XFT CONTRACT MANAGER Vertragsverwaltung in SAP mit Fristen- und Statusüberwachung

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1 XFT CONTRACT MANAGER Vertragsverwaltung in SAP mit Fristen- und Statusüberwachung

2 Inhalt Hintergrund Funktionen Über xft 2

3 Einsatzgebiete des Vertragsmanagements Verträge entstehen fast überall im Unternehmen: Management / Vorstand Zugriff auf Verträge aller Art, z.b. Konzerngesellschaften Lieferanten Eingangslogistik Fertigung Marketing & Vertrieb Ausgangslogistik Kundendienst Kunden Partner Verträge mit Lieferanten, Transportunternehmen IT-Abteilung Finanzabteilung Verträge mit Subunternehmen, Partner Verträge mit Werbeagenturen, Medien, Kunden Verträge mit Kunden, Post, Transportunternehmen Verträge mit Kunden Leasing-/Kaufverträge für Hard- und Software Verträge mit Banken, Verträge mit Vorständen Beschaffung / Einkauf Rahmen- und Einzelverträge mit Lieferanten Mitarbeiter HR Dienstleister Rechtsabteilung Beteiligungsmanagement Personalabteilung Alle Arten von Verträgen Gesellschaftsverträge, Verträge mit Beratern Arbeitsverträge, Verträge mit Personaldienstleistern 3

4 Life Cycle im Vertragsmanagement Vertragsanbahnung Vertragsanpassung Vertragserfüllung Prozess- und Terminmanagement Vertragsentwurf Vertragsabschluss Operationalisierung: Handlungsanweisungen, wie der Vertrags Life Cycle abzuarbeiten ist Fristen Wiedervorlagen: Steuerung der sich daraus ergebenden Aufgaben Steuerung und Monitoring des Vertrags Life Cycles 4

5 Herausforderungen im Vertragsmanagement» Verfügbarkeit: Verträge sind nicht oder nur mit hohem Zeitaufwand auffindbar» Zugriffsbeschränkung: Verträge liegen an verschiedenen Ablageorten und können nicht von allen Beteiligten zugegriffen werden» Aktualität: Vertragskopien, die nicht dem letzten Stand entsprechen, sind im Umlauf und führen u.u. zu falschen Entscheidungen» Nachvollziehbarkeit: Änderungen u. Zugriffe auf Verträge werden nicht protokolliert» Auswertbarkeit: Verträge und deren Bestandteile können nicht ausgewertet und für Entscheidungen genutzt werden. Insbesondere Vertragsbeziehungen und die Einhaltung von Fristen sind häufig schwer abzubilden 5

6 Die Lösung: Elektronisches Vertragsmanagement mit dem xft contract manager» Gesamter Lebenszyklus des Vertrags wird abgedeckt Vertragserstellung, Bearbeitung während Vertragslaufzeit, Aktivitäten zur Beendigung, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen» Unterschiedliche Einsatzgebiete Generischer Ansatz unterstützt den Einsatz in dem jeweils relevanten Kontext mit den jeweils benötigten Vertragsarten» fertige Produktlösung auf der Basis von SAP Records Management / SAP Folders Management Vertragsmanagement vollständig in SAP integriert schnell einsatzbereit 6

7 Vorteil 1: SAP-Integration» Vollständig in SAP ERP integrierte aktenbasierte Vertragsverwaltung ein führendes System, dadurch zahlreiche Effizienzvorteile 100%ige Upgradefähigkeit integrierter Zugriff auf SAP-Objekte und -Transaktionen Nutzt vorhandenes Berechtigungskonzept integrierte, konsistente Datenhaltung ohne Redundanzen 2 technische Oberflächen (SAP GUI und ABAP WebDynpro) für unterschiedliche Benutzergruppen» Neu mit Rel. 4.00: SAP BW Integration 7

8 Vorteil 2: Prozessunterstützung» Akte als zentrale Informationsdrehscheibe integriert alle relevanten Daten, Dokumenten, Prozesse in der Akte Zentraler Zugriff Vielfältige Recherchemöglichkeiten Revisionssichere Ablage und Dokumentation» Umfassende Prozessunterstützung xft task manager ermöglicht die Nutzung der Akte als Prozessmodellierungstool (z.b. Vertragserstellungsprozess) Elektronische Freigabeumläufe & Workflows, digitale Signatur, Collaboration, etc Automatisierte Terminüberwachung 8

9 Vorteil 3: robuste und flexible Architektur» Nutzung der xft-basiskomponenten» Robuste und bewährte Grundarchitektur auf Grundlage der xft-basisprodukte (xft queue manager, xft task manager und xft compliance cylce)» xft document connector Client, Outlook Control, Lotus Notes Control für Officeund -integration» funktionaler Vorteil gegenüber Projektlösung» Service-orientierte Architektur» Step-by-Step-Einführung möglich» schnelle Demofähigkeit» kann jederzeit um weitere Services erweitert werden 9

10 xft contract manager: Konzeptioneller Ansatz Termine Konditionen % Akte/ Ablage Zuständigkeit? ERP contract manager Protokolle Bewerbungsunterlagen Angebote Auskünfte Bonitätsprüfung Schriftverkehr Contract Life Cycle Int./ ext. Schriftverkehr Nachträge Protokolle Bürgschaften Vergabevorschlag Rechnungen Vermerke Nachträge Ergänzungen Verstöße/ Mahnungen Leistungsnachweise Anbahnung Erstellung Abwicklung 10

11 Vertragsarten aus der Praxis 11

12 Anwendungsbeispiel: Aktenstruktur - Rahmeneinkaufsvertrag - Beispiel einer allgemeinen Aktenstruktur als Basis unterschiedlicher Vertragsarten. 12

13 Anwendungsbeispiel: SAP-Anwendungsintegration - Dienstleistungsvertrag - Integration von: Erfassen einer Bestellung Erfassen einer Rechnung als Bestandteil des Vertragsaktes 13

14 Vertragsmanagement mit dem xft contract manager elektro nische Akte 14

15 Vertragsmanagement mit dem xft contract manager Terminüberwachung Erinnerungsfunktion Integration Vertragsvorlagen: s, Office- Dokumente elektro nische Akte Verantwortliche Interessenten Erinnerungsfunktion Vertragsstammblatt je Vertragsart Vertragsartspezifische Daten 15

16 Vertragsmanagement mit dem xft contract manager elektro nische Akte 16

17 BW Integration Bereitstellung der xft contract manager spezifischen Daten als BW Data Source Details sind der xft task manager BW Integration zu entnehmen 17

19 Einstieg im Contract Organizer Navigationsbereich Verträge suchen und anlegen Favoriten Historie 19

20 Die Oberfläche: Aktenfunktionen Funktionsleiste für Akte als Ganzes Aktennotiz Wiedervorlage Prozesse Weiterleitung Integration lokales Filesystem Kopfdaten Terminverwaltung Verteilerliste 20

21 Die Oberfläche: Aktenkopf Eingeblendete Aktenkopfdaten Vertragsnummer Vertragsart Titel/ Beschreibung Vertragspartner Ext. Vertragsnummer Vertragsbeginn Vertragsende Zuständigkeit Ablageort je Vertragstyp weitere spezifische Attribute 21

22 Die Oberfläche: Aktenstruktur Aktenstruktur mit Knoten-spezifischen Funktionen xft contract manager basiert auf einer strukturierten Darstellung der zu einem Vertrag gehörenden Objekte in einer Vertragsakte (vertragsartspezifisch) Vertragsdaten Vertragstermine Vertragspartner Vertragsdokumente Beziehungen zu anderen Verträgen 22

23 Die Oberfläche: Akteninhalte Die Vertragsakte ermöglicht die Darstellung von knotenspezifischen Informationen, die bei der Bearbeitung von Relevanz sind: Angelegt von Angelegt am Terminüberwachung, etc. Darüber hinaus können knotenspezifische Funktionen zur Verfügung gestellt werden: Klassifikation Knotennotiz Funktionen im Kontextmenü des Knotens 23

24 Vertragsakte im Browser spezielle Vertragsfunktionen Vertragskopf Vertragsaktenstruktur 24

25 Vertrag Anlegen im Browser 1. Vertragsart auswählen 2. Vertragsdaten pflegen 3. Termine pflegen 25

26 Vertrags-Organizer im Browser CM Organizer Titel CM Organizer Tabs (Komponentenauswahl) CM Organizer Tab (gewählte Komponente) 26

27 Suche nach Verträgen im Browser übergreifende Suche nach Verträgen Selektionsparameter Trefferliste 27

28 Historie im Browser zuletzt angezeigte Verträge 28

29 Favoriten und Vertragsrelationen im Browser Favoriten Relationen 29

30 Funktionsübersicht: Vertragsdaten Im Aktenkopf eingeblendete Vertragsdaten Allgemeine Vertragsdaten (Vertragsart übergreifend) Spezifische Vertragsdaten (Vertragsart abhängig) 30

31 Recherche über Vertragsdaten In Abhängigkeit der Vertragsdaten definieren sich die Rechercheattribute zur übergreifenden Vertragsrecherche Vertragsrecherchen (insbesondere angebotene Rechercheattribute ) sind wesentlich von den Anforderungen der fachlichen Bereiche und der Vertragsbereiche abhängig: Einkauf; Vertrieb; Rechtsbereich; Führungskräfte, etc. Neben der Standardrecherche im Vertragsmanagement wird eine kundenindividuelle Recherche im Rahmen des Projektes umgesetzt. 31

32 Integration von SAP Objekten mit generischer Suchfunktion Unterstützt bei folgenden Fragestellungen: Suche alle Immobilienverträge, bei denen Wirtschaftseinheit X involviert ist! Vertragssuche nach Akteninhalten 32

33 Automatische Terminverwaltung» Automatische Anpassung automatisches Anpassen von Vertragsdaten gemäß vorgegebener Regeln und entsprechende Hinweismeldung Status Kündigungsfrist Vertragsende» Automatische Überwachung automatische Hinweismeldung vor und/oder nach wichtigen Vertragsterminen Vertragsbeginn Vertragsende Kündigungsfrist Mindestlaufzeit 33

34 Beispiel für automatische Terminverwaltung Automatische Anpassung Tag des Vertragsbeginns: Hintergrundverarbeitung ändert den Status der Vertragsakte, protokolliert den Vorgang und informiert, falls gewünscht -Statusänderung - Hinweismeldung in die SAP Inbox per Workflow Automatische Überwachung Software wird nicht mehr benötigt -> Kündigung sollte erfolgen 30 Tage vor Kündigungstermin: 1. Hinweismeldung 15 Tage vor Kündigungstermin: 2. Hinweismeldung 2 Tage nach Kündigungstermin: 3. Hinweismeldung 34

35 Vertragstermine und Regeln abgebildet über Customizing oder Befristete Verträge und Regeln für Vertragsverlängerungen Vorlauffristen für Erinnerungen Kündigungstermine und Regeln 35

36 Erweiterung des Vertragscustomizing Erweiterte Pflegetranskation im Customizing zur einfachen Vervielfältigung der Vertragsart Vertragsartübergreifende Terminregeln zur Harmonisierung der Einstellungen 36

37 Integration von weiteren Anwendern über Verteiler definiert den zu informierenden Personenkreis, sofern Vertragstermine (incl. Vorlauffrist) fällig werden oder sich bspw. der Status des Vertrages ändert. 37

38 Terminbenachrichtigung via xft Mail SP Die Benachrichtigung bei Vertragsanpassungen, oder Terminerreichung können nun im Standard über den xft Mail Service Provider versandt werden. Bereitstellung der xft task manager und xft contract manager spez. Daten 38

39 Navigation in der Akte über integrierte Previews Vorschaubilder (Previews) Bei Selektion wird Akteneintrag markiert und das Vollbild angezeigt 39

40 Import und Export von Dateien über Drag & Drop Windows Filesystem Control Import per Drag & Drop 40

41 Import von MS Outlook Mails per Drag & Drop MS Outlook Control Import per Drag & Drop 41

42 Integration: Check-In in die Akte Start Ablage aus MS Outlook Klassifikation Akte, Dokumentart und Akteneintrag Dokumenteintrag in Vertragsakte 42

43 Integration: Senden aus der Akte Mail Sendefunktion für Dokumente aus der Akte Generierte Mail mit Dokumente als Anhang Optional: Link auf Akte bzw. Akteneintrag 43

44 Integrierter Ad-hoc Workflow (xft compliance cycle) 44

45 Integrierte MS-Word Vorlagenverwaltung Anlegen neues Dokument auf Basis eines Templates Datenfluss aus SAP in das Dokument möglich Weitere Dokumentbearbeitung aus der Akte heraus 45

47 Ausgewählte Referenzen: Vertragsmanagement Kunde Lösung(en) xft Produkteinsatz A1 Telekom Austria Andrae Noris Zahn AG (ANZAG) Brose Fahrzeugteile Deutscher Sparkassenverlag (DSV) Ferrero SAP basiertes Vertragsmanagement Integration mit Lieferanten- und Einkaufsakte SAP basiertes Vertragsmanagement MS Outlook Integration SAP basiertes Vertragsmanagement (Lieferantenund Kundenverträge) SAP basiertes Vertragsmanagement SAP basiertes Vertragsmanagement MS Outlook Integration xft contract manager xft Basispaket xft contract manager xft document connector Outlook Control xft contract manager xft contract manager xft contract manager xft document connector Outlook Control Groz-Beckert SAP basiertes Vertragsmanagement xft contract manager KfW SAP basiertes Vertragsmanagement (SAP SRM + MM Backend Integration) xft contract manager xft document connector Outlook Control STIHL SAP basiertes Vertragsmanagement xft contract manager Techniker Krankenkasse SAP basiertes Vertragsmanagement xft contract manager Trumpf Maschinenbau SAP basiertes Vertragsmanagement xft contract manager xft contract manager März

48 Fragen 48

49 www. xft.com VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! xft GmbH SAP-Partnerport Altrottstraße Walldorf Tel. (06227) Fax (06227) info@xft.com 49