Varial Beraterinformation

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1 Varial Beraterinformation 17. Februar 2014

2 Inhalt Guide / Finance... 3 Anlagenbuchführung... 3 Migration Guide / VWE... 3 Finanzbuchführung... 4 Einträge in der Wissensdatenbank... 4 Personalwirtschaft... 5 Automatische Updatefunktion für Berufsständische Versorgungseinrichtungen und Berufsgenossenschaften... 5 ELSTAM Sonderfunktion... 6 Weitere Anpassungen ELStAM-Verfahren... 9 Anpassungen SEPA-Zahlungen Migration Guide VWE Neue Version Personalkosten-Reporting Praxishinweis Programmerweiterungen/-korrekturen ServicePack Installation und Administration VWE / IGF Anlagenbuchführung Löschen falscher Buchungen in der Wiedervorlage Schließen von Geschäftsjahresperioden nicht möglich Migration Guide VWE Finanzbuchführung VWE Client Hotfix V VWE Client Hotfix V VWE Hotfix v Personalwirtschaft Migration Guide - VWE Aktueller Hotfix für Release v

3 Guide / Finance Anlagenbuchführung Migration Guide / VWE Fehler beim Import Mit Release kam bzw. kommt es in der World Edition beim Importieren der Guide-Daten zu folgendem Fehler: "aaexpag.csv: Die Anzahl der Spaltenköpfe der Datei stimmt nicht: 44 erwarte 45". Ursache war bzw. ist, dass die Migration bei Übernahme der Anlagegüter eine Inventarnummer erwartet. Diese wurde beim Guide-Export mit dem Release 3.45 jedoch nicht korrekt ausgegeben. Mit dieser Beraterinfo wird deshalb ein korrigiertes Export-Programm für Guide ausgeliefert, in dem die Inventarnummer in der betr. CSV-Datei für die Stammdaten der Anlagegüter angefügt wird. Fehlerhafte Übernahme alter Vollabgänge Wenn der Export der historischen Daten und Bewegungen im Feld Historik ab GJ durch ein Geschäftsjahr eingeschränkt wurden, kam es bei Anlagegütern mit einem älteren Vollabgangsdatum zu einem fehlerhaften bzw. unvollständigen Export. Da die Abgangsbewegung bei derartigen Fällen nicht exportiert wurde, wurde das jeweilige Anlagegut nach dem Import in der VWE nicht als Vollabgang markiert. Mit diesem Update wird bei jedem voll abgegangenen Anlagegut die Abgangsbewegung ausgegeben. Ausgenommen derjenigen Anlagegüter, deren Abgang vor der Euro- Umstellung (zwischen 1999 und 2002) liegt. 3

4 Finanzbuchführung Einträge in der Wissensdatenbank Bitte beachten Sie nachfolgend aufgeführte Einträge in unserer Wissensdatenbank: ID-Nr EBICS und FINTS-Verfahren sowie COR1-Verfahren in der Hausbank aspx?solutionid= ID-Nr SEPA-Zahlungen und Scheckzahlungen in einem Zahllauf aspx?solutionid=

5 Personalwirtschaft Automatische Updatefunktion für Berufsständische Versorgungseinrichtungen und Berufsgenossenschaften Über das Programm "Abgleich Firmen/Krankenkassen (KW 972)" können jetzt auch die Stammdaten der berufsständischen Versorgungseinrichtungen (DASBV- Verfahren) sowie die Parameter der Berufsgenossenschaften automatisch in den Institutionen (KW 251) upgedatet werden. Der Dialog des Abgleichprogramms wurde um die entsprechenden Auswahlen ergänzt, wie die folgende Abbildung verdeutlicht: Die Verarbeitung erfolgt in gewohnter Weise analog der bisherigen Updatefunktionen. Über die Auswahl "vorläufige Liste" = <Ja> kann der Anwender vorab anhand des Protokolls prüfen, welche Anpassungen in den Institutionssätzen vorgenommen würden. 5

6 Endgültige Satzteilungen werden wie üblich erst über die Einstellung "vorläufige Liste" = <Nein> in den Institutionen (KW 251) ausgeführt. Bei rückwirkenden Anpassungen werden automatische Neuberechnungsanstöße für die Mitarbeiter generiert. ELSTAM Sonderfunktion Ab Release 3.45 wird bei der Übernahme von ELStAM-Datensätzen zusätzlich die Dateinummer des Importsatzes mit interpretiert. Dies bedeutet, dass bei Sätzen, mit einer absolut identischen Gültigkeitsangabe, also z.b. zwei Datensätze mit Gültig ab- Datum , jetzt der Rückmeldesatz übernommen wird, der mit einer höheren Dateinummer ( neueren Datums) gesendet wurde. Auf dieses Thema haben wir bereits im Releasehandbuch 3.45 unter Kapitel hingewiesen. Falls die Übernahme von ELStAM-Sätzen aus der Datei "PWELSTA0" ab noch mit Release 3.40 erfolgt ist, und eine erneute Übernahme dieser Datensätze vom Anwender gewünscht ist, um sicherzustellen, dass bei identischen Sätzen der jüngere importiert wird, kann dies jetzt über die Sonderfunktion "Zurücksetzen ELStAM ab " gemacht werden. 6

7 Durch Ausführen dieser Sonderfunktion werden die als "übernommen" gekennzeichneten ELStAM-Sätze in der Datei "PWELSTA0" auf "nicht übernommen" zurückgesetzt. Danach kann eine erneute Übernahme der Sätze wie üblich über das Programm "Übernahme ELSTAM (KW 593)" gestartet werden. Die ELStAM-Sonderfunktion wird über das Programm "Stammdaten-Check (KW 091)", Auswahl "Extras Zurücksetzen ELStAM ab " gestartet (siehe nachfolgende Abbildung). Hinweis: Die Ausführung der Funktion ist zeitlich begrenzt implementiert worden, das heißt, eine Wiederholung der Übernahme ist nur bis einschließlich Abrechnungsmonat März 2014 möglich! Nach Auswahl der Sonderfunktion öffnet sich der Folgedialog "Korrektur PWELSTA0": 7

8 Nach Auswahl einer Firma und ggf. Betriebsstätte kann der Anwender über die Einstellung "Korrektur vorläufig" im Feld "Funktion" und Starten der Verarbeitung anhand der Protokolls (Report: "ELSTA-KOR.RPT") erst einmal prüfen, ob sich durch eine erneute Übernahme Änderungen der Steuerangaben ergeben würden. Im Report werden ELStAM-Sätze, die zu Änderungen der vorhandenen Steuermerkmale im AN-Stamm führen würden, mit Fettdruck hervorgehoben. 8

9 Falls Anpassungen von übernommenen Besteuerungsdaten erforderlich sind, kann der Anwender entscheiden, ob er die Änderungen für einzelne Mitarbeiter manuell, also über Eingaben im Arbeitnehmerstamm und Nettoänderungsdienst erfasst, oder eine nochmalige Übernahme von ELStAM-Sätzen für die Mitarbeiter der Selektion über das Programm "Übernahme ELSTAM" vornehmen möchte. Soll die Übernahme nochmals für die Mitarbeiter der Selektion vorgenommen werden, dann ist die Auswahl "Korrektur endgültig" einzustellen. Über das Starten der Verarbeitung werden die ELSTAM-Sätze (gültig-ab und höher) auf "nicht übernommen" zurückgesetzt und müssen dann erneut übernommen werden. Weitere Anpassungen ELStAM-Verfahren Im Kopf des ELStAM-Protokolls wird ab sofort im Kopf des Reports bei der Dateibezeichnung zusätzlich die Mandantennummer mit angedruckt. Bei der Auswahl "Drucken ELSTAM" wird jetzt auch der Name des Mitarbeiters im Protokoll angedruckt. Außerdem wird auch die Dateinummer der Antwortdatei in den Einzelzeilen ausgegeben. 9

10 Anpassungen SEPA-Zahlungen Bislang wurden bei SEPA-Zahlungen grundsätzlich nur die Angaben zu BIC und IBAN aus dem Firmenstamm gelesen. Ab sofort werden auch abweichende Bankverbindungsangaben aus den Betriebsstätten berücksichtigt. Als Name Auftraggeber wird, wenn eine SEPA-Datei für die Betriebsstätte erstellt wird, auch die Bezeichnung aus der Betriebsstätte statt aus dem Firmenstamm übernommen, wenn die Namensfelder gefüllt sind. Neu ist auch die Möglichkeit einen individuellen SEPA-Dateinamen zu vergeben. Die Konstantenmaske des Programms "Zahlungsverkehr (KW 621)" wurde dahingehend angepasst, dass im Feld "SEPA Dateiname" jetzt durch den Anwender eine bis zu 8- stellige Bezeichnung angegeben werden kann. Der Dateiname wird automatisch ergänzt um die Angaben Datum (JJMMTT), Uhrzeit (HHMMSS) und eine laufende Nummer, jeweils mit "_" getrennt." Beispiel: SEPA Dateiname im Konstantenfenster Vollständiger Dateiname: "SEPANAME" "SEPANAME_140214_125804_001.xml" 10

11 Migration Guide VWE In der Personalwirtschaft wurde das Handbuch "Migration Varial Guide nach VWE Payroll" überarbeitet und aktualisiert. Die neue Version stellen wir Ihnen in unserer Wissensdatenbank unter der ID-Nr oder unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: aspx?solutionid= Neue Version Personalkosten-Reporting Mit der heutigen Beraterinformation liefern wir unseren Anwendern die neue Personalkosten-Reporting Version aus. Die Änderungen entnehmen Sie bitte wie üblich dem Dokument "PersRep Releasenotes". Praxishinweis Vorgehensweise bei Änderung der UV-Betriebsnummer Wenn sich die UV-Betriebsnummer einer Berufsgenossenschaft ändert, ist neben der Anpassung der Betriebsnummer in der BG-Institution (KW 251) auch eine Anpassung der Arbeitnehmerdaten Berufsgenossenschaft erforderlich. Diese Anpassung kann über das Programm "Massendatenerfassung (KW 693)" mit der Auswahl "Umsetzen BG-Angaben" vorgenommen werden. Es ist darauf zu achten, dass neben den Betriebsnummernangaben alt neu auch eine Gefahrentarifstelle angegeben wird, d.h. die Anpassung muss ggf. mehrmals je Gefahrentarifstelle vorgenommen werden. 11

12 Programmerweiterungen/-korrekturen ServicePack Weitere Inhalte des heutigen ServicePacks sind: Kurzwahl Beschreibung Menüpunkt Wie bereits in der Kundeninformation vom beschrieben wurden bei Infor Finance Anwendern mit Release 3.45 die elektronischen SV-Datenlieferungen abgewiesen, und zwar mit folgender Fehlermeldung: Fehler bei der Datenübermittlung: DSKOA84 / Modifikationsidentifikation nicht zulässig. Ursache war eine fehlerhafte MOD-ID im Programm PWDSKO Berufsgenossenschaft 411 Vollständigkeitsprüfung 461 Aufbau DEÜV- Meldungen 461 Aufbau DEÜV- Meldungen Eine von der BG-Institution abweichende Betriebsnummer wurde unter bestimmten Umständen bei der Gefahrentarifstelle des Mitarbeiters nicht angezeigt. Eine von der BG-Institution abweichende Betriebsnummer in der Gefahrentarifstelle des Mitarbeiters wird jetzt mit der Fehlermeldung 322 ausgegeben. Bei einer Berufsgenossenschaft mit Mindestentgeltgrenze wird jetzt das tatsächliche UV-Meldeentgelt auch in Hinblick auf bereits gemeldete UV-Mindestentgelte überprüft. Dies kann in Ausnahmefällen zu Storno/Neumeldungen führen. Bei SV-Sondermeldungen mit dem Meldegrund GD 54 (z.b. EGA Märzklausel) wird jetzt grundsätzlich nicht mehr der UV-Grund B09 sondern der UV-Grund B05 ausgegeben, da das UV-Entgelt entweder in einer gesonderten UV-Meldung (GD 91) oder einer weiteren Entgeltmeldung im lfd. Jahr gemeldet wird. Die vorgenommene Anpassung kann in Einzelfällen zu einer Storno-/Neumeldung wegen geändertem UV-Grund führen. 12

13 469 Rückmeldungen quittieren 491 Aufbau AAG- Erstattungen 565 Nettolohnabrechnung nur unter UNIX: Protokolle der Datenannahmestelle Mobil Oil ISC konnten nicht quittiert werden. Bei den AAG-Datensätzen kam es zu einem Fehler im DBBV, wenn die IBAN mit Leerzeichen erfasst worden ist. Leerzeichen werden jetzt im Datensatz entfernt. Wenn im Abrechnungsmonat Januar 2014 automatische Rückrechnungen auf das Vorjahr generiert wurden, beispielsweise durch eine Märzklausel, konnte es passieren, dass das Gesamtbrutto (Systemlohnart 1033) im Dezember 2013 einen falschen Wert erhielt. Dadurch wurden dann auch Folgewerte falsch ermittelt. siehe auch Berater-/Kundeninformation v Nettolohnabrechnung 565 Nettolohnabrechnung Durch eine Rückrechnung auf das Vorjahr konnte es nach Ablauf der steuerlichen RR-Frist passieren, dass der anrechenbare PKV-Basisbetrag im RR-Monat entfernt wurde. Die Jahreslohnkonten 2013 sollten dahingehend überprüft und ggf. durch einen erneuten RR-Anstoß wieder richtiggestellt werden. Diese Korrektur kann auch noch im Abrechnungsmonat > vorgenommen werden. Eine Kontrolle bereits versendeter Lohnsteuerbescheinigungen 2013 ist für diese Personengruppe ebenfalls zu empfehlen. Bei geringfügig Beschäftigten mit Lohnsteuerpflicht wurde für einmalige Arbeitsentgelte keine anrechenbare Vorsorgepauschale gebildet. Dadurch wird in diesen Fällen ein zu geringer Betrag in der Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung 2013 bescheinigt. Eine Steuerrückrechnung aus auf maximal ist für diese Personalfälle möglich. 13

14 Bei allgemeinen Rückrechnungen in das Vorjahr konnte es vorkommen, dass ein ab geänderte PKV- Basisbetrag in die Rückrechnungsmonate übernommen wurde. Eine Steuerrückrechnung aus auf maximal ist für diese Personalfälle möglich. 592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM Die Sicherungsdateien in dem Ordner "ELSTLK" werden jetzt zusätzlich mit der Mandantennummer gekennzeichnet, damit es bei mehreren Mandanten nicht zu doppelten Dateinummern kommt. Liegen Ein- und Austrittsdatum eines Mitarbeiters untermonatig im gleichen Abrechnungsmonat, dann wird jetzt zusätzlich geprüft, ob bereits eine Anmeldung übermittelt wurde. Bislang konnte es durch das Rücksetzen der SZ ELSTAM nach erfolgreicher Abmeldung auf "0 keine Anmeldung" bei einem weiteren Anmeldelauf zu einer zweiten Anmeldung für das Beschäftigungsverhältnis kommen, die dann abgewiesen wurde. Werden Abmeldungen wegen eines Systemwechsels Guide VWE generiert, dann wird jetzt auch die SZ ELSTAM auf "4 Abmeldung vorgesehen" gesetzt, und die Beschäftigten können abgemeldet werden. In der VWE Payroll sind dann zwingend Anmeldungen zum Systemstart zu senden. Werden aus Guide heraus keine Abmeldungen gesendet, sind die Mitarbeiter in der VWE zum Systemstart umzumelden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Ummeldungen ohne Zeitverzug vor der ersten VWE-Abrechnung gesendet werden, um die ELSTAM- Sätze für die Mitarbeiter ab Systemstartmonat zu erhalten. Die Datei "PWELSSTK" wird jetzt im Mandantenverzeichnis erstellt und nicht mehr generell im Datenverzeichnis der Installation. Dadurch können die ELSTAM-Verwaltungs- und Übernahmefunktion jetzt auch für mehrere Mandanten parallel gestartet werden. 14

15 592 Verwalten ELSTAM 592 Verwalten ELSTAM 612 Verdienstabrechnungen (blanko) 613 Verdienstabrechnungen 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr 621 Zahlungsverkehr Bei der Funktion "Drucken ELSTAM" wurde bei einer Selektion "von bis PNR" die von-angabe ignoriert. Bei Auftreten des Verfahrenshinweises " Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen. [Beschäftigungsende = jjjjmmtt]" liegen, wird jetzt ein Referenzdatum "Beschäftigungsende ELStAM + 1 Tag" generiert und die SZ-ELStAM auf "0" gesetzt, damit der Mitarbeiter erneut angemeldet werden kann. Bei den VWL-Angaben wurden IBAN und BIC nicht angedruckt, wenn es sich um die Überweisungsart "VWL mit Institut" handelt. Wenn in der Konstantenmaske die Auswahl "SEPA" eingestellt war, wurde bei der Anschrift des Mitarbeiters die Straße nicht angedruckt. Bei SEPA wurden die Empfängerangaben nicht korrekt gefüllt, wenn es sich um die Überweisungsarten "VWL mit Institut" oder "Sonstige" handelte. Bei SEPA wird die Periode für den Verwendungszweck bei ZVK jetzt ohne Punkt ausgegeben. Wenn im Programm "Überweisungen" (KW 341) die Zahlungsart "Verwend-Zwck-1" gewählt und der Verwendungszweck 1 nicht gefüllt ist, wird jetzt bei SEPA- Zahlungen als Verwendungszweck "Überweisung" mit Angabe des entsprechenden Abrechnungsmonats ausgegeben. Bei SEPA-Zahlungen an eine ZVK wurden für das Sanierungsgeld und den Zusatzbeitrag falsche IBAN und BIC verwendet. Dies wurde korrigiert. Bei SEPA-Zahlungen und einer Verarbeitung über mehrere Firmen / Betriebstätten wurde immer die BIC/IBAN der letzten Firma verwendet. Dies wurde geändert. 15

16 631 Beitragsabrechnung 673 Ausgabe Kindergeldstatistik 882 LSt-Bescheinigung 882 LSt-Bescheinigung 901 Migration Guide nach VWE Wenn in der Datei "PWDFUE1" Sätze von mehreren Mandanten enthalten sind, dann wurden bei einem Wiederholungslauf unter bestimmten Umständen nicht alle Sätze gefunden. Die Ausgabe der Kindergeldstatistik erfolgte nicht immer korrekt. Das Programm wurde nochmals überarbeitet. In Bundesländern, in denen der Halbteilungsgrundsatz nicht gilt, seitens ELSTAM aber in 2013 trotzdem eine Ehegatten-Konfession gemeldet und infolge dessen auch berechnet wurde, kam es in der Lohnsteuerbescheinigung zu einem Fehler in der Zeile 7 (Einbehaltene KiSt Ehegatte). Das Problem trat auf, wenn die ELStAM- Angaben zur Ehegatten-Konfession durch den Anwender im Laufe des Jahres 2013 nicht richtiggestellt und neu ermittelt wurden. Das Programm trägt diesem Umstand jetzt in dem Maße Rechnung, dass für Ehegatten errechnete KiSt-Beträge in Bundesländern ohne Halbteilungsgrundsatz in der LSt-Bescheinigung in die Zeile 6 (Einbehaltene KiSt Arbeitnehmer) mit eingerechnet werden. Es ist zu empfehlen, die Konfessionsangaben dieser Personengruppe zu prüfen. Bei Bundesfreiwilligendienst (PGS 123) kam es in der Nuller-Lohnsteuerbescheinigung zu einem Fehler, da in der Zeile 22 a) (AGA-RV) fälschlicherweise ein Wert ausgewiesen wurde. Ab sofort wird auch dann eine Datei mit Kopfspalten ausgegeben, wenn keine Ausgabesätze in den Steueroder SV-Vorträgen vorhanden sind. 16

17 Installation und Administration Für die Applikation Personalwirtschaft gilt wie üblich, dass die Programme nicht während des monatlichen Abrechnungslaufs installiert werden, evtl. Probeabrechnungen also zunächst wieder storniert werden. Die korrigierten Programme stellen wir Ihnen zusammen mit einer ausführlichen Beschreibung der enthaltenen Programmerweiterungen und -korrekturen in unserer Wissensdatenbank unter der ID-Nr oder unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: aspx?solutionid=

18 VWE / IGF VWE / IGF Anlagenbuchführung Löschen falscher Buchungen in der Wiedervorlage Wenn eine Wiedervorlagenbuchung gelöscht werden sollte, konnte es je nach Konstellation dazu kommen, dass nach Betätigen der Funktion Löschen nicht die selektierte Buchung gelöscht wurde, sondern eine ganz andere. Dieser Fehler trat auf, wenn die Wiedervorlage nach dem erstmaligen Laden bzw. Anzeigen nochmals umsortiert wurde. Z. B. um die Buchungen nach Betrag zu sortierten. Der Fehler wurde behoben. Schließen von Geschäftsjahresperioden nicht möglich Das Schließen von Perioden war nicht möglich. Beim Speichern eines Geschäftsjahres, in dem eine oder mehrere Perioden als geschlossen markiert wurden, kam die Fehlermeldung Speichern Sie bitte Ihre Änderungen, bevor Sie die Periode öffnen oder schließen. Migration Guide VWE Mit Release kam bzw. kommt es beim Importieren der Guide-Daten zu folgendem Fehler: "aaexpag.csv: Die Anzahl der Spaltenköpfe der Datei stimmt nicht: 44 erwarte 45". Ursache war bzw. ist, dass die Migration bei Übernahme der Anlagegüter eine Inventarnummer erwartet. Diese wurde beim Guide-Export jedoch nicht korrekt ausgegeben. Mit dieser Beraterinfo wird deshalb ein korrigiertes Export- Programm für Guide ausgeliefert, in dem die Inventarnummer in der betr. CSV-Datei für die Stammdaten der Anlagegüter angefügt wird. 18

19 VWE / IGF Finanzbuchführung Die nachfolgend aufgeführten Hotfixe stellen wir Ihnen zusammen mit einer ausführlichen Beschreibung der jeweiligen Inhalte in unserer Wissensdatenbank unter den entsprechenden ID-Nummern sowie unter den nachstehenden Links zur Verfügung: VWE Client Hotfix V12 Den VWE Client Hotfix v12 (ID-Nr ) stellen wir Ihnen unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: aspx?solutionid= VWE Client Hotfix V3 Den VWE Client Hotfix v3 (ID-Nr ) stellen wir Ihnen unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: aspx?solutionid= VWE Hotfix v2 Den VWE Hotfix v2 (ID-Nr ) stellen wir Ihnen unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: aspx?solutionid=

20 VWE / IGF Personalwirtschaft Migration Guide - VWE In der Personalwirtschaft wurde das Handbuch "Migration Varial Guide nach VWE Payroll" überarbeitet und aktualisiert. Die neue Version stellen wir Ihnen in unserer Wissensdatenbank unter der ID-Nr oder unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: aspx?solutionid= Aktueller Hotfix für Release v3 In der Personalwirtschaft weisen wir Sie auf den aktuellen Server Hotfix "hotfix-pa v3" hin. Über diesen Hotfix informierten wir Sie bereits per aus dem Infor Xtreme Portal am Den Hotfix stellen wir Ihnen zusammen mit einer ausführlichen Beschreibung der enthaltenen Programmkorrekturen in unserer Wissensdatenbank unter der ID-Nr sowie unter dem nachstehenden Link zur Verfügung: aspx?solutionid=