Book Norwegian Benutzerhandbuch

Transkript

1 Inhalt Book Norwegian Benutzerhandbuch Startseite... 3 Legen Sie eine neue Buchung an... 4 Suchkriterien... 4 Suchergebnisse... 5 Kategorie: Auswahl der Kabinen... 6 Kabine Reiseversicherungspakete Gästeinfo Optionen Fluganreise Bustransfer Venedig Hotelprogramme Spezielle Anfragen Zahlungsinfo Reservierungszusammenfassung Anfragen einer Buchungsbestätigung Buchungsstatus Reservierung stornieren Meine Reservierungen Änderungen an einer bestehenden Buchung Dining/Entertainment/Spa vorab buchen Landausflüge Geschenkepakete Eine Buchung kopieren Eigene Referenz Nr./Gruppierungsnummer hinzufügen Online Check-In Reservierung verknüpfen Gruppen Ihr Passwort ändern Meine Agentur verwalten Kontaktinformation Seite 1 von 45

2 Zugang zu Book Norwegian Um zu unserem Online Buchungstool Book Norwegian zu gelangen, gehen Sie bitte auf und rechts unten auf der Seite, klicken Sie auf Reisepartner - Anmelden, um auf die Startseite unseres Agenturbereichs zu kommen (oder auch direkt über Sie haben nun die Möglichkeit direkt links über den Button BOOK NORWEGIAN zum Online Buchungstool zu gelangen. Alternativ finden Sie die Buchungsmaschine auch innerhalb des Agenturbereichs (im Unterbereich Buchung & Verkaufen ). Für den Agenturbereich müssen Sie sich mit Ihrem persönlichen Benutzernamen und Passwort einloggen. Dieser Log-In ist nicht automatisch auch der Log-In für Book Norwegian, sondern nur für den Agenturbereich, wo Sie z.b. Zugriff auf Marketingmaterialien, Expedientenraten und Online- Schulungen haben. Die Zugangsdaten zu Book Norwegian können Sie über unsere Agenturbetreuung beantragen. Zwingende Voraussetzung dafür ist, dass Sie eine Agenturnummer bei Norwegian Cruise Line haben. Ohne eigene Agenturnummer ist kein Zugang zu Book Norwegian möglich. Die Zugangsdaten können Sie entweder direkt bei der Einrichtung Ihrer Agentur beantragen oder nachträglich anfordern. Bitte wenden Sie sich dazu an unsere Agenturbetreuung unter Seite 2 von 45

3 oder +49 (0) Wenn Sie Ihren Benutzernamen oder das Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf die Passwort vergessen Funktion. Bevor Sie sich einloggen, wählen Sie bitte zuerst über das Menü auf der rechten Seite Sprache auswählen Deutsch aus. Die ausgewählte Sprache wird dann in Ihrem Profil hinterlegt und erscheint automatisch beim nächsten Log In. Sie können sich den Book Norwegian Link auch direkt als Favorit abspeichern! Startseite Sobald Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, werden Sie auf die Startseite Meine Reservierungen, geleitet. Von dieser Seite aus können Sie neue Buchungen machen oder nach bereits bestehenden Buchungen mit Ihrer Agenturnummer suchen. Im oberen Teil der Seite sehen Sie weitere Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Neue Reservierung : Starten Sie eine neue Verfügbarkeitsabfrage. Meine Reservierungen : Sie können nach bereits bestehenden Buchungen suchen, indem sie die Reservierungsnummer oder den Vornamen/Nachnamen des Gastes, das Schiff und das Abfahrtsdatum eingeben. Die bessere Variante ist über die Reservierungsnummer zu suchen! Kunden : Wenn ein Gast bereits mit Norwegian Cruise Line gereist ist, können Sie ihn mit seiner Latitudes Rewards Nummer suchen oder alternativ mit seinem Namen und Geburtsdatum. Freiplatz : Künftige Funktion und noch nicht freigeschaltet. Agentur Vorteilspunkte : Künftige Funktion und noch nicht freigeschaltet. Meine Agentur : Dieser Bereich zeigt alle relevanten Informationen über Ihr Reisebüro, z.b. Adresse, Telefonnummer, -Adresse. Zu diesem Bereich hat nur der Supervisor in Ihrer Agentur Zugang. Es ist zudem möglich, neue Agenten anzulegen und ihre Zugänge zu Book Norwegian zu verwalten. Mehr dazu auf Seite 36. Gruppen : Kontrollieren oder buchen Sie in bereits bestehende Gruppen neue Namen ein. Hierzu können Sie ein separates Handbuch bei uns anfordern. Seite 3 von 45

4 Legen Sie eine neue Buchung an Um eine neue Buchung anzulegen, klicken Sie auf Neue Reservierung links oben auf der Seite. Als erstes wird Ihnen nun das Profil Ihrer Agentur gezeigt. Bitte bestätigen Sie dies in dem Sie auf Weiter klicken. Suchkriterien Nun erscheint die Maske zur Kreuzfahrtensuche. In der Suchmaske können Sie Ihre Abfragekriterien eingeben. Anhand der Auswahl zeigen wir Ihnen eine entsprechende Liste von Kreuzfahrten an. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt mehrere Kabinen auswählen. Bitte geben Sie hier die Belegung für die erste Kabine ein. Sollten Ihre Kunden mit Kindern (2-17 Jahre) oder Kleinkindern (unter 2 Jahren) reisen, so können Sie dies nun angeben. Latitudes Rewards Treueprogramm Wenn der Kunde schon einmal mit Norwegian Cruise Line gereist ist, markieren Sie bitte die Option Latitudes-Mitglied. Falls es ein Angebot für Latitudes gibt, würde dies angezeigt werden. Best Ager Seite 4 von 45

5 Sollte ein Gast älter als 55 Jahre sein, können Sie auch hier ein Häkchen setzen. Sofern wir Raten für Best Ager haben, werden diese angezeigt. Bitte nutzen Sie den Kalender, um das Abfahrtsdatum auszuwählen. Wie Sie sehen können, haben alle Seiten in dem Bereich Neue Reservierung einige Gemeinsamkeiten. Die erste Gemeinsamkeit ist die die obere Navigationsleiste. Wenn Sie von Seite zu Seite springen, verändert sich die Schriftfarbe des Abschnitts von blau in schwarz. Die aktuelle Seite wird in fett angezeigt. Sie können zu jeder zuvor angezeigten Seite gehen, indem Sie den Seitennamen auf der Navigationsleiste anklicken. Dann können Sie die Informationen auf der Seite ändern. Wenn Sie die Navigationsleiste dazu nutzen, um zu der zuletzt angezeigten Seite oder zu einer anderen zuvor angezeigten Seite zu springen, werden Änderungen nicht gespeichert. Erst wenn Sie auf Weiter gehen, werden eventuelle Änderungen gespeichert. Das zweite gemeinsame Merkmal, ausgehend von der Suchmaske, ist eine Buchungszusammenfassung auf der linken Seite des Bildschirms. Immer wenn Sie von einem Fenster zum anderen Fenster springen, werden zusätzliche Informationen angezeigt. Einige der Einträge sind Hyperlinks zu weiteren Informationen. Diese Hyperlinks können Sie daran erkennen, dass sie unterstrichen sind. Wenn Sie die Maus über diese Links bewegen, verwandelt sich der Cursor in eine Hand und Sie können die Informationen abrufen. Zudem öffnet sich ein Pop-Up Fenster mit den Details zur Rechnung ( Base Invoice ). Suchergebnisse Die Seite Suchergebnisse gibt Ihnen die verfügbaren Kreuzfahrten passend zu Ihren vorher eingegebenen Suchkriterien wieder. Das System zeigt die Kreuzfahrten mit den meisten Übereinstimmungen zu Ihrer Auswahl an. Diese Seite stellt neben den Kategorien folgende allgemeine Informationen zu den Kreuzfahrten dar: Schiff Reisebeginn Starttag Kreuzffahrttage Diese Spalte zeigt den Namen des Schiffes an. Klicken Sie auf oder auf den Schiffsnamen, um Informationen zum Schiff anzuzeigen. Diese Spalte zeigt das Anfangsdatum der Reise an Diese Spalte zeigt den Wochentag an, an dem die Kreuzfahrt beginnt. Diese Spalte zeigt die Anzahl der Tage der Kreuzfahrt an. Routeninformation Um die detaillierte Route zu erhalten, klicken Sie bitte auf das Symbol in der Spalte oder auf Ansehen. Kommentare Diese Spalte zeigt den Namen der Kreuzfahrt an (auf Englisch). Landtage Zeigt Ihnen zusätzliche Landpakete an. N/A steht für nicht verfügbar. Seite 5 von 45

6 Sie können nun auf den ersten Blick sehen, auf welcher Abfahrt der günstigste Preis verfügbar ist. Der angezeigte Preis beinhaltet bereits die Steuern & Hafengebühren. Klicken Sie auf einen Preis, um detaillierte Preisinformationen für alle verfügbaren Kategorien innerhalb der Meta-Kategorie zu erhalten. Wenn die angezeigte Kreuzfahrt nicht Ihren Bedürfnissen entspricht oder Sie etwas anderes suchen möchten, klicken Sie einfach wieder auf den Reiter Suchkriterien in der Navigationsleiste. So gelangen Sie zurück zur Suchmaske und können neue Suchkriterien angeben. Diese Möglichkeit besteht während des gesamten Buchungsprozesses. Um fortzufahren klicken Sie bitte auf den Link Auswählen, rechts neben der gewünschten Abfahrt. Kategorie: Auswahl der Kabinen Diese Seite gibt Ihnen Auskunft über die Preise für alle verfügbaren Kabinenkategorien auf der gewählten Kreuzfahrt. Um eine Kabine auszuwählen gehen Sie bitte auf Auswählen. Erst da sehen Sie, welche Kabinennummern und Belegung konkret verfügbar sind. Sie können direkt nach einer bestimmten Kategorie suchen über die Funktion Schnellsuche oder Sie sortieren die Kabinen nach Status oder Beschreibung. Seite 6 von 45

7 Kategorie Upgrade Upgrades verfügbar Beschreibung Max. Kapazität Babybett Diese Spalte zeigt die Kategorie an. Klicken Sie auf den Link oder auf das Symbol, um ein Bild der Kabinenkategorie angezeigt zu bekommen. Diese Spalte zeigt an, ob ein Upgrade verfügbar ist. Sie zeigt die Kategorie an, für die das Upgrade gilt. Die Spalte Upgrades verfügbar zeigt die Anzahl der Upgrades, die in dieser Kategorie verfügbar sind. Diese Spalte zeigt den Namen der Kategorie (in Englisch). Die Spalte Max. Kapazität zeigt die maximale Anzahl der Gäste, die in mindestens einer Kabine der angezeigten Kategorie untergebracht werden können. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass diese eine Kabine verfügbar ist. Ob es eine Kabine mit der entsprechenden Belegung gibt, sehen Sie erst dann, wenn Sie die Kategorie konkret auswählen. In der Spalte Babybett wird angezeigt, ob die Kategorie ein klappbares Bett oder einen Laufstall für Kleinkinder beherbergen kann. Seite 7 von 45

8 Status Status OK bedeutet, dass eine konkrete Kabine verfügbar ist und eine Nummer zugeordnet werden kann. Status GTY bedeutet, dass zwar Kabinen verfügbar sind, aber zum Buchungszeitpunkt keine konkrete Kabinennummer zugeteilt werden kann (=Glückskabinen). Glückskabinen (GTY) sind nicht verfügbar für Kombinationskreuzfahrten, Suiten oder spezielle Kabinen wie Familien- oder Spa- Kabinen. Sie erhalten bei Auswahl einer solchen Kabine im weiteren Verlauf eine Fehlermeldung. Kabinenverfügbarkeit Die Spalte Kabinenverfügbarkeit zeigt die Anzahl, der in der Kategorie noch verfügbaren Kabinen an. Wenn die Anzahl 7+ ist, bedeutet das, dass noch 7 oder mehr Kabinen in der Kategorie verfügbar sind. Im nächsten Schritt sehen Sie dann, welche genauen Kabinennummern verfügbar sind. Aktuelle Promotion Gesamtpreis Reisepreis 1-2 Person Diese Spalte zeigt den Promotion Code für den aktuell bestverfügbaren Preis für die jeweilige Kategorie an. Klicken Sie auf den Promotion Code, um alternative Promotion Codes zu sehen. Die Spalte Res Total zeigt die Gesamtkosten der Buchung inklusive aller hinzugefügten Leistungen (z.b. Flug, Hotel, Landausflüge, etc.) an. Die Spalte Reisepreis 1-2 Person zeigt den Preis für die erste und zweite Person in der Buchung (pro Person). Reisepreis 3-8 Person Wenn Sie mehr als 2 Gäste ausgewählt haben, zeigt Ihnen die Spalte Reisepreis 3-8 Person den Reisepreis für weitere Personen in der Buchung. FS Gruppe gesamt Künftige Funktion, noch nicht freigeschaltet. Wenn Sie bereits vor der Auswahl der Kabinenkategorie wissen, dass Sie das Anreisepaket mit inkludieren möchten, klicken Sie einfach auf Flug auswählen Seite 8 von 45

9 Bitte geben Sie in dem neuen Fenster den gewünschten Abflughafen ein, wenn Sie den Namen der Stadt eingeben, zeigt Ihnen das System automatisch den 3-Letter-Code zur Auswahl an. Die Flugzeitenoptionen zieht sich das System ebenfalls automatisch, sobald der Abflughafen eingegeben wurde. Klicken Sie bitte auf Speichern, um das Anreisepaket hinzuzufügen. Die anschließend dargestellten Preise beinhalten jetzt das Anreisepaket ab dem gewünschten Abflughafen. Der nachfolgende Buchungsprozess unterscheidet sich nicht vom dem einer Buchung ohne Anreisepaket. Die Flüge selber sind noch auf Anfrage, nach dem Abschließen der Reservierung erhalten Sie innerhalb von 72 Stunden an Werktagen die Flugdetails auf einer aktualisierten Bestätigung automatisch zugeschickt, sofern die Flüge bereits eingebucht werden können. Seite 9 von 45

10 Specials & Promotions: Klicken Sie in der Spalte Aktuelle Promotion auf den angezeigten Promotion Code, um zur Unterseite Preisprogramme zu gelangen. Hier sehen Sie im linken Bereich (Aktuelle Rechnung & Promotions) was aktuell in der Buchung verfügbar ist. Weiter unten auf der Seite sehen Sie, was Sie noch an alternativen Promotion Codes für die Buchung auswählen können. Sofern Sie eine Änderung vorgenommen haben, klicken Sie dann bitte auf aktualisieren. Ihnen wird nun auf der rechten Seite im Kreuzfahrtpreisberechner der neue Preis der Buchung angezeigt. Um die Änderung zu bestätigen, gehen Sie bitte auf Promotions bestätigen. Falls Sie sich doch gegen die Änderung entschieden, gehen Sie einfach über Zurück wieder auf die Ausgangseite Kategorie. Unser Premium All Inclusive Paket läuft bei den Preisprogrammen unter dem Promotion Code ALLINCL auf und ist automatisch für Ihre Buchung aktiviert. Eventuell gibt es im Rahmen einer Promotion eine Gratis-Zusatzleistung an Bord, die Sie dann hier auswählen können. Seite 10 von 45

11 Kabine Diese Seite bietet Ihnen eine Liste der verfügbaren Kabinen in der gewählten Kategorie. Die beste Kabine innerhalb der Kategorie wird als erstes angezeigt. Ein Deckplan auf der rechten Seite gibt Aufschluss über die Lage der Kabinen auf dem Schiff. Diese Seite wird übersprungen, wenn in der von Ihnen gewählten Kategorie nur Glückskabinen verfügbar sind. Auf der Seite Kabine können Sie die geeignete Kabine auswählen. Die Kabinen werden nach folgenden Kriterien sortiert: Kategorie Kabinennummer Deck Kapazität Kabinen mit Verbindungstüren Behindertengerechte Kabinen Die Kabinen werden so angeordnet, dass die Kabine, die Ihren Wünschen am ehesten entspricht, als Erstes angezeigt wird. Wenn Sie eine spezielle Kabinennummer suchen, können Sie diese im Schnellsuche Feld eingeben und die Nummer erscheint, sofern sie verfügbar ist. Sie können die Suchergebnisse auch nach den jeweiligen Kabineneigenschaften filtern. Klicken Sie dazu einfach auf den kleinen Pfeil neben Filter über Kabine auswählen. Um nach speziellen Eigenschaften innerhalb der verschiedenen Kategorien zu suchen, halten Sie die Shift- und Pfeiltaste gedrückt. Um die Kategorie auszuwählen, setzen Sie bei den gewünschten Eigenschaften ein Häkchen und klicken Sie dann auf Suche starten. Seite 11 von 45

12 Wenn Sie nach Kabinen mit Verbindungstür suchen: Markieren Sie die gewünschte Kategorie (z.b. Balkon) und klicken Sie beim Filter auf Connecting Room. Ihnen werden nun die verfügbaren Kabinen angezeigt und anhand des Deckplans auf der rechten Seite können Sie sehen, welche Kabinen nebeneinander liegen. Kabinen mit Verbindungstüren werden Ihnen durch einen Pfeil zwischen den Kabinen angezeigt. Seite 12 von 45

13 Um eine Kabine auszuwählen, klicken Sie auf das Kästchen, das sich mit der nachgefragten Kabine deckt und klicken Sie dann auf Auswählen. Alternativ können Sie die Kabine auch direkt über den Deckplan rechts auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf eine Kabine. Sollte diese eine andere Kategorie als die zuvor gewählte sein, wird die Buchung angepasst. Es ist auch möglich mehrere Kabinen auszuwählen, falls Sie mehrere Buchungen auf einmal machen möchten. Zusätzliche Buchungen erscheinen auf der linken Seite der Leiste, und können später abgeschlossen werden ( Reservierungen in Bearbeitung ). Seite 13 von 45

14 Reiseversicherungspakete Sie gelangen nun zur Seite für Reiseversicherungspakete. Norwegian Cruise Line bietet Reiseversicherungspakete über die HanseMerkur Reiseversicherung an. Wenn Sie kein Versicherungspaket buchen möchten, gehen Sie hier bitte einfach auf Weiter. Ansonsten wählen Sie hier bitte aus, ob die Standard bzw. Premium Version des Pakets gebucht werden soll. Wenn Sie nach der Auswahl auf Aktualisieren klicken, sehen Sie links in der Übersichtsspalte eine neue Zeile für die Versicherung und Sie können über View Guest Totals den Preis pro Person aufgeführt sehen. Der Preis der Versicherung erscheint dann später auf dem Tab Zahlungsinfo bzw. der Reservierungszusammenfassung. Für die Versicherung muss im nächsten Schritt unter Gästeinfo die vollständige Anschrift der Kunden in deren Profil hinterlegt sein. Bitte beachten Sie auch die Buchungsfristen und Stornobedingungen für die Versicherungspakete. Diese Informationen finden Sie auf unserer Website Gästeinfo Wenn Sie an dieser Stelle noch keine Kundendaten eingeben können, klicken Sie auf Weiter und kehren zu dieser Seite einfach später wieder zurück. Natürlich muss das geschehen, bevor die Option gespeichert wird. Einen bestehenden Gast suchen Um nach einem Gast in der Latitudes Rewards Datenbank zu suchen, klicken Sie auf Suche in der Zeile des entsprechenden Gasts. Darauf wird eine Suchmaske ( Kunde suchen ) angezeigt. Seite 14 von 45

15 Wenn Sie die Latitudes Rewards Nummer des Gasts haben, geben Sie diese bitte in das Feld Latitudes # ein und klicken Sie auf Suche Kunden. Wenn Sie die Latitudes Rewards Nummer des Gasts nicht kennen, können Sie sie anhand der folgenden Kriterien suchen. Nachname, Vorname UND Geburtsdatum ODER Telefonnummer Wenn Sie die Suchkriterien eingegeben haben, klicken Sie auf Suche Kunden. Sie können den gefunden Gast nun markieren und mit Zur Reservierung hinzufügen auswählen. Einen neuen Gast anlegen Wenn der Gast vorher noch nie eine Kreuzfahrt mit Norwegian Cruise Line unternommen hat, müssen Sie ihn erst in der Datenbank anlegen und ihn zur Buchung hinzufügen. Um einen neuen Gast zu einer Buchung hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf Anlegen. Nun erscheint die Seite Kunde bearbeiten. Seite 15 von 45

16 Folgende Felder sind obligatorisch (mit Sternchen gekennzeichnet): Titel (Anrede) Vor- und Nachname (laut Reisepass/Personalausweis) Das Geschlecht erscheint automatisch, wenn der Titel ausgewählt ist Nationalität (Staatsangehörigkeit) In Kürze: Geburtsdatum Alle anderen Felder sind optional, es ist jedoch empfehlenswert, dass Sie so viele Informationen wie möglich eintragen. Zweite Vornamen sollten alle eingetragen werden, vor allem wenn diese auch im Reisepass erwähnt sind. Über den Button Gast hinzufügen können Sie noch eine weitere Person zur Buchung hinzufügen. Achtung: Dadurch ändert sich die Personenanzahl in der Kabine. Es kann sein, dass die bereits gewählte Kategorie dann nicht mehr verfügbar ist und Sie noch mal zu dem Reiter Kategorie zurückkehren müssen, um eine neue Kabine auszuwählen. Über Entfernen können Sie den bereits eingegebenen Gast wieder entfernen und eine neue Person buchen. Mit Stornieren entfernen Sie die ganze Person aus der Buchung und ändern somit die Belegung der Kabinen. An bereits bestehenden Kundenprofilen können Sie nichts verändern. Sollten Sie einen Änderungswunsch haben, so kontaktieren Sie bitte unsere Reservierung unter Angabe der Latitudes Nummer. Seite 16 von 45

17 Optionen Fluganreise In diesem Bereich können Sie nicht nur ein Anreisepaket von Norwegian Cruise Line (bestehend aus Flug & Transfer) buchen, sondern auch zu Ihrem separat gebuchten Flug nur einen unserer Transfers hinzufügen. Dadurch wird sich der Gesamtreisepreis um den Preis des Transfers erhöhen. Eine Übersicht aller Transferpreise sowie alle Informationen über die möglichen Ankunfts- und Abflugszeiten, die in jedem Fall eingehalten werden sollten, damit Ihre Kunden weder die Kreuzfahrt noch den Rückflug verpassen, finden Sie auf ncl.de. Wenn Sie einen separaten Transfer buchen möchten, gehen Sie bitte auf Flug hinzufügen. Wählen Sie bei Anreiseart auswählen die Option Eigenananreise aus und wählen Sie die gewünschten Personen für den Transfer aus. Der Transfer kann auch nur für einzelne Personen in der Buchung gebucht werden. Sollten die Gäste unterschiedliche Flüge haben, so wiederholen Sie die Schritte einfach erneut und wählen Sie jeweils nur die betroffene Person aus. Geben Sie nun die Zeiten des von Ihnen gebuchten Flugs ein. Die mit Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben. Seite 17 von 45

18 Wenn bei einem Transatlantikflug der Rückflug erst am nächsten Tag in Europa ankommt, überschreiben Sie das Ankunftsdatum bitte entsprechend. Schließen Sie Ihre Transfer Buchung mit Speichern ab. Mit Weiter kommen Sie nun zum nächsten Schritt. Die individuellen Flugdaten und Transferdetails werden im letzten Schritt auf der Reservierungszusammenfassung (nach Bestätigung der Buchung) angezeigt. Bitte beachten Sie, dass der Transfer nicht separat ausgewiesen wird, sondern Bestandteil des Kreuzfahrtpreises (Voyage Fare) ist. Seite 18 von 45

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20 Anreisepaket Wenn Sie unser Anreisepaket buchen möchten, gehen Sie bitte auf Flug hinzufügen. Wählen Sie bei Anreiseart auswählen die Option Standard aus: Bitte geben Sie in dem Feld Abflughafen jetzt den gewünschten Abflughafen ein. Wenn Sie den Namen der Stadt eingeben, zeigt Ihnen das System automatisch den 3-Letter-Code zur Auswahl an. Die Flugzeitoptionen zieht sich das System ebenfalls automatisch, sobald der Abflughafen eingegeben wurde. Klicken Sie bitte auf Speichern, um das Anreisepaket hinzuzufügen. Das Anreisepaket wurde jetzt hinzugefügt bitte klicken Sie auf Weiter um mit der Buchung fortzufahren. Die anschließend dargestellten Preise beinhalten jetzt das Anreisepaket ab dem gewünschten Abflughafen. Der nachfolgende Buchungsprozess unterscheidet sich Seite 20 von 45

21 nicht vom dem einer Buchung ohne Anreisepaket. Die Flüge selbst sind noch auf Anfrage. Nach dem Abschließen der Reservierung erhalten Sie innerhalb von 72 Stunden an Werktagen die Flugdetails auf einer aktualisierten Bestätigung automatisch zugeschickt, sofern die Flüge bereits eingebucht werden können. In dem Anreisepaket für Europa-Kreuzfahrten ist der Transfer vom Flughafen zum Hafen am Einschiffungstag, sowie der Transfer vom Hafen zum Flughafen am Ausschiffungstag enthalten. Für Kreuzfahrten außerhalb Europas enthält das Anreisepaket fast immer - eine Hotelübernachtung vor der Kreuzfahrt und die Transfers vom Flughafen zum Hotel, vom Hotel zum Hafen am Einschiffungstag und vom Hafen zum Flughafen am Ausschiffungstag. Das Hotel wird automatisch zugeteilt, diese findet im Zeitraum nach der Festbuchung und vor Bereitstellung der edocs (Reiseunterlagen) statt. Auf der Reservierungszusammenfassung (nach Bestätigung der Buchung) sehen Sie die inkludierten Leistungen aufgeführt. Das Anreisepaket wird nicht separat ausgewiesen, sondern ist im Kreuzfahrtpreis (Voyage Fare) mit enthalten. Seite 21 von 45

22 Bustransfer Venedig Bitte klicken Sie hier einfach auf Weiter, da wir aktuell keinen Bustransfer nach/von Venedig anbieten. Hotelprogramme Die Registerkarte Hotelprogramme zeigt zusätzliche Hotelpakete an, die vor und nach der Kreuzfahrt gebucht werden können. Hotelprogramme können nur für alle Gäste in der Buchung reserviert werden! Seite 22 von 45

23 Um die Liste unserer Hotels zu sehen, klicken Sie auf Hotelprogramm hinzufügen. Die Seite Hotels auswählen zeigt Ihnen nun alle verfügbaren Hotels für das gewünschte Abfahrtsdatum. Sie können die Liste nach verschiedenen Kriterien filtern, z.b. Anzahl der Nächte, Vor- oder Nachaufenthalt oder direkt nach dem Namen des Hotels suchen. Eine nähere Beschreibung zu den einzelnen Hotels finden Sie im Agenturbereich 1. Um ein Hotelpaket zur Buchung hinzuzufügen, klicken Sie auf das Auswahlfeld für das gewünschte Paket. Bitte alle Gäste auswählen, da das Paket nur für alle Personen buchbar ist. 2. Sobald Sie das Paket ausgewählt haben, klicken Sie auf Auswählen. Falls Sie zuvor einen Transfer gebucht haben, wird es im weiteren Verlauf zu einer Fehlermeldung kommen, da Sie nicht beides miteinander kombinieren können. Wenn Sie ein Hotel über uns buchen, so ist nur der Transfer vom Hotel zum Hafen bzw. vom Hafen zum Hotel inkludiert, jedoch nicht der Transfer zum Hotel bzw. vom Hotel zum Flughafen. Im Rahmen eines Norwegian Anreisepaketes sind alle notwendigen Transfers inkludiert. Seite 23 von 45

24 Sobald Sie die Hotelbuchung gespeichert haben, erscheinen die Details zum Paket auf Ihrer Reservierungszusammenfassung sowie in der Rechnungsübersicht im Pop-Up Fenster links (Land Programs). Spezielle Anfragen In diesem Bereich können Sie spezielle Kundenwünsche an uns übermitteln. 1. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Anfragen aus (z.b. Special Occasion = Besondere Anlässe). Die spezielle Anfrage wird automatisch für alle Gäste ausgewählt. Sofern diese nicht für alle Gäste zutrifft, entfernen Sie bitte den Haken vor dem Namen des entsprechenden Gastes und geben Sie dann, falls gewünscht, das Lieferdatum ein (kann über Kalender ausgewählt werden). Kabineneigenschaften (= Cabin Attribute) und Diätanfragen (= Dietary) erfordern kein Auslieferungsdatum. Es ist nicht notwendig einen Kommentar einzutragen. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen um die spezielle Anfrage zu speichern. Über Weiter kommen Sie zum nächsten Schritt. Seite 24 von 45

25 Es können mehr als eine spezielle Anfrage hinzugefügt werden. Auf der Reservierungszusammenfassung im letzten Schritt sehen Sie noch mal alle gebuchten speziellen Anfragen. Preisübersicht Auf dieser Seite sehen Sie die komplette Preisübersicht aller gebuchten Leistungen, sowohl den Gesamtpreis als auch den Preis pro Person. Folgende Informationen erscheinen bei allen Buchungen: Zu aller erst haben Sie die Information über das Zielgebiet, das gewählte Schiff, die Kabinenkategorie und Nummer. Dann erhalten Sie eine Übersicht über die ausgewählten Promotion Codes. Seite 25 von 45

26 In dem Bereich Invoice sehen Sie die Zusammensetzung des Preises: Der Voyage Fare ist der reine Kreuzfahrtpreis ohne Steuern. Die ersten zwei Gäste einer Kabine zahlen den Preis pro Person bei Doppelbelegung. Die folgenden Gäste zahlen die reduzierte Rate der 3. bis 8. Person bzw. Kinderpreis. Ein Einzelkabinenzuschlag ist entsprechend im Preis der 1. Person inkludiert. Wenn Sie Transfers gebucht haben, ist dieser Preis bereits im Voyage Fare enthalten. Der Transfer wird nicht in einer separaten Zeile angezeigt. Das gleiche gilt für Flüge, diese sind ebenfalls bereits im Voyage Fare enthalten und werden nicht separat ausgewiesen. Steuern & Gebühren ( Tax & Fees ) stellen die nicht verprovisionierbaren Steuern und Gebühren dar, die auf die Reise zutreffen. Gebuchte Hotelpakete, die nicht zum Anreisepaket dazu gehören, ( Land Programs ) erscheinen gesondert. Unter dem Punkt Base Invoice sehen Sie neben Ihrer Basisprovision auch den Brutto- und Nettopreis der Buchung. Bitte beachten Sie, dass sich diese Basisprovision nur auf den Anteil der reinen Kreuzfahrt in der Buchung bezieht. Für eventuelle gebuchte Flüge, Transfers & Hotels gilt eine Provision von 10%. Im Abschnitt Review Cruise Add-ons sehen Sie die Details zu den gebuchten Extras, z.b. Flüge, Transfers, Hotels, etc. Das Premium All Inclusive Paket umfasst folgene, automatisch geladene Amenities für Erwachsene in regulärer Kabinenkategorie: GBEV1, FPSCRE, WB1. Für jüngere Reisende zwischen 2 und 21 Jahren ersetzt der Code GBEVK den Code GBEV1 (bei 2 Jahren kein FPSCRE). Für Reisende in The Haven Kategorien und Suiten kommen gemäß dem Premium All Inclusive Paket noch weitere Amenities auf und statt FPSCRE der Code FPSCSU. Klicken Sie auf Weiter um die Zahlungsmodalitäten zu sehen und die Buchung zu bestätigen. Zahlungsinfo Seite 26 von 45

27 Hier stehen Ihnen verschiedene Funktionen/Übersichten zur Verfügung: Überprüfen Sie die Gesamtzahlungen und die Zahlungsfristen der Anzahlung und Restzahlung (Optionstermine) Geben Sie Kreditkartenzahlung ein (Registerkarte Kreditkarte ) Wenden Sie einen Gutschein an (Registerkarte Gutscheine ) Verlängern Sie die Option im Rahmen des Möglichen (Registerkarte Option verlängern ) Buchen Sie die Buchung direkt fest ein (Registerkarte Festbuchung ) Tätigen Sie eine Buchung als Option ohne Zahlung ( Abschließen (ohne Bezahlung) ) Erste Registerkarte Kreditkarte : Hier können Sie nun direkt die An-, Rest- bzw. komplette Zahlung der Buchung vornehmen: 1. Zahlungsquelle Das System gibt den Gast als Grundeinstellung vor. Wenn Sie mit der Kreditkarte Ihres Unternehmens zahlen möchten, wählen Sie Agentur aus dem Drop Down Menü aus. 2. Zahlungsbetrag Bitte geben Sie jeweils die genaue Anzahlungs- oder Gesamtsumme ein, um Überzahlungen und somit Mehrarbeit in unserer Buchhaltungsabteilung zu vermeiden. 3. Kreditkarteninhaber Das System gibt den Namen der ersten Person der Buchung vor (wenn Zahlungsquelle = Gast). Klicken Sie auf das Drop Down Menü und wählen Sie den Namen einer anderen Person der Buchung aus, bzw. bei Zahlungsquelle = Agentur tragen Sie den Namen des Inhabers manuell in das Feld ein. 4. Kreditkartentyp Wird bei der Eingabe der Kreditkarte automatisch ausgefüllt. 5. Kreditkartennummer Bitte geben Sie die Nummer ohne Leerzeichen ein 6. Gültigkeitsdatum Bitte wählen Sie das Datum über das Drop Down Menü aus 7. Rechnungsadresse des Kartenbesitzers Bitte geben Sie hier die entsprechende Information ein Sobald Sie alle benötigten Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf Bezahlen. Wenn Sie prüfen möchten ob wir die Zahlung erhalten haben, gehen Sie bitte zurück in die Preisübersicht. In der Spalte Erhaltene Zahlungen können Sie den bezahlten Betrag sehen. Zusätzlich wird Ihnen jetzt im neuen Abschnitt Zahlungsübersicht am Ende der Reservierungübersicht die Kreditkartenzahlung (Kreditkartennummer wird nicht vollständig angezeigt) gezeigt. Wenn Sie die Buchung in diesem Schritt noch nicht zahlen möchten, klicken sie auf um diese Option abzuschließen. Sie erhalten im Laufe des Tages eine Optionsbestätigung per (oder Sie können sich diese selbst zusenden, siehe Punkt Anfragen einer Buchungsbestätigung ). Der Zahlungszeitpunkt der Anzahlung (First Deposit) zeigt gleichzeitig den Optionszeitraum an. Wenn Sie die Anzahlung nicht sofort per Kreditkarte bezahlen, haben Sie bis zu diesem Tag Zeit, die Buchung zu bestätigen. Wenn Sie die Option nicht bestätigen, weder per (reservierung@ncl.com), noch per Telefon ( ) oder neu direkt in Book Norwegian, wird die Option automatisch zum angegeben Tag bis spätestens 17:00 Uhr, oder bis zur vorgegebenen Zeit, storniert und Sie verlieren die geblockte Kabine. Bitte beachten Sie, dass unser System Eastern Standard Time (EST) anzeigt. Es reicht nicht aus, die Anzahlung per Banküberweisung zu machen, da diese zu spät auf unserem Konto eingehen könnte. Wenn Sie per Banküberweisung zahlen, bestätigen Sie die Option zusätzlich auch nochmal per , per Telefon oder via Book Norwegian ( Festbuchung ). Wird keine Anzahlung angezeigt, ist direkt der volle Reisepreis fällig und die Option muss sofort bestätigt werden. In diesem Fall empfehlen wir die Zahlung mit Kreditkarte. Seite 27 von 45

28 Zweite Registerkarte Gutscheine : Wenn Ihre Kunden an Bord unserer Schiffe sind, können Sie bereits eine Anzahlung von USD $ 250 für ihre nächste Reise mit Norwegian Cruise Line machen. Als Dankeschön bekommen die Kunden ein Bordguthaben, was sie während ihrer aktuellen Kreuzfahrt ausgeben können. Diese Anzahlung nennen wir CruiseNext. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Agenturbereich. In der Registerkarte Gutscheine können Sie diese CruiseNext Gutscheine einlösen und die Anzahlung der Kunden an Bord wird auf die neue Buchung angerechnet. Pro Buchung kann nur ein CruiseNext Gutschein eingelöst werden. Ihre Provision ist davon nicht betroffen. Wenn ein CruiseNext Gutschein oder ein anderer Gutschein im persönlichen Profil des Kunden gespeichert ist, sehen Sie das sofort auf der Registerkarte Gutscheine. Im Feld Zahlungsbetrag geben Sie den Betrag ein, der angerechnet werden soll und klicken dann auf Gutschein #. Mit der Anrechnung des CruiseNext Gutscheins machen Sie eine Anzahlung auf die Kreuzfahrt und bestätigen somit die Option. Bitte geben Sie zusätzlich noch den Festbuchungscode ein (siehe Registerkarte Festbuchung) um die Option in eine Festbuchung zu verwandeln. Dritte Registerkarte Option verlängern In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Optionen im Rahmen des Möglichen zu verlängern. Seite 28 von 45

29 Klicken Sie dazu einfach auf den Button Verlängern. Sie müssen keine Dauer auswählen, denn das System fügt automatisch die neue Optionszeit gemäß unserer Bedingungen hinzu. Um das neue Optionsdatum zu sehen, senden Sie sich bitte selbst eine Optionsbestätigung über Bestätigung senden auf der linken Seite zu (mehr dazu unter Anfragen einer Buchungsbestätigung ). Achtung: Es wird nicht automatisch eine neue Bestätigung verschickt! Bitte beachten Sie, dass für höhere Suiten Kategorien (ab Owner s Suite) und Last Minute Buchungen keine Optionsverlängerungen möglich sind. Sie können eine Option nur einmal verlängern! Vierte Registerkarte Festbuchung Diese Funktion ermöglicht Ihnen, direkt die Reservierung fest einzubuchen. Sobald Sie die Buchung mit dem Festbuchungscode 123 bestätigen, wird die Reservierung fest und Stornierungen sind nur gemäß unserer Allg. Reisebedingungen möglich. Bitte prüfen Sie daher genau, ob alle Angaben stimmen bevor Sie auf Senden gehen. Bitte fügen Sie hier keine Kommentare ein, da diese nicht an das System übermittelt werden. Seite 29 von 45

30 Reservierungszusammenfassung Sobald Sie die Buchung optioniert bzw. fest gebucht haben, gelangen Sie zur der Seite Reservierungszusammenfassung. Diese Seite gibt Ihnen einen Überblick über alle Einzelheiten der Buchung. Unter Zusatzleistungen taucht auch unser Premium All Inclusive Paket wieder auf, im Falle eines Erwachsenen in regulärer Kabinenkategorie bestehend aus Adult Ultimate Beverage Package & Coffee Beverage, Prepaid Service Charges, Bottled Water (1 liter) per person per day. Seite 30 von 45

31 Anfragen einer Buchungsbestätigung Innerhalb von 24 Stunden nach Ihrer getätigten Option, senden wir Ihnen eine Bestätigung per zu, die alle Daten Ihrer Option bzw. Festbuchung enthält das ist Ihre Optionsbestätigung bzw. Rechnung. Wenn Sie darauf nicht warten möchten, können Sie sich auch selbst die Bestätigung zuschicken. Um eine Bestätigung zu schicken, wählen Sie Bestätigung schicken links in der Menüleiste aus. Der Bestätigung schicken Bildschirm erscheint. Es gibt drei Möglichkeiten eine Bestätigung zu schicken: Seite 31 von 45

32 Agentur Hier erhalten Sie eine Bestätigung an die Faxnummer oder -Adresse, die in Ihrem Agenturprofil hinterlegt ist. Sollte sich etwas an Ihrem Profil geändert haben, kontaktieren Sie bitte unsere Agenturbetreuung Gast Hier wird eine Bestätigung an die Faxnummer oder -Adresse, die im Kundenprofil hinterlegt ist, verschickt. Diese Version der Bestätigung enthält keine vertraulichen Informationen für Reisebüros. Benutzer Hier erhalten Sie eine Bestätigung an die Faxnummer oder -Adresse, die im Profil des Agenten hinterlegt ist. Die Sprache der Bestätigung ist im Agenturprofil voreingestellt. Um eine Bestätigung zu senden, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen sie CONFIRMATION_CE aus. 2. Bitte bearbeiten oder fügen Sie nichts Neues in den Feldern Betreff oder Nachricht hinzu. 3. Klicken Sie auf Bestätigung anfordern. Buchungsstatus Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht mit den verschiedenen Buchungsstatus: OFFER (OF) Option Die Buchung ist als Option im System angelegt. Es wurde keine Zahlung für diese Buchung getätigt und sie wird automatisch storniert nach Optionsende. Seite 32 von 45

33 BOOKED (BK) CANCELLED (CX) Gebucht Die Buchung ist bestätigt und fest eingebucht. Im Falle einer Stornierung würden Stornokosten anfallen. Storniert Die Buchung ist storniert. Reservierung stornieren Um eine Buchung zu stornieren, wählen Sie bitte Reservierung stornieren links in der Übersicht aus. Die Übersichtsseite Reservierung stornieren erscheint. Eventuell anfallende Stornogebühren werden hier angezeigt. Bitte überprüfen Sie die Gebühren bevor Sie die Buchung stornieren. Das Stornieren von Buchungen verursacht Stornogebühren gemäß den Allgemeinen Reisebedingungen von Norwegian Cruise Line (mehr dazu unter Sie können einen speziellen Grund für die Stornierung angeben, dies ist aber nicht notwendig um die Stornierung abzuschließen. Klicken Sie auf Weiter um die Stornierung abzuschließen. Der Status der Buchung in der Reservierungszusammenfassung ist dann CANCELLED. Meine Reservierungen Diese Seite gibt Ihnen eine Übersicht Ihrer Buchungen: Es gibt zwei Möglichkeiten nach einer Buchung zu suchen: Unter Angabe der Reservierungsnummer Unter der Angabe des Kundennamens, des Schiffes und des Abfahrtsdatums Seite 33 von 45

34 Um mit Reservierungsnummer zu suchen, geben Sie diese Nummer im Feld Reservierungs ID ein und klicken Sie auf Suche. Um mit Kundennamen und Abfahrt zu suchen, füllen Sie mindestens drei der verfügbaren Felder aus: Nachname Vorname Beginn Kreuzfahrt ab (Abfahrtsdatum) Schiff Geben Sie zusätzliche Informationen ein, um die Suche zu verfeinern. Die Ergebnisse sind von Ihrem Sicherheitsprofil abhängig. Wenn Sie den Status des Administrators haben, können Sie alle Buchungen Ihrer Agentur sehen. Sollten Sie nur als Agent angelegt sein, so sehen Sie nur Ihre eigenen Buchungen. Um sich eine Buchung darzustellen, klicken Sie bitte auf die Reservierungsnummer. Sie kommen wieder in den Buchungsmodus und können nun gewisse Änderungen* vornehmen oder die Buchung stornieren. *Erlaubte Änderungen: Hinzufügen von Landausflügen, Entertainment, Restaurantreservierungen, Spa Anwendungen, Hotels, Transfers, Geschenkepakete, Zahlungen, Optionen verlängern, Optionen festbuchen und speziellen Anfragen. Wenn Sie das Abfahrtsdatum oder die Kategorie ändern, entstehen Gebühren! Alle Gebühren fallen gemäß den Allgemeinen Reisebedingungen von Norwegian Cruise Line an. Falls Sie andere Änderungen vornehmen möchten, rufen Sie uns bitte an unter +49 (0) Änderungen an einer bestehenden Buchung Klicken Sie auf um die Buchung zu aktualisieren und in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. In einer Festbuchung können Sie nun zwei weitere Reiter sehen Dining/Entertainment/Spa und Landausflüge. Wenn Sie beispielsweise eine spezielle Anfrage hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Reiter Spezielle Anfragen. Bitte beachten Sie, dass Gebühren für gewisse Änderungen entstehen können. Stornokosten für Flug- & Hotelpakete und andere Leistungen können entstehen, auch wenn die Buchung nicht vollständig storniert wurde. Bitte wenden Sie sich an unser Reservierungsteam für weitere Details. Alle Änderungen werden automatisch auf die Buchung angewendet. Nehmen Sie keine Änderungen vor, wenn Sie sich nicht absolut sicher sind, dass Sie diese Änderung möchten. Wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden, kann jede Änderung, die Sie machen nochmal storniert werden, indem Sie Modus verlassen auswählen. Nur wenn Sie den orangenen Button Save klicken, wird die Änderung dauerhaft. Seite 34 von 45

35 Dining/Entertainment/Spa vorab buchen Reservierungen für Restaurants, Entertainment und Spa Behandlungen können ab 90 Tagen bis zu zwei Tage vor Abfahrt hinzugefügt werden (Spa Behandlungen nur bis vier Tage vor Abfahrt). The Haven und Suiten Gäste können dies bereits ab 100 Tagen vor Abfahrt hinzubuchen (nicht möglich via Book Norwegian, kontaktieren Sie dazu bitte unsere Reservierung). Die Buchung muss im BK Status sein (also schon von Ihnen bestätigt). Restaurantreservierungen im Voraus sind für alle Schiffe verfügbar. Vorabreservierungen von Entertainment ist nur auf der Norwegian Epic, Norwegian Breakaway, Norwegian Getaway & Norwegian Escape möglich, Spa Leistungen können nur auf der Norwegian Epic vorab gebucht werden. Vorabreservierungen werden nicht dem Bordkonto des Gastes belastet. Stattdessen erfolgt die Zahlung direkt bei Buchung der Bordaktivität. Eine Kreditkarte muss also bei der Buchung angegeben werden. Zahlungen erfolgen in EUR. Bitte beachten Sie die Stornierungsgebühr für diese Leistungen. Um Bordaktivitäten vorab zu buchen, gehen Sie auf die entsprechende Registerkarte und klicken Sie auf. Dining Um Dining zu buchen, wählen Sie einen Termin und das Restaurant aus, wofür Sie die Verfügbarkeit sehen möchten. Sie können auch alle Tage der Kreuzfahrt und alle verfügbaren Restaurants auf einmal auswählen. Geben Sie dann die Tischgröße an und klicken Sie auf Verfügbares Dining anzeigen. Das System zeigt Ihnen die Verfügbarkeit zum gewünschten Datum. Wählen Sie nun den Termin und das Restaurant, welches Sie reservieren möchten und ergänzen Sie den Namen der Person, auf die der Tisch Seite 35 von 45

36 geblockt werden soll und die Uhrzeit. Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen für die Geschäftsbedingungen und Speichern. Oben auf der Seite sehen Sie nun eine Zusammenfassung Ihrer ausgewählten Aktivitäten. Sie können mit der Buchung weiterer Aktivitäten fortfahren. Entertainment Um Entertainment zu buchen, wählen Sie ein Datum und die Show aus oder lassen sich alle Shows der Kreuzfahrt anzeigen. Wählen Sie dann die Show aus, indem Sie die einzelnen Personen in der Buchung markieren und eine Uhrzeit auswählen. Für Shows die im Kreuzfahrtpreis inkludiert sind, entfallen keine Gebühren. Bei gebührenpflichtigen Shows wird der Preis in Klammern angezeigt. Sie müssen die Buchungsbedingungen akzeptieren bevor Sie Speichern. Spa Behandlungen Um Spa Behandlungen zu buchen, wählen Sie ein Datum und die gewünschte Spa Anwendung aus oder klicken Sie auf Alles auswählen. Klicken Sie dann auf das Spa Paket und wählen die Person aus, für die die Anwendung sein soll, sowie die gewünschte Uhrzeit. Bitte beachten Sie, dass eine Spa Anwendung für eine bestimmte Uhrzeit nur für eine Person in der Buchung ausgewählt werden kann. Auch hier müssen Sie die Buchungsbedingungen akzeptieren, bevor Sie auf Speichern klicken können. Danach können Sie die ausgewählten Optionen oben aufgelistet sehen. Hier könnten Sie auch nochmal die Vorausbuchungen stornieren. Da die Bordaktivitäten Teil der Reservierung sind, werden diese auf der linken Seite in der Preisübersicht hinzugefügt (Pop-Up Fenster). Bitte beachten Sie, dass wir keine Provisionen auf diese Leistungen zahlen. Vergessen Sie nun nicht ganz oben auf zu klicken, um Ihre Vorausreservierung abzuschließen. Es erscheint ein Pop-up Fenster mit der neuen Rechnungssumme. Wenn Sie auf Änderungen speichern klicken, akzeptieren Sie den neuen Rechnungsbetrag und buchen die Aktivitäten. Die Reservierungszusammenfassung zeigt ihnen anschließend noch einmal die gebuchten Leistungen. Bitte gehen Sie nun zurück zur Registerkarte Dining/Entertainment/Spa um die ausgewählten Aktivitäten mit Kreditkarte zu bezahlen. Über den Button Auswahl zahlen können Sie die Kreditkartendetails eingeben oder auch einen im Kundenprofil hinterlegten Gutschein anwenden. Sofern es sich um eine Kundenkreditkarte handelt, wählen Sie bitte bei Payment Source statt Agentur den Kundennamen des Inhabers aus dem Drop Down Menü aus. Der Zahlungsbetrag ist automatisch ausgefüllt. Nachdem Sie die Kreditkartennummer, das Gültigkeitsdatum und die Anschrift des Kreditkarteninhabers ausgefüllt haben, klicken Sie bitte auf Bezahlen. Wenn Sie die Aktivitäten nicht sofort bezahlen, werden diese automatisch storniert. Landausflüge Landausflüge können bis zu zwei Tage vor Abfahrt oder vom Gast an Bord gebucht werden. Die Buchung muss im BK Status sein (also schon von Ihnen bestätigt). Landausflüge welche im Voraus gebucht werden, müssen sofort mit einer Kreditkarte bezahlt werden. Seite 36 von 45

37 Gehen Sie auf die Registerkarte Landausflüge und klicken Sie auf klicken Sie auf Landausflug hinzufügen.. Als nächstes Sie können die Ergebnisse kategorisieren, indem Sie die jeweilige Destination oder das Datum eingeben. Sie können auch nach einem bestimmten Ausflug suchen. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Auswählen. Sie können dann weitere Landausflüge auswählen oder die ausgewählten Landausflüge wieder löschen. Da die Landausflüge Teil der Reservierung sind, werden diese auf die Gesamtrechnung in der Preisübersicht auf der linken Seite hinzugefügt (Pop-Up Fenster). Vergessen Sie nun nicht ganz oben auf zu klicken, um Ihre Vorabbuchung abzuschließen. Es erscheint ein Pop-up Fenster mit der neuen Rechnungssumme. Wenn Sie auf Änderungen speichern klicken, akzeptieren Sie den neuen Rechnungsbetrag und buchen die Aktivitäten. Bitte gehen Sie nun erneut auf Landausflüge und fügen die Kreditkartendetails ein, um die ausgewählten Aktivitäten zu bezahlen. Wenn Sie die Aktivitäten nicht sofort per Kreditkarte bezahlen, werden diese automatisch storniert. Wählen Sie die gebuchten Landausflüge aus und klicken Sie auf Auswahl zahlen. Seite 37 von 45

38 Bitte geben Sie nun die Kreditkartendetails für die Bezahlung der Landausflüge ein. Sofern es sich um eine Kundenkreditkarte handelt, wählen Sie bitte bei Payment Source statt Agentur den Kundennamen des Inhabers aus dem Drop Down Menü aus. Der Zahlungsbetrag ist automatisch ausgefüllt. Nachdem Sie die Kreditkartennummer, das Gültigkeitsdatum und die Anschrift des Kreditkarteninhabers ausgefüllt haben, klicken Sie bitte auf Bezahlen. Geschenkepakete In der Rubrik Geschenkepakete in der linken Menüleiste können Sie kleine Aufmerksamkeiten für den Kunden buchen. Das könnte Folgendes sein: Frische Früchte Blumenarrangements Mandara Spa Geschenkgutscheine Bordguthaben / Casino Chips Flaschenwein Party Pakete (inkl. Dekoration, Kuchen, Ballons etc.) Romantik Pakete (z.b. Sekt und Erdbeeren auf die Kabine) Honeymoon Geschenkpakete Mehr finden Sie auf unserer Webseite im Bereich Kreuzfahrt-Vorbereitungen Geschenke & Mehr Um ein Geschenkepaket hinzuzufügen, wählen Sie Geschenkepakete aus der Übersicht aus. Eine Übersicht der Geschenke Bestellung erscheint nun. Klicken Sie als erstes auf Neu um die Bestellseite für Geschenke zu sehen. Seite 38 von 45

39 Im Feld Grußkarten-Empfänger geben Sie den Namen der Person ein, die das Geschenk bekommen soll. Wählen Sie dann aus dem Menü Grußkarten-Nachricht den Titel der beigefügten Karte aus (z.b. Geburtstagswünsche, Willkommen an Bord etc.). Im Feld Grußkarten-Absender geben Sie Ihren Namen oder den Namen Ihrer Agentur an, und wenn Sie möchten noch einen individuellen Text, welcher dann auf die Karte gedruckt wird. Fahren Sie mit Speichern fort und danach mit Hinzufügen. Nutzen Sie die Möglichkeit, zu kategorisieren oder per Schnellsuche das gewünschte Geschenk zu finden. Geben Sie Ihre Bestellung auf, indem Sie die Anzahl im gelben Feld für jeden Gast eingeben. Klicken Sie auf zur Bestellung hinzufügen, um diesen Vorgang zu bestätigen. Seite 39 von 45

40 Hier ist es nun wichtig, den Auslieferungstag einzugeben, ansonsten würden alle Geschenke am ersten Tag der Kreuzfahrt ausgeliefert werden. Anzahl Tag Lieferzeit Diese Spalte zeigt die Anzahl pro Tag. Diese Spalte zeigt den Tag der Lieferung. Diese Spalte zeigt die Lieferzeit. Ändern Sie diese Zeit bitte nicht!!! Seite 40 von 45

41 Schließen Sie Ihre Geschenkepakete-Buchung ab, indem Sie unten auf der Seite auf Speichern klicken. Nun müssen Sie mit der Bezahlung fortfahren. Klicken Sie dazu auf Zahlungen und Sie gelangen dann auf eine neue Seite zur Bezahlung der Geschenke-Bestellung. Dort können Sie dann Ihre Kreditkartendetails eingeben und die Geschenke bezahlen. Wenn Sie diese Leistungen nicht vor Kreuzfahrtbeginn bezahlen, werden die Leistungen nicht ausgeliefert werden. Geschenkepakete werden nicht verprovisioniert. Da für Kabinengrüße eine eigene Rechnung erstellt wird, ändert sich dadurch der Gesamtreisepreis nicht. Geschenke können bis 4 Tage vor Abfahrt zur Buchung hinzugefügt werden. Achtung: Im Rahmen von Premium All Inclusive ist in der Auflistung der Geschenke-Bestellungen für jede Reservierung automatisch bereits eine Bestellung geladen. Diese, oder ihre einzelnen Bestandteile, sollten Sie keinesfalls selbstständig stornieren. Wenn Sie die Bestellung Auswählen, sehen Sie in den Details zur Bestellung eine Auflistung aller automatisch geladenen Gratis-Extras für den Gast. Neben den Premium All Inclusive Leistungen (für Erwachsene in regulärer Kabinenkategorie: Adult Ultimate Beverage Package & Coffee Beverage, Prepaid Service Charges, Bottled Water (1 liter) per person per day), kann dies unter Umständen auch einmal ein sonstiges Extra, z.b. im Rahmen einer Promotion mit limitiertem Buchungsfenster, sein. Eine Buchung kopieren Fall Sie genau die gleiche Buchung nochmal tätigen möchten, gehen Sie zur Menüleiste auf der linken Seite Ihres Bildschirms und klicken Sie auf Reservierung kopieren. Diese Funktion überträgt alles aus Ihrer bestehenden Buchung in eine neue Buchung, außer spezielle Anfragen, Landausflüge, Dining/Entertainment/Spa Anwendungen und Kabinengrüße. Seite 41 von 45

42 Jetzt müssen Sie nur noch den Namen der Gäste eingeben und die Buchung abschließen. Wenn Sie nicht mit der automatischen Wahl der Kabine einverstanden sind, können Sie das noch ändern. Bitte geben Sie die Kundennamen ein und schließen Sie die Buchung ab. Eigene Referenz Nr./Gruppierungsnummer hinzufügen Arbeitet Ihr Unternehmen mit einem internen Reservierungssystem und Sie möchten Ihre eigene Buchungsnummer zu der Buchung hinzufügen, klicken Sie auf Referenz Nr./Gruppierungsnummer, welches sich auf der linken Seite in der Übersicht befindet. Fügen Sie einfach Ihre eigene Buchungsnummer in das neue Fenster ein. Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden. Online Check-In Vergessen Sie nicht den Online Check-In für Ihre Gäste zu machen. Book Norwegian bietet Ihnen einen direkten Link zur Online Check-In Seite. Klicken Sie dafür auf Online Check-In, der sich in der Übersicht befindet. Der Online Check-In muss bis spätestens 1 Tag vor Abfahrt gemacht werden. Reservierung verknüpfen Haben Sie zwei Buchungen, von Gästen die gemeinsam unterwegs sind, können Sie diese mit der Funktionalität Res. Verknüpfen links in der Menüleiste verbinden. Suchen Sie die gewünschten Buchungen, markieren Sie den Verknüpfungstyp und erstellen Sie die Verknüpfung. Es sollte immer Kabine als Typ ausgewählt werden, alle anderen Punkte nur wenn es für alle Buchungen zutrifft. Bitte beachten Sie, dass nur Buchungen verknüpft werden können, die von Ihrer Agentur getätigt wurden. Seite 42 von 45

43 Neben den bereits genannten Punkten haben Sie zudem noch die Möglichkeit über die Menüleiste auf der linken Seite sich noch mal den Routenverlauf anzuschauen, Ihre Provision zu prüfen und die Norwegian Kontaktdaten abzurufen. Wenn Sie auf den Link Reiseunterlagen klicken, können Sie in der Spalte Edoc bereit sehen, ob die edocs schon gedruckt werden können. Ist dort ein Y zu sehen, können Sie die Tickets über drucken. Sollte dies nicht der Fall sein, dann kann das zwei Gründe haben: 1. Die Buchung ist noch nicht komplett gezahlt, erst dann ist es möglich die Tickets zu erhalten, oder 2. Es ist zu früh, Sie können die Tickets frühestens 60 Tage vor Abfahrt drucken. Gruppen Für Gruppen ermöglicht Ihnen Book Norwegian Folgendes: Tätigen Sie Buchungen innerhalb Ihres bestehenden Kontingentes und geben Sie Kundennamen ein. Ändern Sie Namen vor dem Abschlussdatum der Gruppe. Wählen sie Kabinennummern direkt aus und rufen Sie detaillierte Informationen über die Kabinen ab. Geben Sie speziellen Anfragen ein, wie beispielsweise das Zusammenstellen der Betten. Buchen Sie Landausflüge. So können Sie die Buchung Ihres Kunden sofort bestätigen. Wenn Sie die Buchung abgeschlossen haben, erhalten Sie die Buchungsnummer, welche Sie jederzeit abrufen können. Bitte fordern Sie das separate Handbuch für Gruppenbuchungen über Book Norwegian bei uns an! Ihr Passwort ändern Klicken Sie rechts oben auf der Seite auf den Namen Ihrer Agentur und wählen Sie die Option Passwort ändern aus. Hier können Sie auch Ihre Sprache ändern und sich ausloggen. Seite 43 von 45

44 Meine Agentur verwalten Wenn Sie den Status des Supervisors/Administrators für Ihre Agentur haben, können Sie die Benutzer verwalten und das Passwort Ihrer Kollegen aktualisieren. Dazu müssen Sie den Bereich Meine Agentur betreten und können sich über Benutzer ansehen alle aktuellen Benutzer anzeigen lassen. Um einen neuen Benutzer anzulegen gehen Sie bitte auf Einen neuen Benutzer anlegen. Geben Sie alle relevanten Informationen ein und legen die Sicherheitsstufe fest. Das Sicherheitsniveau unterscheidet zwischen einem Agenten und einem Supervisor (z.b. Büroleiter). Während ein Agent nur seine eigenen Buchungen sehen kann, kann ein Supervisor alle Buchungen der Agentur sowie alle Profile der angelegten Agenten sehen und bearbeiten. Gehen Sie anschließend auf Benutzer Profil speichern. Um nun den Zugang zu Book Norwegian zu aktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: Seite 44 von 45

45 Wählen Sie einen Benutzer über Edit aus. Legen Sie einen Login-Namen fest und gehen Sie auf Benutzer Profil speichern. Bitte beachten Sie, dass der Login Name nicht länger als 12 Zeichen sein darf. Wählen Sie den Benutzer nun erneut über Edit aus. Über Passwort neu vergeben Sie erstmalig das Passwort für den Benutzer. Rufen Sie sich anschließend das Profil wieder auf und Sie können nun über Passwort ändern das systemgenerierte Passwort auf ein beliebiges Passwort ersetzen. Aktuell können Sie keine Benutzer eigenständig über Book Norwegian löschen. Bitte kontaktieren Sie dazu unsere Agenturbetreuung! Kontaktinformation Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen. Bei Änderungswünschen zu Ihren Stammdaten im Agenturprofil oder bei Fragen zu Ihrem Zugang, wenden Sie sich bitte an unsere Agenturbetreuung: Telefonnummer:+49 (0) , Option 2. Bei Buchungsanfragen und Änderungen, kontaktieren Sie bitte unsere Reservierungszentrale: Telefonnummer: +49 (0) , Option 1. oder Seite 45 von 45