PBS archive add on CISU. Effektive Anzeige und Auswertung archivierter SAP IS-U / CCS-Belege

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1 PBS archive add on CISU Effektive Anzeige und Auswertung archivierter SAP IS-U / CCS-Belege

2 Seite 2 CISU Überblick Anzeige und Auswertung archivierter SAP IS-U / CCS-Belege Der hohe Integrationsgrad und Funktionsumfang des SAP- Moduls IS-U / CCS (Industry Solution Utilities / Customer Care & Service) zur Abrechnung branchenspezifischer Prozesse in den Bereichen Kundenservice, Kundeninformation und Abrechnung stellen besondere Anforderungen an Qualität und Umfang der im System gehaltenen Daten und deren Präsentation für den Anwender. Das PBS archive add on CISU erweitert diese Funktionalität auf die integrierte Bearbeitung von bereits archivierten Daten. Die komplexen und umfangreichen Datenstrukturen des SAP-Systems erfordern eine konsequente und regelmäßige Daten ar chivierung zur Sicherstellung der Performance und der System verfügbarkeit bei gleichzeitiger Kostenoptimierung. Durch die Komprimierung der Daten in den Archivdateien ist gewährleistet, dass der Anwender die notwendige Systemleistung bei minimiertem Ressourcenaufwand vorfindet. Im Rahmen der Prozesse zum Information Lifecycle Management (ILM) fordert der Anwender für die Dialog- und Auswertungsanwendungen einen schnellen und integrierten Datenzugriff auf seine Daten innerhalb der Lebensdauer der Kunden- und Abrechnungsinformationen. Gesetzliche Vorgaben (GOBS, GDPdU, usw.) stellen hier vergleichbare Anforderungen an die Unternehmen. Nach einer Archivierung stehen diese Daten allerdings nur eingeschränkt über die gewohnten SAP-Standardtransaktionen zur Verfügung. Das PBS archive add on CISU ermöglicht dem Anwender nun analog zur gewohnten SAP-Standardtransaktion den schnellen und integrierten Zugriff sowohl auf residente Daten aus der Datenbank als auch auf bereits archivierte Daten. Dies ermöglicht die vollständige Nutzung aller Möglichkeiten des SAP-Moduls zum Kundenservice und zur Kundenabrechnung bei freier Ausgestaltung eines ILM-Konzepts. Integration PBS archive add on CISU CISU Das PBS archive add on CISU ist eine Softwarelösung, die den SAP-Anwendern auch nach einer durchgeführten Datenarchivierung den integrierten Zugriff sowohl auf die Daten aus der SAP-Datenbank als auch auf die Archivdaten aus der Datenarchivierung erlaubt. Durch die Analogie zu den SAP-Standardtransaktionen bewegt sich der Anwender in den gewohnten Bildschirmmenüs und erfährt damit den maximalen Komfort beim Zugriff auf seine Daten. Zusätzlich stehen auch weiterhin die ursprünglichen SAP-Transaktionen zur Verfügung. SAP-Datenbank Archivdaten aus der Datenarchivierung Originalbelege aus dem externen Archiv Das PBS archive add on CISU ermöglicht den integrierten und umfassenden Zugriff auf alle archivierten und nichtarchivierten Informationen wie Abschlagspläne, Abrechnungsbelege, Druckbelege, Kontokorrentbelege und EDM Profilwerte. Die Investitionskosten zur Beschaffung der PBS archive add ons amortisieren sich innerhalb kürzester Zeit durch Einsparungen bei den Kosten für die Beschaffung und Administration von Plattenspeicherplatz. Darüber hinaus stehen auch nach der Archivierung die Originalbelege eines externen Archivs zur Verfügung. Damit ist für den Anwender die vollständige und optimale Verfügbarkeit seiner Daten sichergestellt.

3 CISU Überblick Seite 3 Der Einstieg in die PBS archive add ons erfolgt alternativ über rollenbasierte Menüs oder über das SAP-Customer-Interaction Center. Mit den dann aufgerufenen, integrierten PBS-Archivtransaktionen für die Anzeige von IS-U / CCS-Belegen werden archivierte Belege (Archivindikator *) zusammen mit den Belegdaten aus der SAP-Datenbank wie gewohnt angezeigt. Damit erhält der Anwender den maximalen Komfort bei der Selektion und Präsentation seiner Daten. Die starke Vernetzung der Transaktionen erlaubt die direkte Navigation sowohl zu Folge- und Vorgängerbelegen innerhalb des Moduls IS-U als auch zu verknüpften Belegen aus anderen SAP-Modulen. Dies gilt gleichermaßen für residente und für archivierte Daten. Darüber hinaus kann aus jeder IS-U / CCS-Transaktion direkt zu verknüpften, extern archivierten Originalbelegen verzweigt werden. Einstieg über rollenbasierte Menüs zur Anzeige von Abrechnungsbelegen zur Anzeige von Druckbelegen zur Anzeige von Abschlagsplänen zur Anzeige des Kontenstands zur Anzeige des Zahlungsstapels zur Anzeige der FI-CA-Belege zur Anzeige der Offene-Posten-Liste Einstieg über das SAP-Customer-Interaction-Center zur Anzeige von Abschlagsplänen zur Anzeige von Druckbelegen

4 Seite 4 Integriertes Transaktionsretrieval Anzeige archivierter IS-U-Belege In der IS-U Abrechnung, Fakturierung und im Vertragskontokorrent werden große Mengen abrechnungsrelevanter Belege erzeugt, so dass eine Archivierung dieser Daten aus Gründen der Systementlastung im Laufe der Zeit unumgänglich wird. Das PBS archive add on CISU bietet die komfortable Anzeige archivierter und residenter Belege im Rahmen von Abrechnung, Fakturierung sowie Vertragskontokorrent und präsentiert dem Anwender einen vollständigen Belegfluss zwischen den Dokumenten bei gleichzeitiger Entlastung der Systeme. Im Folgenden sind beispielhaft die Verzweigungsmöglichkeiten zu den unterschiedlichen Detailinformationen aufgezeigt. Vom Abschlagsplan zum Ausgleichsbeleg * Archivindikator Vom Ausgleichsbeleg zum Druckbeleg Vom Abschlagsplan zum Abrechnungsbeleg und umgekehrt Vom Abschlagsplan zum Druckbeleg und umgekehrt Vom Abrechnungsbeleg zum Druckbeleg und umgekehrt Archivindikator *

5 Integriertes Transaktionsretrieval Seite 5 Anzeige archivierter FICA-Belege Das SAP-Vertragskontokorrent Fi-CA ist eine Nebenbuchhaltung, die auf die Verarbeitung großer Belegvolumen ausgerichtet ist und die typischen Funktionen einer Debitorenbuchhaltung realisiert. Das Vertragskontokorrent ist integraler Bestandteil der SAP-Branchenlösung SAP for Utilities. In Analogie hierzu ist die PBS Lösung für das Vertragskontokorrent ebenfalls integraler Bestandteil des PBS archive add ons CISU. Vom Kontenstand zur Beleganzeige Anzeigetransaktionen Neben der Einzelbeleganzeige wird eine Vielzahl weiterer Transaktionen angeboten wie zum Beispiel die Anzeige von Kontenständen, Belegänderungen, Ratenplänen, Offene-Posten-Listen und Beleglisten zum Abstimmschlüssel. Alle Anzeigetransaktionen zeigen neben den Datenbankdaten auch die archivierten FI-CA-Belege. Vollständige Integration Alle Navigationsmöglichkeiten, die der SAP-Standard für residente Belege bietet, werden auch für die archivierten FI-CA-Belege unterstützt. So kann u. a. zum korrespondierenden Druckbeleg des IS-U verzweigt werden oder beim Einsatz des PBS archive add ons CFI aus der FI-Beleganzeige via Ursprungsbeleg zum FI-CA-Beleg gesprungen werden. Komfortable Indexverwaltung Für die Administration der Indexdaten für die archivierten FI-CA-Belege steht ein eigenständiges Administration Board zur Verfügung. Hiermit können die PBS-Indizes sehr komfortabel generiert und verwaltet werden. Von der Belegübersicht zum Ursprungsbeleg Vom Abstimmschlüssel zum Einzelbeleg Sachkonten Einzelposten aus PBS archive add on CFI Vom Einzelbeleg zur Belegänderung

6 Seite 6 Datenextraktion Datenextraktion Variabler Belegauszug Die Anforderungen der aktuellen Steuergesetzgebung (GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) machen es unter anderem erforderlich, dass SAP-Daten, insbesondere die des Rechnungswesens, aus dem SAP-System extrahiert und auf Datenträgern zur externen Verarbeitung durch die Finanzbehörden überlassen werden. Lösungen zur Datenextraktion im CISU Der Export von Daten lässt sich bequem und sehr variabel mit der Funktionalität des PBS archive add on CISU realisieren. Es können zum Zeitpunkt des Bedarfs unterschiedliche Daten aus der Datenbank und aus dem Archiv extrahiert werden. Dies sind: Belegdaten der FI-CA, Abrechnungs- und Druckbelege, Stammdaten zu Geschäftspartnern, beliebige Kunden- und Customizingtabellen. Belegbezogene Extrakte Mit Hilfe des speziellen PBS Extraktionsprogramms lassen sich variable Extrakte auf der Ebene der Belegzeilen erstellen. Hierbei kann der Umfang der zu extrahierenden Daten sehr gezielt auf z. B. Geschäftspartner abgegrenzt werden. Die Felder, aus denen sich ein Datenextrakt zusammensetzt, können frei ausgewählt werden, wozu die Funktionalität des ABAP List Viewers (ALV) angewendet wird. Extraktion der Stammdaten Wie für die Belegdaten ist im Lieferumfang auch ein Programm zur Extraktion von Stammdaten zum Geschäftspartner enthalten. Auch hier können der Datenumfang sowie die zu selektierenden Felder gezielt vorgegeben werden. Export von Einzeltabellen wie Customizing oder Kundentabellen Beliebige Tabellen und Customizing Daten Mit einem weiteren Extraktprogramm ist es möglich, Daten aus beliebigen Tabellen und evtl. dazugehörigem Archivierungsobjekt zu exportieren. Dies können z. B. kundeneigene Tabellen sein oder Customizingtabellen. Zur Extraktion von Customizingdaten sind entsprechende Tabellenpools bereits vordefiniert. Erweiterung der SAP-Standardextraktoren Für den Bereich des IS-U bietet der SAP-Standard diverse jedoch relativ restriktive Extraktionsprogramme. Diese wurden jeweils in einer PBS-Version erweitert. Dabei wurden einerseits die Zugriffe auf die Archivdaten ergänzt und andererseits die Abgrenzungsmöglichkeiten erweitert. Erweiterte SAP-Standardtransaktionen Schnittstelle zum Analyseprogramm Im Funktionsumfang enthalten ist ebenfalls ein Tool zur Generierung einer XML-Beschreibungsdatei. Dies gewährleistet einen komfortablen Import in ein PC-basiertes Analyseprogramm wie IDEA. Listanzeige der Extraktdaten im SAP-System Um den Inhalt von erstellten Extraktdateien anzeigen zu können, steht der PBS DataViewer zur Verfügung. Damit ist es möglich, jeweils zu einem Datenextrakt einen Report zu generieren, der den Inhalt der Datei in einer ALV-Liste anzeigt. Damit ist eine Verifizierung der extrahierten Daten innerhalb des SAP-Systems möglich.

7 Datenextraktion Seite 7 Variabler SAP-ALV Feldkatalog Variabler Export von Einzelposten Stammdaten Einzeltabellen erweiterte SAP-Standardextraktoren Export Viewer SAP / AIS XML PC-Analyseprogramm

8 Seite 8 Administration Boards Administration Boards Für den Aufbau und die Verwaltung der PBS-Indizes gibt es in den Bereichen Fakturierung und Abrechnung das Administration Board CISU und analog hierzu für den Vertragskontokorrent das Administration Board CFICA. Die Administration umfasst unter anderem das Generieren, Löschen, Aktivieren, Deaktivieren und Scannen der PBS-Indizes. Mit der zusätzlichen Unterteilung in Haupt- und Langzeitarchiv können die Laufzeiten der PBS- Ladeprogramme verkürzt und die Verwaltung der PBS-Indizes optimiert werden. Im CFICA Administration Board wird das Archivierungsobjekt FI_MKKDOC verwaltet.

9 Energiedatenmanagement und ergänzende Tools Seite 9 Energiedatenmanagement und ergänzende Tools Energiedatenmanagement Das Energiedatenmanagement (SAP IS-U-EDM) ist vollständig in IS-U / CCS integriert und verwaltet Lastgangmessung, Energiemengenbilanzierung, Fahrplan-Management und Abrechnung von lastganggemessenen Energieverbräuchen. Hier werden Profile vorverarbeitet und über eine interne Schnittstelle an die SAP IS-U-Abrechnung übergeben. Die PBS-Lösung bietet dem Anwender den gewohnten Komfort bei der Anzeige archivierter EDM-Profilwerte ohne Belastung der Datenbank eine sinnvolle Ergänzung im Hinblick auf das enorme Datenaufkommen in diesem Bereich. Ergänzende Tools Im Lieferumfang des PBS archive add ons CISU sind auch ergänzende Tools enthalten, die den direkten Zugriff auf die Archivdaten ermöglichen und die Anpassung an kundenspezifische Auswertungen unterstützen sowie die Adaption an Fremdsprachen, die nicht in der PBS-Standard-Auslieferung enthalten sind. PBS Archive Browser Die Transaktion /PBS/SE16 ist der Standardtransaktion SE16 nachempfunden, nur dass sie zusätzlich über einen Parameter verfügt (1-2-3-Parameter), mit dem auch archivierte Tabelleninhalte zur Anzeige gebracht werden können. Die Transaktion ermöglicht u. a. einen schnellen Blick auf die archivierten bzw. residenten Nummernkreise der Belege und erleichtert deren Auffindung.

10 Seite 10 Ergänzende Tools PBS Conversion Tool Dieses Tool bietet dem Anwender Unterstützung bei der Anpassung von eigenen Reports, die ebenfalls auf archivierte Daten zugreifen sollen. Die ursprünglichen Reports werden in neue Reports kopiert. Die automatisch generierten PBS-Funktionsbausteine integrieren den Zugriff auf die Archivdaten. Eine automatische Umstellung beschränkt sich allerdings auf einfachere Zugriffe. Komplexe Zugriffe, wie zum Beispiel JOINs müssen manuell nachbearbeitet werden. PBS Archive Access Tutorial Das PBS Archive Access Tutorial bietet dem Entwickler umfangreiche Unterstützung bei komplexen Select-Anweisungen in kundeneigenen Reports, wenn es gilt, auf archivierte Daten zuzugreifen. Alle PBS-indizierten Archivierungsobjekte sind mit Indexnummer, Einzel- und Intervallzugriff detailliert in den mitgelieferten Beispielprogrammen erläutert. Diese können sofort ausgeführt werden. PBS Translation Tool Standardmäßig ausgeliefert werden die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch. Mit Hilfe des PBS Translation Tools werden alle anderen Sprachen abgedeckt. Dabei werden automatisch Textpools in kopierten Standardreports, Textelemente in kopierten Dynpros, kopierte Oberflächentexte und alle Texte in den von PBS kopierten Standardtransaktionen übersetzt, indem es die Mehrsprachenfähigkeit des SAP-Systems nutzt. PBS-spezifische Textelemente müssen separat mit Hilfe der Transaktion SE63 übersetzt werden.

11 Integration mit SAP ADK Seite 11 SAP System Externes Archivsystem Direkter Zugriff über SAP ArchiveLink PBS Content Link für EMC Centera Optische Archivsysteme SAP-Archivdateien PBS-Indexdateien EMC Centera Dateiablage Die Archivdateien und die PBS-Indexdateien können nahtlos in eine vorhandene Archivinfrastruktur eingebunden werden. Sie können zum Beispiel über SAP ArchiveLink auf einem externen Archivsystem abgelegt werden. Hierbei sind allerdings Performanceaspekte bezüglich der Lesezugriffe zu berücksichtigen. SAP-Datenbank SAP ADK-Dateien im Dateisystem PBS-Indexdateien im Dateisystem SAP-Archivdateien PBS-Indexdateien Bei Verwendung des PBS ContentLink kann zur Ablage das CAS-System EMC Centera verwendet werden. Hierdurch wird eine sehr gute Zugriffsperformance erreicht und eine revisionssichere und wirtschaftliche Speicherung der Daten gewährleistet. CISU Archivierungsobjekte und Transaktionen Unterstützte SAP-Archivierungsobjekte ISU_PRDOCH Druckbelegkopf ISU_PRDOCL Druckbelegzeile ISU_BILL Abrechnungsbelegkopf ISU_BILLZ Abrechnungsbelegzeile ISU_BBP ISU_PROFV FI_MKKDOC Abschlagspläne EDM Profilwerte Vertragskontokorrentbelege Transaktionen im PBS archive add on CISU /PBS/EA40 Anzeige Druckbelege /PBS/EA22 Anzeige Abrechnungsbelege /PBS/EA18 Anzeige manuell erstellter Abrechnungsbelege /PBS/ES32 Anzeige Anlage /PBS/EA63 Abschlagspläne /PBS/EK94 Anzeige Zahlungspläne /PBS/EK63 Anzeige Zahlungsschema /PBS/EEDM02 Anzeige EDM Profilwerte /PBS/FPE3 Anzeige FI-CA Belege /PBS/FPE4 Anzeige FI-CA Belegänderungen /PBS/FPS_RFKKBELJ00 Belegjournal /PBS/FPL9 Anzeige Kontenstand /PBS/EACCBAL Kontenstand /PBS/FPO1 FI-CA: stichtagsbezogene Offene-Posten-Liste /PBS/FPO4 Offene-Posten-Auswertung /PBS/FPT5 Anzeige Belege zum Abstimmschlüssel /PBS/FPDE_EXP Datenextraktion FI-CA Belege /PBS/FP05 Anzeige Zahlungsstapel /PBS/FPR3 /PBS/FP09 /PBS/FPOR3 /PBS/FPSEC3 /PBS/FPCHR /PBS/FPM3 /PBS/FPM4 /PBS/FPRH /PBS/DRBE_EXP /PBS/ABBE_EXP /PBS/FPDE_EXP /PBS/CFICA/FR30 /PBS/CFICA/FR31 /PBS/CFICA/FR39 /PBS/CFICA/XML Anzeige Ratenplan Rückläufer Anzeige Zahlungsauftrag Anzeige Sicherheitsleistung Scheckverwaltung Anzeige Mahnhistorie Anzeige Rückläuferhistorie Anzeige Ratenplanhistorie Datenextraktion Druckbelege Datenextraktion Abrechnungsbelege Datenextraktion FI-CA Belege Export von Einzelposten zum Vertragskontokorrent Export von Stammdaten zum Geschäftspartner Export von Custimizingdaten/ Kundentabellen Generierung XML-Datei für Z3-Datenzugriff

12 PBS Produktübersicht Die nachfolgenden Tabellen geben Ihnen einen Überblick über die PBS archive add on Module und PBS-Softwarekomponenten für SAP-Systeme: PBS-Softwarekomponente Beschreibung SAP-Komponente Database Analyzer PLUS Prüfen der Datenbankkapazität, Belegverteilung, Archivierbarkeit SAP ERP, R/3 BI Database Analyzer Prüfen der Datenbankkapazität, Datenverteilung für BI-Objekte SAP BI Database Export Interface Extraktion von Daten aus der SAP-Datenbank SAP ERP, R/3 Database Export Interface-ISU Extraktion von Daten aus der SAP-IS-U-Datenbank ISU / CCS Fiscal Year Reporter Geschäftsjahresmanagement in der Finanzbuchhaltung FI IDA SAP-unabhängiger DART-Zugriff alle Enterprise Content Store SAP-unabhängiger Datenzugriff (Systemstilllegung) alle ContentLink Anbindung externer Speichersysteme via SAP ArchiveLink alle SE16_PERSONAL Tabellenbezogene Geschäftsprozessanalyse alle SE16_PERSONAL ISU Tabellenbezogene Geschäftsprozessanalyse für SAP IS-U alle PBS archive add on Beschreibung SAP-Komponente CAB Agenturgeschäft im SAP IS-Retail LO-AB CBW SAP Business Information Warehouse SAP BW 3.5 CBW NLS ADK SAP NetWeaver BI Nearline-Lösung, ADK-basiert SAP BI 7.x CBW NLS IQ SAP NetWeaver BI Nearline-Lösung für Sybase IQ SAP BI 7.x CCMD Debitoren-Stammdaten FI CCO CO-Einzelposten und -Summensätze CO CCOPA Kalkulatorische Ergebnisrechnung CO/PA CCU Stammdatenänderungsbelege alle CCU-IS Stammdatenänderungsbelege für SAP Industry Solutions SAP IS CDART Erweiterung des Data Retention Tools (DART) SAP ERP, R/3 CDOC Archivierte Druckbelege SAP ERP, R/3 CFI Buchhaltungs- und Materialbelege FI, MM CFICA Vertragskontokorrent FI-CA CHR HR-Archivierungsobjekte HR CISU ISU / CCS-Belege ISU / CCS CML Material-Ledger-Belege CO CMM Einkauf MM CMT Materialstammdaten, Chargen / Sonderbestände und Stücklisten MM COO CO-Aufträge CO CPCA Profit-Center-Einzelposten EC-PCA CPCP Produktkostenplanung CO CPM Instandhaltung PM CPP Fertigungsaufträge PP CPR Prozessaufträge PP CPS Projektsystem PS CQM Qualitätsmanagement QM CRW Arbeitspläne und Arbeitsplätze CO CSD Vertrieb SD CSL Spezielle Ledger FI CUSTOM BW Archivierung und Indizierung für kundenspezifische Tabellen SAP BI CUSTOM ERP Archivierung und Indizierung für kundenspezifische Tabellen SAP ERP, R/3 CUSTOM IS Archivierung und Indizierung für kundenspezifische Tabellen SAP IS CVMD Kreditoren-Stammdaten FI CWM Lagerverwaltung LE Copyright 2008, PBS Software GmbH PBS CISU Produktion - SAP und R/3 sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG, Walldorf/Germany - PBS archive add ons ist ein registriertes Warenzeichen der PBS Software GmbH, Bensheim PBS Software GmbH Schwanheimer Straße 144 A Bensheim, Germany Telefon: Telefax: info@pbs-software.com