Die Notwendigkeit der Einführung der e-akte in der Verwaltung bis zum Jahr 2020 und juristische Implikationen aus dem egovernmentgesetz des Bundes

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1 Die Notwendigkeit der Einführung der e-akte in der Verwaltung bis zum Jahr 2020 und juristische Implikationen aus dem egovernmentgesetz des Bundes Dr. Michael Tschichholz stellv. Leiter Kompetenzzentrum ELAN Elektronisches Government und Anwendungen Mittwoch, , Erfurt

2 Agenda 1. Grundlagen Schriftgutverwaltung von der Papierwelt in die digitale Welt 2. Organisationskonzepte E-Verwaltungsarbeit 3. egovg Bund und Länder 4. Implikationen für Kommunen 5. Motivation Beispiele aus dem FOKUS Schaufenster E-Akte 6. Fazit 2

3 Definition E-Akte nach Organisationskonzept E-Verwaltung (OeV) des BMI Die elektronische Akte ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und/oder Dokumente, 1. die alle aktenrelevanten s, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannten Papierdokumente, die sog. Schriftstücke (Dateien) umfasst und so 2. eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht. >> Die E-Akte ist zentraler Baustein im OeV neben anderen Bausteinen! Quelle: BMI, OeV Glossar unter: 3

4 Matthias Heyde / / Fraunhofer FOKUS Grundsätze der Schriftgutverwaltung - Regelgebundenheit, Aktenmäßigkeit - Nachprüfbares / nachvollziehbares Verwaltungshandeln Kontinuität / Einheitlichkeit, Gleichbehandlung D U R C H Schriftlichkeit Einfache Nutzbarkeit Aufbewahrung Vollständigkeit Protokollierung 4

5 Schriftgut Record / Schriftgutverwaltung Records Management S C H R I F T G U T alle aus der Geschäftstätigkeit / Aufgabenerfüllung erwachsenden Unterlagen die in einer Behörde eingehen, verwaltungsmäßig bearbeitet und versandt werden und die an dieser Stelle selbst entstehen ISO Unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung 5

6 Schriftgutverwaltung Schriftgutverwaltung Records Management Effiziente und Systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung Entgegennahme Aufbewahrung Nutzung Aussonderung Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung Von Nachweisen und Informationen Über Geschäftsabläufe und Transaktionen In Form von Akten Aufgaben: Ordnen Registrieren Bereitstellen Von Schriftgut Aufbewahren Aussondern ISO

7 Dokument Dokument Document <> Record! Einzelnes Schriftstück Papiergebunden oder elektronisch erstellt & verwaltet Enthält ggf. weitere Schriftstücke (z.b. Anlagen) Kleinste logische Einheit eines Vorgangs Logische Hülle der Einzelobjekte 7

8 A K T E Akte File Geordnete Zusammenstellung von Dokumenten einer Maßnahme oder Sachverhalts Beschreibung über Metadaten (Aktenzeichen, Inhaltsbezeichnung, lfd. Nr ) Tragende Einheit in der Ordnung des Schriftguts 8

9 Geschäftszeichen Case number / Identifier Eindeutiges Kennzeichen einer Akte Ordnungsnummer oder Merkmalskennzeichen (alphanr.) Verwendung uneinheitlich (Definition & Kommunikation Aktenplan) Geschäftszeichen II A BY / 7 III Organisationskennzeichen (Aktenführende Stelle) Aktenplankennzeichen (+ggf. Ableitungskennzeichen) Aktenkennzeichen (OrdnungsNr 10

10 Geschäftsgang - Bearbeitung/Steuerung von Geschäftsvorfällen- (Post)Ausgang (Post) Eingang Registratur Bearbeitung Registratur Auslöser / Trigger Steuerung über Verfügungen / Vermerke Abschluss 12

11 Vorgang Dossier Kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten Aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls Als Teileinheit einer Akte Beschreibung über Metadaten (Vorgangszeichen, Vorgangstitel etc.) Steuerung über Geschäftsgangvermerke und Verfügungen Vorgangskennzeichen eingeleitet durch # (1234/1#1/05) Üblich Mischung aus Jahreszahl und fortlaufender Nummer Kennzeichnung wird oft nicht umgesetzt 13

12 Schriftgutbehälter für Papiergebundene Akten & Dolumente Beschriftung der Behälter Registraturmöbel / -räume für die Aufbewahrung der Schriftgutbehälter Liegende Registratur Hängende Registratur Stehende Registratur geheftet Ordner Loseblatt Hängeregistratur Pendelregistratur Stehsammler 14

13 Arbeit mit elektronischen Dokumenten - heute Papier - Registratur Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung : heute Hängeregistratur -Server E-Akte Ordner Ordner auf dem PC Ordner auf Servern Dokumentenmanagement 15

14 Herausforderungen zur elektronischen Aktenführung heute 1. Elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung wächst Kommunale Portale mit Informations- und Transaktionsdiensten wachsender -verkehr 2. Zunehmend mobiles Arbeiten führt zu Erfordernis, ortsunabhängig auf Daten und IT-Verfahren zuzugreifen 3. Reine Papieraktenführung oder Hybridaktenführung zu aufwändig 4. Qualifiziert signierte Schriftsätze müssen sicher aufbewahrt werden können. 5. Entwicklung der rechtlichen Rahmenbedingungen (E-GovG des Bundes und der Länder) 6. Organisation der Einführung / Akzeptanz >>> Verbesserte Prozesse, Zugriffszeiten, 16

15 Ganzheitlicher Ansatz bei der Handhabung el. Dokumente E-Poststelle Scanprozess , D , E-Akte Grundlagen Schriftgut Ablauf Organisation Registratur E-Fachverfahren E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Langzeitspeicherung 17

16 Zielsetzungen und Mehrwerte von E-Akte-Lösungen 1. Schnelleres Auffinden von Dokumenten, Steuern von Prozessen 2. Vereinfachung, Optimierung, Automatisierung der Abläufe 3. Orts-, zeit- und geräteunabhängiger Zugriff 4. Minimierung Medienbrüche 5. Verbesserung Transparenz 6. Unterstützung flexibler und informeller Arbeitsweisen 18

17 Lebenszyklus von Schriftgut Umfassende Unterstützung bei der Handhabung Phase Informelle Bearbeitung Bearbeitung Aktenrelevanz Langzeitspeicherung Archivierung Fristen Transfer Aufbewahrung Zuständigkeit Aktenführende Behörde Bundesarchiv Speicherort Groupware, DMS, Dateiablage, DMS Langzeitspeicherung oder DMS Archivsystem Dokument registriert Vorgang zda verfügt Aussonderung Quelle: Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit blob=publicationfile 19

18 E-Akte: Stand heute und Optimierungsbedarfe Erfordernis der Migration von der Papierakte zur E-Akte bis Viele Dokumente und Daten werden noch nicht elektronisch von Beteiligten übermittelt Keine durchgängige Verarbeitung von elektronischen Dokumenten Elektronische Dokumente werden teilweise ausgedruckt und in Papierform abgelegt Keine rechtssichere Übermittlung von elektronischen Dokumenten Optimierungsbedarf bei der elektronischen Verarbeitung von Dokumenten 20

19 E-Akte: Stand heute und Optimierungsbedarfe Kein (übergreifendes) System zum Anlegen & Nachverfolgen von Vorgängen verfügbar Unzureichende Auskunftsfähigkeit über den Bearbeitungsstand aktueller Vorgänge Informationen im Fallmanagement sind verteilt über verschiedene Systeme (Filesystem, , DMS, Fachverfahren) 21

20 E-Akte: Stand heute und Optimierungsbedarfe Keine ausreichende IT-Unterstützung: in Bezug auf die informelle und formale Zusammenarbeit der Akteneinsicht oder der Bereitstellung im Kontext Informationsfreiheit / OpenData der Einbindung von Führungskräften und Außendienst in den (mobilen) Umgang mit Dokumenten Nutzung von Standardschnittstellen (CMIS, XDomea, etc.) nicht etabliert. Optimierungsbedarf bei Kollaboration zwischen und innerhalb der Verwaltungen 22

21 Agenda 1. Grundlagen Schriftgutverwaltung von der Papierwelt in die digitale Welt 2. Organisationskonzepte E-Verwaltungsarbeit > ganzheitlicher Ansatz Nutzen für Kommunen 3. egovg Bund und Länder 4. Implikationen für Kommunen 5. Motivation Beispiele aus dem FOKUS Schaufenster E-Akte 6. Fazit 23

22 Organisationskonzept everwaltung Lernen aus DOMEA Erfahrungen Politisch / Organisatorisch Digitale Verwaltung 2020 E-Government-Initiative Digitale Agenda für Europa E-Government-Aktionsplan Digitale Verwaltung Rechtlich GGO und RegR Bund Archivgesetz Verwaltungsverfahrensgesetz Signaturgesetz EU-Harmonisierungen Technisch Referenzarchitektur ev Elektronische Signaturen Technische Standards (TR-03125, XÖV, SAGA, ) E-Vorgangsbearbeitung E-Akte plus E-Zusammenarbeit und weitere Bausteine Transition Akzeptanz- und Change- Management elektronischer Verwaltungsarbeit Demografische Entwicklung und Digital Natives E-Government-Readiness Quelle: BMI, OeV 24

23 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Grundlagen und Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Bausteine zur Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit IT-Sicherheit Führungskräfteleitfaden E-Akte Erstellung E-Zusammenarbeit E-Vorgangsbearbeitung E-Fachverfahren Durchgängigkeit und Projektleitfaden Begleitung Unterstützung Bedarfsgerechte Fachkonzeption Einführungsunterstützung Usability Ergänzung Scan-Prozess (TR-RESISCAN) E-Poststelle digitale Signatur E-Langzeitspeicherung (TR-ESOR) Datenschutz, Personaldaten, Verschlusssachen Mobility Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Quelle: BMI, OeV 25

24 Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit Querschnittsdienste Fachverfahren Basisdienste Portal Kollaboration WCM Service offene Architekturen Standard-Schnittstellen Standard-Schnittstellen Dokumenten- management- Kern Kern WF/BPMS Scanning Explorer PIM/Mail Office LZA Records Mgmt. Quelle: BMI, ReV 26

25 IT-KOMPONENTEN IN EINEM ANTRAGS-WORKFLOW Info-Portal Kollaboration Post (Scan) Portal, FMS Antragsassi. D Fachverfahren Workflow Kollaboration D Portal CRM FMS Fachverfahren Archiv, LZA CRM epayment E-Rechnung ZUGFeRD Fachverfahren Outputmanagement (D , ) Dokumentenmanagement als Kernfunktion der E-Verwaltung 27

26 Ziele & Herausforderungen 1. Datensicherheit & Datenschutz Einfach handhabbares Rollen und Sicherheitskonzept auch für mobile Geräte 2. Investitionsschutz & Nachhaltigkeit der Lösung Einbettung in vorhandenes Umfeld Herstellerunabhängigkeit 3. Interoperabilität Standards zum Zusammenwirken von Einzellösungen und Komponenten: CMIS, WebDAV, IMAP, CIFS, XDomea etc. Standardisierungsagenda IT-PLR: Austausch von Akten, Dokumenten und Vorgängen 4. Usability Handhabbarkeit beim Zusammenwirken heterogener Einzelkomponenten 28

27 Zukünftige Aufgabenbereiche und Lösungsansätze 1. Funktional: Mobiles Arbeiten Einbindung von Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter in aktenrelevante Prozesse Querschnitts-Anforderungen: Sicherheit, Durchgängigkeit, Usability 2. Betrieblich: Cloud-basierte Angebote für Basisdienste E-Akte und umfassende Lösungen Geringere Betriebskosten bei Nutzung durch mehrere Mandanten Einfachere Bereitstellung der Mandanten für individuelle Anforderung einzelner Verwaltungen 3. Organisatorisch: Hürden der Digitalisierung erkennen und überwinden Hürden bei der Einführung von DMS & E-Akte Lösungen abbauen Digitalisierung > bedeutet Medienkompetenz, Migration vom Papier zur E-Verwaltung digitale Migration > bedeutet Berücksichtigung Altbeständen (Papier und elektronisch), u.v.m. Umgebungsabhängig klären > welches System übernimmt führende Rolle: Fachverfahren / DMS Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter: Proaktives Akzeptanz und Change Management von Anfang an! 29

28 Agenda 1. Grundlagen Schriftgutverwaltung von der Papierwelt in die digitale Welt 2. Organisationskonzepte E-Verwaltungsarbeit 3. egovg Bund und Länder Ziele des egov-gesetzes und Umsetzungsstatus 4. Implikationen für Kommunen 5. Motivation Beispiele aus dem FOKUS Schaufenster E-Akte 6. Fazit 30

29 E-Akte auf Bundes- und Länderebene 1. Digitale Agenda Die stärkere Erschließung des Innovationspotenzials Die Unterstützung beim Aufbau flächendeckender Hochgeschwindigkeitsnetze und die Förderung digitaler Medienkompetenz Die Verbesserung der Sicherheit und den Schutz der IT-Systeme und Dienste, um Vertrauen & Sicherheit im Netz für Gesellschaft & Wirtschaft stärker zu gewährleisten 2. E-Government Gesetz Bund 2 Elektronischer Zugang zur Verwaltung (npa, QES, D , ) 6 Elektronische Aktenführung 9 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Information zum Verfahrensstand B2G, C2G, G2G, Reduktion der Schriftformerfordernis 3. E-Government Gesetze der Länder (Schleswig Holstein, Sachsen, Bayern, e-nrw, ) Übertragung strategischer Ziele in Ländergesetze: VVG, Landesverwaltungsrecht, 31

30 Die Situation zu egovg in den Bundesländern (Info Bitkom von Mai 2015) 1. Baden-Württemberg: Änderung und Anpassung Verwaltungsverfahrensgesetz 2. Bayern: Gesetz noch in der Entwicklung, Anpassung des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes 3. Berlin: Gesetz noch in der Entwicklung, dynamischer Verweis auf das VVG des Bundes 4. Brandenburg: kein Gesetz in Planung aber Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes geplant 5. Bremen:kein Gesetz, aber Anpassung des Verwaltungsverfahrensgesetzes erfolgt 6. Hamburg: kein Gesetz, aber Anpassung des Verwaltungsverfahrensgesetzes erfolgt 7. Hessen: Änderung und Anpassung des Verwaltungsverfahrensgesetzes geplant 8. Mecklenburg-Vorpommern: Gesetz in der Vorbereitung, Änderung und Anpassung VVG erfolgt 9. Niedersachsen: dynamischer Verweis auf das Verwaltungsverfahrensgesetz des Bundes 10.Nordrhein-Westfalen: eigenes E-Government Gesetz in Vorbereitung 11.Rheinland-Pfalz: dynamischer Verweis auf das VVG des Bundes, landeseigenes Transparenzgesetz schreibt e-akte vor 12.Saarland: Gesetz noch im Entwurf 13.Sachsen: Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung im Freistaat Sachsen (SächsEGovG) (Art. 1 G vom 9. Juli 2014) 14.Sachsen-Anhalt: Änderung und Anpassung des Landesverwaltungsrecht 15.Schleswig-Holstein: Gesetz zu elektronischen Verwaltung für Schleswig-Holstein (v ), Anpassung des VVGs, Aktualisierung egovg geplant 16.Thüringen: noch kein eigenes Gesetz, Anpassung und Änderung des VVG erfolgt 32

31 Vortrag Dr. Wilfried Bernhardt ehem. CIO Sachsen 33

32 Vortrag Dr. Wilfried Bernhardt ehem. CIO Sachsen 34

33 Aktuelle Meldung - Kommune 21 berichtet: Bayern: E-Government-Gesetz entworfen [ ] Digitale Rechte für Bürger und Unternehmen verankert Bayern im jetzt vorgestellten Entwurf eines E 35

34 Agenda 1. Grundlagen Schriftgutverwaltung von der Papierwelt in die digitale Welt 2. Organisationskonzepte E-Verwaltungsarbeit 3. Motivation Warum E-Akte für Kommunen? 4. egovg Bund und Länder 5. Implikationen für Kommunen Warum schon jetzt das Thema angehen? 6. Fazit 36

35 Ziele des Gesetzes und Geltungsbereich 1. Ziel des Gesetzes ist es, durch den Abbau bundesrechtlicher Hindernisse die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern. Das Gesetz soll dadurch über die föderalen Ebenen hinweg Wirkung entfalten und Bund, Ländern und Kommunen ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. 2. Medienbruchfreie Prozesse vom Antrag bis zur Archivierung sollen möglich werden. Geltungsbereich (1) Dieses Gesetz gilt für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Behörden des Bundes einschließlich der bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. (2) Dieses Gesetz gilt auch für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Behörden der Länder, der Gemeinden und Gemeindeverbände und der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts, wenn sie Bundesrecht ausführen. 37

36 Minimalanforderungen nach e-government-gesetz 38

37 Minimalanforderungen nach e-government-gesetz Gesetzliche Vorgabe Mindestanforderung (Bund) Maßnahmen Konsequenzen Elektronische Urkunden ausstellen ( 33 VwVfg) Ausstellung einer qes (Soll-Vorschrift) Können Dokumente mit qes signiert werden? Anpassung der Backoffice-Prozesse nötig (eakte) Bereitgestellte Daten müssen maschinenlesbar sein ( 12) Format muss maschinenlesbar sein Sind bereitgestellte Daten maschinenlesbar? Anpassung der Backoffice-Prozesse nötig (Fachverfahren, eakte) Neue elektronische Register müssen Georeferenzen enthalten ( 14) Geokoordinaten im Register vorhanden Sind die Registereinträge georeferenziert? Nutzung einer Geodateninfrastruktur unausweichlich Barrierefreiheit ( 16) Zugang mit den der Behinderung entsprechenden Hilfsmitteln muss möglich sein Ist der barrierefreie Zugang gewährleistet? 39

38 Bedeutung der Minimalanforderungen Die Anforderungen des EGovG sind gering und vergleichsweise einfach zu erfüllen. Die Erfüllung der Minimalanforderungen wird nicht dem Geist des Gesetzes gerecht: Medienbruchfreie Prozesse vom Antrag bis zur Archivierung sollen möglich werden. begegnet nicht den Herausforderungen der Kommunenim Kontext der Digitalisierung egovg Bund bleibt voraussichtlich hinter den zu erwartenden Landesgesetzen zurück Kommunen sollten sich frühzeitig am Geist des EGovG orientieren und die erforderlichen Entwicklungen zur Stärkung ihrer Dienstlestungen für Bürger und Unternehmen sowie für G2G Prozesse nutzen. 40

39 Agenda 1. Grundlagen Schriftgutverwaltung von der Papierwelt in die digitale Welt 2. Organisationskonzepte E-Verwaltungsarbeit 3. egovg Bund und Länder 4. Implikationen für Kommunen 5. Motivation Beispiele aus dem FOKUS Schaufenster E-Akte E-Akte Lösungen zum Anfassen 6. Fazit 41

40 Markttransparenz I: DMS-Umfrage zu technischen Kriterien 42

41 Markttransparenz II: Broschüre E-Akte-Lösungen im Vergleich 43

42 Szenario Atos mit SharePoint 44

43 Transformation zur digitalen Bearbeitung > gemeinsames digitales Archiv Mitarbeiter der ÖV: heute Mitarbeiter der ÖV: morgen -Server informal formal Ordner auf dem PC Ordner auf Servern Dokumentenmanagement gemeinsam persönlich Digitales Archiv Geringe Sicherheit Hohe Sicherheit 45

44 Integrierte Vorgangsbearbeitung, el. Zusammenarbeit, etc. Desktop Smart Mobile Sofortiger Zugang zu allen Informationen durch die Nutzung eines einzigen integrierten Desktops Social Media-Technologien wie chats unterstützen informelle Kommunikation Smart Mobile & ipad / ios Android / Windows Mobile informal formal gemeinsam persönlich 46

45 Benachrichtigung über Neuigkeiten in der F2-App für das ipad Bürgermeister sieht Benachrichtigungen schon außerhalb der App 47

46 Startbildschirm der App F2-Manager mit den Symbolen Tagesmappe, Vorlagen, Lesezeichen und Benachrichtigungen 48

47 Anmerkungen innerhalb von Schriftstücken direkt auf dem ipad und Ablegen der editierten Version im Tagesmappeneintrag 49

48 Einfache Vorlagenbearbeitung innerhalb der App mit Möglichkeit einen Kommentar zu verfassen 50

49 Szenario DVZ & cbrain 51

50 Szenario Codia & Foxdox 52

51 Szenario PDV / Governikus 53

52 Szenario Materna, Fujitsu SecDocs mit SharePoint 54

53 Wichtige Handlungsfelder aus Sicht Fraunhofer FOKUS Identitäts- Management Zugangseröffnung D , eid / npa eakte E-Formulare und E-Anträge Kommunen in Zukunft 55

54 Fazit 1. Auf den digitalen Wandel vorbereiten 2. Den Wandel planen: Anforderungen erheben > Strategie definieren > Roadmap planen 3. Marktanalyse > Optional: Nutzung FOKUS Schaufenster E-Akte 4. Anforderungen an die kommunale Politik, IT-Dienstleister und das Land Thüringen formulieren (Unterstützung fordern) 5. Anforderungen an Hersteller und IT-Dienstleister formulieren 6. 56

55 FRAUNHOFER FOKUS ALS NEUTRALER BEGLEITER 1. Markttransparenz: Welche Lösungen eignen sich für Sie? 2013: Partner-Workshop Langzeitspeicherung 2014: ÖFIT DMS-Umfrage -> E-Akte Live auf dem Effizienten Staat -> E-Justiz Workshop 2015: E-Akte-Broschüre -> heutiger Workshop -> Live-Szenarien im egov-lab -> 2. Ist-Analyse: Was bedeutet E-Akte konkret für Sie? Prozess-Screening und Anforderungsermittlung 3.Konzeption & Ausschreibung: Was erwarten Sie von einer E-Akte Lösung? Umsetzungskonzepte, Lastenhefte, Bewertung von Angeboten 4. Investitionsschutz: Wie wird Ihr E-Akte Projekt zu einer Erfolgsstory? Proof of Concepts, Qualitätssicherung, Akzeptanz- & Change Management 57

56 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besuchen Sie uns und unsere Partner im FOKUS E-Akte-Labor Unterstützen Sie die Initiative Kommunaler Cyberraum Besuchen Sie uns und unsere Partner im FRAUNHOFER FOKUS E-Government-Labor 58

57 Ansprechpartner Fraunhofer FOKUS Kaiserin-Augusta-Allee Berlin Dr. Michael Tschichholz Stellv. Leiter Kompetenzzentrum ELAN Tel