Einführung eines Facility Management Systems (CAFM*) bei der Landeshauptstadt Stuttgart

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1 Einführung eines Facility Management Systems (CAFM*) bei der Landeshauptstadt Stuttgart Vortrag beim Kundenforum 2014 der DZBW in Mainz *CAFM = Computer aided facility management Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler November

2 Agenda Situation Immobilienmanagement bei der Landeshauptstadt Stuttgart Das Immobilienprojekt Details rund um das Projekt Organisation Bestandsaufnahme Anforderungen Umsetzung Screenshots aus der Anwendung Hindernisse bei der Umsetzung Die CAFM-AG Ausblick Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler November

3 Einordnung von RE-FX in die SAP-Landschaft der Landeshauptstadt Stuttgart AA Anlagenrechnung CO Controlling RE-FX Immobilienmanagement -Verwaltung und Vermietung von Gebäuden und Flächen der Stadt. PSCD Kasse, Einnahmen, Mahnungen PM (Plant Maintenance) z.b. Instandhaltung von Gebäuden Störungen, Reparaturen, Wartung FI Ausgabenrechnung Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler November

4 Situation Immobilienmanagement bis Mitte 2013 RE-FX SAP RE-FX Architektonische Sicht RE-FX Nutzungssicht Wirtschaftseinheit Gebäude Mietobjekt Vertrag Flurstück Finanzwesen Controlling GEOLiNE.pro GIS Kopplung PM Instandhaltung PM Instandhaltung Störungsmanagement mit Gebäudekatalog SAPERION Archiv-System Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler November

5 Situation Immobilienmanagement ab Herbst 2013 Der Sachbearbeiter in der neuen DV-Landschaft CAFM 5

6 Was ist passiert? 6

7 Immobilienprojekt Prüfung und Weiterentwicklung des Immobilienmanagements der Landeshauptstadt Stuttgart Projektauftrag hierzu beinhaltet: Produktive RE-FX-Funktionalitäten bei weiteren Ämtern einführen Noch nicht genutzte Funktionalitäten als gemeinsame Grundlage erarbeiten und bei weiteren Ämtern produktiv einsetzen. Klärung: bestehende IuK-Verfahren im Bereich Immobilienmanagement ganz oder teilweise durch SAP-Funktionalitäten abzulösen oder in SAP einzubinden. Anbindung an das Finanzwesen 7

8 Details rund um das Projekt - Organisation Projektmitglieder und beteiligte Ämter Amt für Liegenschaften und Wohnen (23) Schulverwaltungsamt (40) Hochbauamt (65) Projektleitung: SAP Competence Center (SAP CCS) Stadtmessungsamt (62) Tiefbauamt (66) Amt für Sport und Bewegung (52) Garten-/Friedhof-/Forstamt (67) 8

9 Details rund um das Projekt - Organisation Zeitplan Kick-Off Sitzung Regelmäßig Wöchentliche Projektsitzungen Start: Teilprojekt Grafische Anbindung Produktivsetzung: - Grafische Anbindung - Architektonische Sicht - Bereitstellung aller weiteren CAFM-Komponenten Offizielles Projektende CAFM AG 9

10 Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme Der Sachbearbeiter in der (DV)-Landschaft SAM Sanierungs- und Maßnahmendatei PostgreSQL-DB SAP Module GIS RE-FX Nutzungssicht Wirtschaftseinheit Gebäude Mietobjekt Vertrag Flurstück Finanzwesen Controlling PM Instandhaltung Gebäude Technische Plätze Equipments BAB IHD Instandhaltungsdatei ACCESS-DB Bauabrechnungsbuch zur Abwicklung Bauprojekte, Sanierungen (Oracle-DB) 10

11 Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme Datenmenge Gebäude des Liegenschaftsamts 170 Schulen mit insgesamt 570 Gebäuden des Schulverwaltungsamts 150 Anlagen des Sportamts 272 Gebäude des Garten-/Friedhofs-/Forstamts 12 Betriebshöfe mit ca. 122 Gebäuden des Tiefbauamts Flurstücke der Landeshauptstadt Stuttgart 11

12 Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme Bis dato vorhandene Prozesse Anlage von Gebäudestammdaten in RE-FX oder anderen IuK-Verfahren Vermietungs-/Verpachtungsprozesse Abwicklung von Störungen Reinigungsmanagement Instandhaltungsprozesse Grafisches Datenmanagement Berichtswesen und Controlling 12

13 Details rund um das Projekt - Anforderungen Wunschliste der beteiligten Ämter Welche Prozesse sollen im Rahmen des Immobilienprojekts angegangen und umgesetzt werden? Störungsmanagement Reinigungsmanagement Verpachtung RE-FX Stammdatenverwaltung Raumreservierung Schadensabwicklung Auswertungen/ Berichtswesen - auch stadtweit Gebäudekostencontroling CAD-Plan Integration Stadtweites Immocontroling Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen PM Stammdatenverwaltung Schlüsselverwaltung Flächenmanagement Stadtweit einheitliche Standards Raumbelegung Wartungsmanagement Energiemanagement Kennzahlen zur Vergleichbarkeit mit anderen Stadtverwaltungen Synergieeffekte Nebenkostenabrechnung Vermietung Abfallmanagement Mülltonnenverwaltung Anmietung Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler November

14 Details rund um das Projekt - Umsetzung Informationsgewinnung: Besuch bei Verwaltungen zum Erfahrungsaustausch Externe Beratung zu Möglichkeiten und Aufbau der Architektonischen Sicht Besuch des SAP-Immobilienkongresses Festlegungen: Aufbau der Architektonischen Sicht in RE-FX Anbindung SAP-Modul PM an RE-FX Darstellung der CAD-Pläne aus dem Grafiksystem in RE-FX Bereitstellung der weiteren CAFM-Komponenten 14

15 Details rund um das Projekt - Umsetzung Laufende Tätigkeiten Abstimmung mit allen tangierten Ämtern Prozessfestlegung und Umsetzung der Prozesse in den Ämtern Information der Amtsleitungen aber auch der Kollegen in den tangierten Ämtern Ausarbeiten der einzelnen Komponenten der Gesamtkonzeption Internes während dem Projekt Diskussion über Begriffsdefinitionen und CAD-Standards Prozesse Betreiberhaftung Reporting Kontierungskonzeption 15

16 Das Ergebnis CAFM-System mit Screenshots aus den Komponenten Landeshauptstadt Stuttgart CAFM-AG

17 Grafisches System AutoCad Plan Screenshots aus der Anwendung 17

18 Grafisches System - Raumnutzer Screenshots aus der Anwendung 18

19 Grafisches System - Bodenbeläge Screenshots aus der Anwendung 19

20 Wechsel von grafischem System zu SAP in Echtzeit Screenshots aus der Anwendung 20

21 RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten Allgemeines Screenshots aus der Anwendung 21

22 RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten Partner In SAP dargestellte Partner entsprechen den im grafischen System zugeordneten Partnern Screenshots aus der Anwendung 22

23 RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten Bemessungen Verschiedene Bemessungsarten auf einem Raum u.a. Raumgröße (Fläche) nach DIN 276 NF5, Bildung, Kultur und Unterricht Reinigungsfläche Boden lt. Aufmaß im Originalplan Screenshots aus der Anwendung 23

24 RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten Reinigung Reiterkarte mit detaillierten Reinigungsangaben - Maße, Bodenbelag aus Originalplan - Reinigungsintervall aus grafischem System Screenshots aus der Anwendung 24

25 RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten CAD Screenshots aus der Anwendung 25

26 RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf dem Gebäude = Summierte Flächenangaben aller Räume im Gebäude Screenshots aus der Anwendung 26

27 RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf der Liegenschaft Alle Flächen der darunterliegenden Gebäude bzw. Räume INKLUSIVE der Außenflächen (Winterdienst) auf einer Reiterkarte. Screenshots aus der Anwendung 27

28 Zuordnung: Architektonisches Objekt Gebäude Nutzungssicht und Technische Sicht Screenshots aus der Anwendung 28

29 RE-FX Nutzungssicht: Übersicht im Objektbaum Screenshots aus der Anwendung 29

30 SAP PM (Instandhaltung): Objektbaum Technische Plätze Gebäudestruktur nach DIN 276 Screenshots aus der Anwendung 30

31 Hindernisse bei der Umsetzung Schwierigkeiten/Schwachstellen/Gefahren im Projekt Verteilte Datenhaltung durch verteilte Zuständigkeiten KEIN alleinzuständiges Immobilienmanagement bei der LHS Unterschiedlicher Fokus der einzelnen gebäudeverwaltenden Ämter Andere an Immobilienprozessen beteiligte Ämter müssen mit eingebunden werden, wie z.b. Hochbauamt, Stadtmessungsamt Durch die verteilten Zuständigkeiten bei der Stadtverwaltung: sehr viele Projektbeteiligte Projekt lief bei den Projektmitarbeitern quasi nebenher. Unterstützung/Verständnis der Mitarbeiter und Amtsleitungen in den Ämtern unterschiedlich ausgeprägt Umsetzung der Prozesse in den Ämtern In SAP können unzählige Daten jeglicher Art und Güte hinterlegt werden. - GEFAHR! Die Daten müssen auch aktuell gehalten werden! Weniger ist mehr! Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler November

32 Nach dem Projekt CAFM-AG Regelung für ein einheitliches Vorgehen zur Umsetzung und Weiterentwicklung eines CAFM-Systems innerhalb der Landeshauptstadt Stuttgart Bildung einer ämterübergreifenden Arbeitsgruppe (CAFM-AG) zur Sicherstellung des laufenden Betriebs und der Weiterentwicklung des CAFM-Systems Landeshauptstadt Stuttgart CAFM-AG

33 Aufgaben der CAFM-AG Die CAFM-AG befasst sich mit allen Daten und Abläufen, die für Facility Management Aufgaben benötigt und stadtweit im CAFM-System bereitgestellt werden sollen. Die CAFM-AG soll unter IT-Gesichtspunkten die einheitliche Anwendung und Vorgehensweise bei der Nutzung des CAFM-Systems gewährleisten. In der ämterübergreifenden Arbeitsgruppe soll der Know-how Austausch und die fachliche Kommunikation unter allen Mitgliedern gepflegt und gefördert werden. Die CAFM-AG soll einheitliche Stammdatenstrukturen sicherstellen und den laufenden Betrieb aller Komponenten des CAFM-Systems gewährleisten. Die Fachaufgaben der beteiligten Ämter bleiben unangetastet. Landeshauptstadt Stuttgart CAFM-AG

34 Ausblick Laufender Betrieb und Weiterentwicklung des CAFM-Systems Bereitstellen von gezielten Auswertemöglichkeiten und Reports Einführung der Nutzungssicht sofern noch nicht im Einsatz Abbilden der Daten für Betreiberhaftung Ausbau des Störungsmanagements in Verbindung mit SAP/PM Ablage eingescannter Verträge und sonstiger Unterlagen auf einem externen Archivsystem 34

35 Haben Sie noch Fragen? 35

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Elke Mergenthaler Landeshauptstadt Stuttgart SAP Competence Center Stuttgart Kontakt: Tel.: 0711/