Projektmanagement. 7 Qualitätssicherung, Change Requests. Werner Lenk

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1 Projektmanagement 7 Qualitätssicherung, Change Requests Werner Lenk

2 Qualitätssicherung Unter Qualitätssicherung werden die Tätigkeiten innerhalb des QM-Systems zusammengefasst, die dazu dienen ausreichend Vertrauen zu schaffen, dass die projektrelevanten Qualitätsstandards eingehalten werden. Qualitätssicherung sollte während der gesamten Projektdurchführung erfolgen. Vor der Entwicklung der Normenreihe ISO 9000 wurden die beim Prozess Qualitätsplanung beschriebenen Aktivitäten weitgehend der Qualitätssicherung zugeordnet. auditieren. Ziel solcher Qualitätsaudits ist es, Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie die Leistung des Projektes, oder andere Projekte der Trägerorganisation im Rahmen eines Benchmarkings, verbessert werden kann. Hilfreiche Managementwerkzeuge sind z. B. Ursache-Wirkungs-Diagramme (Cause- Effect, Fischgräten-, oder Ishikawa-Diagram): Mitwelt Material Mensch Für die Qualitätssicherung existiert in Unternehmen oft eine eigenständige Abteilung, die dann die relevanten Aktivitäten im Projekt durchführt. Die Aufgaben können aber auch innerhalb des Projektteams oder vom Kunden wahrgenommen werden. Messung Methode Maschine oder Prozessflussdiagramme: Start Wirkung In einigen Industriezweigen ist es durchaus üblich, dass Verträge mit Zulieferern Klauseln enthalten, die es dem Kunden erlauben unangemeldet die Prozesse und Einhaltung der Qualitätsstandards beim Zulieferer zu Aufgabe A If.. Ja Aufgabe B Ende Nein Aufgabe C 7-7

3 Scope Vertrag des Projekts Risikomanagement - Change Requests Claim Management... sind alles Vorgehensweisen, die der Absicherung des Projektes gegen die verschiedensten äußeren Einflüsse des Projektumfeldes dienen. Sie entfalten ihre Wirkung aber nur dann, wenn der Scope eindeutig definiert ist. Sowohl gegenüber dem Auftraggeber wie auch Sublieferanten und Partnern. Dies bedeutet: Es muss eine vom Auftraggeber genehmigte Project Charter und Project Plan geben (Projektvertrag). Die Aufträge an Sublieferanten müssen eindeutig und schriftlich formuliert sein. Aufgaben bzw. Arbeitsergebnisse müssen mit den Partnern eindeutig abgestimmt sein. Scope Project Charter Project Plan Arbeitspakete Ohne genehmigten Scope kein Change Request und Claim Management möglich 7-13

4 Change Requests Normalität im Projekt Kein Projekt wird so abschlossen, wie es zum Zeitpunkt der Aufstellung des Projektplans geplant wurde. Jedes Projekt ist Änderungen unterworfen. Die Anlässe für Änderungsanforderungen sind vielfältig. Der Hauptgrund ist meistens, das neue oder geänderte Funktionalitäten gewünscht werden. ( Dies ist eine der hauptsächlichen Änderungsanforderungen, da man im Laufe des Projektes auch von Auftraggeberseite sich mehr und mehr mit dem Thema beschäftigt und erkennt, was man beim Projektauftrag vergessen hat bzw. was man hätte besser beauftragen können.) Man sollte sich bewusst machen: Änderungsanforderungen stellen keine Störgröße dar, sondern sie bilden einen integralen Bestandteil der Projektabwicklung. Ihr Auftreten ist völlig normal. Andererseits führen häufige und unkontrolliert eingebrachte Änderungen dazu, dass ein erheblicher zusätzlicher Planungs- und Koordinierungsaufwand entsteht und das dadurch meistens die Budgetund Terminsituation außer Kontrolle gerät. 7-16

5 Typische Change Requests Es gibt einige typische Szenarien für Change Requests in Projekten: Zum einen muss man Änderungen unterscheiden nach der Art und Weise wie sie im Projekt eingebracht werden, zum anderen wer der Auslöser dieser Änderung ist. Unterscheidung nach : + Kontinuierlicher Veränderungsprozess + Eingeschobener Änderungsprozess Unterscheidung nach Auslöser : + Externe Änderungsanforderungen + Interne Änderungsanforderungen + Änderungsanforderungen durch das Steering Commitee 7-19

6 Tip s für den Umgang mit Change Requests Change Requests ändern häufig den Umfang des Projektes Insbesondere kleine Funktionalitätserweiterungen oder änderungen haben in Softwareprojekten häufig erhebliche Einflüsse auf den Umfang des Gesamtprojektes. Prüfen Sie die Auswirkungen von Change Requests kritisch. Sagen Sie die kleine Erweiterung nicht leichtfertig und ungeprüft zu. Achten Sie darauf, das sich keine Änderung des Umfangs durch viele kleine Change Requests ergibt (Salami-Taktik). Es können schon erbrachte Leistungen auf einmal überflüssig sein. -> Als Zusatzaufwand deklarieren! + Häufig entsteht die Situation, das beim Projektbeginn der Projektauftrag und alle Rahmenbedingungen sorgfältigst von allen Beteiligten geprüft werden, inklusive der Rechtabteilungen. Im Laufe des Projektes ändert sich dann Ziel- und Umfang des Projektes vor allem durch in Projektsitzungen eingebrachte Change Request quasi auf Zuruf. Prüfen Sie, ob Sie als Projektleiter zu dieser Änderung des Umfangs und damit des Projektauftrags berechtigt sind. 7-30

7 Change Request Antragsformular Project Variation Project title PV Serial number: Revision number: Project number: Issue date: Summary of change details Originated by: Date: Effect on project programme: Costs estimates ref: Effect on costs and price: Customer authorization: Authorization: Distribution: Reproduced from ProjectPlanner by Dennis Lock+A

8 Change Request Übersicht 7-38

9 Change Request s Folgen für den Projektleiter! Lassen Sie sich insbesondere bei Scope Changes, Zeit- und Kostenüberschreitungen diese Änderungen von Ihrem Sponsor / Steering Committee schriftlich genehmigen. Später macht man sonst Sie als Projektmanager dafür verantwortlich! Machen Sie die Auswirkungen eines Change Requests transparent. Verschleiern hilft Ihnen als Projektleiter nicht, höchstens anderen zu Ihren Lasten. 7-40