Dokumentenmanagement-Systeme in GMP-relevanten Umgebungen am Beispiel. ProMan. Max-Planck-Institut Dortmund

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1 Dokumentenmanagement-Systeme in GMP-relevanten Umgebungen am Beispiel Max-Planck-Institut Dortmund

2 Übersicht Allgemeine Grundlagen Grundanforderungen an Dokumenten Management Systeme GMP-Anforderungen dokumentationsrelevante Bereiche Risikoanalyse Anlagenqualifizierung /-validierung Prozeßablauf /-validierung Beispiel: System - (BioCon) Programmablauf Strukturbäume Anlagenkonfiguration Prozeßvalidierung Sicherungskonzept - Online (optional)

3 Thesen GMP = Give Me Paper was nicht dokumetiert wurde, wurde nicht erstellt

4 Grundanforderungen am Dokumenten Management Systeme (DMS) Scannen Erstellen Verwalten Weiterleiten von Dokumenten Ablegen Archivieren Abrufen Suchen

5 Weitere Anforderungen an DMS Schnell verfügbar Bewältigung komplexe Dokumentenstrukturen flexibel im (unternehmenspezifisch( unternehmenspezifisch) ) Aufbau hohe Verfügbarkeit Schutzmechanismen / Rechtesysteme Umsetzung unternehmensinterner Standards

6 Spezifische GMP - Anforderungen Integration von Change Control Systemen Dokumentenlenkung / -steuerung- Sicherungssysteme Audit Trails (Recovery Systeme) Zugriff Ablage GMP-konform (CFR 21 Part 11) Pflege

7 FDA - Anforderungen an ein geschlossenes System (DMS) 21 CFR Part 11, Section (1) Validation; (2) the ability to generate accurate and complete copies of records; (3) archival protection of records; (4) use of computer-generated, time-stamped audit trails; (5) use of appropriate controls over systems documentation; and (6) a determination that persons who develop, maintain, or use electronic records and signature systems have the education, training, and experience to perform their assigned tasks.

8 dokumentationsrelevante Bereiche Risikoanalyse (A) Anlagen (B) Prozesse (C)

9 A: Die Risikoanalyse (F M E A) Fehler-Möglichkeits- und Einfluß -Analyse Tool zur Identifizierung potentieller Risiken und deren Einfluß somit ist eine Konzentration der Validierungsaktivitäten auf die Punkte mit hohen Risiken möglich. Risiken können im Vorfeld erkannt werden, um bei deren Eintreten gezielt und strukturiert gegen zu steuern Entwurf einer Guidance zur Prozessvalidierung Annex 15 - Kapitel 5 (Methoden und (stat( stat.) Hilfsmittel) Besondere Erwähnung zum Einsatz der FMEA und FTA ( Fault Tree Analysis) FMEA = Failure Mode and Effects Analysis

10 B: Validierung / Qualifizierung verfahrenstechnischer Anlagen Lastenheft Pflichtenheft Validierungs -masterplan Design Design Bau Bau & Installation Inbetriebnahmnahme Betrieb Betrieb Risikoanalyse DQ DQ IQ IQ OQ OQ PQ PQ Validierung DQ = Design-Qualifizierung, IQ = Installations-Qualifizierung OQ = Operative Qualification/Funktions-Qualifizierung, PQ = Performance-Leistungs-Qualifizierung

11 C: Prozeßablauf Anlieferung Wareneingang Produktion Lagerung Warenausgang

12 Die Dokumente Stammdaten (Standort, Zertifizierungen, Anlagenbeschreibung etc.) Fehlersystem (Fehleranalyse, FMEA) Validierung (VMP* 1, Validierungsbericht, etc) Qualifizierung (Lasten-, Pflichtenheft, DQ, IQ, OQ, PQ) SOP S* 2 ( QS, PP, QK,MW) Zusätzliche Dokumente (Wartungs, Ressourcenpläne, etc.) Betriebsdaten (Chargenprotokolle) * 1 VMP = Validation Master Plan * 2 SOP = Standard Operation Procedure

13 Projektkonfiguration und -managementsoftware Datenbankgestützte Dokumentation und Konfiguration technischer Anlagen Dokumentenmanagement für den Bereich Qualifizierung und Validierung

14 Das Konzept Standardisierte Strukturen (BAH-Vorlagen *1 ) Verwendung bereits erstellter Vorlagen Nutzung und Aufbau von vorhandenem Wissen Unternehmensweite Verfügbarkeit (Intranet) Bedienung durch Internet-Browser Flexible Pflege vorhandener und neuer Daten Sicherungskonzept Rechtevergabe, Elektronische Unterschrift, Audit-Trails * 1 Bundesfachverband der Arzeneimittel-Hersteller

15 - Pakete Risikoanalyse, Fehlersysteme Kostenkalkulation Anlagenplanung, -konfiguration Fristensystem Audit - Trails Prozeßvalidierung

16 Programmablauf Erstellung der Formulare (SOP s, VMP etc.) Textbaustein, Seitenbaustein, Seitenvorlage Freigabe Eingabe der Daten, SOP s Dateiupload (.doc doc,,.xls. xls, etc) Ausdruck PDF-File handschriftliche Unterschrift Archivierung Datenbank

17 Programmablauf 1. Vergabe der Rechte

18 Programmablauf 2. Erstellung der Formulare

19 Programmablauf 3. Aufbau der Anlagen-/Prozeßbäume

20 Programmablauf 4. Eingabe der Daten Bearbeitung nur durch autorisierte Benutzer Freigabe der Dokumente durch elektronische Unterschrift (Paßwort)

21 Programmablauf 5. Ausdruck der Formblätter

22 Produkt-/Prozeßbaum Strukturbäume (hier Anlagenkonfiguration) Anlagenbaum Warenbaum Weitere...

23 Strukturbäume (hier Anlagenkonfiguration) Anlagenkonfiguration Dokumentenbereich Weitere...

24 Strukturbäume hier: Anlagenkonfiguration Beispiel: Installationsqualifizierung Anlage von Revisionen

25 Produkt-/Prozeßbaum Strukturbäume hier Prozeßvalidierung Anlagenbaum Warenbaum Weitere...

26 Prozeßdokumentation Zertifikate Qualitätsdaten- sammlung Chargenprotokolle Methoden /Spezifikationen

27 Prozeßvalidierung Prozeßbaum Anlagenbaum Zwischenprodukt 1 Ausgangsstoff Zwischenprodukt 2 Zwischenprodukt 3 Endprodukt Spezifikation Eingabe: Büro Verknüpfung Messdaten Eingabe: Labor Zwischenprodukt 1 Ausgangsstoff Zwischenprodukt 2 Zwischenprodukt 3 Endprodukt Zertifikat Eingabe: Büro

28 Sicherungskonzept - Optionen /CFR 21 Part 11 Anlage von Revisionen bzw. Revisionsverwaltung (Rückverfolgbarkeit aller Änderungen) jede Eingabe erhält einen Timestamp Identifizierung der Revisionen jede Eingabe kann nur von einem vorher definierten Benutzer (Passwort) unterschrieben werden Jedes Eingabefeld erhält die Zuweisung für berechtigte Benutzergruppen nur diese dürfen die Eingaben vornehmen

29 Sicherungskonzept Automatischer Backup (ASCII) der Datenbank Raid (1;0 ; 1+0; 5; 5+1) Optionale Sicherung auf - Band - CD - Netz (per Internet / verschlüsselt) Anlage von Audit-Trails auf unternehmenseigenen Datenbanksystemen (Oracle( Oracle,, DB2 etc.) redundante, pyhsikalische Datensicherung Recovery-Option

30 Validierung / Qualifizierung Design-Qualifizierung (DQ) Die Anlage entspricht den Anforderungen (Pflichtenhelt) (Aufgabe, vor der Bestellung von Anlagen) Installationsqualifizierung (IQ) Lieferumfang und Installation der Anlage entspricht dem Anforderungsprofil (Aufgabe, vor dem Anschalten von Anlagen) Funktions-Qualifizierung (OQ) Die Anlage arbeitet korrekt und erbringt die spezifische Leistung (OQ beginnt, wenn die Anlage angeschaltet wird) Perfomance-Leistungs Leistungs-Qualifizierung (PQ) Die Anlage ist geeignet, zuverlässig, kontinuierlich die spezifische Leistung zu erbringen

31 Change Controll System Anlagenmodifikation Austausch von Teilen Austausch oder Änderung Änderung Austausch Änderungskontrolle kritisch Requalifizierungsplan Logbucheintrag Risikoanalyse Requalifizierung Kritisch oder unkritisch Requalifizierungsbericht unkritisch Abschluss Änderungskontrolle Abschluss Änderungskontrolle Abschluss Änderung

32 FMEA - Formblatt Grundlagen für eine FMEA sind drei Fragen: 1.Schritt Welches sind die möglichen Auswirkungen des Fehlers? Bewertung der Bedeutung Was passiert, wenn ein Fehler auftritt? Bewertung des Auftretens Nach AIAG (angelehnt an QS 9000) Wird der Fehler entdeckt, wenn er auftritt? Bewertung der Entdeckung Nr. Funktion pot. Fehler pot. Folge B Klasse Ursache A aktuelle Maßnahme E RPZ empf. Maßnahmen zu erledigen durch getroffene Maßnahm. B A E RPZ Stand 2.Schritt Einteilung der drei Fragen in eine Rangliste Muliplikation der Teilergebnisse Ermittlung der Risikoprioritätszahl (RPZ) Bestimmung und Einleitung der Korrekturmaßnahmen

33 Aufzeichnung und graphische Darstellung von Meßwerten (Charts) i.b. statistische Angaben Histogram of means Histogram of ranges Trendverläufe Process Capability Indices C P, C PK

34 - Pakete / inhaltlich Anlage von Benutzerrechten Formeleditor Druckermanagement Browserschnittstelle Aufbau von (parallelen) Dokumentenstrukturen Erstellung von Datenbankmasken

35 Prozeßvalidierungselemente Prüfvorschriften Dokumentenmangement Prüfmethoden