Papierbasierte Prozesse in digitale Datenströme umwandeln

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2 Papierbasierte Prozesse in digitale Datenströme umwandeln Eingehende Dokumente zeitaufwändig erfassen, Bestandsarchive manuell verwalten. Moderne Dokumenten-Management- Systeme optimieren heute Informationsflüsse und Arbeitsabläufe. Ob Bestellungen, Formulare, Rechnungen, Lieferscheine, Coupons, Karten etc. die Dok S GmbH stellt seinen Kunden diese Dienstleistung mit moderner Technik und langjähriger Erfahrung im Outsourcing zur Verfügung. Unternehmen haben täglich eine Vielzahl an Dokumenten und Informationen zu bewältigen vom Posteingang, über die Nutzung, bis hin zur Archivierung. Durch eine digitale Verarbeitung sämtlicher Belege lassen sich Prozesse straffen, die Produktivität erhöhen und Kosten reduzieren. Die Dok S GmbH unterstützt Unternehmen bei der wirtschaftlichen Bewältigung ihres vielfältigen Belegeingangs. Jedes Unternehmen ist bestrebt seine Dokumente und Daten, einerseits dem Anwender schnell inhaltlich korrekt und zuverlässig zur Verfügung zu stellen und andererseits kostengünstig und gesetzeskonform zu archivieren. Mit unserem professionellen Scan-Service stellen wir Unternehmen innerhalb kürzester Zeit die erfassten Informationen und digitalisierten Belege zur Verfügung. VORTEILE: Daten sind kurzfristig elektronisch verfügbar Dokumente sind für mehrere Personen gleichzeitig und Standortunabhängig verfügbar Abbau von vorhandenen Archivräumen Produktions- und Personalkapazitäten werden durch Dok S GmbH bereitgestellt planbare Kosten und definierte Verarbeitungszeiträume vereinbarte Service-Level im Tagesgeschäft

3 Farbscanning: Tagesaktuell und mit entscheidenden Vorteilen Belege in Papierform haben entscheidende Nachteile: langsamer Informationsfluss, teuer in der Aufbewahrung, aufwändig in der Verwaltung, langsam in der Recherche, altern im Aufbewahrungszeitraum, sind Standortgebunden und können beschädigt oder zerstört werden. Ob kleine oder große Belegvolumen, Unterlagen der unterschiedlichsten Materialien, Farben und Formate werden von uns tagesaktuell und präzise zu elektronischen Daten verarbeitet. Qualität beginnt bereits im Posteingang Eingehendes Papiergut wird von qualifizierten Mitarbeitern gesichtet und analysiert. Fremdpost aussortiert, Kuvert geöffnet, Heft- und Büroklammern entfernt, Durchschläge abgetrennt und Papiere geglättet. Danach werden die vorbereiteten Belege dem Scan-Prozess zur Verfügung gestellt. Scannen unterschiedlicher Belegarten und Formate Im Anschluss an die OCR/ICR Erkennung werden alle gescannten Belege einer Qualitätskontrolle unterzogen. Nicht- bzw. falsch erkannte Informationen werden durch die Mitarbeiter korrigiert oder ergänzt. Zur Qualitätssteigerung bei Anschriften, Telefonnummern, Bankverbindungen oder , werden bei Dok S GmbH Adressdatenbanken, Vorwahl-, Bankleitzahloder Providertabellen eingesetzt. Selbstverständlich können auch Kundeninformationen wie z.b. Kunden-, Lieferantenoder Artikelstammdaten eingebunden werden. Bestellungen, Formulare, Rechnungen, Lieferscheine, Coupons, Karten strukturierte oder unstrukturierte Dokumente. Für jeden neuen Job gibt es individuelle Scan-Einstellungen. Während dem gesamten Scan-Prozess werden die gescannten Dokumente einer Qualitätssicherung mittels Sichtprüfung unterzogen und Einstellungen bei Bedarf optimiert. Zusätzlich erfolgt eine Einzugskontrolle, auf diese Weise werden doppelte Einzüge vermieden. Farbscanning für deutliche Informationen Dank moderner Technik erfolgt die Digitalisierung der Papierbestände ausschließlich im Farbscanning. Die wesentlichen Vorteile dieser Verarbeitungsart sind: Es lassen sich deutlich mehr Informationen erfassen als beim reinen Schwarz-Weiß-Scannen. Umgekehrt lassen sich somit aber für die OCR/ICR Erkennung störende Hintergrundfarben farbgenau unterdrücken um die auf dem Beleg befindlichen Informationen deutlicher darzustellen.

4 Vernetzte Suchbegriffe für eine intelligente Recherche Um gescannte Belege schnell und erfolgreich wieder zu finden, werden spezielle Indizes (Suchbegriffe) benötigt. Für jeden Beleg können mehrere Indizes vergeben werden, somit ist ein späterer Zugriff auf die archivierten Belege über unterschiedlichste Suchbegriffe möglich. Möglichkeiten sind beispielsweise Kunden-, Lieferanten-, Auftrags-, Rechnungsoder Lieferscheinnummer. Eine Indizierung kann entweder manuell oder automatisch über Barcode und OCR/ICR Technologie erfolgen. Daten komfortabel und in gewünschter Form zurück Unsere Kunden erhalten die erfassten Daten in allen marktüblichen Formaten TXT, CSV, XML und die gescannten Belege (Images) in den Formaten TIFF, PDF, PDF/A über das Datennetz oder auf modernen Datenträgern zurück. Die gelieferten Daten können nun in das intern bestehende ECM- ERP- oder DMS-System integriert werden. Bei Bedarf stellt Dok S GmbH seinen Kunden eine systemunabhängige Archiviersoftware (Viewer) auf einem modernen Datenträger oder auch ein eigenes Webarchiv zur Verfügung. Jederzeit und unabhängig online zugreifen Ob revisionssicheres Archivieren oder aus Gründen der Information, die Online-Lösung bietet sich besonders für Unternehmen an, die Außendienstmitarbeiter oder mehrere Niederlassungen haben. Die authentifizierten Mitarbeiter können auf die grundsätzlich schreibgeschützten Daten von Arbeitsplätzen, Laptops oder Handys von jedem Ort aus über das Internet auf das Archiv zugreifen und die benötigten Belege suchen, einsehen, speichern und gegebenenfalls ausdrucken. Für eine langfristige und revisionssichere Archivierung unserer Kundendaten, vertrauen wir auf die ausgereifte Technologie der Firma ELO Digital Office, einem deutschen Traditionsunternehmen der Louis Leitz Gruppe mit über Arbeitsplatzinstallationen VORTEILE: bedienerfreundliche Anwendung komfortabler Archivzugriff per Webclient vielfältige Recherchemöglichkeiten Zugriffsschutz durch Berechtigungskonzept Effizienzsteigerung durch Zentrales Archiv kostengünstige Nutzung der Hard- und Software von Dok S GmbH Wartung und Pflege des Systems durch Dok S GmbH

5 Mit starken Prozessen das Quantum mehr an Effizienz Das bei Dok S GmbH installierte DMS/ECM-System verfügt über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen. Dies umfasst die neuesten Technologien, um Informationen und Dokumente rasch zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen. Ganz im Sinne der Optimierung unternehmerischer Geschäftsprozesse. Nahtlos integriert Technologie mit hohem Nutzfaktor Mit dem Business-Logic-Provider (BLP) bietet ELO einen auf dem Markt einzigartigen Integrationsansatz zur leistungsfähigen Anbindung unternehmenskritischer Anwendungen, wie zum Beispiel CRM- oder ERP-Systemen. Auf Basis der Trennung von Applikations- und Business-Logic beschreitet ELO hier technologisch neue Wege, die sich gravierend von den starren Schnittstellenkonzepten unterscheiden. Der technologische Ansatz, Business-Logic über eine intelligente Middleware zu konfigurieren, ermöglicht eine zügige Umsetzung von ECM-Projekten. Mit Hilfe des integrierten grafischen Designers können Geschäftsprozesse anschaulich modelliert bzw. automatisiert werden. sowie umfassende Reporting- und Audit-Funktionen zu nutzen. Somit ist trotz zunehmender Datenflut aus unterschiedlichen Quellen eine Transparenz und Archivierung der Daten auch langfristig sicher und rechtskonform. Workflow beflügelt Ihre Geschäftsprozesse Schnelle und effektive Geschäftsprozesse sind die Voraussetzung für Erfolg. Über einen leistungsstarken Workflow-Server mit dem integrierten grafischen Designer, lassen sich so komplexeste Unternehmensabläufe und Matrixorganisationen abbilden und steuern. Die Workflow-Engine bindet zugewiesene Personen in den Arbeitsablauf ein und steuert ereignisbezogen den Geschäftsvorfall. Noch höhere Flexibilität bietet der Adhoc-Workflow. Hiermit kann der autorisierte Anwender spontan per Mausklick einen neuen Geschäftsablauf zur Vorgangssteuerung bestimmen. Alle Daten sind unter Kontrolle Die Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten ist ein heikles Thema, das der Gesetzgeber auf nationaler und internationaler Ebene geregelt hat. Auch hier werden alle relevanten Regularien erfüllt. So sind Administratoren in der Lage, Dateistrukturen und Berechtigungen regelbasiert zu verwalten, Sicherheit und Gängigkeit auf ganzer Linie Die Datenhaltung in Archiven erfolgt in weltweit standardisierten Datenformaten wie z.b. TIFF, PDF und PDF/A, somit können Dokumente auch noch nach Jahren gelesen oder in fremde Systeme übernommen werden. Desweiteren kann der Lebenszyklus der Daten nach gesetzlichen und unternehmensspezifischen Anforderungen gesteuert werden. Dokumente können vor Einsicht und der Manipulation durch Unbefugte geschützt werden, indem die Möglichkeit besteht, sensible Daten in ausgewählten Archivbereichen mit einem 128-bit Schlüssel zu sichern. Zur Langzeitarchivierung vorgesehene Daten können dann auf Langzeitspeicher wie Jukeboxen, Tape-Roboter oder auf magnetische Platten basierende Langzeitspeicher gespeichert werden.

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