2 SharePoint-Produkte und -Technologien 7. 3 Wer ist eigentlich wofür zuständig? 13

Transkript

1 Inhaltsübersicht Vorwort xix 1 Einleitung 1 2 SharePoint-Produkte und -Technologien 7 3 Wer ist eigentlich wofür zuständig? 13 4 Der Aufbau eines SharePoint-Portals 17 5 Berechtigungen und Vererbung 21 6 Websites, Bibliotheken, Listen und Apps 37 7 Die Testumgebung und Anmeldung am Portal 53 8 Grundlegendes einer SharePoint-Website 61 9 Schnelleinstieg Ihre persönliche Website Kommunikation & Marketing Projekt- und Eventmanagement Empfangsmanagement Vertriebsmanagement Auftragsmanagement Geschäftsleitung Personalmanagement Support Einkaufsmanagement Vertragsmanagement 419 Index 455

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort xix 1 Einleitung Problemloser SharePoint! Der Einsatz von SharePoint in Unternehmen Risiken eines SharePoint-Projekts Der Einsatz der richtigen SharePoint-Technologien Rollen- und Rechtekonzept Struktur und Aufbau Schaffen Sie Verantwortung, Regeln und Richtlinien Rechtzeitige Planung von Schulungen der Mitarbeiter Step by Step Zusammenfassung SharePoint-Produkte und -Technologien SharePoint Server Standard SharePoint Server Enterprise Benutzerlizenzen für Server Standard und Enterprise SharePoint Online - Office Zusammenfassung Wer ist eigentlich wofür zuständig? Administrative Rollen Die Farmserveradministration und die Administration der gemeinsamen Dienste Die Administration der Websitesammlung Die Administration einer oder mehrerer Websites Zusammenfassung... 16

3 4 Der Aufbau eines SharePoint-Portals Websitesammlung und W ebsites Das Vererbungsprinzip innerhalb einer Websitesammlung Zusammenfassung Berechtigungen und Vererbung SharePoint-Berechtigungen Berechtigungsstufen und Benutzerberechtigungen Standardberechtigungsstufen Anlegen einer Berechtigungsstufe Die Benutzergruppen Die Standardbenutzergruppen von SharePoint Anlegen einer Benutzergruppe und Hinzufügen einer Berechtigungsstufe Zugriffsrechte auf Bibliotheks-, Listen- und Elementebene Berechtigungen aus Bibliotheken oder Listen entfernen Benutzerberechtigungen prüfen Berechtigungsvererbung unterbrechen Zusammenfassung Websites, Bibliotheken, Listen und Apps SharePoint-Bibliotheken (Apps) Bibliotheksvorlagen SharePoint-Listen (Apps) Listenvorlagen Websitevorlagen Zusammenfassung Die Testumgebung und Anmeldung am Portal Eine Testumgebung für dieses Buch beantragen Die Anmeldung am P o rtal Zugang zu Office 365 SharePoint O nline Zugang zu SharePoint allgemein Erstellen einer Testwebsite zum Ausprobieren...57

4 8 Grundlegendes einer SharePoint-Website Die Website Die aktuelle Schnellstart- und Seitennavigation Notizbuch Papierkorb Websiteinhalte Links bearbeiten Der App Launcher Newsfeed Die Kachel»OneDrive« Die Kachel»Websites« Menüband & Register Das Websitelogo Die globale oder obere Navigation Die Breadcrumb-Navigation Das Menü»Einstellungen« Das Menü»Einstellungen«in Office-365-Bibliotheken Website freigeben oder Inhalte synchronisieren Die Schaltfläche»Fokus auf Inhalt« Das Eingabefeld»Suchen« Der Seiteninhalt und W ebparts Die Kacheln»Erste Schritte« Zusammenfassung Schnelleinstieg Arbeiten mit Dateien in Bibliotheken Hilfreiche Tastenkombinationen in Bibliotheken Unterschied Online- und Server-Bibliothek Dateien hochladen Eigenschaften zuweisen Dateien aus-oder einchecken Dateien löschen oder wiederherstellen Geschäftsvorlagen in einer Bibliothek neu öffnen Auf eine ältere Version zugreifen Eine Ansicht erstellen oder löschen Benachrichtigungen setzen Microsoft Office Web Apps - Office Online... 80

5 9.3 Notizbuch mit Microsoft O nen ote Das Notizbuch öffnen Menüband & Register in OneNote Vorhandene Notizbücher Abschnitte & Seiten Der Backstage-Bereich Hinzufügen von Abschnitten Abschnitte umbenennen, löschen oder die Abschnittsfarbe ändern Verschieben eines A bschnitts Seiten in einem Abschnitt hinzufügen Verschieben einer Seite innerhalb eines Abschnitts Text eingeben und formatieren OneNote-Notizen kategorisieren OneNote und O utlook OneNote und Outlook-Aufgaben Outlook-Besprechungsdetails einer Notiz hinzufügen Aus einer -Nachricht in Outlook eine OneNote-Notiz erstellen Ihr persönlicher Speicherort - OneDrive for Business Speichern von Dateien - OneDrive oder SharePoint-Website Das Menüband einblenden Eine Datei in OneDrive hochladen Einen Ordner in der OneDrive-Bibliothek anlegen Eine Datei oder einen Ordner freigeben Freigaben aufheben Synchronisieren von Bibliotheken Die Suche in SharePoint Die Suche auf einer SharePoint-Website Die Suche in einer Bibliothek oder Liste Weitere Suchtipps Zusammenfassung Ihre persönliche Website Newsfeed Einen Newsfeed-Beitrag verfassen Hinzufügen von Bildern zu einem Newsfeed-Beitrag Hinzufügen einer Datei zu einem Newsfeed-Beitrag Benutzernamen einem Newsfeed-Beitrag hinzufügen

6 Newsfeed-Beiträge öffnen, in denen Ihr Benutzername erwähnt wurde Newsfeed-Beiträge bewerten, ihnen folgen und darauf antw orten Newsfeed-Beitrag löschen Das Folgen von Teams oder einzelnen Teammitgliedern Folgen von W ebsites Folgen von Personen Folgen von Dokumenten Das Folgen von Personen und Dokumenten aufheben Ihr persönliches Profil Das persönliche Profil anpassen Ihr persönlicher Blog Zusammenfassung Kommunikation & Marketing Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Dokumentenmanagement mit SharePoint Anlegen der Website»Kommunikation & Marketing« Anlegen einer Bibliothek für die zentrale Ablage von Geschäftsvorlagen Mehrere Dokumente einer Bibliothek hinzufügen Versionierung von Dokumenten Die Versionierung aktivieren Ein- und Auschecken von versionierten Dokumenten Den Versionsverlauf eines Dokuments ö ffn en Metadaten Websitespalten Websitespalten anlegen Websiteinhaltstypen Websiteinhaltstypen mit Dokumentvorlagen erstellen Zuweisung von Websitespalten in einem Inhaltstyp Websiteinhaltstypen für das Auftragsmanagement bestimmen

7 11.11 Inhaltsgenehmigungen Inhaltsgenehmigungen aktivieren Genehmigende Personen festlegen Ein Dokument oder Element in der Bibliothek oder Liste genehmigen oder ablehnen Genehmigungsworkflows Einen Workflow manuell sta rte n Ein Dokument genehmigen Benachrichtigungen auf Listen und Bibliotheken festlegen Löschen von Benachrichtigungen aus Listen und Bibliotheken Zusammenfassung Projekt- und Eventmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Anlegen der Bereichswebsite»Projekte« Eine Projektwebsite anlegen Erstellen einer Bibliothek für Projektdokumente Websiteinhaltstypen einer Bibliothek hinzufügen Entfernen des Inhaltstyps»Dokument«aus einer Bibliothek Verwenden von Vorlagen auf Basis von Websiteinhaltstypen Der Dokumentinformationsbereich in Microsoft Office zum Festlegen der Metadaten Den Dokumentinformationsbereich ameigen lassen Ansichten auf Basis von Websitespalten erstellen Eine gefilterte Ansicht in einer Bibliothek erstellen Eine gruppierte Ansicht erstellen Hinzufügen der Ankündigungsliste für aktuelle Informationen Hinzufügen einer Kontaktliste für Projektmitglieder Eine Websitespalte innerhalb der Kontaktliste hinzufügen Eine gruppierte Ansicht in der Kontaktliste erstellen

8 12.11 Die Website Projekt- und Eventmanagement anpassen Löschen einer nicht benötigten Bibliothek Die gefilterte Ansicht für die Schnellstartnavigation auf der Website verwenden Löschen vorhandener Webparts auf einer Website Hinzufügen des Kalenders in einem Webpart Hinzufügen der Kontaktliste und einer gruppierten Ansicht in einem W ebpart Hinzufügen der Ankündigungsliste in einem Webpart Blog für Fragen und Antworten - FAQs Erstellen einer Blogwebsite Der Aufbau der Blogwebsite Blogkategorien erstellen Einen Blogbeitrag über die Formularseite verfassen Einen Blogbeitrag mit Microsoft Word verfassen Einen Blogbeitrag kommentieren Kommentare verwalten Eine Website als Vorlage speichern Eine Website aus einer benutzerdefinierten Vorlage erstellen Eine Website löschen Die Website»Projekte«anpassen Eine Liste für Links erstellen Eine Liste dem Webpart hinzufügen Eine benutzerdefinierte Ansicht dem Webpart hinzufügen Webpart»Inhaltsverzeichnis« Anpassen der globalen Navigation Verwenden der Aufgabenliste der Projektwebsite Eine neue Projektaufgabe als Vorgang erstellen Vorgänge bearbeiten und der Zeitachse hinzufügen Aus einem Vorgang einen Teilvorgang erstellen Aus einem Teilvorgang einen Vorgang erstellen Vorgänge in der Reihenfolge ändern Die Aufgabenliste mit anderen Microsoft-Programmen synchronisieren oder exportieren Zusammenfassung

9 13 Empfangsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Anlegen der Website»Empfangsmanagement« Besucherprotokollierung Eine benutzerdefinierte Liste für die Besucherprotokollierung erstellen Websitespalten erstellen Websitespalten anpassen Die Reihenfolge von Eingabefeldern in Elementformularen ändern Eine Kalenderansicht erstellen Websitespalten in der Ansicht ein- oder ausblenden Bereitstellen der Liste auf der Website»Testsite« Fahrzeugverwaltung Eine Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste umwandeln/exportieren Einen Kalender anlegen Eine Websitespalte umbenennen Eine Websitespalte än d ern Eine Websitespalte zum Nachschlagen von Inhalten der Website erstellen Eine Kalendervorlage erstellen Einen neuen Kalender auf Basis einer benutzerdefinierten Vorlage erstellen Eine Liste dauerhaft in der Schnellstartnavigation einblenden Kalender zusammenführen Synchronisation mit Microsoft O ffice Einen SharePoint-Kalender mit Outlook verbinden SharePoint-Kalender aus Outlook entfernen Informationen zu Kantinen- und Restaurantangeboten bereitstellen Eine benutzerdefinierte Liste für Tagesmenüs erstellen Filterungen über eine Ansicht hersteilen Die benutzerdefinierte Liste in einem Webpart anzeigen Zusammenfassung

10 14 Vertriebsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Erstellen der Website»Vertriebsmanagement« Bereitstellen einer Wiki-Seitenbibliothek für das Vertriebshandbuch Der Aufbau einer Wiki-Seitenbibliothek Anlegen einer neuen Wiki-Seite und Inhalte einbringen Speichern von Wiki-Seiten Ein- und Auschecken von Wiki-Seiten Die Versionierung festlegen Den Versionsverlauf einer Wiki-Seite öffnen Eine Bild- oder Objektbibliothek erstellen Mehrere Bilder der Bibliothek hinzufügen Ein Bild einer Wiki-Seite hinzufügen Ein Video einfügen Eine Tabelle auf einer Wiki-Seite einfügen und eine Tabellenformatvorlage auswählen Wiki-Hyperlinks zum Verlinken von Wiki-Seiten Eine neue Wiki-Seite per Wiki-Link hinzufügen Einen Link zu einer anderen Website auf der Wiki-Seite hinzufügen Innerhalb umfangreicher Texte springen Eine Wiki-Seite ohne Wiki-Seitenbibliothek erstellen Zusammenfassung Auftragsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Erstellen einer Angebotsbibliothek Der Inhaltstyp»Dokumentenmappe« Den Inhaltstyp»Dokumentenmappe«einer Bibliothek zuweisen Einer Dokumentenmappe Inhaltstypen zuweisen

11 15.6 Verwenden der Angebotsbibliothek mit Dokumentenmappen Hinzufügen einer Dokumentenmappe in einer Bibliothek Erstellen eines Dokuments in der Dokumentenmappe Zusätzliche Metadaten in der Angebotsbibliothek bereitstellen Websitespalten für den Informationsbereich der Dokumentenmappe erstellen Eine Ansicht für die Angebotsbibliothek erstellen Bibliotheksansichten ändern Metadatennavigation nach Websitespalten Zusammenfassung Geschäftsleitung Ausgangssituation Die Anforderungen der A bteilung Schritte in diesem Kapitel Bereitstellung einer Website für die Geschäftsleitung Voraussetzungen SharePoint und Excel in Kombination Das Excel-2016-PowerPivot- und -PowerView-Add-in aktivieren Ein Dashboard mit Microsoft Excel 2016 erstellen Ausblenden der Gitternetzlinien Erstellen einer PowerView in Excel Informationen über RSS-Feeds bereitstellen Einen RSS-Feed-Code kopieren Einen RSS-Feed-Code einem Webpart hinzufügen Zusammenfassung Personalmanagement Ausgangssituation Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Mitgliedschaften der Community in einer Websitesammlung Erstellen der Website»Unternehmens-Community« Der Aufbau der Communitywebsite Berechtigungsgruppen der Community Hinzufügen von Mitgliedern und M oderatoren...354

12 17.8 Konfigurieren der Communitywebsite Einrichtungsdatum und die Meldung von anstößigen Beiträgen festlegen Zuverlässigkeitseinstellungen vornehmen Badges erstellen und Communitymitgliedern zuweisen Eine Bildbibliothek für Bilder der Kategorien anlegen Eine Communitykategorie mit einem Bild anlegen Anwenden der Website»Unternehmens-Community« Einer Community beitreten Eine Community verlassen Eine Communitydiskussion starten An einer vorhandenen Diskussion aktiv teilnehmen Benachrichtigungen zu Beiträgen Anpassen der Infoseite einer Communitywebsite Zusammenfassung Support Ausgangssituation Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Erstellen der Website»Support« Der Einsatz von Problemverfolgungslisten in SharePoint Erstellen einer Problemverfolgungsliste Listen anpassen Erfassen eines Problems x Drei-Status-Workflow hinzufügen Einblenden der Workflow-Aufgabenliste in der Schnellstartleiste Auswerten von Problemverfolgungslisten Problemverfolgungen nach Excel exportieren Excel-PivotTable Den Schulungsbedarf mit einer Umfrage erm itteln Eine Umfrage erstellen Verzweigungen in Umfragen erstellen Auf diese Umfrage antw orten Auswerten der Umfrage Zusammenfassung

13 19 Einkaufsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Anlegen der Website»Einkaufsmanagement« Erstellen eines Produktkatalogs in einer Dokumentbibliothek Verwaltete M etadaten Wichtige Voraussetzungen für das Verwalten von M etadaten Hinzufügen von Metadaten über das Terminologiespeicher- Verwaltungstool Aktivieren des Websitefeatures»Metadatennavigation und Filtern« Eine Websitespalte für die verwalteten Metadaten anlegen Die Metadatennavigation innerhalb einer Bibliothek einstellen und festlegen Verwaltete Metadaten einem Dokument hinzufügen Zusammenfassung Vertragsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der A bteilung Schritte in diesem Kapitel Verwendung des Dokumentcenters Erstellen der Website»Dokumentcenter« Die Schnellstartnavigation im Dokumentcenter anpassen Erstellen von verwalteten M etadaten Erstellen eines Websiteinhaltstyps für die Verwendung im Dokumentcenter Eine Websitespalte direkt im Inhaltstyp erstellen Eine Bibliotheksvorlage erstellen Einen Dispositionsgenehmigungsworkflow für die Aufbewahrung von Dokumenten erstellen Informationsverwaltungsrichtlinien Verwendung einer Abgabebibliothek im Dokumentcenter Anpassen der Website»Dokumentcenter« Zusammenfassung Index 455