Inhalt. E-Invoicing in Europa. Das ZUGFeRD Format ferd management & consulting GmbH

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1 Fit für ZUGFeRD Status und Implementierung in Deutschland Andreas Pelekies, Chief Technology Officer XiTrust Graz, ferd management & consulting GmbH

2 Inhalt E-Invoicing in Europa Das ZUGFeRD Format 2014 ferd management & consulting GmbH

3 Elektronischer Rechnungsaustausch Pro Jahr mehr als 32 Mrd. Rechnungen in Europa. Davon 95% in Papierform, somit Tonnen Papier oder 12 Mio. Bäume Muss das sein? Liegen hier nicht enorme Einsparpotentiale? 2014 ferd management & consulting GmbH

4 Faktor Zeit Der Abschlussbericht des Projektes E-Rechnung des BMI und Goethe Universität Frankfurt/ Main von 2012 zeigt auf, dass die Bearbeitungszeit auf Empfängerseite von durchschnittlich 17 Minuten bei Papierrechnungen durch das Einlesen des XML- Datensatzes auf rund fünf Minuten reduziert werden kann. Zeit ist Geld Benjamin Franklin 1748 Es gilt: Je mehr Geschäftspartner ihre Rechnungsdaten elektronisch austauschen, desto konsequenter können die Effizienz- und Kostenvorteile erschlossen werden ferd management & consulting GmbH

5 Historie EU RL 2001/115 (Definition Rechnung) Umsetzung in EU zum EU RL 2010/45 (Rechnungsstellungsvorschriften), Wegfall Signaturpflicht EU RL 2014/55 (öffentliche Auftraggeber) 2014 ferd management & consulting GmbH

6 EU Richtlinie: Artikel 233 (Ausschnitt) (1) Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden. Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Lieferers oder des Dienstleistungserbringers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach der vorliegenden Richtlinie erforderliche Inhalt nicht geändert wurde ferd management & consulting GmbH

7 Was bedeutet das für den Rechnungseingang in DE? Papier Elektronisch Option1 Muss Ordner Elektronisch Innerbetriebliche Kontrollverfahren Qualifizierte elektronische Signatur EDI Verfahren Papier sonstige E-Rechnungen Per Definition Authen zität Integrität Lesbarkeit Substanz Substanzprüfung führt zu Authentizität Integrität Lesbarkeit Rechnungseingang * Unter bestimmten Voraussetzungen Archivierung Rechnungsprüfung nach Substanz Authentizität Integrität Lesbarkeit 2014 ferd management & consulting GmbH

8 Aktuelle Entwicklungen EU-Richtlinie 2014/55 vom 16. April 2014 veröffentlicht am 06. Mai 2014 Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen Artikel 7: Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die öffentlichen Auftraggeber und die Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, deren Fundstelle nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlicht wurde, und einer der Syntaxen auf der nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlichten Liste entsprechen ferd management & consulting GmbH

9 Richtlinie 2014/55/EU: Timing Basis von ZUGFeRD (MUG) ist expliziter Input, PDF/A im Mandat enthalten RL in Kraft Erarbeitung europäisches Datenmodell Veröffentlichung Syntaxliste Umsetzung öffentliche Verwaltung Gesetz & Betrieb Livebetrieb zentrale öffentliche Auftraggeber Livebetrieb subzentrale öffentliche Auftraggeber ferd management & consulting GmbH

10 Das ZUGFeRD Datenformat Andreas Pelekies, GS1 Germany, Leiter AP 3 im FeRD 10

11 ZUGFeRD 1.0 veröffentlicht! Vorstellung am durch Bundesinnenministerium Bundesministerium für Wirtschaft und Energie BITKOM

12 Vorstellung FeRD Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen, zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meinung gebündelt an die Koordinationsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben. Das Forum hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. 12

13 FeRD-Mitglieder 13

14 Vision Es soll in Zukunft genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen. Der Austausch elektronischer Rechnungen muss für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache möglich sein Prozessoptimierung mittels Auswertung strukturierter Daten beim Rechnungsempfänger Die Nutzung der strukturierten Daten durch den Rechnungsempfänger ist optional Damit der Rechnungsempfänger diese Option wahrnehmen kann, muss der Sender seine Rechnungsdaten gemäß dem jeweiligen Profil strukturiert übermitteln Die SW-Hersteller müssen alle Datenfelder des jeweiligen Profils als strukturierte Daten unterstützen 14

15 Wo und wie werden Rechnungsdaten genutzt? Beim Prüfen vor Buchung und Zahlung Beim Zahlen Beim Buchen 15 Grafikquelle: AWV e.v. 2013

16 Grundsätze des ZUGFeRD-Datenmodells Keine rein deutsche Lösung! Basis ist das semantische Datenmodell der Cross-Industry-Invoice Referenzlibrary Berücksichtigung von Harmonisierung (MUG) Branchenübergreifender Fokus Zielgruppe: Kleinste Unternehmen bis Großkonzerne einschließlich der öffentlichen Verwaltung 16

17 Design des ZUGFeRD-Formats Syntax Semantik Andorderungen ISO :2014 UN/CCL 13B CCBDA 1.0 ZUGFeRD DM NDR 2.1 ZUGFeRD Schema Core Component Specification: Definition semantischer Anforderungen UNECE Core Components Library: Semantische Komponentenbibliothek (z.b. Buyer) einschließlich Definition verwendeter Codelisten UN/CEFACT Core Components Business Document Assembly: Regeln zum Bau einer konformen Nachricht (Semantik) ZUGFeRD Datenmodell: Profilierung anhand der Cross Industry Invoice und der Regeln der europäischen Harmonisierung (CEN CWA MUG) Naming and Design Rules: Regeln zur Erstellung von XML-Schemata ZUGFeRD Schema: Ein Schema für Extended, Comfort und Basic17 Codelisten werden separat veröffentlicht

18 Semantische Profile EXTENDED Möglichst vollständige Abdeckung branchenübergreifender Prozesse Branchen- Erweiterung Abdeckung branchenspezifischer Prozesse außerhalb von ZUGFeRD Core Component Library (CII Profil) Branche ZUGFeRD Extended ~ MUG ZUGFeRD Comfort ZUGFeRD Basic Grafikquelle: AWV e.v COMFORT Vollautomatisierte Buchung, Rechnungsprüfung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs der meisten Rechnungen BASIC Buchung und Zahlungsverkehr einfacher Rechnungen 18

19 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen Papier Bilddatei (PDF) ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Basic Comfort Extended - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit - 19

20 Beispiel beim Empfänger Bildquelle: AWV e.v. 20

21 Abgrenzung zu EDI 80-90% Z.B. 150 Rechnungen pro Woche Verkäufer EDI bleibt! Käufer Papier Die restlichen 15 % 1 Rechnung pro Jahr Bei Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen! 21

22 Abgrenzung zu klassischem EDI EDIFACT und Subsets GS1 XML, ISO ZUGFeRD Prozessoptimiert 100% automatische Verarbeitung So wenig Datentransfer wie möglich Bilaterale Absprache notwendig (Nationale bzw. Branchenprofile) Geeignet für eine regelmäßige Geschäftsbeziehung Massendatenverarbeitung Einfach anfangen Buchungsunterstützung So selbsterklärend wie nötig Keine bilaterale Absprache notwendig Geeignet für Einmalkäufer (z.b. auch Onlineshops) 1 Datei = 1 Rechnung 22

23 Belegbild und Rechnungsdaten bilden eine Einheit Der Sender schickt eine ZUGFeRD - Rechnung PDF/A-3 Der Empfänger bestimmt den relevanten Beleg Ca. 60 Dienstleister/Unterstützer des Formats auf Einfach loslegen! 23

24 Zusammenfassung E-Rechnung als Ergänzung zu EDI ist nicht mehr aufzuhalten! Bis zu 70 % weniger Kosten (z.b. bei Kostenrechnungen) 5,3 Tage früherer Zahlungseingang Wir unterstützen Sie gerne bei solchen Vorhaben ;-) 2014 ferd management & consulting GmbH

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an: ferd management & consulting GmbH Andreas Pelekies +49 (221) Stolberger Str. 108a Köln ferd management & consulting GmbH

26 Austria Pro, AK E-Rechnung und ebinterface Dr. Gerhard Laga Austria Pro, AK-Leiter E-Rechnung WKÖ, Leiter E-Center

27 Agenda Austria Pro Geschichte des Arbeitskreises XML-Format Ebinterface Rechtslage ganz kurz E-Rechnung an den Bund Was tut sich auf EU-Ebene? Weitere nationale Initiativen im Umfeld der E-Rechnung

28 AUSTRIAPRO Geschichte die PRO Organisationen PRO s wurden im Umfeld Wirtschaftsministerien bzw. kammern gegründet, Ziel: Trade Facilitation im Sinne von Abbau nichttarifärer Handelshemmnisse Gründung in Österreich 1989 auf Initiative der Aussenwirtschaft der (damals) BWK 20 Gründungsmitglieder (Banken, große Industriebetrieb etc.) als Verein (Handlungsfreiheit, Förderungen) Bündelung nationaler/sektoraler Standardisierungsarbeit technische Geschichte (EDIFACT, XML und Co.) EDI = Electronic Data Interchange (for Administration, Commerce & Transport) XML: verwandt mit html, für offene Netze ( Web ) ebxml: global standardisiertes XML

29 AUSTRIAPRO II Mission Der Verein bezweckt die Einführung und Förderung der elektronischen Datenverwaltung und des Datenaustausches. Das Vereinsziel von AUSTRIAPRO ist es, die organisationsübergreifende IT-Kooperation zu fördern sowie typisch österreichische Anforderungen in die Entwicklung von nationalen und internationalen Datenstandards und -strukturen zu erfassen, zu artikulieren und der Allgemeinheit zur Verfügung zu stellen. Die Schwerpunktsetzung der Vereinstätigkeit erfolgt in Abstimmung mit der Wirtschaftskammer Österreich. (Zitat Statuten 2007) Organisation in Fachbereichen und nachgelagerten Förderprojekten WKÖ E-Center & AUSTRIAPRO die Aufgabenteilung Policy : E-Center (Abstimmung mit WKÖ Strat) Technologie: AUSTRIAPRO Wissenstransfer (Unternehmer allg.): E-Center (mit E-Day, TELEFIT & Co) Wissenstransfer (IT Branche, Spezialisten): überwiegend AUSTRIAPRO

30 FACHBEREICHE E-Rechnung E-Trade & Transport Near Field Communication Firmen A-Z Branchenkooperationen E-Zustellung Wirtschaftsportalverbund

31 Was ist ebinterface? ein XML Datenformat = maschinenlesbar = Kostenreduktion durch automatisiertes Einlesen ins Buchhaltungssystem für den rechtskonformen Rechnungsaustausch wird in FIBU/ERP Software eingebaut für B2B Rechnungsaustausch für ALLE: vom Kleinstunternehmen bis zum Industriebetrieb gratis verfügbar

32 XML Format ebinterface Geschichte 2003: Öffnung und Übergabe des internen XML- Rechnungsformats der ebpp GmbH an AustriaPro 2004: Überarbeitung des Formats und Vorstellung von ebinterface 1.0 durch AustriaPro und FiBu Softwarehersteller 2010 ebinterface 3.0 für kleine und grosse FiBu-Systeme verfügbar erweckt Interesse des Bundes WKÖ bietet kostenfreie Tools zur Erstellung und Prüfung 2013 ebinterface 4.0 inkl strukturierter Erweiterungsmechanismen 2014 Hauptformat für E-Rechnung an den Bund

33 ebinterface: Unterstützung durch WKÖ Opensource Plugin für MS Word erstellt und gepflegt Kostenfreie online Erstellungs- und Visualisierungstools Konformitätsprüfung und Liste für Hersteller Brancheninteressen durch Fachverbände vertreten (zb Baubranche) Stabile Weiterentwicklung durch Finanzierung gesichert wko.at/erechnung um neutrale Information zum Thema E- Rechnung anzubieten, Studie, Rechnungskongress etc

34 Rechtslage ganz kurz: B2B 11 UStG, Formfreiheit, Zustimmung des Empfängers, ACHTUNG bei Mehrfachausstellung! Bis Ende 2012 Zustimmung des Empfängers in jeder Form möglich Fortgeschrittene digitale Signatur oder EDI-Verfahren nötig, um USt zu sichern. Signaturprüfprotokoll Ablaufbeschreibung Elektronische Archivierung Seit 2013 Innerbetriebliche Steuerungsverfahren, verlässliches Prüfverfahren Archivierung auf Papier möglich Digitale Signaturen nicht mehr vorgeschrieben, aber jedenfalls EUweit konform, wenn qualifizierte digitale Signatur verwendet wird.

35 Rechtslage B2G: E-Rechnung an den Bund Seit MÜSSEN Rechnungen an den Bund elektronisch und strukturiert gelegt werden ( 5 IKT-K-G) Formate ebinterface 3.0, 3.02, 4.0 und PEPPOL sieht 3 Einbringungswege vor: Onlineformular Upload Webservice Nutzung durch Bundesländer möglich WKÖ-Forderung: Bundesländer sollen E-Rechnungen auch über erb.gv.at annehmen

36 Was tut sich auf EU-Ebene? EU-Richtlinie 2001/115 ermöglicht erstmals legales E- Billing EU-weiter Nutzen auf 240 Mrd pa geschätzt! 2009: Endbericht der EU-Expertengruppe für E-Invoicing 2010: EU-Richtlinie 2010/45/EU stellt elektronische Rechnung mit Papierrechnung gleich : EU Multi-Stakeholder-Forum für E-Invoicing : EU Multi-Stakeholder-Forum für E-Invoicing in E-Procurement RiLi 55/2014: elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen E-Rechnungsannahme (!) verpflichtend ab 2018/19

37 RiLi 55/2014: Details neuer semantischer Rechnungsstandard soll von CEN geschaffen werden. Kernelemente in RiLi vorgegeben CEN soll Liste an entsprechenden Syntaxen führen Mitgliedstaaten stellen sicher, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung,. und einer der Syntaxen auf der nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlichten Liste entsprechen. Ich wurde von ASI in die entsprechende CEN Arbeitsgruppe entsandt.

38 Weitere nationale Initiativen Webservice Übertragung für E-Rechnungen an den Bund öffnen und standardisieren System der sicheren, privaten, elektronischen E-Zustellung, Weiterentwicklung E-Procurement

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Informationen und Downloads ebinterface.codeplex.com ebinterface.freefinance.at wko.at/e-rechnung

40 ZUGFeRD in der Produktpraxis Referenzimplementierung SER Doxis4 InvoiceMaster Markus D. Hartbauer Chief Solutions Architect 1

41 Jahre ECM-Erfahrung 420 Mitarbeiter, 35 in Ö 50 Mio Umsatz 4 Standorte in Ihrer Nähe Enterprise Content Management Flexible elektronische Vorgangs bearbeitung Akten Elektronisches Archiv Suche Dateien und Dokumente Metadaten und Volltext 2

42 Doxis4 InvoiceMaster Capture IM Read IM Control Archiv Erfassung Beleglesung Workflow Archivsystem Papierdokumente Elektronische Dokumente Zentral und dezentral Extraktion Validierung Schnittstellen zum Workflow, ERP und Archiv Prüfungen Freigaben SAP, Web, Mail, Doxis4 Clients,... Rechts- und revisionssichere Aufbewahrung InvoiceMaster Read Klassifizierung des Belegs als Rechnung Lieferantenerkennung (Abgleich mit Stammdaten) Prüfung auf Vollständigkeit ( 11 UStG) Positionsabgleich / Positionsdatenerkennung Validierung und Übergabe des Belegs / der Buchung

43 Eingangsformate Unstrukturiert (Papier, PDF) Strukturiert (CSV, XML,...) div. Standards, zb XML/EDIFACT, DIGIN, UN/CEFACT,... Kombiniertes Eingangsformat ZUGFeRD konformes PDF

44 ZUGFeRD - Integration SER ist Pilotumsetzer des neuen Standards Was ist ZUGFeRD? ZUGFeRD ist ein weiteres einvoice Format Daten sind als XML im PDF eingebunden Release 1.0 im Juni 2014 verabschiedet wird aktuell sehr stark beworben hohes Potential, sich stark zu verbreiten (Internationalisierung, Handelspartner in Deutschland!) einvoices werden stark zunehmen

45 Konzept der ZUGFeRD-Initiative Ergänzung des EDI-Standards und Ablösung papierbasierter Prozesse Einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen (Versand per ) XML-Datensatz wird in ein (rechtssicheres) PDF/A-3 Dokument eingebettet Format PDF/A-3 ist dabei auch für die Langzeitarchivierung geeignet (Zukünftig DIN-Norm angestrebt) Beispiel einvoice im ZUGFeRD-Format PDF/A-3 + XML-Datei

46 ZUGFeRD-Integration Die ZuGFeRD Integration basiert auf dem jetzigen Release 1.0 der ZUGFeRD Spezifikation Doxis4 InvoiceMaster zieht Felder aus verschiedenen Profilen: Basic, Comfort, Extended zb Rechnungsempfänger, Lieferant, Belegnummer oder Bestelldaten Was leistet der Doxis4 ZUGFeRD-Connector? Verarbeitung eines in PDF/A-3 eingebetteten ZUGFeRD XML (offiziell ZUGFeRD-konform) Verarbeitung von ZUGFeRD XMLs als zusätzlicher Anhang zu einer PDF-Rechnung verschickt wurde Vereinfacht Erstellung elektronischer Rechnungen für Lieferanten à PDF/A3 nicht zwingend allerdings nur ZUGFeRD kompatibel, nicht Standard

47 Prozessablauf der Verarbeitung Doxis4 InvoiceMaster Read ScreenShots

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49 Integrierte Rechnungsprüfung in SAP Vordefiniertes Template zur Rechnungsprüfung auf Basis von SAP Business Workflow und Nutzung der SAP Standard Transaktionen. Customizing und Workflow Design in SAP. Freigabe und Genehmigung in und außerhalb SAP (Web-Freigabe für Non-SAP User).

50 DOXiS4 IM - SAP Control Monitor Genehmigung und Freigabe Anzeigefunktionen Belegdaten Prozessfunktionen

51 Möglichkeit der Freigabe auch per Mail/Web Eingang Lesung & Klassifikation Extraktion Übergabe Zuordnung Prüfung Genehmigung Buchung Integrierte Reports

52 Aussagekräftige Grafiken / Charts Weitere Informationen Broschüre zum Thema Doxis4 ZUGFeRD-Connector: bit.ly/ser-zugferd

53 Beurteilung aktueller Entwicklungen im Bereich E-Invoicing aus Sicht der Hilti Gruppe Xitrust Speed Update in Graz 2. Juli 2014 Wolfgang Matt Leiter Bereich Mehrwertsteuern Hilti AG in LI-Schaan

54 Inhalt der Präsentation Vorstellung Hilti-Gruppe E-Invoicing relevante Rechtsbereiche und Compliance Stakeholder der E-Invoice Equal treatment von Hardcopy Rechnung und E-Invoice E-Invoicing bei KMU`s

55 Profile One of the global leading companies in providing products, systems and services to construction professionals Founded in 1941 in Schaan, Liechtenstein Located in more than 130 countries on 6 continents Approximately employees Direct sales model More than direct customer contacts each day Sales 2013: CHF 4 34 million Brand promise: Hilti. Outperform. Outlast.

56 Principality of Liechtenstein Hilti Group Some employees worldwide Over in Group Headquarters Liechtenstein 36,475 citizens 161 square kilometres

57 System Solutions for Professionals (cont d) Open Drilling & demolition systems, Diamond systems Measure Measuring, positioning Close Foams, firestop Execute work Cutting, grinding Fasten Anchoring Direct fastening Screw fastening Installation systems

58 System Solutions for Professionals

59 Market Organizations Countries with integrated Hilti Group Marketing Organizations

60 E-Invoicing-relevante Rechtsbereiche Umsatzsteuergesetz Umsatzsteuerdurchführungsverordnung Umsatzsteueranwendungserlass BMF-Schreiben Zollkodex + andere zollrechtliche Bestimmungen Handelsgesetzbuch Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemässer DV-gestützter Buchführungssysteme Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Gesetze im Zusammenhang mit (persönlichem) Datenschutz

61 Wann ist eine E-Invoicing-Lösung compliant? Der gesamte-e-invoicing-prozesss Generierung der E-Invoice beim Rechnungssteller Verbuchung der E-Invoice beim Rechnungssteller Archivierung der E-Invoice beim Rechnungssteller Übertragung der E-Invoice vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger in Zusammenarbeit mit / ohne dem E- Invoicing-Provider Verbuchung der E-Invoice beim Rechnungsempfänger Archivierung der E-Invoice beim Rechnungsempfänger muss den diversen gültigen gesetzlichen Anforderungen im Land des Rechnungsstellers im Land des Rechnungsempfängers entsprechen!

62 Sicherstellung Integrität und Authentizität RICHTLINIE 2010/45/EU DES RATES vom 13. Juli 2010 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften Artikel 233 Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können.

63 Innerbetriebliche Steuerungsverfahren / Business controls Rechnung benötigt (IT-) Link zur Bestellung zum Lieferschein zur Warenausgangsbuchung / - eingangsbuchung zur Zahlungsbestätigung zum Transportauftrag zur EU-Transportbestätigung / Empfangsbestätigung zu den Exportdokumenten zu den Importdokumenten Business Controls sind unternehmens-/situationsbezogen zu gestalten Sicherstellung von Equal-Treatment zwischen Hardcopy- Rechnung und E-invoice

64 Nationale Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45 Wie wurde diese Richtlinie in den 28 EU-Ländern per umgesetzt? Wie hat sich die Nationale Umsetzung auf die Verbreitung von E- Invoicing in den 28 EU-Ländern ausgewirkt? Deutschland Österreich (z.b. E-Invoicing bei Beschaffungsvorgängen der Bundesverwaltung). Gibt es zu diesem Thema bereits Erfahrungswerte resp. Analysen? Haben Unternehmen unabhängig von ihrer Grössenordnung (insbesondere auch die KMU`s) ausreichende Kenntnisse über diese gesetzlichen Vereinfachungen? Gibt es nationale Informationskampagnen?

65 Showstopper von E-Invoicing Streuung von subjektiver / tendenziell negativer Informationen zum Thema E-Invoicing Vorteile von E-Invoicing sind den Unternehmen nur unzureichend bekannt Es dürfen keine gesetzlichen Anforderungen dem E-Invoicing «untergejubelt» werden, die auch für die Hardcopy-Rechnung gelten => «equal treatment» Eventuell vorhandene gesetzliche Zusatzanforderungen an das E- Invoicing müssen in transparenter Form den Unternehmen kommuniziert werden Aufzeigen von praktikablen Lösungen zur Umsetzung dieser Zusatzanforderungen

66 E-invoicing Stakeholders mit unterschiedlichen Interessen EU-Kommission Expert-Gruppe der EU-Kommission / CEN-Arbeitsgruppe Finanzverwaltungen / Fiscalis-Gruppe Wirtschaftsverbände Banken Produzenten von Fakturierungs-/ Buchhaltungssoftware Provider von IT-Lösungen für E-invoicing Steuerberater Wirtschaftsprüfer E-Invoicing Berater Internationale Konzerne KMU`s

67 Erwartungen an E-Invoicing I Maximaler Automatisierungsgrad bezüglich complianter/m Ausstellung / Verbuchung Übertragung Empfang / Prüfung / Verbuchung Archivierung der Elektronischen Rechnung Integration bestehender Buchhaltungs- und Zahlungssysteme Integration bestehender Archivierungssysteme Flexible Ausstiegsmöglichkeiten bei einem Wechsel des E- invoicing / E-archiving Providers

68 Erwartungen an E-Invoicing II E-Invoicing-Lösungen müssen folgende Punkte sicherstellen: Permanente und transparente Prüfung Vollständigkeit / Korrektheit der Rechnungsangaben Permanente und transparente Prüfung, ob bei VAT-pflichtigen Transaktionen die fälligen VAT-Beträge NICHT-VAT-pflichtigen Transaktionen KEINE VAT-Beträge fakturiert wurden Korrekte Verbuchung unterschiedlicher VAT-Transaktionen Inlandsbeschaffungen Innergemeinschaftliche Erwerbe Importe Dienstleistungsimporte aus dem Ausland muss beim Rechnungsempfänger sichergestellt sein

69 E-Invoicing bei KMU`s I EU-weite Informationskampagne zum Thema E-Invoicing E-Invoicing stellt grundsätzlich kein Risiko, sondern eine grosse Chance für sämtliche Unternehmen dar!!!! VAT muss seinen Ruf als Show-Stopper für E-Invoicing loswerden Eliminierung von rechtlichen Barrieren technischen Barrieren psychologischen Barrieren Förderung von E-Invoicing durch die EU-Kommission / Finanzverwaltungen / Wirtschaftsverbände / Steuerberater / Wirtschaftsprüfer => starke Unterstützung ist Grundlage für Rollout Balance zwischen rechtlichen Anforderungen und betriebswirtschaftlich sinnvollen E-Invoicing Lösungen

70 E-Invoicing bei KMU`s II Sicherstellung des passenden E-Invoicing-Verfahrens unter Berücksichtigung der individuellen Bedingungen beim jeweiligen KMU PDF Strukturierter Datensatz EDI Anzahl Eingangsrechnungen Ausgangsrechungen IT-Affinität / IT-Ausstattung

71 E-invoicing bei KMU`s III Nutzung von geeigneten E-Invoicing-Lösungen (z.b. FERD, ) für Transaktionen zwischen Grossunternehmen und KMU`s KMU`s sind hier im Driver-Seat KMU`s müssen von der Vorteilhaftigkeit von E-Invoicing überzeugt werden für Transaktionen zwischen KMU`s und Grossunternehmen KMU`s sind hier nicht im Driver-Seat E-Invoicing ist Voraussetzung für Geschäftsbeziehung

72 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

73 Ihre moderne Unterschriftenmappe.

74 die vorteile der elektronischen unterschriftenmappe XiTrust MOXIS ist die moderne Version Ihrer papierbasierten Unterschriftenmappe. Wie viele solcher traditionellen Unterschriftenmappen werden in Ihrem Unternehmen kreuz und quer herumgetragen oder bleiben liegen? Wie lange warten die darin liegenden Dokumente auf Ihre Unterschrift? In vielen Unternehmen sind die Prozesse bereits optimiert, erfahren aber dann erhebliche Verzögerungen und Medienbrüche, da noch papierbasiert unterschrieben wird. elektronisch mobil Rechtskonform In XiTrust MOXIS können Dokumente, welche von einer Person zu unterschreiben sind, elektronisch hinterlegt werden. Entweder einzeln durch Upload oder vollautomatisch aus Ihrem bestehenden Workflowsystem oder ERP-System. XiTrust MOXIS steht Ihnen als Webanwendung am Desktop und auf Ihren mobilen Endgeräten zur Verfügung. Dort können Sie mobil Ihre aktuellen Dokumente in Ihrer Auftragsmappe einsehen und im Einzel- oder Stapelverfahren unterschreiben oder ablehnen. Die Unterschrift geben Sie wie bei Online-Banking mittels mobilem TAN Verfahren oder Karte frei - ortsungebunden! Die mit XiTrust MOXIS verwendete elektronische Unterschrift ist der handschriftlichen Unterschrift laut EU-Gesetzgebung gleichgestellt. Sie können per Gesetz innerhalb der EU nicht hochwertiger unterschreiben.

75 die vorteile von XITRUST moxis Im Hand(y)umdrehen signiert zeit- und ortsunabhängig. XiTrust MOXIS baut auf der Funktionalität der Handy-Signatur oder Karte der Firma A-Trust - einem EU-zertifizierten Trust Center - auf. Die Handy-Signatur ist aus rechtlicher Sicht eine qualifizierte Signatur, entspricht also, was die Rechtswirkung betrifft, der eigenhändigen Unterschrift. Der große Vorteil der Handy-Signatur ist, dass für ihre Verwendung weder eine Signaturkarte, noch eine lokal am Arbeitsplatz des Benutzers zu installierende Software notwendig ist. Ihre Dokumente verlassen niemals die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens. medienbruchfrei Mit XiTrust MOXIS muss kein Papierausdruck mehr allein zu dem Zweck erstellt werden, Dokumente rechtsgültig zu unterschreiben. Dies spart viel Zeit und Geld. Das Original ist digital. raschere durchlaufzeiten Unterschriften können rasch eingeholt werden, auch wenn ein Unterschreiber nicht vor Ort anwesend ist. Personen, die oft beruflich unterwegs sind, unterschreiben Dokumente mit XiTrust MOXIS mobil auf dem Smartphone oder Tablet. Einheitlich Zu unterschreibende Dokumente werden aus unterschiedlichen Workflow-Systemen gesammelt und können über XiTrust MOXIS einzeln oder im Stapel mit nur einer mobilen TAN oder Karte unkompliziert unterschrieben werden. So steht z. B. dem Vorstand immer ein einheitlicher Ort zum Unterschreiben zur Verfügung, egal ob die Dokumente aus SAP, Sharepoint oder anderen Systemen kommen.

76 XITRUST moxis - efficient & smart Installation & Betrieb XiTrust MOXIS wird in Ihrer eigenen Infrastruktur oder privaten Cloud installiert und betrieben. Somit ist garantiert, dass Sie stets die Hoheit über Ihre Dokumente bewahren. Unterschriftenblatt XiTrust MOXIS bietet optional die Möglichkeit, den Unterschriftenlauf in Form eines Unterschriftenblatts nachzuverfolgen. Dieses Unterschriftenblatt wird wahlweise am Anfang oder am Ende des Dokuments angehängt und beinhaltet grafisch aufbereitet sämtliche Unterschriften des Dokuments. Egal wo das Dokument weiterverarbeitet wird, die Unterschriften sind stets Teil des Dokuments. Dies schafft Vertrauen und maximale Transparenz.

77 workflowsystemm Mobile Anwendung die zentrale anlaufstelle für Unterschriften in ihrem unternehmen XiTrust MOXIS ist die zentrale Anlaufstelle für Unterschriften in Ihrem Unternehmen. Dokumente können per MOXIS internen sowie externen Personen zur Unterschrift vorgelegt und via MOXIS gemeinsam unkompliziert und parallel unterschrieben werden. Dies garantiert Ihnen raschere Durchlaufzeiten. moxis und xitrust business server im tandem noch stärker: XiTrust MOXIS lässt sich mittels dem XiTrust Business Server einfach an Ihre dokumentenerzeugenden Systeme koppeln. Somit können Dokumente zum Beispiel direkt aus Ihrem Workflowsystem per XiTrust MOXIS mehreren Personen zur Unterschrift vorgelegt werden. Ist das Dokument signiert, wird es wieder an Ihr führendes System zurückgegeben. So verfügt XiTrust MOXIS im Tandem mit dem XiTrust Business Server bereits über zahlreiche Standardintegrationen, wie zum Beispiel in MS Sharepoint, SER DOXiS, Saperion, Opentext, SAP, MS Dynamics...) Unterschriftenmappe MS Sharepoint XiTrust Business Server SAP SER DOXIS Opentext Saperion... Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft bulk signature - im Stapel schnell unterschreiben Mit XiTrust MOXIS können Sie in einem Vorgang mehrere Dokumente auf einmal unterschreiben.

78 Retouren Urlaubsansuchen Arbeitsbewilligungen Versicherungsverträge Umlaufbeschlüsse Transportrechnungen E-Procurement Dokumente Lastschriften Lastschriften wichtige Bestellungen papierlose Verträge elektronische Reisekostenabrechnung Vorstandsbeschlüsse Dienstverträge Leasingverträge Werkverträge typische anwendungsfälle für ihr unternehmen kurzfristige Umlaufbeschlüsse Zahlungsfreigaben persönlich freizugebende Prüfprotokolle Orts- & zeitungebundene Vorstandsbeschlüsse XiTrust Secure Technologies GmbH, Grazbachgasse 67, 8010 Graz, Österreich, Mehrfachzeichnungen bei Bankgeschäften steuerliche Unterlagen Dokumentationen parallel zu zeichnende Dokumente (Sachverständigen-)Gutachten Protokolle Mitarbeitergespräch Bankgeschäfte Zertifikate Vollmachten u.v.m.