CRM Marketing Mail Manager

Transkript

1 CRM Marketing Mail Manager Benutzerhandbuch zur Version 8.0.0

2 Inhalt 1 Vorwort Übersicht über die Funktionsweise des CRM Marketing Mail Managers (MMM) Vorbereitungen zur Arbeit mit dem CRM Marketing Mail Manager Ausgangssituation Marketingliste und Kampagne mit dem CRM Marketing Mail Manager Entität MMM Einstellungen Bereich: Allgemein Bereich: Vorlagen Bereich: Newsletter Das Erstellen der MMM Vorlagen Der Editor zum Marketing Mail Manager Ausgangssituation Der Aufbau des Editors zum CRM Marketing Mail Manager Der linke Bereich: Vorlagen/Bausteine Der mittlere Bereich: Das Bearbeitungsfeld Der rechte Bereich: Die Vorschau Das Arbeiten mit dem Editor zum Marketing Mail Manager Einfügen von Bildern Einfügen von Textbausteinen Das Einfügen von Verlinkungen Das Einfügen von Links mit vordefinierten Vorlagen Das Einfügen von Links ohne Vorlage Das Verschieben der einzelnen Vorlagen/Bausteine Das Ergebnis Das Verteilen der Kampagnenaktivität Zustellungen von Newslettern mit aktiven Bearbeitungen durch den CRM Marketing Mail Manager Das Erstellen der bürointernen s und der s zum Bestätigen des -Empfängers Das Arbeiten mit dem CRM Marketing Mail Manager MMM Nachverfolgung MMM Registrierungen Berichte Seite 2 von 30

3 1 Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für den CRM Marketing Mail Manager (MMM) entschieden haben. Der CRM Marketing Mail Manager ist ein Addon für Microsoft Dynamics CRM 2011, CRM 2013, CRM 2015 und CRM Mit Microsoft Dynamics CRM ist es möglich, geeignete Marketingstrategien umzusetzen und Kundenlisten aufzuteilen. Durch die Erstellung von geeigneten Marketinglisten können spezielle Gruppen von Firmen, Kontakten oder Leads erfasst und in kürzester Zeit mit ausgewählten Informationen (z. B. über die Vorzüge ihrer Produkte) versorgt werden. Eine Möglichkeit, die immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist das Versenden von sogenannten Massen- s an einen entsprechend ausgewählten Personenkreis. Der CRM Marketing Mail Manager für Microsoft Dynamics CRM ist ein erweitertes Tool des CRM-Systems, das das Verschicken und Nachverfolgen von Massen s mit Anhängen ermöglicht. Wahlweise können, bereits vorbereitete und hinterlegte -Vorlagen genutzt oder aber eine entsprechend erstellt. Während des Vorganges ist es möglich, die Aktivitäten und Kampagnenaktivitäten unterschiedlichen Besitzern zuzuordnen. Ferner können die Aktivitäten und Kampagnenaktivitäten den Besitzern der Datensätze, die in der Kampagne bzw. Schnellkampagne enthaltenen sind, zugeordnet werden. Durch das Einfügen von Links in die zu versendenden s können die Reaktionen der -Empfänger optimal nachverfolgt werden. Dadurch ist es möglich, die Vorgehensweise des -Empfängers auf den verlinkten Webseiten zu verfolgen, zu analysieren und auszuwerten, so dass der Kunde optimal betreut und an die entsprechenden, für ihn interessanten Produkte herangeführt werden kann. Auf den folgenden Seiten finden Sie die ausführliche Beschreibung zur Benutzung des CRM Marketing Mail Managers für Microsoft Dynamics CRM Seite 3 von 30

4 2 Übersicht über die Funktionsweise des CRM Marketing Mail Managers (MMM) Der CRM Marketing Mail Manager ist ein sehr komplexes und umfangreiches Tool. Mit den folgenden graphischen Übersichten soll dem Benutzer die Funktionsweise nähergebracht werden. Funktionsweise des Addons CRM Marketing Mail Manager (MMM): Seite 4 von 30

5 Teil des Tools ist die Entität MMM Einstellungen. Diese Entität ist sowohl mit der zur Marketingaktion benutzten Marketingliste als auch mit der Kampagne verknüpft. Beim Verteilen der Kampagnenaktivität greifen die in der Entität MMM Einstellungen hinterlegten Einstellungen und Funktionen. Diese ermöglichen eine spezielle Nachverfolgung und die Erstellung von unternehmensspezifische n Berichten. Seite 5 von 30

6 Über den CRM Marketing Mail Manger (MMM) können weitere Nachverfolgungsmöglichkeiten gesteuert werden. Ein Beispiel dafür ist das Anmelden des Newsletters über die Firmenwebseite. Diese kann bildlich wie folgt dargestellt werden: Seite 6 von 30

7 3 Vorbereitungen zur Arbeit mit dem CRM Marketing Mail Manager 3.1 Ausgangssituation Nach der vollständigen und fehlerfreien Installation des CRM Marketing Mail Managers wurden im CRM- System im Bereich Marketing der Navigationsleiste die Navigationsschaltflächen MMM Einstellungen, MMM Vorlagen und MMM Registrierungen eingefügt. Mit Hilfe dieser Entitäten wird der CRM Marketing Mail Manager bedient. 3.2 Marketingliste und Kampagne mit dem CRM Marketing Mail Manager Zur Arbeit mit dem CRM Marketing Mail Manager wird eine Kampagne benötigt. Dabei kann eine bereits vorhandene Kampagne genutzt oder eine neue Kampagne erstellt werden. Die Erstellung der Kampagne unterscheidet sich hierbei nicht von den bereits vorhandenen und/oder genutzten Kampagnen des Unternehmens. Zusätzlich sind in der Navigationsleiste der Kampagne die Navigationsschaltflächen MMM Einstellungen und MMM Vorlagen vorhanden. Zur Kampagne muss mindestens eine Kampagnenaktivität erstellt und die entsprechende Marketingliste zugeordnet werden. Seite 7 von 30

8 In der Navigationsleiste der Marketingliste wurde zusätzlich die Navigationsschaltfläche MMM Einstellungen eingefügt. In der Navigationsleiste der Kampagnenaktivität wurden die Navigationsschaltflächen MMM Nachverfolgung und MMM Vorlagen eingefügt.. Beim Arbeiten mit dem CRM Marketing Mail Manager muss beim Erstellen der Kampagnenaktivität darauf geachtet werden, dass im Feld für Kanal zwingend die Auswahl auf gesetzt wird. In der Kampagne als auch in der dazu gehörenden Marketingliste sind nach der Installation keine Einträge unter der Entität MMM Einstellungen vorhanden. Seite 8 von 30

9 4 Entität MMM Einstellungen In der Entität MMM Einstellungen werden alle für die ausgewählte Kampagne benötigten Funktionen definiert. Hierbei muss beachtet werden, dass pro Kampagne nur ein aktiver Datensatz MMM Einstellungen vorhanden sein darf. Sind mehrere aktive Datensätze vorhanden, wird vom CRM Marketing Mail Manager willkürlich eine Auswahl getroffen, die zu Verwirrungen führen kann. Über die Entität MMM Einstellungen wird die geplante Kampagne mit den Funktionen des CRM Marketing Mail Manager verbunden und abgefragt. Es wird empfohlen, den Datensatz MMM Einstellungen über die Kampagne zu erstellen. Das Formular für die MMM Einstellungen besteht aus drei Bereichen: 4.1 Bereich: Allgemein Name: Kampagne: Name der MMM Einstellungen, über den sie leicht zu identifizieren und wiederzuerkennen ist. Hinterlegen der entsprechenden Kampagne, in welcher die Funktionen des CRM Marketing Mail Managers eingebracht werden sollen. Wird der Datensatz MMM Einstellungen über die Kampagne erstellt, ist der Eintrag bereits voreingetragen 4.2 Bereich: Vorlagen In diesem Bereich werden die zum Datensatz MMM Einstellungen hinterlegten, aktiven MMM Vorlagen angezeigt oder können hier nach CRM-Philosophie erstellt werden. Seite 9 von 30

10 4.3 Bereich: Newsletter Marketing Liste: Angabe der Marketingliste, die der angegebenen Kampagne zugrunde liegt. Die weiteren Einträge unter dieser Registerkarte sind nur dann erforderlich, wenn -Kampagnen entworfen werden sollen, durch welche die Vorgehensweise des -Empfängers nachverfolgt werden soll und der -Empfänger aktiv tätig werden muss (z.b. bei An- und Abmeldung von Newslettern, die regelmäßig und automatisch an -Empfänger versandt werden). In diesem Fall sind folgende Angaben erforderlich: Absatz: Double Opt-In Vorlage: Der -Empfänger kann sich auf der Webseite zum regelmäßigen Erhalt des aktuellen Newsletters anmelden. Dazu ist es zwingend erforderlich, dass er seine entsprechenden Daten in das Formular auf der Webseite eingibt und weiterleitet. Nach dem Anmelden erhält der (Neu-)Kunde die Bestätigung, dass er sich zum Erhalt des Newsletters angemeldet hat und wird gebeten, diese Anmeldung explizit zu bestätigen. Die -Vorlage wird hier hinterlegt. Registrations Abschluss Url: Wenn sich der Neukunde über die Webseite zum Erhalt des Newsletters aktiv angemeldet und den Erhalt nochmalig bestätig hat, kann er auf eine Webseite weitergeleitet werden, auf der er als Neukunde endgültig begrüßt wird. Die URL für diese Webseite kann hier hinterlegt werden. Absatz Benachrichtigung Empfänger (Benutzer): Name des Benutzers im Unternehmen, der von den Aktivitäten auf der entsprechenden Webseite eine Benachrichtigung erhalten soll. Empfänger (Kontakt): Wahlweise kann auch ein im CRM hinterlegter Kontakt diese Benachrichtigung erhalten Vorlage: Hier wird die Vorlage ausgewählt, die dem Mitarbeiter die Informationen von den Aktivitäten auf der Webseite informiert. (z.b.: beim Abonnieren des Newsletters) Wie diese Vorlagen erstellt werden, wird im Absatz Das Erstellen der bürointernen s und der s zum Bestätigen des Empfängers beschrieben. Soll die Funktion von Newsletteranmeldungen nicht genutzt werden, können diese Felder im Datensatz MMM Einstellungen unbelegt bleiben. Seite 10 von 30

11 In der Navigationsleiste der Entität MMM Einstellungen sind die Navigationsschaltflächen MMM Registrierungen und MMM Vorlagen vorhanden. Die Entität MMM Registrierungen ist bei der Neuerstellung einer Marketingaktion zunächst unbedeutend und enthält keine Datensätze. Die Funktion dieses Datensatzes wird im Abschnitt MMM Registrierungen beschrieben. 5 Das Erstellen der MMM Vorlagen Ein Datensatz MMM Vorlage kann über den Datensatz MMM Einstellungen gemäß der CRM-Philosophie erstellt werden. Im Datensatz MMM Vorlage werden die zur Marketingaktion benötigten, Texte, Bilder und Links erstellt und verwaltet. Folgende Einträge sind zu hinterlegen: Name: Name der MMM Vorlage Einstellungen: Name des Datensatzes MMM Einstellungen (ist voreingetragen) Kampagne: Name der hinterlegten Kampagne (ist voreingetragen) Kampagnenaktivität: zuweisen der erstellten und aktuellsten Kampagnenaktivität zu diesem Datensatz Verteilen am: soll die Marketingaktion zu einem bestimmten Termin an die -Empfänger versandt werden, kann hier die Angabe Tag/Zeit hinterlegt werden. Die Marketingaktion wird dann genau zu diesem Zeitpunkt ausgelöst. Soll die Marketingaktion manuell ausgelöst werden, bleibt das Datumsfeld ohne Eintrag. Seite 11 von 30

12 Tracking Bild (Pfad): Um eine Nachverfolgung der Informationen zu gewährleisten, ist es erforderlich, dass auf den Webserver zugegriffen wird. Das erfolgt dadurch, dass neben den zu übermittelnden Text auch ein Bild Inhalt der versandten sein muss. Standardmäßig erfolgt die Übersendung eines weißen Bildes im Format 1x1 Pixel. Wird zum Beispiel das Firmenlogo in der mitgeschickt, kann auch dieses für diese Funktion genutzt werden. Unter Speicherort wird der Pfad zum mitgereichten Bild, relativ zum Verzeichnis der Tracking-Webseite, angegeben, über welchen der Web-Server das entsprechende Bild findet. Das standardmäßig weiße Bild ist unter dem Speicherort img/x.png hinterlegt und wird automatisch eingefügt, wenn kein Eintrag erfolgt ist. ist. Zum CRM Marketing Mail Manager wurde ein entsprechender Editor entwickelt. Der Editor zum CRM Marketing Mail Manager muss zusätzlich erworben werden und wird nach Anzahl von Benutzern lizensiert. Der Editor zum CRM Marketing Mail Manager ist im Datensatz MMM Vorlage integriert. Wurde dieser nicht mit gekauft, ist der Bereich leer. 6 Der Editor zum Marketing Mail Manager Bei dem Editor handelt es sich um ein Tool zum CRM Marketing Mail Manager, dass Ihnen das Erstellen der -Vorlagen und Newsletter vereinfacht und Ihre Arbeitszeit auf ein Minimum reduziert. Mit dem Editor sind Sie in der Lage, ohne technische Vorkenntnisse und Wissen über Schemanamen im CRM ihre Newsletter einfach zu gestalten, bereits bestehende Vorlagen zu nutzen, umzugestalten und zu verschieben, Bilder und Fließtext einzufügen und den Kunden oder Lead individuell anzusprechen. Der Lieferumfang Editors zum CRM Marketing Mail Manager umfasst neben der Lösung einige allgemeine Vorlagen/Bausteine. Je nach Bedarf können weitere Vorlagen/Bausteine oder Bilder selbst erstellt und hinzugefügt werden. Die Vorlagen werden über Einstellungen in der Entität MMM Vorlagen Elemente im CRM verwaltet. 6.1 Ausgangssituation Der Benutzer des Editors zum Marketing Mail Manager muss die Rolle des Marketing Mail Manager Users besitzen. Der Editor zum CRM Marketing Mail Manager wird nach Usern lizensiert. Daher muss der Benutzer über eine gültige Lizenz verfügen. Ist dies nicht gegeben, ist der Bereich des Editors ausgegraut und enthält eine entsprechende Fehlermeldung. Seite 12 von 30

13 6.2 Der Aufbau des Editors zum CRM Marketing Mail Manager Der Editor zur Erstellung der s ist Bestandteil des MMM Vorlagen Datensatzes und unterteilt sich in drei Bereiche. Das Feld Betreff muss zwingend befüllt werden. Es ist hierbei um die Informationen, die im Betreff der zu versendenden ersichtlich sein wird. Seite 13 von 30

14 6.2.1 Der linke Bereich: Vorlagen/Bausteine Im linken Bereich sind bereits fest definierte Vorgaben zur Erstellung der Marketingaktion hinterlegt. Dazu gehören Bildvorlagen in angegebener Pixelgröße, Überschriften in unterschiedlichen Formatierungen und Größen, Vorlagen für Fließtext, Kombinationen zwischen Bild- und Textfeldern (wobei die Bildvorlagen wieder einer Vorgabe in Pixel erfordern) und vorgegebene Textbausteine mit bereits hinterlegten Definitionen bestimmter Felder aus dem CRM Der mittlere Bereich: Das Bearbeitungsfeld Im Bearbeitungsfeld (mittlerer Bereich des Fensters) kann, nach der Auswahl der entsprechenden Vorlage, diese (nach-)bearbeitet werden. Nach der Auswahl der Vorlagen (mit Mausdoppelklick) wird diese direkt in das Bearbeitungsfeld geschoben Der rechte Bereich: Die Vorschau Nach Auswahl der Bilder und Nachbearbeitung oder Ergänzung der hinterlegten Textbausteine im Bearbeitungsfeld werden die fertig formatierten Bausteine direkt in die Vorschau geschoben.im rechten Bereich ist daher stets der aktuelle Bearbeitungsstand sichtbar. 6.3 Das Arbeiten mit dem Editor zum Marketing Mail Manager Durch das Betätigen des Buttons im linken Bereich des Editors öffnet sich der Element Explorer, in dem alle zur Verfügung stehenden Bausteine aufgelistet sind. Die Auswahl erfolgt durch Anklicken des gewünschten Bausteins mit der linken Maustaste. Der aktuelle, sich in der Auswahl befindliche Vorlagenbaustein wird dadurch farbig hinterlegt. Die endgültige Auswahl erfolgt mit doppelten Mausklick auf die gewünschte Vorlage. Der ausgewählte Baustein wird dadurch in den linken Bereich des Editors abgelegt. Durch erneuten doppelten Mausklick, wird dieser aktiviert und kann nun im mittleren Bereich endgültig bearbeitet werden. Durch erneuten doppelten Mausklick, wird dieser aktiviert und kann nun im mittleren Bereich endgültig bearbeitet werden. Seite 14 von 30

15 Ist die endgültige Bearbeitung des Bausteins wird abgeschlossen, sobald der Baustein mit Mausklick verlassen wird. Der bearbeitete Baustein wird automatisch in die Vorschau geschoben und es kann mit der Bearbeitung des nächstens Abschnittes begonnen werden. Nachbesserungen an bereits bearbeiteten Bausteinen ist durch erneutes aktivieren zu jeder Zeit möglich. Dieses Fenster kann wahlweise geöffnet bleiben, oder aber auch geschlossen werden. Hinweis: Bausteine (wie hier ausgewählt Titel ) werden organisationsspezifisch formatiert, das heißt in der Formatierung ausgegeben, wie dies durch das Unternehmen vorgegeben und hinterlegt worden ist. Lässt man das Fenster für die Vorschau offen, passt sich automatisch der Bereich für das Bearbeitungsfeld an. Damit kann übersichtlicher gearbeitet werden. Hinweis: Beim Einfügen von Bildern kann es ggf. in der Ansicht zu ungewünschten Verzerrungen kommen, wenn man das zweite Fenster für die Vorschau benutzt Einfügen von Bildern Als Vorlage ist definiert, dass ein Bild in den Newsletter eingefügt wird. Nach dem Klicken auf diese Vorlage, öffnet sich im Bearbeitungsfeld ein Lookup-Feld zur Auswahl der hinterlegten Bilder. Über den Image Explorer sind alle hinterlegten Bilder und die entsprechende Pixelangabe ersichtlich. Hinweis: Nur Bilder in der Pixel-Größe auswählen, die für das entsprechend vorgegebene Format passend sind, sonst kommt es ggf. zu ungewünschten Verzerrungen. Die Auswahl des Bildes erfolgt dann nach bekannter Microsoft-Technologie. Im Image Explorer können auch Ordner zur Auswahl (Beispiel: nach Pixelgröße, oder nach thematischer Zuordnung) hinterlegt werden. Die Bilder sollten bereits vollständig bearbeitet sein. Das heißt, dass Bilder oder Texte, die im Image Explorer hinterlegt sind, können aus dem Editor heraus nicht nachbearbeitet werden. Für die entsprechenden Vorlagen müssen Bilder in der entsprechenden Größe vorhanden sein. Beachtet man dies nicht wird das Bild verzerrt in der Vorlage und im Newsletter angezeigt. Beispiel: Seite 15 von 30

16 Die Auswahl des Bildes wird durch das Drücken des grünen Pfeils in der rechten oberen Ecke des Bearbeitungsfeldes abgeschlossen und das ausgewählte Bild in den Bereich Vorschau geschoben Einfügen von Textbausteinen Textbausteine umschließen Vorlagen, die für Fließtext vorgesehen sind, aber auch vordefinierte, formatierte Überschriften, Vorlagen die sowohl Bilder und Texte (jeweils an vordefinierten Stellen) und Vorlagen in denen man Felder aus dem CRM einbringen kann. Das Einfügen von Bildern in Textfelder ist nicht möglich. Bei der Auswahl von Text, kann dieses im Bearbeitungsfeld individuell mit dem Editor formatiert werden. Ebenso können Vorlagenbausteine mit Platzhaltern hinterlegt werden. Das wird dann benötigt, wenn die in der Marketingliste zusammengefassten Kontakte direkt angesprochen werden sollen. (Beispiel: Name, Vorname, Anrede). Wird ein solcher Vorlagenbaustein ausgewählt, erscheint im oberen Teil des Bearbeitungsfeldes ein Abschnitt, in dem eine Entität und die dafür definierten Felder durch einfaches Auswahlverfahren ausgewählt werden können. Durch die getroffene Auswahl werden die Platzhalter automatisch in die Vorlage übernommen. Der anschließende Fließtext kann wieder mit dem im Bearbeitungsfeld enthaltenen Editor formatiert werden. Seite 16 von 30

17 6.3.3 Das Einfügen von Verlinkungen Möchte man Verlinkungen in den Text einbringen, müssen diese nicht mehr explizit in der Entität MMM Einstellungen hinterlegt werden. Es gibt zwei verschiedene Varianten, Links einzufügen Das Einfügen von Links mit vordefinierten Vorlagen Es ist möglich, bereits in den entsprechenden Vorlagen Links zu definieren und zu hinterlegen. Diese Vorlagen müssen entsprechend gekennzeichnet sein. Beispiel: Sie möchten das Firmenlogo auf der linken Seite des Newsletters ausbringen. Unter dem Bild soll die Verlinkung zur Firmenwebseite gesetzt sein. Rechts neben dem Bild soll nach einer Überschrift (die bereits vollständig formatiert hinterlegt ist) ein entsprechender Fließtext eingefügt werden. Achtung: Das Bild und der Link haben einen festen, vorgegebenen Standort und können nicht verändert werden. Nach Auswahl der vorher näher beschriebenen Vorlage, wird diese im Editor wie folgt angezeigt: Bereits in der ausgewählten Vorlage ist eine entsprechende Kennzeichnung an der Stelle vorhanden, an welcher der Link hinterlegt ist. Im Beispiel ist dies das Wort Detail am linken unteren Rand der Vorlage. Dieser Baustein wird wie folgt bearbeitet: Titel: Eingabe der Überschrift Bild: Auswahl des Bildes/Logos aus dem Images Explorer Link URL: URL der Webseite, auf die verlinkt werden soll Link Text: Text, mit welchem der Link im Newsletter bezeichnet werden soll Fließtext: Text ihrer Wahl mit individueller Formatierung Das Einfügen von Links ohne Vorlage Es ist auch möglich, nicht vordefinierte Links in Textfeldern zu hinterlegen. Dazu wählt man eine Vorlage die Text enthält, markiert den Text, der als Link in der ausgegeben werden soll und betätigt in der Menüzeile des CRM-Texteditors den Button Seite 17 von 30

18 Im sich öffnenden Fenster werden folgende Angaben hinterlegt: URL: URL auf die verlinkt werden soll Title: Der Name den der Link in der erhalten soll Open in: wie soll der Link geöffnet werden Zur Auswahl stehen: - im gleichen Fenster öffnen - im neuen Fenster öffnen. Werden die Verlinkungen im Dokument so erstellt, erfolgt die Hinterlegung der Verlinkung in der Entität MMM Einstellungen gemäß diesen hinterlegten Eingaben automatisch Das Verschieben der einzelnen Vorlagen/Bausteine Alle für das Dokument erforderlichen Textbausteine und Bilder können nacheinander in einer willkürlich ausgewählten Reihenfolge erstellt und bearbeitet werden. Diese Reihenfolge ist auch in der Vorschau so sichtbar. Um die entsprechenden Bausteine jetzt exakt platzieren zu können, befinden sich in der Menüleiste des rechten Bereiches (Vorlagen/Textbausteine) in der rechten oberen Ecke zwei grüne Pfeile. Seite 18 von 30

19 Mit diesen können die einzelnen Textbausteine untereinander verschoben werden. Man markiert im linken Bereich (Vorlagen/Textbausteine) den entsprechenden Baustein mit einem einfachen Mausklick. Dieser wird dadurch farbig hinterlegt. Im Anschluss wird mit Hilfe der Richtungspfeile der markierte Baustein an seiner endgültigen Stelle platziert. Haben alle Bausteine ihre Position erhalten, ist das Dokument auf Fehler korrigiert und sind alle Links ordnungsgemäß gesetzt, speichert man das Template mit dem Button Speichern und schließen in der Menüzeile der Entität ab und schließt somit den Editor Das Ergebnis Mit Abspeichern des erstellten Dokumentes werden im Abschnitt Weiterleitungen in der Ansicht der MMM Vorlage alle Weiterleitungsdatensätze, die verwendet worden sind, automatisch eingetragen und angezeigt. Seite 19 von 30

20 Beispiel für die Darstellung im rechten Bereich des Editors (Vorschau): 6.4 Das Verteilen der Kampagnenaktivität Die Kampagnenaktivität kann jetzt entweder manuell oder auch automatisch zeitgesteuert verteilt werden. 7 Zustellungen von Newslettern mit aktiven Bearbeitungen durch den CRM Marketing Mail Manager Möchte man das Tool Marketing Mail Manager für die Verwaltung und Nachverfolgung von Newslettern nutzen, durch welche der (Neu-)Kunde aktiv werden muss und möchte man diese Aktivitäten speziell verfolgen, müssen bürointerne Vorlagen erstellt werden. 7.1 Das Erstellen der bürointernen s und der s zum Bestätigen des -Empfängers Seite 20 von 30

21 Mit dem CRM Marketing Mail Manager ist man in der Lage, Aktivitäten des Webseitenbesuchers auf dafür vorgesehenen Webseiten nachzuverfolgen. Bei Marketingaktionen, die mit Links versehen sind, kann man z. B. nachvollziehen, ob der -Empfänger die öffnet oder diese ungesehen löscht, ob und welchen Link er öffnet und welcher Link von ihm aktiv verfolgt wird. Mit diesen Mitteilungen können dann weitere kundenspezifische Aktionen durchgeführt werden. Wird (wie in unserem Beispiel) auf der Firmenwebseite durch einen Neukunden aktiv ein Newsletter bestellt, muss dieser auf der Webseite seinen Namen und seine -Adresse hinterlassen. Um diesen Vorgang zu verwalten, sind die Daten im Datensatz MMM Einstellungen unter dem Reiter Newsletter die entsprechenden Vorlagen zu hinterlegen. Ein dafür ausgewählter Mitarbeiter des Marketing-Teams, erhält über diese Aktivität eine dafür vorgesehene . Die Auswahl des CRM-Benutzers (wahlweise CRM-Kontakt), der Vorlage für die Benachrichtigung des Neukunden (Double Opt-In) und der innerbetrieblichen Vorlage an den ausgewählten Benutzer erfolgt in der Entität MMM Einstellungen unter der Registerkarte Newsletterverwaltung. Die innerbetrieblich versandte Vorlage kann auf ein Minimum reduziert werden. Dazu wird erneut mit Platzhaltern gearbeitet: Die Platzhalter setzen sich wie folgt zusammen: <PlaceHolder(Leerzeichen)type= crmfield (Leerzeichen)value= (Leerzeichen)/> Als Wert (value) für das Feld werden die im Formular für Newsletter Registration hinterlegten Schemanamen verwandt. Eine solche -Vorlage könnte wie folgt aussehen: Seite 21 von 30

22 Gleichzeitig erhält der Newsletter-Besteller eine , in welcher er davon unterrichtet wird, dass er den Newsletter soeben bestellt hat und wird gleichzeitig erneut gebeten, diese Bestellung nochmalig explizit zu bestätigen. Auch diese wird mit den Platzhaltern in Verbindung mit den Schemanamen erstellt und könnte wie folgt aussehen: Eine Ausnahme bildet dabei der Link für das direkte Bestätigen der Anmeldung. Dieser Platzhalter wird wie folgt definiert. <PlaceHolder type='confirmationlinkfull' value='bestätigung'/> Der unter dem Wert (value) angegebene Inhalt, erscheint in der als Text des Links. Seite 22 von 30

23 Seite 23 von 30

24 8 Das Arbeiten mit dem CRM Marketing Mail Manager Hat man die entsprechenden -Vorlagen erstellt, kann, wie gewohnt, die Kampagnenaktivität verteilt werden. Nach dem Verteilen erhält die Kampagnenaktivität den Zwischenstatus Ausstehend. Sind die s versandt, (meist reicht es schon, die Seite mit F5 neu zu laden), erhält die Kampagnenaktivität den Status Abgeschlossen. Unter den Aktivitäten sind alle versandten s aufgelistet. 8.1 MMM Nachverfolgung Über die Kampagnenaktivität gelangt man zur Ansicht MMM Nachverfolgung. Sobald - der -Empfänger die öffnet, - den Links der folgt oder - den Newsletter abbestellt wird in dieser Ansicht jeweils ein Datensatz erzeugt und hier verwaltet. Nach dem Verteilen der Kampagnenaktivität werden die Aktivitäten der -Empfänger in der Entität MMM Nachverfolgungen aufgelistet. Die MMM Nachverfolgungs-Datensätze werden nur automatisch angelegt wenn die Tracking Webseite für den direkten Zugriff auf das CRM konfiguriert wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, können die Nachverfolgungsinformationen auch manuell importiert werden. Um den Vorgang manuell auszulösen wird in der Lösung des CRM Marketing Mail Managers in der Ansicht Einstellungen der Button Download & Import Tracking Data betätigt. Seite 24 von 30

25 Über den Button Import Job konfigurieren ist es möglich, diesen Vorgang zu automatisieren, indem man die hinterlegte Serie entsprechend den unternehmensspezifischen Ansprüchen anpasst. Die Datensätze sind unter der entsprechenden Kampagnenaktivität aufgelistet. Durch die Auflistung ist es möglich, die Aktivitäten des jeweiligen -Empfängers auszuwerten, da sofort ersichtlich ist, ob der E- Mail-Empfänger die geöffnet hat, welchen Links er gefolgt ist und ob er nicht mehr an dem Produkt interessiert ist und den Newsletter abbestellt hat. Seite 25 von 30

26 Beispiel: dem Link Word Interface verfolgt: Beispiel: Abmeldung des Newsletters Hat sich ein Empfänger von der Marketing Aktion abgemeldet, wird der Datensatz automatisch aus der hinterlegten Marketingliste, die der Kampagnenaktivität zugrunde liegt, entfernt und wird so automatisch von weiteren Marketingaktionen dieser Marketingliste ausgeschlossen. Zur besseren Übersicht können abgeschlossene, abgearbeitete oder nicht mehr benötigte Datensätze mit den erforderlichen Buttons in der Menüzeile dieser Ansicht entfernt/gelöscht/deaktiviert werden. Deaktivierte Datensätze befinden sich dann in der Ansicht Inaktive Marketing-Mail Nachverfolgung. Beachten Sie bitte, dass gelöschte Datensätze und ggf. auch deaktivierte Datensätze die spätere Erstellung von Reports verfälschen können. Alle so gewonnenen Informationen können in unternehmensspezifischen Berichten abgebildet werden. Seite 26 von 30

27 8.2 MMM Registrierungen Wenn sich ein (Neu-)Kunde auf der Webseite für den Newsletter eines Produktes anmeldet, erfolgt dies über die Eingabe seiner Kontaktdaten. In der dazu zugeordneten Entität MMM Einstellungen wird mit den eingegebenen Kundendaten ein Datensatz erzeugt, der in der Ansicht MMM Registrierungen verwaltet wird. Ein dafür ausgewählter Mitarbeiter des Marketing-Teams, erhält über diese Webseitenaktivität eine , gemäß der dafür in der zugeordneten MMM Einstellungen hinterlegten Vorlage und der Neukunde wird zur Abgabe der Bestätigung gemäß der hinterlegten Vorlage gebeten. Erfolgt die aktive Bestätigung des Kunden, weil er explizit über den Link in der ihm übersandten die Registrierung bestätigt, wird der (Neu-)Kunde automatisch als Kontaktdatensatz im CRM erstellt, der Datensatz in der Ansicht MMM Registrierungen entfernt oder deaktiviert. Dieses Verhalten kann über die Konfiguration gesteuert werden. Ist der sich registrierende Kunde bereits im System vorhanden, wird dies erkannt. Der neue oder vorhandene Kontaktdatensatz wird der Marketingliste hinzugefügt, die dem entsprechenden Datensatz MMM Einstellungen zugeordnet ist. 8.3 Berichte Die somit gewonnenen Informationen können in Berichten abgerufen und ausgewertet werden. Hier ein Beispiel (Ein Beispielbericht wird mit der Installation mitgeliefert): Dafür muss die entsprechende Kampagne, der Besitzer der Kontakt-Datensätze und der entsprechende Zeitraum ausgewählt werden. Seite 27 von 30

28 Seite 28 von 30

29 Es ist auch möglich, dass andere Aktivitäten, die der Interessent auf der Unternehmenswebseite durchführt, durch den Marketing Mail Manager dokumentiert werden. Diese müssen dann kundenspezifisch angepasst werden. Sollten Sie weitere Fragen zum Tool CRM Marketing Mail Manager haben oder weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: sales@donaubauer.com Web: Informationen zum Marketing Mail Manager: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE Sollten Sie weitere Fragen zur CRM Word Schnittstelle haben oder einen weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: sales@donaubauer.com Web: Informationen zur CRM Word Schnittstelle: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE Seite 29 von 30

30 Seite 30 von 30