DAS DIGITALE VERTRAGSMANAGEMENT FÜR SHAREPOINT.

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1 CONTRACT MANAGEMENT DAS DIGITALE VERTRAGSMANAGEMENT FÜR SHAREPOINT. Mit Shareflex contract behalten Sie immer und überall den Überblick über Ihre Verträge. Ob maßgeschneidert oder ready2go, on-premises oder online - wir finden die passende Lösung für Ihre Prozesse. Flexibel, benutzerfreundlich und sicher.

2 CONTRACT MANAGEMENT INHALT Verträge verwalten mit SharePoint? Ja, klar! 3 Ordnung und Sicherheit für Ihre Verträge unternehmensweit und branchenneutral 4 Welche Vorteile bieten SharePoint und Shareflex Ihrem Unternehmen? 6 Webbasierte, benutzerfreundliche Oberflächen 10 Fristen, Termine und Benachrichtigungen 12 Flexibilität und Erweiterbarkeit 14 Vertragsbeziehungen 14 Wirtschaftlichkeit 16 ERP-Integrationen/Archivierung 16 Outlook-Integration/Offline-Funktionalität 17 Reporting 18 Automatische Erstellung von Vertragsdokumenten 18 Workflow 18 Feature-Übersicht 19

3 VERTRÄGE VERWALTEN MIT SHAREPOINT? JA, KLAR! Unternehmen schließen Verträge mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Immobiliengesellschaften, verbundenen Unternehmen und vielen weiteren Geschäftspartnern. Verträge sind die Grundlage einer jeden Geschäftsbeziehung. Verträge werden in allen Unternehmensbereichen geschlossen und es wird mit steigendem Vertragsaufkommen immer komplexer, einen Überblick über alle Vertragsdokumente, Absprachen, Laufzeiten und Fristen zu behalten. SharePoint bietet für die Vertragsverwaltung eine ideale Plattform, da bereits im Standard die Zusammenarbeit (Collaboration), eine zentrale Datenhaltung, ein integriertes Dokumenten-Management inkl. Versionsverwaltung und Volltext zur Verfügung steht. Mit Shareflex contract können Verträge über den gesamten Lebenszyklus sicher und effizient bewirtschaftet werden. Die Bedienung der Anwendung erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche. FRANK MERBECKS, CONTRACT MANAGER BEI OSRAM Als international arbeitendes Unternehmen haben wir viele ebenso international arbeitende Kunden, die bei uns durch IKAMs (International Key Account Manager) bearbeitet werden. Und da es eben nicht nur globale, sondern auch lokale Verträge gibt, haben wir nach einer Möglichkeit gesucht den IKAMs diese Verträge jederzeit verfügbar zu machen ohne die Existenz und den Inhalt der Verträge lokal nachfragen zu müssen. Da SharePoint bei OSRAM eine unternehmensweite Strategie darstellt, hat die Lösung Shareflex contract von Portal Systems ideal in unsere Lösungsstrategie gepasst. 3

4 CONTRACT MANAGEMENT ORDNUNG UND SICHERHEIT FÜR IHRE VERTRÄGE UNTERNEHMENSWEIT UND BRANCHENNEUTRAL Shareflex contract hilft Ihrem Unternehmen, Ordnung und Sicherheit in die Vertragsverwaltung zu bringen und dies völlig unabhängig von der Branche, in der Sie zu Hause sind. Mit Shareflex contract und den integrierten Modulen können Verträge über den gesamten Lebenszyklus sicher und effizient verwaltet werden. STANDARDANWENDUNG Die Lösung Shareflex contract ist eine vorkonfigurierte Standardanwendung für professionelles Vertragsmanagement. Im Produktstandard werden bereits acht verschiedene Vertragstypen ausgeliefert. Das System ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Die Lösung ist innerhalb von wenigen Minuten bereitgestellt und integriert sich nahtlos in Ihre vorhandene SharePoint Infrastruktur. Dadurch gibt es keinen Bedarf an den Betrieb zusätzlicher Server oder weiterer IT-Infrastrukturkomponenten. Shareflex contract basiert auf Shareflex, der Business Application Platform von Portal Systems und kann somit einfach und schnell um weitere Komponenten, wie z.b. Geschäfts-, Audit-, Ideen-, Beteiligungs- oder Qualitätsmanagement erweitert werden. 4

5 Der Vertragslebenszyklus Prozesse verstehen. Lösungen finden.

6 CONTRACT MANAGEMENT WELCHE VORTEILE BIETEN SHAREPOINT UND SHAREFLEX IHREM UNTERNEHMEN? In Unternehmen und Organisationen wird SharePoint für verschiedene Szenarien genutzt. Sehr oft wird mit dem Aufbau eines Intranets begonnen, um mit Telefonverzeichnissen, Neuigkeiten und Ankündigungen, Unternehmensbereichen und Mitarbeiterprofilen einen zentralen Ort der Informationsbereitstellung und -verteilung zu schaffen. Anschließend erfolgt häufig eine Ausweitung der Nutzung auf die projektbezogene Dokumentenablage, um die Zusammenarbeit in den Teams zu fördern. Auch einfache formularbasierte Prozesse, wie Urlaubs- oder Reiseanträge, werden über SharePoint gesteuert. Ebenso werden Wikis aufgebaut, die einer Vielzahl von Intranet-Benutzern Informationen und Wissen zugänglich machen. Viele SharePoint-Einführungen bleiben allerdings in diesem Stadium stecken. Zum einen wird SharePoint für viele Unternehmen sehr schnell zu komplex. Zum anderen führt die eingeschränkte Benutzerfreundlichkeit von SharePoint (im Standard eingeführt) häufig zu einer geringen Akzeptanz seitens der betroffenen Mitarbeiter. Dabei steckt in SharePoint jede Menge Potenzial. Richtig konfiguriert und eingesetzt ist SharePoint eine außerordentlich stabile und flexible Plattform, auf der neben den oben beschriebenen Anwendungen auch Geschäftsprozesse auf Team-, Abteilungs- und Unternehmensebene abgebildet werden können. So wird SharePoint zu einer hochgradig effizienten Geschäftsprozessplattform. Shareflex schließt genau diese Lücke. SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen können mit Shareflex einfach und schnell ohne individuelle Programmierung erstellt werden. Die Komplexität wird dadurch wesentlich reduziert, die Benutzeroberflächen werden einheitlich und benutzerfreundlich gestaltet, Hintergrundprozesse werden automatisiert und es stehen bereits fertig konfigurierte Geschäftsanwendungen zur Verfügung. 6

7 CONTRACT QUALITY SHAREFLEX ADD-ONS INVOICE FLOW NOTIFICATION FORMS RULES AUDIT archive docgen reports outlook erp viewer pdfgen process PERMISSIONS PROVISIONING PERSONNEL FILE ANY BUSINESS APPLICATION Der Shareflex- Lösungsmotor mit Kernkomponenten, Solutions und Add-ons 7

8 CONTRACT MANAGEMENT SHAREFLEX IST DIE FÜHRENDE PLATTFORM FÜR SHARE- POINT-BASIERTE GESCHÄFTSANWENDUNGEN. Shareflex und die darauf basierenden Lösungen sind aktuell (Stand Juni 2017) bereits bei mehr als 150 Unternehmen aus diversen Branchen im Einsatz von der mittelständischen Reederei bis zum DAX-Konzern. Unsere Kunden verfolgen sehr häufig eine Zwei-Plattform -Strategie, wobei neben SAP oder MS Dynamics als unternehmensweites ERP System, SharePoint als Plattform für viele (oder sogar alle) non-erp-geschäftsanwendungen und -prozesse dient. 8 Shareflex wird somit für die meisten Kunden zum wichtigsten Baustein bei der Implementierung der eigenen Share- Point-Strategie. Denn Shareflex als Plattform für Geschäftsprozesse unterstützt die Unternehmen dabei, die Komplexität von Share- Point deutlich zu reduzieren und hochfunktionale, integrierte und benutzerfreundliche Geschäftsanwendungen einfach und schnell ohne Programmierung (no Code), auf Basis von Standardprodukten bereitstellen zu können. Darüber hinaus bietet Shareflex fertig konfigurierte Lösungen für verschiedene Fachanwendungen, wie z.b. das Vertrags-, Qualitäts- (DMS)-, Audit- und Eingangsrechnungsmanagement sowie für die Personalakte und deren begleitende Prozesse.

9 Alle auf der Shareflex-Plattform bereitgestellten Geschäftsanwendungen basieren somit auf dem gleichen Lösungsmotor (siehe Schaubild S.5), haben ein identisches Look & Feel und lassen sich ohne große Schulungsaufwände in den jeweiligen Fachbereichen einführen. Technisch basiert Shareflex zu 100% auf dem Share- Point-Standard, und zwar sowohl on-premises als auch in Office 365/SharePoint Online-Umgebungen. In den folgenden Kapiteln stellen wir Ihnen die einzelnen Komponenten des auf Shareflex basierenden Vertragsmanagements Shareflex contract näher vor. 9

10 CONTRACT MANAGEMENT WEBBASIERTE, BENUTZERFREUNDLICHE OBERFLÄCHEN Die Lösung Shareflex contract bietet im Standard für SharePoint optimierte, benutzerfreundliche Oberflächen. Hier sind alle den zu verwaltenden Verträgen zugeordneten Informationen und Dokumente übersichtlich angeordnet und auf einen Blick erfassbar. Die Bedienung des Vertragsmanagements ist somit einfach zu erlernen und bedarf keiner umfangreichen Schulung. 10

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12 FRISTEN, TERMINE UND BENACHRICHTIGUNGEN Mit Shareflex contract können Sie Vertragsfristen, Termine und Wiedervorlagen einfach und komfortabel erfassen und verwalten. Eine automatische Fristen- und Kündigungsstichtagsberechnung ist integraler Bestandteil der Lösung und unterstützt den Anwender bei den Stichtagsberechnungen. Die grafische Darstellung der Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist ist eine hervorragende Ergänzung zu den Datumsangaben. Es können Standardfristen zum Vertrag, aber auch individuelle Termine erfasst werden. Ein integriertes Benachrichtigungssystem informiert rechtzeitig vor Erreichung der Fristen oder Aufgaben per . Ebenso können manuell und/oder regelbasiert weitere Aufgaben zum Vertrag erfasst werden, so dass auch unterjährige Fristen durch das System verwaltet werden. Diese Aufgaben können bei Bedarf über SharePoint auch mit den Outlook-Aufgaben synchronisiert werden. 12

13 Kündigungsstichtag und -frist 13

14 CONTRACT MANAGEMENT FLEXIBILITÄT UND ERWEITERBARKEIT Sie können jederzeit die mit dem Basissystem ausgelieferten Vertragstypen auf Ihre fachlichen Anforderungen anpassen oder das Vertragsmanagement um weitere Vertragstypen erweitern. Ein in die Lösung integrierter Formular-Designer unterstützt Sie bei der Anpassung der Benutzeroberflächen. Ebenso können Berechtigungen einfach und flexibel durch Fachadministratoren mit einem integrierten Berechtigungseditor vergeben werden. Dabei können einfache Rollen und Regeln oder auch komplexe Berechtigungsstrukturen abgebildet werden. Alle Änderungen am Vertragsmanagement, an der Benutzeroberfläche, an den Berechtigungsregeln und an den Hintergrundprozessen erfolgen im laufenden Betrieb. So sind Sie jederzeit flexibel und können auch weltweit im Einsatz befindliche Systeme ohne Downtime der SharePoint Farm an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Das System wächst synchron mit Ihren Anforderungen. Der Formular-Designer VERTRAGSBEZIEHUNGEN Shareflex contract bietet die Möglichkeit unterschiedlichste Beziehungen zwischen Verträgen transparent zu verwalten. Dabei gibt es die unterschiedlichsten Anwendungsfälle für Vertragsbeziehungen. Die drei wesentlichen Anwendungsfälle sind die nachfolgenden: 12 14

15 VERTRAG WIRD ERSETZT DURCH EINEN ANDEREN VERTRAG Ein bestimmter Vertrag (z.b. Leasingvertrag) wird gekündigt oder läuft ab (befristeter Vertrag) und wird durch einen neuen Vertrag (z.b. nachfolgender Leasingvertrag) ersetzt. VERTRAG IST EINEM ANDEREN VERTRAG ZUGEHÖRIG Ein bestimmter Vertrag (z.b. Dienstleistungsvertrag) wird geschlossen, aber in dessen Zusammenhang ist ein anderer Vertrag ebenfalls rechtsgültig (z.b. Vertraulichkeitsvereinbarung). VERTRAG IST EINEM ANDEREN VERTRAG UNTERGEORDNET Ein bestimmter Vertrag wirkt als Klammer- oder Rahmenvereinbarung (z.b. Mobilfunk-Rahmenvertrag) und definiert grundsätzliche Klauseln einmalig und übergeordnet. Entsprechende Unterverträge beziehen sich auf diesen Rahmenvertrag und definieren die konkreten Details (z.b. konkreter Mobilfunk-Einzelvertrag). Sie können jedem Vertrag, der mit Shareflex contract verwaltet wird, eine oder mehrere Beziehungen zuordnen. Die Beziehung wird immer und vollautomatisch bidirektional aufgebaut. 15

16 CONTRACT MANAGEMENT WIRTSCHAFTLICHKEIT Mit Shareflex contract haben Sie stets den Überblick über alle Verträge. Und dies unternehmensweit. Shareflex contract verwaltet neben den eigentlichen Vertragsdokumenten auch die Fristen, Termine, Notizen, Vertragsrisiken, Zahlungen und Zahlungspläne sowie Wiedervorlagen. Mit unseren Integrationskomponenten schaffen wir eine optimale Nutzung Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur und vermeiden somit Redundanzen oder Doppelanschaffungen. Mit Shareflex contract erwartet Sie ein schneller ROI. Versprochen! ERP-INTEGRATIONEN/ARCHIVIERUNG Shareflex contract integriert sich nahtlos in Ihre SharePoint 2013 und 2016 wie auch Office 365/Cloud-Umgebung. Stamm- und Bewegungsdaten können einfach und sicher mit Ihren ERP-, FIBU- oder Warenwirtschaftssystemen (SAP, Microsoft Dynamics und weitere) abgeglichen werden. Haben Sie bereits ein ECM-, DMS- oder Archivsystem im Einsatz? Kein Problem, unsere Lösung integriert sich direkt in Ihre vorhandene Infrastruktur und legt die Vertragsdokumente dort revisionssicher ab. Und wenn kein Archivsystem vorhanden ist, dann können die Vertragsdokumente und deren Metadaten auch direkt im Shareflex contract Archiv abgelegt werden. In jedem Fall stellen wir sicher, dass die Vertragsdokumente revisionssicher abgelegt sind. 16

17 OUTLOOK-INTEGRATION/OFFLINE-FUNKTIONALITÄT Shareflex contract integriert sich über die benutzerfreundliche Sidebar Shareflex outlook nahtlos in Outlook. Vertragsakten und deren Inhalte lassen sich so direkt in Outlook recherchieren und anzeigen. s und deren Anhänge sowie Dokumente vom File-Server können einfach per drag & drop über Outlook der jeweiligen Vertragsakte zugeordnet werden. Es ist außerdem möglich, Vertragsdokumente direkt über Shareflex outlook per weiterzuleiten. Die Anwender des Vertragsmanagementsystems bleiben somit immer in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Sie sind häufig unterwegs und benötigen Zugriff auf bestimmte Verträge? Kein Problem. Über eine Zusatzfunktion stehen Ihnen die Dokumente eines Vertrags auch Offline zur Verfügung. Dabei können Sie in Ihrem Offline-Archiv recherchieren und die Dokumente in einer Dokumentenvorschau anzeigen. Neu erstellte oder geänderte Dokumente werden nach dem Online-Connect automatisch in das Geschäftsobjekt repliziert. Outlook-Integration 17

18 CONTRACT MANAGEMENT REPORTING Shareflex contract bietet umfangreiche Reports und Auswertungen an. Dabei werden 18 Standardreports über ein Zusatzmodul ausgeliefert. Diese Reports können jederzeit individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Ebenso können neue Reports und Auswertungen dem System hinzugefügt werden. AUTOMATISCHE ERSTELLUNG VON VERTRAGSDOKUMENTEN Shareflex contract bietet über ein Zusatzmodul die Möglichkeit, Dokumente aus Vorlagen heraus automatisiert zu erstellen. Die zu erstellenden Inhalte können dabei aus den Metadaten der Vertragsakte, aus hinterlegten Textbausteinen oder aus Daten von Drittsystemen direkt importiert werden. Es werden Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics angeboten, wie auch die Möglichkeit, beliebige externe Datenbanken anzubinden. Weiterhin können Vertragsdokumente gescannt und direkt einer Vertragsakte zugeordnet werden. Ganz so, wie es die Businessprozesse verlangen. WORKFLOW Shareflex contract bietet im Standard über einen einfachen Regeleditor die Möglichkeit, Freigabe- und Genehmigungsprozesse abzubilden und diese auch flexibel zu konfigurieren. Die Workflowmasken haben das identische Look & Feel wie das Vertragsmanagement, weshalb auch für die Workflowbearbeitung kein weiterer Schulungsaufwand entsteht. Selbstverständlich können auch die SharePoint Standard-Workflows oder Workflowprodukte wie Nintex oder K2 verwendet werden, um die individuellen Vertragsprozesse zu automatisieren. Diagramm-Darstellung 18

19 FEATURE-ÜBERSICHT SHAREFLEX CONTRACT VERTRAGSERSTELLUNG Komfortable Vertragserfassung Scannen & Erkennen Benutzerfreundliche Oberfläche Integration von MS Office-Vorlagen Automatische Vertragserstellung aus Metadaten, externen Datenbanken/ERP-Systemen Optionale Nutzung von Textbausteinen/Boiler Plates PROZESSE & WORKFLOWS Geschäfts partner management Workflows für Vertragsfreigabe- und Genehmigungsprozesse Automatische Aktualisierung der Kündigungsstichtage Integriertes Berechtigungs management KONTAKT PSC PORTAL SYSTEMS CONSULTING GMBH Frank von Orlikowski/CEO Tel.: ERP-ANBINDUNG & ARCHIVIERUNG ERP-System Integration (z.b. MS Dynamics, Sage, Diamant) Stammdatenabgleich Revisionssichere Archivierung aller Vertragsdokumente und Anlagen Archivierung auf vorhandene Storage- oder Archivsysteme VERTRAGSMANAGEMENT REPORTING Erfassung von Fristen mit automatischer Stichtagsberechnung Herstellung von Vertragsbeziehungen Flexible Suche über Metadaten und Volltext Integriertes Dokumenten-Management Outlook-Integration Offline-Recherche Listen, Gruppierungen und grafische Ansichten Excel-Export Automatische -Benachrichtigungen zur Einhaltung von Fristen 18 vordefinierte Standardreports 19

20 SIE MÖCHTEN MEHR ÜBER UNSERE FLEXIBLEN GESCHÄFTSANWENDUNGEN FÜR SHAREPOINT ERFAHREN? Kontaktieren Sie uns: PSC Portal Systems Consulting GmbH Fischertwiete 1, Chilehaus B Hamburg Tel.: info@portalsystems.de Foto: / Michael Rathmayr