Performance Management System at KKU NPP

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1 Performance Management System at KKU NPP Dr. K. Kotthoff, GRS K. Ramler, KKU NPP Improving Nuclear Safety through Operating Experience Feedback Topical Conference, Cologne, 2931 May 2006

2 Table of Content Background Requirements regarding KKU PMS Elements of KKU PMS Results (Example) Conclusions

3 Background (1) Event in 1998 highlighting deficiencies in safety management and OEF Decision to develop early warning system (safety indicators) At the same time significant changes in environment due to deregulation Need for more precise control of plant activities and resources

4 Background (2) Safety Indicator system too limited to adequately fulfill both tasks Decision to develop and implement Performance Management System (Integrated Management System)

5 Requirements Regarding KKU PMS Integrated management system based on process model Comprehensive use of measurable targets Integration of all ojectives important for succcessful plant operation Integration of the two aspects to produce performance to monitor and improve performance ISO 9000:2000 compliance (certification of PMS)

6 Principle of Control of KKU Operation Plan Corporate Level Standards Corporate Level Process Control KKU Level Process Control Plant Specific Standards A c t Δ Analysis Corporate Level Process Controlling Δ Analysis KKU Process Controlling Δ Analysis Process Level Conduct of Processes Process Level Control Cycle KKU Process Controlling Corporate Level Process Controlling D o Process Monitoring Process Monitoring by KKU Process Controlling Process Monitoring by Corporate Level Process Controlling Check

7 Main Elements of KKU PMS Strategic Planning EKK Regulatory Environment Strategic Planning KKU Longterm objectives Strategic analysis Definition of strategy Transformation of strategy Corporate standards Laws, regulations etc Licence Nat. / intern. Standards / rules External OEF Planning Organisation Asset Ressources Δ Analysis Controlling processes Δ Analysis Process measurement Δ Analysis Audits Δ AnalysisReviews Δ Analysis Core / support processes Δ Analysis Organization Δ Analysis Asset Δ Analysis Resources Measurement Organisation Asset Resources Realization Core process Operation Support processes Maintenance Modification Procurement / Waste M. Protective functions Documentation Communication Accountancy Staffing Licensing and supervision Knowledge Management Realization Controlling process Process measurement Audits Reviews

8 Implementation Steps of KKU PMS Process Planning Processmodel Process risk evaluation Modelling of processes Detailed process planning Prozessmodell Definition of structure of main and sub processes Classification of processes with respect to risk Definition of process steps Identification of interfaces between processes Targets / nominal values / quality objectives (Process, Process steps) Transformation of planning Training of staff Process Monitoring Process measurement Process Δanalysis Transformation of insights Measurement of process results (individual and overall) Measurement of process step results Measurement of procedural compliance Definition of process specific monitoring intensity based on process classification Definition of methods and tools for analysis Use of insights from Δanalysis for modification and / or planning

9 Status of PMS Implementation Process Plant Operation Modelling Computer aided Workflow Indicators (electronic aquisition) Indicators (manuel aquisition) Number of Indicators 7 Maintenance 43 Modification 3 Procurement / Waste M. 12 Protective Functions 14 Documentation 8 Communication 3 Accountancy 3 Staffing 9 Licensing and Supervision 8 Knowledge Management

10 Process Measurement (1) Early Warning Indicatiors Process Steps (Barriers) Event ( Process Results ) Early Warning Indicators = Process step result

11 (Treasury) Aktien handeln (Kassa) Auslandsbörsen Eigenhandel (Aktien) Kurs EBaccount Valuta Währung Unterschriebene Geschäftsbestätigung an Treasury weiterleiten Weiterbearbeitung durch Treasury (Aktien) Festpreisgeschäft oder AQR liegt vor Anfrage an Trading stellen Zusage aus Trading liegt vor vervollständigen vervollständigt Eingang der externen im Handel ist nicht MAHkonform! liegen i.d.r. am nächsten Tag vor! Gehen per Fax oder über GL ein. Geschäftsbestätigung abgelegt Geschäftsbestätigung liegt Treasury vor liegt vor Sales Trading Sales Trading Order kann bei , , eingehen. Auftrag des Kunden liegt vor vervollständigen GLTRADE kann gleichtägig abgerufen werden; Telefon z.b. Ausführungswünsche Grosse Orders können zur weiteren Bearbeitung direkt von Sales an Sales/Trading gegeben werden. Order erfassen Bestätigung aus GLTrade liegt vor telefonische Ausführungsbestätigung erfolgt taggleich Kurs und CPD werden auf dem vermerkt Geschäftsbestätigung durch Treasury (Aktien) (Aktien) Sales Trading Trade Control: Marktgerechte Bedingungen überwachen Aktien Taggleiche Weiterleitung an MidOffice! (Aktien) FA weiterleiten liegt Desk Support vor Faxbestätigung an Kunden senden (Vorabbestätigung) Erfolgt i.d.r. erst nach Eingang der an gesandt Kunden OMNI erfolgt erst nach Eingang der AKTIAS AKTIAS AKTIAS Vom Ordereingang bis zur Vorlage in der WPS vergehen teilweise ca. 48 Std. Ca. 80% liegen nach einem Tag vor. Settlement muß in der Regel mit T+3 erfolgen. (Treasury) (Aktien) (Aktien) zuordnen liegt vor am nächsten Tag Geschäftsbestätigunbestätigung Geschäfts (Treasury) abzeichnen 4AugenPrinzip liegt i.d.r. erst 23 Tage in Panmure vor. Geschäftsbestätigung (eher internes Problem) abgezeichnet zugeordnet Geschäft erfassen Geschäft erfasst Normale Execution liegt vor Order an Executor weiterleiten Order liegt Executor vor Order an Broker weiterleiten Bei europäischen Märkten liegen ca. 50% der Bestätigungen gleichtägig Bestätigung (nach 17:00) und ca. 50% am nächsten Morgen vor. vom Broker liegt vor vervollständigen vervollständigt Prüfen, ob Kunde Währungssicherungsgeschäft abschliessen will Kunde will Währungssicherungsgeschäft abschliessen Treasury informieren Sales Trading ablegen Geschäftsbestätigung Geschäftsbestätigung Geschäftsbestätigung ergänzen ergänzt Sales Trading Art des Geschäfts Menge Gattung Limit brutto/netto Kunde/account Währung (bei FWSicherungsgeschäft wird die "Trading Cross Rate" auf Basis des s erfasst) Settlementinstruktionen zu Kundengeschäft MA Desk Support zuordnen Düsseldorf Settlementinstruktionen zu Kundengeschäft zugeordnet Geschäfte zu Kunden zuordnen Geschäfte zu Kunden zugeordnet Daten an Schnittstelle zu BSPTRADE weiterleiten (Aktien) Telefon Daten liegen in Schnittstelle zu BSPTrade vor Aktien abwickeln (Kassa) Ausland Telefon Sales Trading Sales Trading Sales Trading Für Weiterbearbeitung in WPS: Kundennummer Kundenname EBaccount MA Execution Aktien taggleich; insbesondere bei erforderlich Nettokunden MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf (ggfs. Zuordnung zu Fonds) (ggfs. FWSicherungsgeschäft) MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf Zuteilung eines Geschäfts auf mehrere Fonds Kunden über Ausführung informieren Kunde über Ausführung informiert z.b. bei Investmentgesellschaften Telefon Agency Dealing/ Execution Orderannahme: Notieren der Order durch Sales auf einem (papiergestützt!) keine Vergabe einer lfd. Nummer (nicht MAHkonform) dient als Grundlage zur weiteren Bearbeitung; Daten auf dem sind nicht immer vollständig vorhanden (Ursache für Fehler in der Weiterbearbeitung) Sales und Handel füllen teilweise nur unzureichend aus. keine Systemunterstützung! Vollständig manuelles Arbeiten. Orderverwaltung: keine Übersicht über vorhandene Orders und jeweiligen Status, Sales Trading Sales Trading Kunde will kein Währungssicherungsgeschäft abschliessen Aktien abwickeln (Kassa) Ausland BrokerFaxe werden per Fax Weiche auch direkt an WPS weitergeleitet. da keine Systemunterstützung liegen lose auf den Händlertischen an WPS weiterleiten an WPS weitergeleitet Doppelbearbeitung keine Übersicht oder über Nichtbearbeitung den Status der Orders, d.h. Gefahr der Aktien abwickeln (Kassa) Ausland Hier gibt es keine eindeutige Regelung. Die Order kann mündlich weitergeleitet werden oder per. i.d.r. am nächsten Morgen; alternativ (s.o.) MA Desk Support Düsseldorf per Fahrrdakurier MA Execution Aktien telefonische Ausführungsbestätigung erfolgt taggleich Weiterbearbeitung (nächster Tag): Langwieriger manueller Abgleich der Daten auf dem und Daten auf dem Brokerfax durch MidOffice nötig. Versenden einer Faxbestätigung an den Kunden (manuell, daher Fehlerquellen und Verzögerungen) Weiterbearbeitung (2 redundante Schritte): Orderausführung: Manuelle Weiterleitung des s zum Execution Desk, Gefahr des Informationsverlustes bei der manuellen Übertragung Zeitaufwendige, manuelle Ergänzung des s erforderlich (z.b. Kurs); es wird letztendlich doppelt erfaßt: 1mal auf Zettel, 1mal im System und zeitliche Weiterbearbeitung Verzögerungen im MidOffice erst am nächsten Tag Brokerfax als externe Geschäftsbestätigung wird abgewartet (liegt erst am nächsten Tag vor) zurückgegriffen aufgrund werden; der unzureichenden operationelles internen Risiko! Informationslage muss auf externe Daten Daten auf dem weichen von denen auf dem Brokerfax häufiger ab Daten auf dem sindöfter fehlerhaft Manuelles Ergänzen des Brokerfaxes um relevante Daten für die Weiterbearbeitung in der WPS Bank (z.b. Kundennummer, Kundenname, EBaccount, ) Weiterleitung des Brokerfaxes per Fahrradkurier (!) an die WPS Bank Erfassung des Geschäftes im System OMNI (nicht MAH konform, da nicht taggleich) Ergänzung des Geschäftes (z.b. Settlementinstruktionen) in AKTIAS (Doppelarbeit!) Process Measurement (2) Measurement of process results Process Measuring Gauge 1 Measurement of procedural compliance Self Assessment Weiterbearbeitung: Manuelle Weiterleitung des s an das MidOffice, auch hierbei Übertragungsfehler Measuring Gauge 2 Reklamationen _Anzahl Trades Reklamationen (Anzahl) Trades (Anzahl) Supervision by Senior persons Monitoring by process coordinator Audits Reviews Faxbestätigung Measuring Gauge 3 Measuring Gauge 4 Secondary Process Start Ende

12 IT Structure P M S Information and Presentation Level Reporting PPM Data Warehouse SAP BW Operational Level BFS DMS / VMS SAP Intranet Input System (Manuel Input System)

13 Example of Presentation of Results

14 Measurement of Process and Process Step Results Example: Tagout Process Planning of WorkOrder Planning of Tagout Procedure Early Warning Indicator 1: Failure Rate in Step 1 (Failure to properly define work order) Check of Planning Conduct of Tagout Early Warning Indicator 2: Failure Rate in Step 2 (Failure to properly plan tagout procedure) Step 1 Step 2 Check of Tagout Indicator: Process Failure Rate Step 3 Step 4 Step 5 Tagout Failure Process Result

15 Early Indicator Warning 1 Output Indicator of Step 1: Work 1 Rejected Order Rejected because because of Deficiencies of Deficiencies in Work Order in Work Planning Order Planning Tagout Procedure Rejected (Planning Deficiencies) [%]

16 Causes of Rejection/Revision of Work Orders [Percent] Optimisation Change of time schedule Description not sufficient Change of responsibility Data incomplete / faulty Tagout procedure necessary Protective Measures not sufficient Boundary conditions not adequately taken into account Work orders not properly bundled

17 Early Warning Indicator 2: Tagout Procedure Rejected Because of Deficiencies in Tagout Planning Tagout Procedures Rejected (Planning Deficiencies) [%]

18 Indicator 3: Number of Failures of Tagout Process Number of Failures of Tagout Process

19 Conclusions (1) PMS functional and in routine operation 70 % of processes implemented Remaining 30 % of processes to be implemented step by step PMS accepted by KKU staff Already large benefit during planning of PMS (modelling of processes and interfaces) Meanwhile PMS fully integrated in work of senior management Use of PMS by sub department heads in progress

20 Conclusions (2) PMS providing much better transparency regarding processes and process results increased awareness more timely taking care of problems Overall considerable improvement of process quality reduction of process failures impacting safety and/or profitability