Dokumenten-Management-Systeme im CAD-Umfeld

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1 Dokumenten-Management-Systeme im CAD-Umfeld KOMKE Consulting (BDU) Felix-Klein-Strasse Erlangen Deutschland Telefon:+49(0)9131 / Internet: cegug benutzertreffen 2005 in Mannheim Die Inhalte dieses Dokumentes sind geistiges Eigentum der Verfasser und urheberrechtlich geschützt. Daher bitten wir Sie, um eine vollständige Quellenangabe bei der Verwendung von Inhalten.

2 Agenda Dokumenten-Management-Systeme im CAD-Umfeld Dokument, Dokumentenmanagement und DMS Nutzen und Einsatzmöglichkeiten Übernahme von Dokumenten in ein DMS 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 2

3 Was ist ein Dokument? Es gibt eine Vielzahl von Definitionen, die das Dokument z. B. als Beweismittel und abstrakten Informationsträger charakterisieren. Für die folgenden Betrachtungen soll folgende Definition gelten: Informationen, die aus einem CAD- oder einem CAD-nahen System generiert werden und unter definierten Gesichtspunkten für einen manuell lesbaren Informationsträger zusammengefasst sind. Bewusst beschränkt sich diese Definition auf Dokumente, die vorrangig für den Ausdruck auf Papier oder einen anderen bildlichen Träger bestimmt sind. 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 3

4 Was ist Dokumentenmanagement? Dokumentenmanagement umfasst alle Abläufe, Prozesse, Verantwortlichkeiten, die mit der Verwaltung von Dokumenten zusammenhängen: Kennzeichnung und Beschreibung Fortschreibung und Historienverwaltung Ablage und Archivierung Verteilung Suche und Zugriff Vernichtung Regelung von Verantwortlichkeiten 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 4

5 Aspekte des Dokumentenmanagements Dokumentenmanagement Dokumentenaufbereitung Dokumenten- management- Organisation Werkzeuge Dokumenten- Management- Systeme (DMS) Archivsysteme Workflow- Management- Systeme (WMS) 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 5

6 CAD-Systeme versus Dokumenten-Management-Systeme (DMS) CAD-Systeme Dokumenten-Management- Systeme (DMS) Verwaltung von geometrischen Objekten und zugeordneten Daten Verwaltung von Dokumenten und dokumentenbegleitenden Daten Verfolgungsobjekt ist eine geometrisch darstellbare Einheit geometrische Einheiten können in Beziehungen gesetzt werden Primärdaten repräsentieren die geometrische Einheit Sekundärdaten begleiten die geometrische Einheit Verfolgungsobjekt ist das Dokument oder eine Instanz des Dokumentes (Beabeitungsstand) Dokumente können in Beziehungen gesetzt werden Primärdaten repräsentieren den Dokumenteninhalt Sekundärdaten (Metadaten) begleiten das Dokument 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 6

7 Typische Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen Verwaltung der Primär- und Sekundärdaten (Metadaten) Versions- und Historienverwaltung automatische Gruppierung von Dokumenten Ordnerstruktur mit verschiedenen Sichten elektronische Mappen Suche nach Dokumenten einfache Suche Volltextsuche intelligente Suche (unscharfe Suchbegriffe, geometrische Formen) Unterstützung der gerichtsfesten Dokumentation Verwaltung von Kommentaren 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 7

8 DMS-Screenshot (Beispiel) 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 8

9 Agenda Dokumentenmanagement im CAD-Umfeld Dokument, Dokumentenmanagement und DMS Nutzen und Einsatzmöglichkeiten Übernahme von Dokumenten in ein DMS 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 9

10 Nutzen des DMS-Einsatzes im CAD-Umfeld Dokumente werden gegenüber Papierablagen und Ablagen in Dateisystemen um bis zu 90% schneller gefunden. > KURZE ZUGRIFFSZEIT Gültige Dokumente können schnell spezifiziert werden. > HOHE AKTUALITÄT Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen > LÜCKENLOSE HISTORISCHE NACHVOLLZIEHBARKEIT Auf Dokumente kann gleichzeitig von unterschiedlichen Orten zugegriffen werden. > HOHE VERFÜGBARKEIT Dokumente können nach unterschiedlichsten Kriterien gruppiert und sortiert werden. > VERSCHIEDENE ABLAGESICHTEN und GRUPPIERUNGEN DMS sind häufig unternehmensweit im Einsatz und können von vielen Nutzern bedient werden. > HOHE BEKANNTHEIT und AKZEPTANZ 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 10

11 Einsatzgebiete von DMS im CAD-Umfeld zahlungsauslösender Beleg Verwaltung von Zeichnungen und zugehörigen Dokumenten, Informations- und Vergleichbasis für den Jahresverbrauch z. B. Stücklisten, Spezifikationen etc. Nachweis für die Beantragung öffentlicher Mittel Verwaltung komplexer Dokumentationen steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung von Betriebsausgaben steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs Beweismittel in zivilrechtlichen Gerichtsverfahren Rechnung in Papierform analoge elektronische Rechnung ohne Signatur analoge elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur Abbildung von Freigabe-, Genehmigungs- und Revisionsverfahren für Dokumente originär digitale elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur originär digitale elektronische Rechnung nach der Empfehlung 94/820/EG (EDI) Technologie für die Kommunikation zu CAD-fernen Anwendern 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 11

12 Agenda Dokumentenmanagement im CAD-Umfeld Dokument, Dokumentenmanagement und DMS Nutzen und Einsatzmöglichkeiten Übernahme von Dokumenten in ein DMS 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 12

13 Dokumentenübernahme aus dem CAD-Umfeld in ein DMS zahlungsauslösender Beleg komplexer Prozess, der idealerweise vor Konstruktionsbeginn Informations- und Vergleichbasis für den Jahresverbrauch geplant werden sollte Nachweis für die Beantragung öffentlicher Mittel steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung von Betriebsausgaben steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs Beweismittel in zivilrechtlichen Gerichtsverfahren Rechnung in Papierform analoge elektronische Rechnung ohne Signatur resultierend aus den Aufgaben des DMS müssen Daten bereits in analoge elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur einem frühen Stadium (z. B. Design) erschlossen werden die Schnittstelle zwischen CAD-Umfeld und DMS erfordert originär digitale elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur häufig umfassende organisatorische Maßnahmen und den Einsatz zusätzlicher Softwarelösungen originär digitale elektronische Rechnung nach der Empfehlung 94/820/EG (EDI) 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 13

14 Relevante Schnittstellen für die Dokumentenübernahme 3D-Konstuktion z. B. PDS 3D-Geometrie + Metadaten weitere Metadaten Dokumentenerzeugung z. B. ISOGEN, Draw 2D-Geometrie + Metadaten relevante Schnittstellen Dokumentenverwaltung z. B. Documentum Dokumente + Metadaten 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 14

15 Schritt 1: Welche Dokumente werden im DMS benötigt? Dokumentenart zahlungsauslösender Beleg Informations- und Vergleichbasis für den Jahresverbrauch etc. Nachweis für die Beantragung öffentlicher Mittel steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung von Betriebsausgaben steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs Beweismittel in zivilrechtlichen Gerichtsverfahren Rechnung in Papierform z. B. Isometrie, Halterungszeichnung, Systemschaltplan analoge elektronische Rechnung ohne Signatur Gruppe von Dokumenten unterschiedlicher Dokumentenart analoge elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur z. B. Montageeinheit, Vorfertigungseinheit originär digitale elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur originär digitale elektronische Rechnung nach der Empfehlung 94/820/EG (EDI) 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 15

16 Schritt 2: Welche Metadaten werden im DMS benötigt? Anforderungen an die eindeutige Identifikation eines Dokuments zahlungsauslösender Beleg z. B. Dokumenten-Ident-Nummer, Bearbeitungsstandsindex etc. Rechnung in Papierform Informations- und Anforderungen Vergleichbasis an für die den Dokumentensuche Jahresverbrauch z. B. Unterlagenart, Format, Erstelldatum etc. analoge elektronische Rechnung ohne Signatur Nachweis für die Beantragung Anforderungen öffentlicher an Mittel die Dokumentengruppierung analoge elektronische z. B. Projektstruktur, Montageeinheit, Vorfertigungseinheit Rechnung mit qualifizierter etc. steuerlicher Nachweis zur elektronischer Signatur Geltendmachung von Anforderungen an das Qualitätsmanagement und rechtliche Rahmenbedingungen Betriebsausgaben originär digitale elektronische Rechnung mit qualifizierter steuerlicher z. B. Nachweis Prüfdatum, zur Gültigkeitsdatum, Prüfer, Freigabeverantwortlicher etc. elektronischer Signatur Geltendmachung des Anforderungen Vorsteuerabzugs an den Dokumentenversand originär digitale elektronische Rechnung nach der z. B. Versandeinheiten, Genehmigungspakete Beweismittel in zivilrechtlichen Empfehlung 94/820/EG (EDI) Gerichtsverfahren ggf. explizite Anforderungen des Kunden 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 16

17 Schritt 3: Aus welchen Quellen werden die Metadaten generiert? CAD-Umfeld CAD-ferne Daten 3D-Modell 2D-Daten Referenzkataloge Projektmanagement Rechnung in Papierform Nachweis für die Beantragung öffentlicher Mittel steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung von Betriebsausgaben steuerlicher Nachweis zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs Beweismittel in zivilrechtlichen Gerichtsverfahren DMS-Metadaten analoge elektronische Rechnung ohne Signatur analoge elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur Funktionale und datentechnische Lücken!!! originär digitale elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur originär digitale elektronische Rechnung nach der Empfehlung 94/820/EG (EDI) 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 17

18 Schritt 4: Schließen der funktionalen und datentechnischen Lücken Festlegungen zur Formatierung der Übergabedaten Festlegungen zur Zusammenführung der Daten für den DMS-Import (Metadaten) Festlegung von Prüfalgorithmen zur Qualitätssicherung Einsatz/Implementierung einer Softwarelösung Beweismittel in zivilrechtlichen Gerichtsverfahren originär digitale elektronische Rechnung nach der Empfehlung 94/820/EG (EDI) 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 18

19 DocControl bridges the gap Isometrien Halterungsberechnungen Halterungszeichnungen DocControl physische Dokumente Documentum 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 19

20 DocControl - Funktionen Hauptfunktionen Import und Prüfung der Sekundärdaten Verwaltung der Metadaten Freigabeverfahren Überwachung Dokumenten- Follow-up Beweismittel in zivilrechtlichen Gerichtsverfahren Zusammenstellung der Metadaten originär für Documentum digitale elektronische Rechnung nach der Empfehlung 94/820/EG (EDI) Kopier und Versandmanagement 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 20

21 DocControl Import und Prüfung der Sekundärdaten (Isometrien) Document number Revision index Revision date Kind of document Author company Author organizatio n Error Message FIN005-I-30KAA10BR020-F11 C MTB - Isometric 0EEM 0EEM Combination of erection area and building not found (1JK41, 31UJH) FIN005-I-30KAA30BR034-F01 C1 MTB - Isometric 0EEM 0EEM author_name does not allow null. Maybe the name, organization, company combination (, 0EEM, 0EEM) does not exists in project members. author_origin does not allow null. author_prepared_date does not allow null. producer_name does not allow null. Maybe the name, organization, company combination (, 0EEM, 0EEM) does not exists in project members. Revision_date does not allow null. FIN005-I-30KAA30BR042-F01 X MTB - Isometric 0EEM 0EEM Combination of erection area and building not found (3JK83, 33UJH) FIN005-I-30KAA30BR042-F05 X MTB - Isometric 0EEM 0EEM Combination of erection area and building not found (3JK61, 33UJH) FIN005-I-30KAA30BR020-F06 C MTB - Isometric 0EEM 0EEM Combination of erection area and building not found (3JK41, 33UJH) FIN005-I-30KAA30BR020-F07 C MTB - Isometric 0EEM 0EEM Combination of erection area and building not found (3JK61, 33UJH) FIN005-I-30KAA30BR020-F08 C1 MTB - Isometric 0EEM 0EEM author_name does not allow null. Maybe the name, organization, company combination (, 0EEM, 0EEM) does not exists in project members. author_origin does not allow null. author_prepared_date does not allow null. producer_name does not allow null. Maybe the name, organization, company combination (, 0EEM, 0EEM) does not exists in project members. Revision_date does not allow null. 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 21

22 DocControl Verwaltung der Metadaten 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 22

23 DocControl Freigabeverfahrens 37. cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 23

24 Das Kompendium zu Dokumenten-Management Zusammenfassendes Kompendium über Dokumenten-Management und Dokumenten- Management-Systeme vier Berater berichten aus der Praxis 2004 bereits in der 3. überarbeiteten und erweiterten Auflage erschienen (Ersterscheinung 1998) mit Beispielen aus der Energiewirtschaft Behandlung rechtlicher Aspekte für Deutschland und die Schweiz Bibliographische Angaben: Götzer, K.; Schneiderath, U.; Maier, B.; Komke, T.: Dokumenten-Management Informationen im Unternehmen effizient nutzen. dpunkt.verlag, Heidelberg cegug Benutzertreffen 2005 in Mannheim Dokument-Nr TK-01-PRO-A, Seite 24