Dokumentenmanagement: Idee und Istzustand. Stand : Februar 2006

Transkript

1 Dokumentenmanagement: Idee und Istzustand Stand : Februar 2006

2 Einordnung der einzelnen Vorlesungsteile Bestandsaufnahme: Momentaner Zustand im Büro Vision: Technologien der Zukunft Basistechnologien Enterprise Content Management Information Retrieval XML

3 Gliederung Dokumentenmanagement Definition, Ziele, Formen Tatort Büro Situation, Rationalisierungspotenzial Dokumentenmanagement Istzustand, Entwicklung

4 Definition Dokumentenmanagement im weitesten Sinne umfasst alle Aufgaben (Planen, Führen, Koordinieren und Kontrollieren) der Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen zur Erreichung der Unternehmensziele.

5 Ziele des Dokumentenmanagements Strategische Ziele Prozessorientierung Outsourcing Integration Operative Ziele Kostensenkung Durchlaufzeitverkürzung Verbesserung der Entscheidungsbasis

6 Herausforderungen Globalisierung ecommerce Preisdruck Unternehmen Neue Formen der Organisation Innovationen Gesetze / Normen Quelle : COI

7 Einflussfaktoren Wettbewerber Marktentwicklung Information über Kaufverhalten Gesetze Zielgruppen Technologien

8 Dokumentenangebot Die Dokumentenversorgung soll zum richtigen Zeitpunkt in angemessener Präsentationsform in ausreichender Aktualität im notwendigen Kontext erfolgen.

9 Dokumentformen Daten auf CD-ROMs Dateien Papier Zeichnungen s Alle Information sind wertlos, wenn sie nicht verfügbar sind!

10 Idee ECM Enterprise Content Management ist als Erweiterung des Dokumentenmangements zu interpretieren. Es basiert auf Elektronischer Archivierung Dokumentenmanagement Workflow und Groupware Data Warehouse und führt zu Wissensmanagement Content-Management

11 ECM-Komponenten Web Content Management Wissensmanagement Groupware Workflow Dokumentenmanagement Elektronische Archivierung XML Dokumentenformate Information Retrieval

12 Gliederung Dokumentenmanagementmanagement Definition, Ziele, Formen Tatort Büro Situation, Rationalisierungspotenzial Dokumentenmanagement Istzustand, Entwicklung

13 Es war einmal. eine ganze Menge Papier, die sortiert, bearbeitet, kopiert und abgelegt werden musste kostbare Zeit, die bei der Suche nach dringend benötigten Dokumenten verloren ging ein gefüllter Aktenschrank, der immer neue Platzprobleme verursachte.chaos auf der Festplatte mit überquellenden Verzeichnissen und einem schwierigen Auffinden von Dokumenten

14 Evolution der Anforderungen 1 Zu Beginn des EDV-Zeitalters waren Speicherung und Verarbeitung von Massendaten das Kernproblem Unkomfortable Anwendungen mit ungewöhnlichen Eingaben wurden akzeptiert Die Anwendungen wurden von Spezialisten und nicht von Gelegenheitsbenutzern bedient. Quelle : SER

15 Evolution der Anforderungen 2 Mit dem Vordringen der Anwendungen bis zum Arbeitsplatz wuchsen die Anforderungen an die Softwareergonomie Graphische Oberflächen setzten sich durch Anwendungen machten Daten als Informationen für jedermann nutzbar

16 Evolution der Anforderungen 3 Das Problem besteht in der Selektion relevanter Informationen Jedermann hat heutzutage durch das Internet Zugang zu unendlichen Mengen an Informationen Hierzu werden Anwendungen benötigt, die Daten interpretieren, klassifizieren und eine assoziative Suche ermöglichen

17 Situation im Büro heute 1 Die Produktivität hinkt dem Produktionssektor weit hinterher Rationalisierungsmaßnahmen fruchten kaum : immer mehr Belege werden in immer kürzerer Zeit gedruckt und mit Kopierern reproduziert Neue Technologien wie und Internet stehen erst am Anfang

18 Situation im Büro heute 2 Maximal 20% der Informationen liegen in elektronischer Form vor Mehr als 80% aller Informationen werden in Papierform abgelegt und sind damit nur manuell zugreifbar

19 Digitaler Dokumentenfluss W Workflow Applikationen HOST.doc COLD .txt zu verarbeitende Datenformate.tif Scanner Report.tif pcl Datenbank Drucker Fax

20 Situation im Büro heute 3 Mehr als 25% der Arbeitszeit wird mit Ablegen, Sortieren und Suchen von Dokumenten verbracht Informationsflut führt zu Informationsstau

21 Ausgangspunkt - Geschäftsprozess Untersuchung Geschäftsprozesse Untersuchung Applikation Untersuchung Infrastruktur Zusätzliche funktionale Anforderungen Auswahl einer angemessenen Lösung P R O Z E S S E I N F O R M A T I O N E N Kritisch Wesentlich Empfindlich Unkritisch Original Store Replicate Kopie Manage Integrate Untersuchung Informationsmanagement Wie wichtig sind Informationen? Ursprung der Daten Alter der Daten und Zugriffe Entwurf einer funktionalen Lösung

22 Handlungsfelder Rechtliche Anforderungen Geschäftsprozesse IAS GDPdU Healthcare Basel II SOX Mittelstandsrating Straight-Through-Processing Applikationen Risiko-Management-Systeme Onlinehandel Business Intelligence Data Warehouse IT Optimierung Konsolidierung Business Continuity Disaster Recovery Outsourcing / Outtasking

23 Rationalisierungsdefizit Quelle: SER

24 Durchlaufzeit eines Vorganges 3-5% Bearbeitungszeit 6-9% Transportzeit 88-91% Liegezeit durch : Mitzeichner, Urlaub, Krankheit, Verfügbarkeit von Informationen, Kopieren Quelle : Dialogika

25 Beispiel : Vorgangszeiten Quelle: SER

26 Rationalisierungspotential Senkung des Papierverbrauch Reduzierung der Bearbeitungszeiten Verkürzung der Durchlaufzeiten Reduzierung der Raumkosten, Liege- und Wartezeiten Verringerung der Transportzeiten bis zu 40% bis zu 60% bis zu 70% bis zu 70% bis zu 99% Quelle: COI

27 Gliederung Informationsmanagement Definition, Ziele, Formen Tatort Büro Situation, Rationalisierungspotenzial Dokumentenmanagement Istzustand, Entwicklung

28 Aktuelle Probleme des Dokumentenmanagements überquellendes Papierarchiv träges System durch hohen Online-Datenbestand Informationen schwer auffindbar Dokumente nur einmal zugänglich

29 Dokumente in einer elektronischen Welt Das Kommunikationsaufkommen wächst rasant! Rasches autonomes Rasches autonomes Wachstum Wachstum elektronischer elektronischer Kommunikation. Elektronische Kommunikation Moderate Substitution von Papier. Papiergebundene Kommunikation Papier als Medium wird seine Relevanz auch noch in Jahren behalten.

30 Istzustand des Dokumentenmanagements Dokumente......bleiben liegen...gehen verloren...müssen kopiert werden Informationen sind nicht verfügbar Papier bleibt das dominierende Organisationsmittel

31 Probleme

32 Entwicklung des Dokumentenmanagements 1 gestern heute morgen Elektronische Massenarchivierung codierter und nicht-codierter Informationen (Ablösung von Papierarchiven) Dokumentenverwaltung formatunabhängiger Akten in unterschiedlichen Versionen und Integration in Standardsoftware. Anbindung unternehmensweiter Workflows Automatische inhaltliche Erschließung von Daten und Dokumenten für ein Wissensmanagement

33 Entwicklung des Dokumentenmanagements 2 Technische Entwicklung Vorteile: + Einfache Korrekturen + Einbindung von Bildern und Grafiken + Speichermöglichkeit Nachteile: - Medienbrüche bei Vorgangsbearbeitung - Lange Transport-/Liegezeiten - Keine Übersicht über aktuelle Vorgänge Zeit Quelle : Dialogika

34 Entwicklung des Dokumentenmanagements 3 Technische Entwicklung st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr Vorteile: + Möglichkeit der Weiterleitung von Nachrichten ( ) + Möglichkeit der Weiterleitung von Dokumenten Aber: - Bisher keine Weiterleitung der Dokumente - Keine Übersicht über aktuelle Vorgänge Quelle : Dialogika Zeit

35 Einsparpotenziale % Reduzierung der Bearbeitungszeit % Reduzierung des Sacharbeiterpersonals % Steigerung der Produktivität % Reduzierung der Verarbeitungskosten pro Einheit, z.b. je Beleg % Einsparung von Büro- und Archivierungsflächen Quelle : AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung

36 Online-Literatur