dr. Martin Michelson

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1 Dokumenten-Management und Enterprise Content Management Prof. Dr. Martin Michelson

2 Übersicht 1. Charakteristika, Aufgaben, Ziele 2. Funktionen / Dokumentzyklus 3. Standards und Rechtliches 4. Der Markt 5. Workflow-Management 6. Einführung eines DMS / ECM-Systems

3 Charakteristika, Ziele, Aufgaben

4 Dokumenten-Management und Enterprise Content Management Es geht im Prinzip um das Gleiche Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen zur Einbindung in Geschäftsprozesse ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und Workflowmanagement, der Archivierung, des Content- Management ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement

5 Enterprise Content Management umfasst Dokumenten- Management Workflow- Management Wissensmanagement Archivierung Content Management

6 Dokumente Bildquelle: Adruni Ishan Pentadoc AG

7 Ausgangssituation Ablage kosten- und platzintensive Speicherung viele Kopien (Originale gehen verloren) Management keine Laufweg- und Zeitüberwachung niedrige Informationsverfügbarkeit Informationsaustausch lange Transport- und Liegezeiten Bearbeitung sequentiell, fehleranfällig, zeitintensiv Mitarbeiter verwenden zuviel Zeit auf Suchen

8 Ausgangssituation wichtige Dokumente und Unterlagen verteilen sich in Unternehmen auf eine Vielzahl von Ablagen: Zentralarchiv mit Papierakten Archiv-Lösungen verschiedener Abteilungen Dateiablagen auf PCs -Systeme Content Management Systeme ERP Systeme Vielzahl an unterschiedlichen Benutzeroberflächen und Funktionen Problem der Archivierung von aufbewahrungswürdigen und gesetzeskonform aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

9 Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika Alle computergestützte Verfahren und Instrumente zum Verwalten, Steuern und elektronischen Austausch von dokumentenbasierten Informationen Umfaßt den gesamten Prozeß der Erstellung, Bearbeitung, Archivierung, Distribution und des Retrievals von Dokumenten als Informationsträger

10 Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika Zielt auf Steigerung von Produktivität vernetzter betrieblicher Abläufe und der gezielteren Informationsversorgung der Mitarbeiter Unterstützung von Geschäftsprozessen: Automatisierung von Standardabläufen ===> Informationen sollen einfacher und flexibler generiert, organisiert, verteilt und archiviert werden können.

11 Anforderungen Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von Medienbrüchen Integration unterschiedlicher Informationstypen (Text, Daten, Grafik, Video, Audio, HTML) und Trägermedien (Papierdokumente, Mikroformen, digitale Datenbestände) aus unterschiedlichen Quellen und Softwareapplikationen unter einem Zugriffsmodus Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche Anwendungsumgebung datenbankgestützte Metadatenverwaltung

12 Anforderungen Reduzierung der Suchzeiten, Beschleunigung der Entscheidungs- und Arbeitsprozesse Raumeinsparung, Zeiteinsparung ===> Kosteneinsparung Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer Kooperationsformen Transparenz der Prozesse

13 Anforderungen Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagen)

14 Anforderungen Quelle: BARC ECM Survey

15 Das Umfeld von Dokumenten-Management Götzer u.a.: Dokumenten-Management

16 Komponenten eines DMS Optische Jukebox Scanner Retrieval Dokumenten-Server Erfassungsplatz Datenbank-Server Output-Server Arbeitsplätze/Clients Web-Server Fax Drucker LAN/WAN Viewer

17 Nutzerschnittstellen Nutzerschnittstellen Web-Client 65% 66% Desktop-Client 52% 61% Explorer-Integration 33% 38% Portal 25% 37% Über das führende Fremdsystem (ERP, CRM, PPS) 21% 32% Bestehende ECM-Projekte Office-Client 16% 20% Geplante ECM-Projekte Quelle: BARC GmbH

18 DMS als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme

19 DMS /ECM als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme Integration / Austausch Office-Anwendungen, ERP Systeme, ECM-Systeme Web-basierte Lösungen auf Nutzer- und auf Bearbeitungsebene Verfügbarkeit und Austausch aller Informationen über das Unternehmensnetzwerk E-Business: Einbindung von Kunden und Partnern in Prozesse, Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen DMS auch als Content-Management- und Portallösungen

20 Beispiel: Unterstützung des Kundenbetreuungsprozesses Kundenanfrage nein neu? ja Archivzugriff Statuszugriff Änderung eingeben Antwort geben Notiz anbringen Adresse erfassen Wünsche erfassen Formular vorausfüllen Prospekt verschicken Brief nein Gespräch beenden Termin? ja Wiedervorlag

21 Funktionen / Dokumentzyklus

22 AIIM Modell (Association for Information and Image Management)

23 Funktionen / Dokumentenzyklus Dokument Erfassung Indexieren Archivierung Bereitstellung Retrieval Administration

24 Erfassung Quellen (Beispiele) Papierdokumente Office-Dateien Faxe s Multimedia-Dateien Webseiten Übernahmen aus Anwendungen (Office, ERP, FiBu, XML etc.) DMS / ECMS

25

26 Erfassung Erkennen von Informationen auf Papier Barcode QR Code OMR Optical Mark Recognition OCR Optical Character Recognition ICR Intelligent Character Recognition HCR Handprint Character Recognition

27 Indexieren Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der Dokumente Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri, Schlagwortlisten Manuelle Indexierung, Automatische Indexierung, Metadaten durch Benutzer vergeben und/oder automatisch erzeugt Volltextindex Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten

28 Herausforderung für das Indexieren und das Retrieval: Beispiel Bilddokument

29 Archivierung Sicherheit Datensicherheit (redundante Speicherung) Datenschutz / Zugriffsschutz (unbefugten Zugriff verhindern) Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, Revisionsschutz, Aufbewahrungspflicht/-frist Besondere Herausforderung: Archivierung

30 Archivierung Speichermedien CD DVD UDO (Ultra Density Optical) RAID (Redundant Array of independant Discs) WORM (Write once, read multible) Festplatte Jukebox NAS (Network Attached Storage)

31 Archivierung Originalformate HTML XML PDF DOC RTF TIFF GIF JPG MPEG MP3 WAV EML.

32 Archivierung Speicherformate Originalformate TIFF JPEG 2000 PDF PDF/X PDF/A. PDF 1.7, PDF/X und PDF/A sind ISO-zertifiziert (ISO 32000, ISO 19005). PDF/X dient zum Austausch von Druckvorlagen in der graph. Industrie Empfohlener Standard für revisonssichere Langzeitarchivierung ist PDF/A

33 Retrieval / Navigation / Enterprise Search Quelle: xfriend.de

34 Retrieval / Navigation / Enterprise Search Klare Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen Quellen: Unterschiedlichste Datenquellen und Anwendungen, strukturierte und nicht strukturierte Inhalte Suche über alle Systeme im Unternehmen (DMS, ERP, CMS, Intranet, etc.) Suche in der Metadatenbank, Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen (Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste Intelligente Wörterbücher, Fuzzy Techniken Freie Suche im Volltext

35 Retrieval / Navigation / Enterprise Search Suchtreffer: Ranking wird nach eigen zu definierenden Kriterien bestimmt (Index, Metadaten, Profil des Nutzers) Durch Benutzer erstellbare Profile Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge, semantische Ansätze Verweise auf mögliche andere Themenbereiche Zugriff: I.d.R: Zugriff auf Dokumente entsprechend Berechtigung Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten

36 Retrieval / Navigation / Enterprise Search Beispiele IntraFind Hakia Enterprise Search Google Search Appliance xfriend

37 Bereitstellung Nutzeroberfläche: Proprietär und Web-Browser Bearbeitung Druck Export, z.b. in CMS Weiterleitung, z.b. per

38 Administration Bearbeitungszuordnung Rechte- / Zugriffsverwaltung Benutzereinstellungen, Anpassung der Oberfläche Weiterleitung Statistische Auswertungen - Datenträgerbelegung - Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente, Dokumentarten, Schlagworte etc.

39 Standards und Rechtliches

40 Records Management Was ist Records Management? Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. ISO Bild: whitefoot-forward.com

41 Records Management Viele Dokumente Einige Records Wenige Archiv- Objekte Quelle: U. Kampffmeyer

42 Records Management Erstellung, Verwaltung und Archivierung von geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen Dokumenten Damit hat es vor allem ein Organisationskomponente Besondere Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung. sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von Informationen Beachtung gesetzlicher Vorschriften

43 Rechtliche Vorschriften und Standards Moreq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records): Europäischer De Facto Standard zur elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung. Regelmäßige Weiterentwicklung im IDA-Programm der Europäischen Union (Interchange of Data Between Administrations) Derzeit Moreq 2010

44 Rechtliche Vorschriften und Standards Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (Domea-neu) (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang): In Deutschland gültige Richtlinien elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung. Löste 2012 das bisherige DOMEA-Konzept (DOkumentenManagement und Elektronische Archivierung ab Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" unterstützt Behörden dabei, aus dem großen Angebot die für sie passenden Verfahren auszuwählen und erfolgreich in die Praxis umzusetzen. Elektronische Verwaltungsarbeit im Sinne dieses Konzepts umfasst die elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung sowie die elektronische Prozessunterstützung durch: - elektronische Vorgangsbearbeitung, - elektronische Zusammenarbeit und - Fachverfahren.

45 Rechtliche Vorschriften und Standards Nestor Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung: Entwicklung von Standards für die digitale Langzeitarchivierung für öffentliche Kultur- und Bildungseinrichtungen wie Bibliotheken, Museen, Archive, Hochschulen

46 Datensicherheit Merksätze des VOI: Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können Bei Veränderungen muss der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden können Elektronische Archive sind so anzulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist

47 Rechtliche Vorschriften Digital geführte Daten müssen revisions- und fälschungssicher gespeichert werden mit den Originalen inhaltlich und ggf. bildlich übereinstimmen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden bei datenschutzrechtlichen Daten gesperrt bzw. nach Sperrzeit gelöscht werden

48 Rechtliche Vorschriften unter anderem HGB Handelsgesetzbuch 238 ff.: Anforderungen an das Führen von Handelsbüchern Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.

49 Rechtliche Vorschriften und Standards HGB Handelsgesetzbuch 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts- und Handelskorrespondenz (auch s). Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).[ ] Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren.

50 Rechtliche Vorschriften und Standards HGB Handelsgesetzbuch 261: Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich, hat er die Unterlagen auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen.

51 Rechtliche Vorschriften und Standards GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches bezüglich elektronischer Dokumente Die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (A0) auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht. [ ] Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung.

52 Rechtliche Vorschriften und Standards GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums Konkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.b. Umsatzsteuer zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen) Nach 147 Abs. 6 AO (Abgabenordnung) ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. [.] Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten). Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten. Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.

53 Rechtliche Vorschriften und Standards Sarbanes-Oxley Act (US-Bundesgesetz 2002) Dieses Gesetz ist relevant für Firmen, die den Kapitalmarkt in der USA in Anspruch nehmen / deren Wertpapiere an amerikanischen Börsen gehandelt werden. Es regelt die Verlässlichkeit der Berichterstattung, insbesondere der veröffentlichten Finanzdaten

54 Rechtliche Vorschriften und Standards Beispiel s -Aufkommen steigt jährlich um 35% 87% der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per E- Mail - Angebote (82%) - Bestellungen (60%) - Rechnungen (43%) - Verträge (43%) Quelle: Herausforderungen und Trends im Management, BearingPoint Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steurrelevanter -Mails Seit 2007: HGB regelt Umgang mit Geschäftsbriefen gleichviel in welcher Form -Management notwendig

55 Der Markt

56 Anbieter DMS / ECM-Systeme Verwirrende Vielfalt Unterschiedliche Begrifflichkeiten Unübersichtlichkeit des Marktes

57 Größere Wichtige Anbieter Marktakteure DMS / ECM-Systeme IBM / Filenet (ibm.com/software/data/content-management/) Microsoft (Sharepoint) (sharepoint.microsoft.com/de-de EMC / Documentum (emc.com) Oracle (Stellent) (oracle.com/de) Open Text ECM Suite (opentext.com/2/global/solutions.htm) Saperion (saperion.com)

58 Kleinere Wichtige Anbieter Marktakteure DMS / ECM-Systeme ELO (elo.com) SER (ser.de) Windream (windream.de) Saperion (Saperion.com) d.velop (d.3) (d-velop.de) Easy (easy.de/) Dr. Doc (drdoc.de) Optimal Systems (optimal-systems.de)

59 Gartner Magic Quadrant ECM

60 Beispiel: d.velop d3 Quelle: d.velop.de

61 Beispiel ELO Office

62 Open Source Angebote

63 Marktuntersuchungen

64 Kundenzufriedenheitsmonitor Quelle: Pentadoc AG

65 ECM Allianz Deutschland Sieben deutsche Hersteller von ECM haben 2009 die ECM Allianz Deutschland gegründet und als Interessengemeinschaft ECM jetzt! eine gemeinsame Dachkampagne gestartet. Ziel ist, Bedeutung von Enterprise Content Management Software für Unternehmen und Organisationen aller Branchen bewusster zu machen und auf ihre strategische Bedeutung hinzuweisen. Dazu gehören: d.velop Easy Saperion SER ELO Optimal Systems Windream

66 Workflow-Management

67 Funktions- vs. Prozessorientierte Sicht Unternehmen Vertrieb Produktion Entwicklung Controlling Funktionsorientierte Sicht Fokus auf funktionale Bereiche Unternehmen Prozessorientierte Sicht Vertrieb Produktion Entwicklung Controlling Rechnungswesen Rechnungswesen Fokus auf Geschäftsprozesse Objekte sind geliefert Erwerb

68 Workflow-Management: Definition Automatisierung von Prozessen oder Arbeitsabläufen, in denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben unter der Verwendung von bestimmten Regeln oder Verfahren von einem Teilnehmer zum anderen geleitet werden.. Workflow Management Coalition (WfMC) d.h.: Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses Aktive Steuerung entlang der Prozesskette Aktive Überwachung der einzelnen Schritte Workflow Management wird häufig auch als Business Prozess Management bezeichnet

69 Workflow-Management-System: Definition Workflow Management System System Arbeitsfluß Organisieren, Planen a) Zusammenspiel b) IT-Werkzeug Prozessmanagement

70 Workflow Management Coalition (WfMC) Internationale non-profit-organisation Gründung durch führende Unternehmen der Info.-Technologie Entwicklung einer Standard-Terminologie Entwicklung eines einheitlichen Ansatzes zur Definition von Workflow Systemen Entwicklung eines Standard Referenz Modells für die modulare Architektur Agieren als Schnittstelle zwischen Herstellern und Anwendern

71 Aufgaben von Workflow-Management Geschäftsprozesse systematisieren Verringerung der Durchlaufzeiten Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig zuordnen Vermeidung von Fehlleitung oder Verlorengehen von Vorgängen Arbeitsschritte steuern Erhöhung der Produktivität Prozesslaufzeiten beschleunigen Transparenz der Geschäftsprozesse Arbeitslasten erkennen, MAKapazitäten optimieren Aufzeichnung betriebsrelevanter Daten zur Prozessverbesserung Bereitstellung von Informationen über den Abwicklungsstand Verringerung der Durchlaufzeiten Erhöhung der Reaktionsfähigkeit der MA durch Wissen Verbesserung der Fehlerquote, Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten Entlastung der MA von Nachforschungen, Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status

72 Vorgangstypen Formalisierbarkeit Auftretensart Auftretenshäufigkeit Fest strukturierte Vorgänge Teilstrukturierte Vorgänge Unstrukturierte Vorgänge Regelmäßig/Zyklisch Häufiges Auftreten, Start nicht Strukturierbar einmalige Workflows Regelmäßig Öfter Einmalig Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend für f r fest- und teilstrukturierten Vorgänge

73 Beispiele Fest strukturierte Vorgänge Urlaubsanträge Reisekostenabrechnung Weiteres..... Teilstrukturierte Vorgänge Kreditvergabe Schadensabwicklung.... Unstrukturierte Vorgänge Komplexe Dokumente Marketingstrategien....

74 Funktionen von Workflow-Systemen Modellierung der Vorgänge, Abläufe und Zuständigkeiten auf Basis der hinterlegten Organisations- und Ressourcedaten Automatisierte Steuerung von Abläufen, Informationen und Dokumenten, Unterstützung der Vorgangsbearbeitung Information und Kontrolle über laufende oder abgeschlossene Vorgänge Wiedervorlage nicht abgeschlossener Vorgänge Workflow-Systeme speichern die Prozessinformationen als eigene Objekte

75 Bestimmung der Elemente zur Abwicklung von Geschäftsprozessen Aufgaben und Aufgabenabläufe Rollen (z.b. Befragungskoordinator) und Personen Werkzeuge (z.b. Formulare, Anwendungssoftware) Daten, Dokumente, Informationsquellen Fachliche Abhängigkeiten (z.b. Freigabe ab ) zeitlicher Rahmen des Prozesses oder einzelner Vorgänge

76 Automatisierte Unterstützung z.b. Ablageverwaltung Weiterleitung von Dokumenten Erstellung und Verwaltung von Verteilerlisten Vertretungs- und Zuständigkeitsregelungen Termin- und Fristüberwachung dem Überblick über den Bearbeitungsstatus und der Historie der Arbeitsschritte von dokumentenbasierten Vorgängen Bestellungen mit oder ohne Genehmigung

77 Workflow-Schema und Workflow-Instanz Beispiel Bestellung eines Laptops

78 Komponenten von Workflow-Systemen Modellierungswerkzeug Graphischer Designer zur Visualisierung der Prozesse Runtime/Ausführungssystem Benutzersystem zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle Schnittstellen Schnittstellen zum Aufrufen von Anwendungsprogrammen Datenbank/Informationssystem Bereitstellung der im Geschäftsprozess benötigten Informationen Workflow System Überwachung/Steuerung Kontrolle und Steuerung des Systems und der Prozesse im Produktivbetrieb

79 Ebenen Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines (vordefinierten) Ablaufs steuern Mitarbeiter Start Stop Prozeß Anwendungen Informationsquellen Dokumente Daten

80 Grafischer Designer: Beispiel WorkflowXpert.net

81 Ebenen Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines (vordefinierten) Ablaufs steuern Mitarbeiter Start Stop Prozeß Anwendungen Informationsquellen Dokumente Daten

82 Aufgabenbereiche Entwicklungsumgebung Organisator Mitarbeiter Laufzeitumgebung Supervisor Aufbauorganisation Prozeßdesign Aktivitätendesign Integration Optimierung Engine Verwaltung/Kontrolle Services Netzwerk Schnittstellen Synchronisierung Aktivitätenmanagement Auswahl Unterbrechen Wiederaufnehmen Weitergabe dyn. Redefinition Priorisierung Tracking Monitoring Warnungen

83 EPK Ereignisgesteuerte Prozessketten Ereignis Informations-, Material- oder Ressourcenobjekt Funktion und, oder, verknüpfen, auslösen Kontrollfluss Informations-und Materialfluss Ressourcen- / organisatorische Einheitenzuordnung Prozesskette Organisatorische Einheit

84 EPK-Objekte: Verknüpfungen Ereignis1 Input 1 Input 2 Output Funktion Org. Einheit XOR Ereignis 2 Ereignis 3 Ereignis 4

85 EPK-Objekte: Beispiel Wareneingangsbearbeitung Ware ist eingetroffen Bestellung Lieferschein Prüfergebnis Ware prüfen XOR Ware ist freigegeben Ware ist gesperrt Ware wurde abgelehnt Fertigung Wareneingangsstelle Qualitätssicherung

86 Beispiel: Lieferantenrechnung Quelle: Karl Gemünden Bauunternehmung Quelle: Karl Gemünden Bauunternehmung

87 Beispiel: Graphical Workflow Designer bei RJS

88 Nutzen und Vorteile von Workflow-Systemen Vernetzung von Prozessen, an denen mehrere Personen beteiligt sind Verkürzung von Dokumentdurchlauf- und Liegezeiten Dynamische Verwaltung von Dokumenten Transparenz, Verantwortlichkeit, Nachvollziehbarkeit bei Prozessen Überblick für alle Beteiligten über Stand und Fortgang Unterstützung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter Besserer Kundenservice

89 Nachteile von Workflow-Systemen Hohe Abhängigkeit von Technologie und Netzwerk Hoher Aufwand, Komplexität der Organisation Reduktion informeller und persönlicher Kontakte Verlagerung von MA-Wissen in Systeme Vernachlässigung der Personen zugunsten der Prozesse Überwachung der Mitarbeiter

90 Beispiele Workflow-Systeme IBM MQSeries Workflow IBM Lotus Domino Workflow (Domino Erweiterung) SAP Business Workflow COI-BusinessFlow MS Sharepoint (Workflow-Modul) Process Maker

91 Einführung eines DMS /ECM-Systems

92 Gründe für die Beschaffung von DMS-Lösungen Reaktion auf Mitbewerber ca. 2% Technologie - Test ca. 4% Regelmäßige Arbeitsüberlastung ca. 4% Steigerung des Umsatzes ca. 7% Ersatzbeschaffung ca. 9% Raumkostenreduktion ca. 9% Höhere Sicherheit für Dokumente ca. 11% Vorteile im Wettbewerb ca. 13% Verbesserte Kontrolle und Führung ca. 18% Personalkostenreduktion ca. 24% Höhere Produktivität ca. 42% Verbesserter Zugriff ca. 44% Prozent der Nennungen Quelle: U. Kampffmeyer

93 Anforderungen an DMS / ECM Quelle: BARC ECM Survey

94 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

95 Einführung eines DMS / ECM-Systems Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse Definition der Ziele und der zu erreichenden Ergebnisse Platzersparnis, zentrale/dezentrale Archivierung, Kostenreduktion, besserer Zugriff auf benötigte Information, Optimierung der Infrastruktur etc. Welche organisatorischen Verbesserungen sind zu erreichen? Wie sieht das zu erwartende Nutzenpotential aus? Untersuchung der organisat. und techn. Machbarkeit Feststellen der betroffenen Unternehmensbereiche Ermittlung der zu erwartenden Investitionssumme

96 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

97 Einführung eines DMS / ECM-Systems Projektplanung und -initialisierung Einsatz einer Projektgruppe verschiedene Bereiche (IT, Organisation, Fachbereiche) Festlegung der Projektorganisation Verteilung der Zuständigkeiten, Termin- und Aktivitätenplanung, Definition der Projektphasen, Ressourcenplanung Definition der Randbedingungen DV-Infrastruktur, organistaorische Abläufe

98 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Ist-Analyse Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

99 Einführung eines DMS / ECM-Systems Dokumentenbestände, Dokumententypen, Dokumentenflüsse Mengengerüst Ist-Analyse Ermittlung bisheriger Ablage- und Indexierverfahren Geschäftsprozesse / Wertschöpfungsprozesse Kommunikationsformen Technische Infrastruktur Schwachstellenanalyse Ermittlung von Schwachstellen in der Ablauforganisation

100 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Sollkonzept Ist-Analyse Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

101 Einführung eines DMS / ECM-Systems Soll-Konzept Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend der Zielsetzung Feststellen der durch einen DMS-Einsatz wegfallenden und hinzukommenden Aufgaben Organisatorische und technische Konzeption des Systems Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Kosten- und Nutzen-Vergleich Einschätzung des ROI Aufstellen eines Kriterienkataloges

102 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Systemauswahl Sollkonzept Ist-Analyse Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

103 Einführung eines DMS / ECM-Systems Markterhebung Ausschreibung (Longlist) Systemauswahl Prüfung der Angebote, Vergleich mit Kriterienkatalog Eingrenzung der geeigneten Anbieter(Shortlist) Systemdemonstration und -test Nutzwertanalyse auch der nicht quantifizierbaren Aspekte Anbieterauswahl Erstellung eines Feinpflichtenheftes Beschreibung des Systems unter organisatorischen techn. und fachl. Aspekten

104 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Pilotprojekt Systemauswahl Sollkonzept Ist-Analyse Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

105 Einführung eines DMS / ECM-Systems Pilotprojekt Implementierung in geeigneter Abteilung, deren Aufgaben repräsentativ für das Unternehmen sind Durchführung von Tests in organisatorischer und technischer Hinsicht Erstellung der Feinkonzeption, Adjustierung des Systems

106 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Schrittweise Einführung Pilotprojekt Systemauswahl Sollkonzept Ist-Analyse Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

107 Einführung eines DMS / ECM-Systems Schrittweise Einführung Umsetzung der in der Pilotphase gemachten Erfahrungen Installation des DMS, ggf. Integration in bestehende Anwendungslandschaft Anpassung auf unterschiedliche Unternehmensbereiche und -bedürfnisse Schulung der Mitarbeiter Systemabnahme Ständige Erfolgskontrollen

108 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Schrittweise Einführung Pilotprojekt Unternehmensweiter Betrieb Systemauswahl Sollkonzept Ist-Analyse Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

109 Einführung eines DMS / ECM-Systems Phasen bei der Auswahl und Einführung Schrittweise Einführung Pilotprojekt Unternehmensweiter Betrieb Systemauswahl Sollkonzept Ist-Analyse Projektplanung und -initialisierung Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse

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