Digitale Buchführung. bfd-online-seminar Donnerstag, 8. Oktober Ulrike Eberhardt Steuerberaterin. Stefan Wache bfd

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1 Digitale Buchführung bfd-online-seminar Donnerstag, 8. Oktober :00 16:00 Uhr Referentin: Ulrike Eberhardt Steuerberaterin Moderation: Stefan Wache bfd

2 Herzlich willkommen! Die ganze Welt der bfd-services Literaturberatung Verlagsunabhängig Bestandsanalyse und optimierung Qualifizierte Unterstützung bei der Auswahl von Fachliteratur und elektronischen Medien Verwaltung Komplette Verwaltung Ihrer Abonnements Alle Abläufe im Blick durch den bfd communicator Aussagefähige g Statistiken über den bfd analyzer Tracking & Tracing Organisationsberatung Schlanke Beschaffungsabläufe Intelligente Logistikkonzepte Maßgeschneiderte Liefer- und Rechnungsmodelle Prozessoptimierung Nutzungsoptimierung Single-SignOn-Server l O S bfd access für vereinfachten Datenbank-Login Portale für bessere Verfügbarkeit Ihrer Fachinformationen Community-Vorteile durch große Kundenbasis Beschaffung Beschaffung aller Verlagsprodukte (Print, CD, Online) Keine Porto- und Verpackungskosten Von der Bestellung bis zur Wareneingangskontrolle Modernes Logistikzentrum E-Procurement-Lösungen / Schulung & Seminare Ausbildung und Training für alle Fachinformations-Datenbanken Bedienung und praktische Nutzung Produkt- und Themenworkshops Foren und Onlineseminare kostenfrei für unsere Partner!

3 Herzlich willkommen! 15:00 16:00 Uhr Referat Anschließend Beantwortung von Fragen Seminarfolien nach dem Seminar zum Download auf de / Veranstaltungen Rückblick Seminarvideo in Kürze auf (Mail-Info an alle Teilnehmer) Literaturtipps ebenfalls auf Nächste Online-Seminare: i Internet rechtssicher Di, 3.11., 15:00-16:00 Uhr Steuerhinterziehung: Neuerungen bei der Bekämpfung Do, 5.11., 15:00-16:00 Uhr Mehrwertsteuerpaket Do, , 15:00-16:30 Uhr Stiftungs(steuer)recht in der Praxis Di, 8.12., 15:00-16:00 Uhr

4 Ein Berg von Belegen Monatliche Pflichtveranstaltung Eine Fahrt zum Steuerberater Eine Zeitraubende Angelegenheit Vergangenheitsbewältigung

5 weniger Zeit für das Nachhalten offener Rechnungen verwenden? die Abwicklung der Buchführung einfacher gestalten? weniger Papier hin und her bewegen? egen? Ihre Zinsbelastung reduzieren? schneller einen Blick auf die Lage Ihres Unternehmens haben? mehr Zeit haben für Ihr Unternehmen oder auch die Familie?

6 Eine tagaktuelle Buchführung mit Zahlen von HEUTE Ein neues Werkzeug eug zur Entscheidungsfindung g zum gleichen Preis Unproduktive Arbeiten zu minimieren und Geld in den Kernkompetenzen zu verdienen und Mahnwesen Zahlungsverkehr h Umsatzsteuerliche Probleme mit Eingangsrechnungen dem Steuerberater zu übergeben

7 heute Prozess im Unternehmen Zeitachse Ablage des Unternehmens für die Steuerkanzlei

8 heute Prozess im Unternehmen Zeitachse Ablage des Unternehmens für die Steuerkanzlei bei digitalem Belegaustausch Prozess im Unternehmen für die Kanzlei Ablage des Unternehmens digitale Belegbilder elektronische Bankkontenumsätze Schnittstellendaten

9 (Folgende Erläuterungen sind in Anlehnung an Datev Unternehmung online vorgenommen)

10 Unternehmen DATEV Kanzlei Belege senden Belege speichern Buchführung und Auswertung digitales Belegarchiv und Auswertungen (Fax/ ) Fax / PC Belegverwaltung online Buchführung in der Kanzlei

11 Fax Scanner Belege werden vom Unternehmer an eine ganz persönliche Faxnummer gefaxt (Speicher im Datev Rechenzentrum) Belege bleiben im Unternehmen und werden mit einem Stempel gefaxt versehen Belege werden im Unternehmen eingescannt und in einem Ordner gespeichert Mit Hilfe einer Smart-Karte werden die Belege im Unternehmen online up- geloaded Nur Sie und Ihr Steuerberater haben Zugriff auf diese Belege! Belege bleiben immer im Unternehmen. Der Steuerberater hat immer nur eine digitalisierte Kopie.

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13 Fax Vorteile Unternehmer braucht die Belege nur auf das Fax zu legen und eine Nummer zu wählen Leichte Vorsortierung durch Unternehmer, durch Deckblattsystem möglich Keine zusätzlichen Kosten durch Smartkarte Nachteile Keine Nutzung der Software Unternehmen online möglich Kein online Abruf der Auswertungen möglich Keine vollständige Vorerfassung möglich Scanner Vorteile Auswertungen 24 h abrufbar Volle Nutzung der online Software als Archiv Volle Nutzung der online Angebote (Kassenerfassung, Rechungsein- und ausgang) Volle Vorerfassung der Beleginformationen durch Unternehmer möglich (Kostenersparnisse) Nachteile Zusätzliche Kosten durch Smartkarte Einfach Vorsortierung durch Deckblätter nicht möglich (separate Ordner anlegen) Erhöhter Aufwand bei mehrseitigen Belegen (extra kostenlose Software nötig )

14 Wer sich nur die Fahrt zum Steuerberater und die Umsortierung der Belege sparen will, dem würde die Fax-Lösung ohne Smartkarte ausreichen. Wer jedoch die Software und die online Optionen voll nutzen möchte, der soll sich für eine Smartkarte entscheiden. Ob die Belege per Scanner oder Fax digitalisiert werden ist hierbei egal. Wobei das Fax etwas komfortabler ist.

15 Unternehmer Scanner: Scan Geschwindigkeit ab 25 Blätter pro Minute Stapeleinzug (ADF), ca 50 Blatt Format Din A 4,mit Option kleinerer Dokumente (Kassenbon) Duplex Scan Twain Schnittstelle Fax: CLIP Funktion Blatteinzug für mehrere Belege

16 Steuerberater Internet Zugang (DSL) Unternehmen online inkl Belegverwaltung online (Datev) Smart /MiDentity Kanzlei Rechnungswesen mit Zusatzmodul Digitales Belegwesen Empfehlenswert ist ein großer Monitor mit 22 Zoll und einer Auflösung 1680 x 1050 Pixel Sehr gute Alternative ist die Arbeit mit zwei Monitoren (Dual Monitor Betrieb)

17 Beim Unternehmer Speicherkosten vom Rechenzentrum pro Monat ca. 900(Datev) 9,00 E ll i li A h ff i Eventuelle einmalige Anschaffung einer Smart Karte 0,00 mit Lesegerät 32,00 oder MiDentity compact 54,00 (USB Stick)

18 weniger Aufwand für den Belegaustausch top-aktuelle Buchführung tägliche ä h oder wöchentliche h Offene-Posten- Liste Entlastung beim Mahnen und Zahlen Mahnvorschläge, Mahnbriefe Überwachen von Fälligkeiten, Zahlungsvorschläge Weniger Zinsaufwand, Vermeiden von Forderungsausfällen jederzeit top-aktuelle Unterlagen für die Bank und unser Unternehmer-Informationssystem: Top-Infos Umsatz, Kosten, Liquidität, Kunden und Lieferanten

19 Zusammenfassung, Erfolg, Liquidität, Privat/Kapital, Top 10-Kunden, Top 10- Lieferanten, Hochrechnung, Plan/Ist-Vergleich

20 Unternehmen, Jahresumsatz 800 T 8% Umsatzrendite = 64 T Gewinn 2% Forderungsausfall = 16 T erwarteter Jahresumsatz angestrebter Gewinn erwarteter Forderungsausfall daraus ergibt sich eine Umsatzrendite von 8,00 % ausgleichender Gewinn Gewinn + Forderungsausfall dafür erforderlicher Mehrumsatz um Forderungsausfall ausgleichen zu können zu erwirtschaftender Gesamtumsatz

21 Unternehmen, Jahresumsatz 800 T Kalkuliertes Zahlungsziel = 30 Tage 8% Umsatzrendite = 64 T Gewinn Tatsächliches Zahlungsziel = 43,2 Tage 2% Forderungsausfall = 16 T Umsatzerlöse Forderungen aus Lieferung und Leistung Kalkuliertes Zahlungsziel Tatsächliches Zahlungsziel 30 Tage 43,2 Tage verbleibende Forderungen Verminderung der Forderungen Kontokorrent-Zinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Verringerung des Zinsaufwandes pro Jahr 3.360

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23 Mit Hilfe dieses Assistenten werden Buchungsinformationen (Bsp. Rg.Nr., rg. Datum) automatisch erkannt und in die Erfassungsmaske eingetragen. Außerdem kann anhand der Steuer- und Kundennummer erkannt werden, ob es sich um einen Debitor oder Kreditor handelt. Das Programm belegt automatisch die entsprechenden Kontonummer vor.

24 Ihr Logo Unternehmen online Ihr Informationsportal Unternehmen DATEV Kanzlei Belege senden Scan Unternehmen online Belegerfassung Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen Kasse aktuelle Buchhaltung Scanner bzw. Fax / PC digitales Belegarchiv Zahlungen erstellen Auswertungen einsehen midentity Buchführung in der Kanzlei Folie 22

25 Unternehmen online Ihr Informationsportal

26 Belegverwaltung online

27 Kassenbuch online

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29 Rechnungsbucheingang und Zahlungsverkehr online einfache Erfassung und sofortige Bereitstellung zum Buchen und...

30 Rechnungseingang und Zahlungsverkehr online... Überweisung auf Knopfdruck

31 Ihr Logo Weitere Vorteile mit Unternehmen online digitales Belegarchiv (Langzeit) für Archivierung und Suche weiterführende Anwendungen (Kassenbuch, Rechnungsbücher, Zahlungsverkehr) Informations- und Kommunikationsplattform 7 Tage x 24 Stunden zwischen Unternehmen und Kanzlei ortsunabhängiger Zugriff auf Belege und Auswertungen von jedem Internet-Zugang und das alles mit der bekannten und bewährten DATEV- Sicherheit Folie 29

32 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seminarfolien + Literaturtipps auf / Veranstaltungen Rückblick Seminarvideo in Kürze auf (Mail-Info an alle Teilnehmer) Nächste Online-Seminare: Internet rechtssicher Di, 3.11., 15:00-16:00 Uhr Steuerhinterziehung: Neuerungen bei der Bekämpfung Do, 5.11., 15:00-16:00 Uhr Mehrwertsteuerpaket t t Stiftungs(steuer)recht t in der Praxis Do, , 15:00-16:30 Uhr Di, 8.12., 15:00-16:00 Uhr