Demografie im Griff. Lebensphasenorientierte Gestaltung von Arbeit

Transkript

1 Demografie im Griff Lebensphasenorientierte Gestaltung von Arbeit 1. Dezember 2010 Workshop im Rahmen des Potsdamer Dialogs 2010 Doreen Molnár, BMAS Personalentwicklung

2 Agenda für die nächsten 70 Minuten 1. Alternsgerechte Gestaltung von Arbeit Ein ganzheitlicher und lebensphasenorientierter Ansatz im BMAS 2. Demografie im Griff? Wie ist das BMAS vorgegangen? 3. Brainwriting: Was können Maßnahmen für eine alternsgerechte Gestaltung von Arbeit für unterschiedlichen Gestaltungsbereiche und Lebensphasen sein? 4. Diskussion der Ergebnisse 5. Erfolgsfaktoren aus Erfahrungen - 2 -

3 Warum ganzheitlicher Ansatz? Basis: Haus der Arbeitsfähigkeit (Ilmarinen, 2001) Familie Arbeitsfähigkeit Arbeit Arbeitsumgebung, Anforderungen, Gemeinschaft, Management, Führung Werte Einstellungen Motivation Kenntnisse Kompetenz Gesundheit Funktionelle Kapazität Fähigkeiten Gesellschaft Verwandte, Freunde - 3 -

4 Demografierelevante Gestaltungsbereiche Alternsgerechte Gestaltung von Arbeit umfasst mehr als nur Gesundheitsförderung und Arbeitsplatzgestaltung Gesundheitsförderung Personalentwicklung/ Fortbildung Handlungsschwerpunkte Personalpolitik/Unternehmenskultur Führung/ Zusammenarbeit Arbeitsgestaltung/ Arbeitsorganisation - 4 -

5 Warum lebensphasenorientierter Ansatz? Abbildung Lebenszyklen (zwei) betrieblicher Lebenszyklus stellenbezogener Lebenszyklus Graf, Anita (2001): Lebenszyklusorientierte Personalentwicklung

6 Lebensphasenorientierte Personalpolitik bei der BA Ziel: Beschäftigungsfähigkeit sichern, Motivation und Arbeitszufriedenheit fördern und erhalten Orientierung an Lebenszyklusphasen: Entzerrung der Rush hour des Lebens - 6 -

7 Lebensphasenorientierter Ansatz im BMAS Ziel:Sicherung von Motivation, Engagement und Leistungsfähigkeit während der gesamten Dauer der Beschäftigung 5 Lebensphasen 1. Einführungsphase (bis zu 2 Jahren nach Eintritt in Organisation/Position) 2. Wachstums-/Professionalisierungsphase (bis zu 20 Jahren Berufstätigkeit) 3. Reifephase (ab 20 bis 40 Jahre Berufstätigkeit) 4. Vorbereitung auf Austritt/Austrittsphase (ab Lebensalter 60/62) 5. Aktiver Ruhestand (ab Lebensalter 65/67) unterschiedlichen berufliche Ziele, Interessen, Bedürfnisse, Stärken und Erwartungen an die berufliche Entwicklung - 7 -

8 Differenzierte Bedürfnisse und Anforderungen 1. Phase: Orientierung (Einführung/ Einarbeitung) 2. Phase: Professionalisierung (Wachstum) 3. Phase: Reife (Konsolidierung/ Stabilität) 4. Phase: Vorbereitung auf Austritt/Austrittsphase 5. Phase Aktiver Ruhestand bis zu 2 J. nach Eintritt in Organisation/ Position bis zu 20 Jahren Berufstätigkeit ab 20 bis 40 Jahre Berufstätigkeit ab Lebensalter 60/62 ab Lebensalter 65/67 Berufliche Ziele / Orientierung Berufliche Rolle finden, Kontakte, Netzwerke, offen für vielfältige Angebote, Weiterbildung, Herausforderungen Karriere, besondere Projekte neue Herausforderungen Karriere Weitergabe von Wissen und Erfahrungen, gleitender Übergang in den Ruhestand, akzeptiertes Mitglied der Organisation bleiben akzeptiertes Mitglied der Organisation bleiben, Kontakt zu Kollegen halten fester Arbeitsvertrag beruflicher Mobilität breite Wissensgenerierung, Bil- dungs- Schwerpunkt Beginnende Spezialisierung, weitere Ausbildung/ Studium hohes informelles/ organisatorisches Wissen Methoden der Wissensweitergabe Wissensgenerierung eher beschränkt auf Spezial-/Fachwissen Vorbereitungsprogramme für Pensionierung, Ehrenamt usw. Einzelcoaching - 8 -

9 Verändertes Leistungsvermögen, gleiche Leistungsfähigkeit Zunehmend Betriebsspezifisches Wissen Urteilsfähigkeit Zuverlässigkeit Besonnenheit Qualitätsbewusstsein Kommunkations- und Kooperationsfähigkeit Verantwortungsbewusstsein Gleichbleibend Leistungs- und Zielorientierung Systemdenken Kreativität Entscheidungsfähigkeit Physische Ausdauer Psychisches Durchhaltevermögen Konzentrationsfähigkeit Abnehmend Körperliche Leistungsfähigkeit Geistige Beweglichkeit Geschwindigkeit der Informationsaufnahme und -verarbeitung Kurzzeitgedächtnis Risikobereitschaft Aufstiegsorientierung Lern-/Weiterbildungsbereitschaft Quelle: Bruggmann (2000): Die Erfahrung älterer Mitarbeiter als Ressource, S

10 Demografie im Griff? Mit einer älter werdenden Belegschaft die Zukunft gestalten Ein Ansatz im BMAS

11 Alterstruktur Stand 2006: ca. 40% aller Beschäftigten sind älter als 50 Jahre in 5 Jahren (2011) und weiter:...werden mehr als 50% aller Beschäftigten älter als 50 Jahre sein * Grundgesamtheit zum Stichtag: Beschäftigte. Ausgangssituation im BMAS Altersverteilung bis

12 Arbeitsgruppe Demografie Zentrale Herausforderungen im BMAS angemessene Reaktion auf demografisch bedingten Alterungsprozess der Belegschaft Motivation sowie Arbeits- und Leistungsfähigkeit einer älter werdenden Belegschaft erhalten und fördern Arbeitsfähigkeit des BMAS trotz demografisch bedingter Verknappung und zeitweisem Ausstieg erhalten Know-how-Verlust vermeiden Vereinbarkeit von Beruf und zunehmender Pflege von Angehörigen sichern Entwicklung BMAS-spezifischer (Arbeitszeit-) Modelle für den Übergang in den Ruhestand BMAS als attraktiven Arbeitgeber positionieren

13 2007/ Bestandsaufnahme / Handlungsfelder Wie sind wir schon aufgestellt? Personalentwicklung/ Fortbildung Fülle von möglichen Maßnahmen in den demographierelevanten Gestaltungsbereichen Analyse des Umsetzungsstandes im BMAS Führung/ Zusammen-arbeit Arbeits-gestaltung/ Arbeitsorganisation Handlungsschwerpunkte Personal-politik/Unter- nehmenskultur Gesundheits- förderung Maßnahme ist im BMAS noch nicht angedacht Maßnahme ist im BMAS bereits geplant Maßnahme ist im BMAS schon umgesetzt Wo setzen wir Prioritäten? Ableitung von Handlungsfelder für einzelne Gestaltungsfelder

14 Funktionsbezogene Altersstrukturanalyse (1) Was? Analyse der Ist-Situation und Hochrechnung der zukünftigen Entwicklung Altersstrukturanalyse 2006 nur bedingt nutzbar Analyse der Altersstruktur nicht nur für das Haus insgesamt sondern auch für Funktionsgruppen notwendig Wozu? Hypothese: funktionsbezogene Altersstrukturanalyse bringt Anhaltspunkte für: den zukünftigen Personalbestand je Funktionsgruppe (Gibt es besonders gefährdete Funktionsgruppen?) die zukünftige Personalpolitik zur Steuerung von Zu- und Abgängen Grundlage für spätere zielgruppenspezifische Maßnahmen bis Beschäftigte ab 50 Jahre Wie? Grafische Darstellung der Altersstruktur nicht nur insgesamt sondern auch nach Funktionen (z. B. Referatsleiter/in, Referent/in, Sachbearbeiter/in etc.) Altersstruktur nach Funktionen und Abteilungen

15 Funktionsbezogenen Altersstrukturanalyse (2) Beispiele für Führungskräfte Referatsleiter/innen Referatsleiter/Innen Unterabteilungsleiter/innen Unterabteilungsleiter/innen Alterszentriert Anteil der MA 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% bis Alter Anzahl der Beschäftigten bis Alter Beispiele für Referenten Sachbearbeiter/innen Mitarbeiter/innen Vorzimmer Referenten/Innen Sachbearbeiter/Innen Vorzimmer/Schreibkraft Anteil MA 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% bis Alter Anteil an MA 25% 20% 15% 10% 5% 0% bis Alter Anzahl der Beschäftigten bis Alter Anmerkung Stand der Altersstrukturanalyse: 09/2008 geplante Neueinstellungen konnten keine Berücksichtigung finden, da keine Altersangabe möglich

16 Konzept der Personal- (PE) und Organisationsentwicklung (OE) im BMAS Ziel Gute Arbeit Motivation, Zufriedenheit, Gesundheit, Engagement - Arbeitsfähigkeit des BMAS Kriterien für gute Arbeit Leistung anerkennen/ honorieren Entwicklungs-/Gestaltungsmöglichkeiten schaffen Soziale Beziehungen ausbauen Organisatorischen Rahmen schaffen Gesunde Arbeit fördern Familien- und alternsgerechte Gestaltung von Arbeit Handlungsfelder HF 1 Leistungsorientierung HF 2 Individuelle PE HF 3 Führung und Zusammenarbeit HF 4 OE/Qualitätsmanagement HF 5 Gesundheitsmanagement Bausteine Maßnahmen Instrumente Evaluierung Personalauswahl Fehlzeitenmanagemen t BEM-Betriebliches Eingliederungsmanagement Mitarbeiter/innen- Gespräch Beurteilung P E - Anforderungsprofile LoB Leistungsorientierte Bezahlung/Besoldung, Zielvereinbarungen Beförderung/ Höhergruppierung Beruflicher Aufstieg B a u s t e i n e Einführung neuer MA Mentorensystem Lebensphasenorientierte PE Fortbildung Coaching FK-Entwicklung Aufgabenwechsel PE für den md/ed Außen- / Internationaler Personaleinsatz Ausbildung Grundsätze Führung u. Zusammenarbeit FK-Feedback FK- Werkstatt MA-Werkstatt Nachwuchskräftenetzwerk ALUMNI-Netzwerk Teamentwicklung Kollegiale Beratung Diskussionsabende Leitbild Zielorientierte Steuerung Mitarbeiter/innen- Befragung Ideenmanagement Projektarbeit Mobiles Arbeiten Organisationsuntersuchung Geschäftsprozessoptimierung Gesundheitsförderung Konfliktmanagement Suchtprävention Arbeitsplatz- Gestaltung Arbeits- und Gesundheitsschutz Betriebsärztlicher Dienst Sozialberatung PE-Bausteine, Folgeprozess aus MA-Befragung, Projektarbeit, Maßnahmen des Gesundheitsmanagements

17 2009 Positionierung BMAS als attraktiven Arbeitgeber Neugestaltung des Internetauftritts Kurzvideos für das BMAS BMAS als attraktiver Arbeitgeber BMAS als familienfreundlicher Arbeitgeber BMAS als Anbieter interessanter Ausbildungsberufe

18 2009/ Zielgruppenspezifische Maßnahmen Ableitung von Maßnahmen für verschiedene Funktionsgruppen notwendig Anteil der MA 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Referatsleiter/Innen bis Alter Ableitung von Maßnahmen für alle demographierelevanten Gestaltungsbereiche Führung/ Zusammen-arbeit Personalentwicklung/ Fortbildung Gesundheits- förderung Notwendigkeit der Differenzierung der Maßnahmen unter Berücksichtigung der Lebensphasen Arbeits-gestaltung/ Arbeitsorganisation Personal-politik/Unter- nehmenskultur 1. Phase: Orientierung (Einführung/ Einarbeitung) 2. Phase: Professionalisierung (Wachstum) 3. Phase: Reife (Konsolidierung/ Stabilität) 4. Phase: Vorbereitung auf Austritt/Austritts -phase 5. Phase Aktiver Ruhestand bis zu 2 J. nach Eintritt/Position bis zu 20 Jahren Berufstätigkeit ab 20 bis 40 Jahre Berufstätigkeit ab Lebensalter 60/62 ab Lebensalter 65/

19 Brainwriting Was können Maßnahmen für eine alternsgerechte Gestaltung von Arbeit sein? Bezug zu unterschiedlichen Lebensphasen 1. Einführungsphase 2. Wachstums-/Professionalisierungsphase 3. Reifephase 4. Austrittsphase/Vorbereitung auf Austritt 5. Aktiver Ruhestand Personalentwicklung/ Fortbildung Bezug zu verschiedenen Gestaltungsbereichen Führung/ Zusammen-arbeit Gesundheits- förderung Arbeits-gestaltung/ Arbeits-organisation Personal-politik/Unter- nehmens-kultur

20 Personalentwicklung/ Fortbildung Führung/ Zusammen-arbeit Gesundheits- förderung Beispiele zu Maßnahmen Gesundheitsförderung Arbeits-gestaltung/ Arbeitsorganisation Handlungsschwerpunkte Personal-politik/Unter- nehmenskultur Gesundheits-Check - Personal- und arbeitsmedizinische Untersuchungen bei Bedarf / Kurz-Checks bei Gesundheitstagen Arbeitsmedizinische Vorsorge (-untersuchungen) - Sehtest, Hörtest bei beruflicher Lärmbelastung / Allg. arbeitsmed. Vorsorge / Impfungen Hepatitis für Ersthelfer Stressmanagement - Regelmäßige Stressbewältigungstrainings / kontinuierliches Angebot der Einzelberatung Konfliktmanagement - Coaching und Teamentwicklung durch Sozialberatung und externe Coaches / Mentorensystem Ernährung - Aktionswochen in d. Kantine / befristete "Brigitte-Diät Bewegungsangebote Fitness in der Mittagspause, Rückenschule, Fitnessraum Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) - Einzelberatung und Teilnahme an Gesprächrunden / Leitfaden zum Verfahren BEM Suchtprävention - DV- Sucht, Leitfaden für FK / FK-Schulungen / Einzelberatung / Ausbildung von Suchtkrankenhelfer/innen psych. Belastungen am Arbeitsplatz - Arbeitsmedizinische Untersuchung und Beratung / Sozialberatung

21 Personalentwicklung/ Fortbildung Beispiele zu Maßnahmen Arbeitsgestaltung/ Arbeitsorganisation Führung/ Zusammen-arbeit Arbeits-gestaltung/ Arbeitsorganisation Handlungsschwerpunkte Personal-politik/Unter- nehmenskultur Gesundheits- förderung Altersgerechte Software-Schulungen - IT-Schulungen, Auffrischungskurse - Geplant: Indiv. Unterstützung durch Azubis Steh-Sitz-Arbeitsplätze und alternative Arbeitsmittel - elektrisch höhenverstellbare Schreibtische Flexible Arbeitszeitmodelle, Lebensarbeitszeitkonten - Jobsharing-Modelle, vielfach bei FK mit Familienpflichten - Flexible Arbeitszeitmodelle - DV Telearbeit - indiv. Arbeitszeitmodelle i.r. der DV Arbeitszeit - Pilot Mobiles Arbeiten - Anrechnung von Pflegezeiten in der GRV bei wöchentlich max. 30-Std. Beschäftigung und mind. 14 Std. Pflege - Pflegeergänzungszuschlag nach 50 d BeamtV - Möglichkeit des SabbaticalsL - ab2011 Einführung Lebensarbeitszeitkonten

22 Personalentwicklung/ Fortbildung Beispiele zu Maßnahmen Personalentwicklung (lebensphasenorientiert) Führung/ Zusammen-arbeit Arbeits-gestaltung/ Arbeitsorganisation Handlungsschwerpunkte Personal-politik/Unter- nehmenskultur Gesundheits- förderung Einführungs- /Orientierungsphase (bis zu 2 J. im BMAS/Position) - Einführung neuer MA, Nachwuchskräfte-Netzwerk, Mentorensystem, Fortbildungen - Rückkehreranpassung nach Eltern-/Pflegezeit, Auslandseinsatz u. ä. Wachstums- /Professionalisierungsphase (bis zu 20 J. Berufstätigkeit) - attraktive Fortbildung in Menge und Tiefe, verschiedene Einsatzmöglichkeiten, - Karrieremöglichkeiten aufzeigen, Karriereberatung, vertikale Karrieren, Führungskräfteentwicklung - Horizontale Karriere über Projektarbeit und Fachlaufbahnen - Netzwerke, Mentoring, Coaching, - Rückkehreranpassung nach Eltern-/Pflegezeit, Auslandseinsatz u. ä. Reifephase (ab 20 bis 40 Jahre Berufstätigkeit) - weitere Karriereentwicklung, horizontale Weiterentwicklung/Verwendungsbreite oder beruflicher Neuanfang - indiv. Beratung/Coaching zur Standortbestimmung/Neuorientierung - Anpassung der Aufgabe an Leistungsvermögen, ggf. Stellenwechsel - Wissenstransfer, z.b. als Berater/in oder Mentor/in (Wissen weitergeben) - Attraktive Fachfortbildungen, weiter Führungskräfteentwicklung Austrittsphase (ab 60/62 Jahre) - Wissenstransfer: Einsatz als Berater/in oder Mentor/in - Orientierungskurse/Vorbereitungsprogramme für Pensionierung, Ehrenamt usw. - Einzel-Coaching / Beratungsangebote zum gleitenden Übergang in den Ruhestand - Frühzeitige Nachfolgereglung/Führungsnachfolge Aktiver Ruhestand - Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten über Werkverträge, Twinning-Einsätze

23 Personalentwicklung/ Fortbildung Beispiele zu Maßnahmen Führung und Zusammenarbeit Führung/ Zusammen-arbeit Arbeits-gestaltung/ Arbeitsorganisation Handlungsschwerpunkte Personal-politik/Unter- nehmenskultur Gesundheits- förderung Grundsätze Führung und Zusammenarbeit FK-Feedback MA-Gespräche Teamentwicklungen Ziele-Prozesse FK-Werkstatt Diskussionsabende regelmäßige Gesprächsrunden zwischen Kollegen/innen und MA und FK, um das Miteinander zwischen jüngeren und älteren MA zu verbessern Stärkere Sensibilisierung der FK für das Thema Demographie FK-Schulungen zum Thema mögliche Konflikte in altersgemischten Teams, im Umgang mit älteren MA

24 Resümee Alternsgerechte Gestaltung von Arbeit ist mehr als nur Gesundheitsförderung und Arbeitsgestaltung ganzheitliches Herangehen entlang aller Handlungsschwerpunkte Ganzheitliches Herangehen entlang aller Lebensphasen Differenzierung nicht für alle Handlungsschwerpunkte erforderlich: - Maßnahmen bzgl. Arbeitsorganisation (Teilzeit, Telearbeit, Mobiles Arbeiten) sind für alle Lebensphasen und Funktionen gleichermaßen relevant Kinder, Pflege - Maßnahmen zur Arbeitsplatzgestaltung eher lebensphasenbezogen - Maßnahmen bzgl. Gesundheit oder Personalentwicklung müssen lebensphasen- und z. T. funktionsbezogen konzipiert werden über Zukunftswerkstätten realen Handlungsbedarf mit MA einzelner Funktionsgruppen und Lebensphasen abgleichen und ggf. ergänzen Machbarkeit und Zukunftsfähigkeit von Maßnahmen prüfen Für wen wollen wir als Arbeitgeber heute und zukünftig attraktiv sein?

25 Erfolgsfaktoren aus den Erfahrungen Thematik Demografie zur Chefsache erklären aktive Unterstützung durch Leitung Funktionsbezogene Altersstrukturanalyse als Basis Sensibilisierung der FK im Umgang mit älteren MA (Bedürfnisse, Kompetenzen, FK als Lernpromotoren, Führung lebensälterer MA/Teams, Vorbildfunktion für familien- orientiertes und gesundheitsförderliches Verhalten, Sicherung des Wissenstransfers) Stärkung der Eigenverantwortung der MA (Standortbestimmung, lebenslanges Lernen, familienorientiertes und gesundheitsförderliches Verhalten, Wissensweitergabe) Erarbeitung von Lösungsvorschlägen zur Sicherung des Wissenstransfer mit Blick auf die zu erwartenden Altersabgänge Engagement der FK und Beteiligung der MA + FK + PR als Experten zur bedarfsgerechten alternsgerechten Gestaltung von Arbeit sicherstellen, z.b. im Rahmen von Beteiligungsprozessen, Zukunftswerkstätten usw

26 Für weitere Fragen zum BMAS: zur Personalentwicklung und alternsgerechten Gestaltung von Arbeit: Doreen Molnár BMAS, Za 1 - Personalentwicklung Wilhelmstraße Berlin Telefon: doreen.molnar@bmas.bund.de