ZUGFeRD. Hintergründe, Ausblick und praktische Bedeutung

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1 ZUGFeRD Hintergründe, Ausblick und praktische Bedeutung Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern Referent: Christine Thoma (DATEV eg) Seite

2 DATEV-Rechenzentrum in Zahlen Stand Januar 2015 ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 2

3 Lösungen für Unternehmen im Überblick Software für kaufmännische Aufgaben Auftragswesen Dokumentenablage Rechnungswesen Zahlungsverkehr unterjährige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater Software für Personalwirtschaft Qualitätsmanagement IT-Lösungen für Kommunikation und Datensicherheit Personalmanagement Lohn- und Gehaltsabrechnung Elektronisches Organisationshandbuch Sicherheit IT-Outsourcing ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 3 + Wissen + Beratung + Service

4 Aktueller Status ZUGFeRD Unterstützer-Liste Insgesamt >40 gemeldete Firmen und Organisationen Hersteller und Service Provider: Kostenloser Service um aus PDF-Rechnungen ZUGFeRD Rechnungen zu erzeugen, z.b. von Docuware Open Source Rechnungsschreibungssysteme, z.b. Fakturama, GnuAccounting Rechnungserstellende Systeme, z.b. Sage, ZUGFeRD Add-Ons für SAP, Microsoft, Buchhaltungssysteme, z.b. DATEV, Addisson, FiBU-Net, Rechnungseingangsverarbeitung, z.b. SER, Readsoft Tools und SDKs, z.b. von Intarsys, Luratech, Dienstleister, z.b. Bundesdruckerei, Crossinx, Anwenderunternehmen Anwenderunternehmen, z.b. GS.1, Storck Pilotprojekte in Planung/Umsetzung, z.b. BVA, THW, In Teilen der ÖV wird ZUGFeRD mittlerweile verpflichtend vorgeschrieben Grafikquelle: AWV e.v ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 15

5 ZUGFeRD-Umsetzung in den DATEV-Anwendungen Seite

6 Was bedeutet das praktisch? EIN Ausgabeformat VIELE Wege damit umzugehen Archivierung Branchenübergreifender Rechnungsdaten-standard Finanzbuchführung Banking Rechnungsempfang per Mail Automatische und valide Verarbeitung von Rechnungsdaten ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 19

7 ZUGFeRD bei DATEV 2015 Die DATEV-Rechnung im ZUGFeRD-Format Unterstützung bei der Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen in den Produkten DATEV Mittelstand DATEV Auftragswesen online Die Elektronische Steuerberaterrechnung noch offen: das Gebührenrecht gibt einen Verzicht auf die Unterschrift nicht her. DATEV erechnung Seite 20

8 Berührungspunkte: GoBD, ZUGFeRD und ersetzendes Scannen GoBD Zeitgerechte Erfassung von Grund(buch) Aufzeichnungen Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten (Bare und Unbare Geschäftsvorfälle) Unveränderbarkeit von Buchungen, Aufzeichnungen und Stammdaten Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder von Grund(buch)aufzeichnungen und Buchungssätzen sind zu erfüllen (z.b. Erfassungsdatum, Buchungstext, etc.) Eingescannte Papierbelege Ein- und Ausgangsrechnungen als PDF Ein- und Ausgangsrechnungen als PDF mit XML-Rechnungsdaten- Daten ZUGFeRD Ersetzendes Scannen Aufbewahrung eingescannter Belege und Vernichtung Papier-Belege Angemessenes Verfahren und Verfahrensdokumentation ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 21

9 Elektronische Rechnung rechtssicher mit DATEV Buchführung mit digitalen Belegen Unternehmen Steuerkanzlei Prüfung der Lesbarkeit und sachlichen Richtigkeit Revisionssichere Archivierung Buchen der elektronischen Rechnung Buchen der Zahlung Unveränderliche Aufbewahrung über den gesetzliche vorgeschriebenen Zeitraum Belege online Verknüpfung der Rechnung mit der Buchung über eindeutige ID Rechnungswesen Eindeutige Zuordnung der Rechnung zur Zahlung über den OPOS-Ausgleich Betriebsprüfung Unterstützung der progressiven und retrograden Prüfung Archiv DVD Maschinelle Auswertbarkeit Seite GDPdU- Konform

10 Umsetzung in den DATEV Produkten Seit Oktober 2014 Nutzung von ZUGFeRD in der Rechnungseingangsbearbeitung und beim Buchen digitaler Belege mit Unternehmen online DMS Dokumentenablage Mittelstand pro Kanzlei-Rechnungswesen pro Weitere geplante Ausbaustufen: ZUGFeRD Ausgangsrechnungen in Kanzlei- und Unternehmenslösungen (2015) Weitere mögliche Ausbaustufen (in Diskussion): Weitere Optimierungsmaßnahmen bei Eingangsrechnungen (Bsp. Stammdatenübernahme/-abgleich, Positionsverarbeitung, usw.) ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 23

11 Warum ZUGFeRD bei den Lieferantenrechnungen? 1. Aufwändiges Scannen entfällt & Einsparungen bei den Archivkosten 2. zuverlässiges Archivformat gewährleistet Lesbarkeit über den Aufbewahrungszeitraum 3. GOBD-konformes Rechnungsformat 4. Vereinfachung des Zahlungsprozesses 5. Automatische Indizierung der Rechnungen für das Belegarchiv 6. Vorbelegung der buchungsrelevanten Daten im digitalen Belegbuchen 7. Mögliche Fehler durch manuelle Datenübernahme und fehlerhafte Erfassung von Rechnungsdaten entfallen Seite 24

12 Umsetzung von ZUGFeRD in der Rechnungseingangsverarbeitung Ermittlung Unternehmen und Geschäftspartner DATEV Buchungsassistent Prüfung ZUGFeRD-Dokument ja/nein Prüfung auf technische Konformität (XSD) Prüfung auf rechnungsrelevante Daten Auslesen der relevanten Rechnungsinformationen (RE-Nr, RE-Betrag und RE-Datum) Dokumentenablage DATEV DMS classic Beleg online Seite 25

13 Valides ZUGFeRD-Dokument DATEV DMS classic für Unternehmen - Dokumentenkorb Seite

14 ZUGFeRD-Dokument mit defekter XML DATEV DMS classic für Unternehmen - Dokumentenkorb Seite

15 Belege online Startseite Beleg ist nach Import unbearbeitet ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 29

16 Belege online Belegübersicht Werte sind direkt nach Import sichtbar, Beleg ist unbearbeitet ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 30

17 Belege online Erkannte ZUGFeRD-Rechnung ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 31

18 Belege online Belegdetails & Zahlen Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten Daten direkt in Erfassungsfelder Bankverbindungsdaten aus ZUGFeRD-XML oder bei aktivierten Buchungsassistenten evtl. aus historischen Daten ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 32

19 Digitales Belegbuchen ZUGFeRD-Dokument aus Belege online buchen Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Daten direkt in der Buchungsmaske Seite 33

20 Warum ZUGFeRD für die Kundenrechnungen? 1. Einsparen der Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand 2. Elektronischer Kommunikationskanal wird etabliert (z.b. auch für das Mahnwesen) 3. GOBD-konformes Rechnungsformat / höherer Akzeptanz beim Kunden 4. Lesbarkeit und Weiterverarbeitbarkeit der Rechnung beim Kunden gewährleistet 5. 1 Rechnungsformat für alle Kunden 6. Potentiell schnellerer Zahlungseingang 7. Auch geeignet für die zwischenbetriebliche Datenübernahmen, z.b. in die Belegablage und/oder in die Buchführung Online- Anwendungen Seite 34

21 ZUGFeRD erstellen im DATEV Auftragswesen online DATEV erechnung Seite 36

22 DATEV erechnung Seite 37

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27 Und hier finden Sie weitere Informationen Seite 43

28 Fazit Wenn noch nicht passiert, dann sollten Sie jetzt in die Digitalen Buchführungsprozesse einsteigen Haben Sie keine Angst vor dem Empfang elektronischer Rechnungen DATEV unterstützt die Eingangsverarbeitung von ZUGFeRD Rechnung seit der DVD 8.2 (Oktober 2014) ZUGFeRD - Zukunft der erechnung Seite 48

29 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Christine Thoma DATEV eg Telefon: 0911/ Internet: EXISTENZ Finanzbuchführung 3.0 Seite