PRODUKTBESCHREIBUNG e:maxx SCHÜTTGUT

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1 PRODUKTBESCHREIBUNG e:maxx SCHÜTTGUT AUGSBURG BERLIN BOCHUM OAS AG TECHNOLOGIEPARK BREMEN CAROLINE-HERSCHEL-STR BREMEN FON FAX

2 DATENMANAGEMENTSYSTEM Die Anwendung e:maxx ist eine modulare Datenverarbeitungslösung, ausgeführt in Client/Server-Architektur mit einer leistungsstarken Oracle SQL-Datenbank. Sie wurde im Hause OAS unter Berücksichtigung unserer mehr als 20-jährigen Markterfahrung in unterschiedlichen Branchen entwickelt. Das Programm unterstützt Sie in idealer Weise von der Stammdatenpflege über die Leistungserfassung mit flexibler Preisberechnung bis hin zur Fakturierung selbstverständlich unter Berücksichtigung von Gutschriften. Optional ist auch ein Datenaustausch mit FiBu- und sonstigen übergeordneten Systemen möglich. Die Leistungserfassung kann dabei sowohl in Verbindung mit einer Straßenfahrzeugwaage als auch davon unabhängig erfolgen. Die Barzahlungsfunktion gehört zur Standardausführung von e:maxx Schüttgut. Optional sind Electronic Cash Module verfügbar. Komfortable Auswertungsfunktionen mit Exportmöglichkeiten sind selbstverständlich integriert. Mit dem optionalen Replikationsmodul sind Ihre Daten auch ohne ständige Datenverbindung standortübergreifend nutzbar. Die nachfolgende Beschreibung gibt Ihnen einen Überblick über die Leistungsfähigkeit der kostengünstigen Grundversion von e:maxx Schüttgut. Diese Grundversion stellt eine ideale Einstiegslösung dar. Zusätzlich bietet e:maxx Schüttgut noch verschiedene optionale Erweiterungsmodule, die hier nur kurz erwähnt sind. Sollten Sie hierzu ausführliche Informationen wünschen, zögern Sie bitte nicht, Ihren OAS Kundenberater nach den entsprechenden detaillierten Beschreibungen zu fragen. Durch den modularen Aufbau des Systems sind zusätzliche Module auch später problemlos nachrüstbar. Damit bleiben Sie auch bei Änderungen in Ihren Betriebsabläufen immer flexibel und für die Zukunft gerüstet. Sollte sich für Ihren Anwendungsfall eine Sonderlösung als unumgänglich herausstellen, so bieten wir Ihnen nach entsprechender gemeinsamer Definition gern auch die dafür erforderliche Software-Erweiterung an. Seite 2 von 35

3 BEDIENOBERFLÄCHE Die Bedienoberfläche von e:maxx ist für sämtliche Module einheitlich gestaltet. In der folgenden Grafik sind am Beispiel der Artikelverwaltung die wesentlichen Komponenten dargestellt: Seite 3 von 35

4 DER NAVIGATOR Der Navigator stellt abhängig von den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers die entsprechenden Vorgänge zur Verfügung. Die Vorgänge sind gruppiert und der Gruppeneintrag wird im Navigator angezeigt. Durch Anklicken eines Gruppeneintrags werden die zugehörigen Vorgänge eingeblendet bzw. ausgeblendet. Falls gewünscht, kann der Navigator ausgeblendet oder vollständig geschlossen werden. Alternativ können die Vorgänge auch über die Menüleiste geöffnet werden. MENÜLEISTE Die Menüleiste stellt die wichtigsten Menüs kontextsensitiv zur Verfügung, d.h. nur die Menüs werden angezeigt, die Sie für einen Vorgang oder eine Funktion benötigen. Über die Menüleiste können sämtliche Vorgänge aufgerufen werden, die einem angemeldeten Benutzer gemäß der festgelegten Berechtigungen zur Verfügung stehen. FAVORITENLEISTE Die Favoritenleiste bietet einen Schnellzugriff auf verschiedene Funktionen. Diese Funktionen können von einem angemeldeten Benutzer individuell auf seine speziellen Bedürfnisse zusammengestellt werden. SYMBOLLEISTEN Die Symbolleisten enthalten alle standardisierten Funktionen, die kontextsensitiv zur Verfügung gestellt werden: Beispielsweise wird die Schaltfläche "Speichern" nur nach Änderungen im Vorgangsbereich angezeigt. Seite 4 von 35

5 FUNKTIONSLEISTE Je nachdem, in welchem Vorgangsfenster Sie sich befinden, stellt Ihnen die Funktionsleiste spezielle Funktionen oder den Zugang zu Untervorgängen zur Verfügung. VORGANGSNAME, VORGANGSBEREICH, VORGANGSLEISTE UND POPUP-MENÜS Im Vorgangsbereich erfolgt der überwiegende Teil der Eingaben für alle Vorgänge aus allen Modulen von e:maxx. Die Bedienung ist über alle Module weitestgehend einheitlich gehalten. Die Vorgangsdaten werden entweder in einem separaten Dialog oder in einer Kombination aus Tabellenfenster und Eingabe- bzw. Ansichtsfenster dargestellt. Tabellenfenster und Eingabefenster können beliebig angeordnet werden. Ein geöffneter Vorgang wird in der Vorgangsleiste angezeigt und kann von dort aktiviert werden. Alternativ lässt sich ein Vorgang auch über den Navigator aktivieren. Ein kontextsensitives Popup-Menü mit den wichtigsten Funktionen zur Verwaltung von Vorgängen rundet die Bedienung ab. TABELLENFENSTER Die Darstellung im Tabellenfenster kann durch folgende Funktionen individuell angepasst werden: Auswahl der dargestellten Spalten Formatierung einzelner Spalten Festlegung einer individuellen Reihenfolge Anpassung der Schriftgröße der Spalten Definition einer Schnellsuchspalte Sortierung, Fixierung und Gruppierung der Spalten Seite 5 von 35

6 FILTER e:maxx bietet folgende Möglichkeiten zu Filterung von Daten: Schnellfilter Definition eines Filters für die gewählte Spalte. Mehrere Filterbedingungen werden automatisch mit "UND" verknüpft. Filter für mehrere Spalten bzw. mehrere Filter für eine Spalte Die Filterbedingungen können mit "UND" oder "ODER" verknüpft werden. Zusätzlich sind Klammerungen möglich. Individuelle Filter durch Verwendung verschiedener Operatoren, wie beispielsweise "enthält", "beginnt mit" usw. Datumsfilter, wie beispielsweise "heute", "gestern", "aktuelle Woche" usw. STAMMDATENAUSWAHL Beim Arbeiten mit Vorgängen müssen Sie häufig Verknüpfungen zu verschiedenen Stammdaten herstellen, wie beispielsweise Einheiten für einen Artikel. Folgende Funktionen unterstützen Sie bei der Auswahl der gewünschten Stammdaten: kontextsensitive Anzeige der benötigten Stammdaten Berücksichtigung von Vorfiltern kombinierte Suche benutzerdefinierte Einstellungen Seite 6 von 35

7 TEXTBAUSTEINE Textbausteine werden verwendet, wenn Sie Daten ohne Stammdatenbezug eintragen müssen, wie beispielsweise den Namen einer Bank oder Hilfstexte für eine Waage. Bei der Verwendung und Auswahl von Textbausteinen haben Sie folgende Möglichkeiten: Freie Definition von neuen Textbausteinen Unterteilung nach Gruppen Kontextsensitive Anzeige Anzeige aller Textbausteine DOKUMENTENVERWALTUNG IN e:maxx Mit der Dokumentverwaltung in e:maxx können Sie unterschiedliche Arten von Dokumenten verwalten und einfach auf gespeicherte Dokumente zugreifen. ART DER DOKUMENTE Der Dokumenten-Manager unterscheidet folgende Arten von Dokumenten: Interne Dokumente, die direkt in e:maxx erzeugt worden sind und in der Datenbank archiviert werden: - Rechnungen im Probedruck - Rechnungen im Echtdruck - Optional: Leistungsbelege - Dokumente aus freien Vorlagen im Adressenstamm, wie beispielsweise Word- Vorlagen für Briefe oder Telefaxe So können Sie über e:maxx Briefe mit einem Adresskopf versenden, der aus den vorhandenen Daten aus e:maxx zusammengestellt wird. Zusätzlich zu den Standardvorlagen können weitere individuelle Vorlagen erstellt werden. Weitere interne Dokumente werden beispielsweise bei folgenden Modulen erzeugt, die nicht im Standard enthalten sind: - Angebots- und Auftragsverwaltung - Entsorgungsnachweisverwaltung Versiegelte Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, werden vor Änderungen geschützt. Dieses gilt für Rechnungen im Echtdruck und die optionalen Leistungsbelege. Seite 7 von 35

8 Externe Dokumente werden mit Stichwort in der Datenbank archiviert. Externe Dokumente, wie beispielsweise Briefe, Telefaxe, Anfragen oder Analysen, können Sie in e:maxx per Drag & Drop gezielt einem Datensatz zuordnen. Für das spätere Aufrufen und Anzeigen der Dokumente aus dem Dokumenten- Manager ist am betreffenden Arbeitsplatz neben e:maxx ein Programm erforderlich, welches das jeweilige Format der Dokumente unterstützt, wie beispielsweise Microsoft Word für Word-Dokumente, Adobe Reader für Dateien im PDF-Format usw. ZUGRIFF e:maxx bietet zwei Möglichkeiten, um auf die gespeicherten internen und externen Dokumente zuzugreifen: Sie können auf jedes Dokument an seinem "Entstehungsort" direkt zugreifen, d.h. Sie können Lieferscheine, Rechnungen, Entsorgungsnachweise direkt über die entsprechenden Menüs aufrufen. Sie können über den Erfassungsdialog für Adressen und deren Ansprechpartner die Dokumentenübersicht öffnen, d.h. wenn eine Adresse oder ein Adressansprechpartner zur Bearbeitung geöffnet ist, können alle zu diesem Datensatz gehörenden Dokumente interne und externe Dokumente in einer Tabelle angezeigt werden. Wenn Sie das optionale Modul "Angebots- und Auftragsverwaltung" verwenden, können Sie beispielsweise auch Angebote oder Aufträge einsehen. Seite 8 von 35

9 STAMMDATEN Im branchenspezifisch aufgebauten Stammdatenbereich können Sie Adressen, Artikel, Fahrzeuge usw. erfassen und verwalten. Optional können Sie erforderliche Beidaten, wie beispielsweise die finanzbuchhalterische Kontierung, entsprechend Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen definieren. Bei Bedarf können diese Angaben buchungskreis- oder werksspezifisch festgelegt werden. ADRESSEN Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Adressverwaltung: Erfassung von Adressdaten mit entsprechenden Erfassung von Sonderpreisen Kommunikationsver- bindungen Optional: Werks- und mandantenabhängige Erfassung von Beidaten, Zuweisung einer oder mehrerer Adressrollen wie beispielsweise Zahlart, Zahlungsmodus sowie Debitor- und Erfassung von Ansprechpartnerdaten mit entsprechenden Kommunikationsverbindungen Kreditornummer für Fakturierung und Buchhaltung Hinterlegung von Hinweistexten und Übergabe von Adress- und Ansprechpartnerdaten an Microsoft Excel zur Weiterverarbeitung, wie Sperren für die Leistungserfassung, optionale Anwendung werksund/oder mandantenabhängig. beispielsweise in Serienbriefen Zugriff auf interne und externe Dokumente Die Adressen werden nach folgenden Adressrollen gruppiert: Kunden Subkunden Baustellen Beförderer Diverse Adressen ADRESSGRUPPEN Adressgruppen können individuell definiert und zur statistischen Auswertung den Adressen zugeordnet werden. Seite 9 von 35

10 ARTIKEL Die Artikel stellen ein zentrales Element in e:maxx dar. Artikel können Stoffe oder Dienstleistungen sein und bilden die Basis für die Leistungserfassung und Preisermittlung. Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Artikelverwaltung: Erfassung und Verwaltung der Artikel Erfassung von Beidaten für Fakturierung und Buchhaltung - rabattfähig - skontofähig - Zusammenfassung von Artikeln zu Artikelgruppen Zuordnung folgender Daten: - Abfallschlüssel (AVV) - Preise ARTIKELGRUPPEN Artikelgruppen können individuell definiert und zur statistischen Auswertung den Artikeln zugeordnet werden. FAHRZEUGE Fahrzeuge bilden die Basis bei der Erfassung von Leistungsbelegen über die Waage. Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Fahrzeugverwaltung: Erfassung von Fahrzeugdaten, wie beispielsweise Taragewicht mit Ablaufdatum Hinterlegung von Hinweistexten und Sperren für die Leistungserfassung Zuordnung der Fahrzeugart zur Frachtberechnung FAHRZEUGART Fahrzeugarten können individuell definiert und zu statistischen Auswertungen verwendet werden. Falls gewünscht, können Sie Fahrzeugarten auch zur Frachtberechnung verwenden oder in Abhängigkeit von der Fahrzeugart Frachtzuschläge für Mindermengen festlegen. Seite 10 von 35

11 FRACHTZONE Frachtzonen können für eine automatische Frachtberechnung verwendet werden, indem Sie den Frachtzonen die entsprechenden Frachtpreise abhängig von der Fahrzeugart zuweisen. LIEFERORT Die Lieferorte werden bezogen auf die vorhandenen Werke in die vorhandenen Frachtzonen eingeteilt. Sie stellen die Verbindung zwischen Baustelle und Frachtzone her. Nach Änderungen von Frachtzonen ist nur eine Änderung im Lieferort erforderlich. Darüber erhalten alle Baustellen, die dem Lieferort zugeordnet sind, automatisch diese Änderung. Dieses Vorgehen vereinfacht die Pflege von Baustellendaten erheblich. ABFALLVERZEICHNISVERORDNUNG AVV Die in der AVV enthaltenen Abfallarten und Abfallschlüssel stehen als Stammdaten zur Verfügung und werden mit den Artikeln und den Erfassungsvorgängen verknüpft. Seite 11 von 35

12 PREISGESTALTUNG Die flexible Preisgestaltung von e:maxx bietet folgende Möglichkeiten: Allgemeine Preise, die übergreifend gültig sind, wie beispielsweise MwSt. oder Mindestpreise Festlegung ob die Position eines Leistungsvorgangs debitorisch oder kreditorisch abgerechnet wird Preislisten für Artikel und Dienstleistungen Sonderpreise für Artikel und Dienstleistungen je Kunde und/oder Baustelle und/oder Subkunde Frachtpreise und Frachtsonderpreise Die Frachtpreise können wie folgt festgelegt werden: - abhängig von der Fahrzeugart - pauschal - pro Mengeneinheit Optional: Festlegung von weiteren Preisrollen e:maxx bietet folgende Preisrollen: - Mietpreise - Staffelpreise für Artikel und Dienstleistungen - Auftragspreise für Artikel, Dienstleistungen, Transporte und/oder Mieten - Preise je Entsorgungsnachweis Zur Preisdefinition stehen Ihnen folgende wichtige Funktionen zur Verfügung: Festlegung des Preises Bindung des Preistyps an einen Artikel oder eine Artikelgruppe Festlegung einer zeitlichen Gültigkeit von Preiseinträgen für die Erfassung zukünftiger Preisänderungen im Voraus oder zeitlich begrenzte Preisaktionen Bei der Preisfindung greift immer der Preiseintrag, der die größte Übereinstimmung mit den Suchkriterien hat. Die Suchkriterien und die Ordnung der Kriterien werden im Customizing festgelegt. PREISTYPEN UND PREISROLLEN Der Preis für eine Leistung setzt sich aus vier Preistypen zusammen: Preis selbst pro Mengeneinheit oder pro Lieferung MwSt.-Satz in Prozent Rabatt in Prozent für rabattfähige Leistungen Zu- und Abschläge absolut oder in Prozent (von -100% bis 999%) wählbar pro Mengeneinheit oder pro Lieferung Mindestpreis Seite 12 von 35

13 Die einzelnen Preistypen eines Preises müssen nicht aus derselben Preisrolle stammen. So kann der Preis selbst aus einem Auftrag stammen, und der MwSt.-Satz wird gemäß Preisliste ermittelt. Bei dem Preistyp "Preis" kann e:maxx die Auffindung eines gültigen Preiseintrages als Voraussetzung für eine Vorgangserfassung prüfen, wobei auch ein hinterlegter Preis von 0,00 Euro ein gültiger Preis ist. BEISPIEL In der Grafik sind beispielhaft Festlegungen für Preistypen und Preisrollen dargestellt: Preisrolle Allgemeiner Preis Listenpreis Kies Meyer Sonderpreis Müller / Diedorf MWSt. 19% Preistyp Preis 100 /t 90 /t Rabatt 20 % Mit diesen Festlegungen werden in einer Abrechnung die Preise wie folgt ermittelt: Alle Leistungen werden mit 19% MwSt. abgerechnet. Ausnahme: Für den Leistungsempfänger fällt grundsätzlich keine MwSt. an. Kies wird mit 100 /t abgerechnet. Für den Kunden Meyer wird Kies mit 90 /t ohne Gewährung eines Rabattes abgerechnet. Für den Kunden Müller wird Kies mit 100 /t abgerechnet. Speziell für die Baustelle Diedorf wird ein Rabatt von 20% gewährt. VERWENDUNG VON PREISLISTEN Dem Kunden kann die jeweilige Preisliste zugeordnet werden. Es können beliebig viele Preislisten verwaltet werden. Wenn Sie Preise innerhalb einer Preisliste mit einer festen oder prozentualen Preisänderung versehen wollen, können Sie mehrere Preise einer Preisliste zusammen kopieren und dafür eine Preisänderung eintragen. BESTPREISFINDUNG e:maxx ermittelt automatisch den für den Kunden günstigsten Preis: Wenn beispielsweise aufgrund fehlender Bestände eine Lieferung aus einem weiter entfernten Werk erfolgen muss, verwendet e:maxx bei der Preisfindung trotzdem den niedrigeren Preis, der bei der Lieferung aus dem nahe gelegenen Werk fällig gewesen wäre. Seite 13 von 35

14 Falls erforderlich, können bestimmte Artikel von diesem Verfahren werksbezogen ausgenommen werden. PREISAUSKUNFT Die schnelle Ermittlung eines aktuellen oder zu einem bestimmten Datum gültigen Preis geschieht über die Preisauskunft. Hierbei wird unterschieden Einfache Preisauskunft Hier werden ausschließlich Listenpreise berücksichtigt. Detaillierte Preisauskunft Hier werden zusätzlich auch Sonderpreise berücksichtigt. Die hier hinterlegten Preise stehen ausschließlich Bedienpersonal mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung. FRACHTPREISE Bei der Festlegung von Frachtpreisen werden folgende Parameter berücksichtigt: Werk Fahrzeugart Mindermengenzuschlag Einheit Gültigkeitszeitraum Frachtzone Artikel Optional: auftragsbezogene Festlegung von Frachten Seite 14 von 35

15 LEISTUNGSERFASSUNG Die Erfassung von Leistungsvorgängen in e:maxx kann auf mehrere Arten durchgeführt werden. Manuelle Erfassung Optional: halbautomatische Erfassung bei Selbstbedienbetrieben. Optional: automatische Erfassung beispielsweise durch die Mietbelegerzeugung im Containermodul oder durch Transformation, die anhand festgelegter Vorschriften weitere Leistungsvorgänge erzeugt, weil auf Basis eines Leistungsvorgangs mehrere Rechnungsbelege bzw. mehrere Positionen innerhalb eines Rechnungsbelegs gestellt werden müssen. MANUELLE LEISTUNGSERFASSUNG Zu den manuellen Leistungserfassungen gehören beispielsweise folgende Leistungsvorgänge: Lieferwägung auf Wunsch getrennt nach An- und Auslieferung Kleinmengenerfassung Fremdwägung Gewichtsschein Bei Verwendung des optionalen Containermoduls stehen weitere Leistungsvorgänge zur Verfügung: Gestellung von Containern Abholung von Containern ohne Wägung Leistungsvorgänge können individuell per Customizing an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden. Dabei ist die Anzahl frei wählbar und alle Leistungsvorgänge können unabhängig voneinander eingestellt werden. Auch der zugehörige Erfassungsdialog für Leistungsvorgänge kann im Rahmen des Customizings individuell angepasst werden. Eingabefelder können als Pflichtfeld oder als optionales Feld definiert werden, damit beispielsweise eine Lagerbuchung nur dann stattfindet, wenn ein entsprechendes Lager eingegeben ist. LEISTUNGSERFASSUNG ÜBER LIEFERWÄGUNG In der Lieferwägung werden die verfügbaren Stammdaten durch das Bedienpersonal eingegeben. Der Erfassungsdialog wird grundsätzlich von oben nach unten gefüllt. Dabei können durch eine Eingabe in einem Feld nachfolgende Felder automatisch vorbelegt werden, um so die Leistungserfassung zu erleichtern. Wenn für ein Kfz ein neuer Leistungsvorgang erfasst wird, werden die Felder im Erfassungsdialog standardmäßig mit den Daten des vorherigen Leistungsvorgangs vorbelegt, der für dieses Kfz durchgeführt wurde. Falls dieses Standardverhalten nicht gewünscht ist, kann im Rahmen des Customizing festgelegt werden, dass die Vorbelegung der Felder durch die Daten erfolgt, die in den Stammdaten für das Kfz hinterlegt sind. Seite 15 von 35

16 Bei der Dateneingabe und vor der Durchführung einer Wägung werden die gewählten und vorbelegten Stammdaten auf Plausibilität geprüft. Wenn die Daten nicht plausibel sind, weil beispielsweise ein Dispositionsauftrag außerhalb des disponierten Zeitfensters benutzt wird, wird eine Wägung verhindert und/oder eventuelle Hinweise werden dem Bedienpersonal angezeigt. Dann kann falls erforderlich der Vorgang abgebrochen werden Bei der Lieferwägung können sowohl wägbare als auch nicht wägbare Einheiten, wie beispielsweise Stückgüter oder Dienstleistungen, erfasst werden. Bei wägbaren Einheiten erfolgt die Übernahme der Wägedaten von der Waage direkt in e:maxx per Tastendruck. Bei nicht wägbaren Einheiten erfolgt die Mengeneingabe direkt im Erfassungsdialog. Seite 16 von 35

17 KASSENVERWALTUNG Die Führung einer Kasse für Barbeträge erfolgt in e:maxx automatisch mit jeder Leistungserfassung für bar zahlende Kunden. Hierbei sind keine weiteren Arbeiten zur Erfassung der Buchungen notwendig. Ist für eine erfasste Leistung Barzahlung vorgesehen, so erscheint auf dem Bildschirm ein Zahlungsdialog mit Rückgeldanzeige. Wenn gewünscht, kann das Bedienpersonal den gegebenen Betrag eingeben und sich den Wechselgeldbetrag errechnen und anzeigen lassen. Die Kassenverwaltung umfasst folgende Funktionen: Automatische Führung der Kassenbücher über die Leistungserstellung Manuelle Buchungen in die Kasse, beispielsweise für Entnahmen Werks-, benutzer- und zahlartbezogene Kassenbuchführung Selbstverständlich können getätigte Buchungssätze nicht mehr verändert werden. Korrekturen können nur durch weitere Buchungen erfolgen. Der Ausdruck eines Kassenbuches kann über die Funktionalität des Tabellendruckes erfolgen. Bei Nutzung des optionalen Modus "Electronic Cash" zur Durchführung von EC-Zahlungen werden die entsprechenden Buchungen automatisch in ein eigenes EC- Kassenbuch eingetragen. Optional können auch Öffnungsimpulse an Kassenladen ausgegeben werden. Derartige Funktionen sind im Rahmen des Customizing zu spezifizieren. Seite 17 von 35

18 VERWENDUNG VON WÄGESYSTEMEN e:maxx kann mit fast allen marktüblichen Wägeelektroniken verwendet werden, sodass Sie Ihr bewährtes Waagensystem weiter nutzen können. Bei Verwendung einer OAS-Waage ist eine mitlaufende, gut lesbare Gewichtswertanzeige mit großen Ziffern in e:maxx integriert. Bei der Durchführung von Wägungen werden im Erfassungsdialog unterhalb der Gewichtswertanzeige weitere Funktionen angezeigt, welche die Arbeit an der Waage erleichtern. weitere Information zum aktuellen Vorgang, beispielsweise Zweitwägung oder Erstwägung vorgangsabhängige Rückwägeliste zum schnellen Zugriff auf die "im Hof" befindlichen Fahrzeuge Aktionen zum komfortablen Aufruf von Zusatzfunktionen, wie beispielsweise Neu, Drucken usw. Bei Wägevorgängen werden folgende Funktionen unterstützt: Zweifachwägungen Einfachwägungen Wägungen mit gespeichertem Taragewicht Wägungen unter Angabe eines Handtara-Gewichts Ignorieren eines Taragewichts Taraabgleich über die Waage mit Speicherung in den Kfz-Stammdaten Die Wägedaten werden im eichfähigen Speicher in einem geschützten Bereich der Festplatte abgelegt und sind unveränderlich. Mit einem gesonderten Programm, das im Lieferumfang enthalten ist, können Sie die Wägedaten im Eichspeicher ansehen, durchsuchen und ausdrucken. Bei Zweifachwägungen kann auf Wunsch bei der Erstwägung der Ausdruck eines Laufzettels konfiguriert werden. Bei Einfach- und Zweitwägung wird der Leistungsbeleg gedruckt. Wenn eine Barzahlung festgelegt ist, erscheint eine Rückgeldanzeige für die Barkasse bzw. ein EC-Zahlungsdialog. Seite 18 von 35

19 NACHBEARBEITUNG Leistungsvorgänge können in e:maxx nicht gelöscht, sondern nur geändert oder storniert werden. So ist sichergestellt, dass alle Änderungen eines Leistungsvorgangs nachvollziehbar sind. Eine Änderung eines Leistungsvorgangs ergibt einen neuen und einen stornierten Vorgang. Eine Stornierung eines Leistungsvorgangs kennzeichnet diesen als storniert. Stornierte Leistungsvorgänge bleiben im System und können nicht mehr bearbeitet werden. Änderungen eines Leistungsvorgangs sind ausschließlich an der aktuellen Version möglich Dieses grundsätzliche Verfahren findet auch bei der automatischen Anpassung mehrerer Leistungsvorgänge statt, wie beispielsweise bei einer Aktualisierung von Preisen oder bei der Zuweisung von Trockenmassen. Seite 19 von 35

20 FAKTURIERUNG e:maxx bietet eine komfortable Unterstützung zur Abrechnung Ihrer Leistungsvorgänge. Jede Position eines Rechnungsbelegs entspricht hierbei einem Leistungsvorgang bzw. einer Position auf einem Leistungsvorgang. Mit einem Rechnungsbeleg können debitorische und kreditorische Leistungsvorgänge kombiniert abgerechnet werden. Die Art der Abrechnung ist abhängig von dem Merkmal Buchungsart innerhalb der Preisdefinition. Die Rechnungsbelege können folgendermaßen erstellt werden: direkt bei der Leistungserfassung als Bar- oder Rechnungsbeleg. Diese werden dem Kunden direkt an der Waage ausgehändigt. über die nachgelagerte Fakturierung auf einem Sammelbeleg, der über das Fakturierungsmodul von e:maxx erstellt wird Optional kann e:maxx auch Leistungen aus Fremdsystemen abrechnen. Hierzu müssen diese Leistungen über eine optional umzusetzende Schnittstelle eingelesen werden. ERSTELLUNG VON RECHNUNGSBELEGEN Grundsätzlich gilt, dass der Umfang der abzurechnenden Leistungsvorgänge auf verschiedene Weisen gefiltert werden kann. Für die Erstellung von Rechnungsbelegen können unterschiedliche Dialoge definiert werden, die bereits feste Filter beinhalten. Das bietet sich beispielsweise an, wenn ein bestimmter Bedienerkreis nur Leistungsvorgänge eines festgelegten Buchungskreises fakturiert. Im Navigator für diesen Bedienerkreis wird dann der hierfür definierte Abrechnungsvorgang aufgenommen. Bei der Erstellung von Rechnungsbelegen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Seite 20 von 35

21 Erzeugung von Proberechnungen ohne Vergabe von Rechnungsnummern Durchführung einer Preisaktualisierung dies ermöglicht eine Leistungserfassung zu einem Zeitpunkt, an dem der Preis noch nicht bekannt ist oder noch nicht in das System eingetragen ist Prüfung auf Preisplausibilität (Preis 0,00 EUR?) vor der Rechnungserstellung Berücksichtigung von Rechnungs- und Valutadatum (Beginn der Fälligkeit) Möglichkeit der Belegauswahl für die Fakturierung Ansicht von Rechnungsbelegen Optional: Berücksichtigung einer Mandantentrennung Kombinierte Abrechnung von debitorischen und kreditorischen Leistungsvorgängen auf einer Rechnung. Seite 21 von 35

22 Abrechnung von rein kreditorischen Leistungsvorgängen als Gutschrift bzw. rein debitorische Leistungsvorgänge als Rechnung. STORNIERUNGEN Bei der Erstellung von Rechnungsbelegen können Stornierungen wie folgt berücksichtigt werden: Stornopositionen Wenn ein bereits abgerechneter Leistungsvorgang nachträglich geändert wird, ergeben sich eine Stornoposition und eine Änderungsposition. Diese beiden Positionen werden dann automatisch in einem neuen Rechnungsbeleg berücksichtigt. Stornorechnung Die Leistungsvorgänge eines Rechnungsbelegs können geschlossen storniert und auf einer Stornorechnung zusammengefasst werden. Der ursprüngliche Rechnungsbeleg und die Stornorechnung addieren sich zu Null, die freigegebenen Leistungsvorgänge stehen für Anpassungen und eine erneute Abrechnung zur Verfügung. Seite 22 von 35

23 DRUCK VON SAMMELBELEGEN Der Sammelbelegdruck bietet folgende Funktionen: Druck bzw. Seriendruck von Rechnungen oder Proberechnungen in Microsoft Word Festlegung unterschiedlicher Drucklayouts auf Basis vorher festgelegter Kriterien Neben einfachen Kriterien, wie beispielsweise Mandant, sind auch komplexere Definitionen auf Basis der Daten des Rechnungskopfs möglich. Optional: Druck einer Rechnung in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Druckern Optional: Druck in eine PDF- Datei ZAHLMODUS Sie können unterschiedliche Zahlmodi festlegen und diese für den Ausdruck auf Sammelbelegen verwenden. Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Variablen für den Ausdruck zur Verfügung: Netto- und Skontotage Netto- und Skontodatum Skontosatz absolut und in Prozent Skontierfähiger Betrag und skontierter Bruttobetrag Zeilenumbruch Seite 23 von 35

24 REPORTING Zur Auswertung der erfassten Leistungsvorgänge stehen Ihnen in e:maxx folgende integrierte Möglichkeiten zur Verfügung: Statistikgenerator zur eigenen Definition von Auswertungen mit anschließendem Export nach Microsoft Excel Schnellreports zur schnellen Ausgabe wiederkehrender Reports Verwaltung der Schnellreports abhängig von den zugewiesenen Rechten des Bedienpersonals STATISTIKGENERATOR Der integrierte Statistikgenerator von e:maxx ermöglicht die Erstellung von individuellen Auswertungen durch berechtigtes Bedienpersonal. Als Datenquelle werden ausgewählte Felder von Leistungsvorgängen und Rechnungsbelegen einschließlich relevanter Verknüpfungen zu Stammdaten verwendet. Die komfortable Bedienung erlaubt eine beliebige Selektion und Anordnung der einzelnen Datenspalten. Das Standardausgabeziel für die Auswertungen ist Microsoft Excel. Falls gewünscht, können Sie dort eine grafische Aufbereitung und Weiterverarbeitung der Daten vornehmen und entsprechende Ausdrucke durchführen. Seite 24 von 35

25 Zum Statistikgenerator gehören folgende wesentliche Funktionen: Beliebige Selektion und Anordnung von Datenspalten Aggregation für Mengenfelder, wie beispielsweise Summe, Minimum, Maximum Definition von Filterbedingungen Hierbei ist auch die Definition von komplexen Filtern mit Negation und Klammerung möglich. Speicherung von erstellten Auswertungskriterien, sodass diese für einen wiederholten Aufruf zur Verfügung stehen Automatischer Export der Auswertung nach Microsoft Excel Bereitstellung eingerichteter Statistiken für andere Benutzer bzw. Benutzergruppen Verwendung einer bestehenden Statistik mit allen Auswertungskriterien als Vorlage für eine neue Statistik Im Rahmen des Customizing können die zur Verfügung stehenden Felder an Ihre Wünsche angepasst werden. Ebenso können zusätzlich zu den vordefinierten Statistiken weitere Statistiken eingerichtet werden, wie beispielsweise EN-Statistik, Kundenstatistik, Sonderpreisstatistik usw. Bei der Definition der Statistik können gezielt Felder entfernt werden, die nicht allen Benutzern zur Verfügung stehen sollen, wie z. B. Preise, Rechnungssummen usw. Da jede dieser weiteren Statistiken einem eigenen Vorgang entspricht, können diese gezielt in den Navigator eingetragen werden. SCHNELLREPORTS Schnellreports ermöglichen eine schnelle und einfache Auswertung der Daten. Das Bedienpersonal kann die Schnellreports direkt aus e:maxx oder über das von uns beigestellte Reporting-Programm aufrufen. Die Filterparameter werden zu Beginn in ein Auswahlfenster eingegeben und anschließend wird der Bericht tabellarisch angezeigt und kann über einen Drucker ausgegeben oder falls die entsprechende Software verfügbar ist als pdf ausgegeben werden. Die Inhalte der so erstellten Reports können durch die Anwender nicht verändert werden. Seite 25 von 35

26 Sollten Sie besondere Wünsche hinsichtlich der eingebbaren Filtervorgaben haben, so können diese im Rahmen des Customizing realisiert werden. VERWALTUNG DER SCHNELLREPORTS In e:maxx können beliebig viele Reports verwaltet werden, die entweder für das gesamte Bedienpersonal frei aufrufbar sind oder individuell mit Berechtigungen versehen werden können, sodass nur bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen die ihnen zugeordneten Reports über den Menüpunkt Reports direkt aufrufen können. Seite 26 von 35

27 BERECHTIGUNGSKONZEPT e:maxx verfügt über ein umfangreiches, zweistufiges Berechtigungskonzept, welches aus zwei Teilen besteht: Benutzergruppenverwaltung Benutzerverwaltung Über die Benutzergruppenverwaltung werden unterschiedliche Berechtigungen festgelegt. Die Rechte erhält ein Benutzer durch die Zuordnung zu einer Benutzergruppe. BENUTZERGRUPPENVERWALTUNG Über die Benutzergruppen werden die Navigatoren verwaltet und die Rechte für einzelne Funktionen festgelegt. Standardmäßig sind bereits verschiedene Benutzergruppen vordefiniert, wie beispielsweise "Waage", "Verwaltung", "Fakturierung" oder "Administrator". Falls gewünscht, können Sie weitere spezielle Benutzergruppen anlegen. Folgende Funktionen gehören zur Benutzergruppenverwaltung: Anlegen, Löschen und Kopieren von Benutzergruppen Festlegung von speziellen Benutzerrechten für Funktionen, zu denen beispielsweise die Folgenden gehören: - Belege nachbearbeiten oder über Handeingabe erfassen - Taragewicht im Fahrzeugstamm eingeben - Hofliste löschen - Preislistenpreise kopieren Festlegung spezieller Benutzerrechte für Tabellen, um darüber die angezeigten Daten in einer Tabelle zu filtern, sodass beispielsweise nur die Datensätze einer bestimmten Firma angezeigt werden. Festlegung, welche Aktionen beim Arbeiten mit Vorgängen erlaubt bzw. verboten sind. Zu den Aktionen gehören beispielsweise das Ansehen, Anlegen, Ändern oder Löschen von Vorgängen Verwaltung der Navigatoren Jede vordefinierte Benutzergruppe verfügt über einen entsprechenden Navigator. Über die Funktion "Navigatoreinstellung" werden die für eine Gruppe verfügbaren Vorgänge zusammengestellt. Zuordnung von Benutzern zu Benutzergruppen Optional: Zuordnung zu Ereignissen Seite 27 von 35

28 BENUTZERVERWALTUNG Jeder Benutzer wird in e:maxx separat verwaltet. Die Anmeldung erfolgt durch Angabe von Name und Passwort. Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Benutzerverwaltung: Anlegen, Löschen, Kopieren und Sperren von Benutzern Festlegung eines Benutzer- Passwortes beim Neu-Anlegen eines Benutzers oder nach Verlust des Passwortes. Anschließend muss jeder Benutzer dieses zugewiesene Passwort individuell ändern. Dieses geänderte Passwort wird nicht direkt in e:maxx gespeichert. Pflege weiterer Beidaten, wie beispielsweise Telefonnummer, -Adresse usw. Zuordnung der Benutzer zu einer oder mehrerer Benutzergruppen, um darüber die entsprechenden Rechte für einen Benutzer festzulegen Zu jedem Benutzer gehört ein individueller Navigator, der sich aus der Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe ergibt. Wenn ein Benutzer mehreren Benutzergruppen zugeordnet ist, wird automatisch ein Gesamtnavigator gebildet. Seite 28 von 35

29 PROTOKOLL / LOGBUCH e:maxx protokolliert eine Vielzahl von Arbeitsschritten, wie beispielsweise die Ausführung eines Tagesabschlusses und sämtliche Veränderungen am Datenbestand durch Einfügen, Ändern und Löschen von Datensätzen. Über die zur Verfügung stehenden Filterwerkzeuge lässt sich die Tabellenansicht auf bestimmte Einträge reduzieren. Änderungen an Stammdaten werden auf Feldebene im Logbuch gespeichert und können direkt im entsprechenden Datensatz eingesehen werden Nachträglich geänderte Leistungsvorgänge werden nicht im Logbuch protokolliert, weil hier automatisch bei jeder Änderung eine neue Version angelegt wird. Seite 29 von 35

30 STANDARD-LEISTUNGSUMFANG e:maxx SCHÜTTGUT SYSTEMKOMPONENTEN eine Zugriffslizenz weitere Zugriffslizenzen Benutzerverwaltung Benutzergruppenverwaltung / Zugriffsrechte Mehrwerkfähigkeit Buchungskreise Mehrsprachenfähigkeit Oberfläche Daten (Artikel, Druck, etc.) Logbuch, Protokoll Rechnerverwaltung -Versand kontinuierlicher Datenaustausch Dokumenten-Manager Nummernverwaltung Datenbank-Update Grundversion Option STAMMDATEN Adresse Rolle Zahler Entsorger, Erzeuger, Herkunft Kunde, Subkunde, Baustelle Beförderer Lieferant Schlag Grundversion Erweiterung Seite 30 von 35

31 Diverse Adressbeziehung Adressgruppe Ansprechpartner Artikel Artikelgruppe Abfallschlüsselkatalog Fahrzeug Fahrzeugart Aufbauten / Container Fracht und Zone Grundversion Erweiterung Lieferort Frachtzone Identkarte / Dispoauftrag Lager Lagerbestand (Düngemittel-)VerbringungsVO ERFASSUNG Leistungserfassung Lieferwägung (Anlieferung/Auslieferung) Fremdwägung Gewichtschein (kostenlose Wägung) Individualisierte Vorgänge Kleinmengenerfassung Manuelle Leistungserfassung Geschäftsvorfälle debitorisch/kreditorisch Automatische Ermittlung Reverse Charge Bearbeitung Rückwägeliste Grundversion Option Seite 31 von 35

32 Belegliste Selbstbedienbetrieb SB-Betrieb an OAS-Wägeelektronik SB-Betrieb Touchscreen Analyse Trockensubstanzzuweisung Materialanalyse DISPO-Auftrag Dokumenten-Scan Unterschriftenpad (Signatur) Grundversion Option PREISE Grundpreise Preis / MwSt. debitorisch/kreditorisch Mindestpreis Rabatt Zu- bzw. Abschlag Preistypen unabhängiger Preis Artikelpreis Preislistenpreis Sonderpreis Frachtpreis Staffelpreis EN-Gruppen-Staffel-Preis Grundversion Option Seite 32 von 35

33 Festpreis eines Leistungsvorgangs Preisübersicht Preisauskunft Gesamtliste Grundversion Option KASSE Kassenbuch/Kasse EC Easycash Grundversion Option FAKTURIERUNG Fakturierung Rechnung Gutschrift Zahlmodus Rechnungsverwaltung Seriendruck Geschäftsvorfälle debitorisch / kreditorisch Frachtgutschrift Barrechnungsübersicht FIBU Sachkonto Kostenstelle Schnittstelle Datev Schnittstelle individuell Grundversion Option Seite 33 von 35

34 REPORTING / STATISTIK Tagesabschluss Statistikgenerator - Export nach Excel Lieferscheine Rechnungen Schnellreports Standard Individualisiert Reportverwaltung Grundversion Option ENTSORGUNG Entsorgungsnachweis Grunddaten Beprobung ESN-Gruppe Formularsatz elektronisches Nachweisverfahren eanv Papier-Register Erzeuger Beförderer Entsorger Duale Systeme Deponieraster Grundversion Option Seite 34 von 35

35 ANGEBOT- UND AUFTRAGSVERWALTUNG Angebot Auftrag Leistungspreis Fracht Kondition Produktionsplan/Abrufplan/Tagesabruf Marktbeobachtung/Submission Containerverwaltung Gestellung, Abholung, Leerung, Tausch Containermiete Grundversion Option BETRIEBSTAGEBUCH Grunddaten Verknüpfung Wägebetrieb Grundversion Option SAP-SCHNITTSTELLEN Austauschdatei (idoc) Austauschtabellen RFC Seite 35 von 35 Grundversion Option Copyright OAS AG e:maxx ab V 4.14 Änderungen vorbehalten Abbildungen können abweichen