Erfassung Jahresrechnung, Kirchliche Handlungen und Personelles der Kirchgemeinden

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1 Erfassung Jahresrechnung, Kirchliche Handlungen und Personelles der Kirchgemeinden 1 Grundlagen Die Gesamtrechnung der Landeskirche und ihrer Kirchgemeinden ist ein wesentliches Element der Berichterstattung der kantonalen kirchlichen Körperschaften gegenüber Staat und Gesellschaft. Sie wird ab dem Rechnungsjahr 2011 erstellt, die gesetzlichen Grundlagen sind in der Finanzverordnung ( 22 ff.) und der Vollzugsverordnung zur Finanzverordnung ( 12 und 15) geregelt. Vorgängig zum Budget 2011 sind mit den neuen Kontierungsrichtlinien die Grundlagen für die Gesamtrechnung gelegt worden: Die neuen Funktionsbereiche enthalten die Struktur der vier kirchlichen Handlungsfelder, der Aufbau des Kontenplans wurde einheitlich gestaltet und bis auf eine bestimmte Ebene als verbindlich erklärt (siehe Kontierungsrichtlinien 2011). Konti, welche in den Kontierungsrichtlinien nicht vorgesehen sind (z. B ), können nicht erfasst werden. Allfällig in der Kirchgemeindebuchhaltung vorhandene Werte müssen entsprechend den Kontierungsrichtlinien aufgeteilt werden auf die korrekten Konti. Damit die Erfassung der Daten der Jahresrechnungen für die Kirchgemeinden und die Gesamtkirchlichen Dienste möglichst einfach ist, wird ein webbasiertes Werkzeug eingesetzt. Dieses wird nicht nur für die Erfassung der Rechnungsdaten sondern auch zur Erfassung der Kirchlichen Handlungen verwendet. Ab dem Rechnungsjahr 2015 werden zusätzlich die Personellen Kennzahlen der Kirchgemeinden erhoben, auf Grundlage der Vollzugsverordnung zur Personalverordnung ( 9 Abs. 2). Nachfolgend wird detailliert beschrieben, wie die Handhabung des Erfassungswerkzeuges und die Erfassung der Daten erfolgt. Bitte lesen Sie dieses Dokument gut durch, es hilft auch, dieses auszudrucken und bei den ersten Schritten griffbereit zu haben. Sollte die Reaktionszeit des Datenerfassungswerkzeuges langsam sein, so versuchen Sie es bitte zu einem späteren Zeitpunkt nochmals. Das Werkzeug ist ausgelegt auf die parallele Erfassung durch mehrere Kirchgemeinden, bei zu hoher Last kann die Antwortzeit aber verzögert sein. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 1

2 2 Erfassung Jahresrechnung 2.1 Aufruf des Werkzeuges und Anmeldung Geben Sie in Ihrem Browser folgende Adresse ein: Sie gelangen damit auf folgende Seite: Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 2

3 Sie haben Ihren Benutzernamen und das Passwort separat erhalten: Der Benutzernamen für die Eingabe der Rechnungsdaten ist die Kirchgemeinde in Kleinbuchstaben und ohne Umlaute (bitte beachten: Übernehmen Sie den Benutzernamen genau wie angegeben). Das Passwort ist eine sechsstellige Zahl. Bei Problemen mit der Anmeldung wenden Sie sich bitte an die unter Kontakte (siehe letzte Seite) angegebenen Personen. Nach Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes drücken Sie auf das Schaltfeld Anmelden und Sie gelangen auf die Einstiegsseite der Datenerfassung. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 3

4 In der vorstehenden Abbildung ist nur der sichtbare Bildschirm abgebildet. Bitte scrollen Sie nach unten um die gesamte Eingabeliste anzusehen. Diese ist gemäss den in den Kontierungsrichtlinien 2011 festgelegten Minimalanforderungen für die Kontierungen der Belege aufgebaut: Funktionsbereiche (390, 391, etc. bis 995) Innerhalb jedes Funktionsbereiches die dreistelligen Kontierungen (300, 301 etc.) Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 4

5 Es ist sinnvoll, zu überprüfen, ob die Zahlen Ihrer Rechnung in dieser verdichteten Form vorliegen. Idealerweise haben Sie bereits eine entsprechende Auswertung vorliegen oder können diese selber erstellen oder bei der rechnungsführenden Stelle bestellen. 2.2 Erfassung der Rechnungsdaten Für die eigentliche Erfassung der Daten gehen Sie wie folgt vor: Durch Anwählen des Schriftzuges Bearbeiten in der relevanten Jahresspalte werden die einzelnen Felder für die Eingabe Ihrer Zahlen frei gegeben. Die Werte der Rechnungen früherer Jahre sind nicht zu erfassen. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 5

6 Innerhalb der Tabelle bewegen Sie sich mit der TABULATOR-Taste von Feld zu Feld. Beim Drücken der ENTER-Taste, wird das Formular gesichert und verlassen. Sie gelangen wieder auf die Übersicht. Mit dem erneuten Anwählen des Schriftzuges Bearbeiten gelangen Sie wieder in die Eingabemaske. In der ersten Zeile ist der Steuerfuss in Prozent einzugeben, halbe Prozente können ebenfalls eingegeben werden. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 6

7 In den nachfolgenden Zeilen sind die Frankenbeträge Ihrer Rechnung einzugeben. Bitte beachten Sie folgende Vorgaben: Ganze Frankenbeträge eingeben, es spielt dabei keine Rolle, ob die Beträge ohne Rappen oder kaufmännisch gerundet erfasst werden. Vorzeichen werden gemäss buchhalterischer Logik eingegeben: Soll-Saldi positiv, Haben-Saldi negativ. Das heisst, dass die Aufwände (normalerweise) als positive Zahlen eingegeben werden, die Erträge (z. B. Steuern) als negative Zahlen (-1000): Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 7

8 Wir empfehlen Ihnen, nach der Eingabe der Kontozahlen für einen Funktionsbereich das Formular zu sichern (ENTER-Taste oder ganz unten auf Schaltfläche Speichern drücken): Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 8

9 Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 9

10 Nun können Sie kontrollieren, ob die Eingaben innerhalb des Funktionsbereiches stimmen: Diese werden in der blauen Zeile, die den Anfang des Funktionsbereiches markiert, addiert: Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 10

11 Sobald alle Zahlen erfasst sind, kann mit der Totalzeile kontrolliert werden, ob die Eingabe mit dem Ertrags- oder Aufwandüberschuss der Jahresrechnung übereinstimmt. Abweichungen von einigen Franken aufgrund der Eingabe von ganzen Franken spielen keine Rolle. Diese Übersicht kann auch ausgedruckt werden zum einfacheren Vergleich mit der Rechnung. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 11

12 2.3 Bestätigung der Eingaben Wenn die Rechnung vollständig und korrekt erfasst ist, dann ist die Eingabe mit der Bestätigung abzuschliessen. Danach sind keine Änderungen an den Eingaben mehr möglich. Sollten Sie nach erfolgter Bestätigung einen Fehler entdecken, so können Sie uns kontaktieren (siehe Kapitel Kontakte, Seite 29), wir können die Eingabemaske wieder frei geben. Die Bestätigung der Eingabe erfolgt durch Anwählen des Schriftzuges Bestätigen im Spaltenkopf der Rechnungsspalte: Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 12

13 Folgende Meldung erscheint, es ist nochmals die Schaltfläche Bestätigen anzuwählen: Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 13

14 Es wird bestätigt, dass die Eingabe der Rechnung abgeschlossen ist. Sie können Ihre Eingaben jetzt als Excel oder Textfile herunterladen. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 14

15 3 Erfassen der Kirchlichen Handlungen Auf der Datenerfassungsseite werden auch die bisher mit Papierformular übermittelten Daten der kirchlichen Handlungen erfasst. Wenn möglich werden die Daten ebenfalls durch die Person erfasst, die vertraut ist mit der Erfassung der Rechnungsdaten (Finanzverantwortliche/r) weil die Erfassung unter dem gleichen Benutzer erfolgt. Grundlage für die Erfassung bildet die Verordnung über die Führung des Pfarrarchivs (LS , abrufbar unter zhlex.zh.ch). Auf der Einstiegsseite wählen Sie den Menüpunkt Kirchliche Handlungen : Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 15

16 Die Eingabe der Daten wird ermöglicht durch anwählen des Schriftzuges Bearbeiten in der entsprechenden Jahresspalte. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 16

17 Nun können einerseits die Mitgliederzahl per 31. Dezember des Berichtsjahres sowie die Anzahl der vorgenommenen kirchlichen Handlungen eingetragen werden. Auch in diesem Formular wird mit der TABULATOR-Taste von Feld zu Feld gesprungen. Mit der ENTER-Taste wird das Formular gesichert und es wird verlassen. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 17

18 Wie bei der Erfassung der Rechnungsdaten wird nach dem Sichern der Eingaben das Total der entsprechenden Handlungen im blauen Balken ausgewiesen: 3.1 Bestätigen der Daten der Kirchlichen Handlungen Wenn die Daten Mitgliederbestand und Kirchliche Handlungen vollständig und korrekt erfasst sind, dann ist die Eingabe mit der Bestätigung abzuschliessen. Danach sind keine Änderungen an den Eingaben mehr möglich. Sollten Sie nach erfolgter Bestätigung einen Fehler entdecken, so können Sie uns kontaktieren (siehe Kapitel Kontakte, Seite 29), wir können die Eingabemaske wieder frei geben. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 18

19 Die Bestätigung der Eingabe erfolgt durch Anwählen des Schriftzuges Bestätigen im Spaltenkopf der Jahresspalte: Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 19

20 Folgende Meldung erscheint, es ist nochmals die Schaltfläche Bestätigen anzuwählen: Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 20

21 Es wird bestätigt, dass die Eingabe der Daten abgeschlossen ist. Sie können Ihre Eingaben jetzt als Excelfile herunterladen. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 21

22 4 Erfassung Personelles Ab dem Rechnungsjahr 2015 werden auf der Datenerfassungsseite auch die Personellen Kennzahlen erfasst. Die Werte früherer Jahre sind nicht zu erfassen. Wenn möglich werden die Daten ebenfalls durch die Person erfasst, die vertraut ist mit der Erfassung der Rechnungsdaten (Finanzverantwortliche/r) weil die Erfassung unter dem gleichen Benutzer erfolgt. Auf der Einstiegsseite wählen Sie den Menüpunkt Personelles : Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 22

23 Wählen Sie auf der Übersichts-Seite das entsprechende Rechnungsjahr aus. Wenn im Vorjahr pro Angestelltenverhältnis eine ID-Nummer erfasst wurde, können Sie alle Daten des Jahres 20xx laden anklicken. Sie müssen dann nur noch Änderungen zum Vorjahr erfassen. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 23

24 Die Eingabe neuer personeller Daten erfolgt durch anklicken des Feldes Angestellte hinzufügen, für jedes Angestelltenverhältnis einzeln. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 24

25 Für jedes Angestelltenverhältnis*, per 31. Dezember des Rechnungsjahres, sind folgende Angaben zu erfassen: Jahrgang, Geschlecht, Stellenprozent, Funktion, Lohnklasse und -Stufe. Hier erfassen Sie auch eine durch Sie frei zu bestimmende (oder schon vorhandene) Personal-IdentifikationsNummer. Diese Personal-ID dient einerseits der Anonymisierung, andrerseits ermöglicht sie Ihnen in Folgejahren den Import der Vorjahres-Daten. Der Zuweisungsschlüssel (Personal-ID = Angestellte/r xy) bleibt zu jeder Zeit in der Verantwortung der Gemeinde. * Angestellte im Stundenlohn oder mit Entschädigungen pro Dienst müssen nicht erfasst werden. Wenn alle Angaben für dieses Angestelltenverhältnis erfasst sind, wählen Sie Speichern. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 25

26 Auf der Übersichtsseite werden alle erfassten Angestelltenverhältnisse angezeigt. Hier können Sie weitere Angestellte hinzufügen, bestehende Verhältnisse bearbeiten (Stift anklicken) oder löschen. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 26

27 4.1 Bestätigen der Daten Personelles Wenn die Daten vollständig und korrekt erfasst sind, ist die Eingabe mit der Bestätigung Jahr definitiv abzuschliessen. Sobald Sie die Daten bestätigt haben, werden diese Daten in einer Datei aufbereitet, die für Ihre Unterlagen oder für eine allfällige Bestätigung verwendet werden kann. Nach der Bestätigung können Sie die Daten nicht mehr bearbeiten. Sollten Sie nachträglich Fehler entdecken, wenden Sie sich bitte an den Personaldienst (siehe Kontakte, letzte Seite). Ihre Daten werden dann zur erneuten Bearbeitung freigegeben. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 27

28 Es wird bestätigt, dass die Eingabe der Daten abgeschlossen ist. Sie können Ihre Eingaben jetzt als Pdf, Excel oder CSV-Datei herunterladen. Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 28

29 5 Kontakte Bitte wenden Sie sich bei Problemen und Fragen an folgende Personen: Problemstellung Kontaktperson Telefon Aufruf der website Andreas Gamper Anmeldung mit Benutzer und Passwort Wiederöffnung der Dateneingaben Dieter Zaugg Eingabe der Rechnungsdaten Andreas Gamper Dieter Zaugg Eingabe Kirchliche Handlungen Arnold Schudel Eingabe Personelles Harry Nussbaumer Evangelisch-reformierte Landeskirche des Kantons Zürich 29