Ganzheitliches Projektmanagement Kar! Pfetzing. Adolf Rohde ~ bwbeit<t, Auflag' Versus. Zürich
Inhaltsverzeichnis Einführung 17 1 Grundlagen Projektmanagement 19 1.1 Bedeutung des Projektmanagements 19 1.2 Projektdefinition 20 1.3 Projektarten 25 1.).1 Anlagenbauprojekte/Bauprojekte 26 1.3 2 Outsourci ng-projekte 26 1.3 3 Forschungsprojekte 27 1.3-4 Organisationsprojekte 27 1 3 5 Kulturveränderungsprojekte 27 1.4 Changemanagement in Projekten 29 1 5 Aufbaustrukturen und Prozesse in Projekten 30 1.5 1 Projektstrategie 30 1.5 2 Projektkultur 3 1 5 3 Projektstruktur 31 1.5 4 Initiative 31 1.5 5 Start 33 1.5 6 Planung 34 1.5 7 Ausführung - Arbeitspakete erledigen 36 1.5 8 Diagnose und Steuerung 36 1.5 9 Führung und Zusammenarbeit - Motivation und Akzeptanz fördern 38 1.5 10 Abschluss 39 1.6 Projektmanagement - Modelle 40 1.6.1 ibo-projektmanagement-modell 40 1.6.2 Das Projektmanagement-Prozessmodell des PMI 42 1.6 3 Wissensgebiete der IPMA Competence Baseline (ICB 3.0) 44 1.7 Erfolgsfaktoren im Projektmanagement 48 1.7.1 Beispiele von Projektruinen 48 1.7 2 Mängel in der Projektarbeit 48 1.7 3 Erfolgsfaktoren in den Projektmanagementfunktionen 50 2 Projektaufbauorganisation 51 2.1 Gestaltungsprinzipien 51 2.2 Projektbeteiligte 51
2 3 Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung wichtiger 3 5 Rollen im Projekt 52 3.5.1 2 3 1 Projektleiter 52 3.5.2 2.3.2 Projektm itarbeiter 54 3 5 3 2 3 3 Lenkungsausschuss/Entscheidungsgremium 55 3 5-4 2 3 4 Auftraggeber 57 3 5 5 2 3 5 Antragsteller 57 3.5.6 2 3 6 Bewilligungsgremium 57 3 5 6.1 2 3 7 Sponsor 58 3.5.6.2 2 3 8 Projektmanagementoffice 59 3 5 7 2 3 9 Vorstand (Geschäftsleitung) 61 3.6 2 3 10 Funktional Beteiligte/Fachbeauftragte 61 3 6.1 2 3 11 Leitung IT/Organisation, Forschung und Entwicklung, 3 6.2 Betriebstechnik 62 3.6.3 2-3.12 Fach bereichsleitung 62 3.6 4 2.3.13 Fach bereich skoordinatoren 63 3 6 5 2 3 14 Benutzervertreter 63 3.6.6 2.3.15 Externe Berater/Spezialisten 63 3 6.7 2-4 Aufbauformen 64 3 6.8 2.4.1 Stabs- oder Einfluss-Projektorganisation 64 3 6.8.1 2.4.2 Matrix-Projektorganisation 66 3.6.8.2 2 4 3 Reine Projektorganisation 68 3 6.8 3 2 4 4 Projektorientierte Teilbereiche 69 3 7 2 5 Projektorganisation bei großen Projekten 70 3.7.1 3 7-2 3 Multiprojektmanagement 71 3.8 3.1 Grundlagen des Multiprojektmanagements 71 3.8.1 3 1.1 Typische Schwierigkeiten des Multiprojektmanagements 71 3.8.2 3 1.2 Funktionen des Multiprojektmanagements 73 3.8.3 3 1.3 Multiprojektmanagement-Modell 74 3.8.4 3 2 (Multiprojekt-)initiative im Überblick 75 3.8.5 3 3 Projektentstehung 77 3.3.1 Initiatoren und Anlässe 77 4 3 3 2 Prozessmanagement 78 4.1 3-3 3 Produktmanagement 79 4. 2 3 3 4 Systemmanagement 81 4 2.1 3 4 Projektanträge 82 4. 2.2 3.4.1 Projektarten und -klassen 84
3 5 3.5.1 3.5. 2 3 5-3 3 5-4 3 5 5 3 5 6 3 5 6.1 3 5 6.2 3 5 7 3 6 3.6.1 3 6.2 3 6 3 3.6.4 3.6.5 3 6.6 3 6.7 3 6.8 3 6.8.1 3.6.8.2 3 6.8 3 3 7 3.7.1 3 7 2 3.8 3.8.1 3.8.2 3.8.3 3 8 4 3 8.5 4 4 1 4. 2 4 2.1 4. 2.2 Prüfung von Vorhaben Strategie und Leitbild Balanced Scorecard Strategiebezug von Vorhaben Muss-Projekte Strategiebeitrag von Projektportfolios Projekterfotgskriterien Erfolgsfaktor: Fähigkeit zur Projektdurchführung Erfolgsfaktor: Wille zur Projektdurchführung Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projektideen Priorisierung von Anträgen Priorisierungsverfahren (Überblick) Quantitative ABC-Analyse Qualitative ABC-Analyse (oder Nutzwertanalyse) Priorisierungstabelle 2-dimensionale Portfolio-Analyse 3-dimensionale Portfolio-Analyse Abhängigkeiten von Projekten Übergreifende Einsatzmittelplanung Anfrage von Einsatzmitteln für Projekte Techniken der übergreifenden Einsatzmittelplanung Engpassorientierte Einsatzmittelplanung Entscheidung über Projekte Verkaufen der Projektidee Sitzungen des Bewilligungsgremiums Planung, Diagnose und Steuerung des Projektportfolios Planung des Projektportfolios Verrechnung von Projektleistungen Multiprojektberichtswesen Veränderungen im Projektportfolio Steuerungsmaßnahmen in Multiprojektsituationen Projektstart Auftragsabstimmungsprozess (Überblick) Projektauftrag Inhalte Beispiel für das Projekt: "Call-Center für den Kundenservice" 87 87 89 91 92 92 93 94 96 98 102 103 103 104 107 108 109 111 113 113 115 117 119 119 121 122 122 123 124 131 133 135 135 136 137 139
4.2.3 Abstimmung mit dem Auftraggeber 4 3 Auswahl des Projektleiters 4-4 Zusammenstellung des Projektteams 4 5 Widerstände 4. 6 Partizipation 4 7 Projektmarketing 4.8 Kick off-meeting 4 9 Erste Projektsitzung 4.9.1 Teamentwicklungsprozess 5 Projektplanung 5. 1 Grundlagen der Planung 5 1.1 Stellenwert und Prinzipien 5 1.2 Planungstiefe 5 1.3 Planungsprozess 5 1.4 Ziele und Einordnung der Methode 5.2 Vorgehensmodelle 5.2.1 Prinzipien und Überblick 5.2.2 Phasenorientierte Vorgehensmodelle 5.2.3 Allgemeines Vorgehensmodell 5.2.3.1 Projektphasen 5.2.3.2 Planungszyklus 5. 2.4 Varianten zum Standardvorgehen 5. 2.5 Das V-Modell 5. 2.6 Das Spiralmodell 5. 2.7 Objektorientiertes Vorgehen 5 3 System planen 5 3 1 Grundbegriffe und Schritte des Systemdenkens 5 3 2 Anwenden des Systemdenkens auf Projekte 5 3 2.1 Systemgrenze bestimmen 5 3 2.2 Einflussgrößen ermitteln 5.3. 2.) Unter- und Teilsysteme abgrenzen 5 4 Ziele definieren 5.4.1 Bedeutung von Zielen in Projekten 5 4 2 Anforderungen an Ziele 5 4 3 Zielfindungsprozess 5 4 4 Stakeholder-Analyse 5 4 5 Anforderungen formulieren 142 143 145 146 149 15 6 159 160 163 167 167 167 171 172 174 176 176 178 181 181 186 187 19 0 19 1 19 2 193 194 196 196 19 8 199 203 203 205 206 207 212
5 4 5 1 5.4.5.2 5 4 5 3 5 5 5.5.1 5.5.2 5 5 3 5.5.3.1 5.5.3.2 5 5-3 3 5 5 3 4 5 5 4 5.5.4.1 5.5.4.2 5 5 4 3 5 5 5 5.6 5.6.1 5 6.2 5.6.3 5.6.4 5 6 5 5.6.6 5.6.7 5 6.8 5 7 5 7 1 5 7-2 5.7.2.1 5.7. 2.2 5.7. 2.3 5.7. 2.4 5 7 3 5 7-4 5 7-4 1 Anforderungen klassifizieren Kano-Analyse Beziehung zwischen Anforderungen und Projektzielen Projektstrukturplan Zweck von Strukturplänen Aufbau eines Projektstrukurplanes Gliederungsprinzipien und Codierung Phasen- oder ablauforientierter Strukturplan für ein Organisationsprojekt Objektorientierter Strukturplan für ein technisches Projekt Funktions- oder verrichtungsorientierter Strukturplan für ein Bauprojekt Codierung Ablauf der Strukturierung Die PRAKTIKER-Prinzipien des Projektstrukturplanes Tabellarische Darstellung des Projektstrukturplanes Vorgehen im Team Die Schritte nach dem Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplanung Arbeitspakete detaillieren Reihenfolge der Arbeitspakete ermitteln Zeitdauer schätzen Kritischen Weg ermitteln Netzpläne Balkenplan Optimierung der Ablauf- und Terminplanung Critical Chain Einsatzmittelplanung Einsatzm ittelarten Personalein satzplanung Personalvorrat Errechnen des Bedarfs - Aufwandsschätzung Gegenüberstellen von Bedarf und Vorrat Optimieren der Personalauslastung Sachmitteleinsatzplanung Beschaffung Personalbeschaffung 21 3 21 5 218 220 220 221 221 222 223 223 224 225 226 229 23 1 231 232 234 235 238 241 243 245 246 248 253 254 256 257 257 264 265 265 267 267
5.7.4.2 Beschaffung von Material und Sachmitteln 268 5.8 Kosten- und Finanzmittelplanung 269 5 8.1 Grundlagen der Kostenptanung 270 5 8.2 Kostenarten 271 5.8 3 Schritte der Kostenplanung 271 5.8.4 Struktur der Projektkosten 272 5.8.5 Projektkosten und Budgetierung im zeitlichen Verlauf 273 5.8.6 Finanzmittetplanung 275 5 9 Vergabe der Arbeitspakete 277 5.9.1 Beschreibung der Arbeitspakete (Formular) 277 5.9. 2 Erste Arbeitssitzung im Projekt 279 5 10 Motivation im Team 280 6 Projektdiagnose und -steuerung 283 6.1 Grundlagen und Themenüberblick 283 6.1.1 Der Regelkreis 284 6.1.2 Inhalte der Projektdiagnose 285 6.1.3 Der Projektüberwachungszyklus 286 6 1.4 Beziehung zur Führung 288 6.2 Führungsarbeit im Projektverlauf 289 6.2.1 Führungsgrundlagen 29 0 6.2.2 Menschenbilder und Einstellungen 29 2 6.2 3 Situativ angemessenes Führungsverhalten 293 6.2 4 Die Führung des Projektteams 294 6 3 Organisation der Ist-Datenerfassung 295 6.3.1 Termin-/Ablaufmeldung 297 6 3 2 Kostenerfassungsbeleg 297 6 3-3 Prozessfragebogen 299 6 3 4 Beurteilen der Ergebnisqualität 299 6 3 5 Tests und Abnahmen 302 6 4 Diagnose des Projektstatus 303 6.4.1 Überblick 304 6 4 2 Diagnose der Arbeitspaketergebnisse (Arbeitsfortschritt) 305 6.4. 2.1 Aktivitäten bericht 305 6 4 2.2 Fertigstellungsgrad von Arbeitspaketen 306 6.4. 2.3 Bewertung des Gesamtfortschrittes 308 6.4 2.4 Bewertung des Fortschritts in Ir-Projekten (DART-Prinzip) 310 6 4 2 5 Prognose des Arbeitsfortschrittes 313
6.4.2.6 Earned-Value-Analyse 314 6 4 3 Termine, Meilensteine 318 6-4 3 1 Terminliste 318 6 4 3.2 Balkendiagramme 319 6 4 3 3 Netzpläne 320 6 4 3-4 Meilensteintrendanalyse 320 6 4 4 Terminüberwachung nach Critical Chain 322 6 4 5 Kostenüberwachung 323 6.4.5.1 Kostenstrukturanalysen 324 6.4.5.2 Kostenvergleich nach Kostenarten 325 6 4 5 3 Kostenprognosen 327 6 4 6 Verfügbarkeit von Einsatzmitteln 328 6 4 6.1 Verfügbarkeitstabelle 328 6 4 6.2 Belastungsdiagramm 329 6 4 7 Darstellung von Teamprozessen im Projekt 330 6.4.8 Ursachen und Zusammenhänge klären 331 6 4 8.1 Ishikawa-Diagramm 334 6 4 8.2 Mind-Maps 335 6.4.8.3 Ursachen-Wirkungs-Netzwerke 335 6 5 Gesprächsführung zur Diagnose und Steuerung 337 6 5 1 Grundlagen der Kommunikation 337 6.5-2 Feedback als Lernchance 341 6 5 3 Mitarbeiterzentrierte Gesprächsführung 342 6.5.3.1 Gespräch svorbereitung 343 6 5 3.2 Gesprächsdurchführung - ein Phasenkonzept 343 6 5 3.3 Grundhaltung im Mitarbeitergespräch 345 6 5 4 Kritikgespräch 345 6 5 5 Konfliktmanagement 348 6.5.5.1 Im Teufelskreis von Konflikten 349 6.5.5.2 Möglichkeiten zur Reduzierung von Konfliktpotenzialen 35 1 6 5 5 3 Konfliktbearbeitung 351 6 5 5 4 Konfliktgespräche 351 6.6 Risikomanagement 354 6.6.1 Grundlagen des Risikomanagements 354 6.6.2 Risiken identifizieren 356 6.6 3 Risiken einschätzen 357 6.6 3 1 Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken 358 6.6.3.2 Tragweite von Risiken 359
6.6 3 3 Risiken des Projektes Ca li-center für den Kundenservice 6.6 4 Risiken priorisieren 6.6.5 Indikatoren finden und Frühwarnsystem einrichten 6.6.6 Ursachen finden und gewichten 6.6 7 Risiken absichern 6.6.8 Risiken überwachen 6.6 9 Risikoeintritt managen 6.7 Informationsmanagement im Projekt 6.7.1 Typische Mängel im Projektinformationssystem 6 7 2 Gestaltung des Informationssystems 6 7 2.1 Adressaten ermitteln 6.7.2.2 Unternehmensweite Regelungen zur Projektinformation 6.7.2.3 Projektbezogene Regelungen 6 7 3 Kommunikationsformen im Projekt 6 7 4 Projektberichte 6.7.4.1 Gestaltung 6.7.4. 2 Berichtsarten 6.7 4 3 Berichtsinhalte 6 7 5 Dokumentation 6 7 5 1 Ziele und Bedeutung für die Projektarbeit 6.7.5. 2 Dokumente und Regeln zur Ablage 6.7 5 3 Ablagestrukturen - Projekt-Logbuch 6.8 Konfigurations- und Änderungsmanagement 6.8.1 Rahmenänderungen 6.8.2 Änderungsverfahren 6.8 3 Inhaltliche Änderungen - Konfigurationsmanagement 6.8 4 Aufgaben und Kompetenzen bei Änderungen 6 9 Wirksame Projektsteuerung 6.9.1 Steuerungsmaßnahmen 6.9.2 Maßnahmenverfolgung 6 9 3 Eskalation 6 9 4 Umgang mit Macht und Hierarchie 6 9 5 Sitzungen des Lenkungsausschusses 6.10 Vertragsmanagement 6.10.1 Entstehung eines Vertrages 6.10.2 Ve rtragsi nhalte 6.10.2.1 Lieferungen und Leistungen 360 361 363 365 365 367 369 37 370 372 372 374 374 376 378 378 379 380 383 383 383 387 389 389 39 1 393 397 398 399 4 0 401 402 4 5 406 408 408 410
6.10.2.2 6.10.2 3 6.10.2 4 6.10 3 6.11 6.12 7 7-1 7 2 7 3 7-4 7 5 7 6 Kommerzielle Vereinbarungen Juristischer Teil Vertragsarten und Formen Nachforderungsmanagement (Claim-Management) Verhandlungen im Projekt Internationale Zusammenarbeit Projektabschluss Aktivitäten im Überblick Lernen aus Projekterfahrungen Abschlussbesprechung planen und durchführen Abschlussbericht Projektreferenzen Projektbewertung 411 413 413 415 419 427 4 2 9 4 2 9 430 431 433 434 435 8 8.1 8.2 8 3 8 4 8.4.1 8 4 2 8 4 3 8 4-4 8 5 8.6 8.6.1 8.6.2 8.6 3 8.6 4 8.6 5 8 7 8.7.1 8.7-2 8 7 3 8 7 4 8.7 5 Weiterentwicklung des Projektmanagements 437 Bestandteile eines Projektmanagement-Systems 437 Beurteilung eines Projektmanagement-Systems 440 Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagement- Systems 445 Einführung eines Projektmanagement-Systems 446 Ziele einer Projektmanagement-Einführung 447 Widerstände gegenüber Projektmanagement-Systemen 447 Typischer Projektstrukturplan 448 Einführungsplan 449 Inhalte eines Projektmanagement-Handbuches 452 Ir-Einsatz im Projektmanagement 454 Einsatzmöglichkeiten im Überblick 454 IT-Einsatz nach Projektarten 456 Typische Probleme beim IT-Einsatz im Projektmanagement 456 Trends beim Einsatz von Projektmanagement-Software 457 Evaluation von Projektmanagement-Software 458 Personalentwicklung für Projektpersonal 460 Ziele 460 Personelle Besetzung von Projekten 460 Anforderungsprofile für Rollen in Projekten 462 Leistungsbeurteilung 463 Qualifizierungs- und AusbIldungskonzepte 463
8.7 6 Laufbahnen in Projekt und Linie 464 8 7 7 Zertifizierung von Projektleitern 464 8.7.7. 1 Die Zertifizierungsverfahren der IPMA 465 8 7 7-2 Zertifizierung des Projekt Management Institutes (PMI) 468 8.7.7 3 8 7 7 4 Weitere Projektmanagementzertifikate nach PMI Vorteile von Projektmanagement-Zertifikaten 469 470 Anhang 471 Glossar 479 literaturvel2eichnis 481 Stichwortvel2eichnis 485