Projekte erfolgreich starten

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1 Projekte erfolgreich starten Nicolas Abbondanza, SPOL AG, Partner für projektorientierte Strategieusetzung KV Zürich Business School PM Day 2017

2 Kooperationspartner SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung «Kopetenz in Projektanageent» PROJEKT-LEITUNG PROJEKT-CONTROLLING PROJEKT-PORTFOLIO PROJEKT-TRAINING PROJEKT-RESSOURCEN Die SPOL AG ist Ihre Partnerin für die projektorientierte Usetzung Ihrer Strategie. SPOL AG, Höfenstrasse 33, 6312 Steinhausen 2

3 Hobby Projektleiter PL-Kopetenz-Levels Fachspeziallist (Skills) Miliz Projektleiter Profi Projektleiter PL-Kopetenz Scope SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung PL-Kopetenz PL-Level PM-Kultur Skills > 8 Jahre > 5 Jahre Grosse Erfahrung, sehr fundiertes PM-Wissen und sehr hohe Sozial-Kopetenz. Fähigkeit für pragatisches, professionelles Vorgehen. Projektleiter it vertiefter PM-Ausbildung grosser positiver Projekterfahrung, hohe Sozial-Kopetenz und professioneller Einstellung zu PM. Level 7 = Experte Level 6 = Senior Für den PL ist noral, dass neben de Minialst- Standard je nach Situation weitere Lieferobjekte benötigt werden. Er ist fähig, Projekte pragatisch zu führen. PM-Skills > 3 Jahre Projektleiter it ufassender Ausbildung und guter Einstellung zu professioneller Projektabwicklung. Positiver Erfahrungsausweis koplexer Projekte. Projektleiter it gute PM-Basiswissen und viel Projekterfahrung. Diszipliniertes Vorgehen auf der Ebene Projektführung und -ausführung. Mit Führungserfahrung. Projektleiter it PM-Basiswissen und it der Überzeugung, dass er it Fachwissen viel i Projekt erreichen kann. Gute Sozialkopetenz. Level 5 = Professional Level 4 = Junior Level 3 = Fachorientiert Für den PL ist es eine Selbstverständlichkeit die vorgegeben Lieferobjekte des Minialst-Standards einzuhalten. Er ist fähig, Projekte standardässig abzuwickeln. Projektleiter ohne theoretisches PM-Basiswissen it der Überzeugung, dass er auch problelos nebenbei Projekte führen kann. Zu Projektführen gezwungen oder der Mitarbeiter weiss nicht, dass er der PL ist. Level 2 = Kreativer Laie Level 1 = Ahnungslos PL betrachtet den Minialststandard bereits als sinnlosen adinistrativen Overhead. Er kennt die Vorgaben der PM-Methode nicht oder hält sie als Einschränkung seiner spirituellen Kreativität. 3

4 profi.p drei Ebenen des Erfolgs SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Manageent Gezieltes Managen der Innovation und Wandlung ittels eines transparenten Portfolios Projektanageent Effizientes Führung der Projekte durch artenneutrale, qualifizierte Projektführungs-Prozesse Tea Projektarten-spezifische Durchführung anhand erprobte, standardisierte Vorgehen 4

5 Der Projektstart SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Die halbe Miete des Projekts Was sind die Erfolgsfaktoren bei Projektstart?? 5

6 Bei Projektstart werden Weichen gestellt SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung für «Vorher wissen, was nachher rauskot» 6

7 Dilea Projektstart: «schnell versus nachhaltig» SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Mangelndes Verständnis vo Manageent für eine Projekt-Vorbereitungsphase «Low hanging Fruits» haben erste Priorität Fehlende Erfahrung i Ugang it anspruchsvollen Projekten auch vo Projektleiter «Yes we can» versus «First think» 7

8 Was hindert uns daran, die Dinge richtig zu tun? SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung 8

9 Projekt Canvas SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung 9

10 Ziele eines Projektstarts SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Nur diejenigen Ideen, Problee und Wünsche sollen zu Projekten werden, die ein gewisses SOLL an Wirtschaftlichkeit und Innovation erfüllen = FILTER An den Probleforulierungen bzw. an der konkreten Ideensuche sollen ehrere Personen teilnehen, dait diese ufassend erarbeitet werden könnend = UMFASSEND Ideen, Problee und Wünsche sollen it konkreten personellen Zuordnungen präsentiert werden, dait es verantwortliche Personen oder Greien gibt, die alle Starttätigkeiten koordinieren und vorantreiben = ZUSTÄNDIGKEIT Klarheit über den Projektverlauf und über die wichtigsten Eleente / Werte (Meilensteine, Kosten, Terine, Qualität etc.) verschaffen = PLAN-TRANSPARENZ 10

11 Soziale Koplexität Typ Art Charakter Module - Lieferobjekte SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Projekt-Typ Projekt-Charakter Module Lieferobjekte Projektleitungsodule Projekt Manageent Stakeholder Manageent Inforationsanageent kristalline Intelligenz fluide Intelligenz Teaanageent Änderungsanageent Qualitätsanageent Szenario-Tool Risikoanageent etc. Prüfplan Ausführungsodule Anforderungsentwicklung Konzipierung Beschaffungsanageent Testanageent Integrationsanageent Geschäftsorganisation Sicherheit & Datenschutz Projekt-Art etc. 11

12 Soziale Kopetenz Projektcharakterisierung und Klassifizierung SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung bereichsübergreifende, interdisziplinär, koplexe und koplizierte Wirkungszusaenhänge Koplexe Standardprojekte Pionierprojekte hauptsächliche Zusaenarbeit i Fachgebiet, einfach Wirkungszusaenhänge, kleines Risiko Routineprojekte Innovationsprojekte kristalline Intelligenz fluide Intelligenz klare Ziele, klare Anforderungen, Lösungsusetzung basiert auf geachten Erfahrungen. Erfolg stützt sich auf vorhandenes, abgestites Wissen ab Ziel klar, Weg noch vollends offen, Erfolg stützt sich vorerst auf das einzelne unabgestite Wissen der Projektitarbeiter ab 12

13 Projektcharakterisierung und Klassifizierung SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Strategiebeitrag Architekturbeitrag Abwicklungsrisiko Abwicklungskoplexität Organisator. Veränderung Betriebsbeitrag Projektabhänigigkeit Ressourcenbedarf Unternehneesrisiko Wirtschftlichkeit Zeitliche Abwicklung Belastungsgrad 13

14 Stakeholder Kunden Externe Lieferanten Mitbewerber Behörden Politiker Stiung, Klia, +/=/- Partnerfiren Linien- Manageent Interner Auftraggeber Projekttea Projektleiter Betroffene Entscheidungsträger Business Bereichsleiter Auftraggeber Einkauf Bedeutung, Betroffenheit Erwartungen (+) Befürchtungen (-) Selbstverwirklichung Macht, Prestige Anerkennung, Ansehen Kounikation Sicherheit Selbsterhaltung Ableiten in Anforderungen Anforderungskatalog Strategien, Massnahen + interessante Arbeit, - Stagnation + Einfluss haben, - Verlust von Prestige + Aufstieg, - ungerechte Behandlung + ausreichend inforiert, - Konflikt it anderen + Kontinuität der Arbeit, - Auftragsabbruch + gerechte Bezahlung, - Stress durch enge Terine MS10 MS20 Zeit MS30 Eintrittswahrscheinlichkeit sehr hoch hoch ittel gering Mio. Erlöse/Kosten 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 gering ittel hoch sehr hoch sehr hoch hoch ittel gering sehr hoch hoch ittel gering Jahre Eintrittswahrscheinlichkeit = Lieferobjekte resp. Abwicklungsziele Projektführung Projektdurchführung Ausbildung Spesen Diverses (Kleinaterial) Hotelunterkünfte (geb.) Transfer (gebucht) Versicherung Anschaffungen Verpflegung, Krakenkasse Unvorhergesehenes Unterhaltungskosten Haus Taschengeld zurück stopp Abwicklungszielplan Projektstrukturplan Ablaufplan Projektbudgetplan zurück stopp zurück Meilensteindefinition z.b. Business Case z.b. hohe Qualität z.b stopp z.b. bis Ende Februar zurück stopp AP 01: AP 02: AP 03: Gesate Projektplanung erstellen Projekt steuern und koordinieren Projekt kontrollieren Fortschrittsbericht Februar Konzept präsentieren Fachsitzung Planungsbericht Kontrollsitzung AP 11: AP 12: Fortschrittsbericht April Qualitätsbericht Fachsitzung Fortschrittsbericht Mai Etc. erstellen AP 13: Prozess vornehen Projektführung Projektdurchführung Ausbildung Spesen Diverses (Kleinaterial) Hotelunterkünfte (gebucht) Transfer (gebucht) Reiseversicherungen Anschaffungen Inforationsplan Projektleiter Alle Mitarbeiter Projektleiter Auftraggeber Jeder Mitarbeiter Projektleiter Jeder Mitarbeiter Projektleiter Projektleiter Verpflegung, Krankenkasse Unvorhergesehenes Unterhaltungskosten Haus Taschengeld AP 21: AP 22: AP 23: Business Case erstellen Anforderungskatalog Probleabgrenzungs- Reisekonzept erstellen Problelösungs- Versicherungskonzept prozess durchlaufen erstellen Bericht Präsentation Sitzung Bericht Sitzung Bericht Bericht Sitzung Bericht Failienrat Ganze Failie Mitarbeiter Failienrat Projektleiter Failienrat Projektleiter Mitarbeiter Failienrat Reisebüroagent AP 01 Herr Tobler partiell Ressourcenplan Terinplan Projektkostenplan Organisationsplan AP 31: AP 32: AP 33: Reise definitiv buchen Für Haus und Hund Aufseher finden Schutzipfungen vornehen AP 41: AP 42: Abschiedsparty feiern Hausschlüssel übergeben Weltreise AP 43: starten Magnus AP 02 AP 12 AP 13 Gerlinde Gloor Gerlinde 10% Angelika AP 17 Beat 20% AP 15 Schwiegervater Beat Gloor Gerlinde, Beat, Schwiegervater Magnus 20% Jenny Angelika 10% AP 21 AP 24 Onkel Onkel Genny 10% Projektportfolio-Board (PPB) Projektportfolio-Controller (PPC) Kunde Kunde Projekt-Office (PO) = uss, g = gekürzt, u = nicht zwingend Projektantrag Anforderungskatalog Business Case Projektplan Prüfplan Risikokatalog Projektauftrag Konzept Anforderungsspezifikation Realisierungsantrag Einführungsantrag Phasenbericht Projektabschlussbericht Projektitarbeiter (PMA) Lieferanten Lieferanten Auftraggeber (ATG) Projektsteuerungs-Greiu (PSG) Projektleiter (PL) Projektitarbeiter (PMA) Fachkoordinatoren Fachkoordinatoren u n g n n g g n g g n n g g Fachgreiu (FaG) Projektitarbeiter (PMA) Superuser Superuser g g Benutzervertreter Benutzervertreter Ablauf gebundene Haupttätigkeiten des Projektstarts SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Haupttätigkeiten des Projektstarts Projekt und Syste abgrenzen Projektufeld analysieren Bedürfnisse und Ziele eritteln Lösung konzipieren Risiken und Chancen eritteln Projektplan erstellen Projektinstitution gründen Analyse, Einflussgrössen Projektziele Systeanalyse Lösungsentwurf Abwicklungsrisiken Projektplan Business Case Der Weg zur Lösung Anforderungsanalyse Projektanalyse Stakeholderanalyse Wirtschaftlichkeit Projektauftrag Systebezogene Restriktionen Entwicklungsbezogene Rahenbedingungen Uweltbezogene Restriktionen Firenbezogene Rahenbedingungen Produktbezogene Rahenbedingungen Firenbezogene Restriktionen Risikobezogene Restriktionen Projektbezogene Rahenbedingungen Personalbezogene Rahenbedingungen Negativer Auswirkungsgrad Positiver Auswirkungsgrad Beschreibung der Vorprojektphase Beschreibung der Nachprojektphase Vorprojekt - Phase Initialisierungs - Phase Konzeptions - Phase Realisierungs - Phase Einführungs - Phase Nachprojekt - Phase Anforderungen erheben Schätzen Definieren / Spezifizieren Prüfen Priorisieren Annehen Vorleistung Leistung Qualität Zeit Ressourcen Nachleistung Kategorisieren Ablehnen T

15 Voraussetzungen für «Vorher wissen, was nachher rauskot» SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung «Der Projektauftrag ist ein verbindlicher Vertrag für eine Projektphase zwischen de Entscheider / Auftraggeber und Projektleiter.» 15

16 Zusaenfassung SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Erfolgsfaktoren: 1. Ufassendes Aufsetzen vo Projektauftrag 2. Genügend Zeit für die Projekt-Vorbereitungsphase 16

17 Zu Abschluss «Hier geschieht ein Wunder» SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Sehr gute Arbeit! Aber sollten wir hier vielleicht nicht noch ein wenig detaillierter werden? 17

18 Der Projektstart ist die Nagelprobe des Projektleiters SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung 18

19 und bitte nicht so SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung 19

20 Ihr Projektanageent-Partner Seinare Projekte wirkungsvoll unterstützen als Projekt-Office Mitarbeitende Grundlagen des Projektanageents Führen ohne Macht SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Kurse (Blended Learning) Projektanageent Basic Training Projektanageent Advanced Training Agilität in Projekten MS Project i Projektalltag MS Project auch für agile Projekte effizient einsetzen Projektstart Lean Manageent 20 Digitale Projekte führen Aufwandschätzung in Projekten Projektanforderungen verstehen und beherrschen Projekte führen it Excel Projektanageent Tools Day Lebhafte Ausbildung it realen Praxisbeispiele von unseren Projektanageent-Profis it über 20 Jahren Erfahrung.

21 Herzlichen Dank für Ihre Auferksakeit SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung VERTEIDIGUNG PLANUNGSSTAB DER ARMEE DEFENSE ETAT-MAJOR DE PLANIFICATION DE L'ARMEE DIFESA STATO MAGGIORE DI PIANIFICAZIONE DELL'ESERCITO DEFENS ARMED FORCES PLANNING STAFF ENERGIE UND DIENSTLEISTUNGEN 21

22 SPOL AG Ihr Partner für projektorientierte Strategieusetzung Wir unterstützen Sie gerne! HAUPTSITZ: SPOL AG Höfenstrasse 33 CH-6312 Steinhausen Tel.: FILIALE BERN: SPOL AG Breitenrainstrasse 15 CH-3013 Bern Tel.: