NTCS STANDARDBRIEF KURZ & BÜNDIG. 10/07/28 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 NTCS STANDARDBRIEF KURZ & BÜNDIG 10/07/28 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 INHALT EINFÜHRUNG... 3 PERSONENVERWALTUNG... 4 Personenverwaltung... 4 Personenkennzeichen... 5 Hauptansprechpartner... 6 Hauptzuordnung... 6 Schreiben an Kontakte: Was ist die richtige Adresse?... 6 Regeln für die Verwendung von Kontakten... 7 Adressenverwaltung... 8 Sinnvolle Feldauswahlen für Personenstammdaten... 9 Kunden... 9 Weitere Adressen Kontaktpersonen BRIEFVORLAGEN UND ETIKETTEN Erstellen von Vorlagen Neue Briefvorlage Standard-Kopf- und Fußtext hinterlegen Standard-Kopf und Fußtext aktivieren Vorlageneinstellungen Adressarten Arbeiten mit MS Word Vorlagen Etikettendruck BEARBEITUNGSMÖGLICHKEITEN IM BMD-EDITOR Einfügen von Feldern ADRESSATENLISTE Kontaktpersonen in Adressatenlisten BEARBEITEN, DRUCKEN, ARCHIVIEREN, VERSENDEN BMD-MAKROS FÜR DIE PERFEKTE ADRESSIERUNG BMD-Makros für Alle Personen Einfügen der BMD-Makros für Alle Personen Bedingungen und Regeln für die BMD-Makros für Alle Personen Aufbau der BMD-Makros für Alle Personen BMD-Makros für das Personalinformationssystem - Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter Einfügen der BMD PI-Makros Bedingungen und Regeln für die BMD PI-Makros Aufbau der BMD PI-Makros VERFÜGBARE STANDARD-VORLAGEN

3 EINFÜHRUNG Mit dem BMD NTCS Standardbrief können Einzelbriefe, Serienbriefe, s aber auch Etiketten einfach erstellt werden. Dabei werden Daten der Empfänger aus der Datenbank in die Briefe geladen. Im Detail bedeutet das, dass Briefvorlagen bzw. Etiketten mit Adressfeldern kombiniert werden, um unter Verwendung von wiederverwendbaren Adressatenlisten Dokumente einzeln oder als Serienbriefe wahlweise auszudrucken, per zu versenden und/oder im BMD DMS abzulegen. Die "Briefvorlagen" (links) werden in einer Baumstruktur dargestellt und können hier bearbeitet und dupliziert werden. In der "Vorschau" (rechts) wird die aktuell markierte Briefvorlage im Vorschaufenster dargestellt und in der Adressatenliste (unten) werden die Briefempfänger angezeigt. Um einen Brief anzusehen oder drucken/versenden zu können, ist es zunächst notwendig, eine Briefvorlage zu erstellen. In dieser Briefvorlage werden Felder bzw. Makros als Platzhalter für die Datenbankinhalte eingefügt und zumindest ein Adressat (Person) ausgewählt und ab geht die Post! Tipp Für die Vertiefung des Standardbriefs und die optimale Organisation der Stammdaten steht Ihnen das BMD Academy-Seminar Der BMD Standardbrief mit BMD NTCS zur Verfügung! 3

4 PERSONENVERWALTUNG Personenverwaltung Die Firma in NTCS ist die eigene Firma bzw. die eigene Kanzlei. Unter dem Begriff Personen werden Kunden, Lieferanten, Gesellschafter, Angehörige, Mitarbeiter, Diverse Personen und Kundenkonzerne zusammengefasst. Kunden werden unter der jeweiligen eigenen Firma erfasst. Unter den Diversen Personen werden Adressen von natürlichen oder juristischen Personen erfasst, die aus Programmsicht keine konkrete Funktion haben. Beispiele sind Rechtsanwälte, Notare, die Wirtschaftskammer, Verlage, etc. Um die Diversen Personen klassifizieren zu können, werden sie mit einem Personenkennzeichen angelegt. Den Kunden werden Kontaktpersonen mit einem Personenkennzeichen zugeordnet, z. B. Hr. Huber wird beim Kunden Allinger als Buchhalter (= Personenkennzeichen) zugeordnet. Diese Kontaktpersonen können dabei unter anderem o tatsächliche Kontaktpersonen (z. B. normale Mitarbeiter des Kunden), o andere Kunden (z. B. ein gewerblicher Buchhalter als Einzelfirma), oder eine o Diverse Person (z. B. Rechtsanwalt) sein. Zum besseren Überblick zwei Illustrationen, welche Personen wo zugeordnet werden können: Kunden, Lieferanten und Diverse Personen werden unter der eigenen Firma erfasst, Kontakte nach Bedarf mehrfach zugeordnet: 4

5 Die verschiedenen Personen-Arten können mittels Personenkennzeichen zu Kunden, Lieferanten, Diversen Personen, aber auch zu Institutionen, zugeordnet werden: Personenkennzeichen Personenkennzeichen haben in den BMD NTCS-Stammdaten zwei Verwendungen: Sie klassifizieren die zugeordneten Kontaktpersonen, und auch die Diversen Personen können mit einem Personenkennzeichen angelegt werden. Die Verwaltung der Personenkennzeichen erfolgt im Menü Stammdaten Diverse Stammdaten Personenkennzeichen. Einige bestehende Personenkennzeichen wie z. B. Veranstaltungsort oder Spedition sind vom System vorgegeben und werden in speziellen Modulen, z. B. dem Eventplaner verwendet. Diese Personenkennzeichen können nicht gelöscht werden. Tipp Bei den Personenkennzeichen können auch allgemeine Kontakt-Brieftexte hinterlegt werden, wie z. B. Lohnverrechnung oder Buchhaltung. Dieser Ersatztext des Personenkennzeichens (der Rolle) kann im Standardbrief angedruckt werden, wenn ein Kunde angeschrieben wird, der keine Kontaktperson mit dieser Rolle besitzt. 5

6 Hauptansprechpartner Jedem Kunden kann ein Kontakt als Hauptansprechpartner zugeordnet werden. Dafür dient das Feld Ansprechpartner beim Kunden. Diese Zuordnung wird bei der Standard- Ermittlung der Kontaktpersonen verwendet. Hauptzuordnung Beispiel: Eine Kontaktperson ist drei Kunden zugeordnet. Wenn man die Kontaktperson selektiert, an welchen Kunden soll das Schreiben gerichtet werden? Lösung: Jeder Kontakt wird bei einer Zuordnung als Hauptzuordnung gekennzeichnet (z. B. über die rechte Maustaste). Die Anzeige erfolgt in der Spalte HZ in der Kontaktpersonenliste. Schreiben an Kontakte: Was ist die richtige Adresse? Bei der Zuordnung von Kontakten und in der Kontaktpersonen-Detailmaske gibt es mit dem Feld Standardbrief-Adresse neue Möglichkeiten um festlegen, welche Adresse für den Standardbrief herangezogen werden soll: Standard: dabei überlagert die Adresse der Kontaktperson die Adresse des Kunden, etc., bei dem sie zugeordnet ist Adresse der Zugehörigkeit: Egal ob bei der Kontaktperson eine Adresse hinterlegt ist oder nicht, es wird auf jeden Fall die Adresse des Kunden, etc., bei dem sie zugeordnet ist, herangezogen. Das ist meist die beste Lösung für Kunden (Einzelfirmen, Gesellschafter, etc.), die bei anderen Kunden als Kontakt zugeordnet sind! Beispiel: der Kunde A, zugeordnet beim Kunden X bekommt dann die Schreiben an die Adresse der Zugehörigkeit, also des Kunden X. Adresse der Hauptzuordnung: Jeder Kontakt hat einen Kunden, etc., bei dem er hauptzugeordnet ist. Also z. B. Kunde A ist beim Kunden X und beim Kunden Y zugeordnet, seine Hauptzuordnung ist Kunde X. Mit dieser Option könnte man nun bei Auswahl der Y- Zuordnung im Standardbrief das Dokument an die X-Adresse schicken! 6

7 Regeln für die Verwendung von Kontakten 1. Wenn eine bestehende Person als Kontakt bei einer anderen Person/Institution zugeordnet wird, so bleibt sie im System die ursprüngliche Person. In der Kontaktzuordnung können dann zusätzliche Felder wie das Personenkennzeichen und die Durchwahl befüllt werden, es werden jedoch nicht alle Felder aus dem Personenstamm angezeigt. In der jeweiligen Personenverwaltung (z. B. Kunden, Diverse Personen) stehen wie gewohnt alle Felder der Person zu Verfügung. 2. Bei Kontaktpersonen werden die Adressfelder in den Kontaktstammdaten (= Hauptadresse) nur befüllt, wenn sie im Standardbrief druckbar sein sollen. Begründung: Die Adresse der Kontaktperson könnte die Adresse des Kunden bei Verwendung von Kunde + Kontaktperson im Standardbrief und beim Etikettendruck überlagern (Regelung über Feld Standardbrief- Adresse!). Keinesfalls sollte die Adresse des Kunden beim Kontakt noch einmal eingetragen werden! 3. Eine allfällige Privatadresse von Kontaktpersonen muss in den Kontaktstammdaten unter Weitere Adressen mit der Adressart Privatadresse geführt werden, allfällige sonstige Adressen ebendort unter der entsprechenden Adressart. 4. Ein Kunde hat nur dann eine Privatadresse, wenn er eine natürliche Person (bzw. Einzelfirma) ist und wenn die Privatadresse abweichend vom Firmensitz ist. Juristische Personen haben keine Privatadresse. Im Übrigen siehe Punkt 2 und 3). Begründung: Die Privatadresse (Adressart 4) zieht auf der persönlichen Steuererklärung (E1, L1, E7) vor der Hauptadresse. 5. Wenn für die Kontaktperson eines Kunden auch Steuererklärungen gemacht werden, muss sie als Kunde geführt und zusätzlich als Kontakt zugeordnet werden. Das Feld Standardbrief- Adresse wird hier wohl auf Adresse der Zugehörigkeit stehen. 6. Werden für einen Gesellschafter persönliche Steuererklärungen gemacht, so ist dieser als Kunde A für die persönlichen Steuererklärungen und zusätzlich als Gesellschafter des Kunden B zu führen. Gleichzeitig kann er (das kann über einen Parameter automatisiert werden) zusätzlich dem Kunden B als Kontakt zugeordnet werden. 7. Der Rechtsanwalt des Kunden A ist folgendermaßen zu führen: Die Rechtsanwaltskanzlei wird als Diverse Person geführt, der Rechtsanwalt selbst als Kontaktperson der Rechtsanwaltskanzlei angelegt (= Hauptzuordnung!). Zusätzlich wird die Kontaktperson auch dem Kunden A zugeordnet, dabei sollte beim Feld Standardbrief-Adresse die Option Adresse der Hauptzuordnung gewählt werden. Durch Aktivieren dieser Option werden Schreiben an den Rechtsanwalt bei Kunde A an die Adresse der Rechtsanwaltskanzlei versandt. 8. Ist die Rechtsanwaltskanzlei wirklich Kunde, dann gilt dasselbe wie unter Punkt 7. Natürlich wird die Rechtsanwaltskanzlei in diesem Fall nicht als Diverse Person sondern als Kunde geführt! 9. Kunden, etc., zu denen es Kontaktpersonen mit einer eigenen Durchwahl gibt, haben in der Haupttelefonnummer keine Durchwahl. D.h. in der Haupttelefonnummer des Kunden (Zugehörigkeit) wird die Telefonnummer ohne -0 eingetragen. Bei den zugehörigen Kontakten wird nur das Feld Durchwahl befüllt, keinesfalls jedoch beim Feld Telefonnummer dieselbe Telefonnummer wie beim Kunden erfasst. Begründung: wird dieselbe Telefonnummer mehrfach erfasst, ist die Datenwartung erschwert, das "Telefonbuch" wird aufgebläht und das Call-Interface kann bei eingehenden Anrufen den Anrufer nicht eindeutig identifizieren. Ausnahme: Falls die Kontaktperson an einem anderen Standort/Telefonnummer sitzt, dann wird die komplette Telefonnummer mit Durchwahl in die Haupttelefonnummer der Kontaktperson eingetragen. 7

8 Adressenverwaltung Wenn beispielsweise ein Brief an die Zusatzadresse eines Kunden geschickt werden soll, muss bei diesem Kunden eine Adresse mit dieser Adressart angelegt sein. Die Felder der Zusatzadresse müssen vollständig ausgefüllt werden, inklusive sämtlicher Namens- und Anreden-Felder. Sollte keine Zusatzadresse beim Kunden hinterlegt sein, so gibt es im Standardbrief einen automatischen Rückfall auf die Hauptadresse. Eine Adresse in NTCS besteht aus folgenden Feldern: Vorname Nachname Zusatzname Beruf Titel Titel hinten Berufstitel Anrede Geschäftl. Anrede Persönliche Anrede Straße Postfach Postleitzahl GLN-Code zu Handen Freifeld Adresse 1 Freifeld Adresse 2 (Notiz) (Sprache) 8

9 Sinnvolle Feldauswahlen für Personenstammdaten Zur sinnvollen Wartung von Personenstammdaten aus Sicht des Standardbriefs empfehlen wir zumindest die Verwendung folgender Felder Achtung, für den Einsatz anderer Module können noch weitere Felder nötig sein! Kunden 9

10 Weitere Adressen 10

11 Kontaktpersonen 11

12 BRIEFVORLAGEN UND ETIKETTEN Die Verwaltung der Briefvorlagen und der Adressatenlisten erfolgt je Personenart, die über die Combobox rechts oben eingestellt werden kann. Die letzte Einstellung wird jeweils benutzerbezogen gemerkt" und beim nächsten Programmeinstieg vorgeschlagen. Erstellen von Vorlagen Auswahl der Personenart in der Combobox rechts oben, für die eine Vorlage erstellt werden soll: Im linken Bereich des Bildschirms kann je Personenart eine individuelle Baumstruktur aufgebaut werden, um die Vorlagen zu gliedern: Im rechten Bereich des Bildschirms wird eine Vorschau auf die Vorlage angezeigt. Im unteren Bereich werden die Adressatenlisten bearbeitet. Im Menü Briefvorlagen und Ordner sind die Befehle für das Handling von Vorlagen und Ordnern enthalten. 12

13 Neue Briefvorlage Nachdem eine Briefvorlage angelegt und benannt wurde, kann sie mit einem Doppelklick gestartet werden. Es öffnet sich der BMD Editor, in welchem die Vorlage nach Bedarf gestaltet werden kann. Standard-Kopf- und Fußtext hinterlegen 1. Aufruf der Firmenverwaltung im Menü Stammdaten Firmen Firmen. 2. Die eigene Firma im Ansehen- oder Bearbeitungsmodus öffnen 3. Im Menü Extras finden sich folgende Funktionen: 4. Hinterlegung und Gestaltung sämtlicher benötigter Texte. 5. Für Word-Vorlagen kann die Funktion Standardbrief Word-Texte verwendet werden. Dort kann für jeden Text ein eigenes Word-Dokument importiert werden, das genau den jeweiligen Kopfoder Fußtext enthält. 6. Wiederholung, falls mehrere eigene Firmen bestehen Standard-Kopf und Fußtext aktivieren Um die Vorlagen mit den bei der Firma hinterlegten Texten aufzubereiten und auch auszudrucken, müssen folgende Einstellungen aktiviert sein: 1. Vorlage markieren rechte Maustaste Briefeinstellungen: Aktivieren von Absenderkopf und Fuß dazuladen. Bei den beiden nachfolgenden Einstellungen kann definiert werden, auf welcher Seite welcher Kopf bzw. welcher Fuß angedruckt werden soll: 2. Die Verwendung der Kopf- und Fußtexte muss global aktiviert sein: Menü Briefvorlagen und Ordner Durch diese Einstellungen wird immer der Kopf- bzw. Fußtext jener Firma verwendet, unter welcher der Kunde geführt wird. Falls in der Briefvorlage selbst ein anderer Kopf- bzw. Fußtext hinterlegt wurde, wird dieser durch obige Einstellung überlagert. 13

14 Vorlageneinstellungen Zusätzlich zu den gestalterischen Möglichkeiten im BMD-Editor können je Standardbriefvorlage noch eine Reihe von Briefeinstellungen, z.b. für die Archivierung, getroffen werden: Markieren der gewünschte Vorlage rechte Maustaste Briefeinstellungen. Adressarten Für die Standardbriefe kann die zu verwendende Adressart entweder in den Briefeinstellungen der Vorlage eingestellt oder mit dem Button frei bestimmt werden. Ist diese gewählte zusätzliche Adressart bei einem Adressaten nicht vorhanden, wird als Rückfallsebene die Hauptadresse verwendet. Wird mit Kontaktpersonen gearbeitet, gilt die Hierarchie der Adressarten ebenso (zuerst die Adressen der Kontaktpersonen, dann die Adressen des Kunden). Arbeiten mit MS Word Vorlagen Falls bereits im Vorfeld MS-Word-Vorlagen eingerichtet wurden, und dort z. B. auf spezielle Word- Funktionen zurückgegriffen wurde, können diese Vorlagen in den Standardbrief importiert werden. Der Standardbrief unterstützt derzeit Word-Dokumente und Vorlagen bis inklusive der Version Beim Bearbeiten der Word-Vorlage wird im Word eine zusätzliche Symbolleiste eingeblendet: Etikettendruck Im Standardbrief gibt es auch die Möglichkeit, Etiketten zu drucken. Für die Anwendung des Etikettendrucks sind zunächst Adressaten bzw. Adressatenlisten auszuwählen, dann kann die Funktion gestartet werden. Sowohl der Etikettentext als auch das Etikettenformat können verändert werden, bevor der Etikettendruck gestartet wird. Wenn bestimmte Etiketten öfter benötigt werden, können diese auch gespeichert werden. 14

15 BEARBEITUNGSMÖGLICHKEITEN IM BMD-EDITOR Der BMD-Editor ist ein sehr mächtiges Werkzeug, welches z. B. auch für den Bilanzbericht verwendet wird. Der Editor weist in vielen Punkten eine ähnliche Funktionalität wie z. B. MS Word auf. Einfügen von Feldern Menü Einfügen Feld bzw. in der Symbolleiste Diese Funktion erlaubt das Einfügen von Datenfeldern, die später im Serienbrief durch die tatsächlichen Datenbankinhalte ersetzt werden hauptsächlich sind dies Stammdatenfelder der Kunden, Finanzämter, Kontaktpersonen usw. Diese Felder fungieren sozusagen als Platzhalter für den jeweiligen Eintrag bei der Erstellung des Standardbriefs. 15

16 ADRESSATENLISTE Als Adressatenliste wird die Menge aller Empfänger bezeichnet, denen gleichzeitig derselbe Brief per Ausdruck oder übermittelt wird. Adressatenlisten können je Personenart (siehe Combobox rechts oben) abgespeichert werden. Bei der Verwendung im Standardbrief können Adressatenlisten geladen, gespeichert, miteinander verglichen und exportiert werden. Durch das Abspeichern der Adressatenliste ist die spätere Wiederverwendung genauso möglich wie die Recherche, an wen ein Brief gesendet wurde. Damit nun aus der Briefvorlage die endgültigen Briefe erstellt werden können, sind zur Briefvorlage die jeweiligen Adressaten auszuwählen, die diesen Brief erhalten sollen. Dazu stehen verschiedene Funktionen in der Adressatenliste zur Verfügung: Hinzufügen, Gruppe hinzufügen und Erweitertes Hinzufügen. Kontaktpersonen in Adressatenlisten Um einen Brief an eine Kontaktperson adressieren zu können, dient die Funktion Kundenstammdaten.. Diese ermittelt den Ansprechpartner aus den Die Ermittlung kann aber auch über das Personenkennzeichen erfolgen: Wird bei einem Kunden keine dem Personenkennzeichen entsprechende Kontaktperson gefunden, so wird der in den Stammdaten gesetzte Ansprechpartner übernommen. Ist kein solcher vorhanden, wird aus dem gewählten Personenkennzeichen der hinterlegte Kontakt-Brieftext verwendet. Die Datensätze können noch einzeln bearbeitet werden, mit der Funktion wird die Ermittlung zurückgesetzt. 16

17 BEARBEITEN, DRUCKEN, ARCHIVIEREN, VERSENDEN Nachdem die Briefvorlage und die Personen ausgewählt wurden, können der oder die Brief(e) am Bildschirm mit der Funktion einzeln (bzw. der Reihe nach mit bzw. ) angesehen und gegebenenfalls dort noch bearbeitet werden: Es stehen alle Funktionen des BMD Editors zur Verfügung. Sind mehrere Adressaten in der Adressatenliste vorhanden, so wird ein Brief nach dem anderen abgearbeitet - gedruckt, archiviert und/oder per versendet. Über die Schaltflächen,, bzw. kann entschieden werden, was mit dem fertigen Brief geschehen soll. Sollen die Briefe nicht einzeln bearbeitet werden, steht direkt im Standardbrief die Funktion (unterhalb der Adressatenliste) zur Verfügung. Tipp Für das Versenden von Massen- s BMD NTCS in Kombination mit dem SuperMailer gibt es eine spezielle Dokumentation: BMD-Start (F9) Tips Hilfe zum Paket Büroverwaltung Verfügbare Spezialthemen HTML Serienmails mit Standardbrief und SuperMailer. 17

18 BMD-MAKROS FÜR DIE PERFEKTE ADRESSIERUNG Statt den Adressblock aus den einzelnen Feldern und Formeln zusammenzubauen, können auch von BMD vorgefertigte Makros verwendet werden. Dadurch können bei entsprechender Wartung der Stammdaten im Handumdrehen Schreiben mit perfekter Adressierung erstellt werden! BMD stellt Makros für die Datenbereiche Alle Personen und Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter (= Personalinformationssystems PI) zur Verfügung: Hinweise Die Makros für den PI-Bereich stehen erst ab der Version zur Verfügung! Für weitere Informationen zur Erstellung und Verwendung von Makros im BMD NTCS steht das Spezialseminar Makros selbst erstellen zur Verfügung! BMD-Makros für Alle Personen Briefkopf (Std_Briefkopf): für Schreiben an Alle Personen, mit oder ohne Kontaktperson Etiketten (Std_Briefkopf (Etikett)): Briefkopf ohne Kontaktperson. Dieses Makro kann auch für Mitarbeiter, etc. verwendet werden Geschäftliche Anrede (Std_Geschäftliche Anrede): Die Anrede der Person bzw. der Kontaktperson im Brief, (z. B. Sehr geehrter Herr Dr. Maier, MBA) Persönliche Anrede (Std_Persönliche Anrede): für alle Personen, mit denen man per Du ist. (Anmerkung: Das Makro Std_Brief_Do_Kontakperson (Basis) ist nur ein Hilfsmakro, das von den anderen Makros benutzt wird, und daher ohne Belang.) 18

19 Einfügen der BMD-Makros für Alle Personen 1. Starten des BMD Standardbriefs. 2. Sicherstellen, dass in der Combo-Box rechts oben selektiert ist. 3. Bearbeitung für die gewünschte Vorlage bzw. des Etiketten-Textes starten. 4. Menü Einfügen Feld ( ) bzw. im Etikett. 5. Datenfelder Alle Personen Adressmakro auswählen. Am einfachsten kann das Feld gefunden werden, wenn mit die alphabetische Sortierung der Felder aktiviert wird! 6. Das gewünschte Makro auswählen und. 7. In der Vorlage wird angezeigt. 8. Wenn der Cursor in den Text gestellt wird, ist in der Statuszeile u.a. der Name des gewählten Makros ersichtlich. 19

20 Bedingungen und Regeln für die BMD-Makros für Alle Personen 1. Die Vorlagen im Standardbrief müssen unter Alle Personen angelegt werden. 2. Die nachfolgenden Regeln gelten für sämtliche Personenarten, also z. B. Kunden, Diverse Personen, Kontaktpersonen, etc. 3. Das Feld Geschlecht muss richtig befüllt sein. Juristischen Personen muss Kein Geschlecht zugewiesen werden, andernfalls wird von einer natürlichen Person ausgegangen. 4. Wenn bei einer Person OHNE Geschlecht mit der Funktion Kontaktperson ermitteln keine tatsächliche Kontaktperson ermittelt wird, wird als Geschäftliche Anrede immer Sehr geehrte Damen und Herren verwendet. Personen können aus zwei Gründen kein Geschlecht haben: a) Es wurde bewusst die Option kein Geschlecht im Stamm eingetragen. b) Nach Datenübernahmen aus BMD 5.5 oder mittels dem Personenimporter kann das Feld Geschlecht leer sein, obwohl im Stamm als Standardwert Männlich angezeigt wird! Eine Kontrolle ist hier über die Spalte Geschlecht in der Tabellendarstellung möglich! 5. Das Feld Zusatzname darf bei Einzelunternehmern oder Privatpersonen nur mit Namensteilen befüllt sein, für die Berufsbezeichnung muss das Feld Beruf verwendet werden! 6. Die Felder Anrede und Geschäftliche Anrede müssen befüllt sein. Empfohlene Anreden sind z. B. Frau, Herrn, Firma,.. Empfohlene Geschäftliche Anreden sind z. B. Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Damen und Herren, etc. Hinweis: Wenn man bei Kontaktpersonen keine Anrede einträgt, wird im Briefkopf auch nicht zh davor gestellt (damit kann man steuern, ob zh angedruckt werden soll oder nicht). 7. Für Personen, die man mit dem Makro Persönliche Anrede per Du anschreiben will, muss das Feld Persönliche Anrede befüllt sein. Empfohlene Persönliche Anreden sind z. B. Lieber oder Liebe. 8. Kontakt-Brieftexte können verwendet werden, sinnvollerweise wird immer die Abteilungsbezeichnung (z. B. Buchhaltung, Einkauf, etc.) verwendet. Der Kontakt-Brieftext wird im Briefkopf z. B. als zh Buchhaltung gedruckt. 9. Wenn ein Kontakt-Brieftext ermittelt wird, wird bei der Geschäftlichen Anrede immer Sehr geehrte Damen und Herren gedruckt. 10. Änderungen an den Makros sollten nur von sachkundigen Personen vorgenommen werden. 11. Erweiterungen können auf Wunsch (kostenpflichtig) vom BMD-Support durchgeführt werden. 20

21 Aufbau der BMD-Makros für Alle Personen Es folgt eine kurze Beschreibung, mit welchen Feldern bzw. Regeln die Makros arbeiten (AP = Alle Personen, KO = Kontakt). Briefkopf Anrede AP Titel AP Vorname AP Nachname AP Titel hinten AP* Zusatzname AP Titel hinten AP* zh (Wenn KO vorhanden**) Anrede KO Titel KO Vorname KO Nachname KO Titel hinten KO* Zusatzname KO Titel hinten KO* Straße KO (Rückfall auf AP) Postfach KO (Rückfall auf AP) PLZ und Ort KO (Rückfall auf AP, Kombinationsfeld!) Land KO (Rückfall auf AP, in Großbuchstaben wenn Land KO <> Land Absenderfirma) * Titel hinten wird immer in der letzten Namenszeile ausgegeben! Zeile 4: zh wird nur angedruckt, wenn entweder eine Kontaktperson mit Anrede oder ein Kontakt- Brieftext vorhanden ist Etikett Anrede AP Titel AP Vorname AP Nachname AP Titel hinten AP* Zusatzname AP Titel hinten AP* Straße AP Postfach AP PLZ und Ort AP (Kombinationsfeld!) Land AP (in Großbuchstaben wenn Land AP <> Land Absenderfirma) Geschäftliche Anrede Wenn KO vorhanden: Geschäftliche Anrede KO Berufstitel KO Titel KO Nachname KO Titel hinten KO Wenn Einzelunternehmen: Geschäftliche Anrede AP Berufstitel AP Titel AP Nachname AP Titel hinten AP Restliche APs: Geschäftliche Anrede AP Kontakt-Brieftext: Sehr geehrte Damen und Herren Persönliche Anrede Wenn KO vorhanden: Wenn Einzelunternehmen: Restliche APs: Persönliche Anrede KO Vorname KO Persönliche Anrede AP Vorname AP (nichts) 21

22 BMD-Makros für das Personalinformationssystem - Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter Briefkopf: (PI_Std_Briefkopf) für Schreiben an Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter Geschäftliche Anrede (PI_Std_gesch_Anrede): Die Anrede der Person im Brief (z. B. Sehr geehrte Frau Dr. Huber B.A.) Persönliche Anrede (PI_Std_pers_Anrede): für Briefe an Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter mit denen man per Du ist. Einfügen der BMD PI-Makros 1. Starten des BMD Standardbriefs. 2. Sicherstellen, dass in der Combo-Box rechts oben selektiert ist. 3. Bearbeitung für die gewünschte Vorlage bzw. des Etiketten-Textes starten. 4. Menü Einfügen Feld ( ) bzw. im Etikett. 5. Datenfelder Mitarbeiter Adressmakro auswählen. Am einfachsten kann das Feld gefunden werden, wenn mit die alphabetische Sortierung der Felder aktiviert wird! 6. Das gewünschte Makros auswählen und. 7. In der Vorlage wird angezeigt. 8. Wenn der Cursor in den Text gestellt wird, ist in der Statuszeile u.a. der Name des gewählten Makros ersichtlich. 22

23 Bedingungen und Regeln für die BMD PI-Makros 1. Die Vorlagen im Standardbrief müssen unter Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter angelegt werden. 2. Die nachfolgenden Regeln gelten für Mitarbeiter, Bewerber und Vertreter 3. Das Feld Geschlecht muss richtig befüllt sein 4. Die Felder Anrede und Geschäftliche Anrede müssen befüllt sein. Empfohlene Anreden sind beispielsweise Frau, Herr. Empfohlene Geschäftliche Anreden sind z. B. Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Damen und Herren, etc. 5. Für Personen, die man mit dem Makro Persönliche Anrede per Du anschreiben will, muss das Feld Persönliche Anrede befüllt sein. Empfohlene Persönliche Anreden sind z. B. Lieber oder Liebe. 6. Änderungen an den Makros sollten nur von sachkundigen Personen vorgenommen werden. 7. Erweiterungen können auf Wunsch (kostenpflichtig) vom BMD-Support durchgeführt werden. Aufbau der BMD PI-Makros Es folgt eine kurze Beschreibung, mit welchen Feldern bzw. Regeln die Makros arbeiten (MA = Mitarbeiter, BE = Bewerber, VE= Vertreter). Briefkopf Anrede MA/BE/VE Titel MA/BE/VE Vorname MA/BE/VE Nachname MA/BE/VE Titel hinten MA/BE/VE* Zusatzname MA/BE/VE Titel hinten MA/BE/VE* Straße MA/BE/VE Postfach MA/BE/VE PLZ und Ort MA/BE/VE (Kombinationsfeld!) * Titel hinten wird immer in der letzten Namenszeile ausgegeben! Etikett Für die PI-Adressmakros steht kein Extra-Makro für die Etikette zur Verfügung. Es kann das Adressmakro für den Briefkopf verwendet werden. Geschäftliche Anrede MA/BE/VE: Geschäftliche Anrede MA/BE/VE Berufstitel MA/BE/VE Titel MA/BE/VE Nachname MA/BE/VE Zusatzname MA/BE/VE Titel hinten MA/BE/VE Persönliche Anrede MA/BE/VE: Persönliche Anrede MA/BE/VE Vorname MA/BE/VE 23

24 VERFÜGBARE STANDARD-VORLAGEN Ab der Version sind im Standardbrief fünf Mustervorlagen inklusive den fertigen Adressmakros verfügbar, mit denen Sie in Sekundenschnelle perfekt adressierte Briefe erstellen können! Diese Vorlagen werden automatisch importiert, und in Folge vom Update nicht mehr verändert, auch wenn sie verschoben werden. Folgende Vorlagen stehen fix und fertig für den sofortigen Gebrauch zur Verfügung rechts sehen Sie eine Vorschau vom Brief leer : Hinweis Zusätzlich gibt es für Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder vierzig weitere Mustervorlagen käuflich zu erwerben, die verschiedenste Bereiche wie Fibu, Jahresabschluss, Lohnverrechnung etc. abdecken! 24