Vom Einzug zur SEPA- Lastschrift

Transkript

1 Vom Einzug zur SEPA- Lastschrift Der Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift für Vereine Sparkasse Westmünsterland Electronic Banking Stand 1.4 / Juli 2013 Seite 1 von 16

2 Vom Einzug zur SEPA- Lastschrift Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren 3 2. Pflicht zur Nutzung der Sepa-Lastschrift 3 3. Praktische Vorgehensweise anhand des Bürgerschützenvereins von Wie wird zukünftig belastet? 4 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 5 6. Wie erstellt der Schützenverein gültige Mandate? 7 7. Wie können die Beiträge eingezogen werden? 11 Exkurs: Umstellung des Beitrageinzuges mit der Software SPG- Verein der Sparkasse Westmünsterland Verwalten von Sepa-Lastschriften mittels Online-Banking Ihre Checkliste über die Umstellung der Lastschriftverfahren Anhang 15 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 16

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren Über die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen wie auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut verpflichtend festgelegt. Insgesamt führt die Verordnung eine zeitliche gestaffelte Abschaltung der bisherigen innerdeutschen Zahlverfahren zugunsten der europaweit einheitlich geltenden Zahlverfahren (SEPA-Verfahren) durch. 2. Pflicht zur Nutzung der Sepa-Lastschrift Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet das konkret, dass ab dem weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge mehr von der Sparkasse Westmünsterland angenommen und durchgeführt werden dürfen. Auch eine Konvertierung Ihrer Lastschriftdateien ist uns leider nicht möglich, es fehlen in der nationalen Lastschriftdatei dazu nötige Informationen. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre Sparkasse dabei bietet, damit Sie auch nach dem Gelder per Lastschrift einziehen können. Leitfäden und weitere wichtige Dokumente zum Thema SEPA finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. Seite 3 von 16

4 3. Praktische Vorgehensweise anhand des Bürgerschützenvereins von 1830 Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf Sepa-Lastschrift oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Der fiktive Bürgerschützenverein von 1830 hat sein Vereinskonto bei der Sparkasse Westmünsterland. Er belastet einen Teil seiner Mitglieder einmal im Jahr den Vereinsbeitrag. Es werden 500 Mitglieder per Einzugsermächtigungsverfahren belastet. 4. Wie wird zukünftig belastet? 4.1 Einzugsermächtigungsverfahren und Sepa-Basis-Lastschrift Bei dem Einzugsermächtigungsverfahren holt der Schützenverein (Zahlungsempfänger) von seinen Mitgliedern (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt das Vereinsmitglied dem Schützenverein, Geld von seinem Konto einzuziehen. Das Vereinsmitglied hat das Recht, einen solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ab Belastung zurückgeben zu können. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die Sepa-Basis-Lastschrift. Auch hier muss der Schützenverein von seinen Mitgliedern eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Das Vereinsmitglied hat auch hier ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Kann der Schützenverein kein gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann das Mitglied bis zu 13 Monate nach Belastung Zahlungen zurückgeben. Die 500 Vereinsmitglieder, die per heute im Einzugsermächtigungsverfahren belastet werden, müssen auf das Sepa-Basis-Lastschrift- Verfahren umgestellt werden. Seite 4 von 16

5 Damit nicht von allen 500 Mitgliedern eine neue, schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem man vorhandene Einzugsermächtigungen in Sepa- Basis-Mandate umwandeln kann. 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 5.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, braucht der Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und Mandatsreferenzen Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss der Schützenverein eine Gläubiger-ID mitsenden. Diese erscheint bei dem belasteten Vereinsmitglied zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Gläubiger-ID beantragt der Schützenverein kostenfrei über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und . An diese -adresse wird dann die Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank gesendet. Der Verein erhält von der Bundesbank eine Gläubiger-ID Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für den Schützenverein beantragt wird, und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jedes einzelne Vereinsmitglied seine eigene Mandatsreferenz. Die Referenz muss vom Schützenverein frei vergeben werden. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Ein Vorschlag für eine Referenz ist eine Mitgliedsnummer mit fortlaufender Nummer, z.b. MITGLIEDSNUMMER01. Seite 5 von 16

6 Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Mitglieds. Jedes Mitglied des Vereines erhält eine eigene Mandatsreferenz. Will ein Vereinsmitglied eine Beitragsbelastung nach Ablauf der 8 Wochen zurückgeben, so wird der Verein von seiner Sparkasse nach einem gültigen Mandat gefragt. Der Verein muss dann anhand der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz das Mandat finden und vorzeigen können. Gelingt das nicht, ist die Sparkasse gehalten, dass Geld dem Mitglied zu Lasten des Vereinskontos zu erstatten. Mandate muss der Verein daher mindestens 14 Monate im Original vorhalten, auch wenn z.b. zwischenzeitlich ein Mitglied austritt Neue Vereinbarungen mit der Sparkasse Westmünsterland Wenn die Gläubiger-ID bekannt ist, schließt der Schützenverein zunächst mit seiner Sparkasse neue Vereinbarungen für die Bearbeitung der Sepa-Einzugsaufträge ab. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschriften Die Gläubiger-ID wird dabei auch auf diesen Vereinbarungen eingetragen. Die genauen Formularnummern der Vereinbarung finden Sie im Anhang dieses Schreibens. Sie sind in jeder Geschäftsstelle der Sparkasse zu bekommen Checkliste vor Einholen der Mandate Der Schützenverein beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für jedes zu belastende Mitglied eine Mandatsreferenz schließt aktuelle Vereinbarungen mit der Sparkasse als kontoführende Stelle ab. Seite 6 von 16

7 6. Wie erstellt der Schützenverein gültige Mandate? 6.1 Von der Einzugsermächtigung zum Sepa-Basis-Mandat Jedes Mitglied, dass bislang über den Lastschrifteinzug belastet wurde, muss über den Wechsel auf die Sepa-Basis-Lastschrift schriftlich informiert werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Information über den Kontoauszug des Mitgliedes Mit dem letzten Beitragseinzug über das alte Einzugsverfahren sendet der Verein jedem Mitglied eine Nachricht, dass zukünftig über das neue Sepa-Verfahren eingezogen wird. Dabei wird bei der Erfassung der Lastschriften neben dem üblichen Verwendungszweck z.b. Beitrag Schützenverein 2013 noch ein weiterer Text erfasst. Verwendungszweck in einer Lastschrift (max. 27 Zeichen pro Zeile) Zeile 1 Buergerschuetzen von 1830 Zeile 2 Jahresbeitrag 2013 Zeile 3 G-ID DE Zeile 4 M-Referenz <KU12345> Zeile 5 Wechsel Sepa Lastschrift Zeile 6 Erstmalig Zeile 7 Jaehrlicher Einzug Zeile 8 Betrag <xx> EUR Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Die Mitteilung von Betragshöhe, Belastungsrythmus (also jährlich, ½ jährlich usw.) und erster Belastungstag im Kontoauszug des Mitgliedes gilt einmal als Benachrichtigung des Mitgliedes über den Wechsel auf Sepa und als Vorankündigung zukünftiger Belastungen. Eine dem Verein vorliegende Einzugsermächtigung wird damit in ein Sepa-Mandat gewandelt. Seite 7 von 16

8 6.1.2 Information per Briefversand oder Übergabe: Lieber Schützenbruder <NAME>, zukünftig wird der Bürgerschützenverein von 1830 den Jahresbeitrag für Deine Mitgliedschaft über das Sepa-Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet: Deine Mandatsreferenz lautet: DE <KU12345> Den Beitrag in Höhe von XX Euro belasten wir <jährlich>, erstmalig zum <xx.xx.2014>. Mit freundlichen Grüßen Für den Vorstand: Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Wenn in dem Brief Betragshöhe, Belastungsrythmus (also jährlich, ½ jährlich usw.) und erster Belastungstag genannt wird, gilt der Brief gleichzeitig als Vorankündigung. Fehlen diese Werte, müssten alle betroffenen Mitglieder nochmals informiert werden. Die schriftliche Mitteilung ist vorgeschrieben, der postalische Versand nicht. Der Brief kann auch übergeben werden oder z.b. als Anlage dem Jahresbericht oder der Veranstaltungsübersicht für das Folgejahr beigelegt werden. Wichtig sind die persönliche Anrede und die Übergabe eines persönlichen Exemplars. Mit Übergabe oder Versand des Briefes gilt die Einzugsermächtigung als gewandelt. Eine Bestätigung des Mitgliedes ist nicht nötig. Die alte Einzugsermächtigung wird aber weiterhin vom Verein verwahrt. Seite 8 von 16

9 6.2 Wandlung der Einzugsermächtigungen Der Schützenverein schreibt die 500 Einzugsermächtigungsmitglieder an und teilt Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit Ergänzt das Schreiben um die Information zur Vorankündigung (Betrag, Belastungstag, Rhythmus). 6.3 Neue Mitglieder Treten nach dem Wechsel auf Sepa neue Mitglieder ein, so überreicht der Verein dem Mitglied schriftlich ein neues Sepa-Mandat mit der Bitte, dieses im Original unterschrieben dem Verein wieder einzureichen. Auch diese Mandate bewahrt der Verein auf. Muster: Seite 9 von 16

10 SEPA-Lastschriftmandat Bürgerschützenverein von 1830, für den Vorstand, Schützenstrasse 1, Schützenhausen Gläubiger-ID : Mandatsreferenz: DE <KU12345> Ich ermächtige den Bürgerschützenverein von 1830, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Bürgerschützenverein von 1830 auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vereinsmitglied: Vorname und Name Anschrift des Vereinsmitgliedes Kreditinstitut: IBAN-Nummer BIC-Nummer Ort, Datum und Unterschrift (Mitglied) Lieber Schützenbruder <NAME>, zukünftig wird der Bürgerschützenverein von 1830 den Jahresbeitrag für Deine Mitgliedschaft über das Sepa-Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Den Beitrag in Höhe von XX Euro belasten wir <z.b. jährlich>, erstmalig zum <xx.xx.2014>. Mit freundlichen Grüßen Für den Vorstand: Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Seite 10 von 16

11 7. Wie können die Beiträge eingezogen werden? 7.1 Mandatsverwaltung Aus den nationalen Verfahren Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag ist man gewohnt, nach Einholen der Vereinbarungen diese abzulegen und danach unabhängig davon seine Beitragseinzüge vorzunehmen. Bei den Sepa-Lastschrift-Verfahren ist das anders. Der Inhalt des Mandates wird bei jedem Einzug elektronisch mit übertragen, und die Werte innerhalb des Mandates sind sehr wichtig für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen mit verwaltet werden, so wie die Zahlungen auch Ablaufdatum Sepa-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht mehr angesprochen, also das Mitglied 36 Monate lang nicht belastet, so verfällt es. Das Sendedatum des Wandlungsschreibens ist der Beginn der Ablauffrist für das Mandat Erst-, Folge-, Letzteinzug Sendet der Schützenverein eine Lastschrift, so sendet er jedes Mal auch mit, ob mit diesem Mandat zum ersten, letzten oder wiederholten Male eingezogen wird. Es ist wichtig, diese Werte korrekt bei der Erfassung der Lastschriften anzugeben, da es ansonsten zu Problemen bei der Ausführung der Belastungen kommen kann. 7.2 Einzug der Gelder Online-Banking oder Vereinsverwaltungssoftware Sepa-Lastschriften gibt es europaweit nicht auf Papier. Die Einzüge können ausschliesslich elektronisch bei der Bank oder Sparkasse aufgeliefert werden. Um einerseits die elektronischen Datensätze erzeugen zu können und andererseits die oben genannte Mandatsverwaltung zu meistern, ist der Einsatz einer Online-Banking- oder Vereinsverwaltungssoftware Seite 11 von 16

12 unerlässlich. Die Datenumwandlung einer bisherigen Einzugsdatei oder der Export aus einer eigenen Datenbanktabelle in Sepa-Lastschriften ist extrem aufwändig. Sollten Sie diesen Weg gehen wollen, empfehlen wir den Leitfaden Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa. Die Adresse zum Herunterladen aus dem Internet finden Sie im Anhang zu diesem Leitfaden Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen Sepa-Basis-Lastschriften sendet der Verein immer nach 09:00 Uhr am 6. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online- Banking. Grundsätzlich prüft die Sparkasse Westmünsterland immer anhand der Mandatsinformationen und dem Sendedatum den Fälligkeitstag und ändert diesen eventuell so ab, dass die geltenden Vorlagefristen für den Beitragseinzug eingehalten werden. Sepa-Lastschriften innerhalb Deutschlands können mit einer einheitlichen Vorlauffrist ab Mitte November 2013 eingereicht und übermittelt werden. Für diese Sepa-Lastschriften gilt eine Einreichung pauschal 2 Bankarbeitstage vor der gewünschten Fälligkeit. Unabhängig von Erst- oder Folgeeinreichung. Voraussetzung ist die Übertragung mit einer speziellen Auftragsart (COR1). 7.3 Exkurs: Umstellung des Beitrageinzuges mit der Software SPG- Verein der Sparkasse Westmünsterland Wie eine Umwandlung des Altbestandes in einer Vereinsverwaltungssoftware aussehen kann, zeigt sehr anschaulich der Leitfaden SPG-Verein-Leitfaden-Sepa zu unserer Vereinssoftware SPG Verein. Der Leitfaden ist über den Link direkt beim Programmhersteller abrufbar. Seite 12 von 16

13 8. Verwalten von Sepa-Lastschriften mittels Online-Banking 8.1 Sepa-Sammellastschriften Über das Online-Banking-Angebot der Sparkasse Westmünsterland können Sie Ihre Sepa-Einzüge komfortabel verwalten und ausführen. Es werden folgende Funktionen zur Verfügung stehen: Sammelbestand Einzüge können in Gruppen erfasst werden. Es lassen sich einzelne Zahlungen hinzufügen, ändern und löschen. Die fertige Gruppe (z.b. Quartal, Jahr, Sonderbeitrag Kinderfest ) können Sie entsprechend zu den Belastungsterminen ausführen. Seite 13 von 16

14 9. Ihre Checkliste über die Umstellung des Lastschriftverfahrens Tätigkeit erledigt Bestandsaufnahme im Verein Welche und wie viele Mitglieder werden belastet? Liegen Einzugsermächtigungen vor? (13 Monate Rückgaberecht) Mandatsidentifikation erstellen Beantragen Gläubiger-ID bei der Bundesbank Vergabe Mandatsreferenzen für jedes Mandat Vereinbarungen mit der Sparkasse treffen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschriften Korrespondenz mit den Mitgliedern durchführen Wandeln von Einzugsermächtigungen in Sepa-Basis-Mandate durch Anschreiben Einholen neuer Mandate, wenn alte Einzugsermächtigungen fehlen Einzug der Gelder Organisatorische Maßnahmen treffen, um zukünftig richtig einzuziehen. Erst, Folge, Letzteinzug, Verfallsdaten, Banking- Software Beachtung der Vorlauffristen Online-Banking-Zugang zur Bearbeitung der Lastschriften vorhanden Seite 14 von 16

15 10. Anhang Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Hotline der Sparkasse Westmünsterland Telefon: / Telefax: / sepa@sparkasse-westmuensterland.de Formulare Vorlagenname Inhalt Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Lastschriftmandat (Basis) Prospekte Vorlagenname Inhalt Das SEPA-Lastschriftmandat Ihr Schlüssel zur europäischen SEPA-Lastschrift Download Muster-Mandate SEPA-Basis-Lastschriftmandat Seite 15 von 16

16 Leitfäden Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa Ein Leitfaden über die Einführung der neuen, europäischen Zahlungsarten im Unternehmen Von Einzug und Abbuchung zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift für Unternehmen. Vom Einzug zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für Vereine Die wichtigsten Punkte für den Wechsel vom Einzugsverfahren auf Sepa, speziell für Vereine Terminieren von Sepa-Lastschriften und Bearbeiten von Rückgaben Handhabung von Fälligkeit und Rückgaben in der Praxis SEPA-Lastschrift-Leitfaden Einziehen von Forderungen mit dem Sepa-Lastschriftverfahren Zahlungsdateien und Zahlungsbestände im Internet-Banking Zahlungsdateien versenden und Zahlungsbestände verwalten und nach Sepa konvertieren über das Internet Banking der Sparkasse Westmünsterland Hilfsprogramme Eine Installationsanleitung für die Programme finden Sie im Leitfaden: Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa SEPA_Account_Konverter SEPA_File_Converter / Programm und Lizenz SEPA_XML_Checker / Programm und Lizenz Seite 16 von 16