Wie lernt der öffentliche Dienst?

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1 Wie lernt der öffentliche Dienst? Wissensmanagement auf dem Prüfstand Mag. Ursula ROSENBICHLER Leitung Abteilung III/9 Wirkungscontrollingstelle des Bundes Verwaltungsinnovation Bundeskanzleramt Krems, 20. April 2016

2 Agenda Ausgangspunkt Anlassfall: Demografischer Wandel Handlungsfeld Wissensmanagement Zukunftsbild & strategische Ziele Leitfaden zur Wissenssicherung & Toolbox Anforderungen an einen Leitfaden für die Bundesverwaltung Theoriegeleitetes Vorgehen (Definitionen, Individuum, Organisation, Subsysteme) Wissensprozess & Toolstruktur Theorie-Integration und handlungsleitendes Vorgehen Verantwortlichkeiten Wissensmanagement auf dem Prüfstand 2

3 Anlassfall Demographischer Wandel Prognose: rund Pensionierungen von 2015 bis 2027 Perspektive: reduzierte 1:1-Nachbesetzung & geringe Überlappung Herausforderung: Relevantes Wissen effizient & effektiv verfügbar machen Handlungsfeld Wissensmanagement Wissensmanagement auf dem Prüfstand 3

4 Handlungsfeld Wissensmanagement Leistungs- und erfolgsrelevantes Wissen geht aufgrund fehlender Mechanismen zur Wissenssicherung verloren. Explizites Fachwissen bleibt erhalten, während implizites Wissen nicht transparent gemacht und genutzt werden kann. Nicht mehr aktuelles bzw. relevantes Wissen wird perpetuiert und untergräbt die Lernfähigkeit der Organisation. IT-Systemen wird die Aufgabe des Wissensmanagements übertragen ohne im Vorfeld klare Prinzipien, Ziele und Selektionskriterien zu definieren. (Perpetuierung alten, Black Box Wissensmanagement auf dem Prüfstand 4

5 Entwicklungsprozess Handlungsfeld Wissensmanagement Analyse Status Quo Entwicklung Bundesstrategie Wissensmanagement Projekt EDI Leitfaden Wissenssicherung ab 2014 in Zusammenarbeit FachexpertInnen aus Verwaltung und Wissenschaft Wissensmanagement auf dem Prüfstand 5

6 Zukunftsbild 1. Alle Bediensteten der Bundesverwaltung, insbesondere Führungskräfte, verstehen Wissen als eine Schlüsselressource, mit der sie sorgsam umgehen. 2. Wissensmanagement ist als selbstverständlicher Teil des Verwaltungshandelns in die Prozesse bzw. Arbeitsabläufe integriert und wird durch geeignete IT-Instrumente unterstützt. 3. Wissensmanagement-Instrumente sind bekannt und werden in effizienter und effektiver Weise eingesetzt. 4. Effizientes Wissensmanagement trägt zur Qualitätsentwicklung der Leistungserbringung der österreichischen Bundesverwaltung und zur Erreichung ihrer Wirkungsziele bei. 5. Wissensmanagement fördert Collaboration und Co-Creation; es trägt zur Schaffung neuen Wissens und innovativer Ansätze aktiv bei. Wissensmanagement auf dem Prüfstand 6

7 Strategische Ziele Gemeinsames Verständnis schaffen Einheitliche Definitionen für Begriffe und Instrumente Bewusstsein fördern Kulturwandel hin zu einer offenen Kommunikation; Erkennen von Potentialen Wissenstransfer sicherstellen Bessere Wissenssicherung bei Personaländerung Wissensziele definieren Vertikale und horizontale Konsistenz zu Organisationszielen (mittel- & langfr.) Interoperabilität steigern Fach- und organisationsübergreifende Zusammenarbeit fördern Effizienz steigern Optimierte Nutzung der Ressource Wissen (Qualität/Kosten) Wissensprodukte bereitstellen & Modernisierung vorantreiben Bedarfsgerechter Wissenaustausch/Nutzung effizienter technischer Systeme Wissensmanagement auf dem Prüfstand 7

8 Leitfaden Wissenssicherung & Toolbox THEORIEGELEITETE PRAXIS Fachliche Grundlagen Gemeinsames Verständnis/Begriffe Beleuchtung strategischer und operativer Aspekte des Wissensmanagement Erläuterung relevanter Rahmenbedingungen Verantwortlichkeiten TOOLBOX Instrumente zur Wissenssicherung gemäß Prozess- Phasen zur Wissenssicherung Für alle Bediensteten des Bundes, unabhängig von ihrer jeweiligen inhaltlichen Arbeit oder hierarchischen Position. Unterstützung der Führungskräfte in ihrer Funktion als WissensmanagerInnen und InitiatorInnen von WM-Prozessen. Wissensmanagement auf dem Prüfstand 8

9 Anforderungen an den Leitfaden Verständlichkeit: Auswahl relevanter Begrifflichkeiten und Ideen, die innerhalb von Organisationen verstanden werden Anschlussfähigkeit: Gemeinsamen Sprache und Einordnung von bestehende Konzepte (Total Quality Management) Problemorientierung: Zur Lösung konkreter Probleme beitragen und nicht auf der Meta-Ebene verharren ( Nutzbarkeit ) Handlungsorientierung: WM-Analysen müssen Führungskräfte ermächtigen, den Einsatz von Managementinstrumenten in ihrer Wirkung auf die organisationale Wissensbasis zu beurteilen und letztlich zu Entscheidungen und Handlungen führen Instrumentenbereitstellung: Bereitstellung eines gewissen Arsenals an ausgereiften und zuverlässigen Methoden und Instrumenten. Qualität des Werkzeugkastens hängt nicht von der Neuigkeit der Instrumente ab, sondern ihrer geschickten Verwendung Wissensmanagement auf dem Prüfstand 9

10 Definitionen & Begrifflichkeiten Wissenstreppe (North, 2002) Wissen ist nichts Materielles, sondern ein Produkt des Denkens, Handelns und Lernens von Personen sowie die Kommunikation zwischen Personen. Es bezeichnet die Gesamtheit der individuellen Kenntnisse und Fähigkeiten, die Personen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfasst sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen. (Probst, et al., 2006) Wissensmanagement auf dem Prüfstand 10

11 Individuum & Wissen Wissensspirale (Nonaka, et al., 1995) Implizites Wissen entsteht durch Erfahrung, verändert sich in Sozialisationsprozessen, kann externalisiert werden und in Kommunikationsprozessen weitergegeben (Kombination), um letzten Endes wieder internalisiert zu werden. Implizites Wissen in explizites Wissen transferieren Individuelles Wissen in kollektives Wissen überführen Externes Wissen verfügbar machen und in die organisationale Wissensbasis integrieren bzw. internalisieren Wissensmanagement auf dem Prüfstand 11

12 Organisation & Wissen Bausteine des Wissensmanagements (Probst, et al., 2006) Wissensentwicklung Wissensproduktion durch die einzelnen MitarbeiterInnen in Form individueller oder kollektiver Prozesse Wissensverteilung des Wissens innerhalb der Organisation Wissensziele Beschreiben, wofür Wissen eingesetzt wird, was erreicht werden soll bzw. in welchen Themen-gebieten Wissen aufgebaut/besser genutzt werden soll. Wissensbewertung Messung der Wissensziel- Erreichung durch Kennzahl- und Bewertungssysteme Wissensidentifikation Schaffung eines Überblicks über vorhandenen Daten, Informationen und Fähigkeiten, innerhalb und außerhalb der Organisation Wissenserwerb Zukauf von Wissen durch die Organisation Wissensnutzung Produktiver Einsatz des vorhandenen organisationalen Wissens zum Zweck der Leistungserstellung Wissensbewahrung Prozess der Selektion, Speicherung und Aktualisierung im Zuge der Anwendung leistungsrelevanten Wissens Wissensmanagement auf dem Prüfstand 12

13 Subsysteme der Organisation & Wissen Technisch-instrumentelle Subsysteme: Elektronische Infrastruktur Soziale Subsysteme: Person & Personal Kulturelle Subsysteme: Organisation & Organisationskultur Wissensmanagement auf dem Prüfstand 13

14 Leitfaden zur Wissenssicherung Vorgelagerter Prozess: Wie Wissen entsteht Im Sinne von systemischem Wissensmanagement * passiert Wissensmanagement nicht am Ende einer Berufslaufbahn, sondern ist laufend in die Kernprozesse einer Organisation integriert. Es ist daher Aufgabe der Organisation, den Rahmen für aktives/laufendes Wissensmanagement zur Verfügung zu stellen, indem Führungskraft und MitarbeiterIn laufend Wissensmanagement betreiben. *Quelle: Helmut Willke: Systemisches Wissensmanagement, UTB Verlag, Stuttgart 1998 Wissensmanagement auf dem Prüfstand 14

15 Leitfaden zur Wissenssicherung Vorgelagerter Prozess: Identifikation leistungsrelevanten Wissens I. Welches Wissen hat auch in der mittelfristigen Zukunft (3-5 Jahre) noch Bedeutung? II. Wissensprozess Basierend auf: Gesetzlichen Regelungen Regierungsprogramm Strategien der Ressorts (auch Ressort-Wissensstrategie) Wirkungsziele Vorhandene personelle/finanzielle Ressourcen und Ressourcenplanung Trends (gesellschaftlich, Arbeitsmarkt, IT, ) Die Antwort auf diese Frage stellt den organisationalen Rahmen für alle Führungskräfte dar. zeigt jenes Wissen auf, das in der Organisation gehalten werden soll und ist Indikator für die Identifikation von leistungsrelevantem Wissen) Wissensmanagement auf dem Prüfstand 15

16 Leitfaden zur Wissenssicherung Elemente des Wissensprozesses Auf den vorgelagerten Prozess und die Klärung, welches Wissen mittelfristig von Bedeutung ist, folgt der Kernprozess der Wissenssicherung. Systemische Prozess in 5 Phasen Laufender Prozess entspricht einem Zyklus Phasen werden in mehreren Schleifen durchlaufen. Wiederholter Durchlauf reduziert Aufwand Wissensmanagement auf dem Prüfstand 16

17 Beispiel Leitfaden zur Wissenssicherung Elemente des Wissensprozesses: Beschreibung Phase 1 Ziele Ergebnisse Handlungen Was ist zu tun? Was ist zu beachten? Methoden AkteurInnen Zeitrahmen Phase 1: Wissen identifizieren & Wissensverteilung planen Frühzeitige Identifikation der WissensträgerInnen, die von Personaländerung betroffenen sind (z.b. Pensionierungen) Zeitgerechte Planung des Wissenstransfers unter Berücksichtigung personeller und zeitlicher Ressourcen WissensträgerInnen und deren Wissensbestand sind lokalisiert Leistungsrelevantes Wissen der WissensträgerIn ist identifiziert Erwartungen und Ziele in Bezug auf Wissenstransfer sind definiert Insbesondere folgende Fragen sind zu bearbeiten: Welche WissensträgerInnen werden (z.b. aufgrund von Pensionierungen) in den nächsten 2 Jahren aus der Abteilung ausscheiden? Welche Aufgaben werden von diesen Personen derzeit durchgeführt? Welches Wissen ist zur Erfüllung dieser Aufgaben vorhanden bzw. notwendig? Wo und wie ist dieses Wissen bereits gespeichert? Welche Technologien sind dazu im Einsatz? Identifikation der von der Personaländerung betroffenen MitarbeiterInnen (z.b. über Altersstrukturanalyse) Frühzeitiges Ansprechen des Themas Wissenssicherung (z.b. im Rahmen des MitarbeiterInnengesprächs) Festlegen des Rahmens für die Sicherung von leistungsrelevantem Wissen: Ziele, erwartete Ergebnisse, Zeitrahmen, Ressourcen Führungskraft: Trägt die Verantwortung für das rechtzeitige Anstoßen des Prozesses Setzt die Rahmenbedingungen (Ziele und erwartete Ergebnisse) für den Prozess der Wissenssicherung fest Entscheidet über zur Verfügung stehende (zeitliche und personelle) Ressourcen Treibt den Prozess voran WissensträgerIn: Gibt der Führungskraft eine erste realistische Einschätzung über benötigte zeitliche / personelle Ressourcen In Fällen der geplanten Personaländerung (z.b. Pensionierungen) wird empfohlen, den Prozess bereits sehr frühzeitig anzustoßen (rund 2 Jahre vor geplantem Austritt der WissensträgerIn) Wissensmanagement auf dem Prüfstand 17

18 Leitfaden zur Wissenssicherung Toolbox Wissensmanagement auf dem Prüfstand 18

19 Leitfaden zur Wissenssicherung Toolbox: Instrumentenkasten Beispiel Wissensmanagement auf dem Prüfstand 19

20 Verantwortlichkeiten Organisation setzt den Rahmen innerhalb dessen die AkteurInnen zur Wissenssicherung agieren können WissensträgerInnen dokumentieren und teilen Wissen laufend in Selbstverantwortung Team unterstützt Führungskraft bei ihren Aufgaben und verankert Wissen in der Organisation durch aktive Bewirtschaftung des WM-Kreislaufes Die Führungskraft trägt die zentrale Verantwortung für das Wissensmanagement: Prozess der Wissenssicherung anstoßen und vorantreiben leistungsrelevantes Wissen identifizieren und Erhaltung sicherstellen Sensibilisierung der MitarbeiterInnen für Wissensmanagement Kompetenzentwicklung und Professionalisierung Transparenz, Durchlässigkeit und barrierefreie Verfügbarkeit Wissensmanagement auf dem Prüfstand 20

21 Danke für Ihr Interesse! Mag. Ursula Rosenbichler Leitung Abteilung lll/9 Wirkungscontrollingstelle des Bundes Verwaltungsinnovation Bundeskanzleramt Sektion III Öffentlicher Dienst und Verwaltungsinnovation Ballhausplatz Wien ursula.rosenbichler@bka.gv.at