CCECO, im Juni Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 1

Transkript

1 CCECO, im Juni 2008 Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Inhalt Seite Grundlagen 3 Schritt 1: Zielsetzung eines Vorhabens 6 Schritt 2: Teambildung im Projekt - Projektrollen 9 Schritt 3: Relevante Umwelten eines Projekts 12 Schritt 4: Projektthema Projektantrag 15 Schritt 5: Projektaufgaben 16 Schritt 6: Terminplanung 20 Schritt 7: Detailplanung 22 Schritt 8: Ressourcenplanung Kostenplanung 24 Schritt 9: Projektstartprozess 25 Schritt 10: Projektauftrag Projekthandbuch 26 Schritt 11: Umsetzung des Vorhabens Projektcontrolling 27 Schritt 12: Projektmarketing 29 Schritt 13: Projektabschluss 30 Schritt 14: Risikomanagement Projektkrisenbewältigung 32 Tipps für den erfolgreichen pm basic-abschluss 33 Literaturliste 34 Beispiel Projektantrag 36 Beispiel Projekthandbuch 37 Kontakt Impressum 53 Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 2

3 Grundlagen Definitionen Was versteht man unter einem Projekt? Ein Projekt ist eine Aufgabe, die folgende Merkmale aufweist: - komplex (benötigt viele Kenntnisse und Fähigkeiten) - eindeutige Aufgabenstellung mit einer konkreten Zielsetzung - zeitlich befristet (klarer Anfangs- und Endtermin) - mit Risiko verbunden - eine gewisse Einmaligkeit/Neuartigkeit (keine Routinetätigkeit) - mit einer eigenen temporären Organisationsform (Projektorganisation wird nach dem Projekt wieder aufgelöst) Was bedeutet Projektmanagement? Projektmanagement beinhaltet ein Instrumentarium, man könnte auch sagen einen Werkzeugkasten, der hilft, alles was während der Arbeit am Projekt zu bedenken und zu berücksichtigen ist, in eine Struktur zu bringen, die den Arbeitsablauf erleichtert. Der Nutzen von Projektmanagement ergibt sich aus der gemeinsamen Sichtweise und Sprache, die in der Organisation etabliert werden. Sogar bei punktuellem Einsatz von Instrumenten kann sich bereits eine Verbesserung des Vorgehens ergeben. Was ist ein Prozess im Sinne des Projektmanagements? Unter einem Prozess versteht man einen Vorgang, bei dem Materialien, Maschinen, Know-how etc. (Input) in ein Ergebnis (Output) umgewandelt werden. Prozessorientiertes Projektmanagement orientiert sich an den Teilprozessen zur Weiterentwicklung einer Aufgabenstellung. Im Projektstartprozess werden das Projekt als soziales System etabliert und die Ziele vereinbart. Während der Realisierungsphase wird das Projekt konkret abgewickelt. Die Projektabnahme erfolgt im Abschlussprozess. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 3

4 Was bedeutet Produkt im Projektkontext? Darunter ist das Ergebnis eines Projekts gemeint. Dieses muss darstellbar sein und den vereinbarten Zielen entsprechen. Das Produkt muss den Erwartungen eines Projektauftraggebers entsprechen. Bei Projekten an Schulen kann/soll das Produkt aus dem betriebswirtschaftlichen Umfeld (z.b. Übungsfirma) definiert sein. Welche Projektarten gibt es? Projekte können nach Branchen, Zielen, Konkretisierungs- und Wiederholungsgrad, Auftraggeberschaft, Projektdauer u.a. unterschieden werden. Zum Beispiel sind: - Konzeptionsprojekte solche, bei denen das Produkt nur geplant wird (eine Entscheidung wird vorbereitet und z.b. Varianten zur Diskussion gestellt), - Umsetzungsprojekte solche, bei denen das Produkt realisiert wird. Welche Organisationsformen von Projekten gibt es? Im Projektmanagement können drei Formen unterschieden werden: - Einfluss-Projektorganisation (der Projektmanager übt eine Stabsfunktion ohne formelle Weisungsbefugnis aus hat eine beratende Funktion) - reine Projektorganisation (der Projektleiter hat formelle Kompetenzen im Projekt, die Projektteammitglieder werden oft aus verschiedenen Abteilungen zusammengezogen) - Matrix-Projektorganisation (die Linienvorgesetzten und der Projektleiter teilen sich die Weisungsbefugnis) Welche Erfolgsfaktoren brauchen Projekte? Damit Projekte erfolgreich ablaufen, braucht es: - Projektmanagement-Know-how - Motivation des Projektteams - fachliche Qualifikation des Teams zur Erfüllung der Aufgaben - Qualität der Projektplanung (prozessorientierte Strukturierung) - Entwicklung einer spezifischen Projektkultur Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 4

5 Unsere Tipps & Tricks: - Projektmanagement alleine sichert noch keinen Projekterfolg. Projekte muss man im Kontext sehen und der Erfolg hängt von vielen Faktoren ab, die nur zum Teil beeinflussbar sind (ein Straßenfest bei Regen ist weniger attraktiv als bei Sonnenschein). - Jedes Projekt sollte ein tatsächliches Ergebnis haben. Fallbeispiel Ihre Freundin Susi muss beruflich nach Wien übersiedeln. Sie bittet ihren Freund Hans die Organisation der Übersiedlung zu übernehmen. Hans soll alle Aufgaben, die von der Übersiedlung berührt sind, koordinieren. Darunter fallen Aufgaben wie: die Klärung aller vertraglichen Aspekte mit dem Eigentümer der alten sowie neuen Räumlichkeiten, die Einleitung und Überwachung der Instandsetzung der neuen Räumlichkeiten (die neuen Räume stehen Ihrer Freundin ab 1. Dezember 2008 zur Verfügung), die Einrichtung der Küche und des Schlafzimmers und ähnliches. Auch Kleinigkeiten, wie z.b. die Anfertigung eines neuen Türschildes, sollten nicht vergessen werden. Ziel ist es, dass die Übersiedlung und die Einrichtung der Wohnung bis Mitte Dezember abgeschlossen ist. Am Freitag, dem 10. Jänner 2009, soll eine Housewarming-Party mit 40 Freunden zur Einweihung der neuen Räumlichkeiten stattfinden, für die ebenfalls Hans die Organisation übernehmen wird. Hans hat einen Freund Max, der eine kleine Studenten-Spedition betreibt. Im Rahmen des Fallbeispiels und auch für die Zertifizierung ist die Erarbeitung von 5 Instrumenten notwendig: - Projektziele - Projektumweltgrafik (PUA) und die Gestaltung der Beziehungen (Strategie und Maßnahmen) - Prozessorientierter Projektstrukturplan (PSP) - Projektorganigamm - Projektmeilensteinplan Um einen Projektauftrag erteilen zu können, bedarf es der Erarbeitung einer ersten Projektmanagement- Dokumentation. Für die Erstellung der Projektmanagement-Dokumente sind ergänzende Annahmen zu treffen und im entsprechenden Detail in Stichworten zu formulieren, so dass diese auf Sinnhaftigkeit und Vollständigkeit geprüft werden können. Der Interpretation der erstellten Projektmanagement-Dokumente ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 5

6 Schritt 1: Zielsetzung eines Vorhabens Was werden wir konkret umsetzen? Projektziele beschreiben den Zustand, der am Ende des Projekts als Ergebnis (Produkt) vorhanden sein wird. Die Zielformulierung ist die gröbste Form der Projektplanung und ist Basis für detailliertere Werkzeuge des Projektmanagements (z.b. Projektstrukturplanung, Balkenplan). Dabei wird festgelegt, was zum Projekt gehört und abgegrenzt, was nicht Inhalt des Projekts ist. Es ist eine klare und verbindliche Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber (PAG) und Projektleiter (PL) über die zu erbringende Leistung. Man nennt die Zielbildung auch sachliche Abgrenzung. Wie definiert man Projektziele? Mit dem Projektauftraggeber werden die zu erbringenden Ergebnisse besprochen. Diese sollen möglichst konkret vereinbart und messbar formuliert werden. Zahlen Daten Fakten führen dazu, dass man am Ende des Projekts beidseitig zufrieden sein wird. Fragen, wie...woran kann man erkennen, dass..., helfen die Ziele entsprechend operational zu formulieren. Wozu benötigen wir Nicht-Ziele? Nicht-Ziele grenzen das Vorhaben von anderen möglichen Zielsetzungen ab und geben Handlungssicherheit. Sie wären auch mögliche Ziele eines Projekts, werden aber bei diesem konkreten Projekt nicht angestrebt und verwirklicht. Diese sind auch mit dem Projektauftraggeber abzusprechen. Wie hängt unser Vorhaben mit anderen Vorhaben der Organisation zusammen? Um Synergien herzustellen ist auch die Projektumwelt zu betrachten, mit Fragen wie z.b. Welche anderen Projekte und Initiativen gibt es noch? oder Wie können wir im Projekt zusammenarbeiten und uns die Arbeit gegenseitig erleichtern?. Man nennt diesen Arbeitsschritt die sachliche Kontextbildung. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 6

7 Unsere Tipps & Tricks: - Ziele sollten nicht unnötig vage, sondern so konkret wie möglich formuliert werden (sie dienen der Erfolgsmessung). - Formulieren Sie Ihre Ziele nach dem Inhalt (Was soll erreicht werden?), nach dem Ausmaß (Wie genau und mit wie viel Anstrengung soll das Ziel erreicht werden?) und nach dem Zeitpunkt (Bis wann muss das Ziel erreicht sein?). - Ziele müssen operationalisiert (messbar, quanitifizierbar) sein. - Ziele sollten SMART formuliert werden: S = spezifisch M = messbar A = attraktiv R = realistisch T = terminisiert Fallbeispiel Anhand eines Projektzieleplans sind die Ziele für die Übersiedlung und die anschließende Party festzulegen. Projektname: Towards Vienna PROJEKTZIELEPLAN Zielart Projektziele Hauptziele - Organisation einer kostengünstigen Spedition und Durchführung der Übersiedlung aller vorhandenen Möbel in die neue Wohnung nach Wien - Überprüfung der rechtlichen Aspekte des Mietvertrags mit einem Juristen - Anschaffung und Organisation der Montage einer neuen Küche sowie einer Schlafzimmereinrichtung nach den Vorstellungen von Susi - Anschaffung diverser vorher von Susi definierter Produkte für die Nutzbarmachung der Wohnung (z.b. Türschild, Lampen,...) - Organisation und Durchführung der Housewarming-Party am mit 40 Freunden Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 7

8 Nebenziele - Susi soll sich in der Wohnung wohlfühlen - Nachbarn sollen sich auf/über neue Nachbarin freuen Nicht-Ziele - Instandsetzungs- bzw. Montagearbeiten selbst durchführen - Abnehmer für alte Wohnung finden - Umzugskisten ein-/auspacken Annahmen und Interpretation: Susi (Projektauftraggeberin) und Hans (Freund von Susi Projektleiter) sind sehr gut befreundet. Hans kann sich seine Zeit sehr gut einteilen. Es wird eine kostengünstige Spedition gesucht, da das Budget sehr eingeschränkt ist. Max, der beste Freund von Hans, hat eine kleine Spedition, die von Studenten gemanagt wird. Er wird ihm organisatorisch (auch bei der Wahl von Professionisten) helfen. Alle vorhandenen Möbelstücke sollen einen Platz in der Wohnung finden, daher soll der gesamte Wohnungsinhalt mit übersiedeln. Die Kücheneinrichtung (Anschlüsse Strom, Wasser sind vorhanden) soll neu angeschafft werden. Die neue Wohnung ist eine Mietwohnung und in einem guten Zustand (Wände und Fußböden sind in Ordnung, Bad und WC sind fertig, Heizung ist vorhanden). Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 8

9 Schritt 2: Teambildung im Projekt Projektrollen Wie kommt ein Projektteam zustande? Das Projektteam ist die Gruppe von Personen, die das Vorhaben plant und realisiert. Das Wesen der Teamarbeit ist nicht nur die Arbeitsteilung (siehe Arbeitspakete), sondern die Produktivitätssteigerung. Projektteams können nach folgenden Kriterien zusammengesetzt werden: - Sympathie (Es arbeiten die Personen zusammen, die sich gut verstehen.) - Kompetenzen (Je nach Aufgabenstellung benötigt man unterschiedliche Experten im Projekt. Diese müssen jedoch erst zu einem Projektteam geformt werden.) - Interesse am Thema (Aufgabe ist klar, jedoch die Teambildung muss erst vollzogen werden.) - Extern zusammengesetzt (z.b. Experten im Projekt: Es muss erst an der Projektidentität gearbeitet und die Teambildung vollzogen werden, bis man von einem Team sprechen kann.) Die Rollen beschreiben die organisatorische Eingliederung ins Projekt, die Definition der Verantwortlichkeiten sowie die projektbezogenen Aufgaben. Welche Rollen gibt es in einem Projekt? Die Definition der folgenden Projektrollen und die Zuordnung zu Personen ist Aufgabe der sozialen Abgrenzung eines Projekts: - Projektleiter/-Manager (PL): leitet und koordiniert das Projekt. Er ist verantwortlich für die Planung des Projektstartprozesses, die Auswahl der Projektinfrastruktur, den Erstansatz der Projektplanung sowie für die Projektkoordination usw., dass Termine und Kosten eingehalten und die vereinbarten Leistungen in der gewünschten Qualität erbracht werden. Er ist Ansprechpartner für den Auftraggeber. Zum Teil hat er auch die Kompetenz Projektteammitglieder auszuwählen. Die Führung eines Projektteams obliegt dem Projektleiter (insbesondere bei der reinen Projektorganisation). Das beinhaltet die notwendige Handlungsorientierung, die Motivation sowie die Verantwortung für die Weiterentwicklung der Projektteammitglieder. Bei Eintritt einer Projektkrise ist Führung besonders gefragt. - Projektteammitglieder (PTM): erfüllen die gemeinsam vereinbarten Arbeitspakete. Gemeinsam mit dem Projektauftraggeber sind diese verantwortlich für den Projekterfolg. - Projektmitarbeiter (PMA): die temporären Projektmitarbeiter sind dem Projektkernteam (Projektteammitgliedern, Projektleiter) unterstellt. - Projektauftraggeber (PAG): erteilt den Projektauftrag und erwartet ein Projektergebnis (Produkt). Er ist verantwortlich für die Bereitstellung der Projektressourcen. Oft nimmt der Projektauftraggeber an Projektstart-Workshops teil. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 9

10 - Projektcoach: moderiert die Projektmanagementprozesse und unterstützt das Projektteam in der Leistungserfüllung. Er ist nicht verantwortlich für das Gelingen des Projekts. Wie regelt man die Zusammenarbeit im Team? - Spielregeln: Sie regeln die erfolgreiche Zusammenarbeit durch (schriftliche) Vereinbarungen, wie z.b. vereinbarte Termine müssen eingehalten werden, Protokolle werden nach jeder Sitzung geschrieben, zu den Meetings wird pünktlich erschienen, die Handys werden bei der Projektarbeit abgeschaltet. - Kommunikation: Um die Aufgaben im Team optimal zu erfüllen, müssen Informationen ausgetauscht werden. Dieser Austausch muss organisiert werden, d.h. der Ort (z.b. Schule/Klasse), die Medien (z.b. , Besprechung), der Zeitpunkt (z.b. alle fünf Tage eine Besprechung für 10 Minuten), der Inhalt (z.b. Controlling, Entscheidung), die Beteiligten (z.b. Projektteam mit Coach) müssen festgelegt werden. - Projektkultur: Diese ergibt sich aus der Zusammenarbeit der Projektorganisation und kann beobachtet werden. Sie ist nicht direkt und unmittelbar beeinflussbar. - Werte, Normen und Regeln liefen Maßstäbe dafür, was als wünschenswert angesehen wird. Sie werden im Projektteam vereinbart. Dies gibt Handlungsorientierung und führt zu einer Projektkultur. - Projektorganigramm: visualisiert die Zusammenarbeit der Projektorganisation. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 10

11 Unsere Tipps & Tricks: - Zeichnen Sie ein Projektorganigramm. Es visualisiert die Zusammenarbeit der Projektteammitglieder (Netzwerkbildung). Beschreiben Sie auch die jeweiligen Tätigkeiten/Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen im Projekt. - Überlegen Sie sich dabei folgende Fragen: Welche gegenseitigen Erwartungen haben die Rollenträger vom Projekt? Welche Erwartungen hat der Projektauftraggeber an den Projektleiter? Welche Erwartungen hat der Projektleiter an den Projektauftraggeber? - Rollenkonflikte ergeben sich häufig aus den unterschiedlichen Erwartungen an eine Rolle. Daher ist an den gegenseitigen Erwartungen zu arbeiten. - Denken Sie daran, dass Sie für die Erfüllung der Projektaufgaben das quantitativ und qualitativ entsprechende Personal benötigen. - Der Begriff Team Toll Ein Anderer Macht es ist damit nicht gemeint. Fallbeispiel Entwickeln Sie ein Projektorganigramm und identifizieren Sie die wichtigsten Projektrollen. Bezeichnen Sie die Rollen projektspezifisch. Projektorganigramm: Towards Vienna PAG Susi Projektorganisation PL Hans Subteam Projektteam PTM Max PMA Thomas PMA Lukas Annahmen und Interpretation: Susi und Hans sind sehr gut befreundet. Max ist der beste Freund von Hans und wohnt ebenfalls in Wien. In seiner kleinen Spedition arbeiten die Studenten Thomas und Lukas auf Stundenbasis mit. Abkürzungen: PAG = Projektauftraggeberin, PL = Projektleiter, PTM = Projektteammitglied, PMA = Projektmitarbeiter Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 11

12 Schritt 3: Relevante Umwelten eines Projekts Da ein Projekt ein soziales System ist, muss man auch den sozialen Kontext bearbeiten. Dabei ist es wesentlich, jene Umwelten eines Projekts zu identifizieren, die eine Erwartung an das Projekt und einen Einfluss auf das Gelingen eines Projekts haben. Diese können einerseits intern (Mitarbeiter der eigenen Organisation), aber auch extern (Kunden, Lieferanten, Anrainer usw.) sein. Die Projektorganisation (Projektauftraggeber, Projektleiter/Projektmanager, Projektteam) ist auch eine (projektinterne) Umwelt. Dadurch, dass auch sie Erwartungen an das Projekt haben (Erfolg, Misserfolg, Karriere, Ängste usw.) können sie wesentlich den Erfolg eines Projekts beeinflussen (z.b. durch höhere Motivation, zur Verfügungstellung von Zeitressourcen usw.). Wie kann man sich mit Projektumwelten auseinandersetzen? Die Projektumweltanalyse ist ein Instrument, bei dem man die relevanten Umwelten identifizieren, clustern und bewerten kann. Daraus ergibt sich durch Hinterfragen der Erwartungen (Potenziale und Konflikte) an das Projekt ein Strategie- und Maßnahmenplan. Projektstrategien beziehen sich auf die Gestaltung der Projekt-Umwelt- Beziehungen. Diese müssen bereits bei der Analyse der Erkenntnisse aus der Darstellung der Projektumwelten bearbeitet werden (z.b. organisatorische Vorkehrungen treffen, persönliche Einladungen zum Treffen aussprechen). Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 12

13 Unsere Tipps & Tricks: - Projektumweltanalysen müssen sorgfältig erarbeitet werden. Sehr schnell können diese zu selbst erfüllenden Prophezeiungen werden und eher das Gegenteil bewirken. - Überprüfen Sie die Einstellungen (positiv/negativ) der betroffenen Umwelten zum Projekt und symbolisieren sie diese in der Projektumweltanalyse (z.b. +/-). - Fokussieren Sie nicht nur auf die schlechten Beziehungen zum Projekt (Konflikte), sondern insbesondere auf die guten Beziehungen. Darin steckt das Potenzial von Projekten. - Umweltanalysen sind Momentaufnahmen und müssen über den Projektverlauf regelmäßig aktualisiert werden. - Überlegen Sie Strategien zur Beeinflussung der Umwelt. Fallbeispiel Entwerfen Sie für das Projekt Towards Vienna die Projektumweltgraphik und interpretieren Sie diese. Definieren Sie konkrete Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung von zwei ausgewählten Umweltbeziehungen. Verwenden Sie dafür die Formulare "Projektumweltgraphik" und "Projekt-Umwelt- Beziehungen". Projektumweltgrafik: Towards Vienna Partygäste PL Hans PMA Thomas PMA Lukas Elektriker Einrichtungshäuser PAG Susi PTM Max Eigentümer alte Wohnung Installateur... Towards Vienna neue Nachbarn bisherige Nachbarn Eigentümer neue Wohnung Rechtsanwalt, Mietervereinig. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 13

14 Annahmen und Interpretation: Die Wohnung ist eine Mietwohnung; Susi ist Mitglied bei der Mietervereinigung, die kostenlose Rechtsberatung hinsichtlich Mietverträgen anbietet. Strategien und Maßnahmen zur Gestaltung der Beziehungen zwischen dem Projekt und zweier ausgewählter Umwelten: Beziehung des Projekts zur Umwelt: Neue Nachbarn Strategien Maßnahmen Informationen geben Bekanntschaft schließen Positive Beeinflussung Zettel in Hausflur hängen: Vorstellung der neuen Mieterin Susi, Hinweis auf mögliche Lärmbelästigung (Umzug, Party); persönliche Vorstellung Beziehung des Projekts zur Umwelt: Professionisten (Elektriker, Installateur) Strategien Maßnahmen Fachmann finden und beauftragen Informationen (Kostenvoranschläge) bei mehreren Anbietern einholen; Termin rechtzeitig fixieren; Arbeiten kompetent beaufsichtigen, Getränke anbieten Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 14

15 Schritt 4: Projektthema Projektantrag Welche Methoden der Ideenentwicklung gibt es? Vielfach ist die Idee für ein Projekt noch sehr vage. Es gilt die Idee zu verfeinern und Klarheit über den Auftrag zu bekommen. Kreativitätstechniken helfen, eine erweiterte Sichtweise hinsichtlich der Aufgabenstellung zu erhalten. Folgende Methoden sind geeignet: - Brainstorming - Brainwriting (6-3-5-Methode: sechs Personen, je drei Ideen in fünf Minuten) Wenn es einen Auftraggeber gibt, dann ist mit dem Auftraggeber ein Zielklärungsgespräch zu führen. Folgende Fragen sind u.a. zu stellen: - Was sind die Erwartungen des Projektauftraggebers? - Wie soll das Ergebnis aussehen? Was soll konkret vorliegen? - Welche Vorgaben hat das Projektteam zu erfüllen? - Wie sieht der Entscheidungsprozess aus? Welche Entscheidungen kann das Projektteam fällen, welche behält sich der Projektauftraggeber vor? Wenn es (noch) keinen Projektauftraggeber gibt, ist ein PAG zu identifizieren. Dabei ist es wesentlich, dem Projektauftraggeber seine Rolle klar zu umreißen. Es muss klar sein, welche Erwartungen er an das Projektteam haben kann und welche Verantwortung er für die Projektgruppe eingeht. Wenn die ersten Klärungen vorgenommen wurden, ist ein Projektantrag zu erstellen. Dieser soll einen Überblick über das geplante Vorhaben geben und eine Entscheidungsgrundlage bieten. Nach erfolgtem Antrag wird das Projekt weiter geplant. Damit beginnt eigentlich erst das Projekt. Unsere Tipps & Tricks: - Probieren Sie verschiedene Kreativitätstechniken zur Ideenentwicklung aus Sie erweitern damit Ihre Möglichkeiten (>>siehe Literaturliste im Anhang). - Ideen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten hilft möglichen zukünftigen Schwierigkeiten rechtzeitig zu begegnen und die Projektplanung entsprechend auszurichten. Projektanträge können sehr unterschiedlich aussehen, da Sie meistens von den Trägerorganisationen vorgegeben werden. Auch ihr Umfang und der Detaillierungsgrad unterscheiden sich oft gravierend. Beispiel eines Projektantrags: siehe Seite 36 Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 15

16 Schritt 5: Projektaufgaben Was haben wir konkret umzusetzen? (Betrachtungsobjekte) Wenn die Ziele des Projekts klar sind, werden die Betrachtungsobjekte identifiziert. Diese sind das WAS der Projektplanung. Es stellt sich die Frage, was alles Aufgabenfelder und Teilprodukte des Projekts sind, die realisiert werden müssen. Diese sind zu differenzieren und darzustellen. Die Betrachtungsobjekte können in Form eines Objektstrukturplans dargestellt werden und beinhalten eventuelle physische Objekte sowie Teilergebnisse eines Projekts. Bsp. Betrachtungsobjekte (in Form eines Mind Map) Wie werden wir vorgehen? (Projektstrukturplan) Wenn klar ist, WAS alles zu realisieren ist, muss die Vorgehensweise im Projekt überlegen werden. WIE gehen wir Schritt-für-Schritt im Projekt vor? Welche Phasen müssen sequentiell abgearbeitet werden? Wie schaut der Rote Faden des Projekts aus? Nach den Phasen werden die einzelnen Arbeiten im Projekt festgelegt und in Form von Arbeitspaketen zusammengefasst. Die Arbeitspakete bezeichnet man auch als die ToDo s eines Projekts. Sie regeln, was alles zur Erfüllung des Arbeitsschritts gemacht werden muss und welche (Teil-)Ergebnisse erwartet werden können. Der Projektstrukturplan ist die visualisierte Darstellung der Teilprozesse und Arbeitspakete eines Projekts. Es ist daraus ersichtlich, in welcher Reihenfolge die Arbeiten eines Projekts realisiert werden. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 16

17 Bsp. Projektstrukturplan (prozessorientiert) Bsp. Projektstrukturplan (objektorientiert) Wer macht was im Projekt? Aufgrund der Betrachtungsobjekte und/oder des Projektstrukturplans kann man sehr gut Verantwortlichkeiten zuordnen. Für jedes Arbeitspaket muss eine verantwortliche Person und eventuell eine Gruppe von Unterstützern gefunden werden. Diese kann man auch in eine eigene Liste (>>siehe Schritt 7: Detailplanung; Funktionendiagramm oder Aufgabenverteilung) eintragen. Unsere Tipps & Tricks: - Wesentlich ist im ersten Schritt das Projekt ganzheitlich zu betrachten. - Für die Darstellung der Betrachtungsobjekte eigneen sich die Methoden des Mind Mapping oder die des Objektstrukturplans. - Projektstrukturpläne können TopDown (zuerst die Phasen und anschließend die Arbeitspakete) oder BottomUp (zuerst die Arbeitspakete und dann die Phase) geplant werden. - Wenn aus dem Projektstrukturplan die Arbeiten nicht deutlich genug erkennbar sind, dann muss man eine Arbeitspaketspezifikation (>>siehe Schritt 7) vornehmen. Das bedeutet, dass eine eigene ToDo-Liste erstellen werden muss. - Die einzelnen Arbeitspakete sollen nummeriert werden. - Die PM-Prozesse werden ebenfalls als Arbeitspakete dargestellt (erste Phase des PSP). - Erstellen Sie Ihren PSP mit Hilfe von FlipChart-Papier und Post It. Dadurch können Sie flexibel Arbeitspakete den Phasen zuordnen (...und eventuell auch wieder verwerfen). Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 17

18 Fallbeispiel Entwerfen Sie einen Projektstrukturplan. 1. Towards Vienna Projektmanagement Umzug vorbereiten Umzug planen Umzug durchführen Kommunikation mit Nachbarn aufnehmen Nachbereitung Projektstart M Termine Rechtsberatung vereinbaren Gespräch mit Juristen abhalten Montage Küche+ Schlafzimmer beaufsichtigen M Bisherige Nachbarn informieren Spedition bezahlen Projekt-Controlling Umzugskisten (bei Spedition) organisieren PAG über rechtl. Aspekte informieren Professionisten beaufsichtigen Neue Nachbarn informieren Professionisten abrechnen Projekt-Marketing Angebote Küche+ Schlafzimmer einholen Spedition mit Umzug beauftragen Möbel+ Umzugskisten annehmen M Fotos vom Umzug und Party an Freunde senden M Projekterfolg feiern! Projektabschluss M Angebote Elektriker+ Installateur einholen M Einrichtungshaus (Küche+ Schlafzimmer) beauftragen Einrichtungsgegenstände kaufen Angebote Einrichtungsgegenstände einholen Elektriker beauftragen Wohnung gestalten Partygäste festlegen Installateur beauftragen Party vorbereiten M Party-Einladung aussenden M Party durchführen Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 18

19 Annahmen und Interpretation: Die Liste der Partygäste kommt von Susi. Essen und Getränke werden von diesen selbst mitgebracht. Namen und Telefonnummern der Professionisten (Elektriker, Installateure) hat Max; andere werden nicht bezüglich eines Angebots für Strom- und Wasserinstallation angeschrieben. Das günstigste Einrichtungshaus liefert sowohl die Küche (samt Elektrogeräten) als auch das Schlafzimmer. Alle Arbeiten in diesem Zusammenhang (z. B. Wandplatte zwischen Arbeitsplatte und Oberschränken, Arbeitsbeleuchtung bzw. Einbau eines Schlafzimmerschranks samt Blenden) werden von diesem durchgeführt. Fehlende Einrichtungsgegenstände (z.b. Türschild) werden vor dem Kauf mit Susi abgesprochen. Beim Umzug (leere Wohnung) fotografiert Hans mit einer Digitalkamera, bei der Party werden von Susi und Hans Fotos gemacht. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 19

20 Schritt 6: Terminplanung Wie können wir die Aufgaben zeitlich einplanen? (Balkenplan) Ein Termin ist der Eintrittszeitpunkt eines Ereignisses. Die Terminplanung gibt Auskunft, wann von wem welche Arbeitsergebnisse vorliegen sollen. Man kann die Terminliste für jedes Arbeitspaket führen (Terminliste mit Anfangs- und Endtermin der Arbeitspakete) und/oder visualisiert als Balkenplan, der die zeitliche Lage der Arbeitspakete anzeigt. Die Längen der Balken entsprechen der zeitlichen Dauer der vorzunehmenden Arbeiten im Projekt. Eine gröbere Form der Terminplanung ist die Meilensteinplanung. Diese legt nur die wesentlichen Ecktermine/-punkte (Projektfortschrittszustände Zwischenziele) eines Projekts fest. Bsp. Balkenplan Wann müssen wir in unserem Projekt wo sein? (Meilensteinplan) Meilensteine sind strategische Punkte der Leistungserfüllung. Sie takten das Projekt und geben dem Projekt einen Rhythmus. Man spricht bei Meilensteinen auch von Zwischenzielen. Wann müssen wir fertig sein, und was ist danach? Projekte haben ein eindeutiges Ende. Zu diesem Zeitpunkt müssen auch die Ziele erreicht sein. Es kann aber auch sein, dass durch das Projekt eine weitere Aktivität sinnvoll erscheint oder dass das Projekt in Zukunft wiederholt werden soll. Daher ist es die Aufgabe des Projektteams, sich mit der Zukunft eines Projekts auseinanderzusetzen. Man nennt dies die Nachprojektphase oder den zeitlichen Kontext. Zum Beispiel kann allein die Übergabe des Projekthandbuchs an den Projektauftraggeber für die nachfolgenden Projektteams eine Unterstützung darstellen. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 20

21 Unsere Tipps & Tricks: - Es empfiehlt sich pro Phase einen Meilenstein zu setzen. Vielfach sind diese in den Projektstrukturplänen am Ende einer Phase zu finden. - Anfang und Ende sind immer Meilensteine eines Projekts. Oft ist der Projektstartworkshop der Beginn eines Projekts. - Meilensteine sind keine Aufgaben, sondern Zeitpunkte erfüllter Aufgaben. Sie werden auch dementsprechend genannt (z.b. Projekt gestartet). - Bei der Erstellung von Terminlisten muss man die technologische und ressourcenmäßige Abhängigkeit von Arbeitspaketen bereits kennen. - Bei größeren Projekten kann es Sinn machen, auch Teile einzeln zeitlich zu planen. Hinsichtlich der Planungstiefen kann auch zwischen Grob- und Detailplanung unterschieden werden. - Falls der Realisierungstermin unverrückbar ist, macht es auch Sinn retrograd zu planen. Fallbeispiel Entwerfen Sie einen Meilensteinplan. Treffen Sie sinnvolle Annahmen für die Projekttermine. Als Hilfsmittel verwenden Sie bitte das Formular "Projektmeilensteinplan". Projektmeilensteinplan Projekt: Towards Vienna PSP-Code Meilenstein Plantermin Projekt gestartet Angebote Professionisten eingeholt Einladungen an Partygäste gesandt Küche und Schlafzimmer montiert Möbel und Umzugskarton geliefert Party durchgeführt Fotos versandt Projekt abgeschlossen Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 21

22 Schritt 7: Detailplanung Was ist pro Arbeitspaket zu tun? (Arbeitspaketspezifikation) Das Arbeitspaket ist die genaue Beschreibung von Tätigkeiten eines Projekts und ermöglicht eine Zuordnung zu bestimmten Personen. Dies führt in der Realisierungsphase dazu, dass jeder genau weiß, was im Projekt zu tun ist. Man kann die Arbeitspakete auch als erweiterte ToDo-Liste sehen. Sie beschreiben qualitativ und quantitativ die zu erfüllenden Aufgaben und grenzen sie voneinander ab. Nicht für jede Aufgabe muss automatisch eine detaillierte schriftliche Spezifikation vorgenommen werden. Es unterstützt aber sehr die konkrete Festlegung der vereinbarten Leistungserstellung und die Zuordnung der Tätigkeiten zu einzelnen Personen und Arbeitsgruppen. Wer wird welche Aufgaben übernehmen? (Funktionendiagramm/Aufgabenverteilung) Die Zuordnung der Aufgaben muss im Team vorgenommen werden. Es sollte besprochen werden, wer das nötige Know-how für die Bearbeitung des Arbeitspakets hat bzw. wer die zeitlichen Kapazitäten dafür aufbringen kann. Dann wird pro Arbeitspaket ein verantwortliches Projektteammitglied bestimmt, und es werden auch die Personen festgelegt, die im Arbeitspaket mitarbeiten. Die Angabe des Erfüllungszeitpunkts (bis wann?) gibt die Möglichkeit auch den Leistungsfortschritt darzustellen. Bsp. Arbeitspaketspezikation Bsp. Funktionendiagramm Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 22

23 Unsere Tipps & Tricks: - Je eindeutiger die Aufgaben beschrieben werden, desto klarer wird die Möglichkeit der exakten Leistungserbringung. - Die Arbeitspakete werden im Projektstrukturplan zusammengestellt. Was nicht als Arbeitspaket geplant ist, wird üblicherweise nicht erledigt. Pech gehabt! - Die Aufgabenverteilung bzw. das Funktionendiagramm ermöglichen Transparenz und zeigen, wer sich für welche Arbeit gemeldet hat. - Das Formular Aufgabenverteilung bzw. das Funktionendiagramm lässt sich mit einer Spalte Fertigstellung bis erweitern und kann als kombinierte Terminliste verwendet werden. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 23

24 Schritt 8: Ressourcenplanung Kostenplanung Was sind Ressourcen? Ressourcen sind die für die Projektzielerreichung notwendigen Mittel und Hilfsmittel, wie z.b. Materialien, Finanzen, Personal, Know-how, Qualifikationen, Geräte. Die Ressourcenplanung wird aufgrund des Projektstrukturplans gemacht und legt die für die einzelnen Arbeitspakete bzw. Phasen benötigten Mittel fest. Die für das Projekt aufgewendete Zeit stellt ebenfalls Ressourcen dar; für Zeitaufzeichnungen eignet sich ein Projekttagebuch (siehe Seite 28). Welche Ressourcen benötigen wir für unser Projekt? Der Projektstrukturplan gibt eine Übersicht über die einzelnen Arbeiten in einem Projekt. Daraus werden die einzelnen Ressourcenarten festgelegt und quantifiziert. Wenn Ressourcen zugekauft werden müssen, finden sich diese auch im Projektkostenplan wieder. Was muss extra finanziert werden? (Budgetplanung) Für das Projekt wird ein Projektbudget festgelegt. Dieses wird beim Projektauftraggeber beantragt. Die finanziellen Mittel sind jedoch nicht schon beim Projektstart notwendig, sondern üblicherweise erst bei der Projektdurchführung. Dazu wird ein Finanzmittelplan erstellt, der die zeitliche Planung der notwendigen Finanzmittel darstellt. Unsere Tipps & Tricks: - Führen Sie Zeitaufzeichnungen, wie z.b. ein Projekttagebuch, in dem Sie Ihre Leistungen und auch die dafür aufgewendete Zeit aufschreiben. - Denken Sie auch daran, dass man Projektmittel durch Unterstützungssysteme (Sponsoring) oder durch projektbezogene (Werbe-)Aktivitäten (Merchandising) aufbringen kann. - Projektressourcen müssen quantitativ und qualitativ geplant werden (z.b. Personal unterschiedlicher Qualifikation). - Für die Prognose der Projektkosten ist das Projektteam zuständig. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 24

25 Schritt 9: Projektstartprozess Der Projektstartprozess ist Teil des Projektmanagementprozesses. Der Projektmanagementprozess besteht insgesamt aus Teilprozessen: - Projektstartprozess (u.a. der Transfer des Know-hows aus der Vorprojektphase in das Projekt und die Gestaltung der Projektplanung) - Projektcontrollingprozess (u.a. Feststellung des Projektstatus und Vereinbarung/Durchführung von steuernden Maßnahmen): Dieser Prozess findet mehrmals im Rahmen des Projekts statt. - Projektkoordination (u.a. laufende Sicherung des Projektfortschritts und der Projektqualität sowie Sicherung des relevanten Informationsstands der Projektteammitglieder und der Projektumwelten): Dieser Prozess beginnt mit der Beauftragung und endet mit der Projektabnahme. - Projektmarketing (Kommunikation der verfolgten Strategien und angestrebten Projektergebnisse an die Projektumwelten) - Projektkrisenbewältigungsprozess (beginnt mit der Definition der Krise und endet mit deren Bewältigung) - Projektabschlussprozess (u.a. Planung und Koordination der inhaltlichen Restaufgaben, des emotionalen Abschlusses, Fertigstellung der Projektdokumentation sowie Abnahme des Projekts durch den Projektauftraggeber) Im Rahmen des Projektstartprozesses können folgende Kommunikationsformen kombiniert werden: - Einzelgespräche: Informationstransfer zwischen Projektleiter und einzelnen Projektteammitgliedern über wechselseitige Erwartungen im Projekt - Kick-off-Meeting: Information des Projektteams über das Projekt mit eingeschränkter Möglichkeit der Interaktion. Der Projektleiter hat die Projektplanung größtenteils bereits fertig gestellt. - Projektstart-Workshop: gemeinsame Erarbeitung der Projektplanung und Entwicklung eines Big Project Picture. Umfassende Möglichkeit der Interaktion der Projektteammitglieder. Längere Dauer ermöglicht auch einen Beitrag zur Projektkulturentwicklung zu leisten. Unsere Tipps & Tricks: - Die Projektkommunikation muss über den gesamten Projektverlauf sichergestellt werden. Durch Gespräche zwischen Projektmanager und Projektteammitgliedern und Sitzungen während der Projektarbeit sowie durch Projektpräsentation wird der Aufbau einer Projektkultur ermöglicht und auch ein Beitrag zum Projektmarketing erbracht. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 25

26 Schritt 10: Projektauftrag Projekthandbuch Wie können wir die Projektplanung dokumentieren? (Projekthandbuch) Projekte werden mit einer Vielzahl von Arbeitstechniken geplant. Dazu benötigt man Papier, Stifte und Post It. Damit die Planung dem Auftraggeber vorgelegt werden kann, muss diese in eine ansprechende Form gebracht werden. Dazu dient der Formularsatz Projekthandbuch als Vorlage. Die Planungsdaten werden darin eingetragen und mit dem Auftraggeber verhandelt. Der Auftrag (Kontrakt) ist gleichzeitig der Start für die Phase der Realisierung. Wie kommt der Kontrakt zustande? Der Kontrakt kommt durch die Vorlage des Projekthandbuchs beim Projektauftraggeber zustande. Der Auftrag wird gemeinsam besprochen. Der Projektleiter und der Projektauftraggeber unterzeichnen anschließend das Projekthandbuch. Was passiert mit dem Projekthandbuch? Aus den Projekthandbüchern ist der jeweilige Projektstatus herauszulesen. Das bedeutet aber, dass das Projekthandbuch immer am neuesten Stand zu halten ist. Am Ende des Projekts ist das Projekthandbuch abzulegen, dass man es auch wieder findet. Unsere Tipps & Tricks: - Oft werden Projektdokumentationen nach der Quick&Dirty-Methode gemacht. Das heißt, dass die (Fortschritts-)Dokumentation oft nur mehr mit der Digitalkamera vorgenommen wird. - Projektmanagementsoftware ermöglicht unterschiedliche Darstellungen mit nur einer einmaligen Eingabe der Daten. Es gibt auch bereits Shareware-Programme zur Projektplanung. Unterscheiden Sie zwischen Arbeitstechniken der Planung eines Projekts und Instrumenten der Dokumentation. Teamorientierte Planung fördert die Identifikation mit dem Vorhaben. > Kostet aber auch Zeit! Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 26

27 Schritt 11: Umsetzung des Vorhabens Projektcontrolling Wie sichern wir die zeitgerechte Leistungserbringung ab? Nach dem Projektstart müssen alle Mitarbeiter/innen des Projekts wissen, wer macht was bis wann. Dargestellt wird dies durch Zuordnung der Arbeitspakete und der genauen Spezifikation zu den einzelnen Mitarbeiter/innen des Projekts. Durch die Meilensteine bzw. die Terminplanung wird festgelegt, wann die jeweiligen Teilleistungen erbracht werden müssen. Tritt Verzug ein, muss das Projektteam Maßnahmen überlegen, damit das Projektziel dennoch erreicht wird. Controlling ist die Aufgabe, während der Projektrealisierung das Projekt zu überwachen und zu steuern. Abläufe und Ereignisse treten nicht immer so auf wie geplant. Es kommt zu Abweichungen zwischen SOLL und IST. Nach der Analyse der Abweichungen kann das Projektteam durch Variationen der folgenden drei Eckpunkte des Projekts steuernd eingreifen: - Leistung: diese kann verändert bzw. reduziert werden - Termine: Zeitpunkte der Realisierung können verschoben bzw. verlängert werden. (Achtung: Die Verschiebung von Meilensteinen bedarf üblicherweise der Genehmigung des PAG.) - Ressourcen: Es können z.b. Leistungen dazugekauft werden, Überstunden gemacht oder neue Projektteammitglieder hinzugefügt werden. Die Möglichkeiten der Veränderungen sind begrenzt. Man nennt dies das Magische Dreieck. Wie sichern wir die Qualität der Leistungserbringung ab? Nicht nur die quantitative Erfüllung des Projektauftrags wird vereinbart und überwacht, auch die qualitative Erfüllung. Dabei ist es wesentlich, dass Qualitätskriterien besprochen werden. Dafür benötigt man entsprechende Indikatoren. Wie können wir Problemen effektiv und effizient begegnen? (Risikomanagement>>Schritt 14) Um Problemen bei der Projektdurchführung zu begegnen, sollte man sich rechtzeitig mit möglichen Risiken im Projekt auseinandersetzen. Dafür gibt es zwei zentrale Fragen: Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 27

28 - Welches sind die potenziellen Bedrohungen für den Projekterfolg? Wie hoch sind die Auswirkungen? - Mit welcher Wahrscheinlichkeit treten diese Risiken ein? Ein Projektportfolio visualisiert die Risiken und ermöglicht es, für hohe und besondere Risiken Maßnahmen zu ergreifen. Diese können proaktiv (führen dazu, dass das Risiko gar nicht eintritt) oder reaktiv (fertiger Maßnahmenplan bei Risikoeintritt) sein. Unsere Tipps & Tricks: - Projektsteuerung ist eine kontinuierliche Aufgabe im Projektmanagement. Sie beginnt bereits in der Planungsphase. Dabei sollen die Projektziele regelmäßig überprüft und wenn nötig angepasst werden. - Um sinnvolles Controlling vornehmen zu können, sollten alle am Projekt beteiligten Personen über den jeweiligen Projektfortschritt informiert sein. Dazu gibt es einen Projektfortschrittsbericht, der regelmäßig auszufüllen ist und Grundlage für Entscheidungen darstellt. - Protokolle über die jeweiligen Meetings ermöglichen nachvollziehbar Änderungen im Projekt zu bearbeiten. Es sollen zumindest die Teilnehmer/innen, der Ersteller des Protokolls und die Ergebnisse der Besprechung und die Vereinbarungen der weiteren Vorgangsweise angeführt sein. - Das Projekttagebuch resümiert chronologisch den Ablauf eines Projekts. Jedes Treffen und jedes Ereignis wird eingetragen. So kann dies während des Ablaufs jederzeit für Controllingmaßnahmen herangezogen werden und ist eine ideale Möglichkeit, Erfahrungen in der Projektbearbeitung zu sichern. - Tätigkeitsberichte dienen der individuellen Auflistung des Beitrags zum Projekt. Wer Projektrolle Datum Tätigkeit Dauer Abb.: Arbeitsprotokoll/Projekttagebuch Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 28

29 Schritt 12: Projektmarketing Projektmarketing ist ein Teilprozess des Projektmanagementprozesses. Durch entsprechende Kommunikationsformen wird die Aufmerksamkeit, insbesondere des Managements, erhöht und damit die Akzeptanz eher sichergestellt. Projektmarketing ist zu unterscheiden von Produktmarketing, das auf die Vermarktung der Ergebnisse fokussiert. Warum benötigen Projekte Marketing? Aufgrund der Komplexität, Dynamik, Neuartigkeit usw. haben Projekte einen hohen Erklärungsbedarf. Mit Kommunikationsmitteln sollen die verfolgten Strategien und Projektziele den relevanten Projektumwelten kommuniziert werden. Welche Mittel kann man einsetzen? Folder, Newsletter, Infoblätter, Hand-Outs usw. sind als Kommunikationsmittel für die Zwecke des Projektmarketing besonders geeignet. Unsere Tipps & Tricks: - Es beinhaltet die Kommunikation der angestrebten Projektergebnisse an die relevanten Umwelten. - Projektmarketing muss im Projektteam abgestimmt werden und von allen Projektteammitgliedern wahrgenommen werden. - Es muss in allen Phasen des Projektmanagementprozesses erfolgen. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 29

30 Schritt 13: Projektabschluss Was machen wir nach der Fertigstellung des Produkts? Wenn das Ergebnis (Ziel) des Projekts realisiert ist, dann ist oftmals die Lust am Projekt vergangen. Dennoch sind nach dem Höhepunkt vielfach noch Aufgaben zu erfüllen, wie z.b. Dokumentationen, Abrechnungen, Befragungen usw. Es gilt diese Arbeiten bereits in der Planungsphase vorzusehen und im Projektstrukturplan als eigene Phase (z.b. Nachbereitung) festzuhalten. Eine wesentliche Aufgabe im Projektabschlussprozess ist es weiters, das soziale System aufzulösen. Wie können wir die Ergebnisse und Erkenntnisse dokumentieren? Das Projekthandbuch ist das zentrale Dokument des Projekts. Nach Realisierung ist dieses auf den letzten Stand zu bringen. Die Erkenntnisse aus der Projektarbeit sind festzuhalten und dienen dem individuellen (was habe ich gelernt?) und organisationalen Lernen (z.b. was kann die Organisation noch lernen, wie kann sie sich verbessern?). Dabei sollen wesentliche Erkenntnisse im Sinne eines Wissenstransfers in die Stammorganisation übertragen werden. Die Ergebnisse aus der Leistungserstellung können vielfältig dokumentiert werden. Je nach Projektauftrag können die Lösungen beschrieben, fotografiert, gefilmt oder beigelegt werden. Es soll aber für alle Beteiligten nachvollziehbar sein, wie man zu der Lösung gekommen ist. Worauf müssen wir bei der Präsentation der Ergebnisse achten? Die Präsentation der Ergebnisse hat nicht nur Marketingfunktion. Sie dient vielfach auch der Bewertung der erbrachten Leistungen. Damit eine Projektpräsentation erfolgreich verläuft, sind das Ziel, die Zielgruppe, der Aufbau und der Inhalt, die Gestaltung der Medien, aber auch das Auftreten und die Sprache der Präsentatoren entscheidend. Die wesentlichen Punkte sind in einem Präsentationskonzept festzuhalten. Als Methoden zum Projektabschluss eignen sich: - ToDo-Listen für Restarbeiten - Evaluationsinstrumente - Projektabschlussberichte (Teil des Projekthandbuchs) - Fertiggestellte Projektmanagement-Dokumentation (As-Is) - Projektergebnispräsentation Wie können wir die Ergebnisse unseres Projekts evaluieren? - Ein- und Mehrpunktmethoden - Feedback - Befragungen Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 30

31 Unsere Tipps & Tricks: - Weniger ist mehr! Gerade bei Präsentationen achten Sie auf ein einheitliches ruhiges Layout und wenige eindeutige Botschaften auf den Präsentationsunterlagen. - Sorgen Sie für Notfälle vor: Stromausfall, Beamer-Lampe defekt, ein Teammitglied krank usw. - Achten Sie auf eine sorgfältige Auflösung des sozialen Systems, insbesondere der Beziehungen in der Projektorganisation (Projektauftraggeber, Projektmanager, Projektteammitglieder, Projektmitarbeiter). - Unterscheiden Sie die Projektabschlussphase von der Nachprojektphase. Während die Projektabschlussphase noch Teil des Projekts ist, ist die Nachprojektphase außerhalb des Projekts (als Teil des sachlichen Kontextes) und dient dazu, die Zukunft des Projekts zu planen (z.b. Folgeprojekt, Übernahme in den Regelbetrieb). Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 31

32 Schritt 14: Risikomanagement Projektkrisenbewältigung Risiken sind ein noch nicht eingetretener erwarteter Schaden im Projekt. Ein Risiko definiert sich durch Eintrittswahrscheinlichkeit multipliziert mit der erwarteten Schadenshöhe. Man kann Risiken unterscheiden in - Prozessrisiken - Produktrisiken Die Aufgaben des Projektrisikomanagements sind - die Identifizierung von Risiken im Projekt - die Bewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit, erwarteter Schaden): Risikoportfolio - die Planung von Präventivmaßnahmen (Vermeidung, Verminderung, Überwälzung von Risiko) - Planung von Korrektivmaßnahmen - Überwachung im Rahmen des Controllings Der Eintritt von Risiken führt zu einem Maßnahmenkatalog: - Ursachenanalyse: unterstützt die Suche nach Sofortmaßnahmen und bietet Lernchancen für zukünftige Projekte - Szenariotechnik Unsere Tipps & Tricks: - Treffen Sie Maßnahmen zur Vermeidung von Risiken in Projekten durch Vorsorge (z.b. Risikobudget). - Nützen Sie die Risikoanalyse um den Blick auf Probleme im Projekt zu schärfen. - Risiken sollten als Chance gesehen werden (Sprichwort: zu Tode gefürchtet, ist auch gestorben). Fokussieren Sie auf die Lösungsorientierung Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 32

33 Tipps für den erfolgreichen pm basic-abschluss Die Prüfung besteht aus zwei Teilen: Theoretischer Teil: Computertest Der pm-test mit Multiple-Response und Zuordnungsaufgaben besteht aus 45 Fragen, die am Computer in 45 Minuten beantwortet werden müssen. Der pm-test ist ab 75% der zu erreichenden Punkte positiv absolviert. Der Syllabus des Wissens ist auf den Homepages von pma ( und cceco ( kostenlos downloadbar. Unsere Tipps und Tricks: - Wählen Sie jene Lösungen, die für Sie logisch erscheinen. - Bei Multiple-Response-Fragen können bei den vier Antwortmöglichkeiten eine, mehrere, alle oder keine richtig sein. - Gehen Sie zur Beantwortung der nächsten Frage über, wenn Sie bei einer Frage Schwierigkeiten haben. Sie können offene Fragen später beantworten. Alle Fragen sind nummeriert. - Die Restzeit ersieht man am Bildschirm im rechten oberen Eck. Praktischer Teil: Fallstudie Die Zeit für die Lösung der Fallstudie beträgt 90 Minuten. Das Fallbeispiel gilt als bestanden, wenn Sie mehr als 60 % der Punkte erreichen UND wenn alle Dokumente bearbeitet wurden. Unsere Tipps und Tricks: - Beantworten Sie alle Teile des Fallbeispiels (Projektziele, Projektorganigramm, Projektumweltanalyse inkl. Strategien zur Verbesserung der Umweltbeziehungen, Projektstrukturplan, Meilensteinplan). - Bearbeiten Sie die von Ihnen festgelegten Ziele. - Geben Sie auch Annahmen und Voraussetzungen (Interpretation) zu Ihrer Planung an. - Die Einhaltung vorgegebener Formvorschriften erleichtert die Arbeit. Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 33

34 Literaturliste (in zufälliger Reihenfolge) Projektmanagement. Grundlagen. Methoden und Techniken. Zusammenhänge Boy/Dudek/Kuschel, Gabal Verlag, 12. Auflage 2006 Projektmanagement. Mit System zum Erfolg Berger/Schubert, Manz Verlag Schulbuch, 2002 Projektmanagement Step by Step Auchmann/Berger/Feierfeil/Panis u.a. Manz Verlag Schulbuch, 2007 Projektmanagement und Projektarbeit Auchmann/Berger/Panis/Schubert u.a., Manz Verlag Schulbuch, 2005 PM Baseline. Wissenselemente zum Projekt- und Programmmanagement Projektmanagement Austria. (kostenloser download als pdf), 2005 Happy Projects! Gareis, Manz Verlag, 2003 Projektmanagement Patzak/Rattey, Linde Verlag, 4. Auflage 2004 Wie Sie Projekte zum Erfolg führen Schröder/Diekow, Cornelsen, 1. Auflage 2006 Projektcontrolling Schreckeneder, Haufe Verlag, 2004 Prozesse & Projekte Gareis/Stummer, Manz Verlag, 2006 Ein Meer an Zeit. Die neue Dimension des Zeitmanagements Knoblauch/Hüger/Mockler, Campus Verlag, 2005 Bärentango. Mit Risikomanagement Projekte zum Erfolg führen DeMarco, Hanser, 2003 Der Termin. Ein Roman über Projektmanagement DeMarco, Hanser, 1998 Crash-Management in Projekten Noé, Publicis, 2006 Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 34

35 Kreativitätstechniken Nöllke, Haufe Verlag, 2004 Mehr Erfolg im Team. Ein Trainingsbuch Francis/Young, Windmühle Verlag, 1998 A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute ( auf Deutsch, 3. Auflage 2006 Projektmanagement Der Weg zum pm basic-zertifikat Seite 35